Превод от Excel. Инструкции за прехвърляне на таблични данни от Excel в Word

Word не е много подходящ за извършване на сложни изчисления, така че всички те се извършват в Excel. Впоследствие се налага прехвърляне на Excel таблици в Word. Несъзнателно някои потребители може просто да започнат "прекъсвам» всички данни в създадена таблица в текстов документ, превръщайки проста задача в скучна работа, но всъщност вмъкването на таблица на Excel в Word е много просто. За да направите това, дори не е необходимо да конвертирате таблицата на Excel в Word по никакъв начин.

Най-лесният начин да вмъкнете таблица на Excel в Word е да изберете цялата таблица в Excel, да я копирате в клипборда с помощта на клавишната комбинация "CTRL+C"или през менюто, поставете курсора на желаното място в листа на Word и вмъкнете таблица от буфера с помощта на клавишна комбинация "CTRL+V"или през менюто. По подразбиране ще бъде вмъкната обикновена таблица с всички копирани данни, но в долния десен ъгъл на таблицата ще се появи специална икона, като кликнете върху която можете да изберете различни опции за поставяне. Чрез преместване на курсора от един тип вмъкване в друг можете незабавно да наблюдавате резултата на листа, което ви позволява най-точно да изберете необходимия параметър за вмъкване, ако е необходимо.

По правило при сложни изчисления и голямо количество данни са възможни различни корекции, които водят до промени в данните в таблицата на Excel. Прехвърлянето на Excel таблица в Word всеки път след всяка такава промяна не е опция, особено ако има няколко такива таблици. За щастие можете да вмъкнете таблица на Excel в Word по такъв начин, че да има постоянна връзка между тях и когато се правят промени във файла на Excel, данните в таблицата на Word също се променят. Това става с помощта на менюто „Вмъкване на специално“, който можете да намерите в раздела "У дома"в менюто "Вмъкване".

Преди да изберете този елемент от менюто, трябва да копирате таблицата в Excel. След като изберете арт „Вмъкване на специално“появява се прозорец, в който трябва да изберете "Да завържа"и в колоната „Как:“избирам „Лист на Microsoft Excel (обект)“. В резултат на това, когато промените данни в Excel, данните ще се променят в Word. Когато кликнете два пъти върху такава таблица, ще бъдем отведени до тази таблица във файла на Excel. Ако е необходимо, можете да актуализирате принудително данните в таблицата на Word чрез менюто. За да направите това, щракнете с десния бутон върху таблицата и изберете „Актуализиране на връзката“.

При копиране на таблици от Excel в Word, както и при прехвърляне на стойности на клетки от таблици на Excel в таблици на Word, могат да възникнат различни проблеми под формата на несъответстващи формати, размери и просто неправилно вмъкване на копирани данни. За да прехвърлите ефективно данни от Excel към Word, трябва да знаете няколко неща.

Как да прехвърлите лист от книгаExcel за документиДума?

За да прехвърлите данните от целия работен лист на работна книга на Excel в документ на Word, трябва да отидете в раздела „Вмъкване“ и в групата бутони „Текст“ да щракнете върху бутона „Обект“. В раздела Нов от файл на диалоговия прозорец Вмъкване на обект,

С помощта на бутона „Преглед“ трябва да намерите работната книга с данните за прехвърляне. Струва си да се отбележи, че активният лист в работната книга трябва да е този, който съдържа данните, които трябва да бъдат прехвърлени в документа на Word. Това вмъква файлови данни в документ, така че да може да се редактира с помощта на приложението, в което е създаден. С други думи, в документа на Word се появява област за приложение на Excel, която се активира чрез двукратно щракване с левия бутон на мишката. Това заменя лентата на Word с лентата на Excel и можете да правите промени в тази област на документа на Word с помощта на инструменти на Excel.

В диалоговия прозорец „Вмъкване на обект“, ако поставите отметка в квадратчето „Връзка към файл“, промените, направени в изходния файл, ще бъдат автоматично показани в документа на Word.

Как да прехвърля таблица или диапазон от клетки от Excel в Word?

За да прехвърлите таблица или произволен диапазон от клетки с данни от работна книга на Excel в документ на Word, трябва да копирате диапазона от клетки в Excel, да отидете в приложението Word и в раздела „Начало“ в бутона „Клипборд“ група, отворете менюто на бутона "Поставяне" и изберете една от наличните опции за поставяне, като запазване на форматирането на източника, използване на стилове на местоназначение, запазване като картина, запазване само на текст и някои други.

В допълнение към изброените опции е наличен елементът „Специално поставяне“, с който можете да поставите копирана таблица или диапазон като обект, както и да изберете други опции за поставяне.

Как бързо да прехвърляте таблици от документи на Excel в Word?

Можете да прехвърляте таблици от Excel в Word с помощта на добавка на Excel. Ако присвоите имена на всички таблици, които трябва да бъдат вмъкнати в документ на Word (създайте наименувани диапазони) и създадете отметки в текстовия документ на Word в тези текстови позиции, в които трябва да се появят таблиците и запишете всички тези данни в диапазон от клетки от работен лист,

тогава можете да използвате софтуерно решение за бързо прехвърляне на таблици. В този случай таблиците могат да бъдат разположени на различни листове на работната книга на Excel, а имената на листовете трябва да бъдат написани в диапазона от клетки с изходните данни.

Как да прехвърляте избирателно данни отExcel къмWord (автоматично)?

В някои случаи, когато има нужда от попълване на отделни редове/колони на таблица в документ на Word с данни от Excel, добавка за Word, която автоматично попълва таблиците на Word с данни от Excel, ще ви помогне да избегнете извършването на многократно „Копиране /Поставяне” действия.

Например, когато попълвате спецификации за проектна документация, трябва селективно да прехвърлите информация от базата данни на работната книга на Excel в документ на Word. В този случай не е необходимо да прехвърляте цялата таблица на Excel, а само някои от нейните редове, въпреки факта, че те не се намират в същия диапазон, който може да бъде копиран и поставен с едно действие. Добавката ви позволява да автоматизирате процеса на селективно прехвърляне на данни от таблица на Excel към таблица на Word.

След като изберете работната книга (база данни) на Excel и работния лист, съдържащ данните за прехвърляне към таблицата в документа на Word, диалоговият прозорец показва стойностите на клетките от първите две колони на работния лист на базата данни. Потребителят може самостоятелно да регулира броя на показваните колони, като променя номерата на първата и последната колона. В зависимост от това се променя съдържанието на диалоговия прозорец. Първият ред на работния лист на файла на базата данни служи като заглавия на колоните в диалоговия прозорец. За да прехвърлите данни от диалоговия прозорец, трябва да изберете желаните редове с левия бутон на мишката и клавишите Ctrl и/или Shift на клавиатурата.

След стартиране на програмата стойностите на всички редове, избрани в диалоговия прозорец, се прехвърлят в клетките на таблицата на документа на Word, като се започне от клетката, в която се намира курсорът на мишката. Добавката ви позволява избирателно да попълвате таблици в редактора на Word с данни от Excel. Пример за използване на тази добавка е попълването на спецификации на оборудване и материали за проектна документация, когато за попълване на документи по раздел е необходимо селективно прехвърляне на данни от бази данни, създадени въз основа на работни книги на Excel, в таблица в Word документ.

За потребители, използващи широкоекранни монитори, е възможно да преоразмерите диалоговия прозорец, за да пасне на ширината на прозореца на приложението Word.

Как да прехвърлите индивидуални стойности отExcel къмДума?

За автоматично попълване на Word документи с данни от Excel можете да използвате готови решения (добавки) както за Word, така и за Excel. Тези решения ви позволяват автоматично да генерирате документи на Word въз основа на данни, съдържащи се в лист на работна книга на Excel. Тези решения предоставят възможност за групово попълване на документи (за случаите, когато въз основа на един набор от първоначални данни трябва да попълните няколко различни документа, например договор, допълнително споразумение, пълномощно и т.н.).

Инструкции

Щракнете върху бутона "Старт", за да отворите главното меню на операционната система Windows и отворете секцията "Всички програми", за да извършите процедурата за конвертиране на избраната таблица във формат на текстов документ.

Разширете Microsoft Office и стартирайте Excel и Word.

Разгънете менюто „Таблица“ в горната лента с инструменти на прозореца на приложението и изберете командата „Конвертиране“ (за Microsoft Word версия 2003).

Използвайте опцията „Таблица към текст“ в падащото меню и приложете отметката към желаното поле за разделител в диалоговия прозорец, който се отваря. Трябва да се помни, че когато изберете опцията „Маркиране на абзац“, данните в таблицата, която се преобразува, ще бъдат разделени от абзаци, а опцията „Маркиране на раздел“ ще ви позволи да конвертирате таблицата в един раздел. Използвайте клавиша за интервал или клавиша за тире, когато избирате опцията „Други“.

Потвърдете, че избраните промени са приложени, като щракнете върху OK (за Microsoft Office версия 2003).

Изберете редовете на необходимата таблица, която да бъде преобразувана в текстов формат, или цялата таблица и извикайте нейното контекстно меню с десен бутон (за Microsoft Office версия 2007).

Изберете елемента „Оформление“ и изберете командата „Данни“ в подменюто, което се отваря.

Използвайте опцията „Конвертиране в текст“ и приложете квадратчето за отметка към желаното поле за разделител в диалоговия прозорец, който се отваря. Потвърдете прилагането на избраните промени, като щракнете върху OK (за Microsoft Word версия 2007).

Изберете избраната таблица и разгънете менюто „Редактиране“ в горната лента с инструменти на прозореца на приложението Excel 2010.

Използвайте командата Копиране, за да запазите таблицата в клипборда и да отидете в Word.

Изберете място за запазване на текстовия документ, който създавате, и отворете менюто „Редактиране“ в горната лента с инструменти на Word 2010.

Изберете „Специално поставяне“ и използвайте опцията „Microsoft Excel Sheet (Object)“.

Потвърдете, че избраните промени са приложени, като щракнете върху OK (за Microsoft Office версия 2010).

източници:

• Как да копирате таблица на Excel в Word

Приложението MS Excel е много удобен инструмент за извършване на изчисления и представяне на таблични данни. Въпреки това, когато се изготвя отчетна документация, често е необходимо да се предостави таблична информация във формат Word. В същото време понякога е необходимо да се преведе не само директното съдържание на информацията, но и форматирането на документите.

Ще имаш нужда

• Програми MS Word, MS Excel, компютър.

Инструкции

За да прехвърлите информация от файл, записан във формат Excel, в Word, отворете файла с електронната таблица, изберете необходимите клетки в него, щракнете с десния бутон и изберете „Копиране“. След това стартирайте MS Word, създайте празен документ (обикновено се създава автоматично) и поставете фрагмента, копиран от Excel, в него. В този случай броят на колоните, необходими за представяне на таблицата, ще се появи в създадения документ и всеки ред от таблицата на Excel ще бъде представен като отделен ред в документа.
Този метод е най-простият, но когато го използвате, форматирането на изходния документ. Освен това по-нататъшното редактиране на такава псевдотаблица, създадена в Word, ще бъде много трудно.

За да изглежда подготвената в Excel почти еднаква в Word, поставете копираната информация в предварително подготвената. За да направите това, пребройте колко колони и редове има оригиналната таблица. След това изберете елемента от менюто „Таблица“ и „Вмъкване“ в Word. Посочете броя на колоните и редовете в прозореца, който се показва, и щракнете върху потвърждение. Всички други (козметични) настройки могат да бъдат направени по-късно.

Сега, както в първия случай, копирайте желания. След това използвайте мишката, за да изберете цялата таблица, създадена в Word, щракнете с десния бутон и изберете „Вмъкване“. Всички данни от изходната таблица ще бъдат спретнато разпределени в празните клетки на таблицата на Word. С помощта на инструментите за форматиране на Word коригирайте неправилно поставените области на таблицата.
Този метод е оптимален за изготвяне на отчетна документация, но не позволява запазване, което ще усложни последващото преизчисляване на данните.

За да копирате таблица от Excel заедно с формули и дизайн, използвайте „специално поставяне“, а не просто. За да направите това, също копирайте необходимия фрагмент от таблицата, след което изберете „Редактиране“ - „Специално поставяне“ от менюто на Word. След това изберете реда „Microsoft Excel Sheet (Object)“ в прозореца, който се показва.
Обърнете внимание на позицията на точката в редовете „Вмъкване“ и „Връзка“. За да подготвите стандартна документация, оставете този индикатор в реда "Вмъкване".
Ако имате нужда информацията в документа на Word да се променя автоматично в зависимост от данните в таблицата на Excel, изберете елемента „Връзка“. Необходимо е обаче да се предостави на Word файла постоянен достъп до файла във формат Excel.

Видео по темата

Забележка

Как да конвертирате Word файл в JPG? Натиснете клавиша за печат, след това отворете програмата за рисуване, в менюто за редактиране (или редактиране) щракнете върху поставяне, изрежете желаното място, направете нов файл по същия начин и запазете като jpg.

Полезен съвет

Полученият графичен файл може да бъде записан във всеки формат, включително jpg. Ако е необходимо, повторете операцията няколко пъти, за различни страници от документа. Вторият начин за конвертиране на pdf в jpg е да изтеглите програмата Universal Document Converter, която ще ви помогне да конвертирате страници от PDF документ в jpg.

източници:

• как се превежда дума
• Как лесно да преместите или копирате лист в Excel 2013

Доста често има нужда от прехвърляне на таблични данни от Microsoft Word в електронна таблица на Microsoft Excel. Таблицата може да се копира, но трябва да се изпълнят няколко команди, за да се покаже информацията правилно.

Ще имаш нужда

• - Компютър;
• - инсталиран пакет Microsoft Office.

Инструкции

Отворете документ, създаден в Microsoft Word, от който искате да прехвърлите таблицата в Microsoft Excel. Щракнете с левия бутон и изберете „Таблица“ – „Избор на таблица“ от менюто.

Натиснете клавишната комбинация Ctrl+C (или елемента от менюто „Редактиране“ – „Копиране“; бутон на лентата с инструменти). След това отидете на работния лист на книгата в Microsoft Excel, изберете мястото, където ще се намира горната лява клетка на таблицата, натиснете Ctrl+V, за да копирате таблицата на Word в Excel.

Уверете се, че областта, в която искате да копирате таблицата в Excel, е празна, тъй като данните от Word ще заменят всяка съществуваща информация в клетките на работния лист, които са в областта за поставяне. Проверете размерите на поставената маса. След това щракнете върху бутона „Вмъкване“.

За да форматирате таблицата, щракнете върху бутона „Опции за вмъкване“, който се появява до поставената информация. Ако искате да използвате форматирането, което се прилага към клетките на работния лист, щракнете върху опцията „Използване на целеви формати на клетки“. Ако искате да запазите оригиналното форматиране на таблицата, щракнете върху опцията „Запазване на оригиналното форматиране“.

Редактирайте получената таблица, ако елементите на таблицата са разделени с табулатори или интервали. За да направите това, изберете таблицата, отидете в менюто „Данни“, изберете там командата „Текст по колони“.

Изберете опцията „Разграничени“, щракнете върху бутона „Напред“. Изберете желания знак (интервал или ) като разделител и щракнете върху бутона „Готово“. Понякога след вмъкване на данни трябва да ги изчистите, за да можете да използвате функцията за изчисляване на данни в Excel. Например в клетките може да се появят ненужни интервали и числата могат да бъдат вмъкнати в текстов формат, а не в цифров формат. Датите също може да не се показват правилно. За да коригирате това, изберете данните от един формат, щракнете с десния бутон и изберете Форматиране на клетки. В раздела „Число“ задайте необходимия формат на данните (числов, паричен, дата и т.н.).

източници:

• как да преместите маса от
• Копирайте таблица на Word в Excel

Когато има нужда от бързо създаване на таблица, по-добре е да използвате Microsoft Excel. Първоначално е проектиран да работи с тях. Тук можете лесно и просто да правите това, което искате. Но понякога трябва да запазите таблицата във файл на Word. Тук ще разгледаме как да прехвърлите таблица от excel в word.

Вмъкването на таблица на Excel в Word не е никак трудно, но има редица функции. Често табелката не пасва на листа или просто изплува извън полетата.

Има два основни начина за прехвърляне на таблица от Excel в Word:

1. просто копиране на оригинала(чрез CTRL + C) и обикновено поставяне чрез CTRL + V.
2. Поставетемаса като обект чрез специална паста.

Първи начин

Ако таблицата е малка, тогава тя може лесно да бъде прехвърлена от Excel в Word, като просто я копирате. За да направите това, трябва да го изберете и да използвате бутона за копиране в менюто или клавишите CTRL + C, за да го поставите в клипборда. След това в Word просто натиснете бутона Insert или CTRL + V.

В същото време в долния десен ъгъл се появява иконата INSERT SETTINGS, която ви позволява да видите как можете трансформиране на данни. Предлагат се следните методи:

• Запазете оригиналния формат.
• Използвайте стила на целевата таблица.
• Вмъкване като снимка.
• Запазване само на текст.
• Запазете оригиналното форматиране и връзка към Excel.
• Използвайте стила на целевата таблица и връзка към Excel.

Ако плочата не изглежда правилно при нормално поставяне, трябва да използвате предложените опции и да изберете подходящата. При редовното копиране очевидният недостатък е, че вмъкването не съответства на оригинала: по този начин интервалите, шрифтовете и границите могат да се различават по външен вид от източника.

Ако табелата не е била форматирана в Excel, тогава можете да я направите да изглежда красива в Word. За да направите това, използвайте десния бутон на мишката, за да намерите желаното действие. Например, задайте граници или променете запълването.

Втори начин

Можете да прехвърлите таблица от Excel в Word като обект. Това дава възможност да се получи точно съвпадение с източника. За да направите това, трябва да използвате Специална вложка, който също предлага различни опции. Изберете първия – Microsoft Office Excel Sheet (обект). Тук има избор: просто вмъкнете обект или го свържете с източника. В първия случай е възможно да се редактират данни като в Excel лист; вторият метод се използва главно, ако е необходима комуникация между програмите. Това означава, че когато промените данните в Excel, те се актуализират в Word.

Отстраняване на проблеми при прехвърляне на таблица от Excel към Word

Най-често срещаният проблем е мигрирането на голяма таблица. Тя може да бъде много дълга или много широка.

Вмъкване на дълга маса

По-удобно е да вмъкнете дълга маса като обект. Но когато изберете Microsoft Office Excel Sheet (обект), данните се отрязват. По-точно, на екрана се показват само данните, които са включени на една страница. Но WORD работи само с това, което вижда. Следователно, за да премахнете тази неприятна ситуация, трябва да използвате Paste Special с параметъра ТЕКСТ във формат RTF. В този случай се вижда цялата табела, разположена на няколко страници и има всички възможности: може да се редактира, премества и можете да установите връзка с изходния файл.

Вмъкване на широка маса

За да вмъкнете широка таблица в програмата WORD, трябва да преконфигурирате ориентацията на страницата от портретна към пейзажна и да зададете минималните полета (по 0,5 cm). След това можете да използвате специално поставяне и първо да копирате източника. Ако данните не са включени в ширината, тогава ще трябва да манипулирате мащаба. Когато щракнете с десния бутон върху вмъкнат обект, се отваря контекстно меню, разположено по пътя: Формат на обекта – Размер. Необходимо е да поставите данните върху листа, така че да отговаря на ширината.

Поставяне от WORD

Има и друг метод за вмъкване на таблица в Excel. В програмата WORD трябва да изберете INSERT – OBJECT – Text from file. Изберете името на файла и изпълнете вмъкването.

В по-ранните версии на Word пътят за тази процедура би бил:

Съдържанието на Sheet1 на Excel файла се вмъква в програмата Word, така че е необходимо изходният лист да съдържа необходимата информация.

Влияние на версиите на програмата върху миграцията на таблици

Разбира се, софтуерният интерфейс се различава значително от версия до версия, така че всяка реализация има свои собствени нюанси. Но методите за прехвърляне на таблица от excel към word остават същите.

В по-ранните версии на програмите не можете да видите иконата, когато правите нормално копиране и поставяне. ОПЦИИ ЗА ВМЪКВАНЕ. Появи се във версията от 2007 г., така че няма да можете да видите опциите за преобразуване през 2003 г.

Във всяка версия на програмата обаче можете да намерите приемлива опция за работа с таблици; за това си струва да експериментирате малко. Не напразно поговорката гласи: „Не можете да хванете риба от езерото без усилия“.

Често има ситуации, когато трябва да прехвърлите данни от Excel в Word. Въпреки че и двете програми са част от един и същ пакет на Microsoft Office, те не поддържат взаимно файловите формати. Какво да направите в този случай, когато трябва да преместите таблица или текст?

Варианта е прост. Достатъчно е да копирате избраната таблица или блок от текст в Excel и да го поставите в Word. Това може да стане чрез контекстното меню (copy/paste), като предварително сте избрали таблицата или диапазона. След това запазваме нашия файл във формати на Word.

Всичко изглежда просто, но има едно нещо. Всички знаем, че Excel има много функции, използващи различни видове формули. Какво да правите, когато настъпят промени в тях? Копиране всеки път? Не! За да направите това, има много интересен начин за копиране, когато се правят промени в таблицата на Excel и ще бъдат приложени в таблицата на Word. И ще го разгледаме по-долу.

За да направите това, когато вмъквате данни, трябва да изберете специално поставяне. Това може да стане с помощта на специална вложка. Когато инсталирате копие в Word, изберете „Специално поставяне“. Това е всичко, сега промените, направени във файла на Excel, ще бъдат приложени към файловете на Word. Едно условие е файловете да са в една и съща папка.

Друг вариант за копиране е предназначен за естети. Често се случва табели, които са били редактирани в Excel и копирани в Word, да съдържат ненужни елементи за маркиране. Ако маркирането на клетките на Excel ви притеснява, тогава преди да поставите копие в Word, поставете го в Notepad, направете копие на пастата отново в Notepad, в който случай текстът ще бъде вмъкнат без маркиране на Excel.