Изберете заявки в Access. Как да задам условия за избор на записи в заявка? Условията за избор в заявките за достъп са всички освен

Повечето съвременни СУБД имат своя собствена версия на QBE, която се различава малко от първото описание на QBE, предложено в края на 70-те години на ХХ век. Нека да разгледаме някои от възможностите на QBE DBMS MS Access.

Нека използваме като пример таблица от база данни, която се отнася до търговията (фиг. 3.10). Име на таблица TYPE (видове продукти). Разполага с колони: продукт - имена на продукти; цвят – цветът му; себестойност – цената на продукта.

Извадката от данни може да се извърши съгласно следните опции:

1. Проста селекция, например: „Вземете зелени продукти от таблицата TYPE.“

2. Просто вземане на проби с поръчка.

3. Извадка с квалификатори (условия). Изборът на записи от изходната таблица може да се основава на: а) точно съвпадение; б) частично съвпадение; в сравнение.

Заявките ви позволяват да получите резултатни таблици, чиито полета отговарят на определени условия (критерии). Тези условия са посочени във формата за заявка в реда Условия за избор.Условията за избор са логически изрази, състоящи се от оператори и операнди. Оператори за сравнение =,< , >, <>(не е равно), Between, In, Like и логически оператори And, Or, Not. Разрешени са шаблони със заместващи знаци.

Ориз. 3.10. Примерна таблица на база данни

Ако точната стойност не е известна или е необходимо да въведете стойността непълно, тогава е удобно да използвате шаблон (образец) със заместващи знаци (знаци). Примери за заместващи знаци:

* - отговаря на произволен брой произволни знаци. Пример: 77* - за намиране на всички телефони с номера, започващи със 77.

? - отговаря на един текстов знак. Пример: 77-4?-0? - да намерите всички телефони с номера, съдържащи четирите посочени цифри.

Шаблоните се използват заедно с оператора като . Този оператор ви позволява да създавате шаблони, които използват заместващи знаци при търсене в текстови полета. Например фамилията на служителя не е известна точно. Това може да е Петров, Петровски, Пеотровски и т.н. След това трябва да се използва за избор в ред Състояниезапис като "Pe*".

Известно е, че името се състои от 4 букви. Тогава влизането като "????"

Оператор Между определя диапазона от стойности. Например между 1 и 5

(посочените ръбове на интервалите са включени в извадката).

Оператор в проверява за равенство на всяка стойност от списъка, посочен в скоби. Например In("писалка","парфюм").

Логическите операции И, ИЛИ могат да бъдат посочени изрично в израз на условие с помощта на операторите И И ИЛИ . Например „парфюм“ ИЛИ „молив“.

Като операнди Заявките могат да използват литерали, константи и идентификатори (връзки).

Литералиса специфични стойности, възприети от системата, както са написани. Литералът може да бъде число, дата или низ. Например 1146, #31.01.02 #, "Липецк".

Константиса постоянни стойности, които са дефинирани в Access. Например True, False, Null, Yes, No.

Идентификаторправи препратка към поле, контрола или свойство. Идентификаторите могат да бъдат имена на полета, таблици, формуляри и т.н. Те са оградени в квадратни скоби. Позоваването на конкретна стойност трябва да показва нейното местоположение в йерархията на обектите в базата данни. Връзка към поле в таблица изглежда като [Име на таблица]![Име на поле]. Например [Служители]![Фамилия].

Препоръчително е да създадете условието за избор с помощта на създателя на изрази. За да направите това, отворете прозорец Създател на изрази,като щракнете върху бутона Изгражданев лентата с инструменти или като изберете командата Изгражданев контекстното меню. Първо трябва да поставите курсора на мишката в клетката за въвеждане на условие.

Условието за точно несъответствие между стойностите на едно от полетата.Ако трябва да намерите записи в таблица, чиито стойности на полета не отговарят на определено условие, тогава използвайте оператора Не . Не оператор или<>се въвежда преди стойността, която се сравнява. Пример. Изберете всички записи от таблицата TYPE, с изключение на записите „молив“ в полето Продукт. За да направите това, във формуляра за заявка в полето колона Продуктв редица Условие за изборНе е въведено "молив".

Неточно условие за съвпадение.Избор на записи въз основа на неточни условия

съвпадения на стойности могат да бъдат постигнати с помощта на оператора Like. Този оператор ви позволява да намерите необходимите записи, като знаете само приблизителното изписване на текстовата стойност. Операторът Like може да използва шаблони със заместващи знаци, което разширява възможността за търсене на записи, когато условията не са посочени точно. Пример за условие за избор: като „[d-k]*“. Тук - (минус) съответства на всеки знак от диапазона. Диапазонът трябва да бъде посочен във възходящ ред (d-k, а не k-d).

Изберете записи по диапазон от стойности.За да зададете диапазон от стойности в прозореца на дизайнера на заявки, използвайте операторите >,<, Between, Like. Их можно применять с текстовыми, числовыми полями и полями типа даты. Примеры: в строке Условие за изборвъзможно въвеждане: >100.00 И< 500.00; Between # 01.01.97 # AND #31.03.97#; Like “*”. Напомним, что символ # применяется для данных типа «дата/время».

Пример 1. Заявка с точно несъответствие в едно поле и условие за сравнение в друго поле. Заявка за избор от таблицата TYPE на всички нечервени стоки, чиято цена е повече от 5, е показана на фиг. 3.11 (заявката е създадена в режим Дизайнер).

Има четири вида заявки за промяна: за изтриване, за актуализиране и добавяне на записи и за създаване на таблица.

Искане за премахване изтрива група записи от една или повече таблици. Например, заявка за изтриване ви позволява да изтриете записи за продукти, които вече не са на склад или за които няма поръчки. Със заявка за изтриване можете да изтриете само целия запис, а не отделни полета в него.

Искане за актуализиране на записи прави общи промени в група от записи в една или повече таблици. Например цените на всички млечни продукти се повишават с 10 на сто или заплатите на служителите в определена категория се увеличават с 5 на сто. Заявка за актуализиране на запис ви позволява да променяте данни в съществуващи таблици.

Заявка за добавяне добавя група записи от една или повече таблици в края на една или повече таблици. Заявката за добавяне също е полезна, когато правите следното:

Добавяне на полета въз основа на условия за избор;

Добавяне на записи, ако някои полета от една таблица не съществуват в друга. Заявката за добавяне ще добави данни към съответстващите полета и ще пропусне останалите.

Заявка за създаване на таблицасСъздава нова таблица въз основа на всички или част от данните от една или повече таблици. Заявката за създаване на таблица е полезна за извършване на следното:

Създаване на таблица за експорт в друга база данни Данни на Microsoftдостъп;

Създаване на отчети, съдържащи данни от множество таблици;

Създаване резервно копиемаси.

Създаване на архивна таблица, съдържаща стари записи;

Подобрена производителност на формуляри и отчети, базирани на многотаблични заявки или SQL изрази.

Избор на данни от една таблица

В режим на таблица можете да извършвате различни операции с данните от тази таблица: преглед, сортиране, филтриране и др. Едно от предимствата на заявките е, че те ви позволяват бързо да изберете необходимите данни от няколко свързани таблици. Освен това, всички техники, използвани при работа с една таблица, са подходящи и за сложни заявки с множество таблици.

След изпълнение на заявка за избор, Microsoft Access създава набор от записи, съдържащ избраните данни, с които можете да работите по същия начин като таблица.

Най-лесният начин за създаване на заявка въз основа на една таблица е следният: отворете прозореца на базата данни, изберете раздела в прозореца на базата данни Заявки, Натисни бутона създавам,изберете режим в нов прозорец КонструкторИ Добре. В следващия прозорец „Добавяне на таблица“ изберете желаната маса и след това щракнете върху бутоните ДобаветеИ Близо.

Прозорецът на дизайнера на заявки (фиг. 10.1) е разделен на две части. Най-отгоре има списъци с таблици или полета за заявка, въз основа на които се създава нова заявка. В долната част има формуляр QBE (заявка по образец), в който се извършва работата по създаване на заявка. Всяка колона на формуляра представлява едно поле, използвано в заявката.

Първа линияФормулярът за заявка се използва за избор на полета, на които могат да бъдат дадени имена, които се използват при показване на записи на заявки. Във втория редФормулярът за заявка показва името на таблицата, от която е избрано полето. IN трети редформуляр, можете да посочите кои колони искате да сортирате. Полета за отметка в реда на формуляра Изход на дисплеяотговарят за показването на полетата в набор от записи. По подразбиране се показват всички полета, включени във формуляра за заявка. За да въведете условие за избор на записи, използвайте реда Условие за избор.

Фиг. 10.1. Прозорец на конструктора на заявки

Включване на полета в заявка. За да включите поле във формата за заявка, трябва да го изберете в таблицата и да го плъзнете с мишката в съответното поле на формата за заявка.

Задаване на свойства на полето. По принцип полетата в заявката имат същите свойства като в таблицата, от която се прехвърлят. Можете обаче да зададете други стойности на свойството. За да направите това, щракнете върху която и да е клетка от съответната колона във формуляра за заявка и натиснете бутона Имотина лентата с инструменти. След това се въвеждат свойствата на полето.

Въвеждане на условия за избор.Ако трябва да изберете записи с конкретна стойност на полето, трябва да я въведете в клетката Състояние селекциятова поле. Текстовата стойност като условие е оградена в кавички. Когато задавате условие за избор, можете да използвате знаци за релация < , >, >=, <=, =,< > и логически операции или, и.

Освен това Access предоставя специални оператори за избор на изходни данни в заявка:

между- определя диапазона от стойности. Между 10 и 20 означава същото като израза >=10 и <=20 ;

в- определя списъка със стойности, използвани за сравнение. Изразяване в(“ ва”,” ок”,” документ за самоличност”) означава същото като израза “ ва ” или “ ок ” или “ документ за самоличност ” ;

като- този оператор ви позволява да използвате следните символи, когато избирате текстови полета: ?, *,# . Символ # показва, че дадена позиция трябва да съдържа число, символи ? И * имат същата цел като в OC MS DOS имена на файлове.

Например, като “ б*” - означава, че трябва да изберете полета, започващи с буква IN.

Access обработва условията за избор на дати и часове във всякакъв формат. Когато въвеждате, датата или часът трябва да бъдат заобиколени от # символи. Например #15 април 1998#, #15/04/98# дефинират една и съща дата.

Access предоставя няколко функции, които можете да използвате, когато задавате критерии за филтриране за дати и часове:

ден(дата на)- връща стойността на деня от месеца в диапазона от 1 до 31. Ако трябва да изберете записи с конкретни дни от месеца, задайте изчисляемо поле, например day([Order_date]) и въведете условие за избор , например, >10. В този случай се избират всички записи на полета, чието изчислено поле е >10;

месец(дата на)- връща стойността на месеца от годината в диапазона от 1 до 12;

година(дата на)- връща стойността на годината в диапазона от 100 до 9999;

делничен ден(дата на)- връща цяло число от 1(неделя) до 7(събота), съответстващо на деня от седмицата;

дата() - връща текущата системна дата.

Изчисляеми полета. Можете да извършвате изчисления върху всякакви полета на таблица и да направите изчисления израз ново поле в набора от записи. В този случай можете да използвате всякакви функции, вградени в Access, и да извършвате аритметични операции върху полетата на таблицата, като използвате операторите: +, -, *, /, \, ^, мод, &. Например, да кажем, че има име на поле, наречено „ Количество“, където броят на продуктовите единици и полето „ Цена” , където се записва себестойността на единица стока. След това, за да изчислите цената на стоките, трябва да въведете израза в празното поле на формуляра за заявка Количество*Ценаи стойностите на тези полета ще бъдат умножени.

Задаване на имена на изчислени полета. Когато създавате израз във формуляр за заявка, Access поставя името на полето по подразбиране „Израз1:". Можете да променяте или присвоявате имена на полета, което е важно, ако трябва да ги използвате в отчет или други заявки. Това се прави с помощта на прозореца със свойства. За да направите това, щракнете върху произволна клетка от съответната колона и натиснете бутона Имотина лентата с инструменти и изберете Подпис.

Параметрични заявки.Условията за заявка могат да бъдат включени директно във формата за заявка, но за да стане по-универсална, вместо конкретна стойност за избор, можете да включите параметър в заявката, т.е. създайте параметрична заявка.

За да направите това, въведете фраза в квадратни скоби в реда „Условие за избор“, която ще се покаже като „подсказка“ по време на диалога, например [Въведете фамилия]. Може да има няколко такива параметъра, всеки за своето поле, като името на всеки параметър трябва да е уникално.

Сортиране на данни. Access обикновено показва записите в реда, в който са извлечени от базата данни. Можете да промените последователността на изходните данни, като зададете реда на сортиране Възходящили Спускане.

Финални запитвания. Понякога не се интересуваме от отделни записи в таблици, а от общите стойности за групи от данни. Например, трябва да разберете средния обем на продажбите за всеки месец поотделно. Това може да стане с помощта на обобщена заявка. За да направите това, трябва да кликнете върху бутона Групови операциище се появи на лентата с инструменти и във формуляра нова линияс това име. В този случай групирането се извършва според всички въведени полета във формата, но резултатът не се сумира. За да получите резултатите, трябва да замените Групиранев редица Групова операциякъм конкретни крайни функции.

Access предоставя няколко функции за разрешаване на групови операции. Основните от тях:

сума- изчислява сумата от всички стойности за на това полевъв всяка група. Използва се само за числови и валутни полета;

ср- Изчислява средноаритметичната стойност на всички стойности на дадено поле във всяка група;

мин, макс- изчислява най-малката (най-голямата) стойност на поле в рамките на група;

броя- изчислява броя на записите, в които стойностите на това поле са различни Нула.

Избиране на записи за формиране на групи. Може да не включвате някои записи в крайните групи заявки. За да направите това, трябва да добавите едно или повече филтърни полета към формуляра за заявка. За да създадете филтър в реда за групови операции, изберете настройката Състояние, премахнете отметката от квадратчето Изход на дисплеяЗа това поле се въвежда условие за избор.

Условията за избор на полета за заявка се задават в едноименния ред. Ако условията в този ред са определени за няколко полета, тогава те са свързани с логическата функция „И“. Ако условията за избор за различни полета са дефинирани в различни редове: Условие за изборИ Или, тогава такива условия са свързани с логическата функция „ИЛИ“. Една заявка може да има сложни критерии, според които полетата имат условия за филтриране, дефинирани и на двата реда.

Условието за избор на запис е набор от правила, предварително дефинирани в Access и зададени в заявката от потребителя. Когато конструират критерий (условие) за избор, заявките могат да използват изрази, оператори и функции на Access.

Оператор Междуви позволява да зададете интервал за числова стойност, например: между 300 и 500

Оператор INви позволява да проверите за равенство на всяка стойност от списъка, която е посочена в скоби, например: IN(3181,3185) или IN("Москва", "Санкт Петербург", "Казан")

Оператор катови позволява да използвате шаблони и шаблонни символи, когато търсите данни, например: като "Михайлов" или като "M*"

Разрешено е използването на заместващи знаци *, ?, #, [списък], [!списък] в литералите.

? – позицията на модела може да съдържа произволен символ: (0 – 9), (Aa – Zz), (Aa – Zaya);

* - произволен брой знаци;

# - позицията може да съдържа произволно число;

[списък] – позицията може да съдържа всеки символ от списъка;

[!list] – позицията може да съдържа произволен символ с изключение на символи от списъка.

При писане шаблонът се поставя в двойни кавички.

Като “А*” – в полето Фамилиявсички фамилни имена, започващи с А.

Като “*/1/99” – в полето дата– всички записи за януари 1999 г.

Като “*” – в полето Име– всяко име, започващо с посочените букви.

Заявки - действия

Изпълнение на заявка - действие променя съдържанието на базата данни. Трябва да внимавате, когато изпълнявате такива заявки, тъй като невнимателното използване на тези заявки може да доведе до необратима загуба на информация в базата данни. Следователно Access автоматично маркира заявките-действия в прозореца на базата данни със символа “!”.

Когато създавате заявка, Access създава заявка за избор по подразбиране. Ако е необходимо, можете да използвате команди на дизайнера на заявки, за да зададете различен тип заявка.

Има 4 вида заявки за промяна:

Заявка за добавяне;

Заявка за актуализация;

Искане за премахване;

Заявка за създаване на маса.

Заявка за добавяневи позволява да добавяте записи към определената таблица, не само текущата база данни, но и всяка друга база данни. Структурата на записа на таблицата със заявки не трябва непременно да съвпада със структурата на таблицата, към която ще се добавят записи. Например, запис на заявка може да има по-малко полета, ако полетата в получаващата таблица не се изисква да бъдат попълнени. Несъответствието на типа поле е разрешено, ако е възможно да се преобразува типът данни на едно поле в типа на данните на друго поле.

За да създадете заявка, трябва да изпълните следните стъпки:

Създайте заявка за избор и я отстранете (добавете таблици, чиито стойности на полета ще се използват за добавяне на записи);

Отменете свойството Display за полета за заявка;

Изпълнете командата REQUEST/ADD, за да конвертирате в заявка за добавяне. В този случай редът за добавяне се появява във формуляра за заявка. След това трябва да включите във формуляра за заявка полетата, чиито данни ще бъдат добавени към получаващата таблица. Можете също да въведете условия за избор на записи за добавяне.

Посочете името на таблицата, в която ще се добавят записи;

Изпълнете командата REQUEST/Run.

Ако получаващата таблица съдържа ключово поле, тогава добавените записи трябва да имат същото ключово поле (според условията за цялост на базата данни).

Технологията за създаване на други видове заявки - действия е подобна.

Заявка за актуализацияви позволява да промените групата записи, избрани въз основа на критериите за избор. Можете да посочите едно или повече полета в заявка за актуализиране, като направите необходими настройкив редица Актуализация. За актуализирано поле до ред Актуализациятрябва да въведете стойност или израз, който дефинира нова стойност. След завършване се отваря диалогов прозорец, показващ броя на актуализираните записи.

Искане за премахваневи позволява да изтривате записи от една или повече таблици едновременно. Заявката за изтриване изтрива цели записи на таблици, които отговарят на критериите за избор, така че ако искате да изтриете стойностите на отделни полета в запис, трябва да създадете заявка за актуализиране. Докато тази заявка се изпълнява, Access показва данните, които ще бъдат изтрити. За да можете да видите всички полета на записите за изтриване, трябва да плъзнете с мишката символа “*” от първия ред на списъка с полета на таблицата, чиито записи искате да изтриете, в първия ред на формуляра за заявка, в първата свободна колона. В този случай името на таблицата ще се появи в тази колона в реда Поле, а стойността От ще се появи в реда с име Изтриване.

Заявка за създаване на таблицасъздава нова таблица въз основа на динамичен набор от данни. Новата таблица запазва имената, типовете данни и размерите на полетата, както са били в основните таблици на заявките. Други свойства на полето не се наследяват.

Форми

Формулярът е удобен инструмент за преглед на базата данни, както и за въвеждане и коригиране на данни. Формулярът обикновено показва полетата на един ред от таблица или заявка. Един формуляр обаче може да показва данни от множество свързани таблици или заявки. Използването на формуляри позволява да се опрости въвеждането на данни в базата данни и да се намали броят на грешките при въвеждане. За тази цел формулярът се доставя с:

Входни формати;

Условия за проверка на въведените данни;

Входни маски за въвеждане на стандартизирана информация;

Обяснителен текст;

Групиране на данни, доближаване на вида им до хартиен формуляр.

Когато проектирате формуляр, можете да използвате текстови низове, картини и линии, бутони, списъчни полета и др. Формата е проектирана с помощта на панела с елементи.

Формулярът може да бъде поставен на един екран или на няколко екранни страници.

Формулярът може или не може да ви позволи да коригирате определени данни или да въвеждате изцяло нови записи.

Можете да работите с формата в 3 режима:

В режим на проектиране;

В режим на форма;

В настолен режим.

Формулярът може да бъде разпечатан. Формулярите имат многобройни свойства, чиято персонализация улеснява работата с тях и гарантира, че са проектирани да отговарят на всеки вкус.

При проектирането на формуляр се определя от кои таблици и заявки да се извеждат данни, кои полета да се представят във формуляра, необходими ли са изчисляеми полета, кои графични елементи да се използват за оформянето му – линии, картинки, обяснителен текст.

Можете да създадете формуляр с помощта на съветник или в режим на проектиране.

Видове форми

Можете да създадете следните типове формуляри в Access:

Форма на колона или форма на цял екран;

Форма на лента;

Таблична форма;

Основен/под формуляр;

Пивот таблица;

Форма - диаграма.

Формуляр към колонае набор от полета за въвеждане, подредени по определен начин със съответните им етикети и контроли. Формата ви позволява да показвате на екрана полетата само на един запис.

Форма на лентаизползвани за показване на полета от множество записи. Полетата не са непременно подредени в таблица, но колона е присвоена на едно поле, а етикетите на полетата са подредени като заглавия на колони.

Показва се табличната формаданни в табличен режим.

Основна/подформуляре комбинация от колонни и таблични форми. Има смисъл да го създавате, когато работите със свързани таблици, които имат връзка "един към много".

Форма на обобщена таблицаизвършва се от съветника за обобщена таблица на Excel, базиран на таблици и заявки на Access (съветникът за обобщена таблица е обект, вграден в Access; Excel трябва да бъде инсталиран, за да го използвате в Access). Обобщената таблица е кръстосана таблица на данни, в която обобщените данни са разположени в пресечната точка на редове и колони с текущите стойности на параметрите.

Формуляр със схема. В Access можете да вмъкнете диаграма, създадена от Microsoft Graph, във формуляр. Graph е приложение за вграждане на OLE и може да се стартира от Access. Можете да работите с вградена диаграма по същия начин, както бихте работили с всеки OLE обект.

Проектиране на форми

При създаване на нов формуляр се появява диалогов прозорец Нова форма, в който трябва да изберете:

Метод за създаване на формуляр;

Източник на данни (от списъка).

Access предлага следните начини за създаване на формуляр:

1. С приложение Автоформи. AutoForm ви позволява да създавате три стандартни типа формуляри: колона, лента, таблица. В този случай всички полета на източника на данни се вмъкват във формуляра.

2. Използване на съветника за формуляри. По време на диалога с потребителя съветникът създава формуляр от един от трите стандартни типа. В този случай във формуляра се вмъкват избрани от потребителя полета от източника на данни.

3. Използване на дизайнера на формуляри. Формулярът се проектира от потребителя в прозореца на дизайнера на формуляри.

Следната технология е удобна при създаване на нов формуляр: формулярът се създава с помощта на автоматичен формуляр или съветника за формуляри и след това се променя в режим на проектиране.

Източникът на данните от формуляра е една или повече свързани таблици и/или заявки.

Структура на формата

Формулярът се състои от пет основни раздела:

1. Заглавие на формуляра. Съдържанието на областта за заглавие на формуляра се показва в горната част на прозореца на формуляра.

2. Заглавка. Съдържанието на областта на заглавката се появява след заглавката в горната част на екрана на всяка страница от формуляра (ако формулярът е многостраничен). Обикновено областта на заглавката съдържа заглавката на таблицата (заглавия на колони).

3. Област за данни. Областта с данни съдържа полета, в които се показват данните.

4. Долен колонтитул. Съдържанието на областта на долния колонтитул (дата, номер на страница и т.н.) се показва на всяка екранна страница в долната част на формуляра.

5. Бележка към формуляра. Съдържанието на тази област се показва в долната част на последната екранна страница на формуляра.

Формулярът може да съдържа всички раздели или само някои от тях.

Свойства на формата

Като всеки обект на Access, формулярът има свойства. Стойностите на тези свойства определят външен видформи. Прозорецът "Свойства" на формуляра може да бъде извикан, например, като щракнете с десния бутон върху черния квадрат в пресечната точка на линеалите и изберете командата от контекстното меню ИМОТИ.

Прозорецът със свойства на избрания обект съдържа следните раздели:

Layout – свойства, които определят оформлението на формата;

Данни – свойства, които определят източника на данни, типа на данните, формата и др.;

Събития – списък от събития, свързани с обекта;

Всички – списък на всички имоти.

Основни свойства на формата:

Подпис(това свойство се намира в раздела LAYOUT) – задава името на формуляра, което се показва в заглавната лента на прозореца на формуляра.

Режим по подразбиране yu – определя режима на отваряне на формата ( проста форма, лента, маса).

Приемливи режими– свойството указва дали е възможно да се превключи от режим на таблица в режим на формуляр и обратно с помощта на командите на менюто VIEW. Свойството може да приема следните стойности:

всичко е възможно;

таблица – не е възможно, възможен е само преглед в режим таблица;

форма – не е възможно, възможен е само преглед в режим на форма.

Разрешете промянатаопределя дали данните могат да се променят чрез формата, т.е. задава статус само за четене.

Разрешете изтриванетоопределя дали потребителят може да изтрие данни чрез формуляра.

Разрешете добавянетоопределя дали потребителят може да добавя записи през формуляра.

Въвеждане на данниопределя режима на отваряне на формата. Може да приема стойностите "Да" (формулярът се отваря само за добавяне на нови записи) и "Не" (съществуващите записи се показват във формуляра).

Блокиране на записидефинира как да блокирате запис и как да го приложите, когато двама потребители се опитват да променят един и същ запис.

Следните свойства определят дали следните елементи се показват в прозореца на формуляра:

Ленти за превъртане;

Бутон за меню на прозореца;

Бутон за размер на прозореца;

Бутон за затваряне на прозореца;

Тип рамка на прозореца;

Бутон за контекстна помощ.

Поле за номер на записопределя дали в прозореца на формуляра ще се показват бутони за придвижване през записите.

Контроли на формуляра

Контролен елементсе отнася до всеки формуляр или обект на отчет, който се използва за показване на данни на екрана, показване или изпълнение на макрокоманди. Контролите могат да бъдат обвързани, изчислени или безплатни.

Свързан (приложен)) контролата е прикрепена към поле в основната таблица или заявка. Когато въведете стойност в свързаната контрола, полето на таблицата на текущия запис се актуализира автоматично. Полето на таблицата е източник на данни за свързаната контрола.

Изчислимконтролата се създава въз основа на изрази. Изразите могат да използват данни от поле на таблица или заявка, данни от друг контролен формуляр или отчет и функции.

На разположениеконтролите са проектирани да показват данни, линии, правоъгълници и картини на екрана. Свободните контроли се наричат ​​също променливи или променливи на паметта.

Всички контроли могат да се добавят към формуляр или отчет с помощта на лентата с инструменти за контроли, която се появява, когато работите с формуляра или отчета.

Основните контроли са:

Надпис– елемент, предназначен да показва текст. Надписът може да се състои от един или няколко реда. Е свободен елемент. Има надписи, които са свободни и са прикрепени към друг елемент (подписи).

Свободният текст се използва за задаване на заглавия и коментари. Създава се от бутона "Надпис" на лентата с инструменти.

Подписът се създава едновременно със създаването на елемента, към който е прикрепен. Подписът се използва във връзка с полета, квадратчета за отметка, радио бутони и списъци.

Полета– това са елементи, предназначени за показване на данни или за въвеждане на данни. Полетата могат да бъдат прикачени или свободни. Съдържанието на свободните полета не се записва никъде.

Полето е основният контролен елемент при работа с бази данни, тъй като ви позволява да показвате и редактирате данни от таблици на база данни.

Добавянето на свободно поле към формуляра става чрез бутона "Поле" от лентата с инструменти. Добавянето на прикачено поле (свързано с поле на таблица) се извършва в режим на проектиране, както следва:

В панела "Дизайнер на формуляри" изберете бутона "Списък с полета";

От показания списък с полета на основната таблица изберете желаното поле и го плъзнете в областта с данни на формуляра. Можете да плъзнете едно или избрана група полета.

Можете да въведете изчислени полета във формуляра. Изчисленото поле е свободно поле. За да го създадете, трябва да изберете бутона Полев панела с елементи и го поставете там, където искате формуляра, и след това въведете израза директно в елемента Етаж“ или като стойност на собственост Данни. В изчисляемо поле изразът трябва да започва със знак "=". Изразите могат да бъдат въведени ръчно или генерирани с помощта на създателя на изрази.

Контролни елементи Превключватели, Превключватели, Чекбоксове. Принципът на работа на тези контроли е абсолютно същият, те се различават само по външен вид.

Елементите се използват за показване на булеви данни и връщане на стойност (-1) към свързаното с тях таблично поле, ако бутонът е верен, и 0 в противен случай.

Можете да въведете стойност по подразбиране за показване на определено състояние. ако тази стойност не е зададена, елементът ще бъде в състояние Null, което съответства на стойността False.

Група– контролен елемент, предназначен да побира множество превключватели, радио бутони или квадратчета за отметка. Елементите в групата функционират в хармония. Максималният брой елементи е 4, като може да се избира по един елемент. Групата връща число, което съответства на номера на избрания елемент.

Контролите Checkbox и Switch могат да се използват не само в група, но и индивидуално.

Квадратче за отметкаможе да бъде свързано с логическо поле на основната таблица или заявка. Ако квадратче за отметка е свързано с логическо поле в основната таблица, тогава състоянието Отметнато/Неотметнато съответства на стойностите на полето.

Квадратчето за отметка може да бъде свободен елемент. В този случай той се използва в специални диалогови прозорци за приемане на въвеждане от потребителя.

Контролният елемент Switch може да се използва по подобен начин.

Списъци(Списък и комбинирано поле) са контроли, които ви позволяват да изберете желаната стойност от няколко (списъци). Списъкът е колекция от редове, съдържащи данни. Редовете могат да съдържат една или повече заглавни колони.

Контролен елемент списъкмогат да бъдат прикрепени (вързани) или свободни. Обединеният списък предава избраната стойност към основната таблица/поле за заявка. Безплатният списък връща стойност, която се използва в друг елемент или за търсене на запис в основната таблица/заявка.

Списъците се създават с помощта на съветник. Повечето контролни свойства списъксе генерират автоматично, докато съветникът работи. След това те могат да бъдат променени.

Основни свойства на списъците:

1. Тип източник на данни: таблица / заявка; списък със стойности; списък с полета; VBA функция.

2. Източник на данни – посочва действителния източник на данни: за таблица/заявка – името на таблицата/заявката; за списък със стойности – стойностите на елементите на списъка, разделени с „;“ (например Пол – m;f).

3. Прикачена колона – поле от базовата таблица, към което е прикрепен списъкът.

4. Брой колони – броят колони в списъка. Ако източникът на данни е списък от стойности, тогава елементите от списъка се разпределят в редове и колони.

5. Ширина на колона – задава се като числова стойност с помощта на „;“. Можете да скриете прикачена колона от списък, ако съдържа няколко колони. За да направите това, трябва да зададете ширината на колоната на 0. Стойността не се показва, когато се показва списъкът, но когато изберете ред, стойността от прикачената колона се появява в полето на основната таблица.

6. Брой редове – Определя максималния брой редове, показани в разгъващия се списък.

Бутони– контролен елемент, използван за извършване на някакво действие. За да извършите действие, свойството бутон Натискане на бутонтрябва да бъде свързан с някакъв макрос или процедура за обработка на събития.

Бутонът се създава от съветник. Съветникът ще ви позволи да създадете 30 бутона различни видовеи ги свързва с процедури за обработка на събития. Имот Подписопределя текста на бутона. Имот рисуванеопределя дизайна на бутона.

Прекъсване на страница, набор от раздели- ви позволяват да създавате многостранични формуляри. Най-удобният начин за използване на елемента е Комплект раздели. С негова помощ се създава форма, чиито страници са обединени в една контрола. Превключването между страниците става чрез избиране на раздел.

При добавяне на контрола Комплект разделивъв формуляра, в него се създават два раздела. Можете да добавите всякакви контроли към раздел, с изключение на Комплект раздели. Не можете да премествате други контроли от други части или страници на формуляра в раздела, можете само да ги копирате.

Можете да промените размера на елемент Комплект раздели, ред и имена на раздели.

Контролен елемент Разделител на страницаизползва се за указване на хоризонтални прекъсвания между контролите във формуляр. Клавишите се използват за навигиране през страниците PgUpИ PgDn. Елемент, вмъкнат във формуляр Разделител на страницае маркиран с малка пунктирана линия в лявата граница на формуляра.

Когато създавате многостраничен формуляр, препоръчително е да добавите горни и долни колонтитули към формуляра.

Подформуляриса предназначени да показват една форма в друга. Първичната форма се нарича основна форма. Подчинена форма е тази, която се намира вътре в основната.

Подформулярът е най-удобен за показване на таблици или заявки, които имат връзка "един към много". В този случай основният формуляр може да се покаже само като обикновен формуляр, а подформулярът обикновено се показва в таблична форма. Основният формуляр може да съдържа произволен брой подформуляри, стига всеки подформуляр да се побере в основния формуляр. Възможно е да се създаде подформа от две нива на влагане

Можете да създадете подформуляр:

Чрез добавяне на елемент Подформулярвъв формата;

Чрез плъзгане на формуляр от прозореца на базата данни към друг отворен формуляр;

Майстор на подчинените форми.

Доклади

Видове отчети

Отчетите се изграждат въз основа на данни от таблици и заявки. Основни видове отчети:

- отчет с една колона ku (to column) – е дълга колона от текст, съдържаща етикетите на полетата и техните стойности ​​​​от всички записи на таблицата или заявката;

- многоколонен отчет– създава се от отчет в една колона и ви позволява да показвате данните от отчета в няколко колони (колони тип вестник);

- запис на лента– данните са подредени под формата на редове и колони (като в таблица);

- група/финален отчет– създаден от отчет на лента чрез комбиниране на данни в групи и изчисляване на сумите;

- пощенски стикери– специален тип многоколонен отчет, предназначен за отпечатване на имена и адреси в групи;

- доклад за подотчет.

Структура на отчета

Основни раздели на доклада:

- заглавие на доклада– отпечатан в началото на доклада на заглавната страница, съдържащ заглавието на доклада;

- горен колонтитул на страница– отпечатано в горната част на всяка страница; обикновено съдържа заглавки на колони;

- заглавка на групата– отпечатан преди обработката на първия запис от групата може да съдържа полето, по което се извършва групирането;

- област за данни– всеки запис от източника на данни се отпечатва;

- групова бележка– отпечатва се след обработка на последния групов запис; може да съдържа обобщени данни за записи, включени в групата;

- долен колонтитул– отпечатан в долната част на всяка страница, може да съдържа например датата на отпечатване на отчета, номера на страницата на отчета;

- докладна бележка– отпечатва се в края на отчета след обработка на всички записи; може да съдържа обобщени данни за всички записи.

Проектиране на отчет

Можете да създадете отчет с помощта на съветник или в режим на проектиране. Могат да се използват и двата метода. Помощниците ви позволяват да ускорите процеса на създаване на отчет, след което можете да го прецизирате в режим на проектиране. Помощниците за отчети ви позволяват да създавате три вида отчети: колонен отчет (прост), групов/обобщен и пост стикери.

Технология за създаване на прост отчет в колона:

1). Докато сте в раздел ДОКЛАДИНатисни бутона СЪЗДАВАЙТЕ.

2). В прозореца Нов отчет:

Изберете инструмент Автоматично отчитане в колона;

Щракнете OK.

Технология за създаване на многоколонен отчет:

1). Създайте прост колонен отчет.

2). Изберете от менюто ФАЙЛекип Настройки на страницата. В диалоговия прозорец Настройки на страницатаизберете раздел Колонии задайте:

В група Опции на мрежатаброй колони, които трябва да се показват на всяка страница (поле Брой колони), ширина на разстоянието между редовете (поле Интервал), разстояние между колоните (поле Столбцов);

В група Размер на колонаташирина на колоната (поле ширина) и височина на реда (марж Височина);

В група Оформление на колонапараметри, които определят реда, в който се отпечатват записите: Отгоре надолуили От ляво на дясно.

3). В раздела Страницаизберете ориентация: Книгаили Пейзаж.

Когато отпечатвате отчет с няколко колони, заглавието на отчета, долният колонтитул, горният и долният колонтитул се показват на цялата ширина на отчета, така че можете да поставите контроли в тези секции на произволни места в режим на проектиране. Груповите заглавия и бележки, както и областта с групови данни, се показват в една колона широка.

Технология за създаване на групов/обобщен отчет с помощта на Report Wizard

1). Докато сте в раздел ДОКЛАДИнатиснат бутон СЪЗДАВАЙТЕ.

2). В прозореца Нов отчет:

Изберете инструмент Съветник за отчети;

Изберете източник на данни под формата на таблица или заявка;

Кликнете Добре.

3). В прозореца Генериране на справки(първа стъпка) трябва да генерирате списък с полета на отчета ( Избрани полета) от списъка Налични полета. Полетата трябва да бъдат избрани в реда, в който трябва да се показват в отчета. Ако отчетът се основава на данни от няколко таблици/заявки, трябва да изберете от списъка Таблица/Запитванеимето на следващия източник и изберете полета за него.

4). Ако източникът на данни за отчета са свързани таблици, тогава във втората стъпка в прозореца Генериране на справкиНеобходимо е да се определи как ще бъдат групирани данните.

5). В следващата стъпка можете да зададете свой собствен метод за групиране на данни. За целта от левия списък изберете името на полето, по което искате да групирате данните. След като зададете групирането на данни, можете да използвате бутона Групиранезадайте интервали на групиране.

За числови полета можете да зададете групиране по десетки, петдесет, стотици и т.н. За текстови полета можете да групирате по първа буква, по първи две, по първи три, по първи четири и по първи пет букви. Ако не се изисква специален интервал на групиране, от списъка Групиране на интервалитрябва да бъде избрана стойност Обикновен.

6). В третата стъпка можете да зададете реда на сортиране на записите в групата и, като щракнете върху бутона Резултати, отворете прозорец, в който можете да посочите кои крайни операции трябва да бъдат извършени с числовите полета на онези записи, които са включени в групата; определете какво ще се показва в отчета: данни и суми или само суми (секцията с данни е скрита).

7). В четвъртата стъпка можете да изберете едно от стандартните оформления на отчета.

8). Петата стъпка е един от стандартните стилове. Всеки стандартен стил може да бъде персонализиран или можете да създадете свой собствен стил. За това е командата ФОРМАТ / Автоматично форматиране.

9). В последната стъпка на съветника трябва да дадете на отчета собствено име или да се съгласите с името, генерирано от Access, и да използвате превключвателите, за да определите по-нататъшни действия - работа с отчета в режим на проектиране или преглед на отчета.

Технология за създаване на групов/финален отчет в режим на проектиране

1). Създайте нов отчет с едноименната команда – бутон Създавайтена раздела Докладив прозореца на базата данни. Изберете инструмент – Конструктор, изберете източника на данни (таблица/заявка), щракнете върху OK. В прозореца на дизайнера се появява празно оформление на отчета.

2). Създайте оформление на отчета:

2.1). В глава Заглавиеотчет място контрол Надпис. Текстът на надписа ще бъде заглавието на генерирания отчет. Ако секцията за заглавка не е в оформлението на отчета, трябва да изберете командата ПРЕГЛЕД/Заглавие| Доклад Бележка.

2.2). В глава Горен колонтитул на страницаконтрол на мястото Подписикъм онези полета, които ще бъдат поставени в областта с данни. Ако нямате заглавка в оформлението си, трябва да изберете ПРЕГЛЕД/Горен и долен колонтитул.

Горните и долните колонтитули могат да бъдат поставени в таблица различни начини. Методът на поставяне определя стойността на свойството на отчета Горен колонтитул на страницаИ долен колонтитул:

Всички страници– показва се на всички страници на отчета;

Без заглавие– показва се на всички страници на справката с изключение на първата, където се намира заглавката;

Без забележка– показва се на всички отчетни страници с изключение на последната;

Без заглавие/бележка– се показват на всички страници на отчета с изключение на първата и последната.

Трябва да използвате метода плъзгане и пускане, за да поставите полета в областта с данни и техните етикети в секцията за заглавка. За да поставите контроли в отчет, трябва:

Разширете списъка с полета за източник на данни, като щракнете върху бутона Списък с полеталенти с инструменти;

Плъзнете желаното поле в прозореца на дизайнера на отчети. Преместете етикета на полето в заглавката, а самото поле в областта с данни.

Глава Област за данниможе да съдържа както прикачени, така и изчислени полета. Добавянето на изчисляеми полета е същото като добавянето на формуляр

Ако полето източник на данни (таблица/заявка), което се добавя към отчета, има избрана контрола Поле, тогава към отчета се добавят два елемента: Надпис (подпис) И Поле, свързани помежду си. Когато изберете един от тях, другият се избира автоматично. Когато преместите един елемент, другият също се премества. За да плъзнете само един елемент от двойка (например подпис), трябва да изберете полевия елемент, да поставите показалеца на мишката върху маркера в горния ляв ъгъл (изглед - стисната ръка с изпънат показалец) и да плъзнете елемента до желаното място.

Преместването на елемент от една секция в друга (например от областта с данни в областта на заглавката) трябва да става чрез клипборда (с командите РазрезИ Поставете).

В допълнение към свързаните полета, можете също да добавите безплатни полета (изчисляеми полета) към отчета.

2.3). Подравнете елементите и преоразмерете елементите.

За да промените размера на елементите:

Изберете всички елементи с командата РЕДАКТИРАНЕ/Избери всички;

Изпълни команда ФОРМАТ/Размер/По размер на данните.

Access ще оразмери контролата, за да пасне на съдържанието.

Access също ви позволява да промените размера:

- по възли на мрежата– в този случай всеки ъгъл на контролния елемент се измества към най-близкия ъгъл на мрежата;

- най-високо– увеличава височината на всички елементи до височината на най-високия;

- най-ниско;

- най-широко;

- според най-тясното.

Подравняването се извършва върху група избрани командни контроли ФОРМАТ/Подравнете. За отчети, които съдържат данни в таблична форма, най-добре е елементите на областта за данни да се подравнят към горната или долната част.

За да промените разстоянието между редовете в горния и долния колонтитул, трябва да преместите долната граница на секцията. За да намалите разстоянието между редовете – възможно най-високо. Имотът обаче ВисочинаОбластта с данни трябва да има стойност, по-голяма от стойността на това свойство на най-високия контрол.

2.4). Определете реда, в който данните се сортират и групират в отчета. Това се прави в прозореца Сортиране и групиране, който се отваря при изпълнение на командата ПРЕГЛЕД/СЪС сортиране и групиранеили бутони Сортиране и групиранеленти с инструменти Дизайнер на отчети.

За да определите реда на групиране и сортиране на записи, трябва:

От списъка Поле/изразизберете полето, по чиито стойности искате да групирате записи. Това поле ще дефинира група от записи;

За група посочете реда на сортиране: възходящ, низходящ;

Задайте стойности за свойствата на групата.

Една група може да има следните свойства:

1. заглавка на групата– определя дали секцията ще присъства в отчета Заглавка на групата. Свойството може да има две стойности: да / Не. Към раздел Заглавка на групатаможе да се постави стойността на полето, по което се извършва групирането;

2. групова бележка– определя дали секцията ще присъства в отчета Групова бележка (Не точно). Глава Групова бележкаобикновено се използва за показване на обобщени операции върху данни от групови записи;

3. Собственост Групиранеопределя как се групират данните. Списъкът със стойности за това свойство зависи от типа данни, по който групирате. За текстови данни това свойство има следните значения:

- на пълна стойност– групирането се извършва по стойност на полето;

- по първите знаци– групирането се извършва по първите n знака в стойността на полето. Имот Интервалопределя стойността на това n.

За числови данни, свойството Групираневъпрос:

- на пълна стойност;

Интервал – групиране на записи по стойности, които попадат в определения интервал.

Имот Интервалопределя диапазон от стойности в интервала, например, ако дадено свойство има стойност 10, тогава групирането ще се извърши за записи, чиито стойности попадат в интервала 0 - 9, 10 - 19 и т.н.

За полета за тип дата/час, свойството Групиранеможе да има следните значения:

По пълна стойност;

По тримесечие;

По месеци;

По седмица;

По дни;

На час;

По минута.

4. Собственост Не разкъсвайзадава или отменя задължителното отпечатване на група на една страница, т.е. дали да се отпечатват различни елементи от една и съща група (заглавка на група, област с данни, бележка за група) на една и съща страница. Свойството може да има следните стойности:

- Не– отменя задължителното подреждане на групови елементи на страницата;

- пълна група– груповите елементи трябва да бъдат отпечатани на една страница;

- първа област с данни– горният колонтитул на групата се отпечатва на една страница, ако поне един запис на област с данни попада на тази страница.

За да накарате заглавието на групата да се повтаря нова страница, трябва да изберете стойност ДАза собственост Повтаряне на частв прозореца със свойства на заглавката на групата.

2.5). За многостраничен отчет определете оформлението на секциите на отчета. Всички раздели с изключение на горните и долните колонтитули имат свойството Край на страницата, като използвате стойностите на които можете да принудите да започне нова страница. Стойност на имота Не късай:

- отсъстващ– отпечатването на текущия раздел започва от текущата страница;

- преди раздел– отпечатването на текущия раздел започва от нова страница;

- секцио преди и след– от нова страница започва отпечатване на текущата секция и на секцията, следваща текущата.

Страници за достъп до данни

Страници за достъп до данниса специален тип уеб страница, предназначена за преглед и работа през интернет или интранет с данни, съхранявани в бази данни на Microsoft Access или бази данни на Microsoft SQL сървър, както и да използвате данни от други източници като Microsoft Excel.

За разлика от други обекти на Access, които са част от база данни, т.е. са във файл с разширение .mdb, страниците за достъп се записват отделно като HTML файлове. При отваряне на страницата за достъп до данни в Internet ExplorerИнструментите на Office 2000 ви позволяват да извличате данни и база данни на Access и след това да ги показвате на страница.

Добавянето на условие за избор към заявка ви позволява да изберете не всички записи от таблицата, а само тези, които отговарят на определени критерии. Например може да се интересувате от контакти от декември 1999 г. Нека променим заявката, като добавим подходящо условие за избор.

1. Изберете иконата Заявка за списък с контакти в прозореца на базата данни (фиг. 17.4).

Ориз. 17.4. Прозорец на базата данни за достъп

2. Щракнете върху бутона Конструктор.

3. Във формата за заявка щракнете върху клетката Условие за изборпървата колона с десния бутон на мишката и изберете командата от контекстното меню Изграждане. Ще се отвори прозорецът Expression Builder.

4. В левия списък на конструктора щракнете върху папката Оператори.

5. В средния списък изберете категория Сравнения.

6. В десния списък щракнете двукратно върху Between, за да добавите този оператор в долната част на формулата.

7. Щракнете, за да маркирате първия контейнер за израз в полето за формула.

8. В левия списък на конструктора на изрази щракнете двукратно, за да отворите папката Functions.

9. Щракнете върху папката Built-in Functions, която съдържа стандартните функции на Access.

10. В средния списък на конструктора на изрази щракнете върху елемента Време за среща.

11. В десния списък щракнете двукратно върху функцията DateValue, за да замените контейнера Expression с нея.

12. Натиснете бутона два пъти -> , подчертавайки контейнера "stringexpr".

13. Въведете текста "1.12.99".

14. Повтаряйки стъпки 7-13, заменете втория заместител на израза с израза DateValue ("12/31/99").

Трябва да завършите с формулата Between DateValue ("12/1/99") And DateValue ("12/31/99"). Той проверява условието датата да е в диапазона от 1 декември до 31 декември 1999 г., тоест избира онези записи, чиято стойност на полето за дата се отнася до декември 1999 г.

ЗабележкаАко вече сте усвоили правилата за конструиране на изрази на Access, можете да не използвате конструктора, а директно да въвеждате изрази във формуляра за заявка.

15. Щракнете върху бутона Добре. Конструираната формула ще се появи в клетката Условия за избор на първата колона на формуляра за заявка. Ако изберете записи от същия месец, точната дата на контакт може да не е от значение. Не можете напълно да премахнете това поле от формуляра за заявка, тъй като е необходимо да се изпълни условието за избор. Всяко поле обаче може да бъде скрито, тоест да не бъде включено в резултата от заявката.

16. Махнете отметката Изход на дисплеяпървата колона на заявката (Фигура 17.5).

Ориз. 17.5. Скриване на поле в Access

17. Щракнете върху бутон Стартирайтелента с инструменти, завършете заявката.

Когато създавате заявки, е важно правилно да формулирате условията за избор на записи от базата данни. Следните функции са налични в MS Access:

· прост критерий за вземане на проби;

· точно несъответствие между стойностите на едно поле;

· неточно съответствие на стойностите на полетата;

· избор по диапазон от стойности;

· комбиниране на критерии от няколко полета;

· условие за избор на резултатите от окончателните изчисления.

Прост критерий за вземане на проби . Записите се избират въз основа на съответстващи стойности на полета. Например от полето градтрябва да изберете стойностите Минск. За да направите това, във формуляра за заявка в реда Условие за изборв колоната градстойността се въвежда от клавиатурата "Минск".

Точно несъответствие между стойностите на едно поле. Всички записи се избират от базата данни, с изключение на тези, за които е зададено условие. Например, трябва да изберете всички записи с полето град, с изключение на тези, които имат стойност в това поле Минск. За да направите това, в линията Условия за изборв колоната градизразът е въведен Не "Минск"или <>"Минск". Логически оператор Неизключва записи със стойност Минск, оператор за сравнение<>означава "не е равно".

Неточно съвпадение на стойността на полето. Това условие може да бъде зададено, ако стойностите на полетата не са известни. Операторът за сравнение се използва за вземане на проби като(като). До оператора се изписва шаблон, съдържащ или точната стойност, например Като "Петров",или включително заместващи знаци, напр. Като „Домашен любимец*“.

Access позволява следните заместващи знаци:

? - всеки един знак;

* - нула или повече символи;

#- всяка една цифра;

[списък със знаци] - всеки един знак в списъка със знаци;

[!списък със знаци] - всеки един знак, който не е включен в списъка.

В допълнение към списъка със знаци квадратните скоби могат да ограждат набор от знаци, например [B-R]. Условието [b-rB-R] ви позволява да изберете както главни, така и главни букви.

Като се има предвид това Като „[BR]*“Избрани са всички фамилни имена, които започват с B или R.

Изберете по диапазон от стойности. За да зададете диапазон от стойности, се използват следните оператори:

> (още),

>= (не по-малко от, по-голямо или равно на),

< (по-малко ),

<= (не повече от, по-малко от или равно на) (например >= 10).

Между ... и ... (служи за проверка дали принадлежи към диапазон, чиято горна и долна граница са свързани с логическия оператор И (например между 1990 и 1995).

Операторите могат да се използват с текстови, цифрови полета и полета за дата.

Комбиниране на критерии от едно поле. Ако на едно поле е наложено повече от едно условие, тогава условните изрази могат да бъдат свързани с помощта на оператори Или (ИЛИ) И И(И).

Комбиниране на критерии от множество полета. Една заявка може да съдържа няколко условия за избор. В този случай има две опции за избор на записи:

запис се избира само ако са изпълнени всички условия, което съответства на логическа операция И. Заявката се нарича И-запитване;

запис се избира, когато е изпълнено поне едно условие, което съответства на логическа операция ИЛИ. Заявката се нарича ИЛИ-заявка.

При изграждане ИЛИ-заявкаВсяко условие, включено в критерия, трябва да бъде разположено на отделен ред. При изграждане I-запитванеВсяко условие, включено в критерия, трябва да бъде разположено на един ред.

IN окончателни запитванияИма два вида критерии за избор на запис.

Първият тип елиминира записите, които не отговарят на критериите, преди извършване на окончателните изчисления. Вторият тип критерии се прилагат към резултата от крайните изчисления.