Не е тайна, че всяка година компютрите стават все по-мощни, а софтуерните продукти - все по-модерни. 2012 г. в обл информационни технологиибеше белязан от външния вид Microsoft Office. Всеки компонент на този пакет съдържа нови, но в сравнение с предишните версии на този софтуерен продукт функционални ресурси.

В офисната работа електронните таблици са сред компонентите, които традиционно са най-търсени от потребителите. А новото приложение на Microsoft Excel несъмнено е голям успех. Този софтуерен продукт може ефективно да се използва за автоматизиране на различни области на офис дейността. Напълно преработен основен интерфейс отличителна черта Microsoft Excel. Затова в тази глава първо ще обясним интерфейса това приложение.

Въпреки значителните промени външен вид, програмата Microsoft Excel е абсолютно разпознаваема. За да стартирате това приложение, използвайте Start Programs Microsoft Office Microsoft route Office Excel. Появата на работния лист и командите на менюто (фиг. 1.1) показват, че разглеждаме познати електронни таблици. Това се потвърждава официално от заглавния ред, който се намира в горната част на листа, където присъства името на софтуерния продукт.

Освен името работещо приложениеЗаглавката съдържа името на текущо отворения файл. Microsoft Excel автоматично присвоява името Book1 на новосъздадените файлове.

Нов елемент на интерфейса е бутонът Office, който се намира в горния ляв ъгъл на прозореца на приложението. Тя е кръгла и веднага хваща окото, особено след като има красиво лого върху нея. Натискането на този бутон предизвиква появата на меню на екрана (фиг. 1.2), редица команди от което са ни познати от по-старите версии на Microsoft Excel, а някои са нови за потребителя. Тук ще видите традиционни команди за отваряне и запазване на работни книги. По-голямата част от менюто (вдясно) е заета от списък с документи, които потребителят е отварял наскоро.

В долната част на менюто (вижте Фигура 1.2) има бутон Опции на Excel, който ви позволява да отворите прозорец с много опции за програмни настройки. В предишните версии на Microsoft Excel тези опции присъстваха в секциите Опции и Настройки (меню Инструменти). Друга част от параметрите в Microsoft Excel се появиха за първи път. Един от основните елементи на прозореца на Microsoft Excel е лентата (фиг. 1.3). Той замени лентите с инструменти и лентата с менюта, намерени в предишни версии Excel. Добавянето на лента е свързано с удобството за намиране на необходимите команди. Можем да кажем, че лентата е значително подобрение на инструментите. Основната функция е, че командите на лентата са групирани в тематични раздели, което улеснява намирането на необходимата икона. Според концепцията на Microsoft, целта на прехода от класическия интерфейс към новия е фокусиране върху резултатите и решаване на практически проблеми възможно най-бързо и удобно. Ефективността се постига чрез по-добра организация на екипите и по-голяма видимост.

Лентата е организирана като набор от тематични раздели, съдържащи инструменти за управление. Всеки раздел има име, което отразява неговата цел. Повечето от инструментите са бутони; някои инструменти са квадратчета за отметка, броячи и комбинирани полета. Инструментите във всеки раздел са разделени на логически групи. Групите са блок от команди, затворени в правоъгълна рамка. Подобно на разделите, всяка група инструменти има име, което отразява нейната цел. В даден момент само един раздел е активен (избран). Раздел може да бъде активиран (избран) чрез щракване на мишката и всички групи инструменти за този раздел се показват на екрана.

Подобна организация на съвременното меню Версии на Microsoft Excel позволява на потребителя да прекарва по-малко време в навигиране до необходимите команди. На пръв поглед хоризонталните раздели правят работата по-трудна, но само няколко дни практика ще промени това мнение на обратното.

MS Excel. Първоначална информация. Основни техники за редактиране. Извършване на изчисления

Предназначение и кратко описание на Microsoft Excel

Процесорът за електронни таблици Microsoft Excel 2003 е един от най-добрите съвременни софтуерни продукти за създаване на електронни таблици, който ви позволява да извършвате доста сложни изчисления, включително статистическо моделиране, с изключително визуално представяне на резултатите.

Някои от новите функции, обсъдени в предишните глави, се отнасят и за Excel, като панели на задачите и изскачащи бутони с падащи менюта. Повечето нови или подобрени функции няма да бъдат видими за вас, докато не започнете да използвате програмата. Многобройни иновации са опростени използвайки Excelв ключови области като управление на взаимоотношенията, инструменти за търсене намирамИ Сменете, сортиране, използване на международни числови формати, редактиране на клетки, проверка на грешки, печат, работа с горни и долни колонтитули и др.

Структура Работни книги на Excel

Прозорец на приложението Excel

Стартирането на Excel става по същия начин, както при повечето Microsoft приложенияофис. Щракнете върху бутона Започнетев лентата на задачите изберете командата от появилото се меню Програмии след това опцията Microsoft Excel.

Когато за първи път стартирате програмата, се появява празен лист, както е показано на фиг. 14.1. Много от елементите на прозореца на Excel - главното меню, лентата с инструменти, лентата на задачите и лентата на състоянието - са общи за Офис приложения. Следователно известен опит с Word ви позволява бързо да свикнете с Excel.

Ако при първото стартиране на програмата работният прозорец не е увеличен цял екран, можете да го разширите ръчно, като щракнете върху бутона, разположен в горния десен ъгъл на прозореца.

За да стане видимо скрити панелиИнструменти или скриване на панели, които са видими по подразбиране, поставете показалеца върху един от панелите и щракнете с десния бутон. Появява се списък с ленти с инструменти. Тези с квадратче за отметка до името си в момента се виждат. Съответно, за да направите някой от панелите видим, изберете името му в списъка. Избирането на това име отново ще скрие панела.

Ориз. 14.1. Изглед на прозореца на Microsoft Excel след стартиране на програмата

IN Лента за състояниетопоказва информация за състоянието на различни клавиши, включително Num Lock. Вляво се показват различни съобщения, например за избраната команда. Когато отворите предварително създадена работна книга, лентата на състоянието показва графично колко завършен е процесът. Лентата на състоянието също ви информира дали можете да въведете данни или да изберете команда. В този случай се показва Готов. Отличително свойство на този ред в Excel е присъствието полета за автоматично изчисление, който показва резултата от предварително дефинирана функция (по подразбиране е функцията за сумиране) за избраните клетки от текущия работен лист.

За повече информация относно интерфейса на Excel и неговите команди щракнете Помощ: Microsoft Excel.

Работната зона на прозореца е колекция от клетки на голяма маса и се нарича работен лист. Всеки лист е разделен на мрежа, състояща се от редове и колони. Броят на редовете може да бъде до 65536, а броят на колоните - 256. Всяка колона отговаря на буква, а на всеки ред - число. Пресечната точка на ред и колона се нарича клетка, и всеки от тях има свое име, което понякога се нарича клетъчен адрес. Например в пресечната точка на колона Аи струни 1 има клетка A1.

Лента с формули

Excel има лента с формули, който се намира под лентите с инструменти и е предназначен за обработка на съдържанието на клетките.

Разделен е на три части. Дясната част се използва за показване на съдържанието на текущата клетка, което може да се редактира с помощта на бутоните, разположени в центъра на реда. Редактирането на данни се извършва или в клетка, или в лентата с формули. За да превключите в режим на редактиране на данни в лентата с формули, натиснете клавиша F2или щракнете върху дясната страна на лентата с формули. За да зададете режим на редактиране на данни в клетка, трябва да щракнете двукратно върху нея, клетката ще стане активна и в нея ще се появи курсор за въвеждане.

Средната част на лентата с формули съдържа бутони за обработка на съдържанието на клетката. Бутонът с кръст се използва за отмяна последно действие(действието на този бутон е подобно на действието на бутона Esc). Бутон с отметка се използва за потвърждение на въвеждане на данни или промяна на съдържанието на клетка; той съответства на ключа Въведете. Чрез третия бутон можете да активирате лентата с формули, с която можете да въвеждате и редактирате формули.

От лявата страна на лентата с формули има поле за име, в което се посочва адресът на активната клетка или размерът на избрания диапазон. Например запис 2R x 3Cпоказва, че избраният диапазон се състои от два реда и три колони.

прозорец След стартиране на електронна таблица на Microsoft Excel, на екрана се появява прозорец на програмата, който в зависимост от настройките на потребителя може да се състои от различен брой елементи.

Microsoft Нека да разгледаме прозореца на програмата в стандартната настройка:

1. Заглавен ред 1 , което показва името на програмата Microsoft Excel и, разделено с тире, името на отворената таблица. Когато за първи път стартирате Microsoft Excel, автоматично се създава нова електронна таблица, на която е присвоено името по подразбиране Book1. От дясната страна на заглавната лента има три екранни бутона за контролиране на размера на прозореца 2. От лявата страна се намира панел бърз достъп 3, където при стандартни настройки бутоните се показват отляво надясно: Запазване на документ, форматиране, преглед и печат. Този панелможем лесно да персонализираме, за да отговаряме на вашите нужди, т.е. премахнете ненужните бутони и добавете тези, които най-често използвате в работата си. За да направите това, просто щракнете върху най-десния бутон за настройки на този панел 4. В резултат на това ще се появи списък за избор на бутони за бърз достъп 5, където чрез поставяне или премахване на отметка в съответното квадратче ще получим панел за бърз достъп, оптимизиран за нашата работа.
2. Лента с менюта 6 , съдържащ осем раздела. Всеки раздел съдържа специфичен набор от команди, комбинирани според някаква характеристика и показани на лентата 7. Например, трябва да вмъкнем обект в книга, за което щракнете върху раздела Вмъкване и набор от команди за този раздел ще се покаже на лентата (т.е. можем да вмъкнем диаграми, текст, таблици, илюстрации и др. ). Когато разделът Начало е активен, лентата показва команди, съответстващи на разделите на лентата с менюта със същото име 7 .
3. Формула линия 8, която от своя страна е разделена на три части:
   • Показва се лявата страна текущия клетъчен адрес 9. Адресът е буквено-цифрово обозначениеклетки, което означава в пресечната точка на коя колона и кой ред се намира текущата клетка.
   • В средната част има три екранни бутона 10, които се появяват в момента, в който потребителят започне да въвежда текст, число или формула в клетка. Cancel 11 – предназначена е за изтриване на грешно въведена информация в клетка. Можете също да натиснете този бутон, като натиснете клавиша Esc на клавиатурата. Вход 12 – предназначен за запомняне на информация, въведена в клетката. Този екранен бутон може да се натисне и чрез клавиша Enter на клавиатурата или чрез щракване с левия бутон върху която и да е друга клетка. Ако някоя формула е въведена в клетка, след това с натискане на този бутон на екрана, програмата започва да прави изчисления, използвайки тази формула. Промяна на формулата 13 – предназначен е за редактиране на формулата на текущата клетка, ако клетката съдържа формула.
   • Показва се дясната страна съдържанието на текущата клетка. Ако в клетка текст или въведен номер, след това от дясната страна на лентата с формули се показва същият текст или същото число. Ако някой формула, тогава резултатът от изчислението с помощта на тази формула се показва в самата клетка, а самата формула се показва от дясната страна на лентата с формули.
4. Рамкиране на работния лист 14 е областта, в която са номерирани редовете и колоните на работния лист. освен това колоните са номерирани с букви от латинската азбука A – Z, AA, AB..., а редовете са номерирани от 1 до 65536. Рамкирането на работен лист ви позволява да определите адреса на текущата клетка, да изберете цялата колона или целия ред, като щракнете върху желаната буква или цифра, да промените ширината на колоната или височината на реда, да изберете всички клетки на работния лист, като щракнете с левия бутон върху празното пространство между номерирането на редове и колони.
5. Работен лист 15, състоящ се от 256 колони и 65536 реда (това е приблизително 16777216 клетки). Файлът с електронна таблица се нарича работна книга и може да се състои от различен брой работни листове. При стандартната настройка работната книга се състои от три работни листа. И всеки работен лист от своя страна се състои от голям брой страници. Файлът с електронна таблица на Microsoft Excel има разширение *.xls. За придвижване през клетките на таблицата се използват вертикални 16 и хоризонтални 17 ленти за превъртане. За да се движи през работния лист, потребителят просто трябва да щракне с левия бутон на мишката върху съответния раздел лист лист 18 в долната част на работния лист. Ако броят на листовете не се побира в границите на хоризонталното превъртане, тогава за придвижване между листоветеИзползват се 19 екранни бутона, разположени вляво от преките пътища:
   • преминете към първия лист от списъка с работни листове 20
   • преминете към предишния лист от списък с работни листове 21
   • преминете към следващия лист от списъка с работни листове 22
   • преминете към последния лист от списъка с работни листове 23

Excel Възможно е да се задават работни листове индивидуално потребителско име. За да направите това, щракнете двукратно върху етикета на съответния лист. В този случай името на листа на етикета ще бъде маркирано в черно. След това използвайте клавиатурата, за да въведете ново име за този лист и натиснете клавиша Enter.

меню Можете също промяна на последователността на работните листове. За да направите това, трябва да преместите показалеца на мишката до съответния пряк път на работния лист, да натиснете левия бутон на мишката и без да го пускате, да преместите работния лист на желаното място. В този случай мястото, където ще бъде вмъкнат работният лист, ще бъде обозначено с черна стрелка.

книга За да добавите нов лист към работния лист, трябва да щракнете върху бутона Вмъкване на лист 24 или да използвате клавишната комбинация Shift+F11.

6. Лента на състоянието 25, който показва помощна информация от сервизен характер. Тук можем да променим вида на представяне на работния лист и неговия мащаб, като използваме съответните екранни бутони и плъзгача в долната дясна част на прозореца.

Основните елементи на работния прозорец са:

Заглавна лента (показва името на програмата) с бутони за управление на прозореца на програмата и прозореца на документа (Свиване, Минимизиране до прозорец или Максимизиране до цял екран, Затваряне);

Лентата на главното меню (всеки елемент от менюто е набор от команди, обединени от общ функционален фокус) плюс прозорец за търсене на помощна информация.

Ленти с инструменти (Стандартни, Форматиране и др.).

Лентата с формули, съдържаща като елементи полето Име и бутона Вмъкване на функция (fx), е предназначена за въвеждане и редактиране на стойности или формули в клетки. Полето Име показва адреса на текущата клетка.

Работна зона (активен работен лист).

Ленти за превъртане (вертикални и хоризонтални).

Набор от преки пътища (преки пътища за листове) за придвижване между работни листове.

Лента за състоянието.

1.3 Структура на електронната таблица

Обикновено се извиква файл, създаден с помощта на MS Excel работна книга. Можете да създадете толкова работни книги, колкото позволява наличието на свободна памет на съответното устройство с памет. Можете да отворите толкова работни книги, колкото сте създали. Само една текуща (отворена) работна книга обаче може да бъде активна работна книга.

Работна тетрадкае набор работни листове, всяка от които има структура на таблица. Прозорецът на документа показва само текущия (активен) работен лист, с който работите. Всеки работен лист има заглавие, което се появява в раздела работен лист в долната част на прозореца. С помощта на преки пътища можете да превключвате към други работни листове, включени в същата работна книга. За да преименувате работен лист, трябва да щракнете двукратно върху раздела му и да замените старото име с ново или да изпълните следните команди: меню Форматиране, Ред лист в списъка с менюта, Преименуване. Или можете, като поставите показалеца на мишката върху прекия път на активния работен лист, щракнете с десния бутон, след което в контекстното меню, което се показва, щракнете върху реда Преименуване и извършете преименуването. Можете да добавяте (вмъквате) нови листове към работната книга или да изтривате ненужните. Вмъкването на лист може да стане чрез изпълнение на командата от менюто Вмъкване, ред Лист в списъка с елементи от менюто. Листът ще бъде вмъкнат преди активния лист. Горните действия могат да се извършват и с помощта на контекстното меню, което се активира чрез щракване с десния бутон на мишката, чийто показалец трябва да бъде поставен върху раздела на съответния лист. За да размените работни листове, трябва да поставите показалеца на мишката върху раздела на премествания лист, да натиснете левия бутон на мишката и да плъзнете раздела до желаното място.

Работен лист(таблица) се състои от редове и колони. Колоните са заглавени с главни латински букви и по-нататък с двубуквени комбинации. Работният лист съдържа общо 256 колони, наречени от A до IV. Редовете са номерирани последователно от 1 до 65536.

В пресечната точка на колони и редове, клеткимаси. Те са минималните елементи, предназначени за съхраняване на данни. Всяка клетка има свой собствен адрес. Адресклетката се състои от името на колоната и номера на реда, в пресечната точка на която се намира клетката, например A1, B5, DE324. Адресите на клетките се използват при писане на формули, които определят връзката между стойностите, разположени в различни клетки. В момента може да е активна само една клетка, която се активира с щракване върху нея и се маркира с рамка. Тази рамка действа като курсор в Excel. Операциите за въвеждане и редактиране на данни винаги се извършват само в активната клетка.

Данните, разположени в съседни клетки, които образуват правоъгълна област, могат да бъдат посочени като единична единица във формули. Група от клетки, ограничени от правоъгълна област, се нарича диапазон. Най-често използваните правоъгълни диапазони се формират в пресечната точка на група от последователни редове и група от последователни колони. Диапазон от клетки се обозначава чрез посочване на адреса на първата клетка и адреса на последната клетка в диапазона, разделени с двоеточие, например B5:F15. Избирането на диапазон от клетки може да стане чрез плъзгане на показалеца на мишката от една ъглова клетка към противоположната клетка по диагонал. Рамката на текущата (активна) клетка се разширява, покривайки целия избран диапазон.

За да ускори и опрости изчислителната работа, Excel предоставя на разположение на потребителя мощен апарат от функции за работни листове, които позволяват извършването на почти всички възможни изчисления.

Общо MS Excel съдържа повече от 400 функции на работния лист (вградени функции). Всички те според предназначението си са разделени на 11 групи (категории):

финансови функции;

функции за дата и час;

аритметични и тригонометрични (математически) функции;

статистически функции;

функции на връзки и замествания;

функции на бази данни (списъчен анализ);

текстови функции;

логически функции;

информационни функции (проверка на свойства и стойности);

инженерни функции;

външни функции.

Записването на която и да е функция в клетка на работен лист трябва да започва със символа за равенство (=). Ако дадена функция се използва като част от друга сложна функция или във формула (мегаформула), тогава символът за равенство (=) се записва преди тази функция (формула). Всяка функция се осъществява чрез посочване на нейното име, последвано от аргумент (параметър) или списък с параметри в скоби. Наличието на скоби е задължително, те служат като знак, че използваното име е името на функция. Параметрите на списъка (аргументите на функцията) са разделени с точка и запетая (;). Техният брой не трябва да надвишава 30, а дължината на формула, съдържаща колкото желаете извиквания на функции, не трябва да надвишава 1024 знака. Когато пишете (въвеждате) формула, препоръчително е да въведете всички имена с малки букви, след което правилно въведените имена ще бъдат показани с главни букви.

Основен елементи работник прозорец са:

• 1. Заглавна лента (указва името на програмата) с бутони за управление на прозореца на програмата и прозореца на документа (Свиване, Минимизиране до прозорец или Увеличаване до цял екран, Затваряне);
• 2. Лента с главно меню (всеки елемент от менюто е набор от команди, обединени от общ функционален фокус) плюс прозорец за търсене на помощна информация.
• 3. Ленти с инструменти (Стандартни, Форматиране и др.).
• 4. Лентата с формули, съдържаща като елементи полето Име и бутона Вмъкване на функция (fx), е предназначена за въвеждане и редактиране на стойности или формули в клетки. Полето Име показва адреса на текущата клетка.
• 5. Работна зона (активен работен лист).
• 6. Ленти за превъртане (вертикални и хоризонтални).
• 7. Набор от преки пътища (преки пътища за лист) за придвижване между работни листове.
• 8. Лента на състоянието.

Структура на електронната таблица

Обикновено се извиква файл, създаден с помощта на MS Excel работещ книга. Можете да създадете толкова работни книги, колкото ви позволява наличността. свободна паметна съответното устройство с памет. Можете да отворите толкова работни книги, колкото сте създали. Само една текуща (отворена) работна книга обаче може да бъде активна работна книга.

Работещ Книгае набор работници листи, всяка от които има структура на таблица. Прозорецът на документа показва само текущия (активен) работен лист, с който работите. Всеки работен лист има заглавие, което се появява в раздела работен лист в долната част на прозореца. С помощта на преки пътища можете да превключвате към други работни листове, включени в същата работна книга. За да преименувате работен лист, трябва да щракнете двукратно върху раздела му и да замените старото име с ново или да изпълните следните команди: меню Форматиране, Ред лист в списъка с менюта, Преименуване. Или можете, като поставите показалеца на мишката върху прекия път на активния работен лист, щракнете с десния бутон, след което в контекстното меню, което се показва, щракнете върху реда Преименуване и извършете преименуването. Можете да добавяте (вмъквате) нови листове към работната книга или да изтривате ненужните. Вмъкването на лист може да стане чрез изпълнение на командата от менюто Вмъкване, ред Лист в списъка с елементи от менюто. Листът ще бъде вмъкнат преди активния лист. Горните действия могат да се извършват и с помощта на контекстното меню, което се активира чрез щракване с десния бутон на мишката, чийто показалец трябва да бъде поставен върху раздела на съответния лист. За да размените работни листове, трябва да поставите показалеца на мишката върху раздела на листа, който премествате, да натиснете левия бутон на мишката и да плъзнете раздела до желаното място.

работник лист(таблица) се състои от редове и колони. Колоните са заглавени с главни латински букви и по-нататък с двубуквени комбинации. Работният лист съдържа общо 256 колони, наречени от A до IV. Редовете са номерирани последователно от 1 до 65536.

В пресечната точка на колони и редове, клеткимаси. Те са минималните елементи, предназначени за съхраняване на данни. Всяка клетка има свой собствен адрес. Адресклетката се състои от името на колоната и номера на реда, в пресечната точка на която се намира клетката, например A1, B5, DE324. Адресите на клетките се използват при писане на формули, които определят връзката между стойностите, разположени в различни клетки. В момента може да е активна само една клетка, която се активира с щракване върху нея и се маркира с рамка. Тази рамка действа като курсор в Excel. Операциите за въвеждане и редактиране на данни винаги се извършват само в активната клетка.

Данните, разположени в съседни клетки, които образуват правоъгълна област, могат да бъдат посочени като единична единица във формули. Група от клетки, ограничени от правоъгълна област, се нарича диапазон. Най-често използваните правоъгълни диапазони се формират в пресечната точка на група от последователни редове и група от последователни колони. Диапазон от клетки се обозначава чрез посочване на адреса на първата клетка и адреса на последната клетка в диапазона, разделени с двоеточие, например B5:F15. Избирането на диапазон от клетки може да стане чрез плъзгане на показалеца на мишката от една ъглова клетка към противоположната клетка по диагонал. Рамката на текущата (активна) клетка се разширява, покривайки целия избран диапазон.

За да ускори и опрости изчислителната работа, Excel предоставя на разположение на потребителя мощен апарат от функции за работни листове, които позволяват извършването на почти всички възможни изчисления.

Общо MS Excel съдържа повече от 400 функции на работния лист (вградени функции). Всички те според предназначението си са разделени на 11 групи (категории):

• 1. финансови функции;
• 2. функции за дата и час;
• 3. аритметични и тригонометрични (математически) функции;
• 4. статистически функции;
• 5. функции на връзки и замествания;
• 6. функции на бази данни (списъчен анализ);
• 7. текстови функции;
• 8. логически функции;
• 9. информационни функции (проверка на свойства и стойности);
• 10. инженерни функции;
• 11. външни функции.

Записването на която и да е функция в клетка на работен лист трябва да започва със символа за равенство (=). Ако дадена функция се използва като част от друга сложна функция или във формула (мегаформула), тогава символът за равенство (=) се записва преди тази функция (формула). Всяка функция се осъществява чрез посочване на нейното име, последвано от аргумент (параметър) или списък с параметри в скоби. Наличието на скоби е задължително, те служат като знак, че използваното име е името на функция. Параметрите на списъка (аргументите на функцията) са разделени с точка и запетая (;). Техният брой не трябва да надвишава 30, а дължината на формула, съдържаща колкото желаете извиквания на функции, не трябва да надвишава 1024 знака. Когато пишете (въвеждате) формула, препоръчително е да въведете всички имена с малки букви, след което правилно въведените имена ще бъдат показани с главни букви.