Резюме: Автоматизация на работата на потребителите в среда на MS Office. Автоматизация на Excel: автоматизация на рутинни операции в Excel без макроси Пълна програма за автоматизация в Excel

Шаблоните са удобно и полезно нещо! Те ви позволяват да спестите време при изготвянето на „шаблонни“ документи, от които добра половина се използват в ежедневната работа.

Може би вашият бизнес изисква документи или таблици, в които основната част е неизменна, но някои части могат да приемат една от няколко предварително известни стойности. Добри примери- пълномощно, договор за предоставяне на услуги, протокол за рентгеново или ехографско изследване. В предкомпютърната ера бяха подготвени типографски форми, в които беше необходимо да се „подчертае необходимото, да се зачертае ненужното“ и да се напише много малко.

IN Word документиКомбинираните полета играят тази роля. Идея: щракнете с мишката върху определено място в документа, в отговор ще се отвори списък с няколко опции, изберете тази, от която се нуждаете с мишката - тя се появява на това място. Логично е да създавате такива елементи в шаблони на документи. Да речем, че се занимавате с ултразвукова диагностика и решавате да се запасите с шаблони за заключения за основни изследвания. Те не са толкова много и всеки използва едни и същи фрази стереотипно.

В раздела са концентрирани инструменти за работа с полета Разработчик. По подразбиране е скрит. За да покажете раздела, щракнете с десния бутон върху лентата и изберете командата от контекстното меню Персонализирайте лентата. Ще се отвори диалогов прозорец Опции на Word, в която в групата Основни разделитрябва да поставите отметка в квадратчето до елемента Разработчик. Щракнете върху OK и посоченият раздел ще бъде добавен към лентата.

1. Поставете курсора там, където искате да вмъкнете контролата. Отидете до раздела на лентата Разработчики натиснете бутона Контролен елемент"падащ списък". Тази контрола ще бъде вмъкната на посоченото място.
2. В раздела РазработчикЩракнете върху бутона Свойства на контролата. Ще се отвори диалогов прозорец.
3. В диалоговия прозорец Свойства за контрол на съдържаниетощракнете върху бутона Добавете. Ще се отвори детски прозорец Добавяне на опция.
4. В диалоговия прозорец Добавяне на опцияВ полето Кратко име въведете текста, който искате да видите като първи избор в списъка. Щракнете върху бутона Добре. Стойността ще бъде добавена към списъка.
5. Добавете други опции към списъка по същия начин. За последния въведете само един интервал - ще обясня защо по-късно.
6. След като добавите всички опции към списъка, щракнете в диалоговия прозорец Свойства за контрол на съдържаниетобутон OK. Диалоговият прозорец ще се затвори. Падащият списък е готов!

Как работи той? Когато щракнете върху такъв елемент в документ, се появява списък. Избирате подходящата опция от него и тази стойност се показва на мястото на полето. Избирането на готови опции е порядък по-бързо от въвеждането на нещо или дори изтриването му. Ако внезапно откриете напълно казуистична картина и сред празните места няма подходящо описание, изберете опцията „празно“ (интервал). Отдясно на полето въведете каквото желаете - затова ви трябва опцията, състояща се от един интервал.

Контролен елемент Комбинирана кутияработи почти по същия начин, но с една разлика - елементите на списъка могат да се редактират директно в полето. Кой от двата контрола отговаря най-добре на вашата задача зависи от ситуацията.

Електронните таблици на Excel също предоставят нещо подобно. Само там е по-лесно да създавате клетки с избор на една от възможните стойности, използвайки валидиране на данни - необходими инструментиразположен на раздела Даннив група Работа с данни. Използвайки контроли в шаблона на документа, ние създаваме най-простата форма. Можете обаче да отидете по-далеч. В допълнение към примерните полета, в документи и таблици Microsoft OfficeОсигурени са и други контроли: бутони, квадратчета за отметка, превключватели, ленти за превъртане. Свикнали сме да ги виждаме в диалогови прозорци, но такива елементи могат да бъдат вградени директно в документа.

Смисълът на работата с формуляр е, че се поставят отметки, натискат се бутони, може да се въведе нещо в полетата за въвеждане и в резултат на това се формира текстът на документа или съдържанието на таблицата. В такива „автоматизирани документи“ макросите (макрокоманди) обработват действията на потребителя.

Макро- къс проста програманаписан на език Visual Basic за приложения(VBA). IN Microsoft приложенияПоддръжката на Office за този език е вградена от самото начало и има всички необходими инструменти. Например, като начало можете просто да запишете макрос, без да се задълбочавате в него вътрешна организация. Схематично:

1. В раздела Разработчикв група Кодщракнете върху бутона Запишете макрос. Вашите действия с таблицата или документа започват да се проследяват.
2. Веднага в диалоговия прозорец, който се отваря, ще бъдете подканени да дадете име на макроса и да зададете клавишна комбинация, която впоследствие ще стартира този макрос за изпълнение.
3. Следвайте стъпките, които искате да включите в макроса една по една. Приложението на Office ги запомня като последователност от команди, тъй като във VBA всяка операция с текст или таблици съответства на определен код.
4. След като извършите всички необходими операции, натиснете отново бутона Запишете макрос.

Макросът ще бъде записан в шаблона или документа. Сега, ако натиснете клавишната комбинация, която сте посочили в стъпка втора, Excel или Word ще изпълнят този макрос. Програмата автоматично ще повтори всички действия, записани в нея.

Ако е необходимо, съдържанието на макрокомандите може да се преглежда, редактира и допълва в редактора на Visual Basic. Това е задължителна част Microsoft пакетофис. Обикновено макросът, който току-що сте записали, е линейна последователност от команди. При редактиране логическите функции от формата „ако... тогава“, „и“, „или“ и т.н. често се вмъкват в макрокоманди. Изпълнявайки ги, макрокомандата проверява и сравнява стойностите на различни клетки , позицията на контролите и в зависимост от това изгражда по-нататъшно поведение.

Всеки макрос може лесно да бъде свързан с контроли на формуляр, като например щракване върху бутон или избиране на конкретна стойност в списък. Например, когато създавате елемент Button, веднага ще бъдете подканени да му присвоите макро команда. Много хора понякога трябва да вмъкнат „сума с думи“ или „число с думи“ в документи. Сред стандартните инструменти на Office няма такава функция, но задачата се решава лесно с помощта на макрос. Това е едно от любимите упражнения за тези, които започват да учат Visual Basic. В интернет ще намерите хиляди примери за готови макрокоманди, както и подробни анализи как сами да напишете такъв макрос.

Благодарение на формулярите и макросите можете да превърнете електронната таблица в доста интелигентно и елегантно „мини-приложение“. Ще работи на всеки компютър, на който е инсталиран програма Excel. Така например се правят ценоразписи, които клиентът превръща в поръчка, като маркира необходимите артикули. Или, например, формуляр за изчисляване на пластмасови прозорци. Първоначалните данни (списък с части и цени) се съдържат на един от листовете Работни книги на Excel. На друг лист има формуляр. Въвеждаме размерите, избираме броя и вида на крилата, производителя на обкова и маркираме необходимите опции с отметки и ключове. В резултат на това третият лист ще покаже пълната спецификация за поръчката, вече с цени. Човек, който е усвоил работата с VBA, ще прекара само няколко часа в създаването на такава форма.

Инструментите на VBA са проектирани от самото начало да бъдат „програмиране за ежедневни потребители“. Много интересни примерии техники за работа с Word и Excel са дадени на уебсайтовете ladyoffice.ru, www.excel2010.ru, excelexpert.ru и др. И, разбира се, на първо място е полезно да се консултирате с бюрото за помощ Microsoft системаОфис и раздели на официалния уебсайт на Microsoft, посветени на работата с този пакет.

Знаейки какво могат да правят Word и Excel по принцип, можете да предизвикате някого да разработи интелигентни шаблони с лекота и удоволствие. Навсякъде има хора, които искат да се занимават с този тип програмиране. Студентите и всички хора, за които програмирането е хоби, с желание се заемат с разработването на „малка автоматизация“. Добро решение е да озадачавате учениците, които познавате! Те ще получат интересни и в същото време реални теми за реферати по компютърни науки, а вие ще получите полезни инструменти за вашата работа.

През последното десетилетие компютърът се превърна в незаменим инструмент в счетоводството. В същото време приложението му е разнообразно. На първо място, това е, разбира се, използването на счетоводна програма. Към днешна дата са разработени доста софтуер, както специализирани („1C“, „Инфо-счетоводител“, „BEST“ и др.), така и универсални, като Microsoft Office. На работа и в ежедневието често трябва да правите много различни изчисления, да поддържате многоредови таблици с числови и текстова информация, извършване на всякакви изчисления с данните, опции за печат. За решаване на редица икономически и финансови проблеми е препоръчително да се използват многобройните възможности на електронните таблици. В тази връзка нека разгледаме изчислителните функции на MS Excel.

д-р Владимир СЕРОВ, Олга ТИТОВА

Източник: сп. "Счетоводител и компютър" бр.4 2004г

Както всяка друга електронна таблица, MS Excel е предназначен основно за автоматизиране на изчисления, които обикновено се правят на лист хартия или с помощта на калкулатор. На практика в професионалните дейности се срещат доста сложни изчисления. Ето защо ще говорим повече за това как Excel ни помага да автоматизираме тяхното изпълнение.

Във формулите се използват оператори, за да се посочи всяко действие, като добавяне, изваждане и т.н.

Всички оператори са разделени на няколко групи (виж таблицата).

ОПЕРАТОР	ЗНАЧЕНИЕ	ПРИМЕР
АРИТМЕТИЧНИ ОПЕРАТОРИ
+ (знак плюс)	Допълнение	=A1+B2
- (знак минус)	Изваждане Унарен минус	=A1-B2 =-B2
/(наклонена черта)	дивизия	=A1/B2
*(звезда)	Умножение	= A1*B2
% (знак за процент)	Процент	=20%
^ (капак)	степенуване	= 5^3 (5 на 3-та степен)
ОПЕРАТОРИ ЗА СРАВНЕНИЕ
=	Равно на	=АКО(A1=B2;"Да","Не")
>	| Повече ▼	=АКО(A1>B2;A1;B2)
<	По-малко	=АКО(AKV2,B2,A1)
>= <=	По-голямо или равно на По-малко или равно на	=АКО(A1>=B2,A1,B2) =АКО(AK=B2,B2,A1)
<>	Не е равно	=АКО(A1<>B2;"Не е равно")
ТЕКСТОВ ОПЕРАТОР
&(амперсанд)	Комбиниране на последователности от знаци в една поредица от знаци	= "Стойността на клетка B2 е: "&B2
АДРЕСНИ ОПЕРАТОРИ
Диапазон (двоеточие)	Отнася се за всички клетки между и включително границите на диапазона	=SUM(A1:B2)
Конкатенация (точка и запетая)	Връзка за обединяване на клетки от диапазон	=SUM(A1:B2;NW;D4:E5)
Пресечна точка (интервал)	Връзка към клетки с общ диапазон	=CUMM(A1:B2C3D4:E5)

Аритметичните оператори се използват за представяне на основни математически операции с числа. Резултатът от изпълнението аритметична операциявинаги е число. Операторите за сравнение се използват за указване на операции, които сравняват две числа. Резултатът от операция за сравнение е логическата стойност TRUE или FALSE.

Excel използва формули за извършване на изчисления. Използвайки формули, можете например да добавяте, умножавате и сравнявате данни от таблици, т.е. формули трябва да се използват, когато трябва да въведете (автоматично изчислите) изчислена стойност в клетка на лист. Въвеждането на формула започва със символа “=” (знак за равенство). Именно този знак отличава въвеждането на формули от въвеждането на текст или проста числова стойност.

Когато въвеждате формули, можете да използвате обикновени числови и текстови стойности. Спомнете си, че числовите стойности могат да съдържат само числата от 0 до 9 и Специални символи: (плюс, минус, наклонена черта, скоби, точка, запетая, знаци за процент и долар). Текстовите стойности могат да съдържат всякакви знаци. Трябва да се отбележи, че текстовите изрази, използвани във формулите, трябва да са в двойни кавички, например „константа1“. Освен това във формулите можете да използвате препратки към клетки (включително под формата на имена) и множество функции, които са свързани една с друга чрез оператори.

Препратките са адреси на клетки или диапазони от клетки, включени във формула. Препратките към клетките се посочват по обичайния начин, т.е. във формата A1, B1, C1. Например, за да получите сумата от клетки A1 и A2 в клетка A3, е достатъчно да въведете формулата =A1+A2 (фиг. 1).

Когато въвеждате формула, препратките към клетките могат да се въвеждат символ по знак директно от клавиатурата на латиница, но често е много по-лесно да ги посочите с помощта на мишката. Например, за да въведете формулата =A1+B2, трябва да направите следното:

Изберете клетката, в която искате да въведете формулата;

Започнете да въвеждате формулата, като натиснете клавиша “=” (равно);

Кликнете върху клетка A1;

Въведете символа „+“;

Кликнете върху клетка B2;

Завършете въвеждането на формулата, като натиснете клавиша Enter.

Диапазон от клетки представлява определена правоъгълна област на работния лист и се определя еднозначно от адресите на клетки, разположени в противоположните ъгли на диапазона. Разделени с „:“ (двоеточие), тези две координати съставляват адреса на диапазона. Например, за да получите сумата от клетките в диапазона C3:D7, използвайте формулата =SUM(C3:D7).

В специалния случай, когато диапазонът се състои изцяло от няколко колони, например от B до D, адресът му се записва във формата B:D. По същия начин, ако диапазонът се състои изцяло от редове от 6 до 15, тогава той има адрес 6:15. Освен това, когато пишете формули, можете да използвате обединението на няколко диапазона или клетки, като ги разделите със символа „;“. (точка и запетая), например C3:D7; E5; F3: G7.

Редактирането на вече въведена формула може да стане по няколко начина:

Щракнете два пъти с левия бутон на мишката върху клетка, за да коригирате формулата директно в тази клетка;

Изберете клетка и натиснете клавиша F2 (фиг. 2);

Изберете клетка, като преместите курсора в лентата с формули и щракнете с левия бутон на мишката.

В резултат на това програмата ще премине в режим на редактиране, по време на който можете да направите необходимите промени във формулата.

Когато попълвате таблица, обичайно е да задавате формули за изчисление само за „първия“ (начален) ред или „първа“ (начална) колона и да попълвате останалата част от таблицата с формули, като използвате режимите за копиране или попълване. Отличен резултат се получава чрез използване на автоматично копиране на формули с помощта на автоматично попълване.

Нека ви напомним как правилно да внедрите режима на копиране. Възможно е да има различни опции (и проблеми също).

Необходимо е да се има предвид, че при копиране адресите се транспонират. Когато копирате формула от една клетка в друга, Excel реагира по различен начин на формули с относителни и абсолютни препратки. За относителните, Excel транспонира адресите по подразбиране в зависимост от позицията на клетката, в която се копира формулата.

Например, трябва да добавите ред по ред стойностите на колони A и B (фиг. 8) и да поставите резултата в колона C. Ако копирате формулата =A2+B2 от клетка C2 в клетка C3* (и по-надолу C), тогава самият Excel ще преобразува адресите на формулите съответно като =A3+B3 (и т.н.). Но ако трябва да поставите формулата, да речем, от C2 в клетка D4, тогава формулата вече ще изглежда като =B4+C4 (вместо изискваното =A4+B4) и съответно резултатът от изчисленията ще бъде неправилен! С други думи, обърнете специално внимание на процеса на копиране и, ако е необходимо, коригирайте ръчно формулите. Между другото, самото копиране от C2 в C3 става по следния начин:

1) изберете клетка C2, от която трябва да копирате формулата;

2) щракнете върху бутона „Копиране“ в лентата с инструменти или клавишите Ctrl+C или изберете „Редактиране ® Копиране“ от менюто;

3) изберете клетка C3, в която ще копираме формулата;

4) натиснете бутона „Поставяне“ на лентата с инструменти или клавишите Ctrl+V, или през менюто „Редактиране ® Поставяне“ и натиснете Enter.

Нека да разгледаме режима за автоматично довършване. Ако трябва да преместите (копирате) формула в няколко клетки (например в C3:C5) надолу по колона, тогава е по-удобно и по-лесно да направите това: повторете предишната последователност от действия до стъпка 3 на избиране на клетка C3, след това преместете курсора на мишката до началната клетка на диапазона ( C3), натиснете левия бутон на мишката и, без да го пускате, го плъзнете надолу до желаната последна клетка от диапазона. В нашия случай това е клетка C5. След това отпуснете левия бутон на мишката, преместете курсора до бутона „Вмъкване“ на лентата с инструменти и го натиснете, след което Enter. Самият Excel преобразува адресите на формулите в диапазона, който сме избрали, в адресите на съответните редове.

Понякога има нужда да се копира само числовата стойност на клетка (диапазон от клетки). За да направите това, трябва да направите следното:

1) изберете клетката (диапазон), от която искате да копирате данни;

2) щракнете върху бутона „Копиране“ от лентата с инструменти или изберете „Редактиране ® Копиране“ от менюто;

3) изберете клетката (горе вляво на новия диапазон), в която ще бъдат копирани данните;

4) изберете “Редактиране ®” от менюто Специална вложка” и натиснете Enter.

Когато копирате формули, компютърът незабавно извършва изчисления върху тях, като по този начин дава бърз и ясен резултат.

:: Функции в Excel

Функциите в Excel значително улесняват изчисленията и взаимодействието с електронни таблици. Най-често използваната функция е да се сумират стойностите на клетките. Нека припомним, че се нарича SUM, а аргументите са диапазони от числа, които трябва да се сумират.

В таблица често искате да изчислите общата сума за колона или ред. За да направите това, Excel предлага функция за автоматично сумиране, изпълнявана чрез щракване върху бутона (“AutoSum”) в лентата с инструменти.

Ако въведем поредица от числа, поставим курсора под тях и щракнете двукратно върху иконата за автоматично сумиране, числата ще бъдат добавени (фиг. 3).

IN последна версияПрограмата има бутон със списък вдясно от иконата за автоматично сумиране, който ви позволява да извършвате редица често използвани операции вместо сумиране (фиг. 4).

:: Автоматични изчисления

Някои изчисления могат да се правят без изобщо да се въвеждат формули. Нека направим малко лирично отклонение, което може да бъде полезно за много потребители. Както знаете, електронната таблица, благодарение на удобния си интерфейс и изчислителни възможности, може напълно да замени изчисленията с помощта на калкулатор. Практиката обаче показва, че значителна част от хората, които активно използват Excel в дейността си, държат калкулатор на работния плот, за да извършват междинни изчисления.

Наистина, за да извършите операцията по сумиране на две или повече клетки в Excel, за да получите временен резултат, трябва да извършите поне две допълнителни операции - да намерите мястото в текущата таблица, където ще се намира общата сума, и да активирате автоматичното операция сума. И едва след това можете да изберете онези клетки, чиито стойности трябва да бъдат сумирани.

Ето защо, започвайки с Excel 7.0, в електронната таблица беше вградена функция за автоматично изчисление. Сега електронните таблици на Excel имат способността бързо да извършват автоматично някои математически операции.

За да видите резултата от междинното сумиране, просто изберете необходимите клетки. Този резултат се отразява и в лентата на състоянието в долната част на екрана. Ако сумата не се появи там, преместете курсора в лентата на състоянието в долната част на рамката, щракнете с десния бутон и в падащото меню до реда Сума натиснете левия бутон на мишката. Освен това в това меню на лентата на състоянието можете да изберете различни опции за изчислените резултати: сума, средно аритметично, брой елементи или минималната стойност в избрания диапазон.

Например, нека използваме тази функция, за да изчислим сумата от стойности за диапазона B3:B9. Изберете числата в диапазона от клетки B3:B9. Обърнете внимание, че в лентата на състоянието, разположена в долната част на работния прозорец, се появи надпис Sum=X, където X е число, равно на сумата от избраните числа в диапазона (фиг. 5).

Както можете да видите, резултатите от обичайното изчисление с помощта на формулата в клетка B10 и автоматичното изчисление са еднакви.

:: Помощник за функции

В допълнение към функцията за сумиране, Excel ви позволява да обработвате данни с помощта на други функции. Всеки от тях може да бъде въведен директно в лентата с формули с помощта на клавиатурата, но за да се опрости въвеждането и да се намали броят на грешките, Excel има „Съветник за функции“ (фиг. 6).

Можете да извикате диалоговия прозорец "Wizards", като използвате командата "Insert® Function", клавишната комбинация Shift+F3 или бутона на стандартната лента с инструменти.

Първият диалогов прозорец на „Съветника за функции“ е организиран тематично. След като изберете категория, в долния прозорец ще видим списък с имена на функции, съдържащи се в тази група. Например, можете да намерите функцията SUM() в групата „Математическа“, а в групата „Дата и час“ има функциите DAY(), MONTH(), YEAR(), TODAY().

Освен това, за да ускори избора на функции, Excel „запомня“ имената на 10-те най-скоро използвани функции в съответната група. Моля, обърнете внимание, че в долната част на прозореца се показва кратка справка за предназначението на функцията и нейните аргументи. Ако щракнете върху бутона Помощ в долната част на диалоговия прозорец, Excel отваря секцията Помощ.

Да приемем, че е необходимо да се изчисли амортизацията на имуществото. В този случай трябва да въведете думата „амортизация“ в областта за търсене на функции. Програмата ще избере всички функции за амортизация (фиг. 7).

След попълване на съответните полета на функцията ще се изчисли амортизацията на имота.

Често трябва да добавяте числа, които отговарят на някакво условие. В този случай трябва да използвате функцията SUMIF. Нека да разгледаме конкретен пример. Да приемем, че трябва да изчислите размера на комисионната, ако стойността на имота надвишава 75 000 рубли. За целта използваме данните от таблицата на зависимостта на комисионните от стойността на имота (фиг. 8).

Нашите действия в този случай са следните. Поставете курсора в клетка B6, използвайте бутона, за да стартирате „Съветник за функции“, в категорията „Математически“ изберете функцията SUMIF, задайте параметрите, както на фиг. 9.

Моля, обърнете внимание, че избираме диапазона от клетки A2:A6 (стойност на свойството) като диапазон за проверка на условието и B2:B6 (комисионни) като диапазон на сумиране и условието изглежда (>75000). Резултатът от нашето изчисление ще бъде 27 000 рубли.

:: Нека дадем име на клетката

За по-лесна употреба Excel има способността да присвоява имена на отделни клетки или диапазони, които след това могат да се използват във формули точно като обикновени адреси. За да наименувате бързо клетка, изберете я, позиционирайте показалеца в полето за име от лявата страна на лентата с формули, щракнете и въведете име.

Когато присвоявате имена, трябва да запомните, че те могат да се състоят от букви (включително руската азбука), цифри, точки и долни черти. Първият знак в името трябва да е буква или долна черта. Имената не могат да изглеждат по същия начин като препратките към клетки, като например Z$100 или R1C1. Едно име може да съдържа повече от една дума, но не се допускат интервали. Долни черти и точки могат да се използват като разделители на думи, например Sales_Tax или First.Quarter. Името може да съдържа до 255 знака. В този случай главните и малките букви се възприемат еднакво.

За да вмъкнете име във формула, можете да използвате командата „Вмъкване ® Име ® Вмъкване“, като изберете желаното име в списъка с имена.

Полезно е да запомните, че имената в Excel се използват като абсолютни препратки, тоест те са вид абсолютно адресиране, което е удобно при копиране на формули.

Имената в Excel могат да се дефинират не само за отделни клетки, но и за диапазони (включително несъседни). За да зададете име, просто маркирайте диапазона и след това въведете името в полето за име. Освен това, за да посочите имената на диапазони, съдържащи заглавки, е удобно да използвате специалната команда „Създаване“ в менюто „Вмъкване ® Име“.

За да изтриете име, изберете го в списъка и щракнете върху бутона „Изтриване“.

Когато създавате формула, която препраща към данни от работен лист, можете да използвате заглавия на редове и колони, за да идентифицирате данните. Например, ако присвоите стойностите на колоната името на името на колоната (фиг. 10),

след това, за да изчислите общата сума за колоната „Комисионна“, използвайте формулата =SUM(Комисионна) (фиг. 11).

:: Допълнителни функции Excel – Шаблони

MS Excel включва набор от шаблони - Excel таблици, които са предназначени за анализ на икономическата дейност на предприятието, изготвяне на фактури, работни поръчки и дори за отчитане на личен бюджет. Те могат да се използват за автоматизиране на решения на често срещани проблеми. По този начин можете да създавате документи на базата на шаблоните „Авансов отчет“, „Фактура“, „Поръчка“, които съдържат формуляри на документи, използвани в стопанската дейност. Тези форми са по свой начин външен види при разпечатване не се различават от стандартните, като единственото, което трябва да направите, за да получите документа е да попълните полетата му.

За да създадете документ въз основа на шаблон, изпълнете командата „Създаване“ от менюто „Файл“, след което изберете необходимия шаблон в раздела „Решения“ (фиг. 12).

Шаблоните се копират на диск по време на нормална инсталация на Excel. Ако шаблоните не се показват в диалоговия прозорец Нов документ, стартирайте инсталатора на Excel и инсталирайте шаблоните. За подробна информация относно инсталирането на шаблони вижте темата „Инсталиране на компоненти на Microsoft Office“ в помощта на Excel.

Например, за да създадете редица финансови документи, изберете шаблона „Финансови шаблони“ (фиг. 13).

Тази група от шаблони съдържа формуляри за следните документи:

Сертификат за пътуване;
. предварителен отчет;
. платежно нареждане;
. фактура;
. фактура;
. пълномощно;
. входящи и изходящи поръчки;
. плащания за телефон и електричество.

Изберете формуляра, който трябва да попълните, след което въведете всички необходими данни и го отпечатайте. Ако желаете, документът може да бъде запазен като обикновена таблица на Excel.

Excel позволява на потребителя сам да създава шаблони на документи, както и да редактира съществуващи.

Формулярите на документи обаче може да се променят с времето и тогава съществуващият шаблон ще стане неизползваем. Освен това в шаблоните, които идват с Excel, би било добра идея да въведете предварително такава постоянна информация като информация за вашата организация и мениджър. И накрая, може да се наложи да създадете свой собствен шаблон: например отделът за планиране най-вероятно ще се нуждае от шаблони за изготвяне на оценки и изчисления, а счетоводният отдел най-вероятно ще се нуждае от формуляр за фактура с логото на вашата организация.

За такива случаи в Excel, както и в много други програми, които работят с електронни документи, е възможно да създавате и редактирате шаблони за често използвани документи. Шаблонът на Excel е специална работна книга, която можете да използвате като шаблон за създаване на други работни книги от същия тип. За разлика от обикновената работна книга на Excel, която има разширение *.xls, файлът на шаблона има разширение *.xlt.

Когато създавате документ въз основа на шаблон, Excel автоматично създава негово работно копие с разширение *.xls, като добавя сериен номер в края на името на документа. Оригиналният шаблон остава непокътнат и може да бъде използван повторно впоследствие.

За да въведете автоматично датата, можете да използвате следния метод: въведете функцията ДНЕС в клетката за дата, след което тя ще покаже съответно текущия ден от месеца, месеца и годината.

Разбира се, можете да използвате всички разглеждани действия върху шаблони, когато работите с обикновени работни книги на Excel.

Excel използва макроси за автоматизиране на отнемащи време или повтарящи се задачи. Макрое поредица от команди и действия, съхранени под едно име. Макросът може да бъде създаден по два начина: 1) автоматично записване на действията; 2) разработете процедура в редактора на VBA.

Можете да запишете макрос с абсолютни връзки и с относителни връзки. Макрос с относителни препратки се изпълнява, като се започне от клетката, която е била текущата клетка преди макросът да започне да се изпълнява. Макрос с абсолютни препратки се изпълнява в същите клетки, които са били използвани при записването на макроса.

За да работите с макроси и контроли, използвайте отметката Разработчик(фиг. 7.1). Ако няма такава отметка на лентата с инструменти, трябва да я активирате, както следва:

Натиснете бутона Office, щракнете върху бутона ;

Квадратче за отметка Показване на раздела Разработчик на лентата.

Записвайтемакросът стартира след натискане на бутона Запишете макрос.Методът на запис се определя от състоянието на бутона Относителни връзки. Ако бутонът е включен, ще бъде записан макрос с относителни връзки, ако е изключен, ще бъде записан макрос с абсолютни връзки.

Ориз. 7.1. Отметка Разработчикколани за инструменти

производителностМакрос може да бъде присвоен на клавишна комбинация, бутон в лента с инструменти, контрола на формуляр или графичен обект в работен лист.

Премахванев диалоговия прозорец се създава макрос Макроси, който се отваря с бутон Макросивърху отметката Разработчик.Трябва да изберете желания макрос от списъка и да натиснете бутона Изтрий. В същия диалогов прозорец можете да стартирате избрания макрос за изпълнение, освен ако не е указан друг метод за изпълнение на макроса.

Excel използва контроли на формуляри и ActiveX контроли за автоматизиране на попълването на шаблони. Контролен елементе графичен обект, който позволява на потребителя да контролира приложението. За да създадете контрола, трябва да разгънете бутона Поставете(фиг. 7.1), изберете желания елемент и го разтегнете с мишката до желания размер на желаното място в работния лист. Когато контролата е избрана, с помощта на бутона Имотивърху отметката Разработчикможете да промените параметрите му (фиг. 7.6), например да го свържете към произволна клетка на листа.

Ориз. 7.2. Контроли на формуляра

1. Група - рамка, която се използва за групиране на радио бутони.

2. Бутон - служи за изпълнение на зададения му макрос.

3. Кутия за отметка - ако е поставена отметка, стойността TRUE се показва в свързаната с нея клетка, ако не е отметната - FALSE.

4. Превключвател - винаги се използва в група. Когато радио бутоните са групирани, само един от тях може да бъде маркиран. След това в клетката, свързана с тази група превключватели, се показва серийният номер на избрания превключвател.

5. Списък (a) и Combo Box (b) - показва списък със стойности, които първо трябва да бъдат въведени в клетките, и след това посочете обхвата на тези клетки в параметрите на контролата. Номерът на стойността, избрана в списъка, се поставя в клетката, свързана със списъка.

6. Лента за превъртане (a) и Брояч (b) - промяна на стойността на клетката, свързана с тях. В параметрите на контролата можете да зададете диапазона и стъпката на промяна на тази стойност.

Пример 7.1.Напишете макрос, наречен "First_day_of_month", който, започвайки от текущата клетка, показва датите на първите дни от шестте месеца, следващи текущия, и ги форматира така, че името на месеца да се показва като дума, ляво подравняване , цвят на текста - син, шрифт - Courier New bold. Задайте изпълнението на макроса на автофигура.

Производителност:

1. Натиснете бутона Запишете макросвърху отметката Разработчик.

2. В диалоговия прозорец, който се отваря, задайте името на макроса - Първи_ден_от_месеца, можете да зададете клавишната комбинация и след това да щракнете върху OK. Това ще включи записа и бутона Запишете макросще се преобразува в бутон Спрете записа(фиг. 7.3).

Ориз. 7.3. Изглед на фрагмент от отметка Разработчикдокато записвате макрос

4. Изпълнете действията, които макросът трябва да извърши:

В текущата клетка въведете формула, която ще върне датата на първия ден от месеца, следващ текущия (текущата дата е 05/15/06): =DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY( ))+1,1)

Изберете 6 клетки, като започнете с въведената формула, разгънете бутона Напълнетевърху отметката У домаи изберете отбор Прогресия...;

В диалоговия прозорец, който се отваря, посочете Тип à Дати, Единици à Месец.

Отворен диалог Формат на клетка...;

На отметката Номерзадайте формата ДД ММММ ГГГГ в раздела Подравняванеà хоризонтално по протежение на левия край, на раздела Шрифтà шрифт - Courier New bold, цвят - син.

5. Натиснете бутона Спрете записа(фиг. 7.3).

6. Начертайте някаква автофигура върху работния лист, като я изберете в раздела Поставете. В контекстното меню на автоматичната форма изберете командата Задайте макрос. В диалоговия прозорец, който се отваря, посочете макроса „First_day of the months“ и щракнете върху OK.

Ориз. 7.4. Резултат от изпълнението на макроса „First_day of the months“

7. Направете всяка клетка текуща и проверете работата на макроса, като щракнете върху автоформата (Фиг. 7.4).

Пример 7.2.Създайте формуляр за поръчка (фиг. 7.5), в който името на работата се показва в клетка B2 с помощта на списък, а броят на часовете в клетка B3 се попълва с помощта на лента за превъртане.

Ориз. 7.5. Създаване на формуляр с контроли на формуляра.

Производителност:

1. Попълнете клетките с данни, както е показано на фиг. 7.5, с изключение на клетки B2, B3, E1.
2. Начертайте списък (фиг. 7.2, 5-a) и лента за превъртане (фиг. 7.2, 6-a).
3. Променете параметрите на създадените контроли (фиг. 7.6). Тъй като лентата за превъртане е свързана с клетка B3, щракването на мишката върху стрелката на лентата за превъртане ще промени стойността на клетката с една стъпка - 1. Списъкът е свързан с клетка E1, следователно, когато изберете стойността „Варосване на тавана“ в клетката ще се покаже поредният номер на тази стойност в списъка - 3.

Ориз. 7.6. Опции за лента за превъртане (вляво) и списък (вдясно).

1. За да изведете името на заданието в B2, а не неговия номер, трябва да използвате функцията VLOOKUP, която в зависимост от избрания номер на заданието от списъка в клетка E1 ще върне съответната стойност от втората колона на таблица E2:F5. Така формулата в B2 ще бъде както следва: =VLOOKUP(E1;E2:F5;2).

Коментирайте . Можете да създадете лента за превъртане и списък с помощта на ActiveX контроли и след това да промените техните свойства, както е показано на фигурата:

Лабораторна работа № 7

Цел на работата:Научете се да създавате и използвате макроси и контроли за формуляри на работни листове, за да автоматизирате работата в Excel.

Задачи:

азЗаписвайте макроси:

1. С относителни връзки. Макросът трябва да показва имената на месеците в колона, започваща от текущата клетка, със следното форматиране:

Цветът на символите е червен,

Рамкирането на клетките е тънка линия,

Текстът е подравнен към центъра,

Външната рамка на колоната е дебела линия.

В кутията с инструменти Формиизберете елемент Бутон, начертайте го на работния лист, наименувайте го МЕСЕЦИ и присвоете създадения макрос.

1. С абсолютни връзки. Макросът трябва да изчисти целия работен лист. Начертайте произволна автофигура в работния лист и задайте създадения макрос.

3. Въведете произволна дата във всяка клетка. Макросът трябва, започвайки от въведената дата, да попълни 10 клетки с дати в работни дни, да изчисти 10 клетки от две съседни колони и да ги форматира, както е показано на фигурата. Начертайте произволна автофигура в работния лист и задайте създадения макрос.

II.Създайте шаблон за попълване на формуляр за поръчка на самолетен билет с контроли на формуляра:

1. Попълнете клетките с данни, с изключение на клетки C2:C4, C6 и C13, и вмъкнете контроли на формуляра:

2. Променете свойствата на контролите:

2.1. За комбинирани кутииотпечатването е деактивирано, обемното засенчване е разрешено, списъкът се формира по диапазон I3:I7, резултатът се поставя в клетката G3, т.е. номерът на елемента, който е избран в списъка, се поставя в тази клетка.

2.2. За броячотпечатването е деактивирано, обемното засенчване е разрешено, диапазонът е от 1 до 10 на стъпки от 1, резултатът се поставя в клетка C6.

2.3. За превключвателипечатането и обемното оцветяване са активирани, резултатът се поставя в клетката G4. Превключвателите са комбинирани в кадър.

2.4. За бутониПечатът е деактивиран.

3. В клетки C2:C4напишете формули (с помощта на функцията VLOOKUP), които показват града, часа на заминаване и цената на билета в зависимост от избраната стойност на списъка.

4. В клетка C13напишете формула за изчисляване на сумата за плащане в зависимост от броя на билетите и вида на билета (за билети с намаление - 30% отстъпка).

5. Премахнете защитата от клетките, към които са свързани контролите.

6. Скриване на формули.

7. Скриване на колони, съдържащи спомагателни данни.

8. Създайте и присвоете на бутона " Тюлен» макрос, който задава пейзажното оформление и размера на хартията A5 и показва шаблона в режим на преглед.

Сигурни въпроси към темата

1. По какви начини можете да автоматизирате попълването на шаблон?

3. Наименувайте контролите и тяхното предназначение.

4. Как да създам контрола в работен лист и да променя настройките му?

5. Назовете начини за изпълнение на макрос.

Литература

1. Microsoft Office 2007: всички програми в пакета: Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook, OneNote, InfoPath, Groove / Тихомиров A. N. [и др.]. - Санкт Петербург: Наука и технологии, 2009. - 599 с.

2. Microsoft Office Excel 2007: [Руска версия: превод от английски] / Къртис Д. Фрай. - Москва: EKOM, 2009. - 479 с.

3. Excel 2007 за мениджъри и икономисти: изчисления за логистика, производство и оптимизация / Александър Трусов. - Санкт Петербург: Peter: Peter Press, 2009. – 254 с.

4. Графики, изчисления и анализ на данни в Excel 2007 / Serogodsky V.V [et al.]. - Санкт Петербург: Наука и технологии, 2009. - 333 с.

5. Функции в Excel 2007: ръководство за потребителя / Минко А. А. - Москва: Ексмо, 2008. - 480 с.

6. Икономическа информатика / ред. П.В. Конюховски и Д.Н. Колесова. – Санкт Петербург: Питър, 2001. – 560 с.

7. Гарнаев А.Ю. Excel, VBA, Интернет в икономиката и финансите. – Санкт Петербург: BHV–Петербург, 2001. – 816 с.

8. Додж М., Кината К., Стинсън К. Ефективна работас Excel 7.0: прев. от английски – Санкт Петербург: Питър, 1996. – 1031 с.

9. Обработка и анализ на икономическа информация в Microsoft Excel: Наръчник за студенти от икономически специалности / Д.П. Подкопаев, В.И. Яшкин. – Мн.: Издателство на БСУ, 2001. – 50 с.

10. Бизнес анализ с помощта на Microsoft Excel / Karlberg Conrad. – 2-ро изд. – М.: Уилямс, 2003. – 446 с.

11. Използване на макроси в Excel / С. Роман. – 2-ро изд. – Санкт Петербург: Питър, 2004. – 507 с.

12. Goetz K., Gilbert M. Програмиране във Visual Basic и VBA. Ръководство за разработчици: преведено от английски. – К.: BHV Publishing Group, 2001. – 912 с.

Отзиви за майсторски класове и обучения

Личният график на уроците е просто божи дар!

Добър ден, Дмитрий! Много ми хареса вашата програма. Хареса ми съдържанието (бяха разгледани доста ситуации), организацията (личният график на уроците е просто божи дар!), Презентацията (всичко е много ясно и разбираемо).

Особено ми харесваше, когато решавахте задачи на живо, винаги моля учителите да мислят на глас, защото така идва логиката на разсъжденията, логиката на търсене и решаване на проблеми.

Сега, като в детско стихотворение:

как се пише добре

няма нужда да досаждате на приятеля си,

няма нужда да се обаждате

няма нужда да чакате

Или можете да го вземете и да го напишете! (улеснява работата за вас)

Благодаря много!

Татяна Богославскаяотносно практическото обучение

През февруари 2013 г. вече участвах в уебинар (блок „Практик“ и „Специалист“), воден от Дмитрий.

Обучението през ноември 2013 е вече второто ми обучение. Ще има възможност и интересна тема - определено ще се опитам да участвам в следващите уебинари, защото... те са наистина информативни, интересни и най-важното е, че в края им има възвръщаемост под формата на висококачествени резултати в работата.

Няма да продължа с мисли, само конкретика:

1. Достъпни;

2. Ясно обяснение на материала с примери от практиката;

3. Бързи и квалифицирани отговори на въпроси, възникнали по време на обучението, във форума и по имейл;

4. За поддържане на „форма“ и консолидиране на умения, силно препоръчвам подобни уебинари и майсторски класове, където Дмитрий преподава.

Андрей Аганин за практическото обучение

Много ще се радвам да посетя още едно обучение.

Добър ден, Дмитрий!

Благодаря за обучението! Аз съм един от тримата ваши ученици, които изпълниха всичките ви задачи. Беше много интересно и вълнуващо. Някои задачи се оказаха прости, а други много трудни - това беше много полезен опит. Начинът на представяне на материала се оказа необичаен - беше изпратено видео, в което беше подчертано основното в задачата, поради. това, времето беше спестено - можете да учите, когато имате време. От друга страна, липсваше живо общуване, по време на което да се задават въпроси. Много ще се радвам да посетя друго обучение. Вашият стил на преподаване е да обяснявате сложните неща много просто и ясно, което помага много за усвояването на материала.

Сергей Борзенковотносно практическото обучение

Нашата група беше единодушна)

Вчера, 20 ноември 2012 г., се проведе първият уебинар (надявам се не последният), проведен от Дмитрий.

Малко за моите впечатления.

1. Още докато изучавах неговите безплатни видео уроци, много ми хареса начина му на представяне на материала. От моя собствен опит знам, че да имаш знания по всеки въпрос и способността да обясняваш на другите са ДВЕ огромни разлики.

За щастие, Дмитрий има както богат опит, така и преподавателски наклонности. Обяснява всичко по достъпен и разбираем начин.

2. По време на уебинара той обясни какъв резултат е необходим и написа макрос от нулата, като даде обяснения за тази или онази команда. Отговори на въпроси, дошли от „студенти“. Бих искал веднага да отбележа, че имаше малко въпроси.

За да автоматизирате повтарящи се задачи в Microsoft Excel, можете бързо да запишете макрос. Да приемем, че имате дати в различни формати и искате да приложите един и същ формат към всички тях. Това може да стане с помощта на макрос. Можете да запишете макрос, който прилага желания формат, и след това да го стартирате, когато е необходимо.

Когато записвате макрос, се записват всички действия, описани в кода на Visual Basic за приложения (VBA). Тези действия могат да включват въвеждане на текст или числа, щракване върху клетки или команди на лентата или менюто, форматиране на клетки, редове или колони и импортиране на данни от външен източник, например Microsoft Access. Визуално приложение Basic (VBA) е подгрупа на мощния език за програмиране Visual Basic, който е включен в повечето приложения на Office. Въпреки че VBA предоставя възможност за автоматизиране на процеси между приложения на Office, не е необходимо да знаете VBA код или софтуерно програмиране, ако имате нужда от това.

Важно е да знаете, че когато записвате макрос, почти всичко, което правите, се записва. Така че, ако направите грешка, като например натискане на грешен бутон, макрорекордерът ще запише това действие. В този случай можете да напишете цялата последователност отново или да промените VBA кода. Ето защо, преди да запишете процеса, трябва да го отработите добре. Колкото по-точно записвате последователността, толкова по-ефективно ще работи макросът.

Разработчик, който е скрит по подразбиране, така че първо трябва да го активирате. За повече информация вижте Показване на раздела Разработчик.

Запишете макрос

В раздела Разработчиккликване Макросиза преглед на макросите, свързани с работната книга. Като алтернатива можете да натискате клавишите ALT+F8. Това ще отвори диалогов прозорец Макро.

Внимание:

		Научете за настройките за защита на макроси и тяхното значение.
	Могат да се изпълняват макроси различни начини, например с помощта на клавишна комбинация, графичен обект, панел бърз достъп, бутони или дори при отваряне на книга.
	Можете да използвате редактора на Visual Basic, за да редактирате макроси, които са прикачени към работна книга.
	присвояване на макрос. В полето Задайте макрос
	Научете как да активирате или деактивирате макроси във файлове на Office.
	Натиснете клавишите ALT+F11.

Работа със записан код в редактора на Visual Basic (VBE)

С редактора на Visual Basic (VBE) можете да добавяте свои собствени променливи, контролни структури и други елементи към записания код, който записващото устройство на макроси не поддържа. Тъй като записващото устройство за макроси улавя почти всяка стъпка, извършена по време на запис, може също да се наложи да премахнете ненужния код. Преглед на записания код - страхотен начиннаучете се да програмирате на VBA или усъвършенствайте уменията си.

Пример за промяна на записания код може да бъде намерен в статията Първи стъпки с VBA в Excel.

Запишете макрос

Преди да записвате макроси е полезно да знаете следното:

Макрос, написан да работи с диапазон на Excel, ще се изпълнява само върху клетки в този диапазон. Така че, ако добавите към гамата нова линия, макросът няма да се приложи към него.

Ако трябва да запишете дълга последователност от задачи, препоръчваме вместо това да използвате няколко по-малки макроса.

Макросът може също да съдържа задачи, различни от Excel. Един макро процес може да покрива други Офис приложенияи други програми, които поддържат Visual Basic за приложения (VBA). Например, можете да запишете макрос, който първо актуализира таблица в Excel и след това отваря Outlook, за да я изпрати по имейл.

Макросите и инструментите за VBA се намират в раздела Разработчик, който е скрит по подразбиране, така че първо трябва да го активирате.

Отидете в секцията с настройки _gt_ Excel... лента с инструменти _gt_ лента _amp_.

За да запишете макрос, следвайте инструкциите по-долу.

Работа с макроси, записани в Excel

В раздела Разработчиккликване Макросиза преглед на макросите, свързани с работната книга. Това ще отвори диалогов прозорец Макро.

Забележка:Макросите не могат да бъдат отменени. Преди да стартирате записан макрос за първи път, запишете или създайте копие на работната книга, за да предотвратите нежелани промени. Ако не сте доволни от резултатите на макроса, можете да затворите работната книга, без да я записвате.

По-долу са Допълнителна информацияотносно работата с макроси в Excel.

		Научете как да активирате или деактивирате макроси в Excel за Mac.
	За да спестите време при често повтарящи се задачи, можете да запишете съответната последователност от действия като макрос. Научете как да създавате и изпълнявате макроси.
	Ако работна книга съдържа VBA макрос, който искате да използвате другаде, можете да копирате модула в друга работна книга с помощта на Microsoft Visual Basic Editor.
Присвояване на макрос на обект, форма или графичен елемент	В работен лист щракнете с десния бутон върху обекта, картината, формата или елемента, на който искате да присвоите съществуващ макрос, и след това изберете присвояване на макрос. В полето Задайте макросизберете макроса, който искате да зададете.
	Можете да присвоите макрос на икона и да го добавите към лентата с инструменти за бърз достъп или лентата.
	Можете да присвоявате макроси на формуляри и ActiveX контролина лист.
Отваряне на редактора на Visual Basic	В раздела Разработчиккликване Visual Basicили изберете Обслужване > Макро > Редактор на Visual Basic.
	Научете как да намерите помощ за елементи на Visual Basic.

Допълнителна информация

Винаги можете да зададете въпрос на специалист от Excel Tech Community, да поискате помощ в общността на Answers и също да предложите нова функцияили подобрение на уебсайта