Създайте източник на данни за циркулярни документи в Word. Използване на Excel като източник на данни за процеса на сливане Създайте източник на данни в Word

Наскоро видях дива снимка в една организация :)

Компанията се преместваше в нова сграда - от Московска област в Москва. Съответно говорим за промяна на съществените условия на трудовия договор за всички служители. По ред служителите трябва да бъдат уведомени срещу подпис за предстоящото преместване, след което с всички да се сключат допълнителни споразумения към трудовите им договори. В организацията работят около 1,5 хиляди души, отделът по човешки ресурси трябва спешно да подготви документи.

Какво се случва след това?
Ръководителят на отдел "Човешки ресурси" изпраща искане до отдела информационни технологииза подобряване на системата за персонал: необходимо е да се създаде печатни форми- уведомление и допълнително споразумение. От ИТ отговарят, че такова подобрение ще струва толкова хиляди евро, като разходите не са включени в бюджета и между другото изпълнението е възможно не по-рано от два месеца.

Отправяйки ругатни към ИТ отдела, HR служителите ходят на работа през уикендите, оставяйки малки деца вкъщи. Безсмъртен трудов подвиг: 3000 документа са създадени за два дни! Името и паспортните данни на всеки служител бяха добавени ръчно към шаблона и така 3000 пъти!

Ще могат ли да си простят, че са си губили времето толкова посредствено, когато разберат, че използват Обединяване на пощашаблон в Word с Excel таблица, съдържаща лични данни, това може да стане за около двадесет минути :)

СТЪПКА 1. Създайте шаблон на документ в Word.

Данните, които ще се променят, са маркирани в червено: фамилия, собствено име, бащино име, номер, дата на трудовия договор, длъжност, отдел и окончания в думите уважени и получени в зависимост от пола.

СТЪПКА 2. Създайте източник на данни в Excel.

След като настроим Merge, програмата ще замени данни от източника в шаблона. Всеки ред е отделен документ.

СТЪПКА 3. Върнете се към шаблона на документа, който създадохме в Word. Трябва да работим с раздела „Изпращания“, проучете го внимателно.

Щракнете върху бутона „Избор на получатели“, изберете опцията „Използване на съществуващ списък“ и отворете източника на данни (файл в Excel с информация за служителите).

В следващия прозорец изберете файловия лист, който съдържа необходимите данни.

СТЪПКА 4. Поставете курсора на мястото в текста на шаблона, където искате да вмъкнете данни от източника, щракнете върху бутона „Вмъкване на поле за обединяване“ и изберете желаното поле.

Ето как изглежда моят шаблон, след като всички полета за сливане са вмъкнати:

СТЪПКА 5. Създайте правила, които променят окончанията на думите „скъпи“ и „получени“ в зависимост от пола на служителя.

Поставете курсора след края на думата. Щракнете върху бутона „Правила“ и изберете „АКО...ТОГДА...ИНАЧЕ“ от падащия списък.

Записваме правилото: ако полът е женски - то..., в противен случай...

СТЪПКА 6. Форматирайте датите.

Ако сте използвали Mailings (Merge) преди, вероятно сте се сблъсквали с факта, че датите, прехвърлени от Excel, изглеждат напълно различно в Word. Например, вместо 06/19/2012 най-вероятно ще видите 6/19/2012; този резултат едва ли ще ви устройва.

Яжте различни начиниЗа да разрешим този проблем, нека използваме най-простия и удобен.

Нека натиснете клавишната комбинация Alt+F9, сега можем да видим кодовете на полетата за сливане.

Вътре в кода на полето Contract_Date поставяме обратна наклонена черта преди затварящата фигурна скоба и след нея ключ за форматиране:
( MERGEFIELD „Дата_на_договора“ \@ "ДД.ММ.ГГГГ" }
@ - обозначение на дата, "ДД.ММ.ГГГГ" - ключ за формат на дата на формуляра 19.06.2012 .
Можете да използвате всеки друг формат. Например, така че датата да изглежда така 19 юни 2012 г, използвайте ключа \@ "ДД ММММ ГГГГ".

За да излезете от режима за редактиране на код, натиснете отново Alt+F9.

СТЪПКА 7. Щракнете върху бутона „Преглед на резултатите“, за да проверите какво се е случило.

СТЪПКА 8. Редактиране на списъка на служителите.

Като щракнете върху бутона „Редактиране на списък с получатели“, можете да изключите отделни записи от списъка, да проверите за дубликати, да зададете сортиране или филтри.

Трябва да обърнете специално внимание на сортирането, за да не се налага да губите време за сортиране на документи, след като бъдат отпечатани. Най-удобно е да сортирате по имена на служители или имена на отдели.

СТЪПКА 8. Завършете сливането.

Щракнете върху бутона „Намиране и обединяване“. Ако изберете опцията Печат на документи, документите ще бъдат изпратени директно на принтера. Ако трябва да прегледате документи и да направите редакции преди отпечатване, изберете „Редактиране на отделни документи“.

Отделно Word файлс резултатите от сливането.

Готов! Насладете се на времето, което спестявате!

АКТУАЛИЗАЦИЯ в отговор на коментар алексей_лао :
С помощта на прост макрос можете да запишете всеки документ като отделен файл.

Ние запазваме нашия шаблон като файл с разширение .docm (Word файл с поддръжка на макроси).

Натиснете клавишната комбинация Alt+F8 (извикване на Macro прозореца).

В прозореца, който се отваря, задайте „Име“ на макроса (например SaveFiles) и изберете нашия файл с шаблона в падащия списък „Макроси от“ (предпочитам да създавам макроси директно във файла, така че работи дори когато файлът е отворен на друг компютър). Кликнете върху бутона "Създаване".

На мястото, където курсорът мига, напишете кода на макроса:

Dim DocNum като цяло число
За DocNum = 1 Към ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
С ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Вярно
С .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Край с
.Execute Pause:=False
Край с
С ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Близо
Край с

Вместо C://Test/ въведете адреса на папката, в която искате да запишете документите.
Затваряме прозореца на редактора на Visial Basic и се връщаме към нашия документ с шаблона.

Натиснете отново Alt+F8, изберете макроса SaveFiles от списъка и щракнете върху бутона "Изпълни".

Докато компютърът създава и записва всеки документ на свой ред, можете да изпиете чаша кафе и бисквитка. Или се приберете вкъщи да спите, ако има повече от няколкостотин документа :)

______________

Тук можете да изтеглите файлове с примери:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Експериментирайте!

Сега ще разгледаме примерна реализация за това как можете да изпълнявате сливане Word данни с данни Microsoft SQL Server,в този случай този процес ще бъде автоматизиран със средства VBA Access 2003.

Много хора вероятно вече знаят как да обединяват Word документи, например, с източник Данни от Excelили със същия SQL сървър, но не всеки знае как да автоматизира този процес или да го внедри в някаква програма.

Един ден бях изправен пред задачата да автоматизирам обединяването на определен шаблон на Word с данни, намиращи се на SQL сървър, и всичко това трябваше да бъде имплементирано в програма, разработена в Access 2003 (ADP проект). И днес ще покажа пример за решаване на този проблем.

Изходни данни

И първо, нека да разгледаме първоначалните данни, т.е. това, което имаме.

И така, като клиент, както вече казах, ще имаме ADP проект на Access 2003. Източникът на данни за примера ще бъде SQL Server 2012 Express. Инсталиран на компютъра Microsoft Office 2013 (и Access 2003).

Нека създадем тестова таблица на сървъра и да я попълним с данни ( валиден в тестовата база данни). За да направите това, можете да изпълните следния SQL оператор.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Компютър", 500) МИНЕТЕ ВМЪКНЕТЕ В dbo.TestTable(ProductName, Цена) СТОЙНОСТИ ("Монитор", 400) МИНЕТЕ ВМЪКНЕТЕ В dbo.TestTable(ProductName, Цена) СТОЙНОСТИ ("Телефон", 200) МИНЕТЕ ВМЪКНЕТЕ В dbo. TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Създайте файл за връзка към източника на данни на MS SQL Server

Сега нека създадем файл за връзка (ODC) към нашия източник на данни. Този файл ще действа като вид „ шаблон на файл за връзка“, тъй като впоследствие можем и ще предефинираме както базата данни, така и самата SQL заявка.

За да създадете файл за връзка към SQL сървъра, нека отворим Word и по стандартен начиннека създаваме този файл, т.е. използване на функционалността " Бюлетини». ( Между другото, вече разгледахме пример за създаване на връзка към SQL сървър от Excel в материала - Excel - Свързване и получаване на данни от SQL сървър).

След това в прозореца за избор на източник на данни щракнете върху бутона „ Създавайте».

След това въведете адреса на сървъра и щракнете върху „ По-нататък».

След това избираме базата данни и таблицата за свързване, нека ви напомня отново, това е само шаблон, ние ще заменим всички тези параметри, щракнете върху „ По-нататък».

И накрая, въвеждаме ясно име за файла за връзка и можем веднага да го запазим в директорията, от която се нуждаем, като щракнете върху „ Преглед", по подразбиране се записва в « C:\Users\UserName\Documents\My Data Sources." Щракнете върху " Готов».

Това е всичко, файлът е създаден, можем да затворим Word без запис.

Създаване на шаблон за обединяване на Word

Сега нека подготвим шаблона на Word, т.е. Това е документът, в който ще вмъкнем данни от базата данни на SQL сървъра.

Цялата подготовка се свежда до факта, че трябва да вмъкнем полета за сливане, където имаме нужда. Това става по следния начин. Раздел " Вмъкване -> Експресни блокове -> Поле».

Търси поле МЕРГФИЙЛДи въведете името на полето, което ще съответства на полето в източника на данни ( в моя случай това е ProductName и Price). Щракнете върху " Добре».

Тъй като имам този тестов шаблон, в него практически няма да има текст и ще покажа само две полета, най-вероятно ще имате много текст и много полета за сливане.

Код на VBA Access 2003 за обединяване на Word документ към MS SQL Server източник на данни

Остава само да напишем VBA кода, който ще извърши сливането. Например, нека добавим бутон StartMerge и поле Price към формуляра, за да филтрираме данните. След това в редактора на Visual Basic ще напишем процедура за обединяване, например с името MergeWord, а в манипулатора на събитието на бутона StartMerge ( натискане на бутон) въведете кода за извикване на тази процедура. Целият код ще изглежда така ( Коментирах го). Веднага да уточня, че имам шаблона на Word и ODC файла в директорията D:\Test\.

"Процедура за изпълнение на сливане Private Sub MergeWord(TemplateWord като низ, QuerySQL като низ) "Първи параметър - Път до Word шаблон"Втори параметър - Низ на заявка за база данни При грешка GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "ODC файлов шаблон за връзка с данни PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" Ако TemplateWord<>След това „Създай Word документЗадайте WordDoc = CreateObject("Word.document") Задайте WordDoc = GetObject(TemplateWord) Задайте WordApp = WordDoc.Parent "Създайте връзка към източника на данни (MS SQL Server) "Ние вземаме някои данни от текущата ADP връзка на проекта ConnectString="Доставчик=SQLOLEDB .1; " & _ "Интегрирана сигурност=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Data Source" ") & "; " & _ "Използвайте процедурата за Prepare=1;" & _ "Автоматичен превод=вярно;" & _ "Размер на пакета=4096;" & _ "Използване на криптиране за Data=False;" "Задайте източника на данни WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Направете Word видим WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Започнете сливането с WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument . SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False End With "Close the template without saving WordDoc.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Nothing Set WordApp = Nothing Else MsgBox "Няма шаблон за обединяване", vbCritical, "Грешка" Край Ако Ex1: Изход Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Set WordDoc = Nothing Set WordApp = Nothing Resume Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz(Me.Price, " ")<>"" Тогава Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Извикване на процедурата за сливане Call MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) End Sub

Ние запазваме и проверяваме работата.

След натискане на бутона (StartMerge) ще стартира Word, в който вече са попълнени всички данни и ще има толкова документи, колкото редове има в източника.

Както можете да видите, всичко работи. Това е всичко за мен, надявам се материалът да е бил полезен. Чао!

От статията в предишния брой научихме, че методът на сливане ви позволява да създадете източник на данни с помощта на Word. В тази статия ще разгледаме как може да се получи информация от източника на данни Excel таблици.

Източникът на данни може да се използва във версии на Word 2000/2002/2003/2007, но процесът на създаването му е един и същ за всяка версия на Word. И така, нека опишем алгоритъма за създаване на източник на данни:

1. Отворете Excel.
2. В таблицата, която се показва, в клетка A1 въведете името на първото поле (например страна), в B1 – секунда (напр. индекс) и т.н. (Фиг. 1).

Ориз. 1. Таблица с данни

Използване на масаWord 2000/2002

1. Отворете или създайте основен документ в Word.
2. Сливанебутон ( Диалогов прозорец за сливане).
3. Сливаневъв втората стъпка изберете бутона Вземете данни,и от списъка - Отворен източник на данни(фиг. 2).

Ориз. 2. Падащ списък Отворен източник на данни

1. В нов диалогов прозорец Отваряне на източник на данниот падащия списък Тип файлизберете КнигиГ-ЦАExcel.
2. Отворете избрания файл, като щракнете върху бутона Отворете.
3. В диалоговия прозорец, който се появява MicrosoftExcel(фиг. 3) задайте диапазон или име.

Ориз. 3. Прозорец MicrosoftExcel

Полученият файл Excelе станал, така да се каже, „свързан“ като източник на данни, така че сега можете да вмъкнете полета за сливане в основния документ и също така да обедините източника на данни с основния документ, както е обяснено в предишната статия.

Правило за избор на записи за включване в процеса на сливане с основния документ

Записи, които отговарят на определени определени критерии, могат да бъдат включени в процеса на сливане. Връзките се използват за избор на записи ИЛИ, И.

За да зададете критерии за избор:

1. Отворете основния документ.
2. Изберете от лентата с инструменти Сливанебутон ( Диалогов прозорец за сливане).
3. В диалоговия прозорец Сливанев третата стъпка изберете бутона Избор записи.

В резултат на това ще се появи диалогов прозорец Избор на записи.

1. В раздела Избор на записидиалогов прозорец Избор на записив колоната ПолеОт падащия списък изберете името на полето, върху чиято стойност ще се прилага условието.
2. В колона Операторизберете операция за сравнение.
3. В колона ЗначениеВъведете стойността, с която да сравните.
4. След като зададете всички критерии, затворете прозореца Избор на записичрез натискане на бутона Добре(фиг. 4) .

Ориз. 4. Прозорец Избор на записи

1. В диалоговия прозорец Сливанещракнете върху бутона Обединяванеили на лентата с инструменти СливанеНатисни бутона ( Обединяване в нов документ).

Използване на масаExcel като източник на данни вWord 2003

1. В менюто Обслужванеизберете отбор Писма и пощенски пратки, а след това командата Сливане.
2. В прозореца на задачите, който се отваря сливане,с помощта на бутона Освен това,отидете на третия етап на съветника Избор на получател,след това щракнете върху командата
3. Намерете необходимия файл с електронна таблица на Excel и го отворете, като щракнете двукратно върху него.
4. Уверете се, че първият ред с данни съдържа заглавките на колоните (това са полетата за сливане) (Фигура 5).

Ориз. 5. Прозорец Изберете таблица

Забележка. В прозореца Обединяване на получателиможете да редактирате записите.

1. Преминавайки към четвъртата стъпка, изберете командата
2. В диалоговия прозорец, който се появява Добавете поле за сливане(фиг. 6) изберете поле от списъка, като първо поставите курсора на мишката на мястото в основния документ, където трябва да се намира полето за обединяване.

Ориз. 6. Диалогов прозорец Добавете поле за сливане

Да се ​​ангажират около Избирането на записи за включване в процеса на сливане с основния документ в Word 2003 е необходимо,отивайки на третия етап, изберете командата и в диалоговия прозорец Обединяване на получатели(Фиг. 7) премахнете отметката от полето R за записа, към който не трябва да се изпраща текстът на основния документ.

Ориз. 7. Диалогов прозорец Обединяване на получатели

Използване на масаExcel като източник на данни вWord 2007

1. В раздела Бюлетинв група Сливанеизберете отбор Изберете получатели.
2. Изберете (фиг. 8), намерете необходим файлв диалоговия прозорец Избор на източник на даннии го отвори.

Ориз. 8. Избор на екип Използвайте съществуващ списък

Забележка. След като изберете файл, командите на раздела ще станат активни

1. Кликнете върху Промяна на списъка с полетакогато списъкът се промени.
2. Кликнете върху Вмъкване на поле за сливанеи изберете поле от списъка, като първо поставите курсора на мишката на мястото в основния документ, където трябва да се намира полето за сливане.

Избиране на записи за включване в процеса на циркулярна поща в Word 2007

1. В раздела Бюлетинив група Започнете сливанетоНатиснете Изберете получателии изберете от падащия списък на менюто Използвайте съществуващ списък.
2. Намерете необходимия файл с електронна таблица на Excel и го отворете, като щракнете двукратно върху него.
3. Потвърдете, че първият ред с данни съдържа заглавките на колоните (това са полетата за сливане).
4. В раздела Бюлетинив група Започнете сливанетоизберете Променете списъка с получатели.

5. В диалоговия прозорец Обединяване на получатели (фиг. 9), премахнете отметката от квадратчето R за записа, на който не искате да изпращате текста на основния документ.

Ориз. 9. Прозорец Обединяване на получатели

Основни предимства от използването на Excel като източник на данни за процеса на сливане

1. Спестяване на време, т.к няма нужда да извършвате една и съща работа многократно.

2. Автоматизиране на работния процес чрез създаване на множество копия на шаблон на документ с различни детайли.

3. Удобство и лекота на извършване на работата, която се състои само от три етапа: създаване на основния документ, създаване на източник на данни и директното им обединяване.

Г.А. Серова, проф. RSUH

7 Лекция № 8

Обединяване на документи.

Обединяването на поща се използва, когато трябва да създадете набор от документи, като адресни етикети или писма на бланки, които се изпращат до голям брой клиенти. Всяка буква или стикер съдържа както обща, така и индивидуална информация. Например, писмото трябва да адресира клиента по фамилия. Индивидуалната информация за всяка буква или стикер идва от източник на данни.

Процесът на сливане се състои от няколко общи стъпки.

Настройка на основния документ. Основният документ съдържа текст и графики, които са общи за всички версии на основния документ, като обратен адрес или поздрав на бланка.

Свързване на документ към източник на данни. Източникът на данни е файл, съдържащ информация, която трябва да бъде вмъкната в документа, като имената и адресите на получателите на писмото.

Прецизирайте списъка с получатели или елементи. Microsoft приложение Office Wordсъздава копие на главния документ за всеки елемент или запис от файл с данни.

Добавяне на текстови контейнери (полета за сливане) към документ Когато обединявате, полетата за сливане се попълват с данни от файла с данни.

Преглед и завършване на сливане Можете да прегледате всяко копие, преди да отпечатате целия набор от копия на документ.

Командите на раздела се използват за сливане с поща Бюлетини.

Можете също да обедините, като използвате прозореца на задачите Сливане, което ви позволява да извършите целия процес стъпка по стъпка. За да използвате прозореца на задачите, в група Започнете сливанетона раздела БюлетиниИзбери предмет Започнете сливането, и след това точка Съветник за сливане стъпка по стъпка.

Настройка на основния документ

Стартирайте приложението Word.

По подразбиране се отваря празен документ. Нека остане отворено. Ако го затворите, командите, които трябва да изпълните в следващата стъпка, вече няма да са налични.

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Започнете сливането.

Щракнете върху типа документ, който искате да създадете.

Например, можете да създадете следните типове документи.

Комплект пликовеАдресите за връщане на всички пликове са еднакви, но адресът на получателя е уникален във всеки случай. Изберете предмет Пликовеи на раздела Опции за пликоведиалогов прозорец Опции за пликовеМоля, посочете вашите предпочитания относно размера на плика и форматирането на текста.

Комплект адресни стикериВсеки стикер съдържа име и адрес, които са уникални. Изберете предмет стикерии в диалоговия прозорец Опции за стикериМоля посочете желан типстикери.

Комплект документи на бланки или съобщения електронна поща Основното съдържание на всички писма или съобщения е едно и също, но всяко от тях съдържа информация, предназначена за конкретен получател, например име, адрес или друга информация. За да създадете тези типове документи, изберете писмаили имейли.

Директория или папкаВсеки елемент показва същия тип информация, като име или описание, но тя е уникална за всеки елемент. Кликнете каталогза създаване на този вид документ.

Възобновяване на сливането

Ако трябва да прекъснете работата си по сливането, можете да запишете основния документ и да възобновите сливането по-късно. Microsoft Office Word запазва източника на данни и данните в полето. Ако сте използвали прозореца на задачите Сливане, Word ще се върне до точката, в която искате да възобновите сливането.

Когато сте готови да възобновите сливането, отворете документа.

Word ще поиска потвърждение за отваряне на документа, който ще изпълни SQL командата.

Тъй като този документ е свързан с източник на данни, щракнете да. Текстът на документа се появява заедно с всички вмъкнати полета.

Свързване на документ към източник на данни

За да извършите обединяване на данни в основен документ, трябва да свържете документа към източник на данни или файл с данни.

Избор на файл с данни

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Изберете получатели.

Следвай тези стъпки:

Отворете документа за кандидатстване Майкрософт Уърд. Този документ трябва да съдържа една таблица. Първият ред на таблицата трябва да съдържа заглавията, а останалите редове трябва да съдържат записите, които трябва да бъдат включени в съставния документ. Можете също да използвате източник на заглавни данни като източник на данни (Източник на заглавни данни. Документ, съдържащ заглавен ред (или запис), който се използва за обединяване на посочения източник на данни с основния документ за сливане.).

Прецизиране на списъка с получатели или елементи

Ако се свързвате към конкретен файл с данни, може да не искате да прехвърлите данните от всички записи на файл с данни към основния документ.

За да ограничите списъка с получатели или да използвате подмножество от елементи на файл с данни, изпълнете следните стъпки:

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Редактиране на списък.

В диалоговия прозорец Дестинации за сливане

Избиране на отделни записиТози метод е най-полезен, ако списъкът е кратък. Поставете отметки в квадратчетата до онези получатели, които трябва да бъдат включени в списъка, и премахнете отметките в квадратчетата до онези получатели, които трябва да бъдат изключени от списъка.

Ако знаете, че искате да включите само няколко записа в основния документ, можете да изчистите квадратчето за отметка в заглавната лента и след това да изберете само записите, които искате. По същия начин, ако искате да включите по-голямата част от списъка във вашия документ, поставете отметка в квадратчето в заглавната лента и след това премахнете отметката от записите, които не искате да включите.

Сортиране на записиЩракнете върху заглавката на колоната на елемента, по който искате да сортирате. Списъкът е сортиран по азбучен ред във възходящ ред (А до Я).

Филтриране на записиТази функция е полезна, ако списъкът съдържа записи, които не искате да видите или включите в основния документ.

Добавете текстови контейнери (обединени полета) към документ

След като свържете основния документ към файла с данни, можете да въведете текст на документа и да добавите контейнери за текст, за да посочите къде трябва да се показват уникалните данни във всяко копие на документа.

Текстови контейнери, като например адрес или поздрав, се наричат ​​полета за сливане. Полетата в Word съответстват на маркираните заглавия на колони във файла с данни.

Колоните на файла с данни представляват категории данни. Полетата, добавени към основния документ, са текстови контейнери за тези категории.

Редовете на файла с данни представляват записи на данни. Когато извършвате циркулярна поща, Word създава копие на основния документ за всеки запис.

При поставянето на поле в основния документ се подразбира, че определена категория данни, като фамилно име или адрес, трябва да се появи на мястото му.

Забележка.Когато вмъкнете поле за сливане в основния документ, името на полето винаги е затворено в двойни ъглови скоби (""). В сложни документи тези скоби не се използват за подчертаване. Те ви позволяват само да разграничите полетата в основния документ от нормалния текст.

Какво се случва по време на сливане

При обединяването данните в първия ред на файла с данни заместват полетата в основния документ, като по този начин образуват първия съставен документ. Данните във втория ред на файла с данни заместват полетата, за да образуват втори съставен документ и т.н.

Примери за работа с полета

Можете да добавите всяко заглавие на колона от файла с данни към основния документ като поле. Това ви дава известна гъвкавост при създаване на бланки, етикети, имейли и други съставни документи.

Можете да комбинирате полета и да ги разделяте с препинателни знаци. Например, за да генерирате точен адрес, трябва да вмъкнете следните полета в основния документ:

"Име, фамилия"

"Къща и улица"

"Град", "Регион", "Пощенски код"

За обичайни случаи на употреба, като адресни блокове или поздравителни редове, Word предоставя сложни полета – комбинация от множество полета. Примерите са изброени по-долу.

Полето Address Block е комбинация от няколко полета, включително име, фамилия, къща и улица, град и пощенски код.

Полето Greeting Line може да включва едно или повече полета за име, в зависимост от използваните поздравителни думи.

Съдържанието на всяко от сложните полета може да бъде съответно персонализирано. Например, можете да изберете официално име за адреса (г-н Андрей Алфирович младши) и да използвате „За“ вместо „Уважаеми“ във вашия адрес.

Съпоставяне на обединени полета към файл с данни

За да сте сигурни, че Word ще намери колона във файла с данни, която съответства на всеки адрес или поздравителен елемент, трябва да съпоставите полетата за циркулярни документи в Word към колоните във файла с данни.

За да съпоставите полетата, изберете Избор на полев група Съставете документ и вмъкнете полетана раздела Бюлетини.

Ще се отвори диалогов прозорец Избор на поле.

Елементите на адреса и поздрава се появяват отляво. Заглавията на колоните от файла с данни се появяват вдясно.

Word търси подходящата колона за всеки елемент. Илюстрацията показва, че Word автоматично намери съвпадение за колоната Фамилияполе за файл с данни Фамилия. Но той не успя да противопостави другите елементи един на друг. По-конкретно, от този файл с данни Word не намери съвпадение за полето Име.

В списъка отдясно можете да маркирате колоната на файла с данни, съответстваща на елемента отляво. Сега илюстрацията показва, че колоната Имесъвпада с полето Име. Няма нищо лошо в нивите Обжалване, Уникален идентификаторИ Фамилияне е намерено съответствие. Не е необходимо главният документ да използва всяко поле. Ако добавите поле, за което няма данни във файла с данни, то ще се появи в основния документ като празен текстов контейнер - обикновено празен низ или скрито поле.

Въвеждане на съдържание и добавяне на полета

В основния документ щракнете върху мястото, където искате да вмъкнете полето.

Използвайте групата Съставете документ и вмъкнете полетана раздела Бюлетини.

Добавете някой от следните елементи.

Адресен блок с име, пощенски адрес и друга информация

Изберете предмет Адресен блок.

В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блокизберете елементите на адреса и форматите за показване, които искате, и след това щракнете Добре.

Избор на поле, тогава Word не можа да намери информация, необходима за адресния блок. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)

линия за добре дошли

Изберете предмет линия за добре дошли.

Изберете формат на реда за поздрав, който включва поздрава, името и препинателния знак, който следва името.

Изберете текст на поздравителен ред за случаите, когато името на получателя не е налично, например, когато източникът на данни не съдържа собственото или фамилното име на получателя, а само името на компанията.

Щракнете върху бутона Добре.

Ако се появи диалогов прозорец Избор на поле, тогава Word не можа да намери информация, необходима за поздравителния ред. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)и след това маркирайте съответното поле в източника на данни, който искате да обедините.

Индивидуални полета

Информацията може да бъде вмъкната от отделни полета, като фамилно име, телефонен номер или сума на дарителския принос. За да добавите бързо поле от файл с данни към основния документ, щракнете върху стрелката до списъка Вмъкване на поле за даннии след това изберете име на поле.

За да използвате повече опции при вмъкване на отделни полета в документ, изпълнете следните стъпки:

В раздела пощав група Записване и добавяне на полетаизберете отбор Вмъкване на поле за сливане.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле за данниИзвършете едно от следните действия.

За да изберете адресни полета, които автоматично ще съответстват на полетата на източника на данни, дори ако полетата на източника на данни имат различни имена, изберете Адресни полета.

За да маркирате полета, които винаги използват данни директно от колона на файл с данни, изберете Полета на база данни.

В списъка ПолетаЩракнете върху задължителното поле.

Щракнете върху бутона Поставете, и тогава Близо.

Ако се появи диалогов прозорец Избор на поле, тогава Word не можа да намери част от информацията, необходима за вмъкване на полето. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)и след това маркирайте съответното поле в източника на данни, който искате да обедините.

• Персонализирани полета от списъка с контакти на Outlook

Единственият начин да включите потребителски полета на списъка с контакти в основния документ е да стартирате циркулярни документи от Outlook. Първо трябва да конфигурирате показването на списъка с контакти, като използвате точно тези полета, които трябва да се използват по време на сливането. След това можете да започнете сливането. След като бъдат направени всички необходими настройки, Word ще се отвори автоматично и можете да завършите обединяването на имейли.

Форматиране на резултатите от сливането

За да форматирате данните, съдържащи се в документ, изберете полето за циркулярни документи и го форматирайте по същия начин, по който форматирате всеки друг текст. Изборът трябва да включва двойни шевронни кавички ( « » ) около полето.

Прегледайте и завършете сливането

След като всички полета бъдат добавени към основния документ, можете да прегледате резултатите от сливането. Преди сливането действително да завърши, можете да прегледате обединените документи и да направите подходящи промени, ако е необходимо.

За да видите, направете едно от следните в група Вижте резултатитераздели Бюлетини :

Кликнете Вижте резултатите.

Прегледайте всеки съставен документ страница по страница, като използвате бутоните Следващ записИ Предишна публикацияв група Вижте резултатите.

Вижте конкретен документ с помощта на командата Намерете получател.

Завършване на сливането

Няколко документа могат да бъдат отпечатани или редактирани поотделно. Това може да се направи за всички документи или за подгрупа от документи.

Изберете дали да редактирате целия набор от документи, само текущо показаното копие или подмножество от документи, идентифицирани с определен номер на запис. Word запазва копията, които искате да редактирате, като един файл, разделени с прекъсвания на страници.

Запазване на основния документ

Не забравяйте, че съставните документи се записват отделно от основния документ. Полезно е основният документ да се съхранява отделно, защото може да бъде полезен при извършване на последващи сливания.