ওয়ার্ডে মেল মার্জ করার জন্য একটি ডেটা উৎস তৈরি করুন। একত্রীকরণ প্রক্রিয়ার জন্য একটি ডেটা উত্স হিসাবে Excel ব্যবহার করে Word এ একটি ডেটা উত্স তৈরি করুন৷

সম্প্রতি আমি একটি সংস্থায় একটি বন্য ছবি দেখেছি :)

সংস্থাটি একটি নতুন বিল্ডিংয়ে চলে যাচ্ছিল - মস্কো অঞ্চল থেকে মস্কোতে। আমরা সেই অনুযায়ী, সমস্ত কর্মচারীদের জন্য কর্মসংস্থান চুক্তির প্রয়োজনীয় শর্তাদি পরিবর্তন করার বিষয়ে কথা বলছি। পদ্ধতি অনুসারে, কর্মচারীদের অবশ্যই আসন্ন পদক্ষেপের স্বাক্ষরের বিরুদ্ধে অবহিত করতে হবে, এবং তারপরে তাদের কর্মসংস্থান চুক্তির অতিরিক্ত চুক্তি সকলের সাথে শেষ করতে হবে। সংস্থাটি প্রায় 1.5 হাজার লোক নিয়োগ করে, এইচআর বিভাগকে জরুরীভাবে নথি প্রস্তুত করতে হবে।

এরপরে কি হবে?
এইচআর বিভাগের প্রধান বিভাগকে একটি অনুরোধ পাঠান তথ্য প্রযুক্তিকর্মীদের সিস্টেমের উন্নতিতে: এটি তৈরি করা প্রয়োজন মুদ্রিত ফর্ম- বিজ্ঞপ্তি এবং অতিরিক্ত চুক্তি। আইটি প্রতিক্রিয়া জানায় যে এই ধরনের উন্নতিতে এত হাজার হাজার ইউরো খরচ হবে, এবং খরচগুলি বাজেটে অন্তর্ভুক্ত করা হয় না, এবং অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, দুই মাসের আগে বাস্তবায়ন সম্ভব নয়।

আইটি বিভাগে অভিশাপ পাঠানো, এইচআর অফিসাররা সপ্তাহান্তে কাজে যায়, ছোট বাচ্চাদের বাড়িতে রেখে। একটি অমর শ্রম কীর্তি: দুই দিনে 3,000 নথি তৈরি! প্রতিটি কর্মচারীর নাম এবং পাসপোর্টের বিবরণ ম্যানুয়ালি টেমপ্লেটে যোগ করা হয়েছে, এবং তাই 3000 বার!

তারা কি তাদের সময় নষ্ট করার জন্য নিজেকে ক্ষমা করতে সক্ষম হবেন যখন তারা এটি ব্যবহার করে জানতে পারে মেইল মার্জওয়ার্ডে একটি এক্সেল টেবিলের সাথে ব্যক্তিগত ডেটা সম্বলিত টেমপ্লেট, এটি প্রায় বিশ মিনিটের মধ্যে করা যেতে পারে :)

ধাপ 1. Word এ একটি নথি টেমপ্লেট তৈরি করুন।

যে ডেটা পরিবর্তন হবে তা লাল রঙে হাইলাইট করা হয়েছে: পদবি, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা, নম্বর, কর্মসংস্থান চুক্তির তারিখ, অবস্থান, বিভাগ এবং লিঙ্গের উপর নির্ভর করে সম্মানিত এবং প্রাপ্ত শব্দে শেষ।

ধাপ 2. এক্সেলে একটি ডেটা উৎস তৈরি করুন।

আমরা মার্জ সেট আপ করার পরে, প্রোগ্রামটি উৎস থেকে টেমপ্লেটে ডেটা প্রতিস্থাপন করবে। প্রতিটি লাইন একটি পৃথক নথি।

ধাপ 3. আমরা Word-এ তৈরি ডকুমেন্ট টেমপ্লেটে ফিরে যাই। আমাদের "মেলআউট" ট্যাবের সাথে কাজ করতে হবে, এটি সাবধানে অধ্যয়ন করুন।

"প্রাপকদের নির্বাচন করুন" বোতামে ক্লিক করুন, "বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং ডেটা উত্স খুলুন (কর্মচারীদের সম্পর্কে তথ্য সহ একটি এক্সেল ফাইল)।

পরবর্তী উইন্ডোতে, প্রয়োজনীয় ডেটা ধারণ করে ফাইল শীট নির্বাচন করুন।

ধাপ 4. টেমপ্লেট টেক্সটের সেই জায়গায় কার্সার রাখুন যেখানে আপনি উৎস থেকে ডেটা সন্নিবেশ করতে চান, "সংযোজন ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন" বোতামে ক্লিক করুন এবং পছন্দসই ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন।

সমস্ত একত্রীকরণ ক্ষেত্র সন্নিবেশিত করার পরে আমার টেমপ্লেটটি এইরকম দেখায়:

ধাপ 5. এমন নিয়ম তৈরি করুন যা কর্মচারীর লিঙ্গের উপর নির্ভর করে "প্রিয়" এবং "প্রাপ্ত" শব্দের শেষ পরিবর্তন করে।

শব্দের শেষে কার্সার রাখুন। "নিয়ম" বোতামে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন তালিকায় "IF...THEN...ELSE" নির্বাচন করুন৷

আমরা নিয়মটি লিখি: যদি লিঙ্গ মহিলা হয় - তাহলে..., অন্যথায়...

ধাপ 6. তারিখ ফরম্যাট করুন।

আপনি যদি আগে মেলিং (একত্রীকরণ) ব্যবহার করে থাকেন, তাহলে আপনি সম্ভবত এই সত্যটির সম্মুখীন হয়েছেন যে Excel থেকে স্থানান্তরিত তারিখগুলি Word-এ সম্পূর্ণ ভিন্ন দেখায়। উদাহরণস্বরূপ, 06/19/2012 এর পরিবর্তে আপনি সম্ভবত 6/19/2012 দেখতে পাবেন; এই ফলাফলটি আপনার জন্য উপযুক্ত হওয়ার সম্ভাবনা কম।

খাওয়া ভিন্ন পথএই সমস্যাটি সমাধান করতে, আসুন সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে সুবিধাজনকটি ব্যবহার করি।

আসুন Alt+F9 কী সমন্বয় টিপুন, এখন আমরা মার্জ ফিল্ডের কোড দেখতে পাচ্ছি।

Contract_Date ক্ষেত্রের কোডের ভিতরে, আমরা ক্লোজিং কোঁকড়া বন্ধনীর আগে একটি ব্যাকস্ল্যাশ রাখি এবং এর পরে একটি ফরম্যাটিং কী:
( MERGEFIELD "চুক্তি_তারিখ" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - তারিখ উপাধি, "DD.MM.YYYY" - ফর্মের তারিখ বিন্যাস কী৷ 19.06.2012 .
আপনি অন্য কোন বিন্যাস ব্যবহার করতে পারেন. উদাহরণস্বরূপ, যাতে তারিখের মতো দেখায় জুন 19, 2012, কী ব্যবহার করুন \@ "DD MMMM YYYY".

কোড এডিটিং মোড থেকে প্রস্থান করতে, আবার Alt+F9 টিপুন।

ধাপ 7. কী ঘটেছে তা পরীক্ষা করতে "ফলাফল দেখুন" বোতামে ক্লিক করুন।

ধাপ 8. কর্মচারীদের তালিকা সম্পাদনা করা।

"প্রাপকদের তালিকা সম্পাদনা করুন" বোতামে ক্লিক করে, আপনি তালিকা থেকে পৃথক এন্ট্রিগুলি বাদ দিতে পারেন, সদৃশগুলি পরীক্ষা করতে পারেন, বাছাই বা ফিল্টার সেট করতে পারেন৷

আপনার বাছাই করার জন্য বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত যাতে নথিগুলি ছাপানোর পরে আপনাকে বাছাই করতে সময় নষ্ট করতে না হয়। কর্মচারীর নাম বা বিভাগের নাম অনুসারে সাজানো সবচেয়ে সুবিধাজনক।

ধাপ 8. একত্রীকরণ সম্পূর্ণ করুন।

"খুঁজুন এবং একত্রিত করুন" বোতামে ক্লিক করুন। আপনি যদি প্রিন্ট ডকুমেন্টস বিকল্পটি নির্বাচন করেন, তাহলে নথিগুলি সরাসরি প্রিন্টারে পাঠানো হবে। আপনি যদি প্রিন্ট করার আগে নথিগুলি পর্যালোচনা করতে এবং সম্পাদনা করতে চান তবে "স্বতন্ত্র নথি সম্পাদনা করুন" নির্বাচন করুন।

পৃথক ওয়ার্ড ফাইলএকত্রীকরণের ফলাফলের সাথে।

প্রস্তুত! আপনি যে সময় বাঁচান তা উপভোগ করুন!

মন্তব্যের জবাবে আপডেট করুন alexey_lao :
একটি সাধারণ ম্যাক্রো ব্যবহার করে, আপনি প্রতিটি নথি একটি পৃথক ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন।

আমরা আমাদের টেমপ্লেটটিকে .docm এক্সটেনশন সহ ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করি (ম্যাক্রো সমর্থন সহ ওয়ার্ড ফাইল)।

কী সমন্বয় Alt+F8 টিপুন (ম্যাক্রো উইন্ডোতে কল করা)।

যে উইন্ডোটি খোলে, ম্যাক্রোর "নাম" সেট করুন (উদাহরণস্বরূপ, সেভফাইলস) এবং ড্রপ-ডাউন তালিকায় "ম্যাক্রোস ফ্রম" টেমপ্লেট সহ আমাদের ফাইলটি নির্বাচন করুন (আমি সরাসরি ফাইলটিতে ম্যাক্রো তৈরি করতে পছন্দ করি যাতে তারা অন্য কম্পিউটারে ফাইল খোলা থাকলেও কাজ করুন)। "তৈরি করুন" বোতামে ক্লিক করুন।

যেখানে কার্সার জ্বলজ্বল করে সেখানে ম্যাক্রো কোড লিখুন:

পূর্ণসংখ্যা হিসাবে ম্লান DocNum
DocNum = 1 থেকে ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount এর জন্য
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
ActiveDocument.MailMerge সহ
গন্তব্য = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = সত্য
ডাটাসোর্স সহ
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
শেষ করা
.Execute Pause:=False
শেষ করা
অ্যাক্টিভ ডকুমেন্ট সহ
.SaveAs ফাইলের নাম:="C://Test/" & DocNum, ফাইল ফরম্যাট:=wdFormatXMLDocument
.বন্ধ
শেষ করা

C://Test/ এর পরিবর্তে, আপনি যে ফোল্ডারে নথি সংরক্ষণ করতে চান তার ঠিকানা লিখুন।
আমরা ভিজিয়াল বেসিক এডিটর উইন্ডো বন্ধ করি এবং টেমপ্লেট সহ আমাদের নথিতে ফিরে যাই।

আবার Alt+F8 টিপুন, তালিকায় SaveFiles ম্যাক্রো নির্বাচন করুন এবং "চালান" বোতামে ক্লিক করুন।

যখন কম্পিউটার প্রতিটি নথি তৈরি করে এবং সংরক্ষণ করে, আপনি এক কাপ কফি এবং একটি কুকি পেতে পারেন। অথবা শতাধিক ডকুমেন্ট থাকলে বাড়িতে ঘুমাতে যান :)

______________

আপনি এখানে উদাহরণ সহ ফাইল ডাউনলোড করতে পারেন:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

এক্সপেরিমেন্ট !

এখন আমরা একটি উদাহরণ বাস্তবায়ন দেখব কিভাবে আপনি পারফর্ম করতে পারেন একত্রীকরণ শব্দ ডেটা তথ্য সহ মাইক্রোসফট এসকিউএল সার্ভার,এই ক্ষেত্রে, এই প্রক্রিয়াটি উপায় দ্বারা স্বয়ংক্রিয় হবে ভিবিএ অ্যাক্সেস 2003.

অনেক লোক সম্ভবত ইতিমধ্যেই জানেন কিভাবে Word নথিগুলিকে একত্রিত করতে হয়, উদাহরণস্বরূপ, একটি উত্সের সাথে এক্সেল ডেটাঅথবা একই SQL সার্ভারের সাথে, কিন্তু সবাই জানে না কিভাবে এই প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করতে হয় বা কিছু প্রোগ্রামে এটি বাস্তবায়ন করতে হয়।

একদিন আমি একটি এসকিউএল সার্ভারে অবস্থিত ডেটার সাথে একটি নির্দিষ্ট ওয়ার্ড টেমপ্লেটকে একত্রিত করার কাজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করার মুখোমুখি হয়েছিলাম এবং এই সমস্তটি অ্যাক্সেস 2003 (ADP প্রকল্প) এ উন্নত একটি প্রোগ্রামে প্রয়োগ করতে হয়েছিল। এবং আজ আমি এই সমস্যা সমাধানের একটি উদাহরণ দেখাব।

প্রাথমিক তথ্য

এবং প্রথমে, আসুন প্রাথমিক ডেটা দেখি, যেমন আমাদের যা আছে।

সুতরাং, একজন ক্লায়েন্ট হিসাবে, আমি আগেই বলেছি, আমাদের কাছে একটি অ্যাক্সেস 2003 ADP প্রকল্প থাকবে। উদাহরণের জন্য ডেটা উৎস হবে SQL সার্ভার 2012 এক্সপ্রেস। কম্পিউটারে ইনস্টল করা হয়েছে মাইক্রোসফট অফিস 2013 (এবং অ্যাক্সেস 2003).

আসুন সার্ভারে একটি পরীক্ষার টেবিল তৈরি করি এবং এটি ডেটা দিয়ে পূরণ করি ( টেস্ট ডাটাবেসে বৈধ) এটি করার জন্য, আপনি নিম্নলিখিত SQL স্টেটমেন্ট চালাতে পারেন।

টেবিল তৈরি করুন dbo.TestTable(ID INT Identity(1,1) NOT NULL, Product Name VARCHAR(50) NOT NULL, Price Money NULL, Constraint Primary Key clustered (ID ASC)) যান dbo.Testamable(Priductable) এর মধ্যে ঢোকান ("কম্পিউটার", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT IN dbo.TestTable(পণ্যের নাম, মূল্য) মান ("ফোন", 200) INSERT করুন। TestTable(ProductName, Price) VALUES ("ট্যাবলেট", 300) GO INSERT IN dbo.TestTable(পণ্যের নাম, মূল্য) মান ("প্রিন্টার", 250) যান নির্বাচন করুন * টেস্ট টেবিল থেকে

MS SQL সার্ভার ডেটা উৎসে একটি সংযোগ ফাইল তৈরি করুন

এখন আমাদের ডেটা উৎসের সাথে একটি সংযোগ (ODC) ফাইল তৈরি করা যাক। এই ফাইলটি এক ধরণের হিসাবে কাজ করবে " সংযোগ ফাইল টেমপ্লেট", যেহেতু পরবর্তীকালে আমরা ডাটাবেস এবং SQL ক্যোয়ারী উভয়কেই পুনরায় সংজ্ঞায়িত করতে পারি এবং করব।

SQL সার্ভারে একটি সংযোগ ফাইল তৈরি করতে, আসুন Word খুলি এবং একটি আদর্শ উপায়েআসুন তৈরি করি এই নথি, অর্থাৎ কার্যকারিতা ব্যবহার করে " নিউজলেটার». ( যাইহোক, আমরা ইতিমধ্যে উপাদানটিতে এক্সেল থেকে একটি এসকিউএল সার্ভারের সাথে একটি সংযোগ তৈরি করার একটি উদাহরণ দেখেছি - এক্সেল - একটি SQL সার্ভার থেকে ডেটা সংযোগ করা এবং গ্রহণ করা).

তারপরে একটি ডেটা উত্স নির্বাচন করার জন্য উইন্ডোতে, বোতামটি ক্লিক করুন " সৃষ্টি».

তারপর সার্ভার ঠিকানা লিখুন এবং ক্লিক করুন “ আরও».

তারপরে আমরা সংযোগ করার জন্য ডাটাবেস এবং টেবিল নির্বাচন করি, আমাকে আবার মনে করিয়ে দিই, এটি শুধুমাত্র একটি টেমপ্লেট, আমরা এই সমস্ত প্যারামিটারগুলিকে ওভাররাইড করব, ক্লিক করুন " আরও».

এবং অবশেষে, আমরা সংযোগ ফাইলের জন্য একটি পরিষ্কার নাম লিখি, এবং আমরা অবিলম্বে "এ ক্লিক করে আমাদের প্রয়োজনীয় ডিরেক্টরিতে সংরক্ষণ করতে পারি" পুনঃমূল্যায়ন", ডিফল্টরূপে এটি সংরক্ষিত হয় « C:\Users\UserName\Documents\My Data Sources।" ক্লিক " প্রস্তুত».

এটা, ফাইল তৈরি করা হয়েছে, আমরা সংরক্ষণ না করে Word বন্ধ করতে পারেন.

একটি ওয়ার্ড মার্জ টেমপ্লেট তৈরি করা হচ্ছে

এখন ওয়ার্ড টেমপ্লেট প্রস্তুত করা যাক এটি সেই নথি যা আমরা এসকিউএল সার্ভার ডাটাবেস থেকে ডেটা সন্নিবেশ করব।

সমস্ত প্রস্তুতি এই সত্যে নেমে আসে যে আমাদের যেখানে প্রয়োজন সেখানে মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করাতে হবে। এটি নিম্নরূপ করা হয়। ট্যাব " সন্নিবেশ -> এক্সপ্রেস ব্লক -> ক্ষেত্র».

মাঠ খুঁজছি মার্জফিল্ডএবং ফিল্ডের নাম লিখুন যা ডেটা উৎসের ক্ষেত্রের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হবে ( আমার ক্ষেত্রে এটি পণ্যের নাম এবং মূল্য) ক্লিক " ঠিক আছে».

যেহেতু আমার কাছে এই পরীক্ষার টেমপ্লেট আছে, এতে কার্যত কোন পাঠ্য থাকবে না, এবং আমি শুধুমাত্র দুটি ক্ষেত্র প্রদর্শন করব, সম্ভবত আপনার কাছে প্রচুর পাঠ্য থাকবে এবং অনেকগুলি মার্জ ক্ষেত্র থাকবে।

এমএস এসকিউএল সার্ভার ডেটা সোর্সে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট মার্জ করার জন্য VBA অ্যাক্সেস 2003 কোড

যা অবশিষ্ট থাকে তা হল VBA কোড লিখতে যা মার্জ করবে। উদাহরণস্বরূপ, ডেটা ফিল্টার করতে ফর্মটিতে একটি StartMerge বোতাম এবং একটি মূল্য ক্ষেত্র যোগ করা যাক। তারপরে ভিজ্যুয়াল বেসিক এডিটরে আমরা মার্জ করার জন্য একটি পদ্ধতি লিখব, উদাহরণস্বরূপ MergeWord নাম দিয়ে এবং স্টার্টমার্জ বোতামের ইভেন্ট হ্যান্ডলারে ( বোতাম টিপুন) এই পদ্ধতিতে কল করার জন্য কোড সন্নিবেশ করান। পুরো কোডটি এরকম দেখাবে ( আমি এটা মন্তব্য) আমাকে এখনই স্পষ্ট করতে দিন যে আমার কাছে D:\Test\ ডিরেক্টরিতে Word টেমপ্লেট এবং ODC ফাইল আছে।

"একটি মার্জ প্রাইভেট সাব মার্জওয়ার্ড (স্ট্রিং হিসাবে টেমপ্লেটওয়ার্ড, স্ট্রিং হিসাবে কোয়েরিএসকিউএল) চালানোর পদ্ধতি "প্রথম প্যারামিটার - এর পথ শব্দ টেমপ্লেট"দ্বিতীয় প্যারামিটার - ডাটাবেস কোয়েরি স্ট্রিং অন ত্রুটি GoTo Err1 স্ট্রিং হিসাবে ConnectString, PathOdc স্ট্রিং হিসাবে Dim WordApp অবজেক্ট হিসাবে WordDoc অবজেক্ট হিসাবে "ডাটা সংযোগের জন্য ODC ফাইল টেমপ্লেট PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" যদি টেমপ্লেট ডব্লু<>"" তারপর "তৈরি করুন শব্দ নথি WordDoc = CreateObject("Word.document") সেট করুন WordDoc = GetObject(TemplateWord) সেট করুন WordApp = WordDoc.Parent "ডেটা উৎসের সাথে একটি সংযোগ তৈরি করুন (MS SQL সার্ভার) "আমরা প্রকল্পের বর্তমান ADP সংযোগ থেকে কিছু ডেটা নিই ConnectString="Provider=SQLOLEDB .1; " & _ "ইন্টিগ্রেটেড সিকিউরিটি=SSPI;" & _ "নিরাপদ নিরাপত্তা তথ্য=True;" & _ "প্রাথমিক ক্যাটালগ=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Data Source ") & "; " & _ "প্রস্তুতির জন্য পদ্ধতি ব্যবহার করুন=1;" & _ "স্বয়ংক্রিয় অনুবাদ=সত্য;" & _ "প্যাকেটের আকার=4096;" & _ "ডেটা= মিথ্যার জন্য এনক্রিপশন ব্যবহার করুন;" "ডাটা সোর্স WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "শব্দটিকে দৃশ্যমান করুন WordApp.Visible = True WordApp.Activate করুন SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False End এর সাথে "WordDoc.close (wddonotsavechanges) সংরক্ষণ না করে টেমপ্লেট বন্ধ করুন) সেট WordDoc = কিছুই সেট করা WordApp = আর কিছুই নয় MsgBox "একত্রিত করার জন্য কোন টেমপ্লেট নেই", vbCritical, "Exd1" Execute: Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit সেট করুন WordDoc = কিছুই সেট করা নেই WordApp = কিছু নেই আবার শুরু করুন Ex1 শেষ সাব প্রাইভেট সাব StartMerge_Click() স্ট্রিং ফিল্টার হিসাবে অনুজ্জ্বল ফিল্টার = "" "N" (যদি, শর্ত। "")<>"" তারপর ফিল্টার = "WHERE Price >= " & Me.Price End যদি "একত্রীকরণ পদ্ধতিতে কল করুন কল করুন MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) শেষ সাব

আমরা সংরক্ষণ এবং কাজ চেক.

বোতামে ক্লিক করার পর (স্টার্টমার্জ), ওয়ার্ড শুরু হবে, যেখানে ইতিমধ্যে সমস্ত ডেটা পূরণ করা হয়েছে এবং উত্সে যতগুলি লাইন রয়েছে ততগুলি ডকুমেন্ট থাকবে।

আপনি দেখতে পারেন, সবকিছু কাজ করে। যে আমার জন্য সব, আমি উপাদান দরকারী ছিল আশা করি. বিদায় !

আগের সংখ্যার নিবন্ধ থেকে, আমরা শিখেছি যে মার্জ পদ্ধতি আপনাকে Word ব্যবহার করে একটি ডেটা উৎস তৈরি করতে দেয়। এই নিবন্ধে, আমরা দেখব কিভাবে ডেটা উৎস থেকে তথ্য পাওয়া যায় এক্সেল টেবিল.

ডেটা উত্সটি Word 2000/2002/2003/2007 সংস্করণে ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে এটি তৈরি করার প্রক্রিয়াটি Word এর যেকোনো সংস্করণের জন্য একই। সুতরাং, আসুন একটি ডেটা উত্স তৈরি করার জন্য অ্যালগরিদম বর্ণনা করি:

1. এক্সেল খুলুন।
2. প্রদর্শিত টেবিলে, A1 কক্ষে, প্রথম ক্ষেত্রের নাম লিখুন (উদাহরণস্বরূপ, একটি দেশ), B1 - সেকেন্ডে (উদাহরণস্বরূপ, সূচক) ইত্যাদি (আকার 1).

ভাত। 1. ডেটা টেবিল

একটি টেবিল ব্যবহার করেশব্দ 2000/2002

1. Word এ একটি প্রধান নথি খুলুন বা তৈরি করুন।
2. একত্রীকরণবোতাম ( ডায়ালগ বক্স মার্জ করুন).
3. একত্রীকরণদ্বিতীয় ধাপে বোতামটি নির্বাচন করুন পাওয়া তথ্য,এবং তালিকা থেকে - ডাটা সোর্স খুলুন(চিত্র 2)।

ভাত। 2. ড্রপডাউন তালিকা ডাটা সোর্স খুলুন

1. একটি নতুন ডায়ালগ বক্সে একটি ডেটা উৎস খোলা হচ্ছেড্রপডাউন তালিকা থেকে ফাইলের ধরননির্বাচন করুন বইমাইক্রোসফটএক্সেল.
2. বাটনে ক্লিক করে নির্বাচিত ফাইলটি খুলুন খোলা
3. প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে মাইক্রোসফটএক্সেল(চিত্র 3) একটি পরিসীমা বা নাম উল্লেখ করুন।

ভাত। 3. জানালা মাইক্রোসফটএক্সেল

ফলে ফাইল এক্সেলডাটা সোর্স হিসাবে "টাইড" হয়ে গেছে, তাই এখন আপনি মূল নথিতে মার্জ ফিল্ডগুলি সন্নিবেশ করতে পারেন, এবং আগের নিবন্ধে যেমন ব্যাখ্যা করা হয়েছে সেভাবে মূল নথির সাথে ডেটা উত্সকে একত্রিত করতে পারেন৷

মূল নথির সাথে একত্রীকরণ প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্তির জন্য রেকর্ড নির্বাচন করার নিয়ম

নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট মানদণ্ড পূরণ করে এমন রেকর্ডগুলি একত্রীকরণ প্রক্রিয়াতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। লিংক রেকর্ড নির্বাচন করতে ব্যবহার করা হয় বা, এবং.

নির্বাচনের মানদণ্ড সেট করতে:

1. প্রধান নথি খুলুন।
2. টুলবার থেকে নির্বাচন করুন একত্রীকরণবোতাম ( ডায়ালগ বক্স মার্জ করুন).
3. ডায়ালগ বক্সে একত্রীকরণতৃতীয় ধাপে বোতামটি নির্বাচন করুন নির্বাচন রেকর্ড

ফলস্বরূপ, একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে রেকর্ড নির্বাচন.

1. ট্যাবে রেকর্ড নির্বাচনসংলাপ বাক্স রেকর্ড নির্বাচনকলামে মাঠড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে, যে মানের ক্ষেত্রে শর্তটি প্রয়োগ করা হবে তার নাম নির্বাচন করুন।
2. কলামে অপারেটরতুলনা অপারেশন নির্বাচন করুন।
3. কলামে অর্থতুলনা করার মান লিখুন।
4. সমস্ত মানদণ্ড সেট করার পরে, উইন্ডোটি বন্ধ করুন রেকর্ড নির্বাচনবোতাম টিপে ঠিক আছে(চিত্র 4) .

ভাত। 4. উইন্ডো রেকর্ড নির্বাচন

1. ডায়ালগ বক্সে একত্রীকরণবোতামে ক্লিক করুন একত্রিত করাঅথবা টুলবারে একত্রীকরণবাটনটি চাপুন ( একটি নতুন নথিতে মার্জ করা হচ্ছে৷).

একটি টেবিল ব্যবহার করেমধ্যে একটি ডেটা উৎস হিসাবে Excelশব্দ 2003

1. তালিকাতে সেবাদল নির্বাচন কর চিঠি এবং মেইলিং, এবং তারপর কমান্ড একত্রীকরণ.
2. খোলে টাস্ক প্যানে একীভূতকরণ,বোতাম ব্যবহার করে আরও,উইজার্ডের তৃতীয় পর্যায়ে যান প্রাপক নির্বাচন,তারপর কমান্ডে ক্লিক করুন
3. প্রয়োজনীয় এক্সেল স্প্রেডশীট ফাইলটি খুঁজুন এবং এটিতে ডাবল ক্লিক করে খুলুন।
4. নিশ্চিত করুন যে ডেটার প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম রয়েছে (এগুলি মার্জ ক্ষেত্র) (চিত্র 5)।

ভাত। 5. জানালা টেবিল নির্বাচন করুন

বিঃদ্রঃ. জানালায় প্রাপকদের মার্জ করুনআপনি এন্ট্রি সম্পাদনা করতে পারেন.

1. চতুর্থ ধাপে যাওয়ার জন্য, কমান্ডটি নির্বাচন করুন
2. প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্সে একটি মার্জ ক্ষেত্র যোগ করুন(চিত্র 6) তালিকা থেকে একটি ক্ষেত্র নির্বাচন করুন, প্রধান নথিতে যেখানে মার্জ ক্ষেত্রটি অবস্থিত হবে সেখানে প্রথমে মাউস কার্সার স্থাপন করুন।

ভাত। 6. ডায়ালগ বক্স একটি মার্জ ক্ষেত্র যোগ করুন

সম্পর্কে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ Word 2003-এ প্রধান নথির সাথে একীভূত করার প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করার জন্য রেকর্ড নির্বাচন করা প্রয়োজন,তৃতীয় পর্যায়ে গিয়ে, কমান্ডটি নির্বাচন করুন এবং ডায়ালগ বক্সে প্রাপকদের মার্জ করুন(চিত্র 7) প্রবেশের জন্য R বক্সটি আনচেক করুন যেখানে মূল নথির পাঠ্য পাঠানো উচিত নয়।

ভাত। 7. ডায়ালগ বক্স প্রাপকদের মার্জ করুন

একটি টেবিল ব্যবহার করেমধ্যে একটি ডেটা উৎস হিসাবে Excelশব্দ 2007

1. ট্যাবে নিউজলেটারগ্রুপের মধ্যে একত্রীকরণদল নির্বাচন কর প্রাপক নির্বাচন করুন.
2. নির্বাচন করুন (চিত্র 8), খুঁজুন প্রয়োজনীয় ফাইলডায়ালগ বক্সে একটি ডেটা উৎস নির্বাচন করা হচ্ছেএবং এটি খুলুন।

ভাত। 8. দল নির্বাচন বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন

বিঃদ্রঃ. একটি ফাইল নির্বাচন করার পরে, ট্যাব কমান্ড সক্রিয় হয়ে যাবে

1. ক্লিক করুন ক্ষেত্রগুলির তালিকা পরিবর্তন করুনযখন তালিকা পরিবর্তন হয়।
2. ক্লিক করুন মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করানএবং তালিকা থেকে একটি ক্ষেত্র নির্বাচন করুন, প্রধান নথিতে যেখানে মার্জ ক্ষেত্রটি অবস্থিত হবে সেখানে প্রথমে মাউস কার্সার স্থাপন করুন।

Word 2007-এ মেল মার্জ প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করার জন্য রেকর্ড নির্বাচন করা

1. ট্যাবে নিউজলেটারগ্রুপের মধ্যে মার্জ শুরু করুনচাপুন প্রাপক নির্বাচন করুনএবং মেনু ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে নির্বাচন করুন বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন.
2. প্রয়োজনীয় এক্সেল স্প্রেডশীট ফাইলটি খুঁজুন এবং এটিতে ডাবল ক্লিক করে খুলুন।
3. নিশ্চিত করুন যে ডেটার প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম রয়েছে (এগুলি মার্জ ক্ষেত্র)।
4. ট্যাবে নিউজলেটারগ্রুপের মধ্যে মার্জ শুরু করুননির্বাচন করুন প্রাপকদের তালিকা পরিবর্তন করুন.

5. মার্জ প্রাপক ডায়ালগ বক্সে (চিত্র 9), যে এন্ট্রির জন্য আপনি মূল নথির পাঠ্য পাঠাতে চান না তার জন্য R বক্সটি আনচেক করুন।

ভাত। 9. জানালা প্রাপকদের মার্জ করুন

একত্রীকরণ প্রক্রিয়ার জন্য ডেটা উত্স হিসাবে এক্সেল ব্যবহার করার মূল সুবিধা

1. সময় বাঁচানো, কারণ একই কাজ বারবার করার দরকার নেই।

2. বিভিন্ন বিবরণ সহ একটি নথি টেমপ্লেটের একাধিক কপি তৈরি করে কর্মপ্রবাহের অটোমেশন।

3. কাজটি সম্পাদনের সুবিধা এবং স্বাচ্ছন্দ্য, যা শুধুমাত্র তিনটি ধাপ নিয়ে গঠিত: প্রধান নথি তৈরি করা, একটি ডেটা উৎস তৈরি করা এবং সরাসরি তাদের একত্রিত করা।

জি.এ. সেরোভা, অধ্যাপক ড. আরএসইউএইচ

7 লেকচার নং 8

নথি একত্রিত করা.

যখন আপনাকে নথির একটি সেট তৈরি করতে হবে, যেমন ঠিকানা লেবেল বা লেটারহেডের অক্ষর, যেগুলি বিপুল সংখ্যক গ্রাহককে পাঠানো হয় তখন মেল মার্জ ব্যবহার করা হয়। প্রতিটি অক্ষর বা স্টিকারে সাধারণ এবং ব্যক্তিগত উভয় তথ্যই থাকে। উদাহরণস্বরূপ, চিঠিটি শেষ নাম দ্বারা গ্রাহককে সম্বোধন করা উচিত। প্রতিটি অক্ষর বা স্টিকারের জন্য পৃথক তথ্য একটি ডেটা উৎস থেকে আসে।

একত্রীকরণ প্রক্রিয়াটি কয়েকটি সাধারণ পদক্ষেপ নিয়ে গঠিত।

মূল নথি সেট আপ করা হচ্ছে। মূল নথিতে পাঠ্য এবং গ্রাফিক্স রয়েছে যা মাস্টার নথির সমস্ত সংস্করণে সাধারণ, যেমন ফেরত ঠিকানা বা লেটারহেডে অভিবাদন।

একটি তথ্য উৎসের সাথে একটি নথি সংযুক্ত করা হচ্ছে। ডাটা সোর্স হল একটি ফাইল যাতে তথ্য থাকে যা নথিতে ঢোকাতে হবে, যেমন চিঠির প্রাপকদের নাম ও ঠিকানা।

প্রাপক বা আইটেম তালিকা পরিমার্জন. মাইক্রোসফ্ট অ্যাপ্লিকেশন অফিস শব্দপ্রতিটি ডেটা ফাইল আইটেম বা রেকর্ডের জন্য মাস্টার নথির একটি অনুলিপি তৈরি করে।

একটি নথিতে পাঠ্য স্থানধারক (একত্রীকরণ ক্ষেত্র) যোগ করা যখন আপনি একত্রিত করেন, তখন মার্জ ক্ষেত্রগুলি ডেটা ফাইল থেকে ডেটা দিয়ে পপুলেট হয়।

একটি মার্জ প্রিভিউ করা এবং সম্পূর্ণ করা আপনি একটি নথির কপিগুলির সম্পূর্ণ সেট মুদ্রণের আগে প্রতিটি অনুলিপির পূর্বরূপ দেখতে পারেন৷

ট্যাব কমান্ড মেইলের সাথে একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয় নিউজলেটার.

আপনি টাস্ক প্যান ব্যবহার করে একত্রিত করতে পারেন একত্রীকরণ, যা আপনাকে ধাপে ধাপে পুরো প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করতে দেয়। একটি গ্রুপে টাস্ক প্যান ব্যবহার করতে মার্জ শুরু করুনট্যাবে নিউজলেটারবাছাইকৃত জিনিস মার্জ শুরু করুন, এবং তারপর পয়েন্ট ধাপে ধাপে মার্জ উইজার্ড.

মূল নথি সেট আপ করা হচ্ছে

ওয়ার্ড অ্যাপ্লিকেশন চালু করুন।

ডিফল্টরূপে, একটি ফাঁকা নথি খোলে। এটি খোলা থাকতে দিন। আপনি এটি বন্ধ করলে, পরবর্তী ধাপে আপনাকে যে কমান্ডগুলি সম্পাদন করতে হবে তা আর উপলব্ধ হবে না৷

ট্যাবে মেইলগ্রুপের মধ্যে একত্রীকরণদল নির্বাচন কর মার্জ শুরু করুন.

আপনি যে ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি নিম্নলিখিত নথি প্রকার তৈরি করতে পারেন।

খামের সেটসমস্ত খামের ফেরত ঠিকানা একই, তবে প্রাপকের ঠিকানা প্রতিটি ক্ষেত্রে অনন্য। একটি আইটেম নির্বাচন করুন খামএবং ট্যাবে খামের বিকল্পসংলাপ বাক্স খামের বিকল্পখামের আকার এবং পাঠ্য বিন্যাস সংক্রান্ত আপনার পছন্দগুলি নির্দেশ করুন।

ঠিকানা স্টিকার সেটপ্রতিটি স্টিকারে একটি নাম এবং ঠিকানা রয়েছে যা অনন্য। একটি আইটেম নির্বাচন করুন স্টিকারএবং ডায়ালগ বক্সে স্টিকার বিকল্পঅনুগ্রহ করে নির্দেশ করুন পছন্দসই প্রকারস্টিকার

লেটারহেড বা বার্তাগুলিতে নথির সেট ইমেইল সমস্ত অক্ষর বা বার্তাগুলির মৌলিক বিষয়বস্তু একই, তবে তাদের প্রতিটিতে একটি নির্দিষ্ট প্রাপকের উদ্দেশ্যে তথ্য রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, নাম, ঠিকানা বা অন্য কিছু তথ্য। এই ধরনের নথি তৈরি করতে, নির্বাচন করুন অক্ষরবা ইমেইল.

ডিরেক্টরি বা ফোল্ডারপ্রতিটি আইটেম একই ধরনের তথ্য প্রদর্শন করে, যেমন একটি নাম বা বিবরণ, তবে এটি প্রতিটি আইটেমের জন্য অনন্য। ক্লিক ক্যাটালগএই ধরনের নথি তৈরি করতে।

একত্রীকরণ পুনঃসূচনা

আপনি যদি আপনার একত্রীকরণের কাজে বাধা দিতে চান, আপনি মূল নথি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং পরে একত্রীকরণ পুনরায় শুরু করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট অফিস ওয়ার্ড ডেটা উত্স এবং ফিল্ড ডেটা সংরক্ষণ করে। আপনি যদি টাস্ক প্যান ব্যবহার করেন একত্রীকরণ, Word সেই পয়েন্টে ফিরে আসবে যেখানে আপনি মার্জ পুনরায় শুরু করতে চান।

আপনি মার্জ পুনরায় শুরু করার জন্য প্রস্তুত হলে, নথিটি খুলুন৷

Word নথি খুলতে নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করবে, যা SQL কমান্ড চালাবে।

যেহেতু এই নথিটি একটি ডেটা উত্সের সাথে সংযুক্ত, ক্লিক করুন৷ হ্যাঁ. নথির পাঠ্য সমস্ত সন্নিবেশিত ক্ষেত্রগুলির সাথে উপস্থিত হয়।

একটি তথ্য উৎসের সাথে একটি নথি সংযুক্ত করা হচ্ছে

একটি প্রধান নথিতে ডেটা মার্জ করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই নথিটিকে একটি ডেটা উত্স বা ডেটা ফাইলের সাথে সংযুক্ত করতে হবে৷

একটি ডেটা ফাইল নির্বাচন করা হচ্ছে

ট্যাবে মেইলগ্রুপের মধ্যে একত্রীকরণদল নির্বাচন কর প্রাপক নির্বাচন করুন.

এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

আবেদন নথি খুলুন মাইক্রোসফট ওয়ার্ড. এই নথিতে একটি টেবিল থাকতে হবে। টেবিলের প্রথম সারিতে শিরোনাম থাকা উচিত এবং অবশিষ্ট সারিতে এমন এন্ট্রি থাকা উচিত যা যৌগিক নথিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি ডাটা সোর্স হিসেবে হেডার ডাটা সোর্সও ব্যবহার করতে পারেন (হেডার ডাটা সোর্স। একটি ডকুমেন্ট যেখানে হেডার সারি (বা রেকর্ড) আছে যা নির্দিষ্ট ডাটা সোর্সকে মেইন মার্জ ডকুমেন্টের সাথে মার্জ করতে ব্যবহৃত হয়।)

প্রাপক বা আইটেম তালিকা পরিমার্জন

আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট ডেটা ফাইলের সাথে সংযুক্ত হন, তাহলে আপনি মূল নথিতে সমস্ত ডেটা ফাইল রেকর্ডের ডেটা স্থানান্তর করতে চান না।

প্রাপকদের তালিকা সীমিত করতে বা ডেটা ফাইল আইটেমগুলির একটি উপসেট ব্যবহার করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

ট্যাবে মেইলগ্রুপের মধ্যে একত্রীকরণদল নির্বাচন কর তালিকা সম্পাদনা করুন.

ডায়ালগ বক্সে মার্জার গন্তব্য

পৃথক রেকর্ড নির্বাচনতালিকাটি সংক্ষিপ্ত হলে এই পদ্ধতিটি সবচেয়ে কার্যকর। যে প্রাপকদের তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তাদের পাশের চেক বক্সগুলি নির্বাচন করুন এবং সেই প্রাপকদের পাশের চেক বক্সগুলি সাফ করুন যাদের তালিকা থেকে বাদ দেওয়া উচিত৷

আপনি যদি জানেন যে আপনি শুধুমাত্র মাস্টার নথিতে কয়েকটি রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত করতে চান, তাহলে আপনি শিরোনাম বারে চেক বক্সটি সাফ করতে পারেন এবং তারপর শুধুমাত্র আপনার পছন্দের রেকর্ডগুলি নির্বাচন করতে পারেন৷ একইভাবে, আপনি যদি আপনার নথিতে বেশিরভাগ তালিকা অন্তর্ভুক্ত করতে চান, শিরোনাম বারে চেক বাক্সটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি যে এন্ট্রিগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান না সেগুলি আনচেক করুন৷

এন্ট্রি বাছাইআপনি যে আইটেমটি সাজাতে চান তার কলাম হেডারে ক্লিক করুন। তালিকাটি বর্ণানুক্রমিকভাবে ঊর্ধ্বক্রমানুসারে (A থেকে Z) সাজানো হয়েছে।

ফিল্টারিং এন্ট্রিএই বৈশিষ্ট্যটি উপযোগী যদি তালিকায় এন্ট্রি থাকে যা আপনি দেখতে চান না বা মাস্টার নথিতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান না।

একটি নথিতে পাঠ্য স্থানধারক যুক্ত করুন (ক্ষেত্রগুলি একত্রিত করুন)

আপনি ডেটা ফাইলের সাথে মূল নথিটি সংযুক্ত করার পরে, আপনি নথির পাঠ্য লিখতে পারেন এবং নথির প্রতিটি অনুলিপিতে অনন্য ডেটা কোথায় উপস্থিত হওয়া উচিত তা নির্দেশ করতে পাঠ্য স্থানধারক যোগ করতে পারেন।

পাঠ্য স্থানধারক, যেমন একটি ঠিকানা বা অভিবাদন, মার্জ ক্ষেত্র বলা হয়। Word-এর ক্ষেত্রগুলি ডেটা ফাইলে হাইলাইট করা কলাম শিরোনামের সাথে মিলে যায়।

ডেটা ফাইল কলামগুলি ডেটার বিভাগগুলিকে উপস্থাপন করে। প্রধান নথিতে যোগ করা ক্ষেত্রগুলি হল এই বিভাগের জন্য পাঠ্য স্থানধারক।

ডেটা ফাইল লাইনগুলি ডেটা রেকর্ডের প্রতিনিধিত্ব করে। আপনি যখন একটি মেল মার্জ করেন, Word প্রতিটি রেকর্ডের জন্য মূল নথির একটি অনুলিপি তৈরি করে।

প্রধান নথিতে একটি ক্ষেত্র স্থাপন করার সময়, এটি বোঝানো হয় যে একটি নির্দিষ্ট বিভাগের ডেটা, যেমন একটি শেষ নাম বা ঠিকানা, তার অবস্থানে উপস্থিত হওয়া উচিত।

বিঃদ্রঃ.আপনি যখন মূল নথিতে একটি মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করেন, তখন ক্ষেত্রের নামটি সর্বদা ডবল অ্যাঙ্গেল বন্ধনীতে ("") আবদ্ধ থাকে। যৌগিক নথিতে, এই বন্ধনীগুলি জোর দেওয়ার জন্য ব্যবহার করা হয় না। তারা শুধুমাত্র আপনাকে সাধারণ পাঠ্য থেকে প্রধান নথির ক্ষেত্রগুলিকে আলাদা করার অনুমতি দেয়।

একীভূতকরণের সময় কি ঘটে

মার্জ করার সময়, ডেটা ফাইলের প্রথম সারির ডেটা প্রধান নথির ক্ষেত্রগুলিকে প্রতিস্থাপন করে, যার ফলে প্রথম যৌগিক নথি তৈরি হয়। ডেটা ফাইলের দ্বিতীয় সারিতে থাকা ডেটা ক্ষেত্রগুলিকে প্রতিস্থাপন করে একটি দ্বিতীয় যৌগিক নথি তৈরি করে, ইত্যাদি।

ক্ষেত্রগুলির সাথে কাজ করার উদাহরণ

আপনি একটি ক্ষেত্র হিসাবে প্রধান নথিতে ডেটা ফাইল থেকে যেকোনো কলাম শিরোনাম যোগ করতে পারেন। লেটারহেড, লেবেল, ইমেল এবং অন্যান্য যৌগিক নথি তৈরি করার সময় এটি আপনাকে কিছু নমনীয়তা দেয়।

আপনি ক্ষেত্র একত্রিত করতে পারেন এবং বিরাম চিহ্ন ব্যবহার করে আলাদা করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি সঠিক ঠিকানা তৈরি করতে, আপনাকে প্রধান নথিতে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করতে হবে:

"প্রথম নাম শেষ নাম"

"বাড়ি এবং রাস্তা"

"শহর", "অঞ্চল", "পোস্টাল কোড"

সাধারণ ব্যবহারের ক্ষেত্রে, যেমন ঠিকানা ব্লক বা অভিবাদন লাইনের জন্য, Word জটিল ক্ষেত্রগুলি প্রদান করে - একাধিক ক্ষেত্রের সংমিশ্রণ। উদাহরণ নিচে তালিকাভুক্ত করা হয়.

ঠিকানা ব্লক ক্ষেত্র হল প্রথম নাম, পদবি, বাড়ি এবং রাস্তা, শহর এবং জিপ কোড সহ বেশ কয়েকটি ক্ষেত্রের সংমিশ্রণ।

অভিবাদন লাইন ক্ষেত্রে এক বা একাধিক নামের ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, ব্যবহৃত অভিবাদন শব্দের উপর নির্ভর করে।

জটিল ক্ষেত্রের প্রতিটি বিষয়বস্তু অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যেতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, আপনি ঠিকানার জন্য একটি আনুষ্ঠানিক নাম চয়ন করতে পারেন (মিস্টার আন্দ্রে আলফিরোভিচ জুনিয়র), এবং আপনার ঠিকানায় "প্রিয়" এর পরিবর্তে "ফর" ব্যবহার করতে পারেন।

একটি ডেটা ফাইলে ক্ষেত্র মার্জ করা ম্যাপিং

Word প্রতিটি ঠিকানা বা অভিবাদন উপাদানের সাথে সম্পর্কিত ডেটা ফাইলে একটি কলাম খুঁজে পাবে তা নিশ্চিত করতে, আপনাকে অবশ্যই Word-এর মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিকে ডেটা ফাইলের কলামগুলির সাথে ম্যাপ করতে হবে৷

ক্ষেত্র মেলে নির্বাচন করুন ক্ষেত্র নির্বাচনগ্রুপের মধ্যে একটি নথি রচনা করুন এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুনট্যাবে নিউজলেটার.

একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে ক্ষেত্র নির্বাচন.

ঠিকানা এবং অভিবাদন উপাদান বাম দিকে প্রদর্শিত হবে. ডাটা ফাইল থেকে কলাম শিরোনাম ডানদিকে প্রদর্শিত হবে।

শব্দ প্রতিটি উপাদানের জন্য উপযুক্ত কলামের সন্ধান করে। চিত্রটি দেখায় যে Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে কলামের জন্য একটি মিল খুঁজে পেয়েছে পদবিডেটা ফাইল ক্ষেত্র পদবি. কিন্তু তিনি অন্যান্য উপাদানকে একে অপরের সাথে বৈসাদৃশ্য করতে অক্ষম ছিলেন। বিশেষ করে, এই ডেটা ফাইল থেকে, Word ক্ষেত্রের জন্য একটি মিল খুঁজে পায়নি নাম.

ডানদিকের তালিকায়, আপনি বাম দিকের উপাদানটির সাথে সম্পর্কিত ডেটা ফাইল কলামটি হাইলাইট করতে পারেন। এখন দৃষ্টান্ত দেখায় যে কলাম নামমাঠের সাথে মিলে যায় নাম. ক্ষেত্রগুলির সাথে কোনও ভুল নেই আপিল, স্বতন্ত্র শনাক্তকারীএবং পদবিপাওয়া যায়নি. একটি মাস্টার নথি প্রতিটি ক্ষেত্র ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই. আপনি যদি এমন একটি ক্ষেত্র যোগ করেন যার জন্য ডেটা ফাইলে কোনো ডেটা নেই, তাহলে এটি মাস্টার নথিতে একটি খালি পাঠ্য স্থানধারক হিসেবে প্রদর্শিত হবে—সাধারণত একটি খালি স্ট্রিং বা একটি লুকানো ক্ষেত্র৷

বিষয়বস্তু প্রবেশ এবং ক্ষেত্র যোগ

প্রধান নথিতে, আপনি যেখানে ক্ষেত্র সন্নিবেশ করতে চান সেখানে ক্লিক করুন।

গ্রুপটি ব্যবহার করুন একটি নথি রচনা করুন এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুনট্যাবে নিউজলেটার.

নিম্নলিখিত আইটেম যে কোনো যোগ করুন.

নাম, ডাক ঠিকানা এবং অন্যান্য তথ্য সহ ঠিকানা ব্লক

একটি আইটেম নির্বাচন করুন ঠিকানা ব্লক.

ডায়ালগ বক্সে একটি ঠিকানা ব্লক সন্নিবেশঠিকানা উপাদান নির্বাচন করুন এবং আপনি চান প্রদর্শন বিন্যাস, এবং তারপর ক্লিক করুন ঠিক আছে.

ক্ষেত্র নির্বাচন, তারপর Word ঠিকানা ব্লকের জন্য প্রয়োজনীয় কিছু তথ্য খুঁজে পায়নি। পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন (মিল নেই)

স্বাগতম লাইন

একটি আইটেম নির্বাচন করুন স্বাগতম লাইন.

একটি অভিবাদন লাইন বিন্যাস নির্বাচন করুন যাতে অভিবাদন, নাম এবং নাম অনুসরণ করে বিরাম চিহ্ন অন্তর্ভুক্ত থাকে।

যে ক্ষেত্রে প্রাপকের নাম পাওয়া যায় না সেগুলির জন্য অভিবাদন লাইন পাঠ্য নির্বাচন করুন, উদাহরণস্বরূপ, যখন ডেটা উত্সে প্রাপকের নাম বা শেষ নাম থাকে না তবে শুধুমাত্র কোম্পানির নাম থাকে।

বোতামে ক্লিক করুন ঠিক আছে.

যদি একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হয় ক্ষেত্র নির্বাচন, তারপর Word শুভেচ্ছা লাইনের জন্য প্রয়োজনীয় কিছু তথ্য খুঁজে পায়নি। পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন (মিল নেই), এবং তারপরে আপনি মার্জ করতে চান এমন ডেটা উৎসের সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রটি হাইলাইট করুন।

স্বতন্ত্র ক্ষেত্র

পৃথক ক্ষেত্র থেকে তথ্য সন্নিবেশ করা যেতে পারে, যেমন শেষ নাম, ফোন নম্বর, বা দাতার অবদানের পরিমাণ। একটি ডেটা ফাইল থেকে প্রধান নথিতে দ্রুত একটি ক্ষেত্র যোগ করতে, তালিকার পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন একটি ডেটা ক্ষেত্র সন্নিবেশ করা হচ্ছে, এবং তারপর একটি ক্ষেত্রের নাম নির্বাচন করুন।

একটি নথিতে পৃথক ক্ষেত্র সন্নিবেশ করার সময় আরও বিকল্প ব্যবহার করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

ট্যাবে মেইলগ্রুপের মধ্যে রেকর্ডিং এবং ক্ষেত্র যোগ করাদল নির্বাচন কর মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান.

ডায়ালগ বক্সে একটি ডেটা ক্ষেত্র সন্নিবেশ করা হচ্ছেনিম্নলিখিত ক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি সম্পাদন করুন।

ঠিকানা ক্ষেত্রগুলি নির্বাচন করতে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা উত্স ক্ষেত্রের সাথে মেলে এমনকি ডেটা উত্স ক্ষেত্রের বিভিন্ন নাম থাকলেও, নির্বাচন করুন ঠিকানার ক্ষেত্র.

একটি ডেটা ফাইল কলাম থেকে সরাসরি ডেটা ব্যবহার করে এমন ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করতে, নির্বাচন করুন৷ ডাটাবেস ক্ষেত্র.

তালিকাভুক্ত ক্ষেত্রপ্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে ক্লিক করুন.

বোতামে ক্লিক করুন ঢোকান, এবং তারপর বন্ধ.

যদি একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হয় ক্ষেত্র নির্বাচন, তারপর Word ক্ষেত্র সন্নিবেশ করার জন্য প্রয়োজনীয় কিছু তথ্য খুঁজে পায়নি। পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন (মিল নেই), এবং তারপরে আপনি মার্জ করতে চান এমন ডেটা উৎসের সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রটি হাইলাইট করুন।

• আউটলুক পরিচিতি তালিকা থেকে কাস্টম ক্ষেত্র

প্রধান নথিতে কাস্টম পরিচিতি তালিকা ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করার একমাত্র উপায় হল Outlook থেকে একটি মেল মার্জ শুরু করা। প্রথমে আপনাকে ঠিক সেই ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করে পরিচিতি তালিকার প্রদর্শন কনফিগার করতে হবে যা মার্জ করার সময় ব্যবহার করা উচিত। এর পরে আপনি মার্জ করা শুরু করতে পারেন। সমস্ত প্রয়োজনীয় সেটিংস তৈরি হয়ে গেলে, Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে খুলবে এবং আপনি মেল মার্জ সম্পূর্ণ করতে পারবেন।

ফর্ম্যাটিং মার্জ ফলাফল

একটি নথিতে থাকা ডেটা ফর্ম্যাট করতে, মেল মার্জ ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন এবং আপনি যেভাবে অন্য কোনও পাঠ্য ফর্ম্যাট করেন সেভাবে এটিকে ফর্ম্যাট করুন৷ নির্বাচনের মধ্যে অবশ্যই ডবল শেভরন উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে ( « » ) মাঠের চারপাশে।

পূর্বরূপ দেখুন এবং মার্জ সম্পূর্ণ করুন

একবার মূল নথিতে সমস্ত ক্ষেত্র যোগ করা হয়ে গেলে, আপনি মার্জ ফলাফলের পূর্বরূপ দেখতে পারেন। একত্রীকরণ বাস্তবে সম্পন্ন হওয়ার আগে, আপনি একত্রিত নথি পর্যালোচনা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে যথাযথ পরিবর্তন করতে পারেন।

দেখতে, একটি গ্রুপে নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন৷ ফলাফল দেখুনট্যাব নিউজলেটার :

ক্লিক ফলাফল দেখুন.

বোতামগুলি ব্যবহার করে প্রতিটি যৌগিক নথি পৃষ্ঠা পৃষ্ঠা দ্বারা ব্রাউজ করুন পরবর্তী এন্ট্রিএবং পূর্ববর্তী পোস্টগ্রুপের মধ্যে ফলাফল দেখুন.

কমান্ড ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট নথি দেখুন প্রাপক খুঁজুন.

একত্রীকরণ সম্পূর্ণ করা হচ্ছে

একাধিক নথি পৃথকভাবে মুদ্রিত বা সম্পাদনা করা যেতে পারে। এটি সমস্ত নথির জন্য বা নথিগুলির একটি উপসেটের জন্য করা যেতে পারে।

নথির সম্পূর্ণ সেট সম্পাদনা করবেন কিনা তা নির্বাচন করুন, শুধুমাত্র বর্তমানে প্রদর্শিত অনুলিপি, বা একটি নির্দিষ্ট রেকর্ড নম্বর দ্বারা চিহ্নিত নথিগুলির একটি উপসেট। Word আপনি যে কপিগুলি সম্পাদনা করতে চান সেগুলিকে একটি একক ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করে, পৃষ্ঠা বিরতি দ্বারা পৃথক করে৷

মূল নথি সংরক্ষণ করা হচ্ছে

মনে রাখবেন যৌগিক নথিগুলি প্রধান নথি থেকে আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা হয়। প্রধান নথিটিকে আলাদা রাখা দরকারী কারণ পরবর্তী মার্জগুলি সম্পাদন করার সময় এটি কার্যকর হতে পারে।