Vytvořte zdroj dat pro hromadnou korespondenci v aplikaci Word. Použití aplikace Excel jako zdroje dat pro proces sloučení Vytvořte zdroj dat v aplikaci Word

Nedávno jsem viděl divokou fotku v jedné organizaci :)

Společnost se stěhovala do nové budovy - z Moskevské oblasti do Moskvy. Hovoříme tedy o změně základních podmínek pracovní smlouvy pro všechny zaměstnance. Podle postupu musí být zaměstnanci proti podpisu upozorněni na chystaný krok a poté musí být se všemi uzavřeny další dohody k jejich pracovním smlouvám. Organizace zaměstnává asi 1,5 tisíce lidí, HR oddělení musí urgentně připravit podklady.

Co se stane dál?
Vedoucí HR oddělení zasílá žádost na oddělení informační technologie o zlepšení personálního systému: je třeba vytvořit tištěné formuláře- oznámení a dodatečná dohoda. IT odpovídá, že takové vylepšení bude stát tolik tisíc eur a náklady nejsou zahrnuty v rozpočtu a mimo jiné je implementace možná nejdříve za dva měsíce.

Posílají nadávky na IT oddělení, personalisté chodí o víkendech do práce a malé děti nechávají doma. Nesmrtelný pracovní výkon: za dva dny bylo vytvořeno 3000 dokumentů! Jméno a údaje o pasu každého zaměstnance byly ručně přidány do šablony a tak dále 3000krát!

Dokážou si odpustit, že mrhají časem tak průměrně, když zjistí, že to používají? Sloučení emailůšablonu ve Wordu s excelovou tabulkou obsahující osobní údaje, to by se dalo zvládnout za cca dvacet minut :)

KROK 1. Vytvořte šablonu dokumentu ve Wordu.

Údaje, které se budou měnit, jsou zvýrazněny červeně: příjmení, jméno, patronymie, číslo, datum pracovní smlouvy, pozice, oddělení a koncovky ve slovech respektován a přijat v závislosti na pohlaví.

KROK 2. Vytvořte zdroj dat v aplikaci Excel.

Poté, co nastavíme Merge, program nahradí data ze zdroje do šablony. Každý řádek je samostatný dokument.

KROK 3. Vraťte se k šabloně dokumentu, kterou jsme vytvořili ve Wordu. Musíme pracovat se záložkou “Mailouts”, pečlivě si ji prostudovat.

Klikněte na tlačítko „Vybrat příjemce“, vyberte možnost „Použít existující seznam“ a otevřete zdroj dat (soubor Excel s informacemi o zaměstnancích).

V dalším okně vyberte list souboru, který obsahuje potřebná data.

KROK 4. Umístěte kurzor na místo v textu šablony, kam chcete vložit data ze zdroje, klikněte na tlačítko „Vložit slučovací pole“ a vyberte požadované pole.

Takto vypadá moje šablona po vložení všech slučovacích polí:

KROK 5. Vytvořte pravidla, která změní koncovky slov „milý“ a „přijatý“ v závislosti na pohlaví zaměstnance.

Umístěte kurzor za konec slova. Klikněte na tlačítko "Pravidla" a v rozevíracím seznamu vyberte "KDYŽ...PAK...JINY".

Zapíšeme pravidlo: je-li pohlaví ženské - pak..., jinak...

KROK 6. Naformátujte data.

Pokud jste dříve používali Mailings (Merge), pravděpodobně jste se setkali s tím, že data přenesená z Excelu vypadají ve Wordu úplně jinak. Například místo 19. 6. 2012 s největší pravděpodobností uvidíte 19. 6. 2012, tento výsledek vám pravděpodobně nebude vyhovovat.

Jíst různé způsoby K vyřešení tohoto problému použijeme ten nejjednodušší a nejpohodlnější.

Stiskněte kombinaci kláves Alt+F9, nyní vidíme kódy slučovacích polí.

Do kódu pole Datum_smlouvy vložíme zpětné lomítko před uzavírací složenou závorku a za ní formátovací klíč:
( MERGEFIELD "Smlouva_datum" \@ "DD.MM.RRRR" }
@ - označení data, "DD.MM.RRRR" - klíč formátu data formuláře 19.06.2012 .
Můžete použít jakýkoli jiný formát. Například tak, aby datum vypadalo 19. června 2012, použijte klíč \@ "DD MMMM RRRR".

Chcete-li ukončit režim úpravy kódu, stiskněte znovu Alt+F9.

KROK 7. Kliknutím na tlačítko „Zobrazit výsledky“ zkontrolujte, co se stalo.

KROK 8. Úprava seznamu zaměstnanců.

Kliknutím na tlačítko "Upravit seznam příjemců" můžete jednotlivé záznamy ze seznamu vyřadit, zkontrolovat duplicity, nastavit řazení nebo filtry.

Zvláštní pozornost byste měli věnovat třídění, abyste nemuseli ztrácet čas tříděním dokumentů po jejich vytištění. Nejpohodlnější je řazení podle jmen zaměstnanců nebo názvů oddělení.

KROK 8. Dokončete fúzi.

Klikněte na tlačítko "Najít a sloučit". Pokud vyberete možnost Tisknout dokumenty, budou dokumenty odeslány přímo do tiskárny. Pokud potřebujete zkontrolovat dokumenty a provést úpravy před tiskem, vyberte „Upravit jednotlivé dokumenty“.

Oddělený Soubor aplikace Word s výsledky fúze.

Připraveno! Užijte si čas, který ušetříte!

AKTUALIZACE v reakci na komentář alexey_lao :
Pomocí jednoduchého makra můžete uložit každý dokument jako samostatný soubor.

Naši šablonu uložíme jako soubor s příponou .docm (soubor Word s podporou maker).

Stiskněte kombinaci kláves Alt+F8 (vyvolání okna Makro).

V okně, které se otevře, nastavte „Název“ makra (například SaveFiles) a v rozevíracím seznamu „Makra z“ vyberte náš soubor se šablonou (raději vytvářím makra přímo v souboru, aby fungovat, i když je soubor otevřen na jiném počítači). Klikněte na tlačítko "Vytvořit".

Na místo, kde bliká kurzor, napište kód makra:

Dim DocNum jako Integer
Pro DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
S ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Pravda
S .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Konec s
.Execute Pause:=False
Konec s
S ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Zavřít
Konec s

Místo C://Test/ zadejte adresu složky, kam chcete dokumenty uložit.
Zavřeme okno editoru Visual Basic a vrátíme se do našeho dokumentu se šablonou.

Znovu stiskněte Alt+F8, v seznamu vyberte makro SaveFiles a klikněte na tlačítko "Spustit".

Zatímco počítač postupně vytváří a ukládá každý dokument, můžete si dát šálek kávy a sušenku. Nebo jděte domů spát, pokud máte více než pár set dokumentů :)

______________

Soubory s příklady si můžete stáhnout zde:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Experiment!

Nyní se podíváme na příklad implementace toho, jak můžete pracovat fúze Slovní data s daty Microsoft SQL Server, v tomto případě bude tento proces pomocí prostředků automatizován VBA Access 2003.

Mnoho lidí už asi ví, jak sloučit dokumenty Wordu například se zdrojem Excel data nebo se stejným SQL serverem, ale ne každý ví, jak tento proces automatizovat nebo implementovat do nějakého programu.

Jednoho dne jsem stál před úkolem zautomatizovat sloučení určité Word šablony s daty umístěnými na SQL serveru a to vše bylo potřeba implementovat do programu vyvinutého v Access 2003 (projekt ADP). A dnes ukážu příklad řešení tohoto problému.

Počáteční údaje

A nejprve se podívejme na výchozí údaje, tzn. co máme.

Takže jako klient, jak jsem již řekl, budeme mít projekt ADP Access 2003. Zdrojem dat pro příklad bude SQL Server 2012 Express. Nainstalovaný v počítači Microsoft Office 2013 (a Access 2003).

Vytvoříme testovací tabulku na serveru a naplníme ji daty ( platný v databázi Test). Chcete-li to provést, můžete spustit následující příkaz SQL.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMAR KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)VALUE ("Počítač", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Telefon", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Vytvořte soubor připojení ke zdroji dat MS SQL Server

Nyní vytvoříme soubor připojení (ODC) k našemu zdroji dat. Tento soubor bude fungovat jako druh „ šablona souboru připojení“, protože následně můžeme a budeme redefinovat jak databázi, tak samotný SQL dotaz.

Chcete-li vytvořit soubor připojení k serveru SQL, spusťte aplikaci Word a standardním způsobem pojďme tvořit tento soubor, tj. pomocí funkce " Informační bulletiny». ( Mimochodem, na příklad vytvoření připojení k SQL serveru z Excelu jsme se již podívali v materiálu - Excel - Připojení a příjem dat z SQL serveru).

Poté v okně pro výběr zdroje dat klikněte na tlačítko „ Vytvořit».

Poté zadejte adresu serveru a klikněte na „ Dále».

Poté vybereme databázi a tabulku k připojení, znovu vám připomenu, toto je pouze šablona, ​​všechny tyto parametry přepíšeme, klikněte na „ Dále».

A nakonec zadáme jasný název souboru připojení a můžeme jej také okamžitě uložit do adresáře, který potřebujeme kliknutím na „ Posouzení“, ve výchozím nastavení je uložen v « C:\Users\UserName\Documents\My Data Sources." klikněte na " Připraven».

To je vše, soubor byl vytvořen, můžeme zavřít Word bez uložení.

Vytvoření šablony pro sloučení slov

Nyní si připravíme šablonu Wordu tzn. Toto je dokument, do kterého budeme vkládat data z databáze SQL serveru.

Veškerá příprava spočívá v tom, že musíme vložit slučovací pole tam, kde je potřebujeme. To se provádí následovně. karta " Vložit -> Expresní bloky -> Pole».

Hledá se pole MERGEFIELD a zadejte název pole, které bude odpovídat poli ve zdroji dat ( v mém případě je to ProductName a Price). klikněte na " OK».

Vzhledem k tomu, že mám tuto testovací šablonu, nebude v ní prakticky žádný text a zobrazím pouze dvě pole, pravděpodobně budete mít hodně textu a mnoho slučovacích polí.

Kód VBA Access 2003 pro sloučení dokumentu aplikace Word do zdroje dat serveru MS SQL

Zbývá pouze napsat kód VBA, který provede sloučení. Do formuláře přidáme například tlačítko StartMerge a pole Cena pro filtrování dat. Poté v editoru Visual Basic napíšeme proceduru pro sloučení např. s názvem MergeWord a do obsluhy události tlačítka StartMerge ( stiskněte tlačítko) vložte kód pro volání této procedury. Celý kód bude vypadat takto ( Vyjádřil jsem se k tomu). Hned upřesním, že šablonu Wordu a soubor ODC mám v adresáři D:\Test\.

"Postup pro spuštění sloučení Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) "První parametr - Cesta k Word šablona"Druhý parametr - řetězec dotazu databáze Při chybě Přejít na Err1 Dim ConnectString jako řetězec, PathOdc jako řetězec Dim WordApp jako objekt Dim WordDoc jako objekt "Šablona souboru ODC pro datové připojení PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" If TemplateWord<>““ Poté „Vytvořit Word dokument Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Vytvořit připojení ke zdroji dat (MS SQL Server) "Vezmeme některá data z aktuálního připojení ADP projektu ConnectString="Provider=SQLOLEDB .1; " & _ "Integrované zabezpečení=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Zdroj dat=" & CurrentProject.Connection.Properties("Zdroj dat) ") & "; " & _ "Použít postup pro přípravu=1;" & _ "Automatický překlad=True;" & _ "Velikost paketu=4096;" & _ "Použít šifrování pro data=False;" "Nastavit zdroj dat WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Zviditelnit Word WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Zahájit slučování s WordDoc.MailMerge .Destination = wd.SendToNew SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False End With "Zavřete šablonu bez uložení WordDoc.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Nic Set WordApp = Nic jiného MsgBox "Žádná šablona ke sloučení", vbCritical, "Error" End If Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Nastavit WordDoc = Nic Nastavit WordApp = Nic Pokračovat Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Podmínka If Nz(Me.Price, "")<>"" Potom Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Zavolejte proceduru sloučení Volejte MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " ") End Sub

Práci ukládáme a kontrolujeme.

Po kliknutí na tlačítko (StartMerge) se spustí Word, ve kterém jsou již všechny údaje vyplněny a dokumentů bude tolik, kolik je řádků ve zdroji.

Jak vidíte, vše funguje. To je z mé strany vše, doufám, že materiál byl užitečný. Sbohem!

Z článku v minulém čísle jsme se dozvěděli, že metoda sloučení umožňuje vytvořit zdroj dat pomocí Wordu. V tomto článku se podíváme na to, jak lze získat informace o zdroji dat Excelové tabulky.

Zdroj dat lze použít ve verzích Wordu 2000/2002/2003/2007, ale proces jeho vytvoření je stejný pro všechny verze Wordu. Pojďme si tedy popsat algoritmus pro vytvoření zdroje dat:

1. Otevřete Excel.
2. V zobrazené tabulce zadejte do buňky A1 název prvního pole (např. země), v B1 – sekunda (např. index) atd. (Obr. 1).

Rýže. 1. Tabulka dat

Pomocí tabulkyWord 2000/2002

1. Otevřete nebo vytvořte hlavní dokument v aplikaci Word.
2. Fúze knoflík ( Dialogové okno Sloučit).
3. Fúze ve druhém kroku vyberte tlačítko Dostat data, a ze seznamu - Otevřený zdroj dat(obr. 2).

Rýže. 2. Rozbalovací seznam Otevřený zdroj dat

1. V novém dialogovém okně Otevření zdroje dat z rozevíracího seznamu Typ souboru vybrat knihySLEČNAVynikat.
2. Vybraný soubor otevřete kliknutím na tlačítko OTEVŘENO.
3. V zobrazeném dialogovém okně MicrosoftVynikat(obr. 3) zadejte rozsah nebo název.

Rýže. 3. Okno MicrosoftVynikat

Výsledný soubor Vynikat se stal jakoby „svázaný“ jako zdroj dat, takže nyní můžete vkládat slučovací pole do hlavního dokumentu a také sloučit zdroj dat s hlavním dokumentem, jak je vysvětleno v předchozím článku.

Pravidlo pro výběr záznamů pro zahrnutí do procesu sloučení s hlavním dokumentem

Do procesu sloučení lze zahrnout záznamy, které splňují určitá specifikovaná kritéria. Pro výběr záznamů se používají odkazy NEBO, A.

Chcete-li nastavit kritéria výběru:

1. Otevřete hlavní dokument.
2. Vyberte z panelu nástrojů Fúze knoflík ( Dialogové okno Sloučit).
3. V dialogovém okně Fúze ve třetím kroku vyberte tlačítko Výběr evidence.

V důsledku toho se zobrazí dialogové okno Výběr záznamů.

1. V záložce Výběr záznamů dialogové okno Výběr záznamů ve sloupci Pole Z rozevíracího seznamu vyberte název pole, na jehož hodnotu bude podmínka aplikována.
2. Ve sloupci Operátor vyberte operaci porovnání.
3. Ve sloupci Význam Zadejte hodnotu, se kterou chcete porovnat.
4. Po nastavení všech kritérií zavřete okno Výběr záznamů stisknutím tlačítka OK(obr. 4) .

Rýže. 4. Okno Výběr záznamů

1. V dialogovém okně Fúze klikněte na tlačítko Spojit nebo na panelu nástrojů Fúze zmáčknout tlačítko ( Sloučení do nového dokumentu).

Pomocí tabulkyExcel jako zdroj dat vWord 2003

1. V nabídce Servis vybrat tým Dopisy a korespondence a poté příkaz Fúze.
2. V podokně úloh, které se otevře Fúze, pomocí tlačítka Dále, přejděte do třetí fáze průvodce výběr příjemce, poté klikněte na příkaz
3. Najděte požadovaný soubor tabulky Excel a otevřete jej poklepáním na něj.
4. Potvrďte, že první řádek dat obsahuje záhlaví sloupců (toto jsou slučovací pole) (obrázek 5).

Rýže. 5. Okno Vyberte tabulku

Poznámka. V okně Sloučit příjemce můžete upravit položky.

1. Přejděte ke čtvrtému kroku a vyberte příkaz
2. V zobrazeném dialogovém okně Přidejte slučovací pole(obr. 6) vyberte pole ze seznamu, přičemž nejprve umístěte kurzor myši na místo v hlavním dokumentu, kde by se mělo nacházet slučovací pole.

Rýže. 6. Dialogové okno Přidejte slučovací pole

Zavázat se Je nutné vybrat záznamy, které se mají zahrnout do procesu slučování s hlavním dokumentem ve Wordu 2003, přejděte do třetí fáze, vyberte příkaz a v dialogovém okně Sloučit příjemce(Obr. 7) zrušte zaškrtnutí políčka R u položky, na kterou se text hlavního dokumentu nemá zasílat.

Rýže. 7. Dialogové okno Sloučit příjemce

Pomocí tabulkyExcel jako zdroj dat vWord 2007

1. Na kartě Zpravodaj ve skupině Fúze vybrat tým Vyberte příjemce.
2. Vyberte (obr. 8), najděte požadovaný soubor v dialogovém okně Výběr zdroje dat a otevřete jej.

Rýže. 8. Výběr týmu Použít existující seznam

Poznámka. Po výběru souboru se aktivují příkazy karty

1. Klikněte na Změnit seznam polí když se seznam změní.
2. Klikněte na Vložit slučovací pole a vyberte pole ze seznamu, přičemž nejprve umístěte kurzor myši na místo v hlavním dokumentu, kde by se mělo nacházet slučovací pole.

Výběr záznamů, které mají být zahrnuty do procesu hromadné korespondence v aplikaci Word 2007

1. V záložce Informační bulletiny ve skupině Začněte slučovat lis Vyberte příjemce a vyberte z rozevíracího seznamu nabídky Použít existující seznam.
2. Najděte požadovaný soubor tabulky Excel a otevřete jej poklepáním na něj.
3. Potvrďte, že první řádek dat obsahuje záhlaví sloupců (jedná se o slučovací pole).
4. V záložce Informační bulletiny ve skupině Začněte slučovat vybrat Změňte seznam příjemců.

5. V dialogovém okně Sloučit příjemce (obr. 9) zrušte zaškrtnutí políčka R u položky, do které nechcete odeslat text hlavního dokumentu.

Rýže. 9. Okno Sloučit příjemce

Klíčové výhody používání Excelu jako zdroje dat pro proces slučování

1. Úspora času, protože není třeba provádět stejnou práci opakovaně.

2. Automatizace pracovního postupu vytvořením více kopií šablony dokumentu s různými detaily.

3. Pohodlí a snadnost provádění práce, která se skládá pouze ze tří fází: vytvoření hlavního dokumentu, vytvoření zdroje dat a jejich přímé sloučení.

G.A. Šerová, prof. RSUH

7 Přednáška č. 8

Slučování dokumentů.

Hromadná korespondence se používá, když potřebujete vytvořit sadu dokumentů, jako jsou adresní štítky nebo dopisy na hlavičkovém papíře, které jsou odesílány velkému počtu zákazníků. Každý dopis nebo nálepka obsahuje obecné i individuální informace. Dopis by měl například zákazníka oslovit příjmením. Jednotlivé informace pro každé písmeno nebo nálepku pocházejí ze zdroje dat.

Proces sloučení se skládá z několika obecných kroků.

Nastavení hlavního dokumentu. Hlavní dokument obsahuje text a grafiku, které jsou společné pro všechny verze hlavního dokumentu, jako je zpáteční adresa nebo oslovení na hlavičkovém papíře.

Připojení dokumentu ke zdroji dat. Zdroj dat je soubor obsahující informace, které musí být vloženy do dokumentu, jako jsou jména a adresy příjemců dopisu.

Upřesněte seznam příjemců nebo položek. aplikace Microsoft Office Word vytvoří kopii hlavního dokumentu pro každou položku datového souboru nebo záznam.

Přidání zástupných symbolů textu (slučovacích polí) do dokumentu Při sloučení se slučovací pole zaplní daty z datového souboru.

Náhled a dokončení sloučení Před tiskem celé sady kopií dokumentu můžete zobrazit náhled každé kopie.

Příkazy tabulátoru se používají ke sloučení s poštou Informační bulletiny.

Sloučit můžete také pomocí podokna úloh Fúze, která umožňuje provádět celý proces krok za krokem. Chcete-li použít podokno úloh, ve skupině Začněte slučovat na kartě Informační bulletiny vybrat předmět Začněte slučovat a pak bod Průvodce sloučením krok za krokem.

Nastavení hlavního dokumentu

Spusťte aplikaci Word.

Ve výchozím nastavení se otevře prázdný dokument. Nechte to otevřené. Pokud jej zavřete, příkazy, které musíte provést v dalším kroku, již nebudou k dispozici.

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Začněte slučovat.

Klikněte na typ dokumentu, který chcete vytvořit.

Můžete například vytvořit následující typy dokumentů.

Sada obálek Zpáteční adresy na všech obálkách jsou stejné, ale adresa příjemce je v každém případě jedinečná. Vyberte položku Obálky a na kartě Možnosti obálek dialogové okno Možnosti obálek Uveďte prosím své preference týkající se velikosti obálky a formátování textu.

Sada adresních nálepek Každá nálepka obsahuje jméno a adresu, které jsou jedinečné. Vyberte položku samolepky a v dialogovém okně Možnosti nálepek prosím Ukaž požadovaný typ samolepky.

Sada dokumentů na hlavičkový papír nebo zprávy E-mailem Základní obsah všech dopisů nebo zpráv je stejný, ale každý z nich obsahuje informace určené pro konkrétního příjemce, například jméno, adresu nebo nějaké další informace. Chcete-li vytvořit tyto typy dokumentů, vyberte písmena nebo e-maily.

Adresář nebo složka Každá položka zobrazuje stejný typ informací, jako je název nebo popis, ale je pro každou položku jedinečný. Klikněte katalog k vytvoření tohoto typu dokumentu.

Obnovení fúze

Pokud potřebujete přerušit práci se sloučením, můžete uložit hlavní dokument a pokračovat ve sloučení později. Aplikace Microsoft Office Word uloží zdroj dat a data polí. Pokud jste použili podokno úloh Fúze, Word se vrátí do bodu, kde chcete obnovit sloučení.

Až budete připraveni pokračovat ve sloučení, otevřete dokument.

Word požádá o potvrzení otevření dokumentu, který spustí příkaz SQL.

Protože je tento dokument připojen ke zdroji dat, klikněte Ano. Zobrazí se text dokumentu spolu se všemi vloženými poli.

Připojení dokumentu ke zdroji dat

Chcete-li provést sloučení dat v hlavním dokumentu, musíte dokument připojit ke zdroji dat nebo datovému souboru.

Výběr datového souboru

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Vyberte příjemce.

Následuj tyto kroky:

Otevřete dokument aplikace Microsoft Word. Tento dokument musí obsahovat jednu tabulku. První řádek tabulky by měl obsahovat nadpisy a zbývající řádky by měly obsahovat položky, které by měly být zahrnuty do složeného dokumentu. Jako zdroj dat můžete také použít zdroj dat záhlaví (zdroj dat záhlaví. Dokument obsahující řádek záhlaví (nebo záznam), který se používá ke sloučení zadaného zdroje dat s hlavním dokumentem hromadné korespondence.).

Upřesnění seznamu příjemců nebo položek

Pokud se připojujete ke konkrétnímu datovému souboru, možná nebudete chtít přenést data všech záznamů datového souboru do hlavního dokumentu.

Chcete-li omezit seznam příjemců nebo použít podmnožinu položek datového souboru, postupujte takto:

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Upravit seznam.

V dialogovém okně Místa sloučení

Výběr jednotlivých záznamů Tato metoda je nejužitečnější, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka vedle těch příjemců, kteří by měli být zahrnuti do seznamu, a zrušte zaškrtnutí políček vedle těch příjemců, kteří by měli být ze seznamu vyloučeni.

Pokud víte, že chcete do hlavního dokumentu zahrnout pouze několik záznamů, můžete zrušit zaškrtnutí políčka v záhlaví a poté vybrat pouze požadované záznamy. Podobně, pokud chcete do dokumentu zahrnout většinu seznamu, zaškrtněte políčko v záhlaví a potom zrušte zaškrtnutí položek, které zahrnout nechcete.

Třídění záznamů Klikněte na záhlaví sloupce položky, podle které chcete seřadit. Seznam je řazen abecedně ve vzestupném pořadí (A až Z).

Filtrování záznamů Tato funkce je užitečná, pokud seznam obsahuje položky, které nechcete vidět nebo zahrnout do hlavního dokumentu.

Přidejte do dokumentu zástupné symboly textu (slučovací pole).

Po připojení hlavního dokumentu k datovému souboru můžete zadat text dokumentu a přidat textové zástupné symboly, které označí, kde se mají v každé kopii dokumentu objevit jedinečná data.

Textové zástupné symboly, jako je adresa nebo oslovení, se nazývají slučovací pole. Pole ve Wordu odpovídají zvýrazněným záhlavím sloupců v datovém souboru.

Sloupce datového souboru představují kategorie dat. Pole přidaná do hlavního dokumentu jsou textové zástupné symboly pro tyto kategorie.

Řádky datového souboru představují datové záznamy. Při provádění hromadné korespondence Word vytvoří kopii hlavního dokumentu pro každý záznam.

Při umísťování pole do hlavního dokumentu se předpokládá, že by se na jeho místě měla objevit určitá kategorie dat, jako je příjmení nebo adresa.

Poznámka. Když vložíte slučovací pole do hlavního dokumentu, název pole je vždy uzavřen ve dvojitých lomených závorkách (""). Ve složených dokumentech se tyto závorky nepoužívají pro zdůraznění. Umožňují pouze odlišit pole v hlavním dokumentu od normálního textu.

Co se stane při fúzi

Při slučování data v prvním řádku datového souboru nahradí pole v hlavním dokumentu, čímž se vytvoří první složený dokument. Data ve druhém řádku datového souboru nahradí pole a vytvoří druhý složený dokument a tak dále.

Příklady práce s poli

Do hlavního dokumentu můžete přidat libovolné záhlaví sloupce z datového souboru jako pole. To vám dává určitou flexibilitu při vytváření hlavičkových papírů, štítků, e-mailů a dalších složených dokumentů.

Pole můžete kombinovat a oddělovat je pomocí interpunkčních znamének. Chcete-li například vygenerovat přesnou adresu, musíte do hlavního dokumentu vložit následující pole:

"Jméno Příjmení"

"Dům a ulice"

"Město", "Region", "PSČ"

Pro běžné případy použití, jako jsou bloky adres nebo uvítací řádky, Word poskytuje složitá pole – kombinaci více polí. Příklady jsou uvedeny níže.

Pole Blok adresy je kombinací několika polí, včetně jména, příjmení, domu a ulice, města a PSČ.

Pole Řádek pozdravu může obsahovat jedno nebo více polí se jménem v závislosti na použitých pozdravných slovech.

Obsah každého ze složitých polí lze odpovídajícím způsobem přizpůsobit. Například můžete pro adresu zvolit formální název (pan Andrey Alfirovich Jr.) a ve své adrese použít „Pro“ místo „Vážený“.

Mapování slučovacích polí na datový soubor

Chcete-li zajistit, že aplikace Word najde v datovém souboru sloupec, který odpovídá každé adrese nebo prvku pozdravu, musíte namapovat pole hromadné korespondence v aplikaci Word na sloupce v datovém souboru.

Chcete-li pole shodovat, vyberte Výběr pole ve skupině Vytvořte dokument a vložte pole na kartě Informační bulletiny.

Otevře se dialogové okno Výběr pole.

Vlevo se zobrazí prvky adresy a oslovení. Vpravo se zobrazí záhlaví sloupců z datového souboru.

Word hledá příslušný sloupec pro každý prvek. Obrázek ukazuje, že Word automaticky našel shodu pro sloupec Příjmení pole datového souboru Příjmení. Nebyl však schopen vzájemně kontrastovat ostatní prvky. Konkrétně z tohoto datového souboru Word nenašel shodu pro pole název.

V seznamu vpravo můžete zvýraznit sloupec datového souboru odpovídající prvku vlevo. Nyní obrázek ukazuje, že sloupec název odpovídá poli název. Na polích není nic špatného Odvolání, Jedinečný identifikátor A Příjmenížádná shoda nenalezena. Hlavní dokument nemusí používat všechna pole. Pokud přidáte pole, pro které v datovém souboru nejsou žádná data, zobrazí se v hlavním dokumentu jako prázdný textový zástupný symbol – obvykle prázdný řetězec nebo skryté pole.

Zadávání obsahu a přidávání polí

V hlavním dokumentu klikněte na místo, kam chcete pole vložit.

Použijte skupinu Vytvořte dokument a vložte pole na kartě Informační bulletiny.

Přidejte kteroukoli z následujících položek.

Blok adresy se jménem, ​​poštovní adresou a dalšími informacemi

Vyberte položku Blok adresy.

V dialogovém okně Vložení bloku adresy vyberte požadované prvky adresy a formáty zobrazení a klepněte na OK.

Výběr pole, pak Word nemohl najít nějaké informace potřebné pro blok adresy. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda)

Uvítací linka

Vyberte položku Uvítací linka.

Vyberte formát řádku oslovení, který obsahuje oslovení, jméno a interpunkční znaménko, které následuje za jménem.

Text řádku s pozdravem vyberte pro případy, kdy jméno příjemce není k dispozici, například když zdroj dat neobsahuje jméno nebo příjmení příjemce, ale pouze název společnosti.

Klepněte na tlačítko OK.

Pokud se zobrazí dialogové okno Výběr pole, pak Word nemohl najít nějaké informace potřebné pro uvítací řádek. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda) a potom zvýrazněte odpovídající pole ve zdroji dat, které chcete sloučit.

Jednotlivá pole

Informace lze vkládat z jednotlivých polí, jako je příjmení, telefonní číslo nebo výše příspěvku dárce. Chcete-li rychle přidat pole z datového souboru do hlavního dokumentu, klikněte na šipku vedle seznamu Vložení datového pole a potom vyberte název pole.

Chcete-li při vkládání jednotlivých polí do dokumentu použít více možností, postupujte takto:

Na kartě Pošta ve skupině Záznam a přidávání polí vybrat tým Vložit slučovací pole.

V dialogovém okně Vložení datového pole Proveďte jednu z následujících akcí.

Chcete-li vybrat pole adresy, která budou automaticky odpovídat polím zdroje dat, i když pole zdroje dat mají různé názvy, vyberte Pole adresy.

Chcete-li zvýraznit pole, která vždy používají data přímo ze sloupce datového souboru, vyberte Databázová pole.

Na seznamu Pole Klikněte na požadované pole.

Klepněte na tlačítko Vložit, a pak Zavřít.

Pokud se zobrazí dialogové okno Výběr pole, pak Word nemohl najít některé informace potřebné k vložení pole. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda) a potom zvýrazněte odpovídající pole ve zdroji dat, které chcete sloučit.

• Vlastní pole ze seznamu kontaktů aplikace Outlook

Jediným způsobem, jak zahrnout vlastní pole seznamu kontaktů do hlavního dokumentu, je spustit hromadnou korespondenci z aplikace Outlook. Nejprve musíte nakonfigurovat zobrazení seznamu kontaktů pomocí přesně těch polí, která by měla být použita při sloučení. Poté můžete začít slučovat. Po provedení všech nezbytných nastavení se Word automaticky otevře a vy můžete dokončit hromadnou korespondenci.

Formátování výsledků sloučení

Chcete-li formátovat data obsažená v dokumentu, vyberte pole hromadné korespondence a naformátujte je stejným způsobem, jakým formátujete jakýkoli jiný text. Výběr musí obsahovat dvojité uvozovky ( « » ) v okolí hřiště.

Náhled a dokončení sloučení

Po přidání všech polí do hlavního dokumentu můžete zobrazit náhled výsledků sloučení. Než bude sloučení skutečně dokončeno, můžete zkontrolovat sloučené dokumenty a v případě potřeby provést příslušné změny.

Chcete-li zobrazit, proveďte ve skupině jednu z následujících akcí Zobrazit výsledky karty Informační bulletiny :

Klikněte Zobrazit výsledky.

Procházejte každý složený dokument stránku po stránce pomocí tlačítek Další záznam A Předchozí příspěvek ve skupině Zobrazit výsledky.

Zobrazte konkrétní dokument pomocí příkazu Najít příjemce.

Dokončení fúze

Více dokumentů lze vytisknout nebo upravit jednotlivě. To lze provést pro všechny dokumenty nebo pro podmnožinu dokumentů.

Vyberte, zda chcete upravit celou sadu dokumentů, pouze aktuálně zobrazenou kopii nebo dílčí sadu dokumentů označenou zadaným číslem záznamu. Word uloží kopie, které chcete upravit, jako jeden soubor oddělený zalomením stránek.

Ukládání hlavního dokumentu

Pamatujte, že složené dokumenty se ukládají odděleně od hlavního dokumentu. Je užitečné uchovávat hlavní dokument odděleně, protože to může být užitečné při provádění následných sloučení.