Slučování dokumentů Microsoft Word. Zdroje dat, které lze použít pro hromadnou korespondenci Vytvořte zdroj dat v aplikaci Word

Z článku v minulém čísle jsme se dozvěděli, že metoda sloučení umožňuje vytvořit zdroj dat pomocí Wordu. V tomto článku se podíváme na to, jak lze získat informace o zdroji dat z tabulky aplikace Excel.

Zdroj dat lze použít ve verzích Wordu 2000/2002/2003/2007, ale proces jeho vytvoření je stejný pro všechny verze Wordu. Pojďme si tedy popsat algoritmus pro vytvoření zdroje dat:

1. Otevřete Excel.
2. V zobrazené tabulce zadejte do buňky A1 název prvního pole (např. země), v B1 – sekunda (např. index) atd. (Obr. 1).

Rýže. 1. Tabulka dat

Pomocí tabulkyWord 2000/2002

1. Otevřete nebo vytvořte hlavní dokument v aplikaci Word.
2. Fúze knoflík ( Dialogové okno Sloučit).
3. Fúze ve druhém kroku vyberte tlačítko Dostat data, a ze seznamu - Otevřený zdroj dat(obr. 2).

Rýže. 2. Rozbalovací seznam Otevřený zdroj dat

1. V novém dialogovém okně Otevření zdroje dat z rozevíracího seznamu Typ souboru vybrat knihySLEČNAVynikat.
2. Vybraný soubor otevřete kliknutím na tlačítko OTEVŘENO.
3. V zobrazeném dialogovém okně MicrosoftVynikat(obr. 3) zadejte rozsah nebo název.

Rýže. 3. Okno MicrosoftVynikat

Výsledný soubor Vynikat se stal jakoby „svázaný“ jako zdroj dat, takže nyní můžete vkládat slučovací pole do hlavního dokumentu a také sloučit zdroj dat s hlavním dokumentem, jak je vysvětleno v předchozím článku.

Pravidlo pro výběr záznamů pro zahrnutí do procesu sloučení s hlavním dokumentem

Do procesu sloučení lze zahrnout záznamy, které splňují určitá specifikovaná kritéria. Pro výběr záznamů se používají odkazy NEBO, A.

Chcete-li nastavit kritéria výběru:

1. Otevřete hlavní dokument.
2. Vyberte z panelu nástrojů Fúze knoflík ( Dialogové okno Sloučit).
3. V dialogovém okně Fúze ve třetím kroku vyberte tlačítko Výběr evidence.

V důsledku toho se zobrazí dialogové okno Výběr záznamů.

1. V záložce Výběr záznamů dialogové okno Výběr záznamů ve sloupci Pole Z rozevíracího seznamu vyberte název pole, na jehož hodnotu bude podmínka aplikována.
2. Ve sloupci Operátor vyberte operaci porovnání.
3. Ve sloupci Význam Zadejte hodnotu, se kterou chcete porovnat.
4. Po nastavení všech kritérií zavřete okno Výběr záznamů stisknutím tlačítka OK(obr. 4) .

Rýže. 4. Okno Výběr záznamů

1. V dialogovém okně Fúze klikněte na tlačítko Spojit nebo na panelu nástrojů Fúze zmáčknout tlačítko ( Sloučení do nového dokumentu).

Pomocí tabulkyExcel jako zdroj dat vWord 2003

1. V nabídce Servis vybrat tým Dopisy a korespondence a poté příkaz Fúze.
2. V podokně úloh, které se otevře Fúze, pomocí tlačítka Dále, přejděte do třetí fáze průvodce výběr příjemce, poté klikněte na příkaz
3. Najděte požadovaný soubor tabulky Excel a otevřete jej poklepáním na něj.
4. Potvrďte, že první řádek dat obsahuje záhlaví sloupců (toto jsou slučovací pole) (obrázek 5).

Rýže. 5. Okno Vyberte tabulku

Poznámka. V okně Sloučit příjemce můžete upravit položky.

1. Přejděte ke čtvrtému kroku a vyberte příkaz
2. V zobrazeném dialogovém okně Přidejte slučovací pole(obr. 6) vyberte pole ze seznamu, přičemž nejprve umístěte kurzor myši na místo v hlavním dokumentu, kde by se mělo nacházet slučovací pole.

Rýže. 6. Dialogové okno Přidejte slučovací pole

Zavázat se Je nutné vybrat záznamy, které se mají zahrnout do procesu slučování s hlavním dokumentem ve Wordu 2003, přejděte do třetí fáze, vyberte příkaz a v dialogovém okně Sloučit příjemce(Obr. 7) zrušte zaškrtnutí políčka R u položky, na kterou se text hlavního dokumentu nemá zasílat.

Rýže. 7. Dialogové okno Sloučit příjemce

Pomocí tabulkyExcel jako zdroj dat vWord 2007

1. Na kartě Zpravodaj ve skupině Fúze vybrat tým Vyberte příjemce.
2. Vyberte (obr. 8), najděte požadovaný soubor v dialogovém okně Výběr zdroje dat a otevřete jej.

Rýže. 8. Výběr týmu Použít existující seznam

Poznámka. Po výběru souboru se aktivují příkazy karty

1. Klikněte na Změnit seznam polí když se seznam změní.
2. Klikněte na Vložit slučovací pole a vyberte pole ze seznamu, přičemž nejprve umístěte kurzor myši na místo v hlavním dokumentu, kde by se mělo nacházet slučovací pole.

Výběr záznamů, které mají být zahrnuty do procesu hromadné korespondence v aplikaci Word 2007

1. V záložce Informační bulletiny ve skupině Začněte slučovat lis Vyberte příjemce a vyberte z rozevíracího seznamu nabídky Použít existující seznam.
2. Najděte požadovaný soubor tabulky Excel a otevřete jej poklepáním na něj.
3. Potvrďte, že první řádek dat obsahuje záhlaví sloupců (jedná se o slučovací pole).
4. V záložce Informační bulletiny ve skupině Začněte slučovat vybrat Změňte seznam příjemců.

5. V dialogovém okně Sloučit příjemce (obr. 9) zrušte zaškrtnutí políčka R u položky, do které nechcete odeslat text hlavního dokumentu.

Rýže. 9. Okno Sloučit příjemce

Klíčové výhody používání Excelu jako zdroje dat pro proces slučování

1. Úspora času, protože není třeba provádět stejnou práci opakovaně.

2. Automatizace pracovního postupu vytvořením více kopií šablony dokumentu s různými detaily.

3. Pohodlí a snadnost provádění práce, která se skládá pouze ze tří fází: vytvoření hlavního dokumentu, vytvoření zdroje dat a jejich přímé sloučení.

G.A. Šerová, prof. RSUH

Nyní je třeba vytvořit slučovací zdroj dat (adresy a příjmení příjemců e-mailu).

1. V sekci Výběr příjemců okno Fúze podokno úloh, vyberte Vytvoření seznamu(obr. 8.6).

Rýže. 8.6. Okno Výběr příjemců mistrů Fúze

2. Klikněte na příkaz Vytvořit V kapitole Vytvoření seznamu. Otevře se dialogové okno, znázorněné na obr. 8.7.

Zdroj dat sloučení je databáze sestávající ze záznamů, na základě kterých bude pomocí hlavního dokumentu vygenerována konkrétní kopie dopisu. Všechny záznamy mají stejná datová pole.

Některá z nejběžnějších polí jsou předem uvedena v okně vytvoření zdroje dat. Nepotřebná pole můžete z databáze odstranit a přidat vlastní.

Rýže. 8.7. Vytvoření zdroje dat

Další položky sekce Výběr příjemců umožňují vybrat existující databázi, dříve vytvořenou ve Wordu nebo v aplikaci, jako je Access, nebo adresář jako zdroj dat.

Poznámka Přítomnost dalších polí ve zdroji dat nijak neovlivňuje výsledek sloučení, ale zpomaluje program.

3. Klepněte na tlačítko Nastavení. Otevře se dialogové okno, znázorněné na obr. 8.8.

4. Zvýrazněte položku Odvolání.

5. Klepněte na tlačítko Vymazat vymažte zvýrazněné pole.

Rýže. 8.8. Nastavení polí zdroje dat

Rýže. 8.9. Dialogové okno Sloučit příjemce

6. Opakováním kroků 4 a 5 odstraňte všechna pole kromě Name. Příjmení, Organizace, Adresa 1 A Index.

7. Klepněte na tlačítko OK.

8. Klepněte na tlačítko Zavřít dialogová okna.

9. V dialogovém okně pro uložení dokumentu, které se otevře, zadejte název Hosté a klikněte na tlačítko Uložit. Obrázek znázorněný na Obr. 8.9 dialogové okno Sloučit příjemce, která momentálně nemá žádné záznamy.

10. Určitě budete muset v určitém okamžiku zadat informace do zdroje dat. Klepněte na tlačítko Změna... udělat to teď. Otevře se formulář pro zadání dat. Přidejme nějaké záznamy. Později sloučení vygeneruje přesně tolik kopií hlavního dokumentu, kolik je záznamů ve zdroji dat.

11. Vyplňte pole formuláře.

12. Chcete-li přidat další položku, klepněte na tlačítko Vytvořte záznam.

13. Zadejte několik dalších položek a přeneste do nich informace uvedené v tabulce. 8.1.

TABULKA 8.1. Sloučit zdroj dat

14. Klikněte na tlačítko Zavřít pro uložení databáze a poté na tlačítko OK okno Příjemci.

Poznámka Chcete-li změnit informace o zdroji dat, klikněte na v panelu nástrojů Fúze na tlačítku Příjemci a poté v dialogovém okně, které se otevře - na tlačítko Změna. Otevře se formulář zdroje dat. Pro procházení zdrojovými záznamy použijte tlačítka První, Zadní, Vpřed, Poslední ve spodní části formuláře.

Rýže. 8.10. Panel nástrojů Fúze

Word může získat sloučená data z různých zdrojů. Jako součást sady Microsoft Office, Word snadno přijímá data z aplikací Outlook, Excel a Access. Mohou být použity jiné zdroje, včetně webových stránek, textové soubory OpenDocument a datové soubory s oddělovači uložené jako prostý text. Pokud ještě nemáte zdroj dat, můžete si jej vytvořit ve Wordu.

Důležité: Přístup k pojmenovaným zdrojům dat v umístění HTTP není podporován. Před použitím souboru jako zdroje dat pro sloučení jej uložte na místní pevný disk.

Sloučit zdroje dat

Níže jsou uvedeny některé zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci v aplikaci Word.

Jiné databázové soubory

Ke sloučení můžete použít i jiné zdroje dat. Chcete-li získat přístup k těmto zdrojům, spusťte Průvodce datovým připojením.

Jakmile nastavíte zdroj dat, můžete pomocí hromadné korespondence vytvářet štítky, obálky, dopisy a e-maily.

dodatečné informace

Stále máte dotazy ohledně sloučení ve Wordu?

Pomozte nám zlepšit Word

Máte nápady na vylepšení hromadné korespondence nebo jiných funkcí aplikace Word? Sdílejte je na stránce

7 Přednáška č. 8

Slučování dokumentů.

Hromadná korespondence se používá, když potřebujete vytvořit sadu dokumentů, jako jsou adresní štítky nebo dopisy na hlavičkovém papíře, které jsou odesílány velkému počtu zákazníků. Každý dopis nebo nálepka obsahuje obecné i individuální informace. Dopis by měl například zákazníka oslovit příjmením. Jednotlivé informace pro každé písmeno nebo nálepku pocházejí ze zdroje dat.

Proces sloučení se skládá z několika obecných kroků.

Nastavení hlavního dokumentu. Hlavní dokument obsahuje text a grafiku, které jsou společné pro všechny verze hlavního dokumentu, jako je zpáteční adresa nebo oslovení na hlavičkovém papíře.

Připojení dokumentu ke zdroji dat. Zdroj dat je soubor obsahující informace, které musí být vloženy do dokumentu, jako jsou jména a adresy příjemců dopisu.

Upřesněte seznam příjemců nebo položek. aplikace Microsoft Office Word vytvoří kopii hlavního dokumentu pro každou položku datového souboru nebo záznam.

Přidání zástupných symbolů textu (slučovacích polí) do dokumentu Při sloučení se slučovací pole zaplní daty z datového souboru.

Náhled a dokončení sloučení Před tiskem celé sady kopií dokumentu můžete zobrazit náhled každé kopie.

Příkazy tabulátoru se používají ke sloučení s poštou Informační bulletiny.

Sloučit můžete také pomocí podokna úloh Fúze, která umožňuje provádět celý proces krok za krokem. Chcete-li použít podokno úloh, ve skupině Začněte slučovat na kartě Informační bulletiny vybrat předmět Začněte slučovat a pak bod Průvodce sloučením krok za krokem.

Nastavení hlavního dokumentu

Spusťte aplikaci Word.

Ve výchozím nastavení se otevře prázdný dokument. Nechte to otevřené. Pokud jej zavřete, příkazy, které musíte provést v dalším kroku, již nebudou k dispozici.

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Začněte slučovat.

Klikněte na typ dokumentu, který chcete vytvořit.

Můžete například vytvořit následující typy dokumentů.

Sada obálek Zpáteční adresy na všech obálkách jsou stejné, ale adresa příjemce je v každém případě jedinečná. Vyberte položku Obálky a na kartě Možnosti obálek dialogové okno Možnosti obálek Uveďte prosím své preference týkající se velikosti obálky a formátování textu.

Sada adresních nálepek Každá nálepka obsahuje jméno a adresu, které jsou jedinečné. Vyberte položku samolepky a v dialogovém okně Možnosti nálepek prosím Ukaž požadovaný typ samolepky.

Sada dokumentů na hlavičkový papír nebo zprávy E-mailem Základní obsah všech dopisů nebo zpráv je stejný, ale každý z nich obsahuje informace určené pro konkrétního příjemce, například jméno, adresu nebo nějaké další informace. Chcete-li vytvořit tyto typy dokumentů, vyberte písmena nebo e-maily.

Adresář nebo složka Každá položka zobrazuje stejný typ informací, jako je název nebo popis, ale je pro každou položku jedinečný. Klikněte katalog k vytvoření tohoto typu dokumentu.

Obnovení fúze

Pokud potřebujete přerušit práci se sloučením, můžete uložit hlavní dokument a pokračovat ve sloučení později. Aplikace Microsoft Office Word uloží zdroj dat a data polí. Pokud jste použili podokno úloh Fúze, Word se vrátí do bodu, kde chcete obnovit sloučení.

Až budete připraveni pokračovat ve sloučení, otevřete dokument.

Word požádá o potvrzení otevření dokumentu, který spustí příkaz SQL.

Protože je tento dokument připojen ke zdroji dat, klikněte Ano. Zobrazí se text dokumentu spolu se všemi vloženými poli.

Připojení dokumentu ke zdroji dat

Chcete-li provést sloučení dat v hlavním dokumentu, musíte dokument připojit ke zdroji dat nebo datovému souboru.

Výběr datového souboru

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Vyberte příjemce.

Následuj tyto kroky:

Otevřete dokument aplikace Microsoft Word. Tento dokument musí obsahovat jednu tabulku. První řádek tabulky by měl obsahovat nadpisy a zbývající řádky by měly obsahovat položky, které by měly být zahrnuty do složeného dokumentu. Jako zdroj dat můžete také použít zdroj dat záhlaví (zdroj dat záhlaví. Dokument obsahující řádek záhlaví (nebo záznam), který se používá ke sloučení zadaného zdroje dat s hlavním dokumentem hromadné korespondence.).

Upřesnění seznamu příjemců nebo položek

Pokud se připojujete ke konkrétnímu datovému souboru, možná nebudete chtít přenést data všech záznamů datového souboru do hlavního dokumentu.

Chcete-li omezit seznam příjemců nebo použít podmnožinu položek datového souboru, postupujte takto:

Na kartě Pošta ve skupině Fúze vybrat tým Upravit seznam.

V dialogovém okně Místa sloučení

Výběr jednotlivých záznamů Tato metoda je nejužitečnější, pokud je seznam krátký. Zaškrtněte políčka vedle těch příjemců, kteří by měli být zahrnuti do seznamu, a zrušte zaškrtnutí políček vedle těch příjemců, kteří by měli být ze seznamu vyloučeni.

Pokud víte, že chcete do hlavního dokumentu zahrnout pouze několik záznamů, můžete zrušit zaškrtnutí políčka v záhlaví a poté vybrat pouze požadované záznamy. Podobně, pokud chcete do dokumentu zahrnout většinu seznamu, zaškrtněte políčko v záhlaví a potom zrušte zaškrtnutí položek, které zahrnout nechcete.

Třídění záznamů Klikněte na záhlaví sloupce položky, podle které chcete seřadit. Seznam je řazen abecedně ve vzestupném pořadí (A až Z).

Filtrování záznamů Tato funkce je užitečná, pokud seznam obsahuje položky, které nechcete vidět nebo zahrnout do hlavního dokumentu.

Přidejte do dokumentu zástupné symboly textu (slučovací pole).

Po připojení hlavního dokumentu k datovému souboru můžete zadat text dokumentu a přidat textové zástupné symboly, které označí, kde se mají v každé kopii dokumentu objevit jedinečná data.

Textové zástupné symboly, jako je adresa nebo oslovení, se nazývají slučovací pole. Pole ve Wordu odpovídají zvýrazněným záhlavím sloupců v datovém souboru.

Sloupce datového souboru představují kategorie dat. Pole přidaná do hlavního dokumentu jsou textové zástupné symboly pro tyto kategorie.

Řádky datového souboru představují datové záznamy. Při provádění hromadné korespondence Word vytvoří kopii hlavního dokumentu pro každý záznam.

Při umísťování pole do hlavního dokumentu se předpokládá, že by se na jeho místě měla objevit určitá kategorie dat, jako je příjmení nebo adresa.

Poznámka. Když vložíte slučovací pole do hlavního dokumentu, název pole je vždy uzavřen ve dvojitých lomených závorkách (""). Ve složených dokumentech se tyto závorky nepoužívají pro zdůraznění. Umožňují pouze odlišit pole v hlavním dokumentu od normálního textu.

Co se stane při fúzi

Při slučování data v prvním řádku datového souboru nahradí pole v hlavním dokumentu, čímž se vytvoří první složený dokument. Data ve druhém řádku datového souboru nahradí pole a vytvoří druhý složený dokument a tak dále.

Příklady práce s poli

Do hlavního dokumentu můžete přidat libovolné záhlaví sloupce z datového souboru jako pole. To vám dává určitou flexibilitu při vytváření hlavičkových papírů, štítků, e-mailů a dalších složených dokumentů.

Pole můžete kombinovat a oddělovat je pomocí interpunkčních znamének. Chcete-li například vygenerovat přesnou adresu, musíte do hlavního dokumentu vložit následující pole:

"Jméno Příjmení"

"Dům a ulice"

"Město", "Region", "PSČ"

Pro běžné případy použití, jako jsou bloky adres nebo uvítací řádky, Word poskytuje složitá pole – kombinaci více polí. Příklady jsou uvedeny níže.

Pole Blok adresy je kombinací několika polí, včetně jména, příjmení, domu a ulice, města a PSČ.

Pole Řádek pozdravu může obsahovat jedno nebo více polí se jménem v závislosti na použitých pozdravných slovech.

Obsah každého ze složitých polí lze odpovídajícím způsobem přizpůsobit. Například můžete pro adresu zvolit formální název (pan Andrey Alfirovich Jr.) a ve své adrese použít „Pro“ místo „Vážený“.

Mapování slučovacích polí na datový soubor

Chcete-li zajistit, že aplikace Word najde v datovém souboru sloupec, který odpovídá každé adrese nebo prvku pozdravu, musíte namapovat pole hromadné korespondence v aplikaci Word na sloupce v datovém souboru.

Chcete-li pole shodovat, vyberte Výběr pole ve skupině Vytvořte dokument a vložte pole na kartě Informační bulletiny.

Otevře se dialogové okno Výběr pole.

Vlevo se zobrazí prvky adresy a oslovení. Vpravo se zobrazí záhlaví sloupců z datového souboru.

Word hledá příslušný sloupec pro každý prvek. Obrázek ukazuje, že Word automaticky našel shodu pro sloupec Příjmení pole datového souboru Příjmení. Nebyl však schopen vzájemně kontrastovat ostatní prvky. Konkrétně z tohoto souboru Slovní data nenašel shodu pro pole název.

V seznamu vpravo můžete zvýraznit sloupec datového souboru odpovídající prvku vlevo. Nyní obrázek ukazuje, že sloupec název odpovídá poli název. Na polích není nic špatného Odvolání, Jedinečný identifikátor A Příjmenížádná shoda nenalezena. Hlavní dokument nemusí používat všechna pole. Pokud přidáte pole, pro které v datovém souboru nejsou žádná data, zobrazí se v hlavním dokumentu jako prázdný textový zástupný symbol – obvykle prázdný řetězec nebo skryté pole.

Zadávání obsahu a přidávání polí

V hlavním dokumentu klikněte na místo, kam chcete pole vložit.

Použijte skupinu Vytvořte dokument a vložte pole na kartě Informační bulletiny.

Přidejte kteroukoli z následujících položek.

Blok adresy se jménem, ​​poštovní adresou a dalšími informacemi

Vyberte položku Blok adresy.

V dialogovém okně Vložení bloku adresy vyberte požadované prvky adresy a formáty zobrazení a klepněte na OK.

Výběr pole, pak Word nemohl najít nějaké informace potřebné pro blok adresy. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda)

Uvítací linka

Vyberte položku Uvítací linka.

Vyberte formát řádku oslovení, který obsahuje oslovení, jméno a interpunkční znaménko, které následuje za jménem.

Text řádku s pozdravem vyberte pro případy, kdy jméno příjemce není k dispozici, například když zdroj dat neobsahuje jméno nebo příjmení příjemce, ale pouze název společnosti.

Klepněte na tlačítko OK.

Pokud se zobrazí dialogové okno Výběr pole, pak Word nemohl najít nějaké informace potřebné pro uvítací řádek. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda) a potom zvýrazněte odpovídající pole ve zdroji dat, které chcete sloučit.

Jednotlivá pole

Informace lze vkládat z jednotlivých polí, jako je příjmení, telefonní číslo nebo výše příspěvku dárce. Chcete-li rychle přidat pole z datového souboru do hlavního dokumentu, klikněte na šipku vedle seznamu Vložení datového pole a potom vyberte název pole.

Chcete-li při vkládání jednotlivých polí do dokumentu použít více možností, postupujte takto:

Na kartě Pošta ve skupině Záznam a přidávání polí vybrat tým Vložit slučovací pole.

V dialogovém okně Vložení datového pole Proveďte jednu z následujících akcí.

Chcete-li vybrat pole adresy, která budou automaticky odpovídat polím zdroje dat, i když pole zdroje dat mají různé názvy, vyberte Pole adresy.

Chcete-li zvýraznit pole, která vždy používají data přímo ze sloupce datového souboru, vyberte Databázová pole.

Na seznamu Pole Klikněte na požadované pole.

Klepněte na tlačítko Vložit, a pak Zavřít.

Pokud se zobrazí dialogové okno Výběr pole, pak Word nemohl najít některé informace potřebné k vložení pole. Klikněte na šipku vedle (žádná shoda) a potom zvýrazněte odpovídající pole ve zdroji dat, které chcete sloučit.

• Vlastní pole ze seznamu kontaktů aplikace Outlook

Jediným způsobem, jak zahrnout vlastní pole seznamu kontaktů do hlavního dokumentu, je spustit hromadnou korespondenci z aplikace Outlook. Nejprve musíte nakonfigurovat zobrazení seznamu kontaktů pomocí přesně těch polí, která by měla být použita při sloučení. Poté můžete začít slučovat. Po provedení všech nezbytných nastavení se Word automaticky otevře a vy můžete dokončit hromadnou korespondenci.

Formátování výsledků sloučení

Chcete-li formátovat data obsažená v dokumentu, vyberte pole hromadné korespondence a naformátujte je stejným způsobem, jakým formátujete jakýkoli jiný text. Výběr musí obsahovat dvojité uvozovky ( « » ) v okolí hřiště.

Náhled a dokončení sloučení

Po přidání všech polí do hlavního dokumentu můžete zobrazit náhled výsledků sloučení. Než bude sloučení skutečně dokončeno, můžete zkontrolovat sloučené dokumenty a v případě potřeby provést příslušné změny.

Chcete-li zobrazit, proveďte ve skupině jednu z následujících akcí Zobrazit výsledky karty Informační bulletiny :

Klikněte Zobrazit výsledky.

Procházejte každý složený dokument stránku po stránce pomocí tlačítek Další záznam A Předchozí příspěvek ve skupině Zobrazit výsledky.

Zobrazte konkrétní dokument pomocí příkazu Najít příjemce.

Dokončení fúze

Více dokumentů lze vytisknout nebo upravit jednotlivě. To lze provést pro všechny dokumenty nebo pro podmnožinu dokumentů.

Vyberte, zda chcete upravit celou sadu dokumentů, pouze aktuálně zobrazenou kopii nebo dílčí sadu dokumentů označenou zadaným číslem záznamu. Word uloží kopie, které chcete upravit, jako jeden soubor oddělený zalomením stránek.

Ukládání hlavního dokumentu

Pamatujte, že složené dokumenty se ukládají odděleně od hlavního dokumentu. Je užitečné uchovávat hlavní dokument odděleně, protože to může být užitečné při provádění následných sloučení.

Proces fúze se skládá z několika fází.

Fáze 1. Příprava dat tabulky

Tabulka, která má být sloučena, musí splňovat určité požadavky:

• V tabulce by neměly být žádné sloučené buňky. Přesnější by bylo říci toto: POKUD jsou v tabulce sloučené buňky, pak se musíte připravit na to, že při exportu bude sloučení zrušeno, a tudíž se vytvoří další prázdné řádky a/nebo sloupce, které mohou narušit strukturu tabulky. Obecně jsou sloučené buňky zlo :)
• všechny sloupce musí mít jedinečné názvy, které mají být použity při slučování. Pokud v tabulce chybí první řádek s názvy sloupců, bude nahrazen prvním řádkem dat, což znamená, že se nebude podílet na distribuci.

Jako příklad si uveďme tabulku se seznamem klientů klubu Excellent fitness.

Fáze 2. Příprava šablony Word dokument

V této fázi v textový editor Word se vygeneruje dokument, do kterého budou v budoucnu vložena data tabulky. Text tohoto dokumentu je částí společnou pro všechny korespondence.

Předpokládejme, že plánujeme zasílat oznamovací dopisy všem zákazníkům, kterým příští měsíc vyprší platnost klubové karty.

Text dopisu bude stejný kromě adresy, čísla klubové karty a data expirace. Tato data budou importována z tabulky Excel (zvýrazněno modře)

V této fázi je tedy text společný všem písmenům vytištěn v dokumentu aplikace Word.

Pro pohodlnější další práci při slučování se doporučuje nastavit parametr Stínování pole do polohy Vždy pro rozlišení vložených slučovacích polí od prostého textu. Pokud je povoleno, zobrazí se pole s šedým pozadím. Toto pozadí samozřejmě není vytištěno.

Fáze 3. MS Word Merge Wizard v práci

Otevřete soubor dopisu v MS Word.

Nejjednodušší způsob, jak sloučit data, je postupovat podle Průvodce sloučením. Ve verzích po Word2003 Spustí se Průvodce sloučenímpřes tlačítkoZačněte slučovat na kartě Informační bulletiny

Ve verzích před Word2007 byste měli spustit příkaz nabídkySlužba - Dopisy a korespondence - Fúze.Navíc pro pohodlnější obsluhu verze před Word2007 můžete zobrazit panel nástrojů Hromadná korespondence

Ještě jednou upozorňujeme, že formulář dopisu obsahuje pouze text společný všem dopisům, takže odvolání vypadá Vážíme si vás! a chybí číslo a datum karty.

Průvodce sloučením funguje v 6 krocích.

Krok 1: vyberte typ dokumentu, který se má odeslat, v našem případě tomu tak je Písmena
	Krok 2: vyberte dokument, na jehož základě budou vytvořeny korespondence, může to být otevřený aktuální dokument, šablona nebo existující dokument. Při výběru možnosti Vzorek nebo Stávající dokument v Průzkumníku bude možné zadat požadovaný soubor. Vybíráme si Aktuální dokument
Krok 3: vyberte příjemce. V našem případě bude zdrojem dat excelová tabulka, takže zaškrtněte volbu Pomocí seznamu. Poté pomocí tlačítka Posouzení... vyberte požadovaný soubor v Průzkumníku
		Po výběru souboru se otevře dialogové okno s vybranou tabulkou. Pokud potřebujeme všechny záznamy, okamžitě klikněte na OK. V případě potřeby můžete seznam třídit, filtrovat požadované záznamy nebo je najít pomocí příslušných příkazů. Možnosti filtrování a vyhledávání jsou zde samozřejmě mnohem horší než v Excelu, ale můžete provést jednoduchý výběr na základě textových nebo číselných hodnot. Navíc je možné vybírat příspěvky k distribuci ručně pomocí zaškrtávacích políček :) V našem případě musíme nastavit filtr podle pole Zpravodaj hodnotou „ano“ (hodnota „ano“ se v tabulce objeví, pokud platnost klubové karty vyprší příští měsíc). Filtr lze nastavit kliknutím na název pole a výběrem „ano“ nebo pomocí odkazu Filtr ve stejném dialogovém okně
Krok 4: vložte do dokumentu požadovaná pole. Před výběrem jedné z možností nabízených průvodcem byste měli umístit kurzor do textu, kam chcete vložit data. Pokud jste to zapomněli udělat, nevadí, pole lze vložit kamkoli do dokumentu a poté přesunout. V našem případě umístíme kurzor za slovo „Respekt“. vykřičník. Protože potřebujeme samostatná pole, vybíráme Další prvky...
		Otevře se dialogové okno, které vám umožní vybrat slučovací pole. Vyberte pole název, lis Vložit, to samé pro pole Příjmení. Zavření okna Vkládání slučovacích polí a přidejte mezery mezi vložená pole. Pokud je parametr Stínování pole nastavit do polohy Vždy, vložená pole budou jasně viditelná na šedém pozadí. Umístěte kurzor za číslo a znovu klikněte na odkaz Další prvky..., vyberte Číslo klubové karty - Vložit. Stejným způsobem vložte pole Datum vypršení platnosti karty Kromě výše uvedených polí musíte zadat konec požadavku čt, která závisí na hodnotě pole Podlaha. K tomu použijeme speciální pole, které vám umožní vložit jednu ze dvou hodnot v závislosti na datech. Umístěte kurzor hned za slovo „Respektovat“ a stiskněte tlačítko Pravidla na kartě Informační bulletiny a vyberte možnost JESTLIŽE PAK JINAK. Ve verzích předcházejících Word2007 se podobné tlačítko nazývá Přidejte pole Word a nachází se na panelu nástrojů Fúze V dialogovém okně, které se otevře, nastavte parametry Po kliknutí na OK dostaneme výsledek
Krok 5: Výsledná písmena si prohlížíme pomocí navigačních tlačítek. V tomto kroku můžete také změnit seznam příjemců použitím filtru nebo zrušením zaškrtnutí políček. Protože jsme filtr použili dříve, zbývají 3 příjemci.
		Při bližším pohledu na dosažený výsledek vidíme, že zcela nesplňuje naše očekávání Místo toho číslo klubové karty 001768 zobrazen jako 1768 a datum se vůbec nepodobá našemu: nejprve měsíc a pak den, i když v excelovská tabulka vše bylo v pořádku. Stejné potíže mohou nastat při importu buněk s desetinnými čísly, formátem měny atd. Závěr je zklamáním: při slučování není zachováno formátování čísel a dat. Ale existuje cesta ven! Pole dokumentu Word, do kterých jsou vkládána naše data, jsou kód, který lze za prvé prohlížet a za druhé měnit. Chcete-li zobrazit kód pole, například s číslem klubové karty, klikněte na něj pravým tlačítkem myši (RMB) a vyberte příkaz Kódy/hodnoty polí. Dostáváme následující ( MERGEFIELD "M__club_card" } Samotný kód měnit nebudeme, ale doplníme do formátu. Princip přidání formátu bude jasný každému, kdo je jen trochu obeznámen s tvorbou vlastního formátu v Excelu. Aby bylo zajištěno, že číslo vždy obsahuje šest číslic, musí se formát skládat ze šesti nul: ( MERGEFIELD "M__club_card"\# "000000") ). Nyní znovu klikněte pravým tlačítkem na pole - Aktualizovat pole a číslo se nám zobrazí v požadovaném formátu. Totéž děláme s datem.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ " D.D. MM. YYYY") A dostáváme finální verzi Další informace o kódech polí aplikace Word lze nalézt v nápovědě aplikace Word nebo na adrese