Seleccionar consultas en Access. ¿Cómo establecer condiciones para seleccionar registros en una consulta? Las condiciones de selección en las solicitudes de acceso son todas excepto

La mayoría de los DBMS modernos tienen su propia versión de QBE, que difiere ligeramente de la primera descripción de QBE, propuesta a finales de los años 70 del siglo XX. Veamos algunas de las capacidades de QBE DBMS MS Access.

Usemos como ejemplo una tabla de base de datos relacionada con el comercio (Fig. 3.10). Nombre de la tabla TIPO (tipos de productos). Tiene columnas: producto - nombres de productos; color – su color; costo: el costo del producto.

El muestreo de datos se puede realizar según las siguientes opciones:

1. Una selección simple, por ejemplo: "Obtener productos ecológicos de la tabla TIPO".

2. Muestreo sencillo con pedido.

3. Muestreo con calificadores (condiciones). La selección de registros de la tabla fuente puede basarse en: a) coincidencia exacta; b) coincidencia parcial; comparado.

Las consultas le permiten obtener tablas resultantes cuyos campos satisfacen ciertas condiciones (criterios). Estas condiciones se especifican en el formulario de solicitud en la línea Condiciones de selección. Las condiciones de selección son expresiones lógicas que constan de operadores y operandos. Operadores de comparación =,< , >, <>(no iguales), Entre, En, Me gusta y operadores lógicos Y, O, No. Está permitido utilizar patrones comodín.

Arroz. 3.10. Tabla de base de datos de ejemplo

Si no se conoce el valor exacto o es necesario ingresar el valor de manera incompleta, entonces es conveniente usar plantilla (muestra) con caracteres comodín (signos). Ejemplos de comodines:

* - coincide con cualquier número de caracteres. Ejemplo: 77*: para buscar todos los teléfonos con números que comiencen con 77.

? - coincide con un carácter de texto. Ejemplo: 77-4?-0? - para encontrar todos los teléfonos con números que contengan los cuatro dígitos especificados.

Las plantillas se utilizan junto con el operador. Como . Este operador le permite crear patrones que utilizan caracteres comodín al buscar campos de texto. Por ejemplo, no se conoce con precisión el apellido del empleado. Podría ser Petrov, Petrovsky, Peotrovsky, etc. Luego debe usarse para seleccionar en línea. Condición grabar como "Pe*".

Se sabe que el nombre consta de 4 letras. Entonces la entrada Me gusta "????" servirá.

Operador Entre especifica el rango de valores. Por ejemplo, entre 1 y 5

(los bordes especificados de los intervalos están incluidos en la muestra).

Operador En comprueba la igualdad con cualquier valor de la lista especificada entre paréntesis. Por ejemplo, En("pluma","perfume").

Las operaciones lógicas Y, O se pueden especificar explícitamente en una expresión de condición utilizando los operadores Y Y O . Por ejemplo, “perfume” O “lápiz”.

Como operandos Las consultas pueden utilizar literales, constantes e identificadores (enlaces).

Literales Son valores específicos que percibe el sistema tal como se escriben. Un literal puede ser un número, una fecha o una cadena. Por ejemplo, 1146, #31.01.02 #, "Lipetsk".

Constantes son valores constantes que se definen en Access. Por ejemplo, Verdadero, Falso, Nulo, Sí, No.

Identificador hace una referencia a un campo, control o propiedad. Los identificadores pueden ser nombres de campos, tablas, formularios, etc. Están encerrados entre corchetes. Una referencia a un valor específico debe indicar su ubicación en la jerarquía de objetos de la base de datos. ¡Un enlace a un campo en una tabla se parece a [Nombre de tabla]![Nombre de campo]. Por ejemplo, [Empleados]![Apellido].

Es recomendable crear la condición de selección utilizando el generador de expresiones. Para hacer esto, abra una ventana. constructor de expresiones, haciendo clic en el botón Construir en la barra de herramientas o seleccionando el comando Construir en el menú contextual. Primero debe colocar el cursor del mouse en la celda de entrada de condición.

La condición para una discrepancia exacta entre los valores de uno de los campos. Si necesita buscar registros en una tabla cuyos valores de campo no cumplan una determinada condición, utilice el operador No . No operador o<>se ingresa antes del valor que se está comparando. Ejemplo. Seleccione todos los registros de la tabla TIPO, excepto los registros "lápiz" en el campo Producto. Para ello, en el formulario de solicitud en la columna del campo Producto en línea Condición de selección No se ingresa "lápiz".

Condición de coincidencia imprecisa. Seleccionar registros basándose en condiciones inexactas

Las coincidencias de valores se pueden lograr utilizando el operador Me gusta. Este operador le permite encontrar los registros requeridos, conociendo solo la ortografía aproximada del valor del texto. El operador Me gusta puede utilizar patrones comodín, lo que amplía la capacidad de buscar registros cuando las condiciones no se especifican con precisión. Ejemplo de una condición de selección: Como “[d-k]*”. Aquí - (menos) coincide con cualquier carácter del rango. El rango debe especificarse en orden ascendente (d-k, no k-d).

Seleccione registros por rango de valores. Para especificar un rango de valores en la ventana del diseñador de consultas, utilice los operadores >,<, Between, Like. Их можно применять с текстовыми, числовыми полями и полями типа даты. Примеры: в строке Condición de selección posible ingresar: >100.00 Y< 500.00; Between # 01.01.97 # AND #31.03.97#; Like “*”. Напомним, что символ # применяется для данных типа «дата/время».

Ejemplo 1. Una consulta con una discrepancia exacta en un campo y una condición de comparación en otro campo. En la figura 2 se muestra una solicitud para seleccionar de la tabla TIPO todos los productos no rojos cuyo precio sea superior a 5. 3.11 (solicitud creada en modo Diseñador).

Hay cuatro tipos de solicitudes de cambio: para eliminar, para actualizar y agregar registros y para crear una tabla.

Solicitud de eliminación elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, una solicitud de eliminación le permite eliminar registros de productos que ya no están en stock o para los cuales no hay pedidos. Con una solicitud de eliminación, solo puede eliminar el registro completo, no los campos individuales que contiene.

Solicitud de actualización de registros realiza cambios generales en un grupo de registros en una o más tablas. Por ejemplo, los precios de todos los productos lácteos aumentan un 10 por ciento o los salarios de los empleados de una determinada categoría aumentan un 5 por ciento. Una consulta de actualización de registros le permite cambiar datos en tablas existentes.

Solicitud para agregar agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. La solicitud de adición también es útil cuando se hace lo siguiente:

Agregar campos según las condiciones de selección;

Agregar registros si algunos campos de una tabla no existen en otra. La consulta de adición agregará datos a los campos coincidentes y omitirá el resto.

Consulta para crear una tabla.Con Crea una nueva tabla basada en todos o parte de los datos de una o más tablas. Una consulta de creación de tabla es útil para hacer lo siguiente:

Crear una tabla para exportar a otra base de datos de Microsoft Access;

Crear informes que contengan datos de varias tablas;

Cree una copia de seguridad de la tabla.

Crear una tabla de archivo que contenga registros antiguos;

Rendimiento mejorado de formularios e informes basados ​​en consultas de varias tablas o expresiones SQL.

Seleccionar datos de una tabla

En modo tabla, puedes realizar diversas operaciones con los datos de esta tabla: visualizar, ordenar, filtrar, etc. Una de las ventajas de las consultas es que te permiten seleccionar rápidamente los datos necesarios de varias tablas relacionadas. Además, todas las técnicas utilizadas cuando se trabaja con una tabla también son adecuadas para consultas complejas de varias tablas.

Después de ejecutar una consulta de selección, Microsoft Access crea un conjunto de registros que contiene los datos seleccionados, con el que puede trabajar de la misma manera que con una tabla.

La forma más sencilla de crear una consulta basada en una tabla es esta: abra la ventana de la base de datos, seleccione la pestaña en la ventana de la base de datos Peticiones, presiona el botón Crear, seleccionar modo en una nueva ventana Constructor Y De acuerdo. En la siguiente ventana "Agregar tabla", seleccione la tabla deseada y luego haga clic en los botones Agregar Y Cerca.

La ventana del diseñador de consultas (Fig. 10.1) está dividida en dos partes. En la parte superior hay listas de tablas o campos de consulta en función de los cuales se crea una nueva consulta. En la parte inferior se encuentra un formulario QBE (consulta por muestra), en el que se realiza el trabajo de creación de una solicitud. Cada columna del formulario representa un campo utilizado en la solicitud.

Primera linea El formulario de consulta se utiliza para seleccionar campos a los que se les pueden dar nombres que se utilizan al mostrar registros de consulta. en la segunda linea El formulario de consulta muestra el nombre de la tabla de la que se seleccionó el campo. EN tercera linea formulario, puede especificar qué columnas desea ordenar. Casillas de verificación en la línea del formulario Salida en pantalla son responsables de mostrar los campos en un conjunto de registros. De forma predeterminada, se muestran todos los campos incluidos en el formulario de solicitud. Para ingresar una condición para seleccionar registros, use la línea Condición de selección.

Figura 10.1. Ventana del generador de consultas

Incluir campos en una solicitud. Para incluir un campo en el formulario de solicitud, debe seleccionarlo en la tabla y arrastrarlo con el mouse al campo correspondiente del formulario de solicitud.

Establecer propiedades de campo. En general, los campos de una consulta tienen las mismas propiedades que los de la tabla desde la que se transfieren. Sin embargo, puede establecer otros valores de propiedad. Para hacer esto, haga clic en cualquier celda de la columna correspondiente en el formulario de solicitud y presione el botón Propiedades en la barra de herramientas. Después de esto, se ingresan las propiedades del campo.

Introducir condiciones de selección. Si necesita seleccionar registros con un valor de campo específico, debe ingresarlo en la celda Condición selección este campo. El valor del texto como condición está entre comillas. Al especificar una condición de selección, puede utilizar signos de relación < , >, >=, <=, =,< > y operaciones lógicas o, y.

Además, Access proporciona operadores especiales para seleccionar la salida de datos en una consulta:

entre- define el rango de valores. Entre 10 y 20 significa lo mismo que la expresión >=10 y <=20 ;

en- especifica la lista de valores utilizados para la comparación. Expresión en(“ Washington”,” California”,” identificación”) significa lo mismo que la expresión “ Washington ” o “ California ” o “ identificación ” ;

como- este operador le permite utilizar los siguientes símbolos al seleccionar campos de texto: ?, *,# . Símbolo # indica que una posición determinada debe contener un número, símbolos ? Y * tienen el mismo propósito que los nombres de archivos OC MS DOS.

Por ejemplo, como “ B*” - significa que necesita seleccionar campos que comiencen con una letra EN.

Acceda a las condiciones de selección de procesos para fechas y horas en cualquier formato. Al ingresar, la fecha u hora debe estar rodeada por los símbolos #. Por ejemplo, #15 de abril de 1998#, #15/04/98# definen la misma fecha.

Access proporciona varias funciones que puede utilizar al configurar criterios de filtro para fechas y horas:

día(fecha de)- devuelve el valor del día del mes en el rango de 1 a 31. Si necesita seleccionar registros con días específicos del mes, establezca un campo calculado, por ejemplo, día([Order_date]) e ingrese una condición de selección , por ejemplo, >10. En este caso, se seleccionan todos los registros de campo cuyo campo calculado sea >10;

mes(fecha de)- devuelve el valor del mes del año en el rango de 1 a 12;

año(fecha de)- devuelve el valor del año en el rango de 100 a 9999;

día laborable(fecha de)- devuelve un número entero de 1(domingo) a 7(sábado), correspondiente al día de la semana;

fecha() - devuelve la fecha actual del sistema.

Campos calculados. Puede realizar cálculos en cualquier campo de la tabla y convertir la expresión calculada en un nuevo campo en el conjunto de registros. En este caso, puede utilizar cualquier función integrada en Access y realizar operaciones aritméticas en los campos de la tabla utilizando los operadores: +, -, *, /, \, ^, modificación, &. Por ejemplo, digamos que hay un nombre de campo llamado " Cantidad”, donde el número de unidades de producto y el campo “ Precio” , donde se registra el costo de una unidad de bienes. Luego, para calcular el costo de los bienes, debe ingresar la expresión en el campo vacío del formulario de solicitud. Cantidad*Precio y los valores de estos campos se multiplicarán.

Especificación de nombres de campos calculados. Cuando crea cualquier expresión en un formulario de consulta, Access coloca el nombre de campo predeterminado “Expresión1:". Puede cambiar o asignar nombres de campos, lo cual es importante si necesita usarlos en un informe u otras consultas. Esto se hace usando la ventana de propiedades. Para hacer esto, haga clic en cualquier celda de la columna correspondiente y presione el botón Propiedades en la barra de herramientas y seleccione Firma.

Consultas paramétricas. Las condiciones de la solicitud se pueden incluir directamente en el formulario de solicitud, pero para hacerlo más universal, en lugar de un valor de selección específico, se puede incluir un parámetro en la solicitud, es decir crear una consulta paramétrica.

Para hacer esto, ingrese una frase entre corchetes en la línea "Condición de selección", que se mostrará como una "pista" durante el diálogo, por ejemplo [Ingrese apellido]. Puede haber varios parámetros de este tipo, cada uno para su propio campo, y el nombre de cada parámetro debe ser único.

Ordenar datos. Access normalmente muestra los registros en el orden en que se recuperan de la base de datos. Puede cambiar la secuencia de salida de datos configurando el orden de clasificación Ascendente o Descendente.

Consultas finales. A veces no nos interesan los registros individuales de la tabla, sino los valores totales de grupos de datos. Por ejemplo, debe averiguar el volumen de ventas promedio de cada mes por separado. Esto se puede hacer mediante una consulta de resumen. Para ello es necesario hacer clic en el botón Operaciones grupales Aparecerá una nueva línea con este nombre en la barra de herramientas y en el formulario. En este caso, la agrupación se realiza según todos los campos ingresados ​​​​en el formulario, pero el resultado no se resume. Para obtener los resultados es necesario reemplazar Agrupamiento en línea Operación grupal a funciones finales específicas.

Access proporciona varias funciones para permitir operaciones grupales. Los principales:

suma- calcula la suma de todos los valores de un campo determinado en cada grupo. Se utiliza sólo para campos numéricos y de moneda;

promedio- Calcula la media aritmética de todos los valores de un campo determinado en cada grupo;

mín., máximo- calcula el valor más pequeño (más grande) de un campo dentro de un grupo;

contar- calcula el número de registros en los que los valores de este campo son diferentes de Nulo.

Seleccionar registros para formar grupos. Es posible que no incluya algunos registros en los grupos de consulta finales. Para hacer esto, debe agregar uno o más campos de filtro al formulario de solicitud. Para crear un filtro en la línea Operación de grupo, seleccione la configuración Condición, desmarca la casilla Salida en pantalla Para este campo, se introduce una condición de selección.

Las condiciones de selección para los campos de consulta se establecen en la línea del mismo nombre. Si las condiciones en esta línea se definen para varios campos, entonces están conectados mediante la función lógica "Y". Si las condiciones de selección para diferentes campos se definen en diferentes líneas: Condición de selección Y O, entonces tales condiciones están conectadas por la función lógica "O". Una consulta puede tener criterios complejos, según los cuales los campos tienen condiciones de filtro definidas en ambas filas.

Una condición de selección de registros es un conjunto de reglas predefinidas en Access y establecidas en la consulta por el usuario. Al construir un criterio de selección (condición), las consultas pueden utilizar expresiones, operadores y funciones de Access.

Operador Entre le permite establecer un intervalo para un valor numérico, por ejemplo: Entre 300 y 500

Operador EN le permite verificar la igualdad con cualquier valor de la lista, que se especifica entre paréntesis, por ejemplo: EN(3181,3185) o EN("Moscú", "San Petersburgo", "Kazán")

Operador Como le permite utilizar patrones y símbolos de plantilla al buscar datos, por ejemplo: Como "Mikhailov" o Como "M*"

Se permite utilizar caracteres comodín *, ?, #, [lista], [!lista] en literales.

? – la posición del patrón puede contener cualquier símbolo: (0 – 9), (Aa – Zz), (Aa – Zaya);

* - cualquier número de caracteres;

# - la posición puede contener cualquier número;

[lista] – la posición puede contener cualquier carácter de la lista;

[!list] – la posición puede contener cualquier carácter excepto los caracteres de la lista.

Al escribir, la plantilla se incluye entre comillas dobles.

Como “A*” – en el campo Apellido todos los apellidos que comienzan con A.

Como “*/1/99” – en el campo fecha– todos los registros de enero de 1999.

Como “*” – en el campo Nombre– cualquier nombre que comience con las letras especificadas.

Solicitudes - acciones

Ejecutar una consulta: la acción cambia el contenido de la base de datos. Debe tener cuidado al ejecutar este tipo de consultas, ya que el uso descuidado de estas consultas puede provocar una pérdida irreversible de información en la base de datos. Por lo tanto, Access marca automáticamente las solicitudes-acciones en la ventana de la base de datos con el símbolo "!".

Cuando crea una consulta, Access crea una consulta de selección de forma predeterminada. Si es necesario, puede utilizar los comandos del diseñador de consultas para especificar un tipo de consulta diferente.

Hay 4 tipos de solicitudes de cambio:

Solicitud de adición;

Solicitud de actualización;

Solicitud de eliminación;

Solicitud para crear una tabla.

Solicitud para agregar le permite agregar registros a la tabla especificada, no solo la base de datos actual, sino también cualquier otra base de datos. La estructura del registro de la tabla de consulta no necesariamente tiene que coincidir con la estructura de la tabla a la que se agregarán los registros. Por ejemplo, un registro de consulta puede tener menos campos si no es necesario completar los campos de la tabla de recepción. Se permite la discrepancia en el tipo de campo si es posible convertir el tipo de datos de un campo al tipo de datos de otro campo.

Para crear una solicitud, debe completar los siguientes pasos:

Cree una consulta de selección y depúrela (agregue tablas cuyos valores de campo se usarán para agregar registros);

Cancele la propiedad Mostrar para los campos de consulta;

Ejecute el comando REQUEST/ADD para convertir en una solicitud de adición. En este caso, la línea Adición aparece en el formulario de solicitud. A continuación, debe incluir en el formulario de solicitud los campos cuyos datos se agregarán a la tabla de recepción. También puede ingresar condiciones para seleccionar registros para agregar.

Especifique el nombre de la tabla donde se agregarán los registros;

Ejecute el comando SOLICITAR/Ejecutar.

Si la tabla receptora contiene un campo clave, entonces los registros agregados deben tener el mismo campo clave (de acuerdo con las condiciones de integridad de la base de datos).

La tecnología para crear otros tipos de solicitudes y acciones es similar.

Solicitud de actualización le permite cambiar el grupo de registros seleccionados según los criterios de selección. En la solicitud de actualización, puede especificar uno o más campos realizando los ajustes necesarios en la línea Actualizar. Para un campo actualizado a una fila Actualizar debe ingresar un valor o expresión que defina un nuevo valor. Una vez completado, se abre un cuadro de diálogo que indica la cantidad de registros actualizados.

Solicitud de eliminación le permite eliminar registros de una o más tablas al mismo tiempo. Una solicitud de eliminación elimina registros completos de la tabla que cumplen con los criterios de selección, por lo que si desea eliminar los valores de campos individuales en un registro, debe crear una solicitud de actualización. Mientras se ejecuta esta consulta, Access muestra los datos que se eliminarán. Para poder ver todos los campos de los registros a eliminar, debe arrastrar el símbolo “*” desde la primera línea de la lista de campos de la tabla cuyos registros desea eliminar con el mouse a la primera línea. del formulario de solicitud, en la primera columna libre. En este caso, el nombre de la tabla aparecerá en esta columna en la línea Campo y el valor De aparecerá en la línea denominada Eliminar.

Consulta para crear una tabla. Crea una nueva tabla basada en un conjunto de datos dinámicos. La nueva tabla conserva los nombres, tipos de datos y tamaños de campo tal como estaban en las tablas de consulta subyacentes. Otras propiedades de campo no se heredan.

Formularios

El formulario es una herramienta conveniente para ver la base de datos, así como para ingresar datos y corregirlos. Un formulario normalmente muestra los campos de una sola fila de una tabla o consulta. Sin embargo, un formulario puede mostrar datos de varias tablas o consultas relacionadas. El uso de formularios permite simplificar la entrada de datos en la base de datos y reducir la cantidad de errores de entrada. Para ello el formulario se suministra con:

Formatos de entrada;

Condiciones para verificar los datos ingresados;

Máscaras de entrada para ingresar información estandarizada;

Texto explicativo;

Agrupación de datos, acercando su apariencia a un formulario en papel.

Al diseñar un formulario, puede utilizar cadenas de texto, imágenes y líneas, botones, cuadros de lista, etc. El formulario se diseña utilizando el panel de elementos.

El formulario se puede colocar en una pantalla o en varias páginas de pantalla.

El formulario puede permitirle o no ajustar ciertos datos o ingresar nuevas entradas.

Puedes trabajar con el formulario en 3 modos:

En modo diseño;

En modo formulario;

En modo mesa.

El formulario se puede imprimir. Los formularios tienen numerosas propiedades que se pueden personalizar para que sea más fácil trabajar con ellos y proporcionar un diseño que se adapte a todos los gustos.

Al diseñar un formulario, se determina a partir de qué tablas y consultas se deben mostrar los datos, qué campos se deben presentar en el formulario, si se necesitan campos calculados, qué elementos gráficos se deben usar para diseñarlo: líneas, imágenes, texto explicativo.

Puede crear un formulario utilizando un asistente o en modo de diseño.

tipos de formularios

Puede crear los siguientes tipos de formularios en Access:

Formulario de columna o formulario de pantalla completa;

Forma de cinta;

Forma de tabla;

Principal/subformulario;

Tabla dinámica;

Formulario - diagrama.

Formulario a columna Es un conjunto de campos de entrada organizados de cierta manera con sus correspondientes etiquetas y controles. El formulario le permite mostrar los campos de un solo registro en la pantalla.

Forma de cinta Se utiliza para mostrar campos de múltiples registros. Los campos no están necesariamente organizados en una tabla, pero se asigna una columna a un campo y las etiquetas de los campos se organizan como encabezados de columna.

Se muestra el formulario tabular datos en modo tabla.

Formulario principal/sub es una combinación de formas de columnas y tabulares. Tiene sentido crearlo cuando se trabaja con tablas relacionadas que tienen una relación de uno a muchos.

Formulario de tabla dinámica realizado por el Asistente para tablas dinámicas de Excel, basado en tablas y consultas de Access (el Asistente para tablas dinámicas es un objeto incrustado en Access; Excel debe estar instalado para usarlo en Access). Una tabla dinámica es una tabulación cruzada de datos en la que los datos resumidos se encuentran en la intersección de filas y columnas con los valores de los parámetros actuales.

Formulario con diagrama. En Access, puede insertar un gráfico creado por Microsoft Graph en un formulario. Graph es una aplicación OLE integrable y se puede iniciar desde Access. Puede trabajar con un gráfico incrustado del mismo modo que lo haría con cualquier objeto OLE.

Diseñando formularios

Al crear un nuevo formulario, aparece un cuadro de diálogo Nueva forma, en el cual deberás seleccionar:

Método para crear un formulario;

Fuente de datos (de la lista).

Access ofrece las siguientes formas de crear un formulario:

1. Con aplicación Autoformularios. AutoForm le permite crear tres tipos estándar de formularios: columna, cinta y tabla. En este caso, todos los campos de la fuente de datos se insertan en el formulario.

2. Usando el asistente de formularios. Durante el diálogo con el usuario, el asistente crea un formulario de uno de tres tipos estándar. En este caso, los campos seleccionados por el usuario de la fuente de datos se insertan en el formulario.

3. Usando el diseñador de formularios. El formulario lo diseña el usuario en la ventana del diseñador de formularios.

La siguiente tecnología es útil al crear un nuevo formulario: el formulario se crea mediante un formulario automático o el asistente de formularios y luego se modifica en modo de diseño.

La fuente de los datos del formulario es una o más tablas y/o consultas relacionadas.

Estructura del formulario

El formulario consta de cinco secciones principales:

1. Título del formulario. El contenido del área de título del formulario aparece en la parte superior de la ventana del formulario.

2. Encabezado. El contenido del área del encabezado aparece después del encabezado en la parte superior de la pantalla en cada página del formulario (si el formulario tiene varias páginas). Normalmente, el área del encabezado contiene el encabezado de la tabla (encabezados de las columnas).

3. Área de datos. El área de datos contiene campos en los que se muestran los datos.

4. Pie de página. El contenido del área de pie de página (fecha, número de página, etc.) se muestra en cada página de la pantalla en la parte inferior del formulario.

5. Nota de formulario. El contenido de esta área aparece en la parte inferior de la última página de pantalla del formulario.

El formulario puede contener todas las secciones o sólo algunas de ellas.

Propiedades del formulario

Como cualquier objeto de Access, un formulario tiene propiedades. Los valores de estas propiedades determinan la apariencia del formulario. La ventana "Propiedades" del formulario se puede abrir, por ejemplo, haciendo clic derecho en el cuadrado negro en la intersección de las reglas y seleccionando el comando en el menú contextual. PROPIEDADES.

La ventana de propiedades del objeto seleccionado contiene las siguientes pestañas:

Diseño: propiedades que especifican el diseño del formulario;

Datos: propiedades que definen la fuente de datos, el tipo de datos, el formato, etc.;

Eventos: una lista de eventos asociados con el objeto;

Todo: una lista de todas las propiedades.

Propiedades básicas de la forma:

Firma(esta propiedad se encuentra en la pestaña DISEÑO): establece el nombre del formulario, que se muestra en la barra de título de la ventana del formulario.

Modo por defecto yu – determina el modo de apertura del formulario (formulario simple, cinta, tabla).

Modos aceptables– la propiedad especifica si es posible cambiar del modo de tabla al modo de formulario y viceversa usando los comandos del menú VER. La propiedad puede tomar los siguientes valores:

todo es posible;

tabla: no es posible, solo es posible ver en modo tabla;

formulario: no es posible, solo es posible ver en modo formulario.

Permitir el cambio determina si los datos se pueden cambiar a través del formulario, es decir establece el estado de solo lectura.

Permitir eliminación Determina si el usuario puede eliminar datos a través del formulario.

Permitir agregar Determina si el usuario puede agregar registros a través del formulario.

Entrada de datos define el modo de apertura del formulario. Puede tomar los valores "Sí" (el formulario se abre sólo para agregar nuevos registros) y "No" (los registros existentes se muestran en el formulario).

Bloqueo de registros define cómo bloquear un registro y cómo implementarlo cuando dos usuarios intentan cambiar el mismo registro.

Las siguientes propiedades determinan si los siguientes elementos se muestran en la ventana del formulario:

Barras de desplazamiento;

Botón de menú de ventana;

Botón de tamaño de ventana;

Botón de cierre de ventana;

Tipo de borde de ventana;

Botón de ayuda contextual.

Campo de número de registro determina si los botones para moverse a través de registros se mostrarán en la ventana del formulario.

Controles de formulario

Elemento de control se refiere a cualquier formulario u objeto de informe que se utiliza para mostrar datos en la pantalla, diseñar o ejecutar comandos macro. Los controles pueden ser vinculados, calculados o libres.

Asociado (adjunto)) el control está adjunto a un campo en la tabla o consulta subyacente. Cuando ingresa un valor en el control asociado, el campo de la tabla del registro actual se actualiza automáticamente. El campo de la tabla es la fuente de datos del control asociado.

Calculable el control se crea en base a expresiones. Las expresiones pueden utilizar datos de tablas o campos de consulta, datos de otro formulario o control de informe y funciones.

Disponible Los controles están diseñados para mostrar datos, líneas, rectángulos e imágenes en la pantalla. Los controles libres también se denominan variables o variables de memoria.

Todos los controles se pueden agregar a un formulario o informe usando la barra de herramientas Controles, que aparece cuando trabaja con el formulario o informe.

Los principales controles son:

Inscripción– un elemento diseñado para mostrar texto. La inscripción puede constar de una o varias líneas. Es un elemento gratuito. Hay inscripciones que son libres y adjuntas a otro elemento (firmas).

Se utiliza texto libre para establecer títulos y comentarios. Creado por el botón "Inscripción" en la barra de herramientas.

La firma se crea simultáneamente con la creación del elemento al que está adjunta. La firma se utiliza junto con campos, casillas de verificación, botones de opción y listas.

Campos– se trata de elementos destinados a mostrar datos o a introducirlos. Los campos pueden ser adjuntos o libres. El contenido de los campos libres no se guarda en ninguna parte.

Un campo es el principal elemento de control cuando se trabaja con bases de datos, ya que le permite mostrar y editar datos de las tablas de la base de datos.

Agregar un campo libre al formulario se realiza usando el botón "Campo" en la barra de herramientas. Agregar un campo adjunto (vinculado a un campo de tabla) se realiza en modo de diseño de la siguiente manera:

En el panel "Diseñador de formularios", seleccione el botón "Lista de campos";

De la lista mostrada de campos de la tabla base, seleccione el campo deseado y arrástrelo al área de datos del formulario. Puede arrastrar uno o un grupo seleccionado de campos.

Puede ingresar campos calculados en el formulario. El campo calculado es un campo libre. Para crearlo es necesario seleccionar el botón Campo en el panel de elementos y péguelo donde desee el formulario, y luego ingrese la expresión directamente en el elemento Piso" o como valor de propiedad Datos. En un campo calculado, la expresión debe comenzar con un signo "=". Las expresiones se pueden escribir manualmente o generarse utilizando el generador de expresiones.

Elementos de control Interruptores, Interruptores, Casillas de verificación. El principio de funcionamiento de estos controles es exactamente el mismo, sólo se diferencian en apariencia.

Los elementos se utilizan para mostrar datos booleanos y devolver un valor (-1) a su campo de tabla asociado si el botón es verdadero y 0 en caso contrario.

Puede ingresar un valor predeterminado para mostrar un estado específico. si no se establece este valor, el elemento estará en el estado Nulo, que corresponde al valor Falso.

Grupo– un elemento de control diseñado para acomodar múltiples interruptores, botones de radio o casillas de verificación. Los elementos dentro de un grupo funcionan en armonía. El número máximo de elementos es 4 y se puede seleccionar un elemento a la vez. El grupo devuelve un número que corresponde al número del elemento seleccionado.

Los controles Checkbox y Switch se pueden usar no solo en grupo, sino también individualmente.

Caja se puede asociar con un campo lógico de la tabla o consulta subyacente. Si una casilla de verificación está asociada con un campo lógico en la tabla base, entonces el estado Marcado/No marcado corresponde a los valores del campo.

La casilla de verificación puede ser un elemento gratuito. En este caso, se utiliza en cuadros de diálogo especiales para aceptar la entrada del usuario.

El elemento de control Switch se puede utilizar de forma similar.

Liza(Lista y Cuadro combinado) son controles que le permiten seleccionar el valor deseado entre varias (listas). Una lista es una colección de filas que contienen datos. Las filas pueden contener una o más columnas con encabezados.

Elemento de control Lista Puede estar adjunto (atado) o libre. La lista unida pasa el valor seleccionado a la tabla base/campo de consulta. Una lista gratuita devuelve un valor que se utiliza en otro elemento o para buscar un registro en la tabla/consulta subyacente.

Las listas se crean mediante un asistente. La mayoría de las propiedades de control Lista se generan automáticamente mientras se ejecuta el asistente. Luego se pueden cambiar.

Propiedades básicas de las listas:

1. Tipo de fuente de datos: tabla/consulta; lista de valores; lista de campos; Función VBA.

2. Fuente de datos: indica la fuente de datos real: para una tabla/consulta: el nombre de la tabla/consulta; para una lista de valores: los valores de los elementos de la lista separados por ";" (por ejemplo, Género – m;f).

3. Columna adjunta: un campo de la tabla base al que está adjunta la lista.

4. Número de columnas: el número de columnas de la lista. Si la fuente de datos es una lista de valores, entonces los elementos de la lista se distribuyen en filas y columnas.

5. Ancho de columna: especificado como un valor numérico usando “;”. Puede ocultar una columna de lista adjunta si contiene varias columnas. Para hacer esto, debe establecer el ancho de la columna en 0. El valor no se muestra cuando se muestra la lista, pero cuando selecciona una fila, el valor de la columna adjunta aparece en el campo de la tabla base.

6. Número de filas: define el número máximo de filas que se muestran en el cuadro combinado.

Botones– un elemento de control utilizado para realizar alguna acción. Para realizar una acción, la propiedad del botón Pulsar el botón debe estar asociado con alguna macro o procedimiento de procesamiento de eventos.

El botón es creado por un asistente. El asistente le permite crear 30 tipos diferentes de botones y asociarlos con procedimientos de eventos. Propiedad Firma define el texto en el botón. Propiedad Dibujo define el diseño del botón.

Salto de página, conjunto de pestañas- Le permite crear formularios de varias páginas. El uso más conveniente del elemento. Conjunto de pestañas. Con su ayuda, se crea un formulario cuyas páginas se combinan en un solo control. El cambio entre páginas se realiza seleccionando una pestaña.

Al agregar un control Conjunto de pestañas en el formulario, se crean dos pestañas en él. Puede agregar cualquier control a una pestaña excepto Conjunto de pestañas. No puede mover otros controles de otras partes o páginas del formulario a la pestaña; solo puede copiarlos.

Puedes cambiar el tamaño de un elemento Conjunto de pestañas, orden y nombres de pestañas.

Elemento de control Salto de página Se utiliza para especificar saltos horizontales entre controles en un formulario. Las teclas se utilizan para navegar por las páginas. Re Pág Y AvPág. Un elemento insertado en un formulario. Salto de página está marcado con una pequeña línea de puntos en el borde izquierdo del formulario.

Al crear un formulario de varias páginas, es recomendable agregar encabezados y pies de página al formulario.

Subformularios están diseñados para mostrar un formulario dentro de otro. La forma primaria se llama forma principal. Una forma subordinada es aquella que se ubica dentro de la principal.

El subformulario es más conveniente para mostrar tablas o consultas que tienen una relación de uno a muchos. En este caso, el formulario principal solo se puede mostrar como un formulario simple y el subformulario generalmente se muestra en forma de tabla. El formulario principal puede contener cualquier número de subformularios, siempre que cada subformulario encaje dentro del formulario principal. Es posible crear un subformulario de dos niveles de anidamiento.

Puedes crear un subformulario:

Al agregar un elemento Subformulario en la forma;

Arrastrando un formulario desde la ventana de la base de datos a otro formulario abierto;

Maestro de las formas subordinadas.

Informes

Tipos de informes

Los informes se crean en base a datos de tablas y consultas. Principales tipos de informes:

- informe de una columna ku (a columna): es una larga columna de texto que contiene las etiquetas de los campos y sus valores de todos los registros de la tabla o consulta;

- informe de varias columnas– creado a partir de un informe en una columna y le permite mostrar los datos del informe en varias columnas (columnas tipo periódico);

- informe de cinta– los datos están organizados en forma de filas y columnas (como en una tabla);

- informe grupal/final– creado a partir de un informe de cinta combinando datos en grupos y calculando los totales;

- pegatinas postales– un tipo especial de informe de varias columnas diseñado para imprimir nombres y direcciones en grupos;

- informe de subinforme.

Estructura del informe

Secciones principales del informe:

- título del informe– impreso al comienzo del informe en la portada, que contiene el título del informe;

- encabezado de página– impreso en la parte superior de cada página; normalmente contiene encabezados de columna;

- encabezado de grupo– impreso antes de procesar el primer registro del grupo; el encabezado puede contener el campo mediante el cual se realiza la agrupación;

- área de datos– se imprime cada registro de la fuente de datos;

- nota de grupo– impreso después de procesar el último registro del grupo; puede contener datos resumidos de los registros incluidos en el grupo;

- pie de página– impreso en la parte inferior de cada página, puede contener, por ejemplo, la fecha de impresión del informe, el número de página del informe;

- nota de informe– impreso al final del informe después de procesar todos los registros; puede contener datos resumidos para todos los registros.

Diseñar un informe

Puede crear un informe mediante un asistente o en modo de diseño. Se pueden utilizar ambos métodos. Los asistentes le permiten acelerar el proceso de creación de un informe y luego puede perfeccionarlo en el modo de diseño. Los asistentes de informes le permiten crear tres tipos de informes: informe de columna (simple), grupo/resumen y pegatinas de publicación.

Tecnología para crear un informe simple en una columna:

1). Mientras está en una pestaña INFORMES presiona el botón CREAR.

2). En la ventana Nuevo reporte:

Herramienta de selección Informe automático a la columna;

Haga clic en Aceptar.

Tecnología para crear un informe de varias columnas:

1). Cree un informe en columnas simple.

2). Seleccionar del menú ARCHIVO equipo Configuración de página. En el cuadro de diálogo Configuración de página seleccionar pestaña columnas y establecer:

En grupo Opciones de cuadrícula número de columnas que deben aparecer en cada página (campo Número de columnas), ancho de interlineado (campo Intervalo), distancia entre columnas (campo Stolbtsov);

En grupo Tamaño de columna ancho de columna (campo Ancho) y altura de línea (margen Altura);

En grupo Diseño de columnas Parámetros que determinan el orden en que se imprimen los registros: De arriba hacia abajo o De izquierda a derecha.

3). en la pestaña Página seleccione la orientación: Libro o Paisaje.

Al imprimir un informe de varias columnas, el título, el pie de página, el encabezado y el pie de página del informe se muestran en todo el ancho del informe, por lo que puede colocar controles en estas secciones en ubicaciones arbitrarias en el modo de diseño. Los títulos y notas de los grupos, así como el área de datos del grupo, aparecen en una columna de ancho.

Tecnología para crear un informe grupal/resumen usando el Asistente de informes

1). Mientras está en una pestaña INFORMES botón presionado CREAR.

2). En la ventana Nuevo reporte:

Herramienta de selección Asistente de informes;

Seleccione una fuente de datos en forma de tabla o consulta;

Hacer clic DE ACUERDO.

3). En la ventana Generando informes(primer paso) debe generar una lista de campos de informe ( Campos seleccionados) de la lista Campos disponibles. Los campos deben seleccionarse en el orden en que deben aparecer en el informe. Si el informe se basa en datos de varias tablas/consultas, debe seleccionar de la lista Tabla/Consulta el nombre de la siguiente fuente y seleccione los campos para ella.

4). Si la fuente de datos del informe son tablas vinculadas, en el segundo paso de la ventana Generando informes Es necesario determinar cómo se agruparán los datos.

5). En el siguiente paso, puede configurar su propio método para agrupar datos. Para ello, en la lista de la izquierda, seleccione el nombre del campo por el que desea agrupar los datos. Una vez configurada la agrupación de datos, puede utilizar el botón Agrupamiento establecer intervalos de agrupación.

Para campos numéricos, puede configurar la agrupación por decenas, cincuenta, centenas, etc. Para los campos de texto, puede agruparlos por la primera letra, las dos primeras, las tres primeras, las cuatro primeras y las cinco primeras letras. Si no se requiere ningún intervalo de agrupación especial, de la lista Intervalos de agrupación se debe seleccionar el valor Común.

6). En el tercer paso, puede establecer el orden de clasificación de los registros dentro del grupo y, haciendo clic en el botón Resultados, abre una ventana en la que puedes especificar qué operaciones finales se deben realizar con los campos numéricos de aquellos registros que están incluidos en el grupo; determine qué se mostrará en el informe: datos y totales o solo totales (la sección de datos está oculta).

7). En el cuarto paso, puede seleccionar uno de los diseños de informes estándar.

8). El quinto paso es uno de los estilos estándar. Se puede personalizar cualquier estilo estándar o crear el suyo propio. Para esto es el comando FORMATO / Auto formato.

9). En el último paso del asistente, debe darle al informe su propio nombre o aceptar el nombre generado por Access y usar los interruptores para determinar acciones adicionales: trabajar con el informe en modo de diseño o visualizar el informe.

Tecnología para crear un informe grupal / final en modo diseño.

1). Cree un nuevo informe usando el comando del mismo nombre – botón Crear en la pestaña Informes en la ventana de la base de datos. Herramienta de selección - Constructor, seleccione la fuente de datos (tabla/consulta), haga clic en Aceptar. Aparece un diseño de informe en blanco en la ventana del diseñador.

2). Cree un diseño de informe:

2.1). en el capitulo Título informe de control de lugar Inscripción. El texto de la inscripción será el título del informe generado. Si la sección del encabezado no está en el diseño del informe, debe seleccionar el comando VISTA/Título| Nota de informe.

2.2). en el capitulo Encabezado de página control de lugar Firmas a aquellos campos que se colocarán en el área de datos. Si no tiene un encabezado en su diseño, debe elegir VISTA/Encabezados y pies de pagina.

Los encabezados y pies de página se pueden colocar en una tabla de diversas formas. El método de ubicación determina el valor de la propiedad del informe. Encabezado de página Y pie de página:

Todas las páginas– mostrado en todas las páginas del informe;

Sin título– se muestra en todas las páginas del informe excepto en la primera, donde se encuentra el encabezado;

Sin nota– aparece en todas las páginas del informe excepto en la última;

Sin título/nota– se muestran en todas las páginas del informe excepto en la primera y la última.

Debe utilizar el método de arrastrar y soltar para colocar campos en el área de datos y sus etiquetas en la sección del encabezado. Para colocar controles en un informe debe:

Amplíe la lista de campos de fuente de datos haciendo clic en el botón Lista de campos barras de herramientas;

Arrastre el campo deseado a la ventana del diseñador de informes. Mueva la etiqueta del campo al encabezado y el campo en sí al área de datos.

Capítulo Área de datos puede contener campos adjuntos y calculados. Agregar campos calculados es lo mismo que agregar un formulario

Si el campo de fuente de datos (tabla/consulta) que se agrega al informe tiene un control seleccionado Campo, luego se agregan dos elementos al informe: Inscripción (firma) Y Campo, interconectados. Cuando seleccionas uno de ellos, el otro se selecciona automáticamente. Cuando mueves un elemento, el otro también se mueve. Para arrastrar solo un elemento de un par (por ejemplo, una firma), debe seleccionar el elemento del campo, colocar el puntero del mouse en el marcador de la esquina superior izquierda (vista: una mano apretada con el dedo índice extendido) y arrastrar el elemento a la ubicación deseada.

Mover un elemento de una sección a otra (por ejemplo, del área de datos al área de encabezado) debe realizarse a través del portapapeles (con los comandos Cortar Y Insertar).

Además de los campos vinculados, también puede agregar campos libres (campos calculados) al informe.

2.3). Alinear elementos y cambiar su tamaño.

Para cambiar el tamaño de los elementos:

Seleccione todos los elementos con el comando EDITAR/Seleccionar todo;

Ejecutar comando FORMATO/Tamaño/Por tamaño de datos.

Access dimensionará el control para que se ajuste al contenido.

Access también le permite cambiar el tamaño:

- por nodos de la red– en este caso, cada esquina del elemento de control se desplaza a la esquina más cercana de la cuadrícula;

- en lo más alto– aumenta la altura de todos los elementos a la altura del más alto;

- en el más bajo;

- en lo más ancho;

- según el más estrecho.

La alineación se realiza en un grupo de controles de comando seleccionados. FORMATO/Alinear. Para informes que contienen datos en forma de tabla, es mejor alinear los elementos del área de datos en la parte superior o inferior.

Para cambiar el interlineado en las áreas de encabezado y pie de página, debe mover el borde inferior de la sección. Reducir el espacio entre líneas, lo más alto posible. Sin embargo, la propiedad Altura El área de datos debe tener un valor mayor que el valor de esta propiedad del control más alto.

2.4). Determine el orden en que se ordenan y agrupan los datos en el informe. Esto se hace en la ventana. Ordenar y agrupar, que se abre cuando se ejecuta el comando VISTA/CON ordenar y agrupar o botones Ordenar y agrupar barras de herramientas Diseñador de informes.

Para determinar el orden de agrupación y clasificación de registros, debe:

De la lista Campo/Expresión seleccione el campo por cuyos valores desea agrupar registros. Este campo definirá un grupo de registros;

Para el grupo, especifique el orden de clasificación: ascendente, descendente;

Establezca valores para las propiedades del grupo.

Un grupo puede tener las siguientes propiedades:

1. encabezado de grupo– determina si la sección estará presente en el informe encabezado de grupo. La propiedad puede tener dos valores: Sí / No. a la sección encabezado de grupo se puede colocar el valor del campo por el cual se realiza la agrupación;

2. nota de grupo– determina si la sección estará presente en el informe Nota de grupo (No precisamente). Capítulo Nota de grupo normalmente se utiliza para mostrar operaciones resumidas sobre datos de registros de grupo;

3. Propiedad Agrupamiento Determina cómo se agrupan los datos. La lista de valores para esta propiedad depende del tipo de datos por el que esté agrupando. Para datos de texto, esta propiedad tiene los siguientes significados:

- por valor total– la agrupación se realiza por valor de campo;

- por primeros personajes– la agrupación se realiza mediante los primeros n caracteres del valor del campo. Propiedad Intervalo especifica el valor de este n.

Para datos numéricos, la propiedad Agrupamiento asunto:

- por valor total;

Intervalo: agrupar registros por valores que se encuentran dentro del intervalo especificado.

Propiedad Intervalo especifica un rango de valores en el intervalo, por ejemplo, si una propiedad tiene un valor de 10, entonces se realizará la agrupación para los registros cuyos valores se encuentren en el intervalo 0 - 9, 10 - 19, etc.

Para campos de tipo fecha/hora, la propiedad Agrupamiento puede tener los siguientes significados:

Por valor total;

Por trimestre;

Por mes;

Por semana;

Por días;

Por la hora;

Por minutos.

4. Propiedad No rasgues establece o cancela la impresión obligatoria de un grupo en una página, es decir si se deben imprimir diferentes elementos del mismo grupo (encabezado de grupo, área de datos, nota de grupo) en la misma página. La propiedad puede tener los siguientes valores:

- No– cancela la disposición obligatoria de los elementos del grupo en la página;

- grupo completo– los elementos del grupo deben imprimirse en una sola página;

- primera área de datos– el encabezado del grupo se imprime en una página si al menos un registro de área de datos se encuentra en esa página.

Para repetir el título del grupo en una nueva página, debe seleccionar el valor SÍ para la propiedad Repetir una sección en la ventana de propiedades del encabezado del grupo.

2.5). Para un informe de varias páginas, determine el diseño de las secciones del informe. Todas las secciones excepto encabezados y pies de página tienen la propiedad Fin de página, utilizando cuyos valores puede forzar el inicio de una nueva página. El valor de la propiedad no rasgues:

- ausente– la impresión de la sección actual comienza en la página actual;

- antes de la sección– la impresión de la sección actual comienza en una página nueva;

- sección antes y después– la impresión de la sección actual y la sección siguiente a la actual comienza en una página nueva.

Páginas de acceso a datos

Páginas de acceso a datos son un tipo especial de página web diseñada para visualizar y trabajar a través de Internet o intranet con datos almacenados en bases de datos de Microsoft Access o bases de datos de Microsoft SQL Server, así como utilizar datos de otras fuentes como Microsoft Excel.

A diferencia de otros objetos de Access que forman parte de una base de datos, es decir. están en un archivo con la extensión .mdb, las páginas de acceso se guardan por separado, como archivos HTML. Cuando abre una página de acceso a datos en Internet Explorer, las herramientas de Office 2000 recuperan los datos y la base de datos de Access y luego los muestran en la página.

Agregar una condición de selección a una consulta le permite seleccionar no todos los registros de la tabla, sino solo aquellos que cumplen con ciertos criterios. Por ejemplo, es posible que le interesen contactos que se remontan a diciembre de 1999. Modifiquemos la consulta agregando una condición de selección adecuada.

1. Seleccione el icono de solicitud de la Lista de contactos en la ventana de la base de datos (Fig. 17.4).

Arroz. 17.4. Acceder a la ventana de la base de datos

2. Haga clic en el botón Constructor.

3. En el formulario de solicitud, haga clic en la celda Condición de selección primera columna con el botón derecho del ratón y seleccione el comando en el menú contextual Construir. Se abrirá la ventana del Generador de expresiones.

4. En la lista izquierda del constructor, haga clic en la carpeta Operadores.

5. En la lista del medio, seleccione una categoría. Comparaciones.

6. En la lista de la derecha, haga doble clic en Entre para agregar este operador en la parte inferior de la fórmula.

7. Haga clic para resaltar el primer marcador de posición de Expresión en el campo de fórmula.

8. En la lista izquierda del generador de expresiones, haga doble clic para abrir la carpeta Funciones.

9. Haga clic en la carpeta Funciones integradas, que contiene funciones estándar de Access.

10. En la lista central del generador de expresiones, haga clic en el elemento Fecha y hora.

11. En la lista de la derecha, haga doble clic en la función DateValue para reemplazar el marcador de posición Expresión con ella.

12. Presione la tecla dos veces -> , resaltando el marcador de posición "stringexpr".

13. Ingrese el texto "1.12.99".

14. Repitiendo los pasos 7 a 13, reemplace el segundo marcador de posición de Expresión con la expresión DateValue ("31/12/99").

Debería terminar con la fórmula Between DateValue ("1/12/99") y DateValue ("31/12/99"). Verifica la condición para que la fecha esté en el rango del 1 de diciembre al 31 de diciembre de 1999, es decir, selecciona aquellos registros cuyo valor del campo Fecha haga referencia a diciembre de 1999.

Nota Si ya domina las reglas para construir expresiones de Access, no puede usar el generador, sino ingresar expresiones directamente en el formulario de solicitud.

15. Haga clic en el botón DE ACUERDO. La fórmula construida aparecerá en la celda Condición de selección de la primera columna del formulario de solicitud. Si selecciona registros del mismo mes, es posible que la fecha exacta de contacto no sea relevante. No puede eliminar completamente este campo del formulario de solicitud, ya que es necesario implementar la condición de selección. Sin embargo, cualquier campo puede ocultarse, es decir, no incluirse en el resultado de la consulta.

16. Desmarcar Salida en pantalla la primera columna de la consulta (Figura 17.5).

Arroz. 17.5. Ocultar un campo en Access

17. Haga clic en un botón Lanzamiento barra de herramientas, complete la solicitud.

Al crear consultas, es importante formular correctamente las condiciones para seleccionar registros de la base de datos. Las siguientes funciones están disponibles en MS Access:

· criterio de muestreo simple;

· discrepancia exacta entre los valores de un campo;

· coincidencia inexacta de los valores de los campos;

· selección por rango de valores;

· combinar criterios de varios campos;

· condición de selección de los resultados de los cálculos finales.

Criterio de muestreo simple . Los registros se seleccionan en función de los valores de campo coincidentes. Por ejemplo, desde el campo Ciudad debes seleccionar los valores Minsk. Para hacer esto, en el formulario de solicitud en la línea Condición de selección en la columna Ciudad El valor se ingresa desde el teclado. "Minsk".

Discrepancia exacta entre los valores de un campo.. Todos los registros se seleccionan de la base de datos, excepto aquellos para los que se especifica una condición. Por ejemplo, debe seleccionar todos los registros con el campo Ciudad, excepto aquellos que tienen un valor en este campo Minsk. Para ello, en la línea Condiciones de selección en la columna Ciudad se ingresa la expresión No "Minsk" o <>"Minsk". Operador lógico No excluye entradas con valor Minsk, operador de comparación<>significa "no igual".

Coincidencia de valor de campo inexacta. Esta condición se puede establecer si se desconocen los valores del campo. El operador de comparación se utiliza para el muestreo. Como(como). Al lado del operador, se escribe un patrón que contiene el valor exacto, por ejemplo, Como "Petrov", o incluir caracteres comodín, p.e. Como "Mascota*".

El acceso permite los siguientes caracteres comodín:

? - cualquier signo;

* - cero o más caracteres;

#- cualquier dígito;

[lista de personajes] - cualquier personaje en la lista de personajes;

[!lista de caracteres] - cualquier carácter no incluido en la lista.

Además de la lista de caracteres, los corchetes pueden incluir una variedad de caracteres, por ejemplo, [B-R]. La condición [b-rB-R] le permite seleccionar letras mayúsculas y minúsculas.

Dado que Como “[BR]*” Se seleccionan todos los apellidos que empiezan por B o R.

Seleccionar por rango de valores. Para establecer un rango de valores, se utilizan los siguientes operadores:

> (más),

>= (no menor, mayor o igual que),

< (menos ),

<= (no mayor, menor o igual que) (por ejemplo, >= 10).

Entre... y... (sirve para comprobar si pertenece a un rango cuyos límites superior e inferior están conectados por el operador lógico AND (por ejemplo, entre 1990 y 1995).

Los operadores se pueden utilizar con campos de texto, numéricos y de fecha.

Combinar criterios de un campo. Si se impone más de una condición en un campo, las expresiones condicionales se pueden conectar mediante operadores O (O) Y Y(Y).

Combinar criterios de múltiples campos. Una solicitud puede contener varias condiciones de selección. En este caso, existen dos opciones para seleccionar registros:

un registro se selecciona solo si se cumplen todas las condiciones, lo que corresponde a una operación lógica Y. La solicitud se llama Y-consulta;

Se selecciona un registro cuando se cumple al menos una condición, lo que corresponde a una operación lógica. O. La solicitud se llama consulta OR.

al construir consulta OR Cada condición incluida en el criterio debe ubicarse en una línea separada. al construir yo-consulta Cada condición incluida en el criterio debe ubicarse en una línea.

EN consultas finales Hay dos tipos de criterios de selección de registros.

El primer tipo elimina los registros que no cumplen con los criterios antes de realizar los cálculos finales. El segundo tipo de criterios se aplica al resultado de los cálculos finales.