¿Se pueden enviar las nóminas por correo? Emitimos nóminas a los empleados por correo electrónico Solicitud de nómina electrónica.

Este procesamiento utiliza la funcionalidad de envío de correo estándar, pero permite determinar la lista de destinatarios mediante el botón de completar.

Conectamos el procesamiento como externo o lo usamos a través de "Abrir archivo".

Vaya a la pestaña "Configuración".

Complete los siguientes campos:

• nombre - texto libre
• preparado - V
• enviar: su propio informe para cada destinatario
• agregue el informe “Nómina” a la tabla “Informes”
• en la pestaña "Entrega (correo electrónico)", indique cuenta desde donde se enviarán las nóminas. Si es necesario, personaliza el asunto y el texto de la carta.
• En la pestaña "Avanzado", especifique el formato para guardar informes (por ejemplo, pdf)
• en la tabla "Configuración del informe":
  • establezca la bandera en la línea "Organización" y el tipo de comparación "Igual"
  • establezca la bandera en la línea “Empleado” y haga clic en el botón “Especificar destinatario de correo”. “[Destinatario] debe aparecer en el valor de configuración

Anota y selecciona en el campo de procesamiento "Elemento de envío de correo"

En el campo "Dirección de correo", indique el tipo de información de contacto: Correo electrónico (de la carpeta " Información del contacto directorio "Personas"). En su caso, aquí puede haber un significado diferente.

Al hacer clic en el botón "Rellenar", la solicitud recibe del registro "Salarios por pagar" todos individuos para la organización especificada para el período seleccionado y completa la parte tabular del procesamiento (campos de destinatario y correo electrónico).

Al hacer clic en el botón "Enviar", la lista de destinatarios de este procesamiento, la configuración del período y la organización se transfiere a la configuración especificada en el campo "Elemento de distribución" y las nóminas se envían utilizando mecanismos estándar.

Al pagar el salario a un empleado, el empleador está obligado a notificarle por escrito (parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):

• sobre los componentes del salario adeudado por el período correspondiente;
• sobre el monto de otras cantidades devengadas por el empleado;
• sobre los montos y fundamentos de las deducciones realizadas;
• sobre la cantidad total de dinero a pagar.

La información anterior generalmente se muestra en una nómina, cuyo formulario el empleador desarrolla de forma independiente.

La falta de emisión de nóminas a los empleados se considera una violación de las leyes laborales. Por esto, la responsabilidad se establece en forma de advertencia o multa para los funcionarios del empleador por un monto de 1.000 a 5.000 rublos; una multa para un empresario individual de 1.000 a 5.000 rublos o una multa para una organización empleadora de 30.000 a 50.000 rublos (parte 1 del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

¿Es posible emitir nóminas en formato electrónico y cómo puede un empleado redactar una solicitud para que se le envíe una nómina por correo electrónico? Te lo contamos en nuestra consulta.

Sobre la nómina en formato electrónico

El artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que el empleador notifica al empleado por escrito sobre su salario, sus componentes y las deducciones. Una lectura literal de la norma sugiere que las nóminas deben entregarse a los empleados en papel. Rostrud creía anteriormente que el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no prevé el derecho del empleador a emitir nóminas en formato electrónico, con una excepción. Esto se aplica a los trabajadores remotos. El Código del Trabajo de la Federación de Rusia le permite intercambiar con ellos. documentos electronicos(Parte 5 del artículo 312.1 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Elaboración de una solicitud de nómina electrónica

La solicitud para recibir nóminas en formato electrónico se redacta en cualquier formato. Está dirigido al empleador y contiene, con referencia a las disposiciones del contrato laboral, convenio colectivo o acto reglamentario local del empleador, la solicitud del empleado de enviarle nóminas a correo electrónico. También se indica la dirección de correo electrónico correspondiente.

Le recordamos que, a pesar de que los salarios deben pagarse al menos cada medio mes (parte 6 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), basta con enviar la nómina solo después del acuerdo final con el empleado en el final de mes. Esto se debe a que aún no se conocen los componentes del salario al pagar un anticipo.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar la solicitud de un empleado para recibir recibos de pago en en formato electrónico por correo.

Enviar un recibo de nómina por correo electrónico es la forma más rápida y cómoda de cumplir con el requisito del Código Laboral. Algunos programas de contabilidad tienen la funcionalidad necesaria. Las instrucciones paso a paso están en el artículo.

Los editores de la revista Glavbukh probaron cuatro programas de contabilidad: Glavbukh Soft, 1C Products y Kontur.Bukhgalteriya. Glavbukh Soft requirió el menor esfuerzo y tiempo para enviar las nóminas. En 1C, el envío también es conveniente, pero antes de eso es necesario configurar una cuenta de la organización y el envío por correo en sí, un proceso que requiere mucha mano de obra. En Kontur.Contabilidad correo masivo No. Consulte el cuadro comparativo y las instrucciones paso a paso a continuación.

Mesa. Comparación de Glavbukh Soft, Kontur.Programas de contabilidad y productos 1C

Cómo enviar un recibo de nómina por correo electrónico a Glavbukh Soft

El programa de contabilidad Glavbukh Soft tiene dicha funcionalidad. Abajo instrucción paso a paso.

Paso 1. Asegúrese de que los correos electrónicos estén indicados en las tarjetas personales de los empleados.

Ingresa al módulo Personal/Información Básica. Compruébalo en tarjetas personales en el bloque " información adicional» Se proporcionaron correos electrónicos.

Paso 2. Seleccione el empleado en cuyo nombre se enviará el boletín

Ingresa al módulo Salario/Servicio/Configuración, ya sea en Cuenta personal/Detalles/Configuración/Por salario. En el bloque "Distribución de correo electrónico", seleccione un empleado de la lista.

Glavbukh Soft es un servicio conveniente para mantener registros contables, de personal y de productos básicos. El programa está siempre actualizado, se actualiza a través de Internet y no requiere un especialista técnico. Para cuestiones técnicas y contables, puede ponerse en contacto directamente con los desarrolladores del programa en cualquier momento, en lugar de con intermediarios. Regístrate en el programa en un par de minutos y empieza a trabajar inmediatamente.

Instrucciones para 1C: Contabilidad y 1C: Salarios y gestión de personal

Antes de enviar nóminas a los empleados, debe configurar una cuenta en 1C.

Paso 1: configura la cuenta de correo electrónico de tu organización

Ir a la sección Administración/Organizador/Correo/Configuración de la cuenta del sistema. En el formulario que se abre, ingrese la dirección de correo electrónico, el propósito de la cuenta, quién puede usar la cuenta y el nombre del propietario. Haga clic en "Detectar la configuración de conexión automáticamente (recomendado)". A continuación, el programa debería determinar automáticamente los parámetros de conexión para buzón. Si esto no sucede, tendrás que configurar los ajustes de conexión manualmente. Esto puede requerir un programador.

Paso 2: revisa los correos electrónicos de los empleados

Para distribuir automáticamente las nóminas, las tarjetas de los empleados deben tener direcciones de correo electrónico. Asegúrate de que sean correctos. Vaya al campo "Correo electrónico" en la sección Personal/Empleados enlace "Datos personales" o sección Marcos/Ver también/Particulares/Direcciones, números de teléfono.

Ir a la sección Salario/Informes de sueldo/Nómina/Más/Enviar/Crear envío de informe o por botón “Enviar informe por correo electrónico”/Crear una distribución de informe. Ingrese "Nombre" y marque la casilla de verificación "Preparado". En el campo "Enviar", especifique el tipo de envío. Complete las pestañas "Informes" y "Programación". En la pestaña "Entrega", describe todo formas posibles entrega de mailings personalizados.

En la pestaña "Avanzado", puede establecer configuraciones de correo adicionales. Haga clic en "Grabar objeto".

en el capitulo Administración/Formularios impresos, informes y procesamiento/Distribución de informes Usando la configuración guardada, ejecútela manualmente haciendo clic en el botón "Ejecutar ahora". El programa también permite enviar nóminas automáticamente a tiempo especificado. Para ello, debe configurar su boletín de noticias en consecuencia.

1C:Accounting es un producto que le permitirá realizar eficazmente las tareas del servicio de contabilidad. 1C: Gestión de salarios y personal es un programa que permite el complejo de personal y la implementación de políticas de personal.

¿Es posible enviar nóminas desde Kontur.Accounting?

No se pueden enviar nóminas por correo electrónico a Kontur.Accounting. La única opción es descargarlos y enviarlos por separado a cada empleado desde su propio correo electrónico.

Kontur.Accounting es un servicio cómodo y sencillo para pequeñas empresas.

La herramienta permite generar nóminas para empleados de organizaciones por un período de tiempo arbitrario y enviarlas a las direcciones de correo electrónico de los empleados y/o gerentes.

Se generan nóminas breves para los empleados y nóminas detalladas para que el gerente analice los resultados del cálculo, en las que, además de los montos devengados y el tiempo pagado, se muestran los períodos de validez del devengo y los indicadores iniciales para el cálculo (tarifas, porcentajes de pago, etc.). .) son mostrados.

En el encabezado de procesamiento se debe seleccionar la Organización y el Período para el cual se generarán las nóminas.

Después de esto, los necesarios se marcan con casillas de verificación en el árbol de departamentos y la lista de correo se llena automáticamente con empleados de los departamentos seleccionados. La lista no incluye empleados que hayan sido despedidos, archivados o marcados para su eliminación. Los jefes de departamento están resaltados en negrita.

El jefe del departamento se puede especificar en el directorio "Divisiones de organizaciones".

Los empleados para quienes no se especifica una dirección de correo electrónico y no se pudo determinar la dirección de correo electrónico del gerente están resaltados en rojo.

La dirección de correo electrónico del empleado se indica en el directorio "Empleados".

Los empleados a quienes se les pueden enviar nóminas, pero que no están marcados con las banderas apropiadas, están resaltados en amarillo.

Los recibos de nómina se generan utilizando los algoritmos del informe "Recibos de nómina de la organización" de la configuración estándar 1C: Gestión de salarios y personal 8.2 y se envían a través del servicio de correo electrónico de configuración estándar.

El uso del informe no requiere realizar ningún cambio en configuración típica y no afecta su actualización de ninguna manera.

Usar la herramienta es bastante simple. Hay al menos dos maneras.

1. Puede abrir el archivo de procesamiento externo cada vez (el usuario debe tener los derechos adecuados) a través del menú "Archivo - Abrir".

2. Puede registrar procesamiento externo en el directorio “Procesamiento externo adicional” a través del menú “Herramientas - Informes y procesamiento adicionales”. El usuario puede conectar el procesamiento a la configuración de forma independiente.

Para conectar un nuevo procesamiento externo, debe registrarlo en el directorio especificado. Para hacer esto, abra el formulario de registro desde el formulario de lista del directorio haciendo clic en el botón “Agregar”. En la ventana que se abre, debe especificar un archivo de procesamiento externo con la extensión .epf (el botón "Reemplazar archivo de procesamiento externo"). El campo Nombre mostrará automáticamente el nombre del procesamiento externo conectado, que se puede cambiar manualmente. En el campo Tipo, debe seleccionar el tipo de procesamiento "Procesamiento".

La información sobre el procesamiento conectado se muestra en forma de lista de directorio. Para utilizar el procesamiento externo conectado para el propósito previsto, debe abrir el formulario de lista de directorio tratamientos externos y haga doble clic en la entrada deseada.

De conformidad con la parte 1 del art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, al pagar los salarios, el empleador está obligado a notificar a cada empleado por escrito:

Sobre los componentes del salario que se le adeuda durante el período correspondiente;

Sobre el monto de otras cantidades devengadas al empleado, incluida la compensación monetaria por el incumplimiento por parte del empleador del plazo establecido para el pago de salarios, pago de vacaciones, pagos por despido, etc.;

Sobre los montos y motivos de las deducciones practicadas;

Sobre la cantidad total de dinero a pagar.

La información sobre los componentes del salario debe comunicarse al empleado entregándole una nómina. El formulario de este documento lo desarrolla el empleador de forma independiente (teniendo en cuenta los requisitos de la Parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) y se aprueba teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados (si lo hubiera). (Parte 2 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

La forma de la nómina puede aprobarse por orden del empleador o ser un apéndice de un acto regulatorio local que establece el sistema salarial en la organización (por ejemplo, al reglamento sobre remuneración de los empleados).

El empleador está obligado a proporcionar a los empleados nóminas para garantizar que puedan obtener información fiable sobre sus salarios. El objetivo es controlar el cumplimiento por parte del empleador de las condiciones de trabajo previstas en el contrato de trabajo.

¿CÓMO EMITIR LA HOJA DE PAGO?

Se puede enviar por correo electrónico

El procedimiento para expedir nóminas a los empleados en el momento del pago de salarios no está establecido por la legislación laboral. Por tanto, el empleador debe determinarlo de forma independiente y consolidarlo en sus documentos internos.

Por ejemplo, dicho procedimiento puede establecerse en un acto reglamentario local que determine la forma de la nómina. Los especialistas de Rostrud lo confirman también en sus explicaciones.

Si todos los empleados de la organización tienen sus propias direcciones de correo electrónico laboral (corporativas), se les pueden enviar nóminas para su revisión.

Los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia lo consideran posible. En su opinión, se debe fijar el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario:

1) en un contrato de trabajo;

2) convenio colectivo;

3) acto regulatorio local del empleador (por ejemplo, por orden del jefe de la organización, el reglamento sobre la emisión de nóminas a los empleados).

Si el procedimiento establecido prevé el envío de nóminas a los empleados por correo electrónico, esto no viola lo dispuesto en el art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (ejemplo 1).

La práctica judicial también confirma la legalidad de utilizar este método para notificar a los empleados sobre los componentes de su salario. Los jueces no ven ninguna infracción en el envío de nóminas por correo electrónico.

El procedimiento para expedir nóminas a los empleados puede especificarse con más detalle en un reglamento local o en un convenio colectivo.

Es posible una situación en la que una organización emplea trabajadores que no participan en el trabajo con computadoras (por ejemplo, personal de servicio: reparadores, limpiadores de instalaciones de producción y oficinas, etc.). En este caso, es posible proporcionar diferentes caminos emitir nóminas (ejemplo 2).

Los empleados deben estar familiarizados con la ley reguladora local, el convenio colectivo que establece el procedimiento para emitir nóminas contra firma (parte 2 del artículo 22, parte 3 del artículo 68 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Se puede acceder mediante un programa especial.

Debido a que la legislación laboral no regula el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario, los empleadores pueden utilizar varias maneras presentación de nóminas a los empleados.

Una organización puede utilizar las siguientes opciones para familiarizar a los empleados con las nóminas:

a) proporcionar acceso a programa especial, para lo cual cada empleado recibe un nombre de usuario y contraseña;

b) proporcionar acceso a la cuenta laboral personal del empleado en Internet.

Los tribunales tampoco han reconocido como infracción la publicación de nóminas en formato electrónico:

En la cuenta personal de trabajo del empleado en Internet (Determinación de apelación Corte Suprema República de Komi de 18 de febrero de 2013 en el expediente No. 33-1073/2013);

En la página personal del empleado en el banco de Internet (sentencia de apelación del Tribunal Regional de Novosibirsk de 5/06/2014 en el caso No. 33-4700/2014).

Los tribunales consideraron que estos métodos de notificación a los empleados cumplen con los requisitos de la legislación laboral.