Fusionar documentos de Microsoft Word. Fuentes de datos que se pueden utilizar para combinar correspondencia Crear una fuente de datos en Word

Del artículo del número anterior, aprendimos que el método de combinación le permite crear una fuente de datos usando Word. En este artículo, veremos cómo se puede obtener información de la fuente de datos de una tabla de Excel.

La fuente de datos se puede utilizar en las versiones de Word 2000/2002/2003/2007, pero el proceso de creación es el mismo para todas las versiones de Word. Entonces, describamos el algoritmo para crear una fuente de datos:

1. Abra Excel.
2. En la tabla que aparece, en la celda A1, ingrese el nombre del primer campo (por ejemplo, un país), en B1 – segundo (por ejemplo, índice) etc. (Figura 1).

Arroz. 1. tabla de datos

usando una mesaPalabra 2000/2002

1. Abra o cree un documento principal en Word.
2. Fusión botón ( Cuadro de diálogo fusionar).
3. Fusión en el segundo paso seleccione el botón Conseguir datos, y de la lista - fuente de datos abierta(Figura 2).

Arroz. 2. Lista desplegable fuente de datos abierta

1. En un nuevo cuadro de diálogo Abrir una fuente de datos de la lista desplegable Tipo de archivo seleccionar LibrosEMSobresalir.
2. Abra el archivo seleccionado haciendo clic en el botón Abierto.
3. En el cuadro de diálogo que aparece microsoftSobresalir(Fig. 3) especifique un rango o nombre.

Arroz. 3. Ventana microsoftSobresalir

El archivo resultante Sobresalir se ha vuelto, por así decirlo, "vinculado" como fuente de datos, por lo que ahora puede insertar campos de combinación en el documento principal y también fusionar la fuente de datos con el documento principal como se explicó en el artículo anterior.

Regla para seleccionar registros para su inclusión en el proceso de fusión con el documento principal

Los registros que cumplan ciertos criterios específicos se pueden incluir en el proceso de fusión. Los enlaces se utilizan para seleccionar registros. O, Y.

Para establecer criterios de selección:

1. Abra el documento principal.
2. Seleccionar de la barra de herramientas Fusión botón ( Cuadro de diálogo fusionar).
3. En el cuadro de diálogo Fusión en el tercer paso seleccione el botón Selección registros.

Como resultado, aparecerá un cuadro de diálogo. Selección de registros.

1. en la pestaña Selección de registros caja de diálogo Selección de registros en la columna Campo En la lista desplegable, seleccione el nombre del campo en cuyo valor se aplicará la condición.
2. En columna Operador seleccione la operación de comparación.
3. En columna Significado Introduzca el valor con el que comparar.
4. Después de configurar todos los criterios, cierre la ventana. Selección de registros presionando el botón DE ACUERDO(Figura 4) .

Arroz. 4. Ventana Selección de registros

1. En el cuadro de diálogo Fusión clic en el botón Unir o en la barra de herramientas Fusión presiona el botón ( Fusionar en un nuevo documento).

usando una mesaExcel como fuente de datos enPalabra 2003

1. En el menú Servicio selecciona un equipo Cartas y correos y luego el comando Fusión.
2. En el panel de tareas que se abre Fusión, usando el botón Más, ir a la tercera etapa del asistente Selección de destinatario, luego haga clic en el comando
3. Busque el archivo de hoja de cálculo de Excel requerido y ábralo haciendo doble clic en él.
4. Confirme que la primera fila de datos contenga los encabezados de las columnas (estos son los campos de combinación) (Figura 5).

Arroz. 5. ventana Seleccionar tabla

Nota. En la ventana Fusionar destinatarios puedes editar las entradas.

1. Pasando al cuarto paso, seleccione el comando
2. En el cuadro de diálogo que aparece Agregar un campo de combinación(Fig. 6) seleccione un campo de la lista, colocando primero el cursor del mouse en el lugar del documento principal donde debe ubicarse el campo de combinación.

Arroz. 6. cuadro de diálogo Agregar un campo de combinación

comprometerse sobre Es necesario seleccionar registros para incluir en el proceso de fusión con el documento principal en Word 2003, yendo a la tercera etapa, seleccione el comando y en el cuadro de diálogo Fusionar destinatarios(Fig. 7) desmarque la casilla R de la entrada a la que no se debe enviar el texto del documento principal.

Arroz. 7. cuadro de diálogo Fusionar destinatarios

usando una mesaExcel como fuente de datos enPalabra 2007

1. en la pestaña Boletin informativo en grupo Fusión selecciona un equipo Seleccionar destinatarios.
2. Seleccione (Fig.8), busque archivo requerido en el cuadro de diálogo Seleccionar una fuente de datos y ábrelo.

Arroz. 8. Selección del equipo Usar lista existente

Nota. Después de seleccionar un archivo, los comandos de pestaña se activarán

1. Haga clic en Cambiar lista de campos cuando la lista cambia.
2. Haga clic en Insertar campo de combinación y seleccione un campo de la lista, habiendo colocado primero el cursor del mouse en el lugar del documento principal donde debe ubicarse el campo de combinación.

Seleccionar registros para incluir en el proceso de combinación de correspondencia en Word 2007

1. en la pestaña Boletines en grupo Iniciar fusión Prensa Seleccionar destinatarios y seleccione de la lista desplegable del menú Usar lista existente.
2. Busque el archivo de hoja de cálculo de Excel requerido y ábralo haciendo doble clic en él.
3. Confirme que la primera fila de datos contenga los encabezados de las columnas (estos son los campos de combinación).
4. en la pestaña Boletines en grupo Iniciar fusión seleccionar Cambiar la lista de destinatarios.

5.En el cuadro de diálogo Fusionar destinatarios (Fig. 9), desmarque la casilla R de la entrada a la que no desea enviar el texto del documento principal.

Arroz. 9. ventana Fusionar destinatarios

Ventajas principales usando excel como fuente de datos para el proceso de fusión

1. Ahorrar tiempo, porque no es necesario realizar el mismo trabajo repetidamente.

2. Automatización del flujo de trabajo mediante la creación de múltiples copias de una plantilla de documento con varios detalles.

3. Comodidad y facilidad de realizar el trabajo, que consta de solo tres etapas: crear el documento principal, crear una fuente de datos y fusionarlos directamente.

GEORGIA. Serova, prof. RSUH

Ahora necesita crear una fuente de datos combinada (direcciones y apellidos de los destinatarios de correo electrónico).

1. En la sección Seleccionar destinatarios ventana Fusión panel de tareas, seleccione Creando una lista(Figura 8.6).

Arroz. 8.6. Ventana Seleccionar destinatarios maestros Fusión

2. Haga clic en el comando Crear en el capitulo Creando una lista. Se abrirá un cuadro de diálogo, como se muestra en la Fig. 8.7.

La fuente de datos fusionados es una base de datos que consta de registros, a partir de cada uno de los cuales se generará una copia específica de la carta utilizando el documento principal. Todos los registros tienen los mismos campos de datos.

Algunos de los campos más comunes aparecen enumerados previamente en la ventana de creación de la fuente de datos. Puede eliminar campos innecesarios de la base de datos y agregar los suyos propios.

Arroz. 8.7. Crear una fuente de datos

Otros artículos de la sección Seleccionar destinatarios Le permite seleccionar una base de datos existente, creada previamente en Word o en una aplicación como Access, o una libreta de direcciones como fuente de datos.

Nota La presencia de campos adicionales en la fuente de datos no afecta de ninguna manera el resultado de la combinación, pero ralentiza el programa.

3. Haga clic en el botón Ajustes. Se abrirá un cuadro de diálogo, como se muestra en la Fig. 8.8.

4. Resalte un elemento Apelar.

5. Haga clic en el botón Borrar borre el campo resaltado.

Arroz. 8.8. Configurar campos de fuente de datos

Arroz. 8.9. Ventana de diálogo Fusionar destinatarios

6. Repitiendo los pasos 4 y 5, elimine todos los campos excepto Nombre. Apellido, Organización, Dirección 1 Y Índice.

7. Haga clic en el botón DE ACUERDO.

8. Haga clic en el botón Cerca ventanas de diálogo.

9. En el cuadro de diálogo para guardar el documento que se abre, ingrese el nombre Invitados y haga clic en el botón Ahorrar. La imagen que se muestra en la Fig. 8.9 cuadro de diálogo Fusionar destinatarios, que actualmente no tiene entradas.

10. Definitivamente tendrás que ingresar información en una fuente de datos en algún momento. Clic en el botón Cambiar... para hacerlo ahora. Se abrirá un formulario de entrada de datos. Agreguemos algunas entradas. Posteriormente, la combinación generará exactamente tantas copias del documento maestro como registros haya en la fuente de datos.

11. Complete los campos del formulario.

12. Para agregar otra entrada, haga clic en el botón Crear una entrada.

13. Ingrese algunas entradas más, transfiriéndoles la información presentada en la tabla. 8.1.

TABLA 8.1. Fusionar fuente de datos

14. Haga clic en el botón Cerca para guardar la base de datos y luego en el botón DE ACUERDO ventana Destinatarios.

Nota Para cambiar la información de la fuente de datos, haga clic en en la barra de herramientas Fusión en el botón Destinatarios, y luego en la ventana de diálogo que se abre, en el botón Cambiar. Se abrirá el formulario de fuente de datos. Para navegar a través de los registros fuente, utilice los botones Primero, Atrás, Adelante, Último en la parte inferior del formulario.

Arroz. 8.10. Barra de herramientas Fusión

Word puede extraer datos combinados de una variedad de fuentes. Como parte de un conjunto oficina de microsoft, Word acepta fácilmente datos de Outlook, Excel y Access. Se pueden utilizar otras fuentes, incluidas páginas web, archivos de texto OpenDocument y archivos de datos delimitados guardados como texto sin formato. Si aún no tiene una fuente de datos, puede crear una en Word.

Importante: No se admite el acceso a fuentes de datos con nombre en una ubicación HTTP. Antes de utilizar un archivo como fuente de datos para una combinación, guárdelo en su disco duro local.

Fusionar fuentes de datos

A continuación se muestran algunas fuentes de datos que puede utilizar para combinar correspondencia en Word.

Otros archivos de base de datos

También puede utilizar otras fuentes de datos para fusionar. Para acceder a estas fuentes, ejecute el Asistente de conexión de datos.

Una vez que haya configurado su fuente de datos, podrá crear etiquetas, sobres, cartas y correos electrónicos mediante la combinación de correspondencia.

información adicional

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7 Conferencia No. 8

Fusionar documentos.

La combinación de correspondencia se utiliza cuando es necesario crear un conjunto de documentos, como etiquetas de dirección o cartas con membrete, que se envían a una gran cantidad de clientes. Cada letra o pegatina contiene información tanto general como individual. Por ejemplo, la carta debe dirigirse al cliente por su apellido. La información individual de cada letra o pegatina proviene de una fuente de datos.

El proceso de fusión consta de varios pasos generales.

Configuración del documento principal. El documento principal contiene texto y gráficos que son comunes a todas las versiones del documento maestro, como una dirección de remitente o un saludo en papel con membrete.

Conexión de un documento a una fuente de datos. La fuente de datos es un archivo que contiene información que debe insertarse en el documento, como los nombres y direcciones de los destinatarios de la carta.

Refina la lista de destinatarios o artículos. aplicación de microsoft palabra de oficina crea una copia del documento maestro para cada elemento o registro del archivo de datos.

Agregar marcadores de posición de texto (campos de combinación) a un documento Cuando fusiona, los campos de combinación se completan con datos del archivo de datos.

Vista previa y finalización de una combinación Puede obtener una vista previa de cada copia antes de imprimir el conjunto completo de copias de un documento.

Los comandos de tabulación se utilizan para fusionar con el correo. Boletines.

También puede fusionar usando el panel de tareas Fusión, que te permite realizar todo el proceso paso a paso. Para usar el panel de tareas, en un grupo Iniciar fusión en la pestaña Boletines seleccione un artículo Iniciar fusión y luego señalar Asistente de combinación paso a paso.

Configurar el documento principal

Inicie la aplicación Word.

De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Deja que permanezca abierto. Si lo cierra, los comandos que necesita realizar en el siguiente paso ya no estarán disponibles.

en la pestaña Correo en grupo Fusión selecciona un equipo Iniciar fusión.

Haga clic en el tipo de documento que desea crear.

Por ejemplo, puede crear los siguientes tipos de documentos.

conjunto de sobres Las direcciones del remitente en todos los sobres son las mismas, pero la dirección del destinatario es única en cada caso. selecciona un artículo Sobres y en la pestaña Opciones de sobre caja de diálogo Opciones de sobre Indique sus preferencias con respecto al tamaño del sobre y el formato del texto.

Conjunto de pegatinas de direcciones Cada pegatina contiene un nombre y una dirección únicos. selecciona un artículo pegatinas y en el cuadro de diálogo Opciones de pegatinas por favor indica tipo deseado pegatinas.

Conjunto de documentos en papel membretado o mensajes. Correo electrónico El contenido básico de todas las cartas o mensajes es el mismo, pero cada uno de ellos contiene información destinada a un destinatario específico, por ejemplo, nombre, dirección o alguna otra información. Para crear este tipo de documentos, seleccione letras o correos electrónicos.

Directorio o carpeta Cada elemento muestra el mismo tipo de información, como un nombre o una descripción, pero es única para cada elemento. Hacer clic catalogar para crear este tipo de documento.

Reanudación de la fusión

Si necesita interrumpir su trabajo de combinación, puede guardar el documento principal y reanudar la combinación más tarde. Microsoft Office Word guarda la fuente de datos y los datos de campo. Si usó el panel de tareas Fusión, Word volverá al punto donde desea reanudar la combinación.

Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word le pedirá confirmación para abrir el documento, lo que ejecutará el comando SQL.

Dado que este documento está conectado a una fuente de datos, haga clic en Sí. El texto del documento aparece junto con todos los campos insertados.

Conectar un documento a una fuente de datos

Para realizar una combinación de datos en un documento principal, debe conectar el documento a una fuente de datos o un archivo de datos.

Seleccionar un archivo de datos

en la pestaña Correo en grupo Fusión selecciona un equipo Seleccionar destinatarios.

Sigue estos pasos:

Abrir el documento de solicitud Microsoft Word. Este documento debe contener una tabla. La primera fila de la tabla debe contener los títulos y las filas restantes deben contener las entradas que deben incluirse en el documento compuesto. También puede utilizar una fuente de datos de encabezado como fuente de datos (Fuente de datos de encabezado. Un documento que contiene una fila (o registro) de encabezado que se utiliza para fusionar la fuente de datos especificada con el documento de combinación principal).

Refinar la lista de destinatarios o artículos

Si se está conectando a un archivo de datos específico, es posible que no desee transferir los datos de todos los registros del archivo de datos al documento principal.

Para limitar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de elementos del archivo de datos, siga estos pasos:

en la pestaña Correo en grupo Fusión selecciona un equipo Lista de edición.

En el cuadro de diálogo Destinos de fusión

Seleccionar registros individuales Este método es más útil si la lista es corta. Seleccione las casillas de verificación junto a los destinatarios que deben incluirse en la lista y desmarque las casillas de verificación junto a los destinatarios que deben excluirse de la lista.

Si sabe que solo desea incluir algunos registros en el documento maestro, puede desactivar la casilla de verificación en la barra de título y luego seleccionar solo los registros que desee. Del mismo modo, si desea incluir la mayor parte de la lista en su documento, seleccione la casilla de verificación en la barra de título y luego desmarque las entradas que no desea incluir.

Ordenar entradas Haga clic en el encabezado de la columna del elemento por el que desea ordenar. La lista está ordenada alfabéticamente en orden ascendente (A a Z).

Filtrar entradas Esta característica es útil si la lista contiene entradas que no desea ver o incluir en el documento maestro.

Agregar marcadores de posición de texto (campos de combinación) a un documento

Después de conectar el documento principal al archivo de datos, puede ingresar el texto del documento y agregar marcadores de posición de texto para indicar dónde deben aparecer datos únicos en cada copia del documento.

Los marcadores de posición de texto, como una dirección o un saludo, se denominan campos de combinación. Los campos en Word corresponden a los encabezados de las columnas resaltadas en el archivo de datos.

Las columnas del archivo de datos representan categorías de datos. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición de texto para estas categorías.

Las líneas del archivo de datos representan registros de datos. Cuando realiza una combinación de correspondencia, Word crea una copia del documento principal para cada registro.

Al colocar un campo en el documento principal, se da a entender que en su ubicación debe aparecer una determinada categoría de datos, como un apellido o una dirección.

Nota. Cuando inserta un campo de combinación en el documento principal, el nombre del campo siempre está entre corchetes angulares dobles (""). En documentos compuestos, estos corchetes no se utilizan para dar énfasis. Sólo le permiten distinguir los campos del documento principal del texto normal.

¿Qué sucede durante una fusión?

Al fusionar, los datos de la primera fila del archivo de datos reemplazan los campos del documento principal, formando así el primer documento compuesto. Los datos de la segunda fila del archivo de datos reemplazan los campos para formar un segundo documento compuesto, y así sucesivamente.

Ejemplos de trabajo con campos.

Puede agregar cualquier encabezado de columna del archivo de datos al documento principal como un campo. Esto le brinda cierta flexibilidad al diseñar membretes, etiquetas, correos electrónicos y otros documentos compuestos.

Puede combinar campos y separarlos mediante signos de puntuación. Por ejemplo, para generar una dirección exacta, debe insertar los siguientes campos en el documento principal:

"Nombre Apellido"

"Casa y calle"

"Ciudad", "Región", "Código postal"

Para casos de uso comunes, como bloques de direcciones o líneas de saludo, Word proporciona campos complejos: una combinación de varios campos. A continuación se enumeran ejemplos.

El campo Bloque de dirección es una combinación de varios campos, incluido el nombre, apellido, casa y calle, ciudad y código postal.

El campo Línea de saludo puede incluir uno o más campos de nombre, según las palabras de saludo utilizadas.

El contenido de cada uno de los campos complejos se puede personalizar en consecuencia. Por ejemplo, puede elegir un nombre formal para la dirección (Sr. Andrey Alfirovich Jr.) y utilizar "Para" en lugar de "Estimado" en su dirección.

Asignación de campos de combinación a un archivo de datos

Para asegurarse de que Word encuentre una columna en el archivo de datos que corresponda a cada dirección o elemento de saludo, debe asignar los campos de combinación de correspondencia en Word a las columnas del archivo de datos.

Para hacer coincidir los campos, seleccione Selección de campo en grupo Redactar un documento e insertar campos. en la pestaña Boletines.

Se abrirá un cuadro de diálogo Selección de campo.

Los elementos de dirección y saludo aparecen a la izquierda. Los encabezados de las columnas del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna adecuada para cada elemento. La ilustración muestra que Word encontró automáticamente una coincidencia para la columna. Apellido campo de archivo de datos Apellido. Pero no pudo contrastar los demás elementos entre sí. Específicamente, en este archivo de datos, Word no encontró ninguna coincidencia para el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede resaltar la columna del archivo de datos correspondiente al elemento de la izquierda. Ahora la ilustración muestra que la columna Nombre coincide con el campo Nombre. No hay nada malo con los campos. Apelar, Identificador único Y Apellido No se encontraron coincidencias. Un documento maestro no necesita utilizar todos los campos. Si agrega un campo para el cual no hay datos en el archivo de datos, aparecerá en el documento maestro como un marcador de posición de texto vacío, generalmente una cadena vacía o un campo oculto.

Ingresar contenido y agregar campos

En el documento principal, haga clic donde desea insertar el campo.

Usa el grupo Redactar un documento e insertar campos. en la pestaña Boletines.

Agregue cualquiera de los siguientes elementos.

Bloque de direcciones con nombre, dirección postal y otra información.

selecciona un artículo bloque de direcciones.

En el cuadro de diálogo Insertar un bloque de direcciones seleccione los elementos de dirección y los formatos de visualización que desee y luego haga clic en DE ACUERDO.

Selección de campo, entonces Word no pudo encontrar cierta información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha al lado de (Sin coincidencia)

Línea de bienvenida

selecciona un artículo Línea de bienvenida.

Seleccione un formato de línea de saludo que incluya el saludo, el nombre y el signo de puntuación que sigue al nombre.

Seleccione el texto de la línea de saludo para los casos en los que el nombre del destinatario no esté disponible, por ejemplo, cuando la fuente de datos no contiene el nombre o apellido del destinatario, sino solo el nombre de la empresa.

Clic en el botón DE ACUERDO.

Si aparece un cuadro de diálogo Selección de campo, entonces Word no pudo encontrar la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha al lado de (Sin coincidencia) y luego resalte el campo correspondiente en la fuente de datos que desea fusionar.

Campos individuales

Se puede insertar información desde campos individuales, como apellido, número de teléfono o monto de la contribución del donante. Para agregar rápidamente un campo de un archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha al lado de la lista Insertar un campo de datos y luego seleccione un nombre de campo.

Para utilizar más opciones al insertar campos individuales en un documento, siga estos pasos:

en la pestaña Correo en grupo Grabar y agregar campos selecciona un equipo Insertar campo de combinación.

En el cuadro de diálogo Insertar un campo de datos Realice una de las siguientes acciones.

Para seleccionar campos de dirección que coincidirán automáticamente con los campos de la fuente de datos incluso si los campos de la fuente de datos tienen nombres diferentes, seleccione Campos de dirección.

Para resaltar campos que siempre usan datos directamente de una columna de archivo de datos, seleccione Campos de base de datos.

En la lista Campos Haga clic en el campo requerido.

Clic en el botón Insertar, y luego Cerca.

Si aparece un cuadro de diálogo Selección de campo, entonces Word no pudo encontrar parte de la información que necesitaba para insertar el campo. Haga clic en la flecha al lado de (Sin coincidencia) y luego resalte el campo correspondiente en la fuente de datos que desea fusionar.

• Campos personalizados de la lista de contactos de Outlook

La única forma de incluir campos de lista de contactos personalizados en el documento principal es iniciar una combinación de correspondencia desde Outlook. Primero debe configurar la visualización de la lista de contactos usando exactamente aquellos campos que deben usarse durante la fusión. Después de esto puedes comenzar a fusionar. Una vez que se hayan realizado todas las configuraciones necesarias, Word se abrirá automáticamente y podrá completar la combinación de correspondencia.

Formatear los resultados de la combinación

Para dar formato a los datos contenidos en un documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y formatéelo de la misma manera que formatea cualquier otro texto. La selección debe incluir comillas dobles de chevron ( « » ) que rodea el campo.

Vista previa y completar la fusión

Una vez que se hayan agregado todos los campos al documento principal, podrá obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Antes de que se complete realmente la combinación, puede revisar los documentos combinados y realizar los cambios apropiados si es necesario.

Para verlo, realice una de las siguientes acciones en un grupo Ver resultados pestañas Boletines :

Hacer clic Ver resultados.

Navega por cada documento compuesto página por página utilizando los botones Próxima entrada Y Publicación anterior en grupo Ver resultados.

Ver un documento específico usando el comando encontrar destinatario.

Completando la fusión

Se pueden imprimir o editar varios documentos individualmente. Esto se puede hacer para todos los documentos o para un subconjunto de documentos.

Seleccione si desea editar el conjunto completo de documentos, solo la copia que se muestra actualmente o un subconjunto de documentos identificados por un número de registro específico. Word guarda las copias que desea editar como un solo archivo, separado por saltos de página.

Guardar el documento principal

Recuerde que los documentos compuestos se guardan por separado del documento principal. Es útil mantener el documento principal separado porque puede resultar útil al realizar fusiones posteriores.

El procedimiento de fusión consta de varias etapas.

Nivel 1. Preparar datos de hoja de cálculo

Una tabla a fusionar debe cumplir ciertos requisitos:

• No debería haber celdas fusionadas en la tabla. Sería más exacto decir esto: SI hay celdas fusionadas en la tabla, entonces debe estar preparado para el hecho de que durante la exportación la fusión se cancelará y, en consecuencia, se formarán filas y/o columnas vacías adicionales. lo que puede alterar la estructura de la mesa. En general, las celdas fusionadas son malas :)
• todas las columnas deben tener nombres únicos para usarse al fusionar. Si a la tabla le falta la primera fila con los nombres de las columnas, será reemplazada por la primera fila de datos, lo que significa que no participará en la distribución.

Como ejemplo, tomemos una tabla con una lista de clientes del gimnasio Excellent.

Etapa 2. Preparando la plantilla Documento de Word

En esta etapa en editor de texto Word, se genera un documento en el que se incrustarán los datos de la hoja de cálculo en el futuro. El texto de este documento es una parte común a todos los envíos.

Supongamos que planeamos enviar cartas de notificación a todos los clientes cuya tarjeta del club vence el próximo mes.

El texto de la carta será el mismo excepto la dirección, el número de tarjeta del club y la fecha de vencimiento. Estos datos se importarán desde una hoja de cálculo de Excel (resaltada en azul)

Así, en esta etapa, el texto común a todas las cartas se imprime en un documento de Word.

Para un trabajo adicional más conveniente durante la fusión, se recomienda configurar el parámetro Sombreado de campo posicionar Siempre para distinguir los campos de combinación insertados del texto sin formato. Cuando está habilitado, los campos aparecen con un fondo gris. Naturalmente, este fondo no está impreso.

Etapa 3. Asistente de combinación de MS Word en funcionamiento

Abra el archivo de la carta en MS Word.

La forma más sencilla de combinar datos es seguir el Asistente de combinación. En versiones después de Word2003 Se inicia el asistente de fusiónmediante botónIniciar fusión en la pestaña Boletines

En versiones antes de Word2007 deberías ejecutar el comando de menúServicio - Cartas y mailings - Fusión.Además, para una operación más conveniente versiones antes de Word2007 se podía mostrar la barra de herramientas Combinar correspondencia

Una vez más, tenga en cuenta que el formulario de carta contiene solo texto común a todas las cartas, por lo que la apelación se ve así ¡Te respetamos!, y faltan el número de tarjeta y la fecha.

El asistente de combinación funciona en 6 pasos.

Paso 1: seleccionar el tipo de documento a enviar, en nuestro caso es Letras
	Paso 2: seleccione el documento en base al cual se crearán los correos; puede ser un documento actual abierto, una plantilla o un documento existente; Al elegir una opción Muestra o Documento existente es posible especificar el archivo deseado en el Explorador. Nosotros elegimos Documento actual
Paso 3: seleccionar destinatarios. En nuestro caso, la fuente de datos será una tabla de Excel, así que marque la opción Usando una lista. Luego usando el botón Revisar... seleccione el archivo deseado en el Explorador
		Después de seleccionar un archivo, se abre un cuadro de diálogo con la tabla seleccionada. Si necesitamos todos los registros, inmediatamente haga clic en Aceptar. Si es necesario, puede ordenar la lista, filtrar los registros requeridos o encontrarlos usando los comandos apropiados. Las capacidades de filtrado y búsqueda aquí son, por supuesto, mucho peores que en Excel, pero puede realizar una selección simple basada en texto o valores numéricos. Además, es posible seleccionar publicaciones para su distribución manualmente usando casillas de verificación :) En nuestro caso, necesitamos establecer un filtro por campo. Boletin informativo por valor "sí" (el valor "sí" aparece en la tabla si la tarjeta del club vence el próximo mes). El filtro se puede configurar haciendo clic en el nombre del campo y seleccionando "sí", o usando el enlace Filtro en el mismo cuadro de diálogo.
Etapa 4: inserte los campos requeridos en el documento. Antes de elegir una de las opciones que ofrece el Asistente, debes colocar el cursor en el texto donde deseas insertar datos. Si olvidó hacer esto, está bien, los campos se pueden insertar en cualquier parte del documento y luego moverlos. En nuestro caso, colocamos el cursor después de la palabra “Respeto” antes signo de exclamación. Como necesitamos campos separados, seleccionamos Otros elementos...
		Se abre un cuadro de diálogo que le permite seleccionar campos de combinación. Seleccione un campo Nombre, prensa Insertar, lo mismo para el campo Apellido. cerrando la ventana Insertar campos de combinación y agregue espacios entre los campos insertados. Si el parámetro Sombreado de campo establecer en posición Siempre, los campos insertados serán claramente visibles sobre el fondo gris. Coloque el cursor después del número, haga clic en el enlace nuevamente Otros elementos..., seleccionar número de tarjeta del club - Insertar. Inserte el campo de la misma manera. Fecha de vencimiento de la tarjeta Además de los campos anteriores, deberá insertar el final de la solicitud th, que depende del valor del campo Piso. Para hacer esto, usaremos un campo especial que le permite insertar uno de dos valores según los datos. Coloque el cursor inmediatamente después de la palabra “Respeto” y presione el botón Normas en la pestaña Boletines y selecciona la opción SI... ENTONCES... DE LO CONTRARIO. En versiones anteriores a Word2007, se llama un botón similar Agregar un campo de Word y está ubicado en la barra de herramientas Fusión En el cuadro de diálogo que se abre, configure los parámetros. Después de hacer clic en Aceptar, obtenemos el resultado.
Paso 5: Vemos las letras resultantes usando los botones de navegación. En este paso, también puede cambiar la lista de destinatarios aplicando un filtro o desactivando las casillas de verificación. Como aplicamos el filtro anteriormente, quedan 3 destinatarios.
		Si observamos más de cerca el resultado obtenido, vemos que no cumple del todo con nuestras expectativas. Número de tarjeta del club en su lugar 001768 mostrado como 1768 , y la fecha no se parece en nada a la nuestra: primero el mes y luego el día, aunque en hoja de cálculo de Excel todo estuvo bien. Pueden surgir los mismos problemas al importar celdas con números decimales, formato de moneda, etc. La conclusión es decepcionante: al fusionar, no se conserva el formato de números y fechas. ¡Pero hay una salida! Los campos del documento de Word en el que se insertan nuestros datos son código que, en primer lugar, se puede ver y, en segundo lugar, modificar. Para ver el código de campo, por ejemplo, con el número de tarjeta del club, debe hacer clic derecho sobre él (RMB) y seleccionar el comando Códigos/valores de campo. Obtenemos lo siguiente ( CAMPO FUSIONADO "M__club_card" } No cambiaremos el código en sí, pero lo agregaremos al formato. El principio de agregar un formato será claro para cualquiera que esté mínimamente familiarizado con la creación de un formato personalizado en Excel. Para garantizar que un número contenga siempre seis dígitos, el formato debe constar de seis ceros: ( CAMPO FUSIONADO "M__club_card"\# "000000" ). Ahora haga clic derecho en el campo nuevamente: Actualizar campo, y vemos el número en el formato requerido. Hacemos lo mismo con la fecha.( MERGEFIELD "fecha_expiración_tarjeta" \@ " D.D. MM. AAAA " ) Y obtenemos la versión final. Puede encontrar más información sobre los códigos de campo de Word en la Ayuda de Word o en