Valitse kyselyt Accessissa. Kuinka asettaa ehtoja tietueiden valinnalle kyselyssä? Pääsypyyntöjen valintaehdot ovat kaikki paitsi

Useimmilla nykyaikaisilla DBMS-järjestelmillä on oma versio QBE:stä, joka eroaa hieman ensimmäisestä QBE:n kuvauksesta, jota ehdotettiin 1970-luvun lopulla. Katsotaanpa joitain QBE DBMS MS Accessin ominaisuuksia.

Otetaan esimerkkinä kaupankäyntiin liittyvä tietokantataulukko (kuva 3.10). Taulukon nimi TYYPPI (tuotetyypit). Siinä on sarakkeita: tuote - tuotteiden nimet; color – sen väri; kustannukset – tuotteen hinta.

Datanäytteenotto voidaan suorittaa seuraavilla vaihtoehdoilla:

1. Yksinkertainen valinta, esimerkiksi: "Hanki vihreitä tuotteita TYYPPI-taulukosta."

2. Yksinkertainen näytteenotto tilauksella.

3. Näytteenotto tarkennuksilla (ehdot). Tietueiden valinta lähdetaulukosta voi perustua: a) tarkkaan vastaavuuteen; b) osittainen sattuma; verrattuna.

Kyselyjen avulla voit saada tuloksena olevia taulukoita, joiden kentät täyttävät tietyt ehdot (kriteerit). Nämä ehdot on määritelty rivillä olevassa pyyntölomakkeessa Valintaehdot. Valintaehdot ovat loogisia lausekkeita, jotka koostuvat operaattoreista ja operandeista. Vertailuoperaattorit =,< , >, <>(ei yhtä suuri), Between, In, Like ja loogiset operaattorit And, Or, Not. Jokerimerkkikuvioiden käyttö on sallittua.

Riisi. 3.10. Esimerkki tietokantataulukosta

Jos tarkkaa arvoa ei tiedetä tai arvo on syötettävä epätäydellisesti, se on kätevä käyttää malli (näyte) jokerimerkkejä (merkkejä). Esimerkkejä jokerimerkeistä:

* - vastaa mitä tahansa määrää mitä tahansa merkkejä. Esimerkki: 77* - löytääksesi kaikki puhelimet, joiden numerot alkavat 77:llä.

? - vastaa yhtä tekstimerkkiä. Esimerkki: 77-4?-0? - löytää kaikki puhelimet, joiden numerot sisältävät neljä määritettyä numeroa.

Malleja käytetään yhdessä operaattorin kanssa Kuten . Tämän operaattorin avulla voit luoda kuvioita, jotka käyttävät jokerimerkkejä haettaessa tekstikenttiä. Esimerkiksi työntekijän sukunimeä ei tiedetä tarkasti. Tämä voi olla Petrov, Petrovsky, Peotrovsky jne. Sitten tulisi käyttää valintaan rivissä Kunto ennätys Kuten "Pe*".

Tiedetään, että nimi koostuu 4 kirjaimesta. Sitten merkintä Like "????" käy.

Operaattori Välillä määrittää arvoalueen. Esimerkiksi väliltä 1 ja 5

(välien määritetyt reunat sisältyvät otokseen).

Operaattori Sisään tarkistaa yhtäläisyyden mihin tahansa suluissa olevan luettelon arvoon. Esimerkiksi In("kynä", "hajuvesi").

Loogiset operaatiot AND, OR voidaan määrittää eksplisiittisesti ehtolausekkeessa käyttämällä operaattoreita JA Ja TAI . Esimerkiksi "hajuvesi" TAI "kynä".

Kuten operandit Kyselyt voivat käyttää literaaleja, vakioita ja tunnisteita (linkkejä).

Literaalit ovat erityisiä arvoja, jotka järjestelmä havaitsee kirjoitettuna. Literaali voi olla numero, päivämäärä tai merkkijono. Esimerkiksi 1146, #31.01.02 #, "Lipetsk".

Vakiot ovat vakioarvoja, jotka on määritelty Accessissa. Esimerkiksi tosi, epätosi, nolla, kyllä, ei.

Tunniste viittaa kenttään, ohjausobjektiin tai omaisuuteen. Tunnisteet voivat olla kenttien, taulukoiden, lomakkeiden ja niin edelleen nimiä. Ne on suljettu hakasulkeisiin. Viittauksen tiettyyn arvoon tulee osoittaa sen sijainti tietokannan objektihierarkiassa. Linkki taulukon kenttään näyttää tältä [Taulukon nimi]![Kentän nimi]. Esimerkiksi [Työntekijät]![Sukunimi].

Valintaehto on suositeltavaa luoda lausekkeen rakentajalla. Voit tehdä tämän avaamalla ikkunan ilmaisujen rakentaja, napsauttamalla painiketta Rakentaa työkalurivillä tai valitsemalla komennon Rakentaa kontekstivalikossa. Sinun on ensin asetettava hiiren osoitin ehdon syöttösoluun.

Edellytys yhden kentän arvojen tarkalle erolle. Jos sinun on löydettävä taulukosta tietueita, joiden kenttäarvot eivät täytä tiettyä ehtoa, käytä operaattoria Ei . Ei operaattori tai<>syötetään ennen vertailua. Esimerkki. Valitse kaikki TYYPPI-taulukon tietueet paitsi kentän kynätietueet Tuote. Voit tehdä tämän kenttäsarakkeen pyyntölomakkeella Tuote linjassa Valintaehto"Kynää" ei ole syötetty.

Epätarkka ottelun kunto. Tietueiden valinta epätarkkojen olosuhteiden perusteella

arvovastaavuudet voidaan saavuttaa Like-operaattorilla. Tämän operaattorin avulla voit löytää tarvittavat tietueet, kun tiedät vain tekstin arvon likimääräisen oikeinkirjoituksen. Like-operaattori voi käyttää jokerimerkkikuvioita, mikä laajentaa kykyä etsiä tietueita, kun ehtoja ei ole määritetty tarkasti. Esimerkki valintaehdosta: Kuten "[d-k]*". Tässä - (miinus) vastaa mitä tahansa merkkiä alueella. Alue on määritettävä nousevassa järjestyksessä (d-k, ei k-d).

Valitse tietueet arvoalueen mukaan. Voit määrittää arvoalueen kyselyn suunnitteluikkunassa käyttämällä operaattoreita >,<, Between, Like. Их можно применять с текстовыми, числовыми полями и полями типа даты. Примеры: в строке Valintaehto mahdollista syöttää: >100.00 JA< 500.00; Between # 01.01.97 # AND #31.03.97#; Like “*”. Напомним, что символ # применяется для данных типа «дата/время».

Esimerkki 1. Kysely, jossa on tarkka yhteensopimattomuus yhdessä kentässä ja vertailuehto toisessa kentässä. Pyyntö valita TYYPPI-taulukosta kaikki muut kuin punaiset tavarat, joiden hinta on yli 5, on esitetty kuvassa. 3.11 (pyyntö luotu tilassa Suunnittelija).

Muutospyyntöjä on neljää tyyppiä: tietueiden poistaminen, päivittäminen ja lisääminen sekä taulukon luominen.

Poistopyyntö poistaa tietueryhmän yhdestä tai useammasta taulukosta. Esimerkiksi poistopyynnön avulla voit poistaa tietueita tuotteista, joita ei ole enää varastossa tai joille ei ole tilauksia. Poistopyynnöllä voit poistaa vain koko tietueen, et yksittäisiä sen sisältämiä kenttiä.

Pyydä tietueiden päivittämistä tekee yleisiä muutoksia tietueryhmään yhdessä tai useammassa taulukossa. Esimerkiksi kaikkien maitotuotteiden hinnat nousevat 10 prosenttia tai tietyn alan työntekijöiden palkat nousevat 5 prosenttia. Tietueen päivityskyselyn avulla voit muuttaa olemassa olevien taulukoiden tietoja.

Pyydä lisäystä lisää tietueryhmän yhdestä tai useammasta taulukosta yhden tai useamman taulukon loppuun. Lisäyspyyntö on hyödyllinen myös seuraavissa tehtävissä:

Kenttien lisääminen valintaehtojen perusteella;

Tietueiden lisääminen, jos joitain kenttiä yhdestä taulukosta ei ole toisessa. Liitä kysely lisää tietoja vastaaviin kenttiin ja ohittaa loput.

Kysely luodaksesi taulukonKanssa Luo uuden taulukon yhden tai useamman taulukon tietojen tai osan perusteella. Taulukon luontikysely on hyödyllinen seuraavissa tehtävissä:

Taulukon luominen toiseen Microsoft Access -tietokantaan vietäväksi;

Raporttien luominen, jotka sisältävät tietoja useista taulukoista;

Luo taulukosta varmuuskopio.

Vanhoja tietueita sisältävän arkistotaulukon luominen;

Parannettu usean taulukon kyselyihin tai SQL-lausekkeisiin perustuvien lomakkeiden ja raporttien suorituskyky.

Tietojen valinta yhdestä taulukosta

Taulukkotilassa voit suorittaa tämän taulukon tiedoilla erilaisia ​​toimintoja: katsoa, ​​lajitella, suodattaa jne. Yksi kyselyiden eduista on, että niiden avulla voit nopeasti valita tarvittavat tiedot useista toisiinsa liittyvistä taulukoista. Lisäksi kaikki yhden taulukon kanssa työskentelyssä käytettävät tekniikat sopivat myös monimutkaisiin usean taulukon kyselyihin.

Valintakyselyn suorittamisen jälkeen Microsoft Access luo valitut tiedot sisältävän tietuejoukon, jota voit käsitellä samalla tavalla kuin taulukkoa.

Helpoin tapa luoda kysely yhden taulukon perusteella on tämä: avaa tietokantaikkuna, valitse tietokantaikkunan välilehti Pyynnöt, painaa nappia Luoda, valitse tila uudessa ikkunassa Rakentaja Ja Ok. Valitse seuraavassa "Lisää taulukko" -ikkunassa haluamasi taulukko ja napsauta sitten painikkeita Lisätä Ja kiinni.

Kyselyn suunnitteluikkuna (Kuva 10.1) on jaettu kahteen osaan. Yläreunassa on luettelot taulukko- tai kyselykentistä, joiden perusteella uusi kysely luodaan. Alareunassa on QBE-lomake (kysely näytteen mukaan), jossa suoritetaan pyynnön luontityö. Jokainen lomakesarake edustaa yhtä pyynnössä käytettyä kenttää.

Ensimmäinen linja Kyselylomakkeella valitaan kentät, joille voidaan antaa nimet ja joita käytetään kyselytietueiden näyttämisessä. Toisella rivillä Kyselylomake näyttää sen taulukon nimen, josta kenttä on valittu. SISÄÄN kolmas rivi-lomakkeella voit määrittää, mitkä sarakkeet haluat lajitella. Lomakerivillä olevat valintaruudut Lähtö näytössä ovat vastuussa kenttien näyttämisestä tietuejoukossa. Oletusarvoisesti kaikki pyyntölomakkeen kentät näytetään. Käytä riviä syöttääksesi ehdon tietueiden valinnalle Valintaehto.

Kuva 10.1. Kyselyn rakennustyökalun ikkuna

Kenttien sisällyttäminen pyyntöön. Jos haluat sisällyttää kentän pyyntölomakkeeseen, sinun tulee valita se taulukosta ja vetää se hiirellä pyyntölomakkeen vastaavaan kenttään.

Kentän ominaisuuksien asettaminen. Yleensä kyselyn kentillä on samat ominaisuudet kuin taulukossa, josta ne siirretään. Voit kuitenkin asettaa muita ominaisuusarvoja. Voit tehdä tämän napsauttamalla mitä tahansa solua vastaavassa sarakkeessa pyyntölomakkeessa ja painamalla -painiketta Ominaisuudet työkalupalkissa. Tämän jälkeen syötetään kentän ominaisuudet.

Valintaehtojen syöttäminen. Jos haluat valita tietueita tietyllä kentän arvolla, sinun on syötettävä se soluun Kunto valinta Tämä kenttä. Tekstin arvo ehtona on lainausmerkeissä. Kun määrität valintaehtoa, voit käyttää relaatiomerkkejä < , >, >=, <=, =,< > ja loogisia operaatioita tai, ja.

Lisäksi Access tarjoaa erikoisoperaattoreita kyselyn datatulosteen valitsemiseen:

välillä- määrittää arvoalueen. Välillä 10 ja 20 tarkoittaa samaa kuin ilmaus >=10 ja <=20 ;

sisään- määrittää luettelon vertailussa käytetyistä arvoista. Ilmaisu sisään(“ wa”,” noin”,” id”) tarkoittaa samaa kuin ilmaus “ wa ” tai “ noin ” tai “ id ” ;

Kuten- Tämän operaattorin avulla voit käyttää seuraavia symboleja valittaessa tekstikenttiä: ?, *,# . Symboli # ilmaisee, että tietyssä paikassa on oltava numero, symboli ? Ja * niillä on sama tarkoitus kuin OC MS DOS -tiedostojen nimissä.

Esimerkiksi, Kuten “ B*” - tarkoittaa, että sinun on valittava kirjaimella alkavat kentät SISÄÄN.

Access käsittelee päivämäärän ja kellonajan valintaehdot missä tahansa muodossa. Kun syötät, päivämäärä tai aika on ympäröitävä # symbolilla. Esimerkiksi #15. huhtikuuta 1998#, #15/04/98# määrittävät saman päivämäärän.

Access tarjoaa useita toimintoja, joita voit käyttää määrittäessäsi suodatusehtoja päivämäärille ja kellonajoille:

päivä(päivämäärä)- palauttaa kuukauden päivän arvon välillä 1 - 31. Jos haluat valita tietueita, joissa on tiettyjä kuukauden päiviä, aseta laskettu kenttä, esimerkiksi päivä([Tilauksen_päivämäärä]) ja syötä valintaehto esimerkiksi >10. Tässä tapauksessa valitaan kaikki kenttätietueet, joiden laskettu kenttä on >10;

kuukausi(päivämäärä)- palauttaa vuoden kuukauden arvon välillä 1-12;

vuosi(päivämäärä)- palauttaa vuoden arvon välillä 100 - 9999;

arkipäivä(päivämäärä)- palauttaa kokonaisluvun 1 (sunnuntai) - 7 (lauantai), joka vastaa viikonpäivää;

Päivämäärä() - palauttaa nykyisen järjestelmän päivämäärän.

Lasketut kentät. Voit suorittaa laskutoimituksia mille tahansa taulukon kentille ja tehdä lasketusta lausekkeesta uuden kentän tietuejoukossa. Tässä tapauksessa voit käyttää mitä tahansa Accessin sisäänrakennettua funktiota ja suorittaa aritmeettisia operaatioita taulukon kentille käyttämällä operaattoreita: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Oletetaan esimerkiksi, että siellä on kentän nimi " Määrä", jossa tuoteyksiköiden lukumäärä ja kenttä " Hinta” , jossa tavarayksikön hinta kirjataan. Sitten tavaroiden hinnan laskemiseksi sinun on syötettävä lauseke pyyntölomakkeen tyhjään kenttään Määrä * Hinta ja näiden kenttien arvot kerrotaan.

Laskettujen kenttien nimien määrittäminen. Kun luot lausekkeen kyselylomakkeeseen, Access asettaa oletuskentän nimen "Ilmaus1:". Voit muuttaa tai määrittää kenttien nimiä, mikä on tärkeää, jos haluat käyttää niitä raportissa tai muissa kyselyissä. Tämä tehdään ominaisuusikkunan avulla. Voit tehdä tämän napsauttamalla mitä tahansa vastaavan sarakkeen solua ja painamalla -painiketta Ominaisuudet työkalupalkissa ja valitse Allekirjoitus.

Parametriset kyselyt. Pyyntöehdot voidaan sisällyttää suoraan pyyntölomakkeeseen, mutta yleismaailmallisemmaksi voit sisällyttää pyyntöön tietyn valintaarvon sijaan parametrin, ts. luo parametrinen kysely.

Voit tehdä tämän kirjoittamalla hakasulkeisiin "Valinnan ehto" -riville lause, joka näkyy "vihjeenä" dialogin aikana, esimerkiksi [Anna sukunimi]. Tällaisia ​​parametreja voi olla useita, kukin omalle kenttään, ja kunkin parametrin nimen on oltava yksilöllinen.

Tietojen lajittelu. Access näyttää yleensä tietueet siinä järjestyksessä, jossa ne haetaan tietokannasta. Voit muuttaa tietojen tulostusjärjestystä asettamalla lajittelujärjestyksen Nouseva tai Laskeva.

Viimeiset kyselyt. Joskus emme ole kiinnostuneita yksittäisistä taulukkotietueista, vaan tietoryhmien kokonaisarvoista. Sinun on esimerkiksi selvitettävä kunkin kuukauden keskimääräinen myyntimäärä erikseen. Tämä voidaan tehdä käyttämällä yhteenvetokyselyä. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta Ryhmän toiminta Työkalupalkkiin ja lomakkeeseen ilmestyy uusi rivi tällä nimellä. Tässä tapauksessa ryhmittely suoritetaan kaikkien lomakkeeseen syötettyjen kenttien mukaan, mutta tulosta ei lasketa yhteen. Tulosten saamiseksi sinun on vaihdettava Ryhmittely linjassa Ryhmätoiminta tiettyihin lopputoimintoihin.

Access tarjoaa useita ominaisuuksia ryhmätoimintojen mahdollistamiseksi. Tärkeimmät:

summa- laskee kunkin ryhmän tietyn kentän kaikkien arvojen summan. Käytetään vain numero- ja valuuttakentissä;

keskim- Laskee kunkin ryhmän tietyn kentän kaikkien arvojen aritmeettisen keskiarvon;

min, max- laskee kentän pienimmän (suurimman) arvon ryhmässä;

Kreivi- laskee tietueiden määrän, joissa tämän kentän arvot poikkeavat Tyhjä.

Tietueiden valitseminen ryhmien muodostamiseksi. Et välttämättä sisällytä joitakin tietueita lopullisiin kyselyryhmiin. Tätä varten sinun on lisättävä yksi tai useampi suodatinkenttä pyyntölomakkeeseen. Luo suodatin Ryhmätoimintoriville valitsemalla asetus Kunto, poista valinta ruudusta Lähtö näytössä Tätä kenttää varten otetaan käyttöön valintaehto.

Kyselykenttien valintaehdot asetetaan samannimiselle riville. Jos tämän rivin ehdot on määritelty useille kentille, ne yhdistetään loogisella funktiolla "AND". Jos eri kenttien valintaehdot on määritelty eri riveillä: Valintaehto Ja Tai, niin tällaiset ehdot yhdistetään loogisella funktiolla "OR". Kyselyllä voi olla monimutkaisia ​​ehtoja, joiden mukaan kentille on määritelty suodatusehdot molemmille riveille.

Tietueen valintaehto on joukko sääntöjä, jotka on ennalta määritetty Accessissa ja jotka käyttäjä asettaa kyselyssä. Valintaehtoa (ehtoa) muodostettaessa kyselyissä voidaan käyttää lausekkeita, operaattoreita ja Access-funktioita.

Operaattori Välillä voit asettaa välin numeeriselle arvolle, esimerkiksi: Välillä 300 - 500

Operaattori SISÄÄN voit tarkistaa yhtäläisyyden mihin tahansa arvoon luettelosta, joka on määritetty suluissa, esimerkiksi: IN(3181,3185) tai IN("Moskova", "Pietari", "Kazan")

Operaattori Kuten mahdollistaa kuvioiden ja mallisymbolien käytön datan haussa, esimerkiksi: Like "Mihailov" tai Like "M*"

Jokerimerkkejä *, ?, #, [luettelo], [!lista] saa käyttää literaaleissa.

? – kuvion sijainti voi sisältää minkä tahansa symbolin: (0 – 9), (Aa – Zz), (Aa – Zaya);

* - mikä tahansa määrä merkkejä;

# - sijainti voi sisältää minkä tahansa numeron;

[luettelo] – paikka voi sisältää minkä tahansa merkin luettelosta;

[!list] – paikka voi sisältää minkä tahansa merkin paitsi luettelon merkkejä.

Kirjoitettaessa malli on lainausmerkkien sisällä.

Kuten "A*" – kentällä Sukunimi kaikki A:lla alkavat sukunimet.

Kuten “*/1/99” – kentällä Päivämäärä– kaikki tammikuun 1999 ennätykset.

Kuten “*” – kentällä Nimi– mikä tahansa tietyillä kirjaimilla alkava nimi.

Pyynnöt - toimet

Kyselyn suorittaminen - toiminto muuttaa tietokannan sisältöä. Sinun tulee olla varovainen suorittaessasi tällaisia ​​kyselyitä, koska näiden kyselyiden huolimaton käyttö voi johtaa peruuttamattomaan tietokannan tietojen katoamiseen. Siksi Access merkitsee automaattisesti pyynnöt-toiminnot tietokantaikkunassa "!"-symbolilla.

Kun luot kyselyn, Access luo oletusarvoisesti valintakyselyn. Tarvittaessa voit käyttää kyselyn suunnittelijakomentoja eri kyselytyypin määrittämiseen.

Muutospyyntöjä on 4 tyyppiä:

Pyydä lisäystä;

Päivityspyyntö;

Poistopyyntö;

Pyydä taulukon luomista.

Pyydä lisäystä voit lisätä tietueita määritettyyn taulukkoon, ei vain nykyiseen tietokantaan, vaan myös mihin tahansa muuhun tietokantaan. Kyselytaulukkotietueen rakenteen ei välttämättä tarvitse vastata sen taulukon rakennetta, johon tietueita lisätään. Esimerkiksi kyselytietueessa voi olla vähemmän kenttiä, jos vastaanottavan taulukon kenttiä ei tarvitse täyttää. Kenttätyyppien yhteensopimattomuus on sallittu, jos yhden kentän tietotyyppi on mahdollista muuntaa toisen kentän tietotyypiksi.

Luodaksesi pyynnön, sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:

Luo valintakysely ja korjaa se (lisää taulukoita, joiden kenttäarvoja käytetään tietueiden lisäämiseen);

Peruuta Näytä-ominaisuus kyselykentille;

Suorita REQUEST/ADD-komento muuntaaksesi lisäyspyynnöksi. Tässä tapauksessa Lisäys-rivi tulee näkyviin pyyntölomakkeeseen. Seuraavaksi sinun on sisällytettävä pyyntölomakkeeseen kentät, joiden tiedot lisätään vastaanottavaan taulukkoon. Voit myös syöttää ehtoja lisättävien tietueiden valinnalle.

Määritä taulukon nimi, johon tietueet lisätään;

Suorita REQUEST/Run-komento.

Jos vastaanottava taulukko sisältää avainkentän, lisätyillä tietueilla on oltava sama avainkenttä (tietokannan eheysehtojen mukaan).

Teknologia muun tyyppisten pyyntöjen - toimien luomiseen on samanlainen.

Päivityspyyntö voit muuttaa valittujen tietueiden ryhmää valintakriteerien perusteella. Päivityspyynnössä voit määrittää yhden tai useamman kentän tekemällä riville tarvittavat asetukset Päivittää. Päivitetylle riville Päivittää sinun on syötettävä arvo tai lauseke, joka määrittää uuden arvon. Kun olet valmis, näyttöön tulee valintaikkuna, joka ilmoittaa päivitettyjen tietueiden määrän.

Poistopyyntö voit poistaa tietueita yhdestä tai useammasta taulukosta samanaikaisesti. Poistopyyntö poistaa kokonaisia ​​valintaehdot täyttäviä taulukkotietueita, joten jos haluat poistaa tietueen yksittäisten kenttien arvot, sinun on luotava päivityspyyntö. Kun tämä kysely suoritetaan, Access näyttää tiedot, jotka poistetaan. Jotta näet kaikki poistettavien tietueiden kentät, vedä "*" -symboli sen taulukon kenttiluettelon ensimmäiseltä riviltä, ​​joiden tietueet haluat poistaa hiirellä ensimmäiselle riville. pyyntölomakkeen ensimmäiseen vapaaseen sarakkeeseen. Tässä tapauksessa taulukon nimi näkyy tässä sarakkeessa Kenttä-rivillä ja From-arvo rivillä nimeltä Poista.

Kysely luodaksesi taulukon luo uuden taulukon dynaamisen tietojoukon perusteella. Uusi taulukko säilyttää nimet, tietotyypit ja kenttäkoot sellaisina kuin ne olivat taustalla olevissa kyselytaulukoissa. Muut kentän ominaisuudet eivät periydy.

Lomakkeet

Lomake on kätevä työkalu tietokannan katseluun sekä tietojen syöttämiseen ja korjaamiseen. Lomake näyttää tyypillisesti taulukon tai kyselyn yhden rivin kentät. Lomake voi kuitenkin näyttää tietoja useista toisiinsa liittyvistä taulukoista tai kyselyistä. Lomakkeiden käyttö mahdollistaa tietojen syöttämisen tietokantaan yksinkertaistamisen ja syöttövirheiden vähentämisen. Tätä tarkoitusta varten lomakkeen mukana toimitetaan:

Syöttömuodot;

Edellytykset syötettyjen tietojen tarkistamiselle;

Syötömaskit standardoitujen tietojen syöttämiseen;

Selittävä teksti;

Tietojen ryhmittely, ulkoasun tuominen lähemmäksi paperimuotoa.

Lomaketta suunniteltaessa voit käyttää tekstiä, kuvia ja rivejä, painikkeita, luetteloruutuja jne. Lomake on suunniteltu elementtipaneelin avulla.

Lomake voidaan sijoittaa yhdelle näytölle tai usealle näyttösivulle.

Lomake voi sallia tiettyjen tietojen muokkaamisen tai uusien merkintöjen syöttämisen kokonaan.

Voit työskennellä lomakkeen kanssa kolmessa tilassa:

Suunnittelutilassa;

muototilassa;

Pöytätilassa.

Lomake voidaan tulostaa. Lomakkeilla on lukuisia ominaisuuksia, joita voidaan muokata, jotta niiden kanssa työskentely on helppoa ja jokaiseen makuun sopiva muotoilu.

Lomaketta suunniteltaessa määritetään, mistä taulukoista ja kyselyistä tiedot näytetään, mitkä kentät lomakkeessa esitetään, tarvitaanko laskettuja kenttiä, mitä graafisia elementtejä sen suunnittelussa käytetään - viivoja, kuvia, selittävää tekstiä.

Voit luoda lomakkeen joko ohjatun toiminnon avulla tai suunnittelutilassa.

Lomakkeiden tyypit

Voit luoda seuraavan tyyppisiä lomakkeita Accessissa:

Sarakemuoto tai koko näytön lomake;

Tape muodossa;

Taulukkomuoto;

Pää/alalomake;

Pivot-taulukko;

Muoto - kaavio.

Lomake sarakkeeseen on joukko syöttökenttiä, jotka on järjestetty tietyllä tavalla niitä vastaavien otsikoiden ja säätimien kanssa. Lomakkeella voit näyttää vain yhden tietueen kentät näytöllä.

Teippimuoto käytetään useiden tietueiden kenttien näyttämiseen. Kentät eivät välttämättä ole järjestetty taulukkoon, vaan yhteen kenttään on määritetty sarake ja kenttien nimet on järjestetty sarakeotsikoiksi.

Taulukkomuoto tulee näkyviin tiedot taulukkotilassa.

Pää/alalomake on sarake- ja taulukkomuotojen yhdistelmä. On järkevää luoda se, kun työskentelet toisiinsa liittyvien taulukoiden kanssa, joilla on yksi moneen -suhde.

Pivot-taulukon muoto suorittaa Excelin ohjattu PivotTable-toiminto Access-taulukoiden ja -kyselyiden perusteella (Ohjattu pivot-taulukko on Accessiin upotettu objekti; Excel on asennettava, jotta sitä voidaan käyttää Accessissa). Pivot-taulukko on tietojen ristitaulukko, jossa yhteenvetotiedot sijaitsevat rivien ja sarakkeiden leikkauskohdassa nykyisten parametriarvojen kanssa.

Lomake kaaviolla. Accessissa voit lisätä lomakkeeseen Microsoft Graphin luoman kaavion. Graph on sulautettava OLE-sovellus, joka voidaan käynnistää Accessista. Voit työskennellä upotetun kaavion kanssa samalla tavalla kuin minkä tahansa OLE-objektin kanssa.

Lomakkeiden suunnittelu

Kun luot uutta lomaketta, näkyviin tulee valintaikkuna Uusi muoto, josta sinun tulee valita:

Menetelmä lomakkeen luomiseksi;

Tietolähde (luettelosta).

Access tarjoaa seuraavat tavat luoda lomake:

1. Sovelluksella Automaattiset lomakkeet. AutoForm antaa sinun luoda kolme vakiotyyppistä lomaketta: sarake, nauha, taulukko. Tässä tapauksessa kaikki tietolähteen kentät lisätään lomakkeeseen.

2. Ohjatun lomakkeen käyttäminen. Käyttäjän kanssa käydyn keskustelun aikana ohjattu toiminto luo lomakkeen, joka on yksi kolmesta vakiotyypistä. Tässä tapauksessa käyttäjän valitsemat kentät tietolähteestä lisätään lomakkeeseen.

3. Lomakkeen suunnittelijan käyttäminen. Käyttäjä suunnittelee lomakkeen lomakkeen suunnitteluikkunassa.

Seuraava tekniikka on kätevää uutta lomaketta luotaessa: lomake luodaan automaattisen lomakkeen tai ohjatun lomakkeen avulla ja sitä muokataan sitten suunnittelutilassa.

Lomaketietojen lähde on yksi tai useampi toisiinsa liittyvä taulukko ja/tai kysely.

Lomakkeen rakenne

Lomake koostuu viidestä pääosasta:

1. Lomakkeen otsikko. Lomakkeen otsikkoalueen sisältö näkyy lomakeikkunan yläosassa.

2. Otsikko. Otsikkoalueen sisältö näkyy otsikon jälkeen ruudun yläosassa jokaisella lomakkeen sivulla (jos lomake on monisivuinen). Tyypillisesti otsikkoalue sisältää taulukon otsikon (sarakeotsikot).

3. Data-alue. Tietoalue sisältää kenttiä, joissa tiedot näytetään.

4. Alatunniste. Alatunnistealueen sisältö (päivämäärä, sivunumero jne.) näytetään jokaisella näytön sivulla lomakkeen alaosassa.

5. Lomakehuomautus. Tämän alueen sisältö näkyy lomakkeen viimeisen näyttösivun alalaidassa.

Lomake voi sisältää kaikki osat tai vain osan niistä.

Lomakkeen ominaisuudet

Kuten kaikilla Access-objekteilla, lomakkeella on ominaisuuksia. Näiden ominaisuuksien arvot määräävät lomakkeen ulkonäön. Lomakkeen "Ominaisuudet"-ikkuna voidaan kutsua esimerkiksi napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella viivainten leikkauskohdassa olevaa mustaa neliötä ja valitsemalla komento pikavalikosta OMINAISUUDET.

Valitun objektin ominaisuusikkuna sisältää seuraavat välilehdet:

Asettelu – ominaisuudet, jotka määrittävät lomakkeen asettelun;

Data – ominaisuudet, jotka määrittävät tietolähteen, tietotyypin, muodon jne.;

Tapahtumat – objektiin liittyvien tapahtumien luettelo;

Kaikki – luettelo kaikista kiinteistöistä.

Lomakkeen perusominaisuudet:

Allekirjoitus(tämä ominaisuus sijaitsee LAYOUT-välilehdellä) – määrittää lomakkeen nimen, joka näkyy lomakeikkunan otsikkorivillä.

Oletustila yu – määrittää lomakkeen avaustavan (yksinkertainen lomake, nauha, taulukko).

Hyväksyttävät tilat– ominaisuus määrittää, onko mahdollista siirtyä taulukkotilasta lomaketilaan ja takaisin VIEW-valikon komennoilla. Omaisuus voi saada seuraavat arvot:

kaikki on mahdollista;

taulukko – ei mahdollista, vain katselu taulukkotilassa on mahdollista;

muoto – ei mahdollista, vain katselu lomaketilassa on mahdollista.

Salli muutos määrittää, voidaanko tietoja muuttaa lomakkeen kautta, esim. asettaa vain luku -tilan.

Salli poistaminen määrittää, voiko käyttäjä poistaa tietoja lomakkeen kautta.

Salli lisääminen määrittää, voiko käyttäjä lisätä tietueita lomakkeen kautta.

Datan syöttö määrittää lomakkeen avaustilan. Voi ottaa arvot "Kyllä" (lomake avautuu vain uusien tietueiden lisäämiseksi) ja "Ei" (olemassa olevat tietueet näytetään lomakkeessa).

Tietueiden estäminen määrittää, kuinka tietue estetään ja kuinka se toteutetaan, kun kaksi käyttäjää yrittää muuttaa samaa tietuetta.

Seuraavat ominaisuudet määrittävät, näytetäänkö seuraavat elementit lomakeikkunassa:

Vierityspalkit;

Ikkuna-valikkopainike;

Ikkunan koko -painike;

Ikkunan sulkemispainike;

Ikkunan reunatyyppi;

Tilannekohtainen ohjepainike.

Tietueen numero -kenttä määrittää, näytetäänkö lomakeikkunassa tietueiden läpi liikkumisen painikkeet.

Lomakeohjaimet

Ohjauselementti viittaa mihin tahansa lomakkeeseen tai raporttiobjektiin, jota käytetään tietojen näyttämiseen näytöllä, suunnitteluun tai makrokomentojen suorittamiseen. Ohjaimet voivat olla sidottuja, laskettuja tai ilmaisia.

Liittynyt (liitteenä)) ohjausobjekti on liitetty taustalla olevan taulukon tai kyselyn kenttään. Kun syötät arvon liittyvään ohjausobjektiin, nykyisen tietueen taulukkokenttä päivitetään automaattisesti. Taulukkokenttä on siihen liittyvän ohjausobjektin tietolähde.

Laskettavissa ohjausobjekti luodaan lausekkeiden perusteella. Lausekkeet voivat käyttää taulukko- tai kyselykentän tietoja, toisen lomakkeen tai raportin ohjausobjektin tietoja ja funktioita.

Saatavilla säätimet on suunniteltu näyttämään tietoja, viivoja, suorakulmioita ja kuvia näytöllä. Vapaita säätimiä kutsutaan myös muuttujiksi tai muistimuuttujiksi.

Kaikki ohjausobjektit voidaan lisätä lomakkeeseen tai raporttiin Ohjaimet-työkalurivin avulla, joka tulee näkyviin, kun käsittelet lomaketta tai raporttia.

Tärkeimmät säätimet ovat:

Kirjoitus– elementti, joka on suunniteltu näyttämään tekstiä. Kirjoitus voi koostua yhdestä tai useammasta rivistä. On ilmainen elementti. On kirjoituksia, jotka ovat ilmaisia ​​ja liitetty toiseen elementtiin (allekirjoitukset).

Vapaata tekstiä käytetään otsikoiden ja kommenttien asettamiseen. Luotu työkalupalkin "Kirjoitus"-painikkeella.

Allekirjoitus luodaan samanaikaisesti sen elementin luomisen kanssa, johon se on liitetty. Allekirjoitusta käytetään yhdessä kenttien, valintaruutujen, valintanappien ja luetteloiden kanssa.

Kentät– nämä ovat elementtejä, jotka on tarkoitettu tietojen näyttämiseen tai tietojen syöttämiseen. Kentät voivat olla liitettyjä tai vapaita. Ilmaisten kenttien sisältöä ei tallenneta minnekään.

Kenttä on tärkein ohjauselementti tietokantojen kanssa työskenneltäessä, koska sen avulla voit näyttää ja muokata tietokantataulukoiden tietoja.

Vapaan kentän lisääminen lomakkeeseen tehdään työkalupalkin "Kenttä"-painikkeella. Liitteenä olevan kentän (linkitetty taulukkokenttään) lisääminen tehdään suunnittelutilassa seuraavasti:

Valitse "Lomakesuunnittelu"-paneelissa "Kenttäluettelo"-painike;

Valitse näytettävästä perustaulukon kenttien luettelosta haluamasi kenttä ja vedä se lomakkeen tietoalueelle. Voit vetää yhden tai valitun kentän ryhmän.

Voit syöttää lomakkeeseen laskettuja kenttiä. Laskettu kenttä on vapaa kenttä. Sen luomiseksi sinun on valittava painike Ala elementit-paneelissa ja liitä se haluamaasi kohtaan ja kirjoita lauseke suoraan elementtiin Lattia" tai omaisuuden arvona Data. Lasketussa kentässä lausekkeen on alettava "="-merkillä. Lausekkeet voidaan kirjoittaa manuaalisesti tai luoda lausekkeiden rakennustyökalulla.

Ohjauselementit Kytkimet, kytkimet, valintaruudut. Näiden säätimien toimintaperiaate on täsmälleen sama, ne eroavat vain ulkonäöltään.

Elementtejä käytetään loogisen datan näyttämiseen ja arvon (-1) palauttamiseen niihin liittyvään taulukkokenttään, jos painike on tosi, ja 0 muussa tapauksessa.

Voit syöttää oletusarvon näyttääksesi tietyn tilan. jos tätä arvoa ei ole asetettu, elementti on Null-tilassa, mikä vastaa arvoa False.

Ryhmä– ohjauselementti, joka on suunniteltu sovittamaan useita kytkimiä, radiopainikkeita tai valintaruutuja. Ryhmän elementit toimivat sopusoinnussa. Elementtien enimmäismäärä on 4, ja yksi elementti voidaan valita kerrallaan. Ryhmä palauttaa numeron, joka vastaa valitun elementin numeroa.

Valintaruutu- ja Switch-säätimiä voidaan käyttää paitsi ryhmässä myös yksittäin.

Valintaruutu voidaan liittää taustalla olevan taulukon tai kyselyn Boolen kenttään. Jos valintaruutu on liitetty perustaulukon loogiseen kenttään, kenttien arvoja vastaa tila Checked/Ei-valitse.

Valintaruutu voi olla ilmainen elementti. Tässä tapauksessa sitä käytetään erityisissä valintaikkunoissa hyväksymään käyttäjän syötteet.

Switch-ohjauselementtiä voidaan käyttää samalla tavalla.

Luettelot(Lista ja Combo Box) ovat säätimiä, joiden avulla voit valita halutun arvon useista (luetteloista). Lista on kokoelma tietoja sisältäviä rivejä. Rivit voivat sisältää yhden tai useamman sarakkeen otsikoineen.

Ohjauselementti Lista voidaan kiinnittää (sidottu) tai vapaasti. Yhdistetty luettelo välittää valitun arvon perustaulukkoon/kyselykenttään. Vapaa lista palauttaa arvon, jota käytetään toisessa elementissä tai etsimään tietuetta taustalla olevasta taulukosta/kyselystä.

Luettelot luodaan ohjatun toiminnon avulla. Useimmat ohjausominaisuudet Lista luodaan automaattisesti ohjatun toiminnon ollessa käynnissä. Ne voidaan sitten vaihtaa.

Listojen perusominaisuudet:

1. Tietolähteen tyyppi: taulukko / kysely; arvoluettelo; luettelo kentistä; VBA-toiminto.

2. Tietolähde – osoittaa todellisen tietolähteen: taulukolle/kyselylle – taulukon/kyselyn nimi; arvoluettelolle - luettelon elementtien arvot erotettuna merkillä ";" (esimerkiksi sukupuoli – m;f).

3. Liitetty sarake – perustaulukon kenttä, johon luettelo on liitetty.

4. Sarakkeiden lukumäärä – luettelon sarakkeiden määrä. Jos tietolähde on arvoluettelo, luettelon elementit jaetaan riveihin ja sarakkeisiin.

5. Sarakkeen leveys – määritetään numeerisena arvona käyttämällä ";"-merkkiä. Voit piilottaa liitteenä olevan luettelosarakkeen, jos se sisältää useita sarakkeita. Tätä varten sinun on asetettava sarakkeen leveydeksi 0. Arvoa ei näytetä listaa näytettäessä, mutta kun valitset rivin, liitetyn sarakkeen arvo näkyy perustaulukon kentässä.

6. Rivien määrä – Määrittää yhdistelmäruudussa näytettävien rivien enimmäismäärän.

Painikkeet– ohjauselementti, jota käytetään jonkin toiminnon suorittamiseen. Toiminnon suorittamiseksi painikeominaisuus Painikkeen painallus täytyy liittää johonkin makro- tai tapahtumakäsittelyprosessiin.

Painikkeen on luonut ohjattu toiminto. Ohjatun toiminnon avulla voit luoda 30 erityyppistä painiketta ja liittää ne tapahtumamenettelyihin. Omaisuus Allekirjoitus määrittää painikkeen tekstin. Omaisuus Piirustus määrittää painikkeen suunnittelun.

Sivunvaihto, välilehtisarja- voit luoda monisivuisia lomakkeita. Elementin kätevin käyttö Joukko välilehtiä. Sen avulla luodaan lomake, jonka sivut yhdistetään yhdeksi ohjausobjektiksi. Sivujen välillä vaihtaminen tapahtuu valitsemalla välilehti.

Kun lisäät ohjausobjektin Joukko välilehtiä lomakkeeseen luodaan kaksi välilehteä. Voit lisätä välilehdelle mitä tahansa säätimiä paitsi Joukko välilehtiä. Et voi siirtää muita säätimiä lomakkeen muista osista tai sivuista välilehdelle, voit vain kopioida ne.

Voit muuttaa elementin kokoa Joukko välilehtiä, välilehtien järjestys ja nimet.

Ohjauselementti Sivunvaihto käytetään määrittämään vaakasuuntaiset tauot lomakkeen ohjausobjektien välillä. Näppäimiä käytetään sivuilla liikkumiseen PgUp Ja PgDn. Lomakkeeseen lisätty elementti Sivunvaihto on merkitty pienellä katkoviivalla lomakkeen vasemmassa reunassa.

Monisivuista lomaketta luotaessa lomakkeeseen kannattaa lisätä ylä- ja alatunnisteet.

Alalomakkeet on suunniteltu näyttämään yksi muoto toisen sisällä. Ensisijaista muotoa kutsutaan päämuodoksi. Alisteinen muoto on sellainen, joka sijaitsee päälomakkeen sisällä.

Alilomake on kätevin taulukkojen tai kyselyiden näyttämiseen, joilla on yksi moneen -suhde. Tässä tapauksessa päälomake voidaan näyttää vain yksinkertaisena lomakkeena, ja alilomake näytetään yleensä taulukkomuodossa. Päälomake voi sisältää minkä tahansa määrän alilomakkeita, kunhan jokainen alilomake mahtuu päälomakkeeseen. On mahdollista luoda kahden sisäkkäisen tason alilomake

Voit luoda alilomakkeen:

Lisäämällä elementin Alalomake Muodossa;

Vedä lomake tietokantaikkunasta toiseen avoimeen lomakkeeseen;

Alisteisten muotojen mestari.

Raportit

Raporttityypit

Raportit rakennetaan taulukoiden ja kyselyiden tietojen perusteella. Pääasialliset raporttityypit:

- yhden sarakkeen raportti ku (sarakkeeseen) – on pitkä sarake tekstiä, joka sisältää kenttien otsikot ja niiden arvot kaikista taulukon tai kyselyn tietueista;

- monisarakkeinen raportti– luotu raportista yhdessä sarakkeessa ja mahdollistaa raportin tietojen näyttämisen useissa sarakkeissa (sanomalehtityyppiset sarakkeet);

- nauharaportti– tiedot on järjestetty riveiksi ja sarakkeiksi (kuten taulukossa);

- ryhmä/loppuraportti– luotu nauharaportista yhdistämällä tiedot ryhmiin ja laskemalla loppusummat;

- postitarroja– erityinen monisarakkeinen raportti, joka on suunniteltu tulostamaan nimiä ja osoitteita ryhmissä;

- aliraporttiraportti.

Raportin rakenne

Raportin pääkohdat:

- raportin otsikko– painettu raportin alkuun otsikkosivulle, joka sisältää raportin otsikon;

- sivun otsikko– painettu jokaisen sivun yläreunaan; sisältää yleensä sarakeotsikot;

- ryhmän otsikko– tulostetaan ennen ryhmän ensimmäisen tietueen käsittelyä; otsikko voi sisältää kentän, jonka avulla ryhmittely suoritetaan;

- tietoalue– jokainen tietue tietolähteestä tulostetaan;

- ryhmä muistiinpano– tulostettu viimeisen ryhmätietueen käsittelyn jälkeen; voi sisältää yhteenvetotietoja ryhmään kuuluvista tietueista;

- alatunniste– tulostettu jokaisen sivun alareunaan, voi sisältää esimerkiksi raportin tulostuspäivämäärän, raportin sivunumeron;

- raportti huomautus– tulostetaan raportin lopussa kaikkien tietueiden käsittelyn jälkeen; se voi sisältää yhteenvetotiedot kaikista tietueista.

Raportin suunnittelu

Voit luoda raportin ohjatun toiminnon avulla tai suunnittelutilassa. Molempia menetelmiä voidaan käyttää. Ohjattujen toimintojen avulla voit nopeuttaa raportin luontiprosessia, jonka jälkeen voit tarkentaa sitä suunnittelutilassa. Ohjattujen raporttitoimintojen avulla voit luoda kolmen tyyppisiä raportteja: sarakeraportti (yksinkertainen), ryhmä / yhteenveto ja postitarrat.

Tekniikka yksinkertaisen raportin luomiseen sarakkeessa:

1). Välilehdellä ollessaan RAPORTIT painaa nappia LUODA.

2). Ikkunassa Uusi raportti:

Valitse työkalu Automaattinen raportointi sarakkeeseen;

Napsauta OK.

Tekniikka monisarakkeen raportin luomiseen:

1). Luo yksinkertainen sarakeraportti.

2). Valitse valikosta TIEDOSTO tiimi Sivun asetukset. Valintaikkunassa Sivun asetukset valitse välilehti Sarakkeet ja aseta:

Ryhmässä Ruudukkoasetukset sarakkeiden määrä, jonka pitäisi näkyä kullakin sivulla (kenttä Kolumnien numerot), rivivälin leveys (kenttä Intervalli), sarakkeiden välinen etäisyys (kenttä Stolbtsov);

Ryhmässä Sarakkeen koko sarakkeen leveys (kenttä Leveys) ja rivin korkeus (marginaali Korkeus);

Ryhmässä Sarakkeen asettelu parametrit, jotka määrittävät tietueiden tulostusjärjestyksen: Ylhäältä alas tai Vasemmalta oikealle.

3). Välilehdellä Sivu valitse suunta: Kirja tai Maisema.

Kun tulostetaan monisarakkeista raporttia, raportin otsikko, raportin alatunniste, ylä- ja alatunniste näytetään raportin koko leveydellä, joten voit sijoittaa säätimiä näihin osiin mielivaltaisiin paikkoihin suunnittelutilassa. Ryhmien otsikot ja huomautukset sekä ryhmän tietoalue näkyvät yhden sarakkeen levyisinä.

Tekniikka ryhmä-/yhteenvetoraportin luomiseen ohjatun raporttitoiminnon avulla

1). Välilehdellä ollessaan RAPORTIT painiketta painettuna LUODA.

2). Ikkunassa Uusi raportti:

Valitse työkalu Ohjattu ilmoitustoiminto;

Valitse tietolähde taulukon tai kyselyn muodossa;

Klikkaus OK.

3). Ikkunassa Raporttien luominen(ensimmäinen vaihe) sinun tulee luoda luettelo raporttikentistä ( Valitut kentät) luettelosta Käytettävissä olevat kentät. Kentät tulee valita siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät raportissa. Jos raportti perustuu useiden taulukoiden/kyselyiden tietoihin, sinun tulee valita luettelosta Taulukko/kysely seuraavan lähteen nimi ja valitse sille kentät.

4). Jos raportin tietolähde on linkitetty taulukko, niin ikkunan toisessa vaiheessa Raporttien luominen On tarpeen määrittää, miten tiedot ryhmitellään.

5). Seuraavassa vaiheessa voit määrittää oman menetelmäsi tietojen ryhmittelyyn. Voit tehdä tämän valitsemalla vasemmasta luettelosta sen kentän nimen, jonka mukaan haluat ryhmitellä tiedot. Kun olet määrittänyt tietojen ryhmittelyn, voit käyttää -painiketta Ryhmittely asettaa ryhmittelyvälit.

Numeerisille kentille voit määrittää ryhmittelyn kymmenien, viidenkymmenen, satojen jne. mukaan. Tekstikentissä voit ryhmitellä ensimmäisen kirjaimen, kahden ensimmäisen, kolmen ensimmäisen, neljän ensimmäisen ja viiden ensimmäisen kirjaimen mukaan. Jos erityistä ryhmittelyväliä ei vaadita, luettelosta Ryhmittelyvälit arvo tulee valita Tavallinen.

6). Kolmannessa vaiheessa voit asettaa tietueiden lajittelujärjestyksen ryhmän sisällä ja napsauttamalla -painiketta Tulokset, avaa ikkuna, jossa voit määrittää, mitkä lopulliset toiminnot on suoritettava ryhmään kuuluvien tietueiden numerokentillä; määrittää, mitä raportissa näytetään: tiedot ja kokonaissummat vai vain kokonaissummat (tietoosio on piilotettu).

7). Neljännessä vaiheessa voit valita yhden vakioraportin asetteluista.

8). Viides vaihe on yksi vakiotyyleistä. Mitä tahansa vakiotyyliä voidaan muokata tai voit luoda oman tyylisi. Tätä varten komento on tarkoitettu MUOTO / Automaattinen muotoilu.

9). Ohjatun toiminnon viimeisessä vaiheessa sinun tulee antaa raportille oma nimi tai hyväksyä Accessin luoma nimi ja määrittää kytkimien avulla lisätoimenpiteet - raportin käsittely suunnittelutilassa tai raportin katselu.

Tekniikka ryhmä-/loppuraportin luomiseen suunnittelutilassa

1). Luo uusi raportti samannimisellä -painikkeella Luoda välilehdellä Raportit tietokantaikkunassa. Valitse työkalu - Rakentaja, valitse tietolähde (taulukko/kysely), napsauta OK. Tyhjä raportin asettelu tulee näkyviin suunnitteluikkunaan.

2). Luo raportin asettelu:

2.1). Luvussa Otsikko raportoi paikan valvonnasta Kirjoitus. Kirjoituksen teksti on luodun raportin otsikko. Jos otsikko-osa ei ole raportin asettelussa, sinun tulee valita komento NÄKYMÄ/Otsikko| Raportti Huomautus.

2.2). Luvussa Sivun otsikko paikan valvonta Allekirjoitukset kenttiin, jotka sijoitetaan tietoalueelle. Jos asettelussasi ei ole otsikkoa, sinun tulee valita NÄKYMÄ/Ylä- ja alatunnisteet.

Ylä- ja alatunnisteet voidaan sijoittaa taulukkoon monin eri tavoin. Sijoitusmenetelmä määrittää raportin ominaisuuden arvon Sivun otsikko Ja alatunniste:

Kaikki sivut– näytetään raportin kaikilla sivuilla;

Ei otsikkoa– näytetään raportin kaikilla sivuilla paitsi ensimmäisellä, jolla otsikko sijaitsee;

Ei huomautusta– näkyy kaikilla raporttisivuilla paitsi viimeisellä;

Ei otsikkoa/huomautusta– näkyvät kaikilla raporttisivuilla paitsi ensimmäistä ja viimeistä.

Sinun on käytettävä vedä ja pudota -menetelmää kenttien sijoittamiseen tietoalueelle ja niiden otsikoiden sijoittamiseen otsikko-osaan. Ohjainten sijoittamiseksi raporttiin sinun on:

Laajenna tietolähdekenttien luetteloa napsauttamalla -painiketta Luettelo kentistä työkalurivit;

Vedä haluamasi kenttä raportin suunnitteluikkunaan. Siirrä kentän nimike otsikkoon ja itse kenttä tietoalueelle.

Luku Data-alue voi sisältää sekä liitettyjä että laskettuja kenttiä. Laskettujen kenttien lisääminen on sama kuin lomakkeen lisääminen

Jos raporttiin lisättävässä tietolähdekentässä (taulukko/kysely) on ohjausobjekti valittuna Ala, sitten raporttiin lisätään kaksi elementtiä: Kirjoitus (allekirjoitus) Ja Ala, toisiinsa yhteydessä. Kun valitset yhden niistä, toinen valitaan automaattisesti. Kun siirrät yhtä elementtiä, myös toinen liikkuu. Jos haluat vetää vain yhden elementin parista (esimerkiksi allekirjoituksen), sinun on valittava kenttäelementti, asetettava hiiren osoitin vasemman yläkulman merkkiin (näkymä - puristettu käsi ja pidennetty etusormi) ja vetää elementti haluttuun paikkaan.

Elementin siirtäminen osiosta toiseen (esimerkiksi tietoalueelta otsikkoalueelle) tulee tehdä leikepöydän kautta (komennoilla Leikata Ja Lisää).

Linkitettyjen kenttien lisäksi voit lisätä raporttiin myös vapaita kenttiä (laskettuja kenttiä).

2.3). Tasaa elementit ja muuta elementtien kokoa.

Voit muuttaa elementtien kokoa seuraavasti:

Valitse kaikki elementit komennolla MUOKATA/Valitse kaikki;

Suorita komento MUOTO/Koko/Tietojen koon mukaan.

Pääsy kokoaa säätimen sisällön sopivaksi.

Accessin avulla voit myös muuttaa kokoa:

- ruudukon solmujen mukaan– tässä tapauksessa ohjauselementin jokainen kulma on siirretty ruudukon lähimpään kulmaan;

- korkeimmillaan– lisää kaikkien elementtien korkeutta korkeimman korkeudelle;

- alimmillaan;

- leveimmillään;

- kapeimman mukaan.

Kohdistus suoritetaan valittujen komentosäätimien ryhmälle MUOTO/Kohdistaa. Raporteissa, jotka sisältävät tietoja taulukkomuodossa, on parasta kohdistaa tietoalueen elementit ylä- tai alaosaan.

Jos haluat muuttaa riviväliä ylä- ja alatunnistealueilla, sinun on siirrettävä osan alareunaa. Rivivälin pienentämiseksi – mahdollisimman korkealle. Kuitenkin omaisuutta Korkeus Tietoalueen arvon on oltava suurempi kuin tämän korkeimman ohjausobjektin ominaisuuden arvo.

2.4). Määritä järjestys, jossa tiedot lajitellaan ja ryhmitellään raportissa. Tämä tehdään ikkunassa Lajittelu ja ryhmittely, joka avautuu, kun komento suoritetaan NÄKYMÄ/KANSSA lajittelu ja ryhmittely tai painikkeita Lajittelu ja ryhmittely työkalurivit Raportin suunnittelija.

Tietueiden ryhmittely- ja lajittelujärjestyksen määrittämiseksi sinun on:

Luettelosta Kenttä/lauseke valitse kenttä, jonka arvojen mukaan haluat ryhmitellä tietueita. Tämä kenttä määrittää tietueiden ryhmän;

Määritä ryhmälle lajittelujärjestys: nouseva, laskeva;

Aseta arvot ryhmän ominaisuuksille.

Ryhmällä voi olla seuraavat ominaisuudet:

1. ryhmän otsikko– määrittää, onko osio mukana raportissa Ryhmän otsikko. Kiinteistöllä voi olla kaksi arvoa: Joo / Ei. Osioon Ryhmän otsikko voidaan sijoittaa sen kentän arvo, jolla ryhmittely suoritetaan;

2. ryhmä muistiinpano– määrittää, onko osio mukana raportissa Ryhmähuomautus (Ei oikeastaan). Luku Ryhmähuomautus käytetään tyypillisesti näyttämään yhteenvetotoimintoja ryhmätietueiden tiedoilla;

3. Omaisuus Ryhmittely määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään. Tämän ominaisuuden arvoluettelo riippuu tietotyypistä, jonka mukaan ryhmittelet. Tekstitiedoissa tällä ominaisuudella on seuraavat merkitykset:

- täydellä arvolla– ryhmittely suoritetaan kentän arvon mukaan;

- ensimmäisten merkkien mukaan– ryhmittely suoritetaan kentän arvon ensimmäisten n merkin perusteella. Omaisuus Intervalli määrittää tämän n:n arvon.

Numeerisille tiedoille ominaisuus Ryhmittely asia:

- täydellä arvolla;

Intervalli – tietueiden ryhmitteleminen arvojen mukaan, jotka ovat määritetyn aikavälin sisällä.

Omaisuus Intervalli määrittää arvoalueen välissä, esimerkiksi jos ominaisuuden arvo on 10, ryhmittely suoritetaan tietueille, joiden arvot osuvat väliin 0 - 9, 10 - 19 jne.

Päivämäärä/aika -tyyppikentille ominaisuus Ryhmittely voi olla seuraavat merkitykset:

Täyden arvon mukaan;

neljännesvuosittain;

kuukauden mukaan;

Viikoittain;

Päivien mukaan;

Tuntien mukaan;

Minuutin mukaan.

4. Omaisuus Älä Revi asettaa tai peruuttaa ryhmän pakollisen tulostuksen yhdelle sivulle, ts. tulostetaanko saman ryhmän eri elementtejä (ryhmän otsikko, tietoalue, ryhmähuomautus) samalle sivulle. Kiinteistöllä voi olla seuraavat arvot:

- Ei– peruuttaa ryhmäelementtien pakollisen järjestelyn sivulla;

- täysi ryhmä– ryhmäelementit on tulostettava yhdelle sivulle;

- ensimmäinen tietoalue– ryhmän otsikko tulostetaan yhdelle sivulle, jos tälle sivulle osuu vähintään yksi tietoaluetietue.

Jos haluat toistaa ryhmän otsikon uudella sivulla, sinun on valittava arvo JOO omaisuutta varten Jakson toistaminen ryhmän otsikon ominaisuudet -ikkunassa.

2.5). Jos kyseessä on monisivuinen raportti, määritä raporttiosien asettelu. Kaikilla osioilla otsikoita ja alatunnisteita lukuun ottamatta on ominaisuus Sivun loppu, jonka arvoilla voit pakottaa uuden sivun alkamaan. Omaisuuden arvo Älä repi:

- poissa– nykyisen osan tulostus alkaa nykyiseltä sivulta;

- ennen jaksoa– nykyisen osan tulostus alkaa uudelta sivulta;

- ennen ja jälkeen osio– nykyisen ja sitä seuraavan osan tulostus alkaa uudelta sivulta.

Tietojen käyttösivut

Tietojen käyttösivut ovat erityinen Web-sivu, joka on suunniteltu tarkastelemaan ja työskentelemään Internetissä tai intranetissä Microsoft Access -tietokantoihin tai Microsoft SQL Server -tietokantoihin tallennettujen tietojen sekä muiden lähteiden, kuten Microsoft Excelin, tietojen käyttämiseen.

Toisin kuin muut Access-objektit, jotka ovat osa tietokantaa, ts. ovat tiedostossa, jonka tunniste on .mdb, pääsysivut tallennetaan erikseen HTML-tiedostoina. Kun avaat tietojen käyttösivun Internet Explorerissa, Office 2000 -työkalut hakevat tiedot ja Access-tietokannan ja näyttävät sen sitten sivulla.

Kun lisäät kyselyyn valintaehdon, voit valita taulukosta ei kaikkia tietueita, vaan vain ne, jotka täyttävät tietyt ehdot. Saatat esimerkiksi olla kiinnostunut kontakteista, jotka ovat peräisin joulukuulta 1999. Muokataan kyselyä lisäämällä sopiva valintaehto.

1. Valitse tietokantaikkunassa Contact List -pyyntökuvake (Kuva 17.4).

Riisi. 17.4. Käytä tietokantaikkunaa

2. Napsauta painiketta Rakentaja.

3. Napsauta pyyntölomakkeessa solua Valintaehto ensimmäinen sarake hiiren oikealla painikkeella ja valitse komento pikavalikosta Rakentaa. Expression Builder -ikkuna avautuu.

4. Napsauta builderin vasemmanpuoleisessa luettelossa kansiota Operaattorit.

5. Valitse keskimmäisestä luettelosta luokka Vertailut.

6. Kaksoisnapsauta oikeanpuoleisessa luettelossa Between lisätäksesi tämän operaattorin kaavan alaosaan.

7. Napsauta korostaaksesi ensimmäisen lausekkeen paikkamerkin kaavakentässä.

8. Avaa Functions-kansio kaksoisnapsauttamalla lausekkeiden rakennustyökalun vasemmanpuoleista luetteloa.

9. Napsauta Built-in Functions -kansiota, joka sisältää tavalliset Access-toiminnot.

10. Napsauta lausekkeiden rakennustyökalun keskimmäisessä luettelossa kohdetta Treffiaika.

11. Kaksoisnapsauta oikeanpuoleisessa luettelossa DateValue-funktiota korvataksesi lausekkeen paikkamerkin sillä.

12. Paina näppäintä kahdesti -> , korostaen "stringexpr"-paikkamerkin.

13. Kirjoita teksti "1.12.99".

14. Toista vaiheita 7–13 ja korvaa toinen lausekkeen paikkamerkki lausekkeella DateValue ("31.12.99").

Sinun pitäisi päätyä kaavaan Between DateValue ("12/1/99") ja DateValue ("12/31/99"). Se tarkistaa ehdon, että päivämäärä on välillä 1. joulukuuta 31. joulukuuta 1999, eli se valitsee ne tietueet, joiden Päivämäärä-kentän arvo viittaa joulukuuhun 1999.

Huomautus Jos olet jo oppinut Access-lausekkeiden muodostamisen säännöt, et voi käyttää rakennustyökalua, vaan syöttää lausekkeet suoraan pyyntölomakkeeseen.

15. Napsauta painiketta OK. Muodostettu kaava näkyy pyyntölomakkeen ensimmäisen sarakkeen Valintaehto-solussa. Jos valitset tietueita samalta kuukaudelta, tarkka yhteydenottopäivä ei välttämättä ole olennainen. Et voi poistaa tätä kenttää kokonaan pyyntölomakkeesta, koska se on välttämätöntä valintaehdon toteuttamiseksi. Mikä tahansa kenttä voidaan kuitenkin piilottaa, eli se ei sisälly kyselyn tulokseen.

16. Poista valinta Lähtö näytössä kyselyn ensimmäinen sarake (Kuva 17.5).

Riisi. 17.5. Kentän piilottaminen Accessissa

17. Napsauta painiketta Tuoda markkinoille työkalupalkki, täytä pyyntö.

Kyselyjä luotaessa on tärkeää muotoilla oikein ehdot tietueiden valitsemiselle tietokannasta. Seuraavat ominaisuudet ovat saatavilla MS Accessissa:

· yksinkertainen otantaperuste;

· tarkka ero yhden kentän arvojen välillä;

· kenttäarvojen epätarkka vastaavuus;

· valinta arvoalueen mukaan;

· useiden alojen kriteerien yhdistäminen;

· lopullisten laskelmien tulosten valintaehto.

Yksinkertainen otantakriteeri . Tietueet valitaan vastaavien kenttäarvojen perusteella. Esimerkiksi kentältä Kaupunki sinun on valittava arvot Minsk. Voit tehdä tämän rivillä olevalla pyyntölomakkeella Valintaehto sarakkeessa Kaupunki arvo syötetään näppäimistöltä "Minsk".

Tarkka ero yhden kentän arvojen välillä. Kaikki tietueet valitaan tietokannasta, paitsi ne, joille on määritetty ehto. Sinun on esimerkiksi valittava kaikki tietueet, joissa on kenttä Kaupunki, paitsi ne, joilla on arvo tässä kentässä Minsk. Voit tehdä tämän jonossa Valintaehdot sarakkeessa Kaupunki lauseke syötetään Ei "Minsk" tai <>"Minsk". Looginen operaattori Ei ei sisällä merkintöjä, joilla on arvo Minsk, vertailuoperaattori<>tarkoittaa "ei tasa-arvoista".

Epätarkka kentän arvon vastaavuus. Tämä ehto voidaan asettaa, jos kentän arvot eivät ole tiedossa. Näytteenottoon käytetään vertailuoperaattoria Kuten(Kuten). Operaattorin viereen kirjoitetaan kuvio, joka sisältää tai tarkan arvon, esim. Kuten "Petrov", tai sisältäen jokerimerkkejä, esim. Kuten "lemmikki*".

Access sallii seuraavat jokerimerkit:

? - mikä tahansa merkki;

* - nolla tai enemmän merkkiä;

#- mikä tahansa numero;

[merkkiluettelo] - mikä tahansa merkki merkkiluettelossa;

[!merkkiluettelo] - mikä tahansa merkki, joka ei sisälly luetteloon.

Merkkiluettelon lisäksi hakasulkeet voivat sisältää useita merkkejä, esimerkiksi [B-R]. [b-rB-R]-ehdon avulla voit valita sekä isot että isot kirjaimet.

Olettaen että Kuten "[BR]*" Kaikki B:llä tai R:llä alkavat sukunimet valitaan.

Valitse arvoalueen mukaan. Arvoalueen asettamiseen käytetään seuraavia operaattoreita:

> (lisää),

>= (vähintään, suurempi tai yhtä suuri kuin),

< (Vähemmän ),

<= (enintään, pienempi tai yhtä suuri) (esimerkiksi >= 10).

Välillä ... ja ... (tarkistaa, kuuluuko se alueelle, jonka ylä- ja alarajat on yhdistetty loogisella JA-operaattorilla (esimerkiksi vuosien 1990 ja 1995 välillä).

Operaattoreita voidaan käyttää teksti-, numero- ja päivämääräkenttien kanssa.

Yhden kentän kriteerien yhdistäminen. Jos yhdelle kenttään on asetettu useampi kuin yksi ehto, ehdolliset lausekkeet voidaan yhdistää käyttämällä operaattoreita Tai (TAI) Ja Ja(JA).

Yhdistämällä kriteerit useista kentistä. Pyyntö voi sisältää useita valintaehtoja. Tässä tapauksessa tietueiden valitsemiseen on kaksi vaihtoehtoa:

tietue valitaan vain, jos kaikki ehdot täyttyvät, mikä vastaa loogista toimintoa JA. Pyyntöä kutsutaan Ja-kysely;

tietue valitaan, kun vähintään yksi ehto täyttyy, mikä vastaa loogista toimintoa TAI. Pyyntöä kutsutaan TAI-kysely.

Rakentaessaan TAI-kysely Jokaisen kriteeriin sisältyvän ehdon tulee sijaita erillisellä rivillä. Rakentaessaan I-kysely Jokaisen kriteeriin sisältyvän ehdon on sijaittava yhdellä rivillä.

SISÄÄN viimeiset kyselyt Tietueen valintakriteereitä on kahdenlaisia.

Ensimmäinen tyyppi poistaa tietueet, jotka eivät täytä ehtoja, ennen lopullisten laskelmien suorittamista. Toisen tyyppisiä kriteereitä sovelletaan lopullisten laskelmien tulokseen.