Microsoft Word -asiakirjojen yhdistäminen. Tietolähteet, joita voidaan käyttää postin yhdistämiseen Luo tietolähde Wordissa

Edellisen numeron artikkelista opimme, että yhdistämismenetelmän avulla voit luoda tietolähteen Wordilla. Tässä artikkelissa tarkastellaan, kuinka tietolähdetiedot saadaan Excel-taulukosta.

Tietolähdettä voidaan käyttää Wordin versioissa 2000/2002/2003/2007, mutta sen luontiprosessi on sama kaikissa Wordin versioissa. Joten kuvataan algoritmi tietolähteen luomiseksi:

1. Avaa Excel.
2. Kirjoita näkyviin tulevan taulukon soluun A1 ensimmäisen kentän nimi (esim. maa), B1:ssä – toinen (esim. indeksi) jne. (Kuva 1).

Riisi. 1. Tietotaulukko

Pöydän käyttöWord 2000/2002

1. Avaa tai luo pääasiakirja Wordissa.
2. Fuusio painike ( Yhdistä valintaikkuna).
3. Fuusio valitse toisessa vaiheessa painike Saada tiedot, ja listalta - Avoin tietolähde(Kuva 2).

Riisi. 2. Pudotusvalikko Avoin tietolähde

1. Uudessa valintaikkunassa Tietolähteen avaaminen avattavasta luettelosta Tiedostotyyppi valitse KirjatNEITIExcel.
2. Avaa valittu tiedosto napsauttamalla -painiketta Avata.
3. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa MicrosoftExcel(Kuva 3) määritä alue tai nimi.

Riisi. 3. Ikkuna MicrosoftExcel

Tuloksena oleva tiedosto Excel on ikään kuin "sidottu" tietolähteeksi, joten nyt voit lisätä yhdistämiskenttiä pääasiakirjaan ja myös yhdistää tietolähteen pääasiakirjaan, kuten edellisessä artikkelissa selitettiin.

Sääntö tietueiden valintaa varten sisällytettäväksi yhdistämisprosessiin pääasiakirjan kanssa

Tietueet, jotka täyttävät tietyt määritetyt kriteerit, voidaan sisällyttää yhdistämisprosessiin. Linkkejä käytetään tietueiden valitsemiseen TAI, JA.

Valintakriteerien asettaminen:

1. Avaa pääasiakirja.
2. Valitse työkalupalkista Fuusio painike ( Yhdistä valintaikkuna).
3. Valintaikkunassa Fuusio valitse kolmannessa vaiheessa painike Valinta levyjä.

Tämän seurauksena näyttöön tulee valintaikkuna Tietueiden valinta.

1. Välilehdellä Tietueiden valinta valintaikkuna Tietueiden valinta sarakkeessa Ala Valitse avattavasta luettelosta sen kentän nimi, jonka arvoon ehtoa sovelletaan.
2. Sarakkeessa Operaattori valitse vertailutoiminto.
3. Sarakkeessa Merkitys Syötä arvo, johon haluat verrata.
4. Kun olet asettanut kaikki ehdot, sulje ikkuna Tietueiden valinta painamalla painiketta OK(Kuva 4) .

Riisi. 4. Ikkuna Tietueiden valinta

1. Valintaikkunassa Fuusio napsauta painiketta Yhdistää tai työkalupalkissa Fuusio painaa nappia ( Yhdistäminen uudeksi asiakirjaksi).

Pöydän käyttöExcel tietolähteenäWord 2003

1. valikossa Palvelu valitse joukkue Kirjeet ja postit ja sitten komento Fuusio.
2. Avautuvassa tehtäväruudussa sulautuminen, painikkeen avulla Edelleen, siirry ohjatun toiminnon kolmanteen vaiheeseen Vastaanottajan valinta, napsauta sitten komentoa
3. Etsi haluamasi Excel-taulukkotiedosto ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.
4. Varmista, että ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot (nämä ovat yhdistämiskentät) (Kuva 5).

Riisi. 5. Ikkuna Valitse taulukko

Huomautus. Ikkunassa Yhdistä vastaanottajat voit muokata merkintöjä.

1. Siirry neljänteen vaiheeseen valitsemalla komento
2. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa Lisää yhdistämiskenttä(Kuva 6) valitse luettelosta kenttä asettamalla ensin hiiren kursori pääasiakirjan siihen kohtaan, jossa yhdistämiskentän tulisi sijaita.

Riisi. 6. Valintaikkuna Lisää yhdistämiskenttä

Sitoutuakseen noin Word 2003:n pääasiakirjaan yhdistämisprosessiin sisällytettävät tietueet on valittava, siirryt kolmanteen vaiheeseen, valitse komento ja valintaikkunassa Yhdistä vastaanottajat(Kuva 7) poista valinta sen merkinnän R-ruudusta, johon pääasiakirjan tekstiä ei tule lähettää.

Riisi. 7. Valintaikkuna Yhdistä vastaanottajat

Pöydän käyttöExcel tietolähteenäWord 2007

1. Välilehdellä Uutiskirje ryhmässä Fuusio valitse joukkue Valitse vastaanottajat.
2. Valitse (kuva 8), etsi vaadittu tiedosto valintaikkunassa Tietolähteen valitseminen ja avaa se.

Riisi. 8. Joukkueen valinta Käytä olemassa olevaa luetteloa

Huomautus. Kun tiedosto on valittu, sarkainkomennot aktivoituvat

1. Klikkaa Muuta kenttien luetteloa kun lista muuttuu.
2. Klikkaa Lisää yhdistämiskenttä ja valitse luettelosta kenttä asettamalla ensin hiiren osoitin pääasiakirjan siihen kohtaan, jossa yhdistämiskentän tulisi sijaita.

Word 2007:n yhdistämisprosessiin sisällytettävien tietueiden valitseminen

1. Välilehdellä Uutiskirjeet ryhmässä Aloita yhdistäminen Lehdistö Valitse vastaanottajat ja valitse avattavasta valikosta Käytä olemassa olevaa luetteloa.
2. Etsi haluamasi Excel-taulukkotiedosto ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.
3. Varmista, että ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot (nämä ovat yhdistämiskentät).
4. Välilehdellä Uutiskirjeet ryhmässä Aloita yhdistäminen valitse Muuta vastaanottajaluetteloa.

5.Poista Yhdistä vastaanottajat -valintaikkunassa (kuva 9) sen merkinnän R-valintaruutu, johon et halua lähettää pääasiakirjan tekstiä.

Riisi. 9. Ikkuna Yhdistä vastaanottajat

Excelin käyttämisen tietolähteenä yhdistämisprosessin tärkeimmät edut

1. Säästä aikaa, koska samaa työtä ei tarvitse tehdä toistuvasti.

2. Työnkulun automatisointi luomalla useita kopioita asiakirjamallista erilaisilla yksityiskohdilla.

3. Mukavuus ja helppous tehdä työtä, joka koostuu vain kolmesta vaiheesta: pääasiakirjan luominen, tietolähteen luominen ja niiden yhdistäminen suoraan.

G.A. Serova, prof. RSUH

Nyt sinun on luotava yhdistämistietolähde (sähköpostin vastaanottajien osoitteet ja sukunimet).

1. Osassa Vastaanottajien valinta ikkuna Fuusio tehtäväruutu, valitse Luettelon luominen(Kuva 8.6).

Riisi. 8.6. Ikkuna Vastaanottajien valinta mestarit Fuusio

2. Napsauta komentoa Luoda Luvussa Luettelon luominen. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näkyy kuvassa. 8.7

Yhdistelmätietolähde on tietokanta, joka koostuu tietueista, joista jokaisen perusteella luodaan pääasiakirjan avulla oma kopio kirjeestä. Kaikilla tietueilla on samat tietokentät.

Jotkut yleisimmistä kentistä on lueteltu valmiiksi tietolähteen luontiikkunassa. Voit poistaa tarpeettomat kentät tietokannasta ja lisätä omasi.

Riisi. 8.7 Tietolähteen luominen

Muut osion kohteet Vastaanottajien valinta Voit valita tietolähteeksi olemassa olevan tietokannan, joka on luotu aiemmin Wordissa tai sovelluksessa, kuten Access, tai osoitekirjan.

Huomautus Ylimääräisten kenttien esiintyminen tietolähteessä ei vaikuta millään tavalla yhdistämisen tulokseen, mutta se hidastaa ohjelmaa.

3. Napsauta painiketta asetukset. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näkyy kuvassa. 8.8

4. Korosta kohde Vetoomus.

5. Napsauta painiketta Poistaa poistaa korostetun kentän.

Riisi. 8.8 Tietolähdekenttien määrittäminen

Riisi. 8.9. Dialogi-ikkuna Yhdistä vastaanottajat

6. Toista vaiheet 4 ja 5 ja poista kaikki kentät paitsi Nimi. Sukunimi, Organisaatio, osoite 1 Ja Indeksi.

7. Napsauta painiketta OK.

8. Napsauta painiketta kiinni valintaikkunat.

9. Syötä avautuvaan asiakirjan tallennusikkunaan nimi Vieraat ja napsauta painiketta Tallentaa. Kuvassa näkyvä kuva. 8.9 -valintaikkuna Yhdistä vastaanottajat, jossa ei tällä hetkellä ole merkintöjä.

10. Joudut varmasti syöttämään tietoja tietolähteeseen jossain vaiheessa. Napsauta painiketta Muuttaa... tehdä se nyt. Tietojen syöttölomake avautuu. Lisätään muutama merkintä. Myöhemmin yhdistäminen tuottaa täsmälleen niin monta kopiota pääasiakirjasta kuin tietolähteessä on tietueita.

11. Täytä lomakkeen kentät.

12. Lisää toinen merkintä napsauttamalla -painiketta Luo merkintä.

13. Syötä vielä muutama merkintä siirtämällä niihin taulukossa esitetyt tiedot. 8.1.

TAULUKKO 8.1. Yhdistä tietolähde

14. Napsauta painiketta kiinni tallentaaksesi tietokannan ja paina sitten -painiketta OK ikkuna Vastaanottajat.

Huomautus Voit muuttaa tietolähteen tietoja napsauttamalla työkalupalkissa Fuusio painikkeella Vastaanottajat, ja sitten avautuvassa valintaikkunassa - painikkeella Muuttaa. Tietolähdelomake avautuu. Käytä painikkeita navigoidaksesi lähdetietueiden välillä Ensimmäinen, Takaisin, Eteenpäin, Kestää lomakkeen alareunassa.

Riisi. 8.10. Työkalupalkki Fuusio

Word voi noutaa yhdistämistietoja useista lähteistä. Osana settiä Microsoft Office, Word hyväksyy helposti tiedot Outlookista, Excelistä ja Accessista. Muita lähteitä voidaan käyttää, mukaan lukien verkkosivut, tekstitiedostoja OpenDocument ja rajatut datatiedostot tallennetaan pelkkänä tekstinä. Jos sinulla ei vielä ole tietolähdettä, voit luoda sellaisen Wordissa.

Tärkeä: Pääsyä nimettyihin tietolähteisiin HTTP-sijainnissa ei tueta. Ennen kuin käytät tiedostoa yhdistämisen tietolähteenä, tallenna se paikalliselle kiintolevyllesi.

Yhdistä tietolähteet

Alla on joitain tietolähteitä, joita voit käyttää Wordin yhdistämiseen.

Muut tietokantatiedostot

Voit käyttää yhdistämiseen myös muita tietolähteitä. Voit käyttää näitä lähteitä suorittamalla ohjatun tiedonsiirtotoiminnon.

Kun olet määrittänyt tietolähteen, voit luoda tarroja, kirjekuoria, kirjeitä ja sähköposteja yhdistämällä.

lisäinformaatio

Onko sinulla vielä kysyttävää yhdistämisestä Wordissa?

Auta meitä parantamaan Wordia

Onko sinulla ideoita yhdistämisen tai muiden Wordin ominaisuuksien parantamiseen? Jaa ne sivulla

7 Luento nro 8

Asiakirjojen yhdistäminen.

Yhdistämistä käytetään, kun sinun on luotava joukko asiakirjoja, kuten osoitetarroja tai kirjelomakkeilla olevia kirjeitä, jotka lähetetään suurelle määrälle asiakkaita. Jokainen kirjain tai tarra sisältää sekä yleistä että yksittäistä tietoa. Kirjeessä tulee esimerkiksi osoittaa asiakkaalle sukunimi. Jokaisen kirjaimen tai tarran yksittäiset tiedot tulevat tietolähteestä.

Yhdistämisprosessi koostuu useista yleisistä vaiheista.

Pääasiakirjan asettaminen. Pääasiakirja sisältää tekstiä ja grafiikkaa, jotka ovat yhteisiä kaikille pääasiakirjan versioille, kuten palautusosoite tai tervehdys kirjelomakkeella.

Asiakirjan liittäminen tietolähteeseen. Tietolähde on tiedosto, joka sisältää dokumenttiin lisättävät tiedot, kuten kirjeen vastaanottajien nimet ja osoitteet.

Tarkenna vastaanottajien tai kohteiden luetteloa. Microsoft sovellus Office Word luo kopion perusasiakirjasta jokaiselle datatiedostokohdalle tai tietueelle.

Tekstin paikkamerkkien (yhdistyskenttien) lisääminen asiakirjaan Kun yhdistät, yhdistämiskentät täytetään datatiedoston tiedoilla.

Yhdistämisen esikatselu ja viimeistely Voit esikatsella jokaista kopiota ennen kuin tulostat asiakirjan koko kopiosarjan.

Tab-komentoja käytetään yhdistämiseen sähköpostiin Uutiskirjeet.

Voit myös yhdistää käyttämällä tehtäväruutua Fuusio, jonka avulla voit suorittaa koko prosessin askel askeleelta. Tehtäväruudun käyttäminen ryhmässä Aloita yhdistäminen välilehdellä Uutiskirjeet Valitse tavara Aloita yhdistäminen, ja sitten osoita Vaiheittainen ohjattu yhdistämistoiminto.

Pääasiakirjan asettaminen

Käynnistä Word-sovellus.

Oletuksena tyhjä asiakirja avautuu. Anna sen jäädä auki. Jos suljet sen, seuraavassa vaiheessa suoritettavat komennot eivät ole enää käytettävissä.

Välilehdellä Mail ryhmässä Fuusio valitse joukkue Aloita yhdistäminen.

Napsauta asiakirjatyyppiä, jonka haluat luoda.

Voit esimerkiksi luoda seuraavat asiakirjatyypit.

Sarja kirjekuoria Kaikkien kirjekuorien palautusosoitteet ovat samat, mutta vastaanottajan osoite on jokaisessa tapauksessa yksilöllinen. Valitse esine Kirjekuoret ja välilehdellä Kirjekuorivaihtoehdot valintaikkuna Kirjekuorivaihtoehdot Ilmoita toiveesi kirjekuoren koosta ja tekstin muotoilusta.

Sarja osoitetarroja Jokainen tarra sisältää yksilöllisen nimen ja osoitteen. Valitse esine tarroja ja valintaikkunassa Tarravaihtoehdot ole hyvä ja osoita haluttu tyyppi tarroja.

Joukko asiakirjoja kirjelomakkeelle tai viesteille Sähköposti Kaikkien kirjeiden tai viestien perussisältö on sama, mutta jokainen niistä sisältää tietylle vastaanottajalle tarkoitettua tietoa, esimerkiksi nimen, osoitteen tai jotain muuta tietoa. Voit luoda tämäntyyppisiä asiakirjoja valitsemalla kirjaimet tai sähköpostit.

Hakemisto tai kansio Jokainen kohde näyttää samantyyppisiä tietoja, kuten nimen tai kuvauksen, mutta se on yksilöllinen jokaiselle kohteelle. Klikkaus luettelo luodaksesi tämäntyyppisen asiakirjan.

Yhdistymisen jatkaminen

Jos sinun on keskeytettävä yhdistämistyö, voit tallentaa pääasiakirjan ja jatkaa yhdistämistä myöhemmin. Microsoft Office Word tallentaa tietolähteen ja kenttätiedot. Jos käytit tehtäväruutua Fuusio, Word palaa kohtaan, jossa haluat jatkaa yhdistämistä.

Kun olet valmis jatkamaan yhdistämistä, avaa asiakirja.

Word pyytää vahvistusta asiakirjan avaamiseksi, joka suorittaa SQL-komennon.

Koska tämä asiakirja on yhdistetty tietolähteeseen, napsauta Joo. Asiakirjan teksti näkyy kaikkien lisättyjen kenttien kanssa.

Asiakirjan liittäminen tietolähteeseen

Suorittaaksesi tietojen yhdistämisen pääasiakirjassa, sinun on yhdistettävä asiakirja tietolähteeseen tai tiedostoon.

Datatiedoston valitseminen

Välilehdellä Mail ryhmässä Fuusio valitse joukkue Valitse vastaanottajat.

Toimi seuraavasti:

Avaa hakemusasiakirja Microsoft Word. Tässä asiakirjassa on oltava yksi taulukko. Taulukon ensimmäisellä rivillä tulee olla otsikot ja muilla riveillä ne merkinnät, jotka tulee sisällyttää yhdistelmäasiakirjaan. Voit käyttää myös otsikkotietolähdettä tietolähteenä (Otsikkotietolähde. Otsikkorivin (tai tietueen) sisältävä asiakirja, jota käytetään määritetyn tietolähteen yhdistämiseen pääyhdistysasiakirjaan.).

Tarkenna vastaanottajien tai kohteiden luetteloa

Jos muodostat yhteyden tiettyyn tiedostoon, et välttämättä halua siirtää kaikkien tiedostotietueiden tietoja pääasiakirjaan.

Voit rajoittaa vastaanottajaluetteloa tai käyttää datatiedostojen osajoukkoa seuraavasti:

Välilehdellä Mail ryhmässä Fuusio valitse joukkue Muokkaa luetteloa.

Valintaikkunassa Fuusiokohteet

Yksittäisten tietueiden valinta Tämä menetelmä on hyödyllisin, jos luettelo on lyhyt. Valitse niiden vastaanottajien valintaruudut, jotka pitäisi sisällyttää luetteloon, ja tyhjennä valintaruudut luettelosta poissuljettavien vastaanottajien vierestä.

Jos tiedät, että haluat sisällyttää perusasiakirjaan vain muutaman tietueen, voit tyhjentää otsikkopalkin valintaruudun ja valita sitten vain haluamasi tietueet. Samoin, jos haluat sisällyttää suurimman osan luettelosta asiakirjaasi, valitse otsikkopalkin valintaruutu ja poista sitten niiden merkintöjen valinnat, joita et halua sisällyttää.

Merkintöjen lajittelu Napsauta sen kohteen sarakeotsikkoa, jonka mukaan haluat lajitella. Luettelo on lajiteltu aakkosjärjestyksessä nousevaan järjestykseen (A–Z).

Merkintöjen suodatus Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos luettelo sisältää merkintöjä, joita et halua nähdä tai sisällyttää perusasiakirjaan.

Lisää tekstin paikkamerkit (yhdistämiskentät) asiakirjaan

Kun olet yhdistänyt pääasiakirjan datatiedostoon, voit kirjoittaa asiakirjan tekstiä ja lisätä tekstin paikkamerkkejä osoittamaan, missä yksilöllisen tiedon tulee näkyä kussakin asiakirjan kopiossa.

Tekstin paikkamerkkejä, kuten osoite tai tervehdys, kutsutaan yhdistämiskentiksi. Wordin kentät vastaavat datatiedoston korostettuja sarakeotsikoita.

Datatiedoston sarakkeet edustavat tietoluokkia. Pääasiakirjaan lisätyt kentät ovat näiden luokkien tekstipaikkamerkkejä.

Datatiedoston rivit edustavat tietueita. Kun teet yhdistämisen, Word luo kopion pääasiakirjasta kullekin tietueelle.

Kun kenttä sijoitetaan pääasiakirjaan, sen sijaintiin tulee viitata tietty tietoluokka, kuten sukunimi tai osoite.

Huomautus. Kun lisäät yhdistämiskentän pääasiakirjaan, kentän nimi on aina suljettu kaksoiskulmasuluissa (""). Yhdistetyissä asiakirjoissa näitä sulkuja ei käytetä korostukseen. Niiden avulla voit erottaa vain pääasiakirjan kentät tavallisesta tekstistä.

Mitä yhdistymisen aikana tapahtuu

Yhdistettäessä datatiedoston ensimmäisen rivin tiedot korvaavat pääasiakirjan kentät ja muodostavat siten ensimmäisen yhdistelmädokumentin. Datatiedoston toisen rivin tiedot korvaavat kentät ja muodostavat toisen yhdistetyn asiakirjan ja niin edelleen.

Esimerkkejä peltojen kanssa työskentelystä

Voit lisätä minkä tahansa sarakeotsikon tietotiedostosta pääasiakirjaan kenttään. Tämä antaa sinulle joustavuutta, kun luot kirjelomakkeita, tarroja, sähköposteja ja muita yhdistelmäasiakirjoja.

Voit yhdistää kenttiä ja erottaa ne välimerkeillä. Esimerkiksi tarkan osoitteen luomiseksi sinun on lisättävä seuraavat kentät pääasiakirjaan:

"Etunimi Sukunimi"

"Talo ja katu"

"Kaupunki", "Alue", "Postinumero"

Yleisiin käyttötapauksiin, kuten osoitelohkoihin tai tervehdysriveihin, Word tarjoaa monimutkaisia ​​kenttiä – useiden kenttien yhdistelmän. Esimerkkejä on lueteltu alla.

Osoitelohko-kenttä on useiden kenttien yhdistelmä, mukaan lukien etunimi, sukunimi, talo ja katu, kaupunki ja postinumero.

Tervehdysviiva-kentässä voi olla yksi tai useampi nimikenttä käytetyistä tervehdyssanoista riippuen.

Jokaisen monimutkaisen kentän sisältöä voidaan mukauttaa vastaavasti. Voit esimerkiksi valita osoitteelle muodollisen nimen (hra Andrey Alfirovich Jr.) ja käyttää osoitteessasi sanaa "Rakas" sijaan.

Yhdistämiskenttien yhdistäminen tietotiedostoon

Varmistaaksesi, että Word löytää tietotiedostosta sarakkeen, joka vastaa kutakin osoitetta tai tervehdyselementtiä, sinun on yhdistettävä Wordin yhdistämiskentät datatiedoston sarakkeisiin.

Vastaa kentät valitsemalla Kentän valinta ryhmässä Luo asiakirja ja lisää kentät välilehdellä Uutiskirjeet.

Valintaikkuna avautuu Kentän valinta.

Osoite- ja tervehdyselementit näkyvät vasemmalla. Tietotiedoston sarakeotsikot näkyvät oikealla.

Word etsii kullekin elementille sopivaa saraketta. Kuva osoittaa, että Word löysi automaattisesti vastaavuuden sarakkeelle Sukunimi tiedostokenttään Sukunimi. Mutta hän ei kyennyt asettamaan muita elementtejä toisiinsa. Nimenomaan tästä tiedostosta Wordin tiedot ei löytänyt kentälle sopivaa Nimi.

Oikeanpuoleisesta listasta voit korostaa vasemmalla olevaa elementtiä vastaavan datatiedostosarakkeen. Nyt kuva osoittaa, että sarake Nimi vastaa kenttää Nimi. Ei pelloissa mitään vikaa Vetoomus, Ainutlaatuinen tunniste Ja Sukunimi vastaavaa ei löytynyt. Pääasiakirjassa ei tarvitse käyttää kaikkia kenttiä. Jos lisäät kentän, jonka datatiedostossa ei ole tietoja, se näkyy pääasiakirjassa tyhjänä tekstin paikkamerkkinä – yleensä tyhjänä merkkijonona tai piilotettuna kenttänä.

Sisällön syöttäminen ja kenttien lisääminen

Napsauta pääasiakirjassa kohtaa, johon haluat lisätä kentän.

Käytä ryhmää Luo asiakirja ja lisää kentät välilehdellä Uutiskirjeet.

Lisää jokin seuraavista kohteista.

Osoitelohko, jossa on nimi, postiosoite ja muut tiedot

Valitse esine Osoitelohko.

Valintaikkunassa Osoitelohkon lisääminen valitse haluamasi osoiteelementit ja näyttömuodot ja napsauta sitten OK.

Kentän valinta, silloin Word ei löytänyt osoitelohkoon tarvittavia tietoja. Napsauta vieressä olevaa nuolta (ei osumia)

Tervetuloa linja

Valitse esine Tervetuloa linja.

Valitse tervehdysrivimuoto, joka sisältää tervehdyksen, nimen ja nimeä seuraavan välimerkin.

Valitse tervehdysrivin teksti tapauksiin, joissa vastaanottajan nimi ei ole saatavilla, esimerkiksi kun tietolähde ei sisällä vastaanottajan etu- tai sukunimeä vaan vain yrityksen nimen.

Napsauta painiketta OK.

Jos näyttöön tulee valintaikkuna Kentän valinta, silloin Word ei löytänyt tervehdysriville tarvittavia tietoja. Napsauta vieressä olevaa nuolta (ei osumia) ja korosta sitten vastaava kenttä tietolähteessä, jonka haluat yhdistää.

Yksittäiset kentät

Tiedot voidaan syöttää yksittäisistä kentistä, kuten sukunimi, puhelinnumero tai lahjoittajan lahjoitussumma. Voit lisätä nopeasti kentän datatiedostosta pääasiakirjaan napsauttamalla luettelon vieressä olevaa nuolta Tietokentän lisääminen ja valitse sitten kentän nimi.

Jos haluat käyttää enemmän vaihtoehtoja, kun lisäät yksittäisiä kenttiä asiakirjaan, toimi seuraavasti:

Välilehdellä Mail ryhmässä Kenttien tallennus ja lisääminen valitse joukkue Lisää yhdistämiskenttä.

Valintaikkunassa Tietokentän lisääminen Suorita jokin seuraavista toimista.

Jos haluat valita osoitekenttiä, jotka vastaavat automaattisesti tietolähdekenttiä, vaikka tietolähdekentillä olisi eri nimet, valitse Osoitekentät.

Voit korostaa kentät, jotka käyttävät aina tietoja suoraan datatiedostosarakkeesta, valitsemalla Tietokantakentät.

Listalla Kentät Napsauta vaadittua kenttää.

Napsauta painiketta Lisää, ja sitten kiinni.

Jos näyttöön tulee valintaikkuna Kentän valinta, silloin Word ei löytänyt osaa kentän lisäämiseen tarvittavista tiedoista. Napsauta vieressä olevaa nuolta (ei osumia) ja korosta sitten vastaava kenttä tietolähteessä, jonka haluat yhdistää.

• Mukautetut kentät Outlookin yhteystietoluettelosta

Ainoa tapa sisällyttää mukautettuja yhteystietoluettelokenttiä pääasiakirjaan on aloittaa yhdistäminen Outlookista. Ensin sinun on määritettävä yhteystietoluettelon näyttö käyttämällä täsmälleen niitä kenttiä, joita tulee käyttää yhdistämisen aikana. Tämän jälkeen voit aloittaa yhdistämisen. Kun kaikki tarvittavat asetukset on tehty, Word avautuu automaattisesti ja voit suorittaa yhdistämisen loppuun.

Yhdistämistulosten muotoilu

Jos haluat muotoilla asiakirjan sisältämät tiedot, valitse yhdistämiskenttä ja muotoile se samalla tavalla kuin muuta tekstiä. Valinnan tulee sisältää kaksoischevron-lainausmerkit ( « » ) ympäröivät peltoa.

Esikatsele ja viimeistele yhdistäminen

Kun kaikki kentät on lisätty pääasiakirjaan, voit esikatsella yhdistämisen tuloksia. Ennen kuin yhdistäminen on valmis, voit tarkistaa yhdistetyt asiakirjat ja tehdä tarvittavat muutokset tarvittaessa.

Katsoaksesi, tee jokin seuraavista ryhmässä Näytä tulokset välilehdet Uutiskirjeet :

Klikkaus Näytä tulokset.

Selaa kutakin yhdistelmädokumenttia sivulta sivulta painikkeiden avulla Seuraava merkintä Ja Edellinen viesti ryhmässä Näytä tulokset.

Tarkastele tiettyä asiakirjaa komennolla Etsi vastaanottaja.

Yhdistymisen loppuun saattaminen

Useita asiakirjoja voidaan tulostaa tai muokata yksitellen. Tämä voidaan tehdä kaikille asiakirjoille tai asiakirjojen osajoukolle.

Valitse, haluatko muokata koko dokumenttijoukkoa, vain näytössä olevaa kopiota vai tietyllä tietuenumerolla merkittyä asiakirjojen osajoukkoa. Word tallentaa muokattavat kopiot yhtenä tiedostona sivunvaihdoilla erotettuina.

Pääasiakirjan tallentaminen

Muista, että yhdistelmäasiakirjat tallennetaan erillään pääasiakirjasta. On hyödyllistä pitää pääasiakirja erillään, koska siitä voi olla hyötyä myöhempiä yhdistämisessä.

Sulautumismenettely koostuu useista vaiheista.

Vaihe 1. Taulukkotietojen valmistelu

Yhdistettävän taulukon on täytettävä tietyt vaatimukset:

• Taulukossa ei saa olla yhdistettyjä soluja. Tarkempaa olisi sanoa näin: JOS taulukossa on yhdistettyjä soluja, sinun on varauduttava siihen, että viennin aikana yhdistäminen peruuntuu ja vastaavasti muodostuu ylimääräisiä tyhjiä rivejä ja/tai sarakkeita, mikä voi häiritä taulukon rakennetta. Yleensä yhdistetyt solut ovat pahoja :)
• kaikilla sarakkeilla on oltava yksilölliset nimet, jotta niitä voidaan käyttää yhdistämisessä. Jos taulukosta puuttuu ensimmäinen rivi sarakkeiden nimillä, se korvataan ensimmäisellä tietorivillä, mikä tarkoittaa, että se ei osallistu jakeluun.

Otetaan esimerkkinä taulukko, jossa on lista Excellent-kuntoklubin asiakkaista.

Vaihe 2. Mallin valmistelu Word-asiakirja

Tässä vaiheessa sisään tekstieditori Word, luodaan asiakirja, johon laskentataulukon tiedot upotetaan tulevaisuudessa. Tämän asiakirjan teksti on kaikille lähetyksille yhteinen osa.

Oletetaan, että aiomme lähettää ilmoituskirjeitä kaikille asiakkaille, joiden klubikortti vanhenee ensi kuussa.

Kirjeen teksti on sama paitsi osoite, seurakortin numero ja viimeinen voimassaolopäivä. Nämä tiedot tuodaan Excel-laskentataulukosta (korostettu sinisellä)

Joten tässä vaiheessa kaikille kirjaimille yhteinen teksti tulostetaan Word-asiakirjaan.

Parametri on suositeltavaa asettaa yhdistämisen aikana helpompaa jatkotyötä varten Kentän varjostus asentoon Aina erottaaksesi lisätyt yhdistämiskentät tavallisesta tekstistä. Kun tämä on käytössä, kentät näkyvät harmaalla taustalla. Luonnollisesti tätä taustaa ei ole painettu.

Vaihe 3. MS Word Merge Wizard työssä

Avaa kirjetiedosto MS Wordissa.

Helpoin tapa yhdistää tiedot on seurata ohjattua yhdistämistoimintoa. Versioissa Word2003 jälkeen Ohjattu yhdistämistoiminto käynnistyypainikkeen kauttaAloita yhdistäminen välilehdellä Uutiskirjeet

Versioissa Ennen Word2007:ää sinun tulee suorittaa valikkokomentoPalvelu - Kirjeet ja postitus - Fuusio.Lisäksi käyttömukavuuden lisäämiseksi versiot ennen Word2007:ää voit näyttää Yhdistämistyökalupalkin

Huomaa vielä kerran, että kirjelomake sisältää vain kaikille kirjeille yhteistä tekstiä, joten valitus näyttää Kunnioitamme sinua!, ja kortin numero ja päivämäärä puuttuvat.

Ohjattu yhdistämistoiminto toimii 6 vaiheessa.

Vaihe 1: valitse lähetettävän asiakirjan tyyppi, meidän tapauksessamme se on Kirjaimet
	Vaihe 2: Valitse dokumentti, jonka perusteella lähetykset luodaan, se voi olla avoin nykyinen dokumentti, mallipohja tai olemassa oleva dokumentti. Kun valitset vaihtoehdon Näyte tai Olemassa oleva asiakirja on mahdollista määrittää haluttu tiedosto Explorerissa. Me valitsemme Nykyinen asiakirja
Vaihe 3: valitse vastaanottajat. Meidän tapauksessamme tietolähde on Excel-taulukko, joten tarkista vaihtoehto Listan käyttäminen. Sitten painikkeella Arvostelu... valitse haluamasi tiedosto Explorerissa
		Kun olet valinnut tiedoston, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on valittu taulukko. Jos tarvitsemme kaikki tietueet, napsauta heti OK. Tarvittaessa voit lajitella luettelon, suodattaa vaaditut tietueet tai etsiä ne sopivilla komennoilla. Suodatus- ja hakuominaisuudet ovat täällä tietysti paljon huonommat kuin Excelissä, mutta voit tehdä yksinkertaisen valinnan tekstin tai numeeristen arvojen perusteella. Lisäksi on mahdollista valita postauksia jakeluun manuaalisesti valintaruutujen avulla :) Meidän tapauksessamme meidän on asetettava suodatin kentän mukaan Uutiskirje arvolla "yes" (arvo "kyllä" näkyy taulukossa, jos klubikortti vanhenee ensi kuussa). Suodatin voidaan asettaa napsauttamalla kentän nimeä ja valitsemalla "kyllä" tai käyttämällä Suodatin-linkkiä samassa valintaikkunassa
Vaihe 4: lisää vaaditut kentät asiakirjaan. Ennen kuin valitset yhden ohjatun toiminnon tarjoamista vaihtoehdoista, aseta kohdistin tekstiin, johon haluat lisätä tietoja. Jos unohdit tehdä tämän, ei hätää, kentät voidaan lisätä mihin tahansa asiakirjaan ja siirtää sitten. Meidän tapauksessamme asetamme kohdistimen sanan "Kunnio" jälkeen ennen huutomerkki. Koska tarvitsemme erilliset kentät, valitsemme Muut elementit...
		Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita yhdistämiskentät. Valitse kenttä Nimi, Lehdistö Lisää, sama kentällä Sukunimi. Ikkunan sulkeminen Yhdistämiskenttien lisääminen ja lisää välilyöntejä lisättyjen kenttien väliin. Jos parametri Kentän varjostus asetettu asentoon Aina, lisätyt kentät näkyvät selvästi harmaata taustaa vasten. Aseta kohdistin numeron jälkeen, napsauta linkkiä uudelleen Muut elementit..., valitse Klubikortin numero - Lisää. Lisää kenttä samalla tavalla Kortin viimeinen voimassaolopäivä Yllä olevien kenttien lisäksi sinun on lisättävä pyynnön loppu th, joka riippuu kentän arvosta Lattia. Tätä varten käytämme erityistä kenttää, jonka avulla voit lisätä yhden kahdesta arvosta tiedoista riippuen. Aseta kohdistin välittömästi sanan "Respect" jälkeen ja paina -painiketta säännöt välilehdellä Uutiskirjeet ja valitse vaihtoehto JOS...NIIN...MUUT. Word2007:ää vanhemmissa versioissa käytetään samanlaista painiketta Lisää Word-kenttä ja sijaitsee työkalupalkissa Fuusio Aseta parametrit avautuvassa valintaikkunassa Kun napsautat OK, saamme tuloksen
Vaihe 5: Tarkastelemme tuloksena olevia kirjaimia navigointipainikkeiden avulla. Tässä vaiheessa voit myös muuttaa vastaanottajaluetteloa käyttämällä suodatinta tai poistamalla valintaruudut. Koska käytimme suodatinta aiemmin, vastaanottajia on jäljellä 3.
		Kun tarkastellaan saatua tulosta lähemmin, huomaamme, että se ei täysin vastaa odotuksiamme Sen sijaan klubikortin numero 001768 näytetään muodossa 1768 , ja päivämäärä ei ole ollenkaan samanlainen kuin meillä: ensin kuukausi ja sitten päivä, vaikka sisään Excel-taulukko kaikki oli ok. Samat ongelmat voivat ilmetä, kun tuodaan soluja, joissa on desimaalilukuja, valuuttamuotoa jne. Johtopäätös on pettymys: yhdistettäessä numeroiden ja päivämäärien muotoilu ei säily. Mutta sieltä on ulospääsy! Word-asiakirjan kentät, joihin tietomme lisätään, ovat koodia, jota voidaan ensinnäkin tarkastella ja toiseksi muuttaa. Jos haluat nähdä kenttäkoodin esimerkiksi seurakortin numeron kanssa, napsauta sitä hiiren oikealla painikkeella (RMB) ja valitse komento Koodit/kenttäarvot. Saamme seuraavan (MERGEFIELD "M__klubikortti" } Emme muuta itse koodia, mutta lisäämme muotoon. Muotoilun lisäämisen periaate on selvä kaikille, jotka ovat edes hieman perehtyneet mukautetun muodon luomiseen Excelissä. Jotta numerossa olisi aina kuusi numeroa, muodon on koostuttava kuudesta nollasta: (MERGEFIELD "M__klubikortti"\# "000000") . Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella kenttää uudelleen - Päivitä kenttä ja näemme numeron vaaditussa muodossa. Teemme samoin päivämäärän kanssa.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ " D.D. MM. VVVV") Ja saamme lopullisen version Lisätietoja Word-kenttäkoodeista on Word-ohjeissa tai osoitteessa