Sélectionnez des requêtes dans Access. Comment définir les conditions de sélection des enregistrements dans une requête ? Les conditions de sélection dans les demandes d'accès sont toutes sauf

La plupart des SGBD modernes ont leur propre version de QBE, qui diffère légèrement de la première description de QBE, proposée à la fin des années 70 du XXe siècle. Examinons certaines des capacités du SGBD QBE MS Access.

Prenons comme exemple une table de base de données relative au trading (Fig. 3.10). Nom de la table TYPE (types de produits). Il comporte des colonnes : produit - noms de produits ; couleur – sa couleur ; coût – le coût du produit.

L'échantillonnage des données peut être effectué selon les options suivantes :

1. Une sélection simple, par exemple : « Obtenez les produits verts de la table TYPE ».

2. Échantillonnage simple avec commande.

3. Échantillonnage avec qualificatifs (conditions). La sélection des enregistrements de la table source peut être basée sur : a) une correspondance exacte ; b) coïncidence partielle ; par rapport.

Les requêtes permettent d'obtenir des tables résultantes dont les champs satisfont certaines conditions (critères). Ces conditions sont précisées dans le formulaire de demande à la ligne Conditions de sélection. Les conditions de sélection sont des expressions logiques constituées d'opérateurs et d'opérandes. Opérateurs de comparaison =,< , >, <>(pas égal), Entre, Dans, Comme et opérateurs logiques Et, Ou, Pas. Les modèles comportant des caractères génériques sont autorisés.

Riz. 3.10. Exemple de table de base de données

Si la valeur exacte n'est pas connue ou s'il est nécessaire de saisir la valeur de manière incomplète, il est alors pratique d'utiliser modèle (exemple) avec des caractères génériques (signes). Exemples de caractères génériques :

* - correspond à n'importe quel nombre de n'importe quel caractère. Exemple : 77* - pour rechercher tous les téléphones dont les numéros commencent par 77.

? - correspond à un caractère de texte. Exemple : 77-4?-0? - pour trouver tous les téléphones dont les numéros contiennent les quatre chiffres spécifiés.

Les modèles sont utilisés en collaboration avec l'opérateur Comme . Cet opérateur vous permet de créer des modèles qui utilisent des caractères génériques lors de la recherche de champs de texte. Par exemple, le nom de famille de l’employé n’est pas connu avec précision. Cela pourrait être Petrov, Petrovsky, Peotrovsky, etc. Ensuite, il faut l'utiliser pour sélectionner en ligne Condition enregistrez comme "Pe*".

On sait que le nom est composé de 4 lettres. Ensuite, l'entrée Like "????" fera l'affaire.

Opérateur Entre spécifie la plage de valeurs. Par exemple, entre 1 et 5

(les bords spécifiés des intervalles sont inclus dans l'échantillon).

Opérateur Dans vérifie l'égalité avec n'importe quelle valeur de la liste spécifiée entre parenthèses. Par exemple, In("stylo","parfum").

Les opérations logiques AND, OR peuvent être spécifiées explicitement dans une expression de condition à l'aide des opérateurs ET Et OU . Par exemple, « parfum » OU « crayon ».

Comme opérandes Les requêtes peuvent utiliser des littéraux, des constantes et des identifiants (liens).

Littéraux sont des valeurs spécifiques perçues par le système au fur et à mesure de leur écriture. Un littéral peut être un nombre, une date ou une chaîne. Par exemple, 1146, #31.01.02 #, "Lipetsk".

Constantes sont des valeurs constantes définies dans Access. Par exemple, Vrai, Faux, Null, Oui, Non.

Identifiant fait référence à un champ, un contrôle ou une propriété. Les identifiants peuvent être des noms de champs, de tables, de formulaires, etc. Ils sont mis entre crochets. Une référence à une valeur spécifique doit indiquer son emplacement dans la hiérarchie des objets de la base de données. Un lien vers un champ dans une table ressemble à [Table Name]![Field Name]. Par exemple, [Employés] ! [Nom de famille].

Il est conseillé de créer la condition de sélection à l'aide du générateur d'expression. Pour ce faire, ouvrez une fenêtre Générateur d'expressions, en cliquant sur le bouton Construire dans la barre d'outils ou en sélectionnant la commande Construire dans le menu contextuel. Vous devez d'abord placer le curseur de la souris dans la cellule de saisie de la condition.

La condition d'un écart exact entre les valeurs de l'un des champs. Si vous devez rechercher des enregistrements dans une table dont les valeurs de champ ne satisfont pas à une certaine condition, utilisez l'opérateur Pas . Pas d'opérateur ou<>est saisi avant la valeur comparée. Exemple. Sélectionnez tous les enregistrements de la table TYPE, à l'exception des enregistrements « crayon » dans le champ Produit. Pour cela, dans le formulaire de demande dans la colonne champ Produit en ligne Condition de sélection Aucun "crayon" n'est saisi.

Condition de correspondance imprécise. Sélection d'enregistrements basée sur des conditions inexactes

des correspondances de valeurs peuvent être obtenues à l’aide de l’opérateur Like. Cet opérateur vous permet de trouver les enregistrements requis, en connaissant uniquement l'orthographe approximative de la valeur du texte. L'opérateur Like peut utiliser des modèles génériques, ce qui étend la possibilité de rechercher des enregistrements lorsque les conditions ne sont pas spécifiées avec précision. Exemple de condition de sélection : Comme « [d-k]* ». Ici - (moins) correspond à n'importe quel caractère de la plage. La plage doit être spécifiée par ordre croissant (d-k, pas k-d).

Sélectionnez les enregistrements par plage de valeurs. Pour spécifier une plage de valeurs dans la fenêtre du concepteur de requêtes, utilisez les opérateurs >,<, Between, Like. Их можно применять с текстовыми, числовыми полями и полями типа даты. Примеры: в строке Condition de sélection possible de saisir : >100,00 ET< 500.00; Between # 01.01.97 # AND #31.03.97#; Like “*”. Напомним, что символ # применяется для данных типа «дата/время».

Exemple 1. Une requête avec une disparité exacte dans un champ et une condition de comparaison dans un autre champ. Une demande de sélection dans la table TYPE de tous les produits non rouges dont le prix est supérieur à 5 est illustrée à la Fig. 3.11 (demande créée en mode Designer).

Il existe quatre types de demandes de modification : supprimer, mettre à jour et ajouter des enregistrements et créer une table.

Demande de suppression supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. Par exemple, une demande de suppression permet de supprimer des enregistrements de produits qui ne sont plus en stock ou pour lesquels il n'y a pas de commande. Avec une demande de suppression, vous ne pouvez supprimer que l'intégralité de l'enregistrement, pas les champs individuels qu'il contient.

Demande de mise à jour des dossiers apporte des modifications générales à un groupe d’enregistrements dans une ou plusieurs tables. Par exemple, les prix de tous les produits laitiers augmentent de 10 pour cent ou les salaires des employés d'une certaine catégorie augmentent de 5 pour cent. Une requête de mise à jour d'enregistrement vous permet de modifier les données des tables existantes.

Demande d'ajout ajoute un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables à la fin d'une ou plusieurs tables. La demande d'ajout est également utile lors des opérations suivantes :

Ajout de champs en fonction des conditions de sélection ;

Ajout d'enregistrements si certains champs d'une table n'existent pas dans une autre. La requête d'ajout ajoutera des données aux champs correspondants et ignorera le reste.

Requête pour créer une tableAvec Crée une nouvelle table basée sur tout ou partie des données d'une ou plusieurs tables. Une requête de création de table est utile pour effectuer les opérations suivantes :

Création d'une table à exporter vers une autre base de données Microsoft Access ;

Création de rapports contenant des données de plusieurs tables ;

Créez une copie de sauvegarde de la table.

Création d'une table d'archives contenant d'anciens enregistrements ;

Amélioration des performances des formulaires et des rapports basés sur des requêtes multi-tables ou des expressions SQL.

Sélection de données dans une table

En mode tableau, vous pouvez effectuer diverses opérations avec les données de ce tableau : visualisation, tri, filtrage, etc. L'un des avantages des requêtes est qu'elles permettent de sélectionner rapidement les données nécessaires parmi plusieurs tables liées. De plus, toutes les techniques utilisées lorsque l'on travaille avec une seule table conviennent également aux requêtes multi-tables complexes.

Après avoir exécuté une requête de sélection, Microsoft Access crée un jeu d'enregistrements contenant les données sélectionnées, avec lequel vous pouvez travailler de la même manière qu'une table.

Le moyen le plus simple de créer une requête basée sur une table est le suivant : ouvrez la fenêtre de la base de données, sélectionnez l'onglet dans la fenêtre de la base de données. Demandes, appuie sur le bouton Créer, sélectionner le mode dans une nouvelle fenêtre Constructeur Et D'accord. Dans la fenêtre "Ajouter une table" suivante, sélectionnez le tableau souhaité, puis cliquez sur les boutons Ajouter Et Fermer.

La fenêtre du concepteur de requêtes (Fig. 10.1) est divisée en deux parties. En haut se trouvent des listes de champs de table ou de requête sur la base desquels une nouvelle requête est créée. En bas se trouve un formulaire QBE (requête par échantillon), dans lequel est effectué le travail de création d'une requête. Chaque colonne du formulaire représente un champ utilisé dans la demande.

Première ligne Le formulaire de requête est utilisé pour sélectionner les champs auxquels peuvent être attribués des noms utilisés lors de l'affichage des enregistrements de requête. En deuxième ligne Le formulaire de requête affiche le nom de la table dans laquelle le champ a été sélectionné. DANS troisième ligne formulaire, vous pouvez spécifier les colonnes que vous souhaitez trier. Cases à cocher dans la ligne du formulaire Sortie affichée sont responsables de l’affichage des champs dans un jeu d’enregistrements. Par défaut, tous les champs inclus dans le formulaire de demande sont affichés. Pour saisir une condition de sélection d'enregistrements, utilisez la ligne Condition de sélection.

Figure 10.1. Fenêtre du générateur de requêtes

Inclure des champs dans une requête. Pour inclure un champ dans le formulaire de demande, vous devez le sélectionner dans le tableau et le faire glisser avec la souris dans le champ correspondant du formulaire de demande.

Définition des propriétés du champ. En général, les champs d'une requête ont les mêmes propriétés que dans la table à partir de laquelle ils sont transférés. Cependant, vous pouvez définir d'autres valeurs de propriété. Pour ce faire, cliquez sur n'importe quelle cellule de la colonne correspondante dans le formulaire de demande et appuyez sur le bouton Propriétés sur la barre d'outils. Après cela, les propriétés du champ sont saisies.

Saisie des conditions de sélection. Si vous devez sélectionner des enregistrements avec une valeur de champ spécifique, vous devez la saisir dans la cellule Condition sélection ce champ. La valeur du texte en tant que condition est placée entre guillemets. Lorsque vous spécifiez une condition de sélection, vous pouvez utiliser des signes de relation < , >, >=, <=, =,< > et opérations logiques ou, et.

De plus, Access fournit des opérateurs spéciaux pour sélectionner la sortie des données dans une requête :

entre- définit la plage de valeurs. Entre 10 et 20 signifie la même chose que l'expression >=10 et <=20 ;

dans- précise la liste des valeurs utilisées pour la comparaison. Expression dans(“ Washington”,” Californie”,” identifiant”) signifie la même chose que l'expression “ Washington ” ou “ Californie ” ou “ identifiant ” ;

comme- cet opérateur permet d'utiliser les symboles suivants lors de la sélection des champs de texte : ?, *,# . Symbole # indique qu'une position donnée doit contenir un nombre, des symboles ? Et * ont le même objectif que dans les noms de fichiers OC MS DOS.

Par exemple, comme “ B*” - signifie que vous devez sélectionner les champs commençant par une lettre DANS.

Accédez aux conditions de sélection des processus pour les dates et les heures dans n’importe quel format. Lors de la saisie, la date ou l'heure doit être entourée de symboles #. Par exemple, #15 avril 1998#, #15/04/98# définissent la même date.

Access fournit plusieurs fonctions que vous pouvez utiliser lors de la définition de critères de filtre pour les dates et les heures :

jour(date de)- renvoie la valeur du jour du mois dans la plage de 1 à 31. Si vous devez sélectionner des enregistrements avec des jours spécifiques du mois, définissez un champ calculé, par exemple, day([Order_date]) et entrez une condition de sélection , par exemple, >10. Dans ce cas, tous les enregistrements de champ dont le champ calculé est >10 sont sélectionnés ;

mois(date de)- renvoie la valeur du mois de l'année comprise entre 1 et 12 ;

année(date de)- renvoie la valeur de l'année comprise entre 100 et 9999 ;

jour de la semaine(date de)- renvoie un entier compris entre 1(dimanche) et 7(samedi), correspondant au jour de la semaine ;

date() - renvoie la date actuelle du système.

Champs calculés. Vous pouvez effectuer des calculs sur n'importe quel champ de table et faire de l'expression calculée un nouveau champ dans le jeu d'enregistrements. Dans ce cas, vous pouvez utiliser toutes les fonctions intégrées à Access et effectuer des opérations arithmétiques sur les champs de table à l'aide des opérateurs : +, -, *, /, \, ^, mod, &. Par exemple, disons qu'il existe un nom de champ appelé « Quantité", où le nombre d'unités de produit et le champ " Prix” , où le coût d'une unité de marchandise est enregistré. Ensuite, pour calculer le coût de la marchandise, vous devez saisir l'expression dans le champ vide du formulaire de demande Quantité*Prix et les valeurs de ces champs seront multipliées.

Spécification des noms de champs calculés. Lorsque vous créez une expression dans un formulaire de requête, Access place le nom de champ par défaut "Expression1:". Vous pouvez modifier ou attribuer des noms de champs, ce qui est important si vous devez les utiliser dans un rapport ou d'autres requêtes. Cela se fait à l'aide de la fenêtre des propriétés. Pour ce faire, cliquez sur n'importe quelle cellule de la colonne correspondante et appuyez sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils et sélectionnez Signature.

Requêtes paramétriques. Les conditions de demande peuvent être incluses directement dans le formulaire de demande, mais afin de le rendre plus universel, au lieu d'une valeur de sélection spécifique, vous pouvez inclure un paramètre dans la demande, c'est-à-dire créer une requête paramétrique.

Pour cela, saisissez une phrase entre crochets dans la ligne « Condition de sélection », qui sera affichée comme « indice » lors du dialogue, par exemple [Entrer le nom]. Il peut y avoir plusieurs paramètres de ce type, chacun pour son propre champ, et le nom de chaque paramètre doit être unique.

Tri des données. Access affiche généralement les enregistrements dans l'ordre dans lequel ils sont extraits de la base de données. Vous pouvez modifier la séquence de sortie des données en définissant l'ordre de tri Ascendant ou Descendant.

Requêtes finales. Parfois, nous ne nous intéressons pas aux enregistrements de table individuels, mais aux valeurs totales des groupes de données. Par exemple, vous devez connaître le volume moyen des ventes pour chaque mois séparément. Cela peut être fait à l’aide d’une requête récapitulative. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton Opérations du Groupe Une nouvelle ligne portant ce nom apparaîtra sur la barre d'outils et dans le formulaire. Dans ce cas, le regroupement est effectué selon tous les champs renseignés dans le formulaire, mais le résultat n'est pas synthétisé. Pour obtenir les résultats, vous devez remplacer Regroupement en ligne Opération de groupeà des fonctions finales spécifiques.

Access fournit plusieurs fonctionnalités pour activer les opérations de groupe. Les principaux :

somme- calcule la somme de toutes les valeurs d'un champ donné dans chaque groupe. Utilisé uniquement pour les champs numériques et monétaires ;

moyenne- Calcule la moyenne arithmétique de toutes les valeurs d'un champ donné dans chaque groupe ;

min, maximum- calcule la plus petite (la plus grande) valeur d'un champ au sein d'un groupe ;

compter- calcule le nombre d'enregistrements dans lesquels les valeurs de ce champ sont différentes Nul.

Sélection d'enregistrements pour former des groupes. Vous ne pouvez pas inclure certains enregistrements dans les groupes de requêtes finaux. Pour ce faire, vous devez ajouter un ou plusieurs champs de filtre au formulaire de demande. Pour créer un filtre dans la ligne Opération Groupe, sélectionnez le paramètre Condition, décochez la case Sortie affichée Pour ce champ, une condition de sélection est introduite.

Les conditions de sélection des champs de requête sont définies dans la ligne du même nom. Si les conditions de cette ligne sont définies pour plusieurs champs, alors elles sont reliées par la fonction logique « ET ». Si les conditions de sélection des différents champs sont définies dans des lignes différentes : Condition de sélection Et Ou, alors ces conditions sont reliées par la fonction logique « OU ». Une requête peut avoir des critères complexes, selon lesquels les champs ont des conditions de filtre définies sur les deux lignes.

Une condition de sélection d'enregistrement est un ensemble de règles prédéfinies dans Access et définies dans la requête par l'utilisateur. Lors de la construction d'un critère de sélection (condition), les requêtes peuvent utiliser des expressions, des opérateurs et des fonctions Access.

Opérateur Entre vous permet de définir un intervalle pour une valeur numérique, par exemple : Entre 300 et 500

Opérateur DANS vous permet de vérifier l'égalité avec n'importe quelle valeur de la liste, spécifiée entre parenthèses, par exemple : IN(3181,3185) ou IN("Moscou", "Saint-Pétersbourg", "Kazan")

Opérateur Comme vous permet d'utiliser des modèles et des symboles de modèle lors de la recherche de données, par exemple : Comme "Mikhailov" ou Comme "M*"

Il est permis d'utiliser des caractères génériques *, ?, #, [list], [!list] dans les littéraux.

? – la position du motif peut contenir n'importe quel symbole : (0 – 9), (Aa – Zz), (Aa – Zaya) ;

* - n'importe quel nombre de caractères ;

# - la position peut contenir n'importe quel nombre ;

[liste] – la position peut contenir n'importe quel caractère de la liste ;

[!list] – la position peut contenir n’importe quel caractère à l’exception des caractères de la liste.

Lors de l'écriture, le modèle est placé entre guillemets doubles.

Comme « A* » – sur le terrain Nom de famille tous les noms de famille commençant par A.

Comme « */1/99 » – sur le terrain date– tous les records de janvier 1999.

Comme « * » – dans le champ Nom– n'importe quel nom commençant par les lettres spécifiées.

Demandes - actions

L'exécution d'une requête - action modifie le contenu de la base de données. Vous devez être prudent lorsque vous exécutez de telles requêtes, car une utilisation imprudente de ces requêtes peut entraîner une perte irréversible d'informations dans la base de données. Par conséquent, Access marque automatiquement les requêtes-actions dans la fenêtre de la base de données avec le symbole « ! ».

Lorsque vous créez une requête, Access crée une requête de sélection par défaut. Si nécessaire, vous pouvez utiliser les commandes du concepteur de requêtes pour spécifier un type de requête différent.

Il existe 4 types de demandes de modification :

Demande d'ajout ;

Demande de mise à jour ;

Demande de suppression ;

Demande de création d'un tableau.

Demande d'ajout vous permet d'ajouter des enregistrements à la table spécifiée, non seulement la base de données actuelle, mais également toute autre base de données. La structure de l'enregistrement de la table de requête ne doit pas nécessairement correspondre à la structure de la table à laquelle les enregistrements seront ajoutés. Par exemple, un enregistrement de requête peut contenir moins de champs s'il n'est pas obligatoire que les champs de la table de réception soient remplis. L'inadéquation des types de champs est autorisée s'il est possible de convertir le type de données d'un champ en type de données d'un autre champ.

Pour créer une demande, vous devez suivre les étapes suivantes :

Créez une requête de sélection et déboguez-la (ajoutez des tables dont les valeurs de champ seront utilisées pour ajouter des enregistrements) ;

Annulez la propriété Display pour les champs de requête ;

Exécutez la commande REQUEST/ADD pour convertir en demande d'ajout. Dans ce cas, la ligne Ajout apparaît dans le formulaire de demande. Ensuite, vous devez inclure dans le formulaire de demande les champs dont les données seront ajoutées au tableau de réception. Vous pouvez également saisir des conditions de sélection des enregistrements à ajouter.

Précisez le nom de la table où les enregistrements seront ajoutés ;

Exécutez la commande REQUEST/Exécuter.

Si la table réceptrice contient un champ clé, alors les enregistrements ajoutés doivent avoir le même champ clé (selon les conditions d'intégrité de la base de données).

La technologie permettant de créer d'autres types de requêtes - actions est similaire.

Demande de mise à jour permet de modifier le groupe d'enregistrements sélectionnés en fonction des critères de sélection. Dans la demande de mise à jour, vous pouvez préciser un ou plusieurs champs en effectuant les paramétrages nécessaires dans la ligne Mise à jour. Pour un champ mis à jour vers une ligne Mise à jour vous devez saisir une valeur ou une expression qui définit une nouvelle valeur. Une fois terminé, une boîte de dialogue s'ouvre indiquant le nombre d'enregistrements mis à jour.

Demande de suppression vous permet de supprimer des enregistrements d'une ou plusieurs tables en même temps. Une demande de suppression supprime des enregistrements de table entiers qui répondent aux critères de sélection. Par conséquent, si vous souhaitez supprimer les valeurs de champs individuels dans un enregistrement, vous devez créer une demande de mise à jour. Lors de l'exécution de cette requête, Access affiche les données qui seront supprimées. Afin de pouvoir visualiser tous les champs des enregistrements à supprimer, vous devez faire glisser le symbole « * » de la première ligne de la liste des champs de la table dont vous souhaitez supprimer les enregistrements avec la souris vers la première ligne. du formulaire de demande, dans la première colonne libre. Dans ce cas, le nom de la table apparaîtra dans cette colonne de la ligne Champ, et la valeur De apparaîtra dans la ligne nommée Supprimer.

Requête pour créer une table crée une nouvelle table basée sur un ensemble de données dynamiques. La nouvelle table conserve les noms, les types de données et les tailles de champ tels qu'ils étaient dans les tables de requête sous-jacentes. Les autres propriétés de champ ne sont pas héritées.

Formes

Le formulaire est un outil pratique pour visualiser la base de données, ainsi que pour saisir des données et les corriger. Un formulaire affiche généralement les champs d'une seule ligne d'une table ou d'une requête. Cependant, un formulaire peut afficher les données de plusieurs tables ou requêtes associées. L'utilisation de formulaires permet de simplifier la saisie des données dans la base de données et de réduire le nombre d'erreurs de saisie. A cet effet le formulaire est complété par :

Formats d'entrée ;

Conditions de vérification des données saisies ;

Masques de saisie pour saisir des informations standardisées ;

Texte explicatif ;

Regroupement de données, rapprochant son apparence d'un formulaire papier.

Lors de la conception d'un formulaire, vous pouvez utiliser des chaînes de texte, des images et des lignes, des boutons, des zones de liste, etc. Le formulaire est conçu à l’aide du panneau d’éléments.

Le formulaire peut être placé sur un seul écran ou sur plusieurs pages d'écran.

Le formulaire peut ou non vous permettre d'ajuster certaines données ou de saisir de nouvelles entrées.

Vous pouvez travailler avec le formulaire selon 3 modes :

En mode conception ;

En mode formulaire ;

En mode tableau.

Le formulaire peut être imprimé. Les formulaires possèdent de nombreuses propriétés qui peuvent être personnalisées pour faciliter leur utilisation et offrir une conception adaptée à tous les goûts.

Lors de la conception d'un formulaire, il est déterminé à partir de quelles tables et requêtes les données doivent être affichées, quels champs doivent être présentés dans le formulaire, si des champs calculés sont nécessaires, quels éléments graphiques doivent être utilisés pour le concevoir - lignes, images, texte explicatif.

Vous pouvez créer un formulaire à l'aide d'un assistant ou en mode conception.

Types de formulaires

Vous pouvez créer les types de formulaires suivants dans Access :

Formulaire en colonne ou formulaire plein écran ;

Forme de bande ;

Forme tabulaire ;

Principal/sous-formulaire ;

Tableau croisé dynamique ;

Forme - diagramme.

Formulaire en colonne est un ensemble de champs de saisie disposés d'une certaine manière avec leurs étiquettes et contrôles correspondants. Le formulaire permet d'afficher les champs d'un seul enregistrement à l'écran.

Forme de bande utilisé pour afficher les champs de plusieurs enregistrements. Les champs ne sont pas nécessairement disposés dans un tableau, mais une colonne est affectée à un champ et les étiquettes des champs sont disposées sous forme d'en-têtes de colonne.

Le formulaire tabulaire affiche données en mode tableau.

Formulaire principal/sous-formulaire est une combinaison de formes de colonnes et de tableaux. Il est logique de le créer lorsque vous travaillez avec des tables liées ayant une relation un-à-plusieurs.

Formulaire de tableau croisé dynamique effectuée par l'Assistant Tableau croisé dynamique Excel, basé sur les tables et requêtes Access (l'Assistant Tableau croisé dynamique est un objet intégré dans Access ; Excel doit être installé pour pouvoir l'utiliser dans Access). Un tableau croisé dynamique est un tableau croisé de données dans lequel les données récapitulatives sont situées à l'intersection des lignes et des colonnes avec les valeurs actuelles des paramètres.

Formulaire avec schéma. Dans Access, vous pouvez insérer un graphique créé par Microsoft Graph dans un formulaire. Graph est une application OLE intégrable et peut être lancée à partir d'Access. Vous pouvez travailler avec un graphique incorporé de la même manière qu’avec n’importe quel objet OLE.

Conception de formulaires

Lors de la création d'un nouveau formulaire, une boîte de dialogue apparaît Nouvelle forme, dans lequel vous devez sélectionner :

Méthode de création d'un formulaire ;

Source de données (dans la liste).

Access propose les méthodes suivantes pour créer un formulaire :

1. Avec candidature Formulaires automatiques. AutoForm vous permet de créer trois types de formulaires standards : colonne, ruban, tableau. Dans ce cas, tous les champs de la source de données sont insérés dans le formulaire.

2. Utilisation de l'assistant de formulaire. Lors du dialogue avec l'utilisateur, l'assistant crée un formulaire de l'un des trois types standards. Dans ce cas, les champs sélectionnés par l'utilisateur dans la source de données sont insérés dans le formulaire.

3. Utilisation du concepteur de formulaires. Le formulaire est conçu par l'utilisateur dans la fenêtre du concepteur de formulaire.

La technologie suivante est pratique lors de la création d'un nouveau formulaire : le formulaire est créé à l'aide d'un formulaire automatique ou de l'assistant de formulaire, puis modifié en mode conception.

La source des données du formulaire est une ou plusieurs tables et/ou requêtes associées.

Structure du formulaire

Le formulaire se compose de cinq sections principales :

1. Titre du formulaire. Le contenu de la zone de titre du formulaire apparaît en haut de la fenêtre du formulaire.

2. En-tête. Le contenu de la zone d'en-tête apparaît après l'en-tête en haut de l'écran sur chaque page du formulaire (si le formulaire est multipage). En règle générale, la zone d'en-tête contient l'en-tête du tableau (en-têtes de colonnes).

3. Zone de données. La zone de données contient des champs dans lesquels les données sont affichées.

4. Pied de page. Le contenu de la zone de pied de page (date, n° de page, etc.) est affiché sur chaque page d'écran en bas du formulaire.

5. Formulaire de note. Le contenu de cette zone apparaît en bas de la dernière page écran du formulaire.

Le formulaire peut contenir toutes les sections ou seulement certaines d'entre elles.

Propriétés du formulaire

Comme tout objet Access, un formulaire possède des propriétés. Les valeurs de ces propriétés déterminent l'apparence du formulaire. La fenêtre "Propriétés" du formulaire peut être appelée par exemple en faisant un clic droit sur le carré noir à l'intersection des règles et en sélectionnant la commande dans le menu contextuel PROPRIÉTÉS.

La fenêtre des propriétés de l'objet sélectionné contient les onglets suivants :

Mise en page – propriétés qui spécifient la mise en page du formulaire ;

Données – propriétés qui définissent la source de données, le type de données, le format, etc. ;

Événements – une liste d'événements associés à l'objet ;

Tout – une liste de toutes les propriétés.

Propriétés de base du formulaire :

Signature(cette propriété se trouve dans l'onglet DISPOSITION) – définit le nom du formulaire, qui est affiché dans la barre de titre de la fenêtre du formulaire.

Mode par défaut yu – détermine le mode d'ouverture du formulaire (formulaire simple, ruban, tableau).

Modes acceptables– la propriété précise s'il est possible de passer du mode tableau au mode formulaire et inversement à l'aide des commandes du menu VIEW. La propriété peut prendre les valeurs suivantes :

tout est possible;

tableau – impossible, seule la visualisation en mode tableau est possible ;

formulaire – impossible, seule la visualisation en mode formulaire est possible.

Autoriser le changement détermine si les données peuvent être modifiées via le formulaire, c'est-à-dire définit le statut en lecture seule.

Autoriser la suppression détermine si l'utilisateur peut supprimer des données via le formulaire.

Autoriser l'ajout détermine si l'utilisateur peut ajouter des enregistrements via le formulaire.

Entrée de données définit le mode d'ouverture du formulaire. Peut prendre les valeurs « Oui » (le formulaire s'ouvre uniquement pour ajouter de nouveaux enregistrements) et « Non » (les enregistrements existants sont affichés dans le formulaire).

Blocage des enregistrements définit comment bloquer un enregistrement et comment l'implémenter lorsque deux utilisateurs tentent de modifier le même enregistrement.

Les propriétés suivantes déterminent si les éléments suivants sont affichés dans la fenêtre du formulaire :

Barres de défilement ;

Bouton du menu Fenêtre ;

Bouton de taille de fenêtre ;

Bouton de fermeture de la fenêtre ;

Type de bordure de fenêtre ;

Bouton d'aide contextuelle.

Champ Numéro d'enregistrement détermine si les boutons permettant de parcourir les enregistrements seront affichés dans la fenêtre du formulaire.

Contrôles de formulaire

Élément de contrôle fait référence à tout objet de formulaire ou de rapport utilisé pour afficher des données à l'écran, concevoir ou exécuter des commandes de macro. Les contrôles peuvent être liés, calculés ou libres.

Associé (ci-joint)) le contrôle est attaché à un champ de la table ou de la requête sous-jacente. Lorsque vous saisissez une valeur dans le champ associé, le champ table de l'enregistrement courant est automatiquement mis à jour. Le champ table est la source de données du contrôle associé.

Calculable le contrôle est créé sur la base d'expressions. Les expressions peuvent utiliser des données de table ou de champ de requête, des données provenant d'un autre contrôle de formulaire ou de rapport, ainsi que des fonctions.

Disponible les contrôles sont conçus pour afficher des données, des lignes, des rectangles et des images sur l'écran. Les contrôles libres sont également appelés variables ou variables mémoire.

Tous les contrôles peuvent être ajoutés à un formulaire ou à un état à l'aide de la barre d'outils Contrôles, qui apparaît lorsque vous travaillez avec le formulaire ou l'état.

Les principaux contrôles sont :

Une inscription– un élément conçu pour afficher du texte. L'inscription peut comprendre une ou plusieurs lignes. Est un élément gratuit. Il existe des inscriptions gratuites et attachées à un autre élément (signatures).

Le texte libre est utilisé pour définir les titres et les commentaires. Créé par le bouton "Inscription" de la barre d'outils.

La signature est créée simultanément à la création de l'élément auquel elle est attachée. La signature est utilisée conjointement avec des champs, des cases à cocher, des boutons radio et des listes.

Des champs– ce sont des éléments destinés à l’affichage de données ou à la saisie de données. Les champs peuvent être attachés ou libres. Le contenu des champs libres n'est enregistré nulle part.

Un champ est l'élément de contrôle principal lorsque vous travaillez avec des bases de données, car il vous permet d'afficher et de modifier les données des tables de la base de données.

L'ajout d'un champ libre au formulaire se fait à l'aide du bouton "Champ" de la barre d'outils. L'ajout d'un champ attaché (lié à un champ de table) se fait en mode conception de la manière suivante :

Dans le panneau « Form Designer », sélectionnez le bouton « Field List » ;

Dans la liste affichée des champs de la table de base, sélectionnez le champ souhaité et faites-le glisser dans la zone de données du formulaire. Vous pouvez faire glisser un ou un groupe sélectionné de champs.

Vous pouvez saisir des champs calculés dans le formulaire. Le champ calculé est un champ libre. Pour le créer, vous devez sélectionner le bouton Champ dans le panneau des éléments et collez-le là où vous voulez le formulaire, puis saisissez l'expression directement dans l'élément Sol" ou comme valeur de propriété Données. Dans un champ calculé, l'expression doit commencer par un signe "=". Les expressions peuvent être saisies manuellement ou générées à l'aide du générateur d'expressions.

Éléments de commande Interrupteurs, interrupteurs, cases à cocher. Le principe de fonctionnement de ces commandes est exactement le même ; elles ne diffèrent que par l'apparence.

Les éléments sont utilisés pour afficher des données booléennes et renvoyer une valeur (-1) à leur champ de table associé si le bouton est vrai, et 0 sinon.

Vous pouvez saisir une valeur par défaut pour afficher un état spécifié. si cette valeur n'est pas définie, l'élément sera dans l'état Null, ce qui correspond à la valeur False.

Groupe– un élément de commande conçu pour accueillir plusieurs commutateurs, boutons radio ou cases à cocher. Les éléments d’un groupe fonctionnent en harmonie. Le nombre maximum d'éléments est de 4 et un élément peut être sélectionné à la fois. Le groupe renvoie un nombre qui correspond au numéro de l'élément sélectionné.

Les contrôles Checkbox et Switch peuvent être utilisés non seulement en groupe, mais également individuellement.

Case à cocher peut être associé à un champ logique de la table ou de la requête sous-jacente. Si une case à cocher est associée à un champ logique dans la table de base, alors l'état Coché/Décoché correspond aux valeurs du champ.

La case à cocher peut être un élément gratuit. Dans ce cas, il est utilisé dans des boîtes de dialogue spéciales pour accepter les entrées de l'utilisateur.

L’élément de commande Switch peut être utilisé de la même manière.

Listes(Liste et Combo Box) sont des contrôles qui permettent de sélectionner la valeur souhaitée parmi plusieurs (listes). Une liste est une collection de lignes contenant des données. Les lignes peuvent contenir une ou plusieurs colonnes avec des en-têtes.

Élément de contrôle Liste peut être attaché (attaché) ou libre. La liste jointe transmet la valeur sélectionnée au champ de table/requête de base. Une liste libre renvoie une valeur qui est utilisée dans un autre élément ou pour rechercher un enregistrement dans la table/requête sous-jacente.

Les listes sont créées à l'aide d'un assistant. La plupart des propriétés de contrôle Liste sont générés automatiquement lors de l'exécution de l'assistant. Ils peuvent alors être modifiés.

Propriétés de base des listes :

1. Type de source de données : table/requête ; liste de valeurs ; liste des champs ; Fonction VBA.

2. Source de données – indique la source de données réelle : pour une table/requête – le nom de la table/requête ; pour une liste de valeurs – les valeurs des éléments de la liste séparées par « ; » (par exemple, Genre – m;f).

3. Colonne attachée – un champ de la table de base à laquelle la liste est attachée.

4. Nombre de colonnes – le nombre de colonnes dans la liste. Si la source de données est une liste de valeurs, les éléments de la liste sont répartis en lignes et colonnes.

5. Largeur de colonne – spécifiée sous forme de valeur numérique à l'aide de « ; ». Vous pouvez masquer une colonne de liste jointe si elle contient plusieurs colonnes. Pour ce faire, vous devez définir la largeur de la colonne sur 0. La valeur ne s'affiche pas lorsque la liste est affichée, mais lorsque vous sélectionnez une ligne, la valeur de la colonne attachée apparaît dans le champ de la table de base.

6. Nombre de lignes – Définit le nombre maximum de lignes affichées dans la zone de liste déroulante.

Boutons– un élément de contrôle utilisé pour effectuer une action. Pour effectuer une action, la propriété du bouton Appuyez sur le bouton doit être associé à une macro ou à une procédure de traitement d’événements.

Le bouton est créé par un assistant. L'assistant permet de créer 30 types de boutons différents et de les associer à des procédures événementielles. Propriété Signature définit le texte sur le bouton. Propriété Dessin définit le design du bouton.

Saut de page, jeu d'onglets- vous permettent de créer des formulaires multipages. L'utilisation la plus pratique de l'élément Ensemble d'onglets. Avec son aide, un formulaire est créé dont les pages sont combinées en un seul contrôle. Le basculement entre les pages se fait en sélectionnant un onglet.

Lors de l'ajout d'un contrôle Ensemble d'onglets dans le formulaire, deux onglets y sont créés. Vous pouvez ajouter n'importe quel contrôle à un onglet, sauf Ensemble d'onglets. Vous ne pouvez pas déplacer d'autres contrôles depuis d'autres parties ou pages du formulaire vers l'onglet ; vous pouvez uniquement les copier.

Vous pouvez redimensionner un élément Ensemble d'onglets, l'ordre et les noms des onglets.

Élément de contrôle Saut de page utilisé pour spécifier des sauts horizontaux entre les contrôles d'un formulaire. Les touches sont utilisées pour naviguer dans les pages Page précédente Et PgDn. Un élément inséré dans un formulaire Saut de page est marqué d'une petite ligne pointillée sur le bord gauche du formulaire.

Lors de la création d'un formulaire multipage, il est conseillé d'ajouter des en-têtes et des pieds de page au formulaire.

Sous-formulaires sont conçus pour afficher un formulaire dans un autre. La forme primaire est appelée forme principale. Une forme subordonnée est celle qui se trouve à l’intérieur de la forme principale.

Le sous-formulaire est le plus pratique pour afficher des tables ou des requêtes ayant une relation un-à-plusieurs. Dans ce cas, le formulaire principal ne peut être affiché que sous forme de formulaire simple et le sous-formulaire est généralement affiché sous forme de tableau. Le formulaire principal peut contenir un nombre illimité de sous-formulaires, à condition que chaque sous-formulaire s'insère dans le formulaire principal. Il est possible de créer un sous-formulaire de deux niveaux d'imbrication

Vous pouvez créer un sous-formulaire :

En ajoutant un élément Sous-formulaire sous la forme;

En faisant glisser un formulaire de la fenêtre de la base de données vers un autre formulaire ouvert ;

Maître des formes subordonnées.

Rapports

Types de rapports

Les rapports sont créés sur la base des données des tables et des requêtes. Principaux types de rapports :

- rapport sur une colonne ku (to column) – est une longue colonne de texte contenant les étiquettes des champs et leurs valeurs de tous les enregistrements de la table ou de la requête ;

- rapport multicolonne– créé à partir d’un rapport dans une colonne et permet d’afficher les données du rapport dans plusieurs colonnes (colonnes de type journal) ;

- rapport sur bande– les données sont organisées sous forme de lignes et de colonnes (comme dans un tableau) ;

- groupe/rapport final– créé à partir d'un rapport sur bande en combinant les données en groupes et en calculant les totaux ;

- autocollants postaux– un type spécial de rapport multicolonne conçu pour imprimer les noms et adresses en groupes ;

- rapport de sous-rapport.

Structure du rapport

Principales sections du rapport :

- titre du rapport– imprimé au début du rapport sur la page de titre, contenant le titre du rapport ;

- en-tête de page– imprimé en haut de chaque page ; contient généralement des en-têtes de colonnes ;

- en-tête de groupe– imprimé avant le traitement du premier enregistrement du groupe ; l'en-tête peut contenir le champ par lequel le regroupement est effectué ;

- zone de données– chaque enregistrement de la source de données est imprimé ;

- note de groupe– imprimé après traitement du dernier enregistrement de groupe ; peut contenir des données récapitulatives pour les enregistrements inclus dans le groupe ;

- bas de page– imprimé en bas de chaque page, peut contenir, par exemple, la date d'impression du rapport, le numéro de page du rapport ;

- note de rapport– imprimé à la fin du rapport après traitement de tous les enregistrements ; il peut contenir des données récapitulatives pour tous les enregistrements.

Conception d'un rapport

Vous pouvez créer un rapport à l'aide d'un assistant ou en mode conception. Les deux méthodes peuvent être utilisées. Les assistants vous permettent d'accélérer le processus de création d'un rapport, puis de l'affiner en mode conception. Les assistants de rapport vous permettent de créer trois types de rapports : rapport en colonnes (simple), groupe/résumé et autocollants de publication.

Technologie pour créer un rapport simple en colonne :

1). Sur un onglet RAPPORTS appuie sur le bouton CRÉER.

2). Dans la fenêtre Nouveau rapport:

Sélectionner l'outil Rapport automatique à la colonne;

Cliquez sur OK.

Technologie pour créer un rapport multi-colonnes :

1). Créez un simple rapport en colonnes.

2). Sélectionner dans le menu DÉPOSERéquipe Paramètres des pages. Dans la boîte de dialogue Paramètres des pages sélectionner l'onglet Colonnes Et mettre:

En groupe Options de grille nombre de colonnes qui doivent apparaître sur chaque page (champ Le nombre de colonnes), largeur d'interligne (champ Intervalle), distance entre colonnes (champ Stolbtsov);

En groupe Taille de la colonne largeur de colonne (champ Largeur) et la hauteur de ligne (marge Hauteur);

En groupe Disposition des colonnes paramètres qui déterminent l’ordre dans lequel les enregistrements sont imprimés : De haut en bas ou De gauche à droite.

3). Sur l'onglet Page sélectionner l'orientation : Livre ou Paysage.

Lors de l'impression d'un rapport multicolonne, le titre, le pied de page, l'en-tête et le pied de page du rapport sont affichés sur toute la largeur du rapport, ce qui vous permet de placer les contrôles de ces sections à des emplacements arbitraires en mode conception. Les titres et notes de groupe, ainsi que la zone de données de groupe, apparaissent dans une colonne de largeur.

Technologie de création d'un rapport de groupe/résumé à l'aide de l'Assistant de rapport

1). Sur un onglet RAPPORTS bouton enfoncé CRÉER.

2). Dans la fenêtre Nouveau rapport:

Sélectionner l'outil Assistant de rapport;

Sélectionnez une source de données sous forme de table ou de requête ;

Cliquez sur D'ACCORD.

3). Dans la fenêtre Générer des rapports(première étape), vous devez générer une liste de champs de rapport ( Champs sélectionnés) de la liste Champs disponibles. Les champs doivent être sélectionnés dans l'ordre dans lequel ils doivent apparaître dans le rapport. Si le rapport est basé sur les données de plusieurs tables/requêtes, vous devez sélectionner dans la liste Table/Requête le nom de la source suivante et sélectionnez les champs correspondants.

4). Si la source de données du rapport est constituée de tables liées, alors à la deuxième étape de la fenêtre Générer des rapports Il est nécessaire de déterminer comment les données seront regroupées.

5). À l'étape suivante, vous pouvez définir votre propre méthode de regroupement des données. Pour cela, dans la liste de gauche, sélectionnez le nom du champ selon lequel vous souhaitez regrouper les données. Après avoir défini le regroupement des données, vous pouvez utiliser le bouton Regroupement définir des intervalles de regroupement.

Pour les champs numériques, vous pouvez définir un regroupement par dizaines, cinquante, centaines, etc. Pour les champs de texte, vous pouvez regrouper par première lettre, par deux premières, par trois premières, par quatre premières et par cinq premières lettres. Si aucun intervalle de regroupement spécial n'est requis, dans la liste Intervalles de regroupement la valeur doit être sélectionnée Ordinaire.

6). Dans la troisième étape, vous pouvez définir l'ordre de tri des enregistrements au sein du groupe et, en cliquant sur le bouton Résultats, ouvrez une fenêtre dans laquelle vous pouvez spécifier quelles opérations finales doivent être effectuées avec les champs numériques des enregistrements inclus dans le groupe ; déterminer ce qui sera affiché dans le rapport : données et totaux ou simplement totaux (la section données est masquée).

7). Dans la quatrième étape, vous pouvez sélectionner l'une des présentations de rapport standard.

8). La cinquième étape est l'un des styles standards. N'importe quel style standard peut être personnalisé ou vous pouvez créer votre propre style. C'est à ça que sert la commande FORMAT / Format automatique.

9). À la dernière étape de l'assistant, vous devez donner au rapport son propre nom ou accepter le nom généré par Access, et utiliser les commutateurs pour déterminer d'autres actions - travailler avec le rapport en mode conception ou afficher le rapport.

Technologie de création d'un groupe/rapport final en mode conception

1). Créez un nouveau rapport en utilisant la commande du même nom – bouton Créer sur l'onglet Rapports dans la fenêtre de la base de données. Sélectionner l'outil - Constructeur, sélectionnez la source de données (table/requête), cliquez sur OK. Une présentation de rapport vierge apparaît dans la fenêtre du concepteur.

2). Créez une présentation de rapport :

2.1). Au chapitre Titre rapporter le contrôle des lieux Une inscription. Le texte de l'inscription sera le titre du rapport généré. Si la section d'en-tête ne figure pas dans la présentation du rapport, vous devez sélectionner la commande VOIR/Titre| Remarque sur le rapport.

2.2). Au chapitre En-tête de page placer le contrôle Signature aux champs qui seront placés dans la zone de données. Si vous n'avez pas d'en-tête dans votre mise en page, vous devez choisir VOIR/En-têtes et pieds de page.

Les en-têtes et pieds de page peuvent être placés dans un tableau de différentes manières. La méthode de placement détermine la valeur de la propriété du rapport En-tête de page Et bas de page:

Toutes les pages– affiché sur toutes les pages du rapport ;

Pas de titre– affiché sur toutes les pages du rapport sauf la première, où se trouve l'en-tête ;

Aucune remarque– affiché sur toutes les pages du rapport sauf la dernière ;

Pas de titre/note– sont affichés sur toutes les pages du rapport sauf la première et la dernière.

Vous devez utiliser la méthode glisser-déposer pour placer les champs dans la zone de données et leurs étiquettes dans la section d'en-tête. Pour placer des contrôles dans un rapport, vous devez :

Développez la liste des champs de la source de données en cliquant sur le bouton Liste des champs barres d'outils ;

Faites glisser le champ souhaité dans la fenêtre du concepteur de rapports. Déplacez l'étiquette du champ vers l'en-tête et le champ lui-même vers la zone de données.

Chapitre Zone de données peut contenir à la fois des champs attachés et calculés. L'ajout de champs calculés revient à ajouter un formulaire

Si le champ de source de données (table/requête) ajouté au rapport a un contrôle sélectionné Champ, puis deux éléments sont ajoutés au rapport : Inscription (signature) Et Champ, interconnectés. Lorsque vous en sélectionnez un, l'autre est automatiquement sélectionné. Lorsque vous déplacez un élément, l’autre bouge également. Pour faire glisser un seul élément d'une paire (par exemple, une signature), vous devez sélectionner l'élément de champ, placer le pointeur de la souris sur le marqueur du coin supérieur gauche (vue - une main serrée avec un index étendu) et faire glisser l'élément à l'endroit désiré.

Le déplacement d'un élément d'une section à une autre (par exemple, de la zone de données vers la zone d'en-tête) doit se faire via le presse-papier (avec les commandes Couper Et Insérer).

En plus des champs liés, vous pouvez également ajouter des champs libres (champs calculés) au rapport.

2.3). Alignez les éléments et redimensionnez les éléments.

Pour modifier la taille des éléments :

Sélectionnez tous les éléments avec la commande MODIFIER/Tout sélectionner;

Exécuter la commande FORMAT/Taille/Par taille de données.

Access dimensionnera le contrôle pour l’adapter au contenu.

Access vous permet également de redimensionner :

- par nœuds de grille– dans ce cas, chaque coin de l'élément de contrôle est décalé vers le coin le plus proche de la grille ;

- au plus haut– augmente la hauteur de tous les éléments jusqu'à la hauteur du plus haut ;

- au plus bas;

- au plus large ;

- selon le plus étroit.

L'alignement est effectué sur un groupe de contrôles de commande sélectionnés FORMAT/Aligner. Pour les rapports contenant des données sous forme de tableau, il est préférable d'aligner les éléments de la zone de données en haut ou en bas.

Pour modifier l'espacement des lignes dans les zones d'en-tête et de pied de page, vous devez déplacer la bordure inférieure de la section. Réduire l’espacement des lignes – aussi haut que possible. Cependant, la propriété Hauteur La zone de données doit avoir une valeur supérieure à la valeur de cette propriété du contrôle le plus élevé.

2.4). Déterminez l'ordre dans lequel les données sont triées et regroupées dans le rapport. Cela se fait dans la fenêtre Tri et regroupement, qui s'ouvre lorsque la commande est exécutée VOIR/AVEC tri et regroupement ou des boutons Tri et regroupement barres d'outils Concepteur de rapports.

Pour déterminer l'ordre de regroupement et de tri des enregistrements, vous devez :

De la liste Champ/Expression sélectionnez le champ selon les valeurs duquel vous souhaitez regrouper les enregistrements. Ce champ définira un groupe d'enregistrements ;

Pour le groupe, précisez l'ordre de tri : croissant, décroissant ;

Définissez les valeurs des propriétés du groupe.

Un groupe peut avoir les propriétés suivantes :

1. en-tête de groupe– détermine si la section sera présente dans le rapport En-tête de groupe. La propriété peut avoir deux valeurs : Oui / Non. Vers la section En-tête de groupe la valeur du champ par lequel le regroupement est effectué peut être placée ;

2. note de groupe– détermine si la section sera présente dans le rapport Note de groupe (Pas vraiment). Chapitre Note de groupe généralement utilisé pour afficher des opérations récapitulatives sur les données des enregistrements de groupe ;

3. Propriété Regroupement détermine la manière dont les données sont regroupées. La liste des valeurs de cette propriété dépend du type de données par lequel vous effectuez le regroupement. Pour les données texte, cette propriété a les significations suivantes :

- en valeur totale– le regroupement est effectué par valeur de champ ;

- par les premiers caractères– le regroupement est effectué par les n premiers caractères de la valeur du champ. Propriété Intervalle précise la valeur de ce n.

Pour les données numériques, la propriété Regroupement matière:

- en valeur totale;

Intervalle – regroupement des enregistrements par valeurs qui se situent dans l'intervalle spécifié.

Propriété Intervalle spécifie une plage de valeurs dans l'intervalle, par exemple, si une propriété a une valeur de 10, le regroupement sera effectué pour les enregistrements dont les valeurs se situent dans l'intervalle 0 - 9, 10 - 19, etc.

Pour les champs de type date/heure, la propriété Regroupement peut avoir les significations suivantes :

En valeur totale ;

Par trimestre ;

Par mois ;

Par semaine ;

Par jours ;

À l'heure;

À la minute près.

4. Propriété Ne déchire pas définit ou annule l'impression obligatoire d'un groupe sur une page, c'est-à-dire s'il faut imprimer différents éléments d'un même groupe (en-tête de groupe, zone de données, note de groupe) sur la même page. La propriété peut avoir les valeurs suivantes :

- Non– annule la disposition obligatoire des éléments de groupe sur la page ;

- groupe complet– les éléments du groupe doivent être imprimés sur une seule page ;

- première zone de données– l'en-tête du groupe est imprimé sur une page si au moins un enregistrement de zone de données se trouve sur cette page.

Pour répéter le titre du groupe sur une nouvelle page, vous devez sélectionner la valeur OUI pour la propriété Répéter une section dans la fenêtre des propriétés de l'en-tête de groupe.

2.5). Pour un rapport de plusieurs pages, déterminez la disposition des sections du rapport. Toutes les sections, à l'exception des en-têtes et des pieds de page, ont la propriété Fin de page, en utilisant les valeurs dont vous pouvez forcer le démarrage d'une nouvelle page. Valeur de la propriété Ne déchire pas:

- absent– l'impression de la section en cours démarre sur la page en cours ;

- avant la section– l'impression de la section en cours commence sur une nouvelle page ;

- rubrique avant et après– l'impression de la section en cours et de la section qui suit celle en cours commence sur une nouvelle page.

Pages d'accès aux données

Pages d'accès aux données sont un type spécial de page Web conçue pour visualiser et travailler sur Internet ou intranet avec des données stockées dans des bases de données Microsoft Access ou Microsoft SQL Server, ainsi que pour utiliser des données provenant d'autres sources telles que Microsoft Excel.

Contrairement aux autres objets Access qui font partie d'une base de données, c'est-à-dire sont dans un fichier avec l'extension .mdb, les pages d'accès sont enregistrées séparément, sous forme de fichiers HTML. Lorsque vous ouvrez une page d'accès aux données dans Internet Explorer, les outils Office 2000 récupèrent les données et la base de données Access, puis les affichent sur la page.

L'ajout d'une condition de sélection à une requête permet de sélectionner non pas tous les enregistrements de la table, mais uniquement ceux qui répondent à certains critères. Par exemple, vous pourriez être intéressé par des contacts remontant à décembre 1999. Modifions la requête en ajoutant une condition de sélection appropriée.

1. Sélectionnez l'icône de demande de liste de contacts dans la fenêtre de la base de données (Fig. 17.4).

Riz. 17.4. Fenêtre Accéder à la base de données

2. Cliquez sur le bouton Constructeur.

3. Dans le formulaire de demande, cliquez sur la cellule Condition de sélection première colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande dans le menu contextuel Construire. La fenêtre Générateur d'expressions s'ouvrira.

4. Dans la liste de gauche du constructeur, cliquez sur le dossier Les opérateurs.

5. Dans la liste du milieu, sélectionnez une catégorie Comparaisons.

6. Dans la liste de droite, double-cliquez sur Entre pour ajouter cet opérateur au bas de la formule.

7. Cliquez pour mettre en surbrillance le premier espace réservé d'expression dans le champ de formule.

8. Dans la liste de gauche du générateur d'expression, double-cliquez pour ouvrir le dossier Fonctions.

9. Cliquez sur le dossier Fonctions intégrées, qui contient les fonctions Access standard.

10. Dans la liste du milieu du générateur d'expression, cliquez sur l'élément Date Heure.

11. Dans la liste de droite, double-cliquez sur la fonction DateValue pour remplacer l'espace réservé Expression par celui-ci.

12. Appuyez deux fois sur la touche -> , en mettant en évidence l'espace réservé "stringexpr".

13. Saisissez le texte « 1.12.99 ».

14. En répétant les étapes 7 à 13, remplacez le deuxième espace réservé Expression par l'expression DateValue ("12/31/99").

Vous devriez vous retrouver avec la formule Entre DateValue ("12/1/99") et DateValue ("12/31/99"). Il vérifie la condition pour que la date soit comprise entre le 1er décembre et le 31 décembre 1999, c'est-à-dire qu'il sélectionne les enregistrements dont la valeur du champ Date fait référence à décembre 1999.

Note Si vous maîtrisez déjà les règles de construction des expressions Access, vous ne pouvez pas utiliser le générateur, mais saisir directement les expressions dans le formulaire de demande.

15. Cliquez sur le bouton D'ACCORD. La formule construite apparaîtra dans la cellule Condition de sélection de la première colonne du formulaire de demande. Si vous sélectionnez des enregistrements du même mois, la date exacte du contact peut ne pas être pertinente. Vous ne pouvez pas supprimer complètement ce champ du formulaire de demande, car il est nécessaire de mettre en œuvre la condition de sélection. Cependant, n'importe quel champ peut être masqué, c'est-à-dire ne pas être inclus dans le résultat de la requête.

16. Décochez Sortie affichée la première colonne de la requête (Figure 17.5).

Riz. 17.5. Masquer un champ dans Access

17. Cliquez sur un bouton Lancement barre d'outils, complétez la demande.

Lors de la création de requêtes, il est important de formuler correctement les conditions de sélection des enregistrements dans la base de données. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans MS Access :

· critère d'échantillonnage simple ;

· écart exact entre les valeurs d'un champ ;

· correspondance inexacte des valeurs de champ ;

· sélection par plage de valeurs ;

· combiner les critères de plusieurs domaines ;

· condition de sélection des résultats des calculs finaux.

Critère d'échantillonnage simple . Les enregistrements sont sélectionnés en fonction des valeurs de champ correspondantes. Par exemple, depuis le terrain Ville vous devez sélectionner les valeurs Minsk. Pour cela, dans le formulaire de demande dans la ligne Condition de sélection dans la colonne Ville la valeur est saisie à partir du clavier "Minsk".

Écart exact entre les valeurs d'un champ. Tous les enregistrements sont sélectionnés dans la base de données, à l'exception de ceux pour lesquels une condition est spécifiée. Par exemple, vous devez sélectionner tous les enregistrements avec le champ Ville, sauf ceux qui ont une valeur dans ce champ Minsk. Pour ce faire, dans la ligne Conditions de sélection dans la colonne Ville l'expression est saisie Pas "Minsk" ou <>"Minsk". Opérateur logique Pas exclut les entrées avec une valeur Minsk, opérateur de comparaison<>signifie "pas égal".

Correspondance de valeur de champ inexacte. Cette condition peut être définie si les valeurs des champs ne sont pas connues. L'opérateur de comparaison est utilisé pour l'échantillonnage Comme(comme). A côté de l'opérateur, un motif contenant ou la valeur exacte est écrit, par exemple, Comme "Petrov", ou incluant des caractères génériques, par ex. Comme "Animal de compagnie*".

Access autorise les caractères génériques suivants :

? - n'importe quel signe ;

* - zéro ou plusieurs caractères ;

#- n'importe quel chiffre ;

[liste de caractères] - n'importe quel caractère de la liste de caractères ;

[!list of Characters] - tout caractère non inclus dans la liste.

En plus de la liste de caractères, les crochets peuvent délimiter une plage de caractères, par exemple [B-R]. La condition [b-rB-R] vous permet de sélectionner à la fois des lettres majuscules et majuscules.

Étant donné que Comme "[BR]*" Tous les noms commençant par B ou R sont sélectionnés.

Sélectionner par plage de valeurs. Pour définir une plage de valeurs, les opérateurs suivants sont utilisés :

> (plus),

>= (pas inférieur, supérieur ou égal à),

< (moins ),

<= (pas plus, inférieur ou égal à) (par exemple, >= 10).

Entre ... et ... (permet de vérifier s'il appartient à une plage dont les limites supérieure et inférieure sont reliées par l'opérateur logique ET (par exemple, entre 1990 et 1995).

Les opérateurs peuvent être utilisés avec des champs de texte, numériques et de date.

Combinaison des critères d'un champ. Si plusieurs conditions sont imposées sur un champ, alors les expressions conditionnelles peuvent être connectées à l'aide d'opérateurs Ou (OU) Et Et(ET).

Combinaison de critères de plusieurs champs. Une demande peut contenir plusieurs conditions de sélection. Dans ce cas, il existe deux options pour sélectionner les enregistrements :

un enregistrement n'est sélectionné que si toutes les conditions sont remplies, ce qui correspond à une opération logique ET. La demande est appelée Et-requête;

un enregistrement est sélectionné lorsqu'au moins une condition est remplie, ce qui correspond à une opération logique OU. La demande est appelée Requête OU.

Lors de la construction Requête OU Chaque condition incluse dans le critère doit être située sur une ligne distincte. Lors de la construction Je-requête Chaque condition incluse dans le critère doit être située sur une seule ligne.

DANS requêtes finales Il existe deux types de critères de sélection d'enregistrements.

Le premier type élimine les enregistrements qui ne répondent pas aux critères avant d'effectuer les calculs finaux. Le deuxième type de critères est appliqué au résultat des calculs finaux.