Créez une source de données pour le publipostage dans Word. Utiliser Excel comme source de données pour le processus de fusion Créer une source de données dans Word

Récemment, j'ai vu une image sauvage dans une organisation :)

L'entreprise déménageait dans un nouveau bâtiment - de la région de Moscou à Moscou. Il s'agit donc de modifier les termes essentiels du contrat de travail pour tous les salariés. Selon la procédure, les salariés doivent être notifiés contre signature du déménagement à venir, puis des accords complémentaires à leur contrat de travail doivent être conclus avec chacun. L'organisation emploie environ 1,5 mille personnes, le service RH doit préparer de toute urgence des documents.

Que se passe-t-il ensuite ?
Le responsable du service RH adresse une demande au service technologies de l'information sur l'amélioration du système du personnel : il est nécessaire de créer formulaires imprimés- notification et accord complémentaire. IT répond qu'une telle amélioration coûtera plusieurs milliers d'euros, que les coûts ne sont pas inclus dans le budget et que, entre autres, la mise en œuvre n'est possible que dans deux mois.

Envoyant des malédictions au service informatique, les responsables des ressources humaines se rendent au travail le week-end, laissant les jeunes enfants à la maison. Une prouesse de travail immortelle : 3 000 documents ont été créés en deux jours ! Le nom et les détails du passeport de chaque employé ont été ajoutés manuellement au modèle, et ainsi de suite 3 000 fois !

Pourront-ils se pardonner d'avoir perdu leur temps aussi médiocrement lorsqu'ils découvriront qu'en utilisant Fusion et publipostage modèle en Word avec un tableau Excel contenant des données personnelles, cela pourrait être fait en une vingtaine de minutes :)

ÉTAPE 1. Créez un modèle de document dans Word.

Les données qui vont changer sont surlignées en rouge : nom, prénom, patronyme, numéro, date du contrat de travail, fonction, service et terminaisons dans les mots respectés et reçus selon le sexe.

ÉTAPE 2. Créez une source de données dans Excel.

Après avoir configuré la fusion, le programme remplacera les données de la source dans le modèle. Chaque ligne est un document distinct.

ÉTAPE 3. Revenez au modèle de document que nous avons créé dans Word. Il faut travailler avec l'onglet « Mailouts », l'étudier attentivement.

Cliquez sur le bouton « Sélectionner les destinataires », sélectionnez l'option « Utiliser la liste existante » et ouvrez la source de données (un fichier Excel contenant des informations sur les employés).

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la feuille de fichier contenant les données nécessaires.

ÉTAPE 4. Placez le curseur à l'endroit dans le texte du modèle où vous souhaitez insérer les données de la source, cliquez sur le bouton « Insérer un champ de fusion » et sélectionnez le champ souhaité.

Voici à quoi ressemble mon modèle une fois tous les champs de fusion insérés :

ÉTAPE 5. Créez des règles qui modifient les terminaisons des mots « cher » et « reçu » en fonction du sexe de l'employé.

Placez le curseur après la fin du mot. Cliquez sur le bouton « Règles » et sélectionnez « IF…THEN…ELSE » dans la liste déroulante.

Nous écrivons la règle : si le sexe est féminin - alors..., sinon...

ÉTAPE 6. Formatez les dates.

Si vous avez déjà utilisé Mailings (Fusion), vous avez probablement constaté que les dates transférées depuis Excel sont complètement différentes dans Word. Par exemple, au lieu du 19/06/2012, vous verrez très probablement le 19/06/2012 ; il est peu probable que ce résultat vous convienne.

Manger différentes façons Pour résoudre ce problème, utilisons le plus simple et le plus pratique.

Appuyons sur la combinaison de touches Alt+F9, nous pouvons maintenant voir les codes des champs de fusion.

Dans le code du champ Contract_Date, nous mettons une barre oblique inverse avant l'accolade fermante, et après elle une clé de formatage :
(MERGEFIELD "Contrat_date" \@ "JJ.MM.AAAA" }
@ - désignation de la date, "JJ.MM.AAAA" - clé de format de date du formulaire 19.06.2012 .
Vous pouvez utiliser n'importe quel autre format. Par exemple, pour que la date ressemble à 19 juin 2012, utilise la clé \@ "JJ MMMM AAAA".

Pour quitter le mode d'édition de code, appuyez à nouveau sur Alt+F9.

ÉTAPE 7. Cliquez sur le bouton « Afficher les résultats » pour vérifier ce qui s'est passé.

ÉTAPE 8. Modification de la liste des employés.

En cliquant sur le bouton "Modifier la liste des destinataires", vous pouvez exclure des entrées individuelles de la liste, vérifier les doublons, définir un tri ou des filtres.

Vous devez accorder une attention particulière au tri afin de ne pas perdre de temps à trier les documents une fois imprimés. Il est plus pratique de trier par nom d’employé ou par nom de service.

ÉTAPE 8. Terminez la fusion.

Cliquez sur le bouton "Rechercher et fusionner". Si vous sélectionnez l'option Imprimer les documents, les documents seront envoyés directement à l'imprimante. Si vous devez réviser des documents et apporter des modifications avant de les imprimer, sélectionnez « Modifier des documents individuels ».

Un séparé Fichier Word avec les résultats de la fusion.

Prêt! Profitez du temps que vous gagnez !

MISE À JOUR en réponse au commentaire alexey_lao :
À l'aide d'une simple macro, vous pouvez enregistrer chaque document dans un fichier distinct.

Nous enregistrons notre modèle sous forme de fichier avec l'extension .docm (fichier Word avec prise en charge des macros).

Appuyez sur la combinaison de touches Alt+F8 (appel de la fenêtre Macro).

Dans la fenêtre qui s'ouvre, définissez le « Nom » de la macro (par exemple, SaveFiles) et sélectionnez notre fichier avec le modèle dans la liste déroulante « Macros de » (je préfère créer des macros directement dans le fichier pour qu'elles fonctionner même lorsque le fichier est ouvert sur un autre ordinateur). Cliquez sur le bouton "Créer".

A l'endroit où le curseur clignote, écrivez le code de la macro :

Dim DocNum comme entier
Pour DocNum = 1 à ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = DocNum
Avec ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Vrai
Avec .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
Terminer par
.Exécuter Pause :=Faux
Terminer par
Avec ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FormatFichier :=wdFormatXMLDocument
.Fermer
Terminer par

Au lieu de C://Test/, saisissez l'adresse du dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les documents.
Nous fermons la fenêtre de l'éditeur Visial Basic et revenons à notre document avec le modèle.

Appuyez à nouveau sur Alt+F8, sélectionnez la macro SaveFiles dans la liste et cliquez sur le bouton "Exécuter".

Pendant que l'ordinateur crée et enregistre chaque document tour à tour, vous pouvez prendre une tasse de café et un cookie. Ou rentrez chez vous dormir s'il y a plus de quelques centaines de documents :)

______________

Vous pouvez télécharger des fichiers avec des exemples ici :
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Expérience!

Nous allons maintenant examiner un exemple d'implémentation de la façon dont vous pouvez effectuer fusionnement Données de mots avec des données Microsoft SQL Server, dans ce cas, ce processus sera automatisé au moyen Accès VBA 2003.

De nombreuses personnes savent probablement déjà comment fusionner des documents Word, par exemple avec une source. Données Excel ou avec le même serveur SQL, mais tout le monde ne sait pas comment automatiser ce processus ou l'implémenter dans un programme.

Un jour, j'ai été confronté à la tâche d'automatiser la fusion d'un certain modèle Word avec des données situées sur un serveur SQL, et tout cela a dû être implémenté dans un programme développé sous Access 2003 (projet ADP). Et aujourd'hui, je vais montrer un exemple de résolution de ce problème.

Donnée initiale

Et d'abord, regardons les données initiales, c'est-à-dire Ce que nous avons.

Ainsi, en tant que client, comme je l'ai déjà dit, nous aurons un projet ADP Access 2003. La source de données pour l'exemple sera SQL Server 2012 Express. Installé sur l'ordinateur Microsoft Office 2013 (et Accès 2003).

Créons une table de test sur le serveur et remplissons-la de données ( valable dans la base de données Test). Pour ce faire, vous pouvez exécuter l'instruction SQL suivante.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONTRAINTE CLÉ PRIMAIRE CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Ordinateur", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Phone", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable(ProductName, Price) VALEURS ("Tablette", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Imprimante", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Créer un fichier de connexion à la source de données MS SQL Server

Créons maintenant un fichier de connexion (ODC) à notre source de données. Ce fichier agira comme une sorte de « modèle de fichier de connexion", puisque par la suite nous pouvons et allons redéfinir à la fois la base de données et la requête SQL elle-même.

Pour créer un fichier de connexion au serveur SQL, ouvrons Word et de manière standard créons ce fichier, c'est à dire. en utilisant la fonctionnalité " Lettres d'information». ( D'ailleurs, nous avons déjà examiné un exemple de création d'une connexion à un serveur SQL à partir d'Excel dans le matériel - Excel - Connexion et réception de données d'un serveur SQL).

Puis dans la fenêtre de sélection d’une source de données, cliquez sur le bouton « Créer».

Saisissez ensuite l’adresse du serveur et cliquez sur « Plus loin».

Ensuite, nous sélectionnons la base de données et la table à connecter, je vous le rappelle encore, ce n'est qu'un modèle, nous allons remplacer tous ces paramètres, cliquez sur " Plus loin».

Et enfin, nous entrons un nom clair pour le fichier de connexion, et nous pouvons également l'enregistrer immédiatement dans le répertoire dont nous avons besoin en cliquant sur le bouton " Revoir", par défaut il est enregistré dans « C:\Users\UserName\Documents\Mes sources de données." Cliquez sur " Prêt».

Ça y est, le fichier est créé, on peut fermer Word sans enregistrer.

Création d'un modèle de fusion Word

Préparons maintenant le modèle Word, c'est-à-dire Il s'agit du document dans lequel nous insérerons les données de la base de données du serveur SQL.

Toute préparation se résume au fait que nous devons insérer les champs de fusion là où nous en avons besoin. Cela se fait comme suit. Onglet " Insérer -> Blocs express -> Champ».

A la recherche d'un terrain CHAMP DE MERGE et saisissez le nom du champ qui correspondra au champ dans la source de données ( dans mon cas, c'est ProductName et Price). Cliquez sur " D'ACCORD».

Puisque j'ai ce modèle de test, il n'y aura pratiquement pas de texte et je n'afficherai que deux champs, vous aurez probablement beaucoup de texte et de nombreux champs de fusion.

Code VBA Access 2003 pour fusionner un document Word avec une source de données MS SQL Server

Il ne reste plus qu'à écrire le code VBA qui réalisera la fusion. Par exemple, ajoutons un bouton StartMerge et un champ Prix au formulaire pour filtrer les données. Ensuite dans l'éditeur Visual Basic nous écrirons une procédure de fusion, par exemple avec le nom MergeWord, et dans le gestionnaire d'événements du bouton StartMerge ( appui sur le bouton) insérez le code d'appel de cette procédure. Le code entier ressemblera à ceci ( je l'ai commenté). Permettez-moi de préciser tout de suite que j'ai le modèle Word et le fichier ODC dans le répertoire D:\Test\.

"Procédure d'exécution d'une fusion Private Sub MergeWord (TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Premier paramètre - Chemin d'accès Modèle Word"Deuxième paramètre - Chaîne de requête de base de données en cas d'erreur GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "Modèle de fichier ODC pour la connexion de données PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" If TemplateWord<>"" Puis "Créer Document Word Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Créer une connexion à la source de données (MS SQL Server) "Nous prenons certaines données de la connexion ADP actuelle du projet ConnectString="Provider=SQLOLEDB .1; " & _ "Sécurité intégrée=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Data Source ") & "; " & _ "Utiliser la procédure pour Prepare=1;" & _ "Traduction automatique=Vrai ;" & _ "Taille du paquet = 4096 ;" & _ "Utiliser le cryptage pour les données=False ;" "Définissez la source de données WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Rendre Word visible WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Commencer à fusionner avec WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument . SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False Terminer par "Fermer le modèle sans enregistrer WordDoc.close (wddonotsavechanges) Définir WordDoc = Rien Définir WordApp = Rien d'autre MsgBox "Aucun modèle à fusionner", vbCritical, "Erreur" Fin si Ex1 : Quitter Sub Err1 : MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Définir WordDoc = Rien Définir WordApp = Rien Reprendre Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz(Me.Price, " ")<>"" Then Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Appelez la procédure de fusion Appelez MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) Fin du sous-marin

Nous sauvegardons et vérifions le travail.

Après avoir cliqué sur le bouton (StartMerge), Word démarrera, dans lequel toutes les données ont déjà été renseignées et il y aura autant de documents qu'il y a de lignes dans la source.

Comme vous pouvez le constater, tout fonctionne. C'est tout pour moi, j'espère que le matériel a été utile. Au revoir!

Dans l'article du numéro précédent, nous avons appris que la méthode de fusion permet de créer une source de données à l'aide de Word. Dans cet article, nous verrons comment obtenir des informations sur les sources de données à partir de Tableaux Excel.

La source de données peut être utilisée dans les versions de Word 2000/2002/2003/2007, mais le processus de création est le même pour n'importe quelle version de Word. Décrivons donc l'algorithme de création d'une source de données :

1. Ouvrez Excel.
2. Dans le tableau qui apparaît, dans la cellule A1, saisissez le nom du premier champ (par exemple, un pays), en B1 – seconde (par exemple, indice) etc. (Fig. 1).

Riz. 1. Tableau de données

Utiliser un tableauMot 2000/2002

1. Ouvrez ou créez un document principal dans Word.
2. Fusionnement bouton ( Boîte de dialogue Fusionner).
3. Fusionnement dans la deuxième étape, sélectionnez le bouton Obtenir données, et de la liste - Source de données ouverte(Fig.2).

Riz. 2. Liste déroulante Source de données ouverte

1. Dans une nouvelle boîte de dialogue Ouverture d'une source de données dans la liste déroulante Type de fichier sélectionner LivresMSExceller.
2. Ouvrez le fichier sélectionné en cliquant sur le bouton Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît MicrosoftExceller(Fig. 3) spécifiez une plage ou un nom.

Riz. 3. Fenêtre MicrosoftExceller

Le fichier résultant Exceller est devenu, pour ainsi dire, « lié » en tant que source de données, vous pouvez donc désormais insérer des champs de fusion dans le document principal, et également fusionner la source de données avec le document principal comme expliqué dans l'article précédent.

Règle de sélection des enregistrements à inclure dans le processus de fusion avec le document principal

Les enregistrements qui répondent à certains critères spécifiés peuvent être inclus dans le processus de fusion. Les liens sont utilisés pour sélectionner des enregistrements OU, ET.

Pour définir des critères de sélection :

1. Ouvrez le document principal.
2. Sélectionnez dans la barre d'outils Fusionnement bouton ( Boîte de dialogue Fusionner).
3. Dans la boîte de dialogue Fusionnement dans la troisième étape, sélectionnez le bouton Sélection enregistrements.

En conséquence, une boîte de dialogue apparaîtra Sélection des enregistrements.

1. Dans l'onglet Sélection des enregistrements boite de dialogue Sélection des enregistrements dans la colonne Champ Dans la liste déroulante, sélectionnez le nom du champ sur la valeur duquel la condition sera appliquée.
2. En colonne Opérateur sélectionner l’opération de comparaison.
3. En colonne Signification Entrez la valeur à comparer.
4. Après avoir défini tous les critères, fermez la fenêtre Sélection des enregistrements en appuyant sur le bouton D'ACCORD(Fig.4) .

Riz. 4. Fenêtre Sélection des enregistrements

1. Dans la boîte de dialogue Fusionnement cliquez sur le bouton Fusionner ou sur la barre d'outils Fusionnement appuie sur le bouton ( Fusionner dans un nouveau document).

Utiliser un tableauExcel comme source de données dansMot 2003

1. au menu Service choisis une équipe Lettres et mailings, puis la commande Fusionnement.
2. Dans le volet des tâches qui s'ouvre Fusionnement, en utilisant le bouton Plus loin, passer à la troisième étape de l'assistant Sélection des destinataires, puis cliquez sur la commande
3. Recherchez le fichier de feuille de calcul Excel requis et ouvrez-le en double-cliquant dessus.
4. Confirmez que la première ligne de données contient les en-têtes de colonnes (ce sont les champs de fusion) (Figure 5).

Riz. 5. Fenêtre Sélectionner un tableau

Note. Dans la fenêtre Fusionner les destinataires vous pouvez modifier les entrées.

1. Passons à la quatrième étape, sélectionnez la commande
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît Ajouter un champ de fusion(Fig. 6) sélectionnez un champ dans la liste, après avoir positionné le curseur de la souris à l'endroit du document principal où doit se trouver le champ de fusion.

Riz. 6. Boîte de dialogue Ajouter un champ de fusion

S'engager sur La sélection des enregistrements à inclure dans le processus de fusion avec le document principal dans Word 2003 est nécessaire, en passant à la troisième étape, sélectionnez la commande, et dans la boîte de dialogue Fusionner les destinataires(Fig. 7) décochez la case R de l'entrée à laquelle le texte du document principal ne doit pas être envoyé.

Riz. 7. Boîte de dialogue Fusionner les destinataires

Utiliser un tableauExcel comme source de données dansMot 2007

1. Sur l'onglet Bulletin en groupe Fusionnement choisis une équipe Sélectionner les destinataires.
2. Sélectionnez (Fig. 8), recherchez fichier requis dans la boîte de dialogue Sélection d'une source de données et ouvrez-le.

Riz. 8. Sélection de l'équipe Utiliser la liste existante

Note. Après avoir sélectionné un fichier, les commandes de l'onglet deviendront actives

1. Cliquer sur Modifier la liste des champs quand la liste change.
2. Cliquer sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez un champ dans la liste, après avoir positionné le curseur de la souris à l'endroit du document principal où doit se trouver le champ de fusion.

Sélection des enregistrements à inclure dans le processus de publipostage dans Word 2007

1. Dans l'onglet Lettres d'information en groupe Commencer la fusion Presse Sélectionner les destinataires et sélectionnez dans la liste déroulante du menu Utiliser la liste existante.
2. Recherchez le fichier de feuille de calcul Excel requis et ouvrez-le en double-cliquant dessus.
3. Confirmez que la première ligne de données contient les en-têtes de colonnes (ce sont les champs de fusion).
4. Dans l'onglet Lettres d'information en groupe Commencer la fusion sélectionner Modifiez la liste des destinataires.

5. Dans la boîte de dialogue Fusionner les destinataires (Fig. 9), décochez la case R de l'entrée à laquelle vous ne souhaitez pas envoyer le texte du document principal.

Riz. 9. Fenêtre Fusionner les destinataires

Principaux avantages de l'utilisation d'Excel comme source de données pour le processus de fusion

1. Gain de temps, car il n'est pas nécessaire d'effectuer le même travail à plusieurs reprises.

2. Automatisation du flux de travail en créant plusieurs copies d'un modèle de document avec divers détails.

3. Commodité et facilité d'exécution du travail, qui ne comprend que trois étapes : créer le document principal, créer une source de données et les fusionner directement.

GÉORGIE. Serova, prof. RSUH

7 Conférence n°8

Fusion de documents.

Le publipostage est utilisé lorsque vous devez créer un ensemble de documents, tels que des étiquettes d'adresse ou des lettres sur papier à en-tête, qui sont envoyés à un grand nombre de clients. Chaque lettre ou autocollant contient des informations à la fois générales et individuelles. Par exemple, la lettre doit s'adresser au client par son nom de famille. Les informations individuelles pour chaque lettre ou autocollant proviennent d'une source de données.

Le processus de fusion comprend plusieurs étapes générales.

Mise en place du document principal. Le document principal contient du texte et des graphiques communs à toutes les versions du document maître, comme une adresse de retour ou une formule de salutation sur papier à en-tête.

Connecter un document à une source de données. La source de données est un fichier contenant des informations qui doivent être insérées dans le document, telles que les noms et adresses des destinataires de la lettre.

Affinez la liste des destinataires ou des éléments. Application Microsoft Mot de bureau crée une copie du document maître pour chaque élément ou enregistrement du fichier de données.

Ajout d'espaces réservés de texte (champs de fusion) à un document Lorsque vous fusionnez, les champs de fusion sont remplis avec les données du fichier de données.

Aperçu et réalisation d'une fusion Vous pouvez prévisualiser chaque copie avant d'imprimer l'ensemble des copies d'un document.

Les commandes d'onglets sont utilisées pour fusionner avec le courrier Lettres d'information.

Vous pouvez également fusionner à l'aide du volet des tâches Fusionnement, ce qui vous permet d'effectuer l'ensemble du processus étape par étape. Pour utiliser le volet Office, en groupe Commencer la fusion sur l'onglet Lettres d'information sélectionner un article Commencer la fusion, puis pointez Assistant de fusion étape par étape.

Mise en place du document principal

Lancez l'application Word.

Par défaut, un document vierge s'ouvre. Laissez-le rester ouvert. Si vous le fermez, les commandes que vous devez exécuter à l'étape suivante ne seront plus disponibles.

Sur l'onglet Mail en groupe Fusionnement choisis une équipe Commencer la fusion.

Cliquez sur le type de document que vous souhaitez créer.

Par exemple, vous pouvez créer les types de documents suivants.

Ensemble d'enveloppes Les adresses de retour sur toutes les enveloppes sont les mêmes, mais l'adresse du destinataire est unique dans chaque cas. Sélectionnez un élément Enveloppes et sur l'onglet Options d'enveloppe boite de dialogue Options d'enveloppe Veuillez indiquer vos préférences concernant la taille de l'enveloppe et le formatage du texte.

Ensemble d'autocollants d'adresse Chaque autocollant contient un nom et une adresse uniques. Sélectionnez un élément autocollants et dans la boîte de dialogue Options d'autocollants indiquez s'il vous plait type souhaité autocollants.

Ensemble de documents sur papier à en-tête ou messages E-mail Le contenu de base de toutes les lettres ou messages est le même, mais chacun d'eux contient des informations destinées à un destinataire spécifique, par exemple son nom, son adresse ou toute autre information. Pour créer ces types de documents, sélectionnez des lettres ou e-mails.

Répertoire ou dossier Chaque élément affiche le même type d'informations, comme un nom ou une description, mais elles sont uniques à chaque élément. Cliquez sur catalogue pour créer ce type de document.

Reprise de la fusion

Si vous devez interrompre votre travail de fusion, vous pouvez enregistrer le document principal et reprendre la fusion plus tard. Microsoft Office Word enregistre la source de données et les données de champ. Si vous avez utilisé le volet des tâches Fusionnement, Word reviendra au point où vous souhaitez reprendre la fusion.

Lorsque vous êtes prêt à reprendre la fusion, ouvrez le document.

Word demandera une confirmation pour ouvrir le document, ce qui exécutera la commande SQL.

Puisque ce document est connecté à une source de données, cliquez sur Oui. Le texte du document apparaît avec tous les champs insérés.

Connecter un document à une source de données

Pour effectuer une fusion de données dans un document principal, vous devez connecter le document à une source de données ou à un fichier de données.

Sélection d'un fichier de données

Sur l'onglet Mail en groupe Fusionnement choisis une équipe Sélectionner les destinataires.

Suivez ces étapes:

Ouvrir le dossier de candidature Microsoft Word. Ce document doit contenir un tableau. La première ligne du tableau doit contenir les titres et les lignes restantes doivent contenir les entrées qui doivent être incluses dans le document composé. Vous pouvez également utiliser une source de données d'en-tête comme source de données (Source de données d'en-tête. Un document contenant une ligne (ou un enregistrement) d'en-tête utilisé pour fusionner la source de données spécifiée avec le document de fusion principal.).

Affiner la liste des destinataires ou des éléments

Si vous vous connectez à un fichier de données spécifique, vous ne souhaiterez peut-être pas transférer les données de tous les enregistrements du fichier de données vers le document principal.

Pour limiter la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble d'éléments de fichier de données, procédez comme suit :

Sur l'onglet Mail en groupe Fusionnement choisis une équipe Liste d'édition.

Dans la boîte de dialogue Destinations de fusion

Sélection d'enregistrements individuels Cette méthode est particulièrement utile si la liste est courte. Cochez les cases en regard des destinataires qui doivent être inclus dans la liste et décochez les cases en regard des destinataires qui doivent être exclus de la liste.

Si vous savez que vous souhaitez inclure uniquement quelques enregistrements dans le document maître, vous pouvez décocher la case dans la barre de titre, puis sélectionner uniquement les enregistrements souhaités. De même, si vous souhaitez inclure la majeure partie de la liste dans votre document, cochez la case dans la barre de titre, puis décochez les entrées que vous ne souhaitez pas inclure.

Tri des entrées Cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous souhaitez trier. La liste est triée par ordre alphabétique croissant (A à Z).

Filtrage des entrées Cette fonctionnalité est utile si la liste contient des entrées que vous ne souhaitez pas voir ou inclure dans le document maître.

Ajouter des espaces réservés de texte (champs de fusion) à un document

Après avoir connecté le document principal au fichier de données, vous pouvez saisir le texte du document et ajouter des espaces réservés au texte pour indiquer où les données uniques doivent apparaître dans chaque copie du document.

Les espaces réservés au texte, tels qu'une adresse ou un message de salutation, sont appelés champs de fusion. Les champs dans Word correspondent aux en-têtes de colonnes en surbrillance dans le fichier de données.

Les colonnes du fichier de données représentent des catégories de données. Les champs ajoutés au document principal sont des espaces réservés de texte pour ces catégories.

Les lignes du fichier de données représentent des enregistrements de données. Lorsque vous effectuez un publipostage, Word crée une copie du document principal pour chaque enregistrement.

Lorsque vous placez un champ dans le document principal, cela implique qu'une certaine catégorie de données, comme un nom de famille ou une adresse, doit apparaître à son emplacement.

Note. Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document principal, le nom du champ est toujours entouré de doubles crochets (""). Dans les documents composés, ces parenthèses ne sont pas utilisées pour mettre l'accent. Ils vous permettent uniquement de distinguer les champs du document principal du texte normal.

Que se passe-t-il lors d'une fusion

Lors de la fusion, les données de la première ligne du fichier de données remplacent les champs du document principal, formant ainsi le premier document composite. Les données de la deuxième ligne du fichier de données remplacent les champs pour former un deuxième document composé, et ainsi de suite.

Exemples de travail avec des champs

Vous pouvez ajouter n'importe quel en-tête de colonne du fichier de données au document principal en tant que champ. Cela vous donne une certaine flexibilité lors de la création d'en-têtes, d'étiquettes, d'e-mails et d'autres documents composés.

Vous pouvez combiner des champs et les séparer à l'aide de signes de ponctuation. Par exemple, pour générer une adresse exacte, vous devez insérer les champs suivants dans le document principal :

"Prénom nom de famille"

"Maison et rue"

"Ville", "Région", "Code Postal"

Pour les cas d'utilisation courants, tels que les blocs d'adresses ou les lignes de vœux, Word fournit des champs complexes, une combinaison de plusieurs champs. Des exemples sont répertoriés ci-dessous.

Le champ Bloc d'adresse est une combinaison de plusieurs champs, dont le prénom, le nom, la maison et la rue, la ville et le code postal.

Le champ Ligne de salutation peut inclure un ou plusieurs champs de nom, en fonction des mots de salutation utilisés.

Le contenu de chacun des champs complexes peut être personnalisé en conséquence. Par exemple, vous pouvez choisir un nom formel pour l'adresse (M. Andrey Alfirovich Jr.) et utiliser « Pour » au lieu de « Cher » dans votre adresse.

Mappage de champs de fusion à un fichier de données

Pour garantir que Word trouvera une colonne dans le fichier de données qui correspond à chaque adresse ou élément de message d'accueil, vous devez mapper les champs de publipostage dans Word avec les colonnes du fichier de données.

Pour faire correspondre les champs, sélectionnez Sélection des champs en groupe Composer un document et insérer des champs sur l'onglet Lettres d'information.

Une boîte de dialogue s'ouvrira Sélection des champs.

Les éléments d'adresse et de salutation apparaissent à gauche. Les en-têtes de colonnes du fichier de données apparaissent à droite.

Word recherche la colonne appropriée pour chaque élément. L'illustration montre que Word a automatiquement trouvé une correspondance pour la colonne Nom de famille champ du fichier de données Nom de famille. Mais il était incapable de comparer les autres éléments entre eux. Plus précisément, à partir de ce fichier de données, Word n'a pas trouvé de correspondance pour le champ Nom.

Dans la liste de droite, vous pouvez mettre en surbrillance la colonne du fichier de données correspondant à l'élément de gauche. L'illustration montre maintenant que la colonne Nom correspond au terrain Nom. Il n'y a rien de mal avec les champs Appel, Identifiant unique Et Nom de famille pas de résultat trouvé. Un document maître n'a pas besoin d'utiliser tous les champs. Si vous ajoutez un champ pour lequel il n'y a aucune donnée dans le fichier de données, il apparaîtra dans le document maître sous la forme d'un espace réservé au texte vide, généralement une chaîne vide ou un champ masqué.

Saisir du contenu et ajouter des champs

Dans le document principal, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.

Utiliser le groupe Composer un document et insérer des champs sur l'onglet Lettres d'information.

Ajoutez l'un des éléments suivants.

Bloc d'adresse avec nom, adresse postale et autres informations

Sélectionnez un élément Bloc d'adresse.

Dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d'adresse sélectionnez les éléments d'adresse et les formats d'affichage souhaités, puis cliquez sur D'ACCORD.

Sélection des champs, Word n'a pas pu trouver certaines informations nécessaires pour le bloc d'adresse. Cliquez sur la flèche à côté de (aucune concordance)

Ligne de bienvenue

Sélectionnez un élément Ligne de bienvenue.

Sélectionnez un format de ligne de salutation qui inclut la formule de salutation, le nom et le signe de ponctuation qui suit le nom.

Sélectionnez le texte de la ligne de salutation dans les cas où le nom du destinataire n'est pas disponible, par exemple lorsque la source de données ne contient pas le prénom ou le nom du destinataire mais uniquement le nom de l'entreprise.

Cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Si une boîte de dialogue apparaît Sélection des champs, Word n'a pas pu trouver certaines informations nécessaires pour la ligne de salutation. Cliquez sur la flèche à côté de (aucune concordance), puis mettez en surbrillance le champ correspondant dans la source de données que vous souhaitez fusionner.

Champs individuels

Les informations peuvent être insérées à partir de champs individuels, tels que le nom de famille, le numéro de téléphone ou le montant de la contribution du donateur. Pour ajouter rapidement un champ d'un fichier de données au document principal, cliquez sur la flèche à côté de la liste Insérer un champ de données, puis sélectionnez un nom de champ.

Pour utiliser plus d'options lors de l'insertion de champs individuels dans un document, procédez comme suit :

Sur l'onglet Mail en groupe Enregistrement et ajout de champs choisis une équipe Insérer un champ de fusion.

Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de données Effectuez l'une des actions suivantes.

Pour sélectionner des champs d'adresse qui correspondront automatiquement aux champs de source de données même si les champs de source de données portent des noms différents, sélectionnez Champs d'adresse.

Pour mettre en évidence les champs qui utilisent toujours les données directement d'une colonne de fichier de données, sélectionnez Champs de base de données.

Sur la liste Des champs Cliquez sur le champ requis.

Cliquez sur le bouton Insérer, et puis Fermer.

Si une boîte de dialogue apparaît Sélection des champs, Word n'a pas pu trouver certaines informations dont il avait besoin pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche à côté de (aucune concordance), puis mettez en surbrillance le champ correspondant dans la source de données que vous souhaitez fusionner.

• Champs personnalisés de la liste de contacts Outlook

La seule façon d’inclure des champs de liste de contacts personnalisés dans le document principal consiste à lancer un publipostage à partir d’Outlook. Vous devez d'abord configurer l'affichage de la liste de contacts en utilisant exactement les champs qui doivent être utilisés lors de la fusion. Après cela, vous pouvez commencer à fusionner. Une fois tous les paramètres nécessaires effectués, Word s'ouvrira automatiquement et vous pourrez terminer le publipostage.

Formatage des résultats de fusion

Pour formater les données contenues dans un document, sélectionnez le champ de publipostage et formatez-le de la même manière que vous formatez n'importe quel autre texte. La sélection doit inclure des guillemets à double chevron ( « » ) entourant le terrain.

Prévisualiser et terminer la fusion

Une fois tous les champs ajoutés au document principal, vous pouvez prévisualiser les résultats de la fusion. Avant que la fusion ne soit réellement terminée, vous pouvez consulter les documents fusionnés et apporter les modifications appropriées si nécessaire.

Pour afficher, effectuez l'une des opérations suivantes en groupe Voir les résultats onglets Lettres d'information :

Cliquez sur Voir les résultats.

Parcourez chaque document composé page par page à l'aide des boutons Entrée suivante Et Post précédent en groupe Voir les résultats.

Afficher un document spécifique à l'aide de la commande Rechercher un destinataire.

Finaliser la fusion

Plusieurs documents peuvent être imprimés ou modifiés individuellement. Cela peut être fait pour tous les documents ou pour un sous-ensemble de documents.

Sélectionnez s'il faut modifier l'ensemble des documents, uniquement la copie actuellement affichée ou un sous-ensemble de documents identifié par un numéro d'enregistrement spécifié. Word enregistre les copies que vous souhaitez modifier dans un seul fichier, séparées par des sauts de page.

Enregistrer le document principal

N'oubliez pas que les documents composés sont enregistrés séparément du document principal. Il est utile de conserver le document principal séparé car cela peut être utile lors de fusions ultérieures.