यह कोई रहस्य नहीं है कि कंप्यूटर हर साल अधिक शक्तिशाली होते जा रहे हैं, और सॉफ़्टवेयर उत्पाद अधिक उन्नत होते जा रहे हैं। क्षेत्र में 2012 सूचना प्रौद्योगिकीउपस्थिति द्वारा चिह्नित किया गया था माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस. इस पैकेज के प्रत्येक घटक में नए, लेकिन इस सॉफ़्टवेयर उत्पाद के पिछले संस्करणों की तुलना में, कार्यात्मक संसाधन शामिल हैं।

कार्यालय के काम में, स्प्रेडशीट उन घटकों में से एक है जो परंपरागत रूप से उपयोगकर्ताओं द्वारा सबसे अधिक मांग में हैं। और नया Microsoft Excel एप्लिकेशन निस्संदेह एक बड़ी सफलता है। इस सॉफ़्टवेयर उत्पाद का उपयोग कार्यालय गतिविधियों के विभिन्न क्षेत्रों को स्वचालित करने के लिए प्रभावी ढंग से किया जा सकता है। पूरी तरह से नया डिज़ाइन किया गया इंटरफ़ेस Microsoft Excel की मुख्य विशिष्ट विशेषता है। इसलिए, इस अध्याय में हम सबसे पहले इंटरफ़ेस की व्याख्या करेंगे यह अनुप्रयोग.

महत्वपूर्ण परिवर्तनों के बावजूद उपस्थिति, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम बिल्कुल पहचानने योग्य है। इस एप्लिकेशन को लॉन्च करने के लिए, स्टार्ट प्रोग्राम्स माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट रूट का उपयोग करें ऑफिस एक्सेल. वर्कशीट और मेनू कमांड की उपस्थिति (चित्र 1.1) इंगित करती है कि हम परिचित स्प्रेडशीट को देख रहे हैं। इसकी औपचारिक पुष्टि शीर्षक पंक्ति से होती है, जो शीट के शीर्ष पर स्थित होती है, जहाँ सॉफ़्टवेयर उत्पाद का नाम मौजूद होता है।

नाम के अलावा चल रहा अनुप्रयोगहेडर में वर्तमान में खोली गई फ़ाइल का नाम होता है। Microsoft Excel स्वचालित रूप से नई बनाई गई फ़ाइलों को Book1 नाम निर्दिष्ट करता है।

एक नया इंटरफ़ेस तत्व Office बटन है, जो एप्लिकेशन विंडो के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित है। यह गोल है और तुरंत आपका ध्यान आकर्षित करता है, खासकर जब से इस पर एक सुंदर लोगो है। इस बटन को दबाने से स्क्रीन पर एक मेनू दिखाई देता है (चित्र 1.2), जिनमें से कई कमांड हमें Microsoft Excel के पुराने संस्करणों से परिचित हैं, और कुछ उपयोगकर्ता के लिए नए हैं। यहां आपको कार्यपुस्तिकाएं खोलने और सहेजने के लिए पारंपरिक आदेश दिखाई देंगे। अधिकांश मेनू (दाईं ओर) उन दस्तावेज़ों की सूची से भरा हुआ है जिन्हें उपयोगकर्ता ने हाल ही में खोला है।

मेनू के नीचे (चित्र 1.2 देखें) एक एक्सेल विकल्प बटन है, जो आपको कई प्रोग्राम सेटिंग्स विकल्पों के साथ एक विंडो खोलने की अनुमति देता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के पिछले संस्करणों में, ये विकल्प विकल्प और सेटिंग्स अनुभाग (टूल्स मेनू) में मौजूद थे। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में पैरामीटर्स का एक और हिस्सा पहली बार सामने आया। Microsoft Excel विंडो का एक मुख्य तत्व रिबन है (चित्र 1.3)। इसने इसमें पाए जाने वाले टूलबार और मेनू बार को प्रतिस्थापित कर दिया पिछला संस्करणएक्सेल. रिबन जोड़ना आवश्यक कमांड खोजने की सुविधा से संबंधित है। हम कह सकते हैं कि टेप उपकरणों में एक महत्वपूर्ण सुधार है। मुख्य विशेषता यह है कि रिबन पर कमांड को विषयगत टैब में समूहीकृत किया जाता है, जिससे आवश्यक आइकन ढूंढना आसान हो जाता है। माइक्रोसॉफ्ट अवधारणा के अनुसार, क्लासिक इंटरफ़ेस से नए में संक्रमण का लक्ष्य परिणामों पर ध्यान केंद्रित करना और व्यावहारिक समस्याओं को यथासंभव जल्दी और आसानी से हल करना है। टीमों के बेहतर संगठन और अधिक दृश्यता के माध्यम से प्रभावशीलता हासिल की जाती है।

रिबन को प्रबंधन टूल वाले विषयगत टैब के एक सेट के रूप में व्यवस्थित किया गया है। प्रत्येक टैब का एक नाम होता है जो उसके उद्देश्य को दर्शाता है। अधिकांश उपकरण बटन हैं; कुछ उपकरण चेकबॉक्स, काउंटर और कॉम्बो बॉक्स हैं। प्रत्येक टैब पर उपकरण तार्किक समूहों में विभाजित हैं। समूह एक आयताकार फ्रेम में संलग्न आदेशों का एक ब्लॉक हैं। टैब के समान, टूल के प्रत्येक समूह का एक नाम होता है जो उसके उद्देश्य को दर्शाता है। किसी भी समय, केवल एक टैब सक्रिय (चयनित) होता है। माउस पर क्लिक करके एक टैब को सक्रिय (चयनित) किया जा सकता है, और इस टैब के लिए टूल के सभी समूह स्क्रीन पर प्रदर्शित होते हैं।

आधुनिक मेनू का एक समान संगठन माइक्रोसॉफ्ट संस्करणएक्सेल उपयोगकर्ता को आवश्यक कमांड पर नेविगेट करने में कम समय बिताने की अनुमति देता है। पहली नज़र में, क्षैतिज टैब काम को और अधिक कठिन बना देते हैं, लेकिन केवल कुछ दिनों के अभ्यास से यह राय विपरीत में बदल जाएगी।

एमएस एक्सेल. प्रारंभिक जानकारी. बुनियादी संपादन तकनीकें. गणना करना

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उद्देश्य और संक्षिप्त विवरण

स्प्रेडशीट प्रोसेसर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2003 स्प्रेडशीट बनाने के लिए सबसे अच्छे आधुनिक सॉफ्टवेयर उत्पादों में से एक है, जो आपको परिणामों की असाधारण दृश्य प्रस्तुति के साथ सांख्यिकीय मॉडलिंग सहित काफी जटिल गणना करने की अनुमति देता है।

पिछले अध्यायों में चर्चा की गई कुछ नई सुविधाएँ Excel पर भी लागू होती हैं, जैसे कार्य फलक और ड्रॉप-डाउन मेनू के साथ पॉप-अप बटन। जब तक आप प्रोग्राम का उपयोग शुरू नहीं करेंगे तब तक अधिकांश नई या बेहतर सुविधाएँ आपको दिखाई नहीं देंगी। अनेक नवाचारों ने सरलीकरण किया है एक्सेल का उपयोग करनासंबंध प्रबंधन, खोज उपकरण जैसे प्रमुख क्षेत्रों में खोजोऔर प्रतिस्थापित करें, छँटाई करना, अंतर्राष्ट्रीय संख्या प्रारूपों का उपयोग करना, कोशिकाओं को संपादित करना, त्रुटियों की जाँच करना, मुद्रण, शीर्षलेख और पादलेख के साथ काम करना, आदि।

संरचना एक्सेल वर्कबुक

एक्सेल एप्लिकेशन विंडो

Excel को लॉन्च करना अधिकांश Microsoft Office अनुप्रयोगों की तरह ही किया जाता है। बटन को क्लिक करे शुरूटास्कबार पर, दिखाई देने वाले मेनू से कमांड का चयन करें कार्यक्रमोंऔर फिर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल विकल्प।

जब आप पहली बार प्रोग्राम शुरू करते हैं, तो एक खाली शीट दिखाई देती है, जैसा चित्र में दिखाया गया है। 14.1. एक्सेल विंडो के कई तत्व- मुख्य मेनू, टूलबार, टास्कबार और स्टेटस बार- सामान्य हैं कार्यालय अनुप्रयोग. इसलिए, वर्ड के साथ कुछ अनुभव आपको एक्सेल में जल्दी से अभ्यस्त होने की अनुमति देता है।

यदि, जब आप पहली बार प्रोग्राम प्रारंभ करते हैं, तो कार्यशील विंडो अधिकतम नहीं होती है संपूर्ण स्क्रीन, आप विंडो के ऊपरी दाएं कोने में स्थित बटन पर क्लिक करके इसे मैन्युअल रूप से विस्तारित कर सकते हैं।

दृश्यमान बनाना छिपे हुए पैनलउपकरण या छुपाने वाले पैनल जो डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देते हैं, पॉइंटर को किसी एक पैनल पर रखें और राइट-क्लिक करें। टूलबार की एक सूची प्रकट होती है. जिनके नाम के आगे चेकबॉक्स है वे वर्तमान में दृश्यमान हैं। तदनुसार, किसी भी पैनल को दृश्यमान बनाने के लिए, सूची में उसका नाम चुनें। इस नाम को दोबारा चुनने से पैनल छिप जाएगा.

चावल। 14.1. प्रोग्राम प्रारंभ करने के बाद Microsoft Excel विंडो का दृश्य

में स्टेटस बारन्यू लॉक सहित विभिन्न कुंजियों की स्थिति के बारे में जानकारी प्रदर्शित करता है। बाईं ओर विभिन्न संदेश प्रदर्शित होते हैं, उदाहरण के लिए चयनित कमांड के बारे में। जब आप पहले से बनाई गई कार्यपुस्तिका खोलते हैं, तो स्टेटस बार ग्राफ़िक रूप से दिखाता है कि प्रक्रिया कितनी पूरी हो गई है। स्टेटस बार आपको यह भी सूचित करता है कि आप डेटा दर्ज कर सकते हैं या कमांड का चयन कर सकते हैं। इस स्थिति में, यह प्रदर्शित होता है तैयार. एक्सेल में इस लाइन की एक विशिष्ट संपत्ति उपस्थिति है स्वचालित गणना फ़ील्ड, जो वर्तमान वर्कशीट की चयनित कोशिकाओं के लिए पूर्वनिर्धारित फ़ंक्शन (डिफ़ॉल्ट योग फ़ंक्शन है) का परिणाम दिखाता है।

एक्सेल इंटरफ़ेस और उसके कमांड के बारे में अधिक जानकारी के लिए क्लिक करें सहायता: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल.

एक खिड़की का कार्य क्षेत्र एक बड़ी मेज की कोशिकाओं का एक संग्रह है और कहा जाता है कार्यपत्रक. किसी भी शीट को पंक्तियों और स्तंभों से युक्त ग्रिड में विभाजित किया गया है। पंक्तियों की संख्या 65536 तक हो सकती है, और स्तंभों की संख्या - 256। प्रत्येक स्तंभ एक अक्षर से मेल खाता है, और प्रत्येक पंक्ति - एक संख्या से मेल खाती है। एक पंक्ति और एक स्तंभ के प्रतिच्छेदन को कहा जाता है कक्ष, और उनमें से प्रत्येक का अपना नाम है, जिसे कभी-कभी कहा जाता है सेल पता. उदाहरण के लिए, किसी स्तंभ के प्रतिच्छेदन पर एऔर तार 1 वहाँ एक सेल है ए 1.

सूत्र पट्टी

एक्सेल के पास है सूत्र पट्टी, जो टूलबार के नीचे स्थित है और कोशिकाओं की सामग्री को संसाधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

इसे तीन भागों में बांटा गया है। दाहिने भाग का उपयोग वर्तमान सेल की सामग्री को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है, जिसे लाइन के केंद्र में स्थित बटनों का उपयोग करके संपादित किया जा सकता है। डेटा संपादन या तो सेल में या फॉर्मूला बार में किया जाता है। फ़ॉर्मूला बार में डेटा संपादन मोड पर स्विच करने के लिए, कुंजी दबाएँ F2या फ़ॉर्मूला बार के दाईं ओर क्लिक करें. किसी सेल में डेटा एडिटिंग मोड सेट करने के लिए आपको उस पर डबल-क्लिक करना होगा, सेल सक्रिय हो जाएगी और उसमें एक इनपुट कर्सर दिखाई देगा।

सूत्र पट्टी के मध्य भाग में सेल की सामग्री को संसाधित करने के लिए बटन होते हैं। क्रॉस वाले बटन का उपयोग अंतिम क्रिया को रद्द करने के लिए किया जाता है (इस बटन की क्रिया बटन की क्रिया के समान होती है ईएससी). चेक मार्क वाले बटन का उपयोग डेटा प्रविष्टि की पुष्टि करने या सेल की सामग्री को बदलने के लिए किया जाता है; यह कुंजी से मेल खाता है प्रवेश करना. तीसरे बटन का उपयोग करके, आप फॉर्मूला बार को सक्रिय कर सकते हैं, जो आपको फॉर्मूला दर्ज करने और संपादित करने की अनुमति देता है।

सूत्र पट्टी के बाईं ओर एक नाम फ़ील्ड है जिसमें सक्रिय सेल का पता या चयनित श्रेणी का आकार दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए, रिकार्ड 2आर x 3सीइंगित करता है कि चयनित श्रेणी में दो पंक्तियाँ और तीन स्तंभ हैं।

विंडो Microsoft Excel स्प्रेडशीट लॉन्च करने के बाद, स्क्रीन पर एक प्रोग्राम विंडो दिखाई देती है, जिसमें उपयोगकर्ता की सेटिंग्स के आधार पर, विभिन्न संख्या में तत्व शामिल हो सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट आइए मानक सेटिंग में प्रोग्राम विंडो को देखें:

1. शीर्ष लेख पंक्ति 1 , जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम का नाम प्रदर्शित करता है और, एक डैश द्वारा अलग करके, खुली तालिका का नाम प्रदर्शित करता है। जब आप पहली बार Microsoft Excel लॉन्च करते हैं, तो एक नई स्प्रेडशीट स्वचालित रूप से बनाई जाती है, जिसे डिफ़ॉल्ट नाम Book1 दिया जाता है। टाइटल बार के दाईं ओर विंडो 2 के आकार को नियंत्रित करने के लिए तीन ऑन-स्क्रीन बटन हैं। बाईं ओर स्थित है पैनल त्वरित ऐक्सेस 3, जहां मानक सेटिंग्स के साथ बटन बाएं से दाएं प्रदर्शित होते हैं: किसी दस्तावेज़ को सहेजना, फ़ॉर्मेट करना, देखना और मुद्रण करना. यह पैनलहम आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं, अर्थात अनावश्यक बटन हटाएँ और अपने काम में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले बटन जोड़ें। ऐसा करने के लिए, बस इस पैनल 4 के सबसे दाहिने सेटिंग बटन पर क्लिक करें। परिणामस्वरूप, शॉर्टकट बटन 5 की एक चयन सूची दिखाई देगी, जहां संबंधित बॉक्स को चेक या अनचेक करके, हमें अपने काम के लिए अनुकूलित एक त्वरित एक्सेस पैनल मिलेगा।
2. मेनू पट्टी 6 , जिसमें आठ टैब हैं। प्रत्येक टैब में कमांड का एक विशिष्ट सेट होता है, जो कुछ विशेषताओं के अनुसार संयुक्त होता है और रिबन 7 पर प्रदर्शित होता है। उदाहरण के लिए, हमें किसी पुस्तक में एक ऑब्जेक्ट डालने की आवश्यकता है, जिसके लिए हम इन्सर्ट टैब पर क्लिक करते हैं और इस टैब के लिए कमांड का एक सेट रिबन पर प्रदर्शित किया जाएगा (यानी हम आरेख, टेक्स्ट, टेबल, चित्र इत्यादि डाल सकते हैं)। ). जब होम टैब सक्रिय होता है, तो रिबन उसी नाम 7 के मेनू बार टैब के अनुरूप कमांड प्रदर्शित करता है।
3. सूत्र पंक्ति 8, जो बदले में तीन भागों में विभाजित है:
   • बाईं ओर प्रदर्शित होता है वर्तमान सेल पता 9 . पता एक सेल का अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है, जिसका अर्थ है कि वर्तमान सेल किस कॉलम और किस पंक्ति के चौराहे पर स्थित है।
   • मध्य भाग में हैं तीन स्क्रीन बटन 10, जो उस क्षण प्रकट होते हैं जब उपयोगकर्ता किसी सेल में टेक्स्ट, संख्या या सूत्र दर्ज करना शुरू करता है। रद्द करें 11 - इसका उद्देश्य सेल में गलती से दर्ज की गई जानकारी को हटाना है। आप इस बटन को अपने कीबोर्ड पर Esc कुंजी दबाकर भी दबा सकते हैं। इनपुट 12 - सेल में दर्ज की गई जानकारी को याद रखने के लिए डिज़ाइन किया गया। इस ऑन-स्क्रीन बटन को कीबोर्ड पर एंटर कुंजी का उपयोग करके या किसी अन्य सेल पर बायाँ-क्लिक करके भी दबाया जा सकता है। यदि किसी सेल में कोई सूत्र दर्ज किया जाता है, तो इस ऑन-स्क्रीन बटन को दबाने से प्रोग्राम इस सूत्र का उपयोग करके गणना करना शुरू कर देता है। फार्मूला बदलें 13 - यदि सेल में कोई सूत्र है तो इसका उद्देश्य वर्तमान सेल के सूत्र को संपादित करना है।
   • दाईं ओर प्रदर्शित होता है वर्तमान सेल की सामग्री. यदि किसी सेल में पाठ या संख्या दर्ज की गई, फिर सूत्र पट्टी के दाईं ओर वही पाठ या वही संख्या प्रदर्शित होती है. यदि कोई सूत्र, तो इस सूत्र का उपयोग करके गणना का परिणाम सेल में ही प्रदर्शित होता है, और सूत्र स्वयं सूत्र पट्टी के दाईं ओर प्रदर्शित होता है.
4. वर्कशीट तैयार करना 14 वह क्षेत्र है जिसमें वर्कशीट की पंक्तियों और स्तंभों को क्रमांकित किया जाता है। इसके अतिरिक्त स्तंभों को लैटिन वर्णमाला A - Z, AA, AB... के अक्षरों से क्रमांकित किया गया है, और पंक्तियों को 1 से 65536 तक क्रमांकित किया गया है. वर्कशीट को फ्रेम करने से आप वर्तमान सेल का पता निर्धारित कर सकते हैं, वांछित अक्षर या संख्या पर क्लिक करके पूरे कॉलम या पूरी पंक्ति का चयन कर सकते हैं, कॉलम की चौड़ाई या पंक्ति की ऊंचाई बदल सकते हैं, खाली जगह पर बायाँ-क्लिक करके सभी वर्कशीट सेल का चयन कर सकते हैं। पंक्तियों और स्तंभों की संख्या के बीच.
5. वर्कशीट 15, जिसमें 256 कॉलम और 65536 पंक्तियाँ (लगभग 16777216 सेल) शामिल हैं। स्प्रेडशीट फ़ाइल को वर्कबुक कहा जाता है और इसमें अलग-अलग संख्या में वर्कशीट शामिल हो सकती हैं। मानक सेटअप में, कार्यपुस्तिका में शामिल होते हैं तीन कार्यपत्रक. और बदले में प्रत्येक वर्कशीट में शामिल हैं बड़ी संख्या में पेज. Microsoft Excel स्प्रेडशीट फ़ाइल में एक्सटेंशन *.xls है। तालिका कोशिकाओं के माध्यम से जाने के लिए ऊर्ध्वाधर 16 और क्षैतिज 17 स्क्रॉल बार का उपयोग किया जाता है। वर्कशीट में आगे बढ़ने के लिए, उपयोगकर्ता को बस वर्कशीट के नीचे संबंधित शीट शीट 18 टैब पर बायाँ-क्लिक करना होगा। यदि शीटों की संख्या क्षैतिज स्क्रॉलिंग सीमा के भीतर फिट नहीं होती है, तो चादरों के बीच स्थानांतरित करने के लिएशॉर्टकट के बाईं ओर स्थित 19 ऑन-स्क्रीन बटन का उपयोग किया जाता है:
   • वर्कशीट 20 की सूची से पहली शीट पर जाएँ
   • कार्यपत्रकों की सूची से पिछली शीट पर जाएँ 21
   • वर्कशीट 22 की सूची से अगली शीट पर जाएँ
   • कार्यपत्रकों की सूची से अंतिम पत्रक पर जाएँ 23

एक्सेल में वर्कशीट असाइन करना संभव है व्यक्तिगत कस्टम नाम. ऐसा करने के लिए, संबंधित शीट लेबल पर डबल-क्लिक करें। इस स्थिति में, लेबल पर शीट का नाम काले रंग में हाइलाइट किया जाएगा। इसके बाद, इस शीट के लिए नया नाम दर्ज करने के लिए कीबोर्ड का उपयोग करें और एंटर कुंजी दबाएं।

मेनू आप भी कर सकते हैं कार्यपत्रकों का क्रम बदलें. ऐसा करने के लिए, आपको माउस पॉइंटर को संबंधित वर्कशीट शॉर्टकट पर ले जाना होगा, बाईं माउस बटन को दबाना होगा और, इसे जारी किए बिना, वर्कशीट को वांछित स्थान पर ले जाना होगा। इस स्थिति में, वह स्थान जहां वर्कशीट डाली जाएगी, एक काले तीर द्वारा इंगित किया जाएगा।

वर्कशीट में एक नई शीट जोड़ने के लिए, आपको इन्सर्ट शीट 24 बटन पर क्लिक करना होगा या कीबोर्ड शॉर्टकट Shift+F11 का उपयोग करना होगा।

6. स्टेटस बार 25, जो सेवा प्रकृति की सहायता जानकारी प्रदर्शित करता है। यहां हम संबंधित ऑन-स्क्रीन बटन और विंडो के निचले दाएं हिस्से में स्लाइडर का उपयोग करके वर्कशीट की प्रस्तुति के प्रकार और उसके पैमाने को बदल सकते हैं।

कार्यशील विंडो के मुख्य तत्व हैं:

टाइटल बार (यह प्रोग्राम का नाम इंगित करता है) प्रोग्राम विंडो और दस्तावेज़ विंडो को नियंत्रित करने के लिए बटन के साथ (संक्षिप्त करें, विंडो को छोटा करें या पूर्ण स्क्रीन पर अधिकतम करें, बंद करें);

मुख्य मेनू बार (प्रत्येक मेनू आइटम एक सामान्य कार्यात्मक फोकस द्वारा एकजुट आदेशों का एक सेट है) और सहायता जानकारी की खोज के लिए एक विंडो है।

टूलबार (मानक, फ़ॉर्मेटिंग, आदि)।

सूत्र पट्टी, जिसमें तत्वों के रूप में नाम फ़ील्ड और सम्मिलित फ़ंक्शन (एफएक्स) बटन शामिल हैं, का उद्देश्य कोशिकाओं में मान या सूत्र दर्ज करना और संपादित करना है। नाम फ़ील्ड वर्तमान सेल का पता प्रदर्शित करता है।

कार्य क्षेत्र (सक्रिय वर्कशीट)।

स्क्रॉल बार (ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज)।

वर्कशीट के बीच जाने के लिए शॉर्टकट (शीट शॉर्टकट) का एक सेट।

स्टेटस बार।

1.3 स्प्रेडशीट संरचना

MS Excel का उपयोग करके बनाई गई फ़ाइल को आमतौर पर कहा जाता है कार्यपुस्तिका. आप उतनी कार्यपुस्तिकाएँ बना सकते हैं जितनी उपयुक्त मेमोरी डिवाइस पर निःशुल्क मेमोरी की उपलब्धता अनुमति देती है। आप उतनी कार्यपुस्तिकाएँ खोल सकते हैं जितनी आपने बनाई हैं। हालाँकि, केवल एक वर्तमान (खुली) कार्यपुस्तिका ही सक्रिय कार्यपुस्तिका हो सकती है।

वर्कबुकएक सेट है कार्यपत्रक, जिनमें से प्रत्येक में एक तालिका संरचना है। दस्तावेज़ विंडो केवल वर्तमान (सक्रिय) वर्कशीट प्रदर्शित करती है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं। प्रत्येक वर्कशीट में एक शीर्षक होता है, जो विंडो के नीचे वर्कशीट टैब पर दिखाई देता है। शॉर्टकट का उपयोग करके, आप उसी कार्यपुस्तिका में शामिल अन्य कार्यपत्रकों पर स्विच कर सकते हैं। किसी वर्कशीट का नाम बदलने के लिए, आपको उसके टैब पर डबल-क्लिक करना होगा और पुराने नाम को एक नए से बदलना होगा या निम्नलिखित कमांड निष्पादित करना होगा: मेनू सूची में प्रारूप मेनू, शीट लाइन, नाम बदलें। या आप सक्रिय वर्कशीट शॉर्टकट पर माउस पॉइंटर रखकर राइट-क्लिक कर सकते हैं, फिर दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, नाम बदलें लाइन पर क्लिक करें और नाम बदलें। आप कार्यपुस्तिका में नई शीट जोड़ (डाल) सकते हैं या अनावश्यक शीट हटा सकते हैं। मेनू आइटम की सूची में इन्सर्ट मेनू कमांड, लाइन शीट को निष्पादित करके एक शीट सम्मिलित की जा सकती है। शीट को सक्रिय शीट से पहले डाला जाएगा. उपरोक्त क्रियाएं संदर्भ मेनू का उपयोग करके भी की जा सकती हैं, जो दायां माउस बटन क्लिक करके सक्रिय होता है, जिसका सूचक संबंधित शीट के टैब पर रखा जाना चाहिए। वर्कशीट को स्वैप करने के लिए, आपको माउस पॉइंटर को स्थानांतरित की जा रही शीट के टैब पर रखना होगा, बाईं माउस बटन को दबाना होगा और टैब को वांछित स्थान पर खींचना होगा।

कार्यपत्रक(तालिका) में पंक्तियाँ और स्तंभ होते हैं। स्तंभों के शीर्ष पर बड़े लैटिन अक्षर हैं और इसके अलावा, दो-अक्षर संयोजन हैं। वर्कशीट में कुल 256 कॉलम हैं, जिन्हें A से IV नाम दिया गया है। पंक्तियों को क्रमानुसार 1 से 65536 तक क्रमांकित किया गया है।

स्तंभों और पंक्तियों के प्रतिच्छेदन पर, कोशिकाओंटेबल. वे डेटा संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किए गए न्यूनतम तत्व हैं। प्रत्येक सेल का अपना पता होता है। पतासेल में कॉलम नाम और पंक्ति संख्या शामिल होती है जिसके चौराहे पर सेल स्थित है, उदाहरण के लिए, A1, B5, DE324। सेल पते का उपयोग सूत्र लिखते समय किया जाता है जो विभिन्न कोशिकाओं में स्थित मानों के बीच संबंध को परिभाषित करते हैं। वर्तमान समय में, केवल एक सेल सक्रिय हो सकता है, जिस पर क्लिक करके और एक फ्रेम के साथ हाइलाइट करके सक्रिय किया जाता है। यह फ्रेम Excel में कर्सर के रूप में कार्य करता है। डेटा प्रविष्टि और संपादन कार्य हमेशा सक्रिय सेल में ही किए जाते हैं।

आयताकार क्षेत्र बनाने वाली आसन्न कोशिकाओं में स्थित डेटा को सूत्रों में एकल इकाई के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। आयताकार क्षेत्र से घिरे कोशिकाओं के समूह को कहा जाता है श्रेणी. सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली आयताकार श्रेणियाँ अनुक्रमिक पंक्तियों के समूह और अनुक्रमिक स्तंभों के समूह के प्रतिच्छेदन पर बनती हैं। कोशिकाओं की एक श्रृंखला को पहले सेल के पते और श्रेणी में अंतिम सेल के पते को निर्दिष्ट करके दर्शाया जाता है, जिसे कोलन द्वारा अलग किया जाता है, उदाहरण के लिए, B5:F15। सेल की एक श्रृंखला का चयन माउस पॉइंटर को एक कोने वाले सेल से विपरीत सेल तक तिरछे खींचकर किया जा सकता है। वर्तमान (सक्रिय) सेल का फ्रेम संपूर्ण चयनित रेंज को कवर करते हुए फैलता है।

कम्प्यूटेशनल कार्य को गति देने और सरल बनाने के लिए, एक्सेल उपयोगकर्ता के निपटान में वर्कशीट फ़ंक्शंस का एक शक्तिशाली उपकरण रखता है जो लगभग सभी संभावित गणनाओं को पूरा करने की अनुमति देता है।

कुल मिलाकर, एमएस एक्सेल में 400 से अधिक वर्कशीट फ़ंक्शन (अंतर्निहित फ़ंक्शन) शामिल हैं। उन सभी को, उनके उद्देश्य के अनुसार, 11 समूहों (श्रेणियों) में विभाजित किया गया है:

वित्तीय कार्य;

दिनांक और समय कार्य;

अंकगणित और त्रिकोणमितीय (गणितीय) कार्य;

सांख्यिकीय कार्य;

लिंक और प्रतिस्थापन के कार्य;

डेटाबेस फ़ंक्शंस (सूची विश्लेषण);

पाठ कार्य;

तार्किक कार्य;

सूचना कार्य (गुणों और मूल्यों की जाँच);

इंजीनियरिंग कार्य;

बाह्य कार्य.

वर्कशीट सेल में किसी भी फ़ंक्शन को लिखना बराबर चिह्न (=) से शुरू होना चाहिए। यदि किसी फ़ंक्शन का उपयोग किसी अन्य जटिल फ़ंक्शन के भाग के रूप में या किसी सूत्र (मेगाफ़ॉर्मूला) में किया जाता है, तो इस फ़ंक्शन (सूत्र) से पहले बराबर चिह्न (=) लिखा जाता है। किसी भी फ़ंक्शन को उसके नाम के बाद एक तर्क (पैरामीटर) या कोष्ठक में पैरामीटर की एक सूची निर्दिष्ट करके एक्सेस किया जाता है। कोष्ठकों की उपस्थिति आवश्यक है; वे एक संकेत के रूप में कार्य करते हैं कि प्रयुक्त नाम किसी फ़ंक्शन का नाम है। सूची पैरामीटर (फ़ंक्शन तर्क) अर्धविराम (;) द्वारा अलग किए जाते हैं। उनकी संख्या 30 से अधिक नहीं होनी चाहिए, और फ़ंक्शंस के लिए इच्छानुसार कई कॉल वाले सूत्र की लंबाई 1024 वर्णों से अधिक नहीं होनी चाहिए। किसी सूत्र को लिखते (दर्ज करते) करते समय, सभी नामों को छोटे अक्षरों में टाइप करने की अनुशंसा की जाती है, फिर सही ढंग से दर्ज किए गए नाम बड़े अक्षरों में प्रदर्शित होंगे।

मुख्य तत्वों कार्यकर्ता खिड़की हैं:

• 1. टाइटल बार (यह प्रोग्राम का नाम इंगित करता है) प्रोग्राम विंडो और दस्तावेज़ विंडो को नियंत्रित करने के लिए बटन के साथ (संक्षिप्त करें, विंडो को छोटा करें या पूर्ण स्क्रीन पर अधिकतम करें, बंद करें);
• 2. मुख्य मेनू बार (प्रत्येक मेनू आइटम एक सामान्य कार्यात्मक फोकस द्वारा एकजुट आदेशों का एक सेट है) साथ ही सहायता जानकारी खोजने के लिए एक विंडो।
• 3. टूलबार (मानक, फ़ॉर्मेटिंग, आदि)।
• 4. सूत्र पट्टी, जिसमें तत्वों के रूप में नाम फ़ील्ड और सम्मिलित फ़ंक्शन (एफएक्स) बटन शामिल हैं, का उद्देश्य कोशिकाओं में मान या सूत्र दर्ज करना और संपादित करना है। नाम फ़ील्ड वर्तमान सेल का पता प्रदर्शित करता है।
• 5. कार्य क्षेत्र (सक्रिय कार्यपत्रक)।
• 6. स्क्रॉल बार (ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज)।
• 7. वर्कशीट के बीच जाने के लिए शॉर्टकट (शीट शॉर्टकट) का एक सेट।
• 8. स्टेटस बार.

स्प्रेडशीट संरचना

MS Excel का उपयोग करके बनाई गई फ़ाइल को आमतौर पर कहा जाता है कार्यरत एक किताब. आप उतनी कार्यपुस्तिकाएँ बना सकते हैं जितनी आपकी उपलब्धता अनुमति देती है। फ्री मेमोरीसंबंधित मेमोरी डिवाइस पर. आप उतनी कार्यपुस्तिकाएँ खोल सकते हैं जितनी आपने बनाई हैं। हालाँकि, केवल एक वर्तमान (खुली) कार्यपुस्तिका ही सक्रिय कार्यपुस्तिका हो सकती है।

कार्यरत किताबएक सेट है कर्मी पत्रक, जिनमें से प्रत्येक में एक तालिका संरचना है। दस्तावेज़ विंडो केवल वर्तमान (सक्रिय) वर्कशीट प्रदर्शित करती है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं। प्रत्येक वर्कशीट में एक शीर्षक होता है, जो विंडो के नीचे वर्कशीट टैब पर दिखाई देता है। शॉर्टकट का उपयोग करके, आप उसी कार्यपुस्तिका में शामिल अन्य कार्यपत्रकों पर स्विच कर सकते हैं। किसी वर्कशीट का नाम बदलने के लिए, आपको उसके टैब पर डबल-क्लिक करना होगा और पुराने नाम को एक नए से बदलना होगा या निम्नलिखित कमांड निष्पादित करना होगा: मेनू सूची में प्रारूप मेनू, शीट लाइन, नाम बदलें। या आप सक्रिय वर्कशीट शॉर्टकट पर माउस पॉइंटर रखकर राइट-क्लिक कर सकते हैं, फिर दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, नाम बदलें लाइन पर क्लिक करें और नाम बदलें। आप कार्यपुस्तिका में नई शीट जोड़ (डाल) सकते हैं या अनावश्यक शीट हटा सकते हैं। मेनू आइटम की सूची में इन्सर्ट मेनू कमांड, लाइन शीट को निष्पादित करके एक शीट सम्मिलित की जा सकती है। शीट को सक्रिय शीट से पहले डाला जाएगा. उपरोक्त क्रियाएं संदर्भ मेनू का उपयोग करके भी की जा सकती हैं, जो दायां माउस बटन क्लिक करके सक्रिय होता है, जिसका सूचक संबंधित शीट के टैब पर रखा जाना चाहिए। वर्कशीट को स्वैप करने के लिए, आपको माउस पॉइंटर को स्थानांतरित की जा रही शीट के टैब पर रखना होगा, बाईं माउस बटन को दबाना होगा और टैब को वांछित स्थान पर खींचना होगा।

मज़दूर चादर(तालिका) में पंक्तियाँ और स्तंभ होते हैं। स्तंभों के शीर्ष पर बड़े लैटिन अक्षर हैं और इसके अलावा, दो-अक्षर संयोजन हैं। वर्कशीट में कुल 256 कॉलम हैं, जिन्हें A से IV नाम दिया गया है। पंक्तियों को क्रमानुसार 1 से 65536 तक क्रमांकित किया गया है।

स्तंभों और पंक्तियों के प्रतिच्छेदन पर, कोशिकाओंटेबल. वे डेटा संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किए गए न्यूनतम तत्व हैं। प्रत्येक सेल का अपना पता होता है। पतासेल में कॉलम नाम और पंक्ति संख्या शामिल होती है जिसके चौराहे पर सेल स्थित है, उदाहरण के लिए, A1, B5, DE324। सेल पते का उपयोग सूत्र लिखते समय किया जाता है जो विभिन्न कोशिकाओं में स्थित मानों के बीच संबंध को परिभाषित करते हैं। वर्तमान समय में, केवल एक सेल सक्रिय हो सकता है, जिस पर क्लिक करके और एक फ्रेम के साथ हाइलाइट करके सक्रिय किया जाता है। यह फ्रेम Excel में कर्सर के रूप में कार्य करता है। डेटा प्रविष्टि और संपादन कार्य हमेशा सक्रिय सेल में ही किए जाते हैं।

आयताकार क्षेत्र बनाने वाली आसन्न कोशिकाओं में स्थित डेटा को सूत्रों में एकल इकाई के रूप में संदर्भित किया जा सकता है। आयताकार क्षेत्र से घिरे कोशिकाओं के समूह को कहा जाता है श्रेणी. सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली आयताकार श्रेणियाँ अनुक्रमिक पंक्तियों के समूह और अनुक्रमिक स्तंभों के समूह के प्रतिच्छेदन पर बनती हैं। कोशिकाओं की एक श्रृंखला को पहले सेल के पते और श्रेणी में अंतिम सेल के पते को निर्दिष्ट करके दर्शाया जाता है, जिसे कोलन द्वारा अलग किया जाता है, उदाहरण के लिए, B5:F15। सेल की एक श्रृंखला का चयन माउस पॉइंटर को एक कोने वाले सेल से विपरीत सेल तक तिरछे खींचकर किया जा सकता है। वर्तमान (सक्रिय) सेल का फ्रेम संपूर्ण चयनित रेंज को कवर करते हुए फैलता है।

कम्प्यूटेशनल कार्य को गति देने और सरल बनाने के लिए, एक्सेल उपयोगकर्ता के निपटान में वर्कशीट फ़ंक्शंस का एक शक्तिशाली उपकरण रखता है जो लगभग सभी संभावित गणनाओं को पूरा करने की अनुमति देता है।

कुल मिलाकर, एमएस एक्सेल में 400 से अधिक वर्कशीट फ़ंक्शन (अंतर्निहित फ़ंक्शन) शामिल हैं। उन सभी को, उनके उद्देश्य के अनुसार, 11 समूहों (श्रेणियों) में विभाजित किया गया है:

• 1. वित्तीय कार्य;
• 2. दिनांक और समय कार्य;
• 3. अंकगणित और त्रिकोणमितीय (गणितीय) कार्य;
• 4. सांख्यिकीय कार्य;
• 5. लिंक और प्रतिस्थापन के कार्य;
• 6. डेटाबेस फ़ंक्शंस (सूची विश्लेषण);
• 7. पाठ कार्य;
• 8. तार्किक कार्य;
• 9. सूचना कार्य (गुणों और मूल्यों की जाँच);
• 10. इंजीनियरिंग कार्य;
• 11. बाह्य कार्य.

वर्कशीट सेल में किसी भी फ़ंक्शन को लिखना बराबर चिह्न (=) से शुरू होना चाहिए। यदि किसी फ़ंक्शन का उपयोग किसी अन्य जटिल फ़ंक्शन के भाग के रूप में या किसी सूत्र (मेगाफ़ॉर्मूला) में किया जाता है, तो इस फ़ंक्शन (सूत्र) से पहले बराबर चिह्न (=) लिखा जाता है। किसी भी फ़ंक्शन को उसके नाम के बाद एक तर्क (पैरामीटर) या कोष्ठक में पैरामीटर की एक सूची निर्दिष्ट करके एक्सेस किया जाता है। कोष्ठकों की उपस्थिति आवश्यक है; वे एक संकेत के रूप में कार्य करते हैं कि प्रयुक्त नाम किसी फ़ंक्शन का नाम है। सूची पैरामीटर (फ़ंक्शन तर्क) अर्धविराम (;) द्वारा अलग किए जाते हैं। उनकी संख्या 30 से अधिक नहीं होनी चाहिए, और फ़ंक्शंस के लिए इच्छानुसार कई कॉल वाले सूत्र की लंबाई 1024 वर्णों से अधिक नहीं होनी चाहिए। किसी सूत्र को लिखते (दर्ज करते) करते समय, सभी नामों को छोटे अक्षरों में टाइप करने की अनुशंसा की जाती है, फिर सही ढंग से दर्ज किए गए नाम बड़े अक्षरों में प्रदर्शित होंगे।