माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ों को मर्ज करना। डेटा स्रोत जिनका उपयोग मेल मर्जिंग के लिए किया जा सकता है वर्ड में एक डेटा स्रोत बनाएं

पिछले अंक के लेख से हमने सीखा कि मर्ज विधि आपको वर्ड का उपयोग करके डेटा स्रोत बनाने की अनुमति देती है। इस आलेख में, हम देखेंगे कि एक्सेल तालिका से डेटा स्रोत की जानकारी कैसे प्राप्त की जा सकती है।

डेटा स्रोत का उपयोग Word 2000/2002/2003/2007 के संस्करणों में किया जा सकता है, लेकिन इसे बनाने की प्रक्रिया Word के किसी भी संस्करण के लिए समान है। तो, आइए डेटा स्रोत बनाने के लिए एल्गोरिदम का वर्णन करें:

1. एक्सेल खोलें.
2. दिखाई देने वाली तालिका में, सेल A1 में, पहले फ़ील्ड का नाम दर्ज करें (उदाहरण के लिए, एक देश), बी1 में - दूसरा (उदाहरण के लिए, अनुक्रमणिका) वगैरह। (चित्र .1)।

चावल। 1. डेटा तालिका

एक तालिका का उपयोग करनावर्ड 2000/2002

1. Word में एक मुख्य दस्तावेज़ खोलें या बनाएं।
2. विलयनबटन ( मर्ज संवाद बॉक्स).
3. विलयनदूसरे चरण में बटन का चयन करें पाना डेटा,और सूची से - डेटा स्रोत खोलें(अंक 2)।

चावल। 2. ड्रॉपडाउन सूची डेटा स्रोत खोलें

1. एक नये संवाद बॉक्स में डेटा स्रोत खोलनाड्रॉपडाउन सूची से फाइल का प्रकारचुनना पुस्तकेंएमएसएक्सेल.
2. बटन पर क्लिक करके चयनित फ़ाइल खोलें खुला।
3. दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में माइक्रोसॉफ्टएक्सेल(चित्र 3) एक श्रेणी या नाम निर्दिष्ट करें।

चावल। 3. खिड़की माइक्रोसॉफ्टएक्सेल

परिणामी फ़ाइल एक्सेलडेटा स्रोत के रूप में यह मानो "बंधा हुआ" हो गया है, इसलिए अब आप मर्ज फ़ील्ड को मुख्य दस्तावेज़ में सम्मिलित कर सकते हैं, और डेटा स्रोत को मुख्य दस्तावेज़ के साथ मर्ज भी कर सकते हैं जैसा कि पिछले लेख में बताया गया है।

मुख्य दस्तावेज़ के साथ विलय प्रक्रिया में शामिल करने के लिए रिकॉर्ड का चयन करने का नियम

कुछ निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करने वाले रिकॉर्ड्स को मर्ज प्रक्रिया में शामिल किया जा सकता है। रिकॉर्ड्स का चयन करने के लिए लिंक का उपयोग किया जाता है या, और.

चयन मानदंड निर्धारित करने के लिए:

1. मुख्य दस्तावेज़ खोलें.
2. टूलबार से चयन करें विलयनबटन ( मर्ज संवाद बॉक्स).
3. डायलॉग बॉक्स में विलयनतीसरे चरण में बटन का चयन करें चयन अभिलेख.

परिणामस्वरूप, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा अभिलेखों का चयन.

1. टैब में अभिलेखों का चयनसंवाद बकस अभिलेखों का चयनकॉलम में मैदानड्रॉप-डाउन सूची से, उस फ़ील्ड का नाम चुनें जिसके मान पर शर्त लागू की जाएगी।
2. कॉलम में ऑपरेटरतुलना ऑपरेशन का चयन करें.
3. कॉलम में अर्थतुलना करने के लिए मान दर्ज करें.
4. सभी मापदंड तय करने के बाद विंडो बंद कर दें अभिलेखों का चयनबटन दबाकर ठीक है(चित्र 4) .

चावल। 4. खिड़की अभिलेखों का चयन

1. डायलॉग बॉक्स में विलयनबटन को क्लिक करे मर्जया टूलबार पर विलयनबटन दबाएँ ( एक नये दस्तावेज़ में विलय).

एक तालिका का उपयोग करनाडेटा स्रोत के रूप में Excelवर्ड 2003

1. व्यंजक सूची में सेवाटीम का चयन पत्र और मेलिंग, और फिर आदेश विलयन.
2. खुलने वाले कार्य फलक में विलय,बटन का उपयोग करना आगे,विज़ार्ड के तीसरे चरण पर जाएँ प्राप्तकर्ता चयन,फिर कमांड पर क्लिक करें
3. आवश्यक एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइल ढूंढें और उस पर डबल-क्लिक करके खोलें।
4. पुष्टि करें कि डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं (ये मर्ज फ़ील्ड हैं) (चित्र 5)।

चावल। 5. खिड़की तालिका का चयन करें

टिप्पणी। खिड़की में प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करेंआप प्रविष्टियाँ संपादित कर सकते हैं.

1. चौथे चरण पर आगे बढ़ते हुए, कमांड का चयन करें
2. दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में एक मर्ज फ़ील्ड जोड़ें(चित्र 6) पहले माउस कर्सर को मुख्य दस्तावेज़ में उस स्थान पर रखकर सूची से एक फ़ील्ड चुनें, जहाँ मर्ज फ़ील्ड स्थित होनी चाहिए।

चावल। 6. डायलॉग बॉक्स एक मर्ज फ़ील्ड जोड़ें

के बारे में प्रतिबद्ध होना Word 2003 में मुख्य दस्तावेज़ के साथ विलय की प्रक्रिया में शामिल करने के लिए रिकॉर्ड्स का चयन करना आवश्यक है,तीसरे चरण में जाकर कमांड का चयन करें और डायलॉग बॉक्स में प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करें(चित्र 7) उस प्रविष्टि के लिए आर बॉक्स को अनचेक करें जिस पर मुख्य दस्तावेज़ का पाठ नहीं भेजा जाना चाहिए।

चावल। 7. डायलॉग बॉक्स प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करें

एक तालिका का उपयोग करनाडेटा स्रोत के रूप में Excelवर्ड 2007

1. टैब पर समाचार पत्रिकासमूह में विलयनटीम का चयन प्राप्तकर्ताओं का चयन करें.
2. चुनें (चित्र 8), खोजें आवश्यक फ़ाइलडायलॉग बॉक्स में डेटा स्रोत का चयन करनाऔर इसे खोलो.

चावल। 8. टीम चयन मौजूदा सूची का प्रयोग करें

टिप्पणी। फ़ाइल का चयन करने के बाद, टैब कमांड सक्रिय हो जाएंगे

1. पर क्लिक करें फ़ील्ड की सूची बदलेंजब सूची बदलती है.
2. पर क्लिक करें मर्ज फ़ील्ड डालेंऔर सूची से एक फ़ील्ड का चयन करें, पहले माउस कर्सर को मुख्य दस्तावेज़ में उस स्थान पर रखें जहाँ मर्ज फ़ील्ड स्थित होनी चाहिए।

Word 2007 में मेल मर्ज प्रक्रिया में शामिल करने के लिए रिकॉर्ड का चयन करना

1. टैब में समाचारसमूह में मर्ज प्रारंभ करेंप्रेस प्राप्तकर्ताओं का चयन करेंऔर मेनू ड्रॉप-डाउन सूची से चयन करें मौजूदा सूची का प्रयोग करें.
2. आवश्यक एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइल ढूंढें और उस पर डबल-क्लिक करके खोलें।
3. पुष्टि करें कि डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं (ये मर्ज फ़ील्ड हैं)।
4. टैब में समाचारसमूह में मर्ज प्रारंभ करेंचुनना प्राप्तकर्ताओं की सूची बदलें.

5. मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स (चित्र 9) में, उस प्रविष्टि के लिए आर बॉक्स को अनचेक करें जिसमें आप मुख्य दस्तावेज़ का पाठ नहीं भेजना चाहते हैं।

चावल। 9. खिड़की प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करें

मर्ज प्रक्रिया के लिए डेटा स्रोत के रूप में एक्सेल का उपयोग करने के मुख्य लाभ

1. समय की बचत, क्योंकि एक ही कार्य को बार-बार करने की आवश्यकता नहीं है।

2. विभिन्न विवरणों के साथ दस्तावेज़ टेम्पलेट की कई प्रतियां बनाकर वर्कफ़्लो का स्वचालन।

3. कार्य करने में सुविधा और आसानी, जिसमें केवल तीन चरण होते हैं: मुख्य दस्तावेज़ बनाना, डेटा स्रोत बनाना और उन्हें सीधे मर्ज करना।

जी.ए. सेरोवा, प्रो. आरएसयूएच

अब आपको एक मर्ज डेटा स्रोत (ईमेल प्राप्तकर्ताओं के पते और अंतिम नाम) बनाने की आवश्यकता है।

1. अनुभाग में प्राप्तकर्ताओं का चयन करनाखिड़की विलयनकार्य फलक, चुनें एक सूची बनाना(चित्र 8.6)।

चावल। 8.6. खिड़की प्राप्तकर्ताओं का चयन करनापरास्नातक विलयन

2. कमांड पर क्लिक करें बनाएंअध्याय में एक सूची बनाना. एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जैसा चित्र में दिखाया गया है। 8.7.

मर्ज डेटा स्रोत एक डेटाबेस है जिसमें रिकॉर्ड शामिल हैं, जिनमें से प्रत्येक के आधार पर मुख्य दस्तावेज़ का उपयोग करके पत्र की एक विशिष्ट प्रतिलिपि तैयार की जाएगी। सभी रिकॉर्ड में समान डेटा फ़ील्ड हैं।

कुछ सबसे सामान्य फ़ील्ड डेटा स्रोत निर्माण विंडो में पूर्व-सूचीबद्ध हैं। आप डेटाबेस से अनावश्यक फ़ील्ड हटा सकते हैं और अपना स्वयं का जोड़ सकते हैं।

चावल। 8.7. डेटा स्रोत बनाना

अन्य अनुभाग आइटम प्राप्तकर्ताओं का चयन करनाआपको मौजूदा डेटाबेस का चयन करने की अनुमति देता है, जो पहले वर्ड में या एक्सेस जैसे एप्लिकेशन में बनाया गया था, या डेटा स्रोत के रूप में एक पता पुस्तिका।

टिप्पणीडेटा स्रोत में अतिरिक्त फ़ील्ड की उपस्थिति किसी भी तरह से मर्ज के परिणाम को प्रभावित नहीं करती है, लेकिन यह प्रोग्राम को धीमा कर देती है।

3. बटन पर क्लिक करें समायोजन. एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जैसा चित्र में दिखाया गया है। 8.8.

4. किसी आइटम को हाइलाइट करें निवेदन.

5. बटन पर क्लिक करें मिटानाहाइलाइट किए गए फ़ील्ड को मिटा दें.

चावल। 8.8. डेटा स्रोत फ़ील्ड सेट करना

चावल। 8.9. संवाद विंडो प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करें

6. चरण 4 और 5 को दोहराते हुए, नाम को छोड़कर सभी फ़ील्ड हटा दें। उपनाम, संगठन, पता 1और अनुक्रमणिका.

7. बटन पर क्लिक करें ठीक है.

8. बटन पर क्लिक करें बंद करनासंवाद खिड़कियाँ.

9. खुलने वाले डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए डायलॉग बॉक्स में गेस्ट्स नाम दर्ज करें और बटन पर क्लिक करें बचाना. चित्र में दिखाया गया चित्र। 8.9 संवाद बॉक्स प्राप्तकर्ताओं को मर्ज करें, जिसकी फिलहाल कोई प्रविष्टि नहीं है।

10. आपको निश्चित रूप से किसी बिंदु पर डेटा स्रोत में जानकारी दर्ज करनी होगी। बटन को क्लिक करे परिवर्तन...इसे अभी करने के लिए. एक डाटा एंट्री फॉर्म खुलेगा. आइए कुछ प्रविष्टियाँ जोड़ें। बाद में, मर्ज मास्टर दस्तावेज़ की उतनी ही प्रतियां उत्पन्न करेगा जितनी डेटा स्रोत में रिकॉर्ड हैं।

11. फॉर्म फ़ील्ड भरें.

12. अन्य प्रविष्टि जोड़ने के लिए बटन पर क्लिक करें एक प्रविष्टि बनाएँ.

13. तालिका में प्रस्तुत जानकारी को उनमें स्थानांतरित करते हुए कुछ और प्रविष्टियाँ दर्ज करें। 8.1.

तालिका 8.1. डेटा स्रोत मर्ज करें

14. बटन पर क्लिक करें बंद करनाडेटाबेस को सहेजने के लिए और फिर बटन पर ठीक हैखिड़की प्राप्तकर्ता.

टिप्पणीडेटा स्रोत जानकारी बदलने के लिए टूलबार में क्लिक करें विलयनबटन पर प्राप्तकर्ता, और फिर खुलने वाली संवाद विंडो में - बटन पर परिवर्तन. डेटा सोर्स फॉर्म खुल जाएगा. स्रोत रिकॉर्ड के माध्यम से नेविगेट करने के लिए, बटनों का उपयोग करें पहला, पीछे, आगे, अंतिमफॉर्म के नीचे.

चावल। 8.10. उपकरण पट्टी विलयन

Word विभिन्न स्रोतों से मर्ज डेटा खींच सकता है। एक सेट के भाग के रूप में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसवर्ड आउटलुक, एक्सेल और एक्सेस से डेटा आसानी से स्वीकार करता है। वेब पेजों सहित अन्य स्रोतों का उपयोग किया जा सकता है, पाठ फ़ाइलें OpenDocument और सीमांकित डेटा फ़ाइलें सादे पाठ के रूप में सहेजी गईं। यदि आपके पास पहले से कोई डेटा स्रोत नहीं है, तो आप Word में एक बना सकते हैं।

महत्वपूर्ण: HTTP स्थान में नामित डेटा स्रोतों तक पहुंच समर्थित नहीं है। किसी फ़ाइल को मर्ज के लिए डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करने से पहले, इसे अपनी स्थानीय हार्ड ड्राइव पर सहेजें।

डेटा स्रोत मर्ज करें

नीचे कुछ डेटा स्रोत दिए गए हैं जिनका उपयोग आप Word में मेल मर्ज के लिए कर सकते हैं।

अन्य डेटाबेस फ़ाइलें

आप विलय के लिए अन्य डेटा स्रोतों का भी उपयोग कर सकते हैं। इन स्रोतों तक पहुँचने के लिए, डेटा कनेक्शन विज़ार्ड चलाएँ।

एक बार जब आप अपना डेटा स्रोत सेट कर लेते हैं, तो आप मेल मर्ज का उपयोग करके लेबल, लिफाफे, पत्र और ईमेल बना सकते हैं।

अतिरिक्त जानकारी

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7 व्याख्यान संख्या 8

दस्तावेज़ों का विलय.

मेल मर्ज का उपयोग तब किया जाता है जब आपको दस्तावेज़ों का एक सेट बनाने की आवश्यकता होती है, जैसे कि पता लेबल या लेटरहेड पर पत्र, जो बड़ी संख्या में ग्राहकों को भेजे जाते हैं। प्रत्येक पत्र या स्टिकर में सामान्य और व्यक्तिगत दोनों जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, पत्र में ग्राहक को अंतिम नाम से संबोधित किया जाना चाहिए। प्रत्येक अक्षर या स्टिकर के लिए अलग-अलग जानकारी डेटा स्रोत से आती है।

मर्ज प्रक्रिया में कई सामान्य चरण शामिल हैं।

मुख्य दस्तावेज़ की स्थापना. मुख्य दस्तावेज़ में टेक्स्ट और ग्राफिक्स शामिल हैं जो मास्टर दस्तावेज़ के सभी संस्करणों के लिए सामान्य हैं, जैसे वापसी पता या लेटरहेड पर अभिवादन।

किसी दस्तावेज़ को डेटा स्रोत से कनेक्ट करना. डेटा स्रोत एक फ़ाइल है जिसमें जानकारी होती है जिसे दस्तावेज़ में डाला जाना चाहिए, जैसे पत्र प्राप्तकर्ताओं के नाम और पते।

प्राप्तकर्ताओं या वस्तुओं की सूची परिष्कृत करें. माइक्रोसॉफ्ट एप्लीकेशन कार्यालय शब्दप्रत्येक डेटा फ़ाइल आइटम या रिकॉर्ड के लिए मास्टर दस्तावेज़ की एक प्रति बनाता है।

किसी दस्तावेज़ में टेक्स्ट प्लेसहोल्डर (मर्ज फ़ील्ड) जोड़ना जब आप मर्ज करते हैं, तो मर्ज फ़ील्ड डेटा फ़ाइल से डेटा से भर जाते हैं।

मर्ज का पूर्वावलोकन करना और पूरा करना आप किसी दस्तावेज़ की प्रतियों के पूरे सेट को प्रिंट करने से पहले प्रत्येक प्रति का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।

टैब कमांड का उपयोग मेल के साथ मर्ज करने के लिए किया जाता है समाचार.

आप कार्य फलक का उपयोग करके भी मर्ज कर सकते हैं विलयन, जो आपको पूरी प्रक्रिया को चरण दर चरण पूरा करने की अनुमति देता है। किसी समूह में कार्य फलक का उपयोग करने के लिए मर्ज प्रारंभ करेंटैब पर समाचारवस्तु चुनें मर्ज प्रारंभ करें, और फिर बिंदु चरण-दर-चरण मर्ज विज़ार्ड.

मुख्य दस्तावेज़ की स्थापना

वर्ड एप्लिकेशन लॉन्च करें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक रिक्त दस्तावेज़ खुलता है। इसे खुला ही रहने दें. यदि आप इसे बंद करते हैं, तो आपको अगले चरण में जिन आदेशों को निष्पादित करने की आवश्यकता है, वे उपलब्ध नहीं होंगे।

टैब पर मेलसमूह में विलयनटीम का चयन मर्ज प्रारंभ करें.

उस दस्तावेज़ प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप बनाना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, आप निम्न दस्तावेज़ प्रकार बना सकते हैं.

लिफाफों का सेटसभी लिफाफों पर रिटर्न पते समान हैं, लेकिन प्राप्तकर्ता का पता प्रत्येक मामले में अद्वितीय है। किसी आइटम का चयन करें लिफाफेऔर टैब पर लिफ़ाफ़ा विकल्पसंवाद बकस लिफ़ाफ़ा विकल्पकृपया लिफाफे के आकार और पाठ स्वरूपण के संबंध में अपनी प्राथमिकताएं बताएं।

पता स्टिकर का सेटप्रत्येक स्टिकर में एक नाम और पता होता है जो अद्वितीय होता है। किसी आइटम का चयन करें स्टिकरऔर डायलॉग बॉक्स में स्टीकर विकल्पकृपया इंगित करें वांछित प्रकारस्टिकर.

लेटरहेड या संदेशों पर दस्तावेज़ों का सेट ईमेल सभी पत्रों या संदेशों की मूल सामग्री एक जैसी होती है, लेकिन उनमें से प्रत्येक में एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता के लिए इच्छित जानकारी होती है, उदाहरण के लिए, नाम, पता या कुछ अन्य जानकारी। इस प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए, चयन करें पत्रया ईमेल.

निर्देशिका या फ़ोल्डरप्रत्येक आइटम एक ही प्रकार की जानकारी प्रदर्शित करता है, जैसे नाम या विवरण, लेकिन यह प्रत्येक आइटम के लिए अद्वितीय है। क्लिक सूचीइस प्रकार का दस्तावेज़ बनाने के लिए.

विलय की बहाली

यदि आपको अपने मर्ज कार्य को बाधित करने की आवश्यकता है, तो आप मुख्य दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं और बाद में मर्ज फिर से शुरू कर सकते हैं। Microsoft Office Word डेटा स्रोत और फ़ील्ड डेटा सहेजता है। यदि आपने कार्य फलक का उपयोग किया है विलयन, वर्ड उस बिंदु पर वापस आ जाएगा जहां आप मर्ज फिर से शुरू करना चाहते हैं।

जब आप मर्ज फिर से शुरू करने के लिए तैयार हों, तो दस्तावेज़ खोलें।

Word दस्तावेज़ खोलने के लिए पुष्टिकरण मांगेगा, जो SQL कमांड चलाएगा।

चूंकि यह दस्तावेज़ डेटा स्रोत से जुड़ा है, इसलिए क्लिक करें हाँ. दस्तावेज़ का पाठ सभी सम्मिलित फ़ील्ड के साथ दिखाई देता है।

किसी दस्तावेज़ को डेटा स्रोत से कनेक्ट करना

मुख्य दस्तावेज़ में डेटा मर्ज करने के लिए, आपको दस्तावेज़ को डेटा स्रोत या डेटा फ़ाइल से कनेक्ट करना होगा।

डेटा फ़ाइल का चयन करना

टैब पर मेलसमूह में विलयनटीम का चयन प्राप्तकर्ताओं का चयन करें.

इन चरणों का पालन करें:

आवेदन दस्तावेज़ खोलें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड. इस दस्तावेज़ में एक तालिका होनी चाहिए. तालिका की पहली पंक्ति में शीर्षक होने चाहिए, और शेष पंक्तियों में वे प्रविष्टियाँ होनी चाहिए जिन्हें समग्र दस्तावेज़ में शामिल किया जाना चाहिए। आप हेडर डेटा स्रोत को डेटा स्रोत के रूप में भी उपयोग कर सकते हैं (हेडर डेटा स्रोत। एक दस्तावेज़ जिसमें हेडर पंक्ति (या रिकॉर्ड) होता है जिसका उपयोग निर्दिष्ट डेटा स्रोत को मुख्य मर्ज दस्तावेज़ के साथ मर्ज करने के लिए किया जाता है।)

प्राप्तकर्ताओं या वस्तुओं की सूची को परिष्कृत करना

यदि आप किसी विशिष्ट डेटा फ़ाइल से कनेक्ट कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आप सभी डेटा फ़ाइल रिकॉर्ड के डेटा को मुख्य दस्तावेज़ में स्थानांतरित नहीं करना चाहें।

प्राप्तकर्ताओं की सूची को सीमित करने या डेटा फ़ाइल आइटमों के सबसेट का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

टैब पर मेलसमूह में विलयनटीम का चयन संपादन सूची.

डायलॉग बॉक्स में विलय स्थल

व्यक्तिगत अभिलेखों का चयन करनायदि सूची छोटी है तो यह विधि सबसे उपयोगी है। उन प्राप्तकर्ताओं के बगल में स्थित चेक बॉक्स का चयन करें जिन्हें सूची में शामिल किया जाना चाहिए, और उन प्राप्तकर्ताओं के बगल में स्थित चेक बॉक्स को साफ़ करें जिन्हें सूची से बाहर रखा जाना चाहिए।

यदि आप जानते हैं कि आप मास्टर दस्तावेज़ में केवल कुछ रिकॉर्ड शामिल करना चाहते हैं, तो आप शीर्षक बार में चेक बॉक्स को साफ़ कर सकते हैं और फिर केवल अपने इच्छित रिकॉर्ड का चयन कर सकते हैं। इसी तरह, यदि आप अपने दस्तावेज़ में अधिकांश सूची शामिल करना चाहते हैं, तो शीर्षक बार में चेक बॉक्स का चयन करें, और फिर उन प्रविष्टियों को अनचेक करें जिन्हें आप शामिल नहीं करना चाहते हैं।

प्रविष्टियाँ क्रमबद्ध करनाजिस आइटम को आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं उसके कॉलम हेडर पर क्लिक करें। सूची को वर्णानुक्रम में आरोही क्रम (ए से ज़ेड) में क्रमबद्ध किया गया है।

प्रविष्टियों को फ़िल्टर करनायह सुविधा उपयोगी है यदि सूची में ऐसी प्रविष्टियाँ हैं जिन्हें आप मास्टर दस्तावेज़ में देखना या शामिल नहीं करना चाहते हैं।

किसी दस्तावेज़ में टेक्स्ट प्लेसहोल्डर (फ़ील्ड मर्ज करें) जोड़ें

मुख्य दस्तावेज़ को डेटा फ़ाइल से कनेक्ट करने के बाद, आप दस्तावेज़ टेक्स्ट दर्ज कर सकते हैं और यह इंगित करने के लिए टेक्स्ट प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं कि दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रतिलिपि में अद्वितीय डेटा कहाँ दिखना चाहिए।

टेक्स्ट प्लेसहोल्डर, जैसे पता या अभिवादन, को मर्ज फ़ील्ड कहा जाता है। Word में फ़ील्ड डेटा फ़ाइल में हाइलाइट किए गए कॉलम शीर्षकों के अनुरूप हैं।

डेटा फ़ाइल कॉलम डेटा की श्रेणियों का प्रतिनिधित्व करते हैं। मुख्य दस्तावेज़ में जोड़े गए फ़ील्ड इन श्रेणियों के लिए टेक्स्ट प्लेसहोल्डर हैं।

डेटा फ़ाइल पंक्तियाँ डेटा रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती हैं। जब आप मेल मर्ज करते हैं, तो Word प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए मुख्य दस्तावेज़ की एक प्रति बनाता है।

किसी फ़ील्ड को मुख्य दस्तावेज़ में रखते समय, यह निहित होता है कि डेटा की एक निश्चित श्रेणी, जैसे अंतिम नाम या पता, उसके स्थान पर दिखाई देनी चाहिए।

टिप्पणी।जब आप मुख्य दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करते हैं, तो फ़ील्ड का नाम हमेशा दोहरे कोण वाले कोष्ठक ("") में संलग्न होता है। मिश्रित दस्तावेज़ों में, इन कोष्ठकों का उपयोग ज़ोर देने के लिए नहीं किया जाता है। वे आपको केवल मुख्य दस्तावेज़ में फ़ील्ड को सामान्य पाठ से अलग करने की अनुमति देते हैं।

विलय के दौरान क्या होता है

विलय करते समय, डेटा फ़ाइल की पहली पंक्ति का डेटा मुख्य दस्तावेज़ में फ़ील्ड को बदल देता है, जिससे पहला समग्र दस्तावेज़ बनता है। डेटा फ़ाइल की दूसरी पंक्ति का डेटा फ़ील्ड को प्रतिस्थापित करके दूसरा मिश्रित दस्तावेज़ बनाता है, इत्यादि।

खेतों के साथ काम करने के उदाहरण

आप डेटा फ़ाइल से किसी भी कॉलम शीर्षक को फ़ील्ड के रूप में मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं। लेटरहेड, लेबल, ईमेल और अन्य मिश्रित दस्तावेज़ बनाते समय यह आपको कुछ लचीलापन देता है।

आप फ़ील्ड को जोड़ सकते हैं और विराम चिह्नों का उपयोग करके उन्हें अलग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक सटीक पता उत्पन्न करने के लिए, आपको निम्नलिखित फ़ील्ड को मुख्य दस्तावेज़ में सम्मिलित करना होगा:

"प्रथम नाम अंतिम नाम"

"घर और सड़क"

"शहर", "क्षेत्र", "पोस्टल कोड"

सामान्य उपयोग के मामलों के लिए, जैसे पता ब्लॉक या ग्रीटिंग लाइनें, वर्ड जटिल फ़ील्ड प्रदान करता है - कई फ़ील्ड का संयोजन। उदाहरण नीचे सूचीबद्ध हैं.

एड्रेस ब्लॉक फ़ील्ड कई फ़ील्ड का संयोजन है, जिसमें पहला नाम, अंतिम नाम, घर और सड़क, शहर और ज़िप कोड शामिल हैं।

ग्रीटिंग लाइन फ़ील्ड में इस्तेमाल किए गए ग्रीटिंग शब्दों के आधार पर एक या अधिक नाम फ़ील्ड शामिल हो सकते हैं।

प्रत्येक जटिल क्षेत्र की सामग्री को तदनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप पते के लिए एक औपचारिक नाम (श्री एंड्री अल्फिरोविच जूनियर) चुन सकते हैं, और अपने पते में "प्रिय" के बजाय "फॉर" का उपयोग कर सकते हैं।

मर्ज फ़ील्ड को डेटा फ़ाइल में मैप करना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि वर्ड को डेटा फ़ाइल में एक कॉलम मिलेगा जो प्रत्येक पते या ग्रीटिंग तत्व से मेल खाता है, आपको वर्ड में मेल मर्ज फ़ील्ड को डेटा फ़ाइल में कॉलम में मैप करना होगा।

फ़ील्ड से मिलान करने के लिए, चयन करें फ़ील्ड चयनसमूह में एक दस्तावेज़ लिखें और फ़ील्ड सम्मिलित करेंटैब पर समाचार.

एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा फ़ील्ड चयन.

संबोधन और अभिवादन तत्व बाईं ओर दिखाई देते हैं। डेटा फ़ाइल से कॉलम शीर्षक दाईं ओर दिखाई देते हैं।

Word प्रत्येक तत्व के लिए उपयुक्त कॉलम की तलाश करता है। चित्रण से पता चलता है कि Word को स्वचालित रूप से कॉलम के लिए एक मिलान मिल गया है उपनामडेटा फ़ाइल फ़ील्ड उपनाम. लेकिन वह अन्य तत्वों की एक-दूसरे से तुलना करने में असमर्थ थे। विशेष रूप से इस फ़ाइल से शब्द डेटाफ़ील्ड के लिए कोई मैच नहीं मिला नाम.

दाईं ओर की सूची में, आप बाईं ओर के तत्व के अनुरूप डेटा फ़ाइल कॉलम को हाइलाइट कर सकते हैं। अब चित्रण से पता चलता है कि column नामफ़ील्ड से मेल खाता है नाम. खेतों में कुछ भी ग़लत नहीं है निवेदन, अद्वितीय पहचानकर्ताऔर उपनामकोई मेल नहीं मिला। एक मास्टर दस्तावेज़ को हर फ़ील्ड का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप कोई फ़ील्ड जोड़ते हैं जिसके लिए डेटा फ़ाइल में कोई डेटा नहीं है, तो यह मास्टर दस्तावेज़ में एक खाली टेक्स्ट प्लेसहोल्डर के रूप में दिखाई देगा - आमतौर पर एक खाली स्ट्रिंग या एक छिपा हुआ फ़ील्ड।

सामग्री दर्ज करना और फ़ील्ड जोड़ना

मुख्य दस्तावेज़ में, उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ आप फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं।

समूह का प्रयोग करें एक दस्तावेज़ लिखें और फ़ील्ड सम्मिलित करेंटैब पर समाचार.

निम्नलिखित में से कोई भी आइटम जोड़ें.

नाम, डाक पता और अन्य जानकारी के साथ पता ब्लॉक

किसी आइटम का चयन करें पता ब्लॉक.

डायलॉग बॉक्स में एक पता ब्लॉक सम्मिलित करनाअपने इच्छित पता तत्व और प्रदर्शन प्रारूप का चयन करें और फिर क्लिक करें ठीक है.

फ़ील्ड चयन, तो Word को पता ब्लॉक के लिए आवश्यक कुछ जानकारी नहीं मिल सकी। के आगे वाले तीर पर क्लिक करें (कोई मुकाबला नहीं)

स्वागत पंक्ति

किसी आइटम का चयन करें स्वागत पंक्ति.

एक अभिवादन पंक्ति प्रारूप का चयन करें जिसमें अभिवादन, नाम और नाम के बाद विराम चिह्न शामिल हो।

ऐसे मामलों के लिए ग्रीटिंग लाइन टेक्स्ट का चयन करें जहां प्राप्तकर्ता का नाम उपलब्ध नहीं है, उदाहरण के लिए, जब डेटा स्रोत में प्राप्तकर्ता का पहला या अंतिम नाम नहीं बल्कि केवल कंपनी का नाम होता है।

बटन को क्लिक करे ठीक है.

यदि कोई डायलॉग बॉक्स प्रकट होता है फ़ील्ड चयन, तो Word को अभिवादन पंक्ति के लिए आवश्यक कुछ जानकारी नहीं मिल सकी। के आगे वाले तीर पर क्लिक करें (कोई मुकाबला नहीं), और फिर उस डेटा स्रोत में संबंधित फ़ील्ड को हाइलाइट करें जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं।

व्यक्तिगत क्षेत्र

जानकारी अलग-अलग फ़ील्ड से डाली जा सकती है, जैसे अंतिम नाम, फ़ोन नंबर, या दाता योगदान राशि। किसी डेटा फ़ाइल से किसी फ़ील्ड को मुख्य दस्तावेज़ में शीघ्रता से जोड़ने के लिए, सूची के आगे वाले तीर पर क्लिक करें डेटा फ़ील्ड सम्मिलित करना, और फिर एक फ़ील्ड नाम चुनें।

किसी दस्तावेज़ में अलग-अलग फ़ील्ड सम्मिलित करते समय अधिक विकल्पों का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

टैब पर मेलसमूह में फ़ील्ड रिकॉर्ड करना और जोड़नाटीम का चयन मर्ज फ़ील्ड डालें.

डायलॉग बॉक्स में डेटा फ़ील्ड सम्मिलित करनानिम्नलिखित में से कोई एक क्रिया करें.

पता फ़ील्ड का चयन करने के लिए जो स्वचालित रूप से डेटा स्रोत फ़ील्ड से मेल खाएगा, भले ही डेटा स्रोत फ़ील्ड के अलग-अलग नाम हों, चुनें पता फ़ील्ड.

उन फ़ील्ड्स को हाइलाइट करने के लिए जो हमेशा डेटा फ़ाइल कॉलम से सीधे डेटा का उपयोग करते हैं, चयन करें डेटाबेस फ़ील्ड.

सूची में खेतआवश्यक फ़ील्ड पर क्लिक करें.

बटन को क्लिक करे डालना, और तब बंद करना.

यदि कोई डायलॉग बॉक्स प्रकट होता है फ़ील्ड चयन, तो Word को फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए आवश्यक कुछ जानकारी नहीं मिल सकी। के आगे वाले तीर पर क्लिक करें (कोई मुकाबला नहीं), और फिर उस डेटा स्रोत में संबंधित फ़ील्ड को हाइलाइट करें जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं।

• आउटलुक संपर्क सूची से कस्टम फ़ील्ड

मुख्य दस्तावेज़ में कस्टम संपर्क सूची फ़ील्ड शामिल करने का एकमात्र तरीका आउटलुक से मेल मर्ज शुरू करना है। सबसे पहले आपको उन फ़ील्ड्स का उपयोग करके संपर्क सूची के प्रदर्शन को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है जिनका उपयोग मर्ज के दौरान किया जाना चाहिए। इसके बाद आप मर्ज करना शुरू कर सकते हैं. एक बार सभी आवश्यक सेटिंग्स हो जाने के बाद, वर्ड स्वचालित रूप से खुल जाएगा और आप मेल मर्ज पूरा कर सकते हैं।

मर्ज परिणामों का स्वरूपण

किसी दस्तावेज़ में मौजूद डेटा को फ़ॉर्मेट करने के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड का चयन करें और इसे उसी तरह फ़ॉर्मेट करें जैसे आप किसी अन्य टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करते हैं। चयन में डबल शेवरॉन उद्धरण शामिल होने चाहिए ( « » ) मैदान को घेरना।

मर्ज का पूर्वावलोकन करें और पूरा करें

एक बार सभी फ़ील्ड मुख्य दस्तावेज़ में जुड़ जाने के बाद, आप मर्ज परिणामों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं। मर्ज वास्तव में पूरा होने से पहले, आप मर्ज किए गए दस्तावेज़ों की समीक्षा कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो उचित परिवर्तन कर सकते हैं।

देखने के लिए, समूह में निम्नलिखित में से एक कार्य करें परिणाम दर्शनटैब समाचार :

क्लिक परिणाम दर्शन.

बटनों का उपयोग करके प्रत्येक मिश्रित दस्तावेज़ को पृष्ठ दर पृष्ठ ब्राउज़ करें अगली प्रविष्टिऔर पिछला पदसमूह में परिणाम दर्शन.

कमांड का उपयोग करके एक विशिष्ट दस्तावेज़ देखें प्राप्तकर्ता खोजें.

विलय पूरा करना

एकाधिक दस्तावेज़ों को व्यक्तिगत रूप से मुद्रित या संपादित किया जा सकता है। यह सभी दस्तावेज़ों या दस्तावेज़ों के सबसेट के लिए किया जा सकता है।

चुनें कि दस्तावेज़ों के पूरे सेट को संपादित करना है या नहीं, केवल वर्तमान में प्रदर्शित प्रतिलिपि को, या किसी निर्दिष्ट रिकॉर्ड संख्या द्वारा पहचाने गए दस्तावेज़ों के उपसमूह को। Word उन प्रतियों को, जिन्हें आप संपादित करना चाहते हैं, पृष्ठ विराम द्वारा अलग करके एक फ़ाइल के रूप में सहेजता है।

मुख्य दस्तावेज़ सहेजा जा रहा है

याद रखें कि मिश्रित दस्तावेज़ मुख्य दस्तावेज़ से अलग से सहेजे जाते हैं। मुख्य दस्तावेज़ को अलग रखना उपयोगी है क्योंकि बाद में विलय करते समय यह उपयोगी हो सकता है।

विलय प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं।

प्रथम चरण। स्प्रेडशीट डेटा तैयार करना

मर्ज की जाने वाली तालिका को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

• तालिका में कोई मर्ज किए गए सेल नहीं होने चाहिए. यह कहना अधिक सटीक होगा: यदि तालिका में मर्ज किए गए सेल हैं, तो आपको इस तथ्य के लिए तैयार रहना होगा कि निर्यात के दौरान मर्ज रद्द कर दिया जाएगा, और तदनुसार, अतिरिक्त खाली पंक्तियां और/या कॉलम बनेंगे, जो तालिका की संरचना को बाधित कर सकता है। सामान्य तौर पर, मर्ज की गई कोशिकाएँ बुरी होती हैं :)
• विलय करते समय उपयोग किए जाने वाले सभी स्तंभों में अद्वितीय नाम होने चाहिए। यदि तालिका में स्तंभों के नाम के साथ पहली पंक्ति गायब है, तो इसे डेटा की पहली पंक्ति से बदल दिया जाएगा, जिसका अर्थ है कि यह वितरण में भाग नहीं लेगा।

उदाहरण के तौर पर, आइए उत्कृष्ट फिटनेस क्लब के ग्राहकों की सूची वाली एक तालिका लें।

चरण 2। खाका तैयार किया जा रहा है शब्द दस्तावेज़

इस स्तर पर पाठ संपादकवर्ड, एक दस्तावेज़ तैयार किया जाता है जिसमें स्प्रेडशीट डेटा भविष्य में एम्बेड किया जाएगा। इस दस्तावेज़ का पाठ सभी मेलिंग का एक सामान्य हिस्सा है।

मान लीजिए कि हम उन सभी ग्राहकों को अधिसूचना पत्र भेजने की योजना बना रहे हैं जिनका क्लब कार्ड अगले महीने समाप्त हो रहा है।

पते, क्लब कार्ड नंबर और समाप्ति तिथि को छोड़कर पत्र का पाठ वही होगा। यह डेटा एक्सेल स्प्रेडशीट से आयात किया जाएगा (नीले रंग में हाइलाइट किया गया)

इस प्रकार, इस स्तर पर, सभी अक्षरों के लिए सामान्य पाठ को Word दस्तावेज़ में मुद्रित किया जाता है।

विलय के दौरान अधिक सुविधाजनक आगे के काम के लिए, पैरामीटर सेट करने की अनुशंसा की जाती है फ़ील्ड छायांकनठीक जगह लेना हमेशासम्मिलित मर्ज फ़ील्ड को सादे पाठ से अलग करने के लिए। सक्षम होने पर, फ़ील्ड ग्रे पृष्ठभूमि के साथ दिखाई देते हैं। स्वाभाविक रूप से, यह पृष्ठभूमि मुद्रित नहीं है.

चरण 3. काम पर एमएस वर्ड मर्ज विज़ार्ड

एमएस वर्ड में लेटर फ़ाइल खोलें।

डेटा को मर्ज करने का सबसे आसान तरीका मर्ज विज़ार्ड का पालन करना है। संस्करणों में Word2003 के बाद मर्ज विज़ार्ड प्रारंभ होता हैबटन के माध्यम सेमर्ज प्रारंभ करेंटैब पर समाचार

संस्करणों में Word2007 से पहले आपको मेनू कमांड निष्पादित करना चाहिएसेवा - पत्र और मेलिंग - विलय।इसके अलावा, अधिक सुविधाजनक संचालन के लिएसंस्करणों Word2007 से पहले आप मेल मर्ज टूलबार प्रदर्शित कर सकते हैं

एक बार फिर, कृपया ध्यान दें कि पत्र प्रपत्र में केवल सभी अक्षरों के लिए सामान्य पाठ शामिल है, इसलिए अपील ऐसी दिखती है हम आपका सम्मान करते हैं!, और कार्ड नंबर और तारीख गायब है।

मर्ज विज़ार्ड 6 चरणों में काम करता है।

स्टेप 1:भेजे जाने वाले दस्तावेज़ का प्रकार चुनें, हमारे मामले में यह है पत्र
	चरण दो:उस दस्तावेज़ का चयन करें जिसके आधार पर मेलिंग बनाई जाएगी; यह एक खुला वर्तमान दस्तावेज़, एक टेम्पलेट या एक मौजूदा दस्तावेज़ हो सकता है। कोई विकल्प चुनते समय नमूनाया मौजूदा दस्तावेज़एक्सप्लोरर में वांछित फ़ाइल निर्दिष्ट करना संभव हो जाता है। हम चुनते हैं वर्तमान दस्तावेज़
चरण 3:प्राप्तकर्ताओं का चयन करें. हमारे मामले में, डेटा स्रोत एक एक्सेल तालिका होगी, इसलिए विकल्प की जांच करें एक सूची का उपयोग करना. फिर बटन का उपयोग करें समीक्षा...एक्सप्लोरर में वांछित फ़ाइल का चयन करें
		किसी फ़ाइल का चयन करने के बाद, चयनित तालिका के साथ एक संवाद बॉक्स खुलता है। अगर हमें सारे रिकॉर्ड चाहिए तो तुरंत ओके पर क्लिक करें। यदि आवश्यक हो, तो आप सूची को क्रमबद्ध कर सकते हैं, आवश्यक रिकॉर्ड फ़िल्टर कर सकते हैं, या उपयुक्त आदेशों का उपयोग करके उन्हें ढूंढ सकते हैं। बेशक, यहां फ़िल्टरिंग और खोज क्षमताएं एक्सेल की तुलना में बहुत खराब हैं, लेकिन आप टेक्स्ट या संख्यात्मक मानों के आधार पर एक सरल चयन कर सकते हैं। इसके अलावा, चेकबॉक्स का उपयोग करके मैन्युअल रूप से वितरण के लिए पोस्ट का चयन करना संभव है :) हमारे मामले में, हमें फ़ील्ड के अनुसार फ़िल्टर सेट करने की आवश्यकता है समाचार पत्रिकामान "हाँ" से (यदि क्लब कार्ड अगले महीने समाप्त हो रहा है तो मान "हाँ" तालिका में दिखाई देता है)। फ़िल्टर को फ़ील्ड नाम पर क्लिक करके और "हाँ" चुनकर या उसी संवाद बॉक्स में फ़िल्टर लिंक का उपयोग करके सेट किया जा सकता है
चरण 4:दस्तावेज़ में आवश्यक फ़ील्ड डालें. विज़ार्ड द्वारा प्रस्तावित विकल्पों में से किसी एक को चुनने से पहले, आपको कर्सर को उस टेक्स्ट में रखना चाहिए जहां आप डेटा डालना चाहते हैं। यदि आप ऐसा करना भूल गए, तो कोई बात नहीं, फ़ील्ड को दस्तावेज़ में कहीं भी डाला जा सकता है और फिर स्थानांतरित किया जा सकता है। हमारे मामले में, हम कर्सर को पहले "सम्मान" शब्द के बाद रखते हैं विस्मयादिबोधक बिंदु. चूँकि हमें अलग-अलग फ़ील्ड की आवश्यकता है, हम चयन करते हैं अन्य तत्व...
		आपको मर्ज फ़ील्ड चुनने की अनुमति देने के लिए एक संवाद बॉक्स खुलता है। एक क्षेत्र का चयन करें नाम, प्रेस डालना, क्षेत्र के लिए भी यही उपनाम. खिड़की बंद करना मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करनाऔर सम्मिलित फ़ील्ड के बीच रिक्त स्थान जोड़ें। यदि पैरामीटर फ़ील्ड छायांकनस्थिति पर सेट करें हमेशा, सम्मिलित फ़ील्ड ग्रे पृष्ठभूमि पर स्पष्ट रूप से दिखाई देंगी। नंबर के बाद कर्सर रखें, लिंक पर दोबारा क्लिक करें अन्य तत्व..., चुनना क्लब कार्ड नंबर - डालना. इसी तरह फ़ील्ड डालें कार्ड समाप्ति की तिथि उपरोक्त फ़ील्ड के अतिरिक्त, आपको अनुरोध का अंत सम्मिलित करना होगा वां, जो फ़ील्ड मान पर निर्भर करता है ज़मीन. ऐसा करने के लिए, हम एक विशेष फ़ील्ड का उपयोग करेंगे जो आपको डेटा के आधार पर दो मानों में से एक सम्मिलित करने की अनुमति देता है। कर्सर को "सम्मान" शब्द के तुरंत बाद रखें और बटन दबाएँ नियमटैब पर समाचारऔर विकल्प का चयन करें अगर तब या. Word2007 से पहले के संस्करणों में, एक समान बटन कहा जाता है एक वर्ड फ़ील्ड जोड़ेंऔर टूलबार पर स्थित है विलयन खुलने वाले संवाद बॉक्स में, पैरामीटर सेट करें ओके पर क्लिक करने के बाद हमें रिजल्ट मिलता है
चरण 5:हम नेविगेशन बटन का उपयोग करके परिणामी अक्षरों को देखते हैं। इस चरण में, आप फ़िल्टर लागू करके या चेक बॉक्स साफ़ करके प्राप्तकर्ताओं की सूची भी बदल सकते हैं। चूंकि हमने फ़िल्टर पहले लागू किया था, इसलिए 3 प्राप्तकर्ता बचे हैं।
		प्राप्त परिणाम पर करीब से नज़र डालने पर, हम देखते हैं कि यह हमारी उम्मीदों पर खरा नहीं उतरता है इसके बजाय क्लब कार्ड नंबर 001768 के रूप में प्रदर्शित किया गया 1768 , और तारीख बिल्कुल भी हमारी तरह नहीं है: पहले महीना, और फिर दिन, हालाँकि अंदर एक्सेल स्प्रेडशीटसब कुछ ठीक था। दशमलव संख्या, मुद्रा प्रारूप आदि वाले सेल आयात करते समय भी यही समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। निष्कर्ष निराशाजनक है: विलय करते समय, संख्याओं और तिथियों का स्वरूपण संरक्षित नहीं किया जाता है। लेकिन एक रास्ता है! Word दस्तावेज़ के वे फ़ील्ड जिनमें हमारा डेटा डाला गया है, वे कोड हैं जिन्हें, सबसे पहले, देखा जा सकता है, और दूसरा, बदला जा सकता है। फ़ील्ड कोड देखने के लिए, उदाहरण के लिए, क्लब कार्ड नंबर के साथ, आपको उस पर राइट-क्लिक करना चाहिए (आरएमबी) और कमांड का चयन करें कोड/फ़ील्ड मान. हमें निम्नलिखित मिलता है (मर्जफ़ील्ड "एम__क्लब_कार्ड" } हम कोड को स्वयं नहीं बदलेंगे, लेकिन हम प्रारूप में जोड़ देंगे। प्रारूप जोड़ने का सिद्धांत किसी भी व्यक्ति के लिए स्पष्ट होगा जो एक्सेल में एक कस्टम प्रारूप बनाने से थोड़ा भी परिचित है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी संख्या में हमेशा छह अंक हों, प्रारूप में छह शून्य होने चाहिए: (मर्जफ़ील्ड "एम__क्लब_कार्ड"\# "000000") . अब फ़ील्ड पर फिर से राइट-क्लिक करें - अपडेट फ़ील्ड, और हमें आवश्यक प्रारूप में संख्या दिखाई देती है। हम तारीख के साथ भी ऐसा ही करते हैं।( मर्जफ़ील्ड "कार्ड_एक्सपायरी_डेट" \@ "डी.डी. एम.एम. YYYY " ) और हमें अंतिम संस्करण मिलता है वर्ड फ़ील्ड कोड के बारे में अधिक जानकारी वर्ड हेल्प या यहां पाई जा सकती है