Ekspresi berikut paling sering digunakan untuk menulis email formal:

1. Jika kami ingin melampirkan file, maka kami menunjukkan:

Silakanmenemukanterlampir– Mohon diterima sebagai lampiran

Silakan menemukan terlampir -ku melanjutkan. – Mohon diterima sebagai lampiran resume saya.

Silakan menemukan terlampir foto dari itu konferensi. – Mohon diterima sebagai lampiran foto dari konferensi.

2. Jika kita ingin meneruskan (redirect) suatu surat, kita menggunakan ungkapan:

saya sudah meneruskan ________ kepadamu. – Saya meneruskan ________ kepada Anda.

saya meneruskan ________ kepadamu. – Saya mengirimi Anda _______.

saya sudah meneruskanResume Bill untuk Anda. –SAYA dialihkan Kepadamu ringkasan Tagihan.

saya meneruskanEmail John untuk Anda. –saya meneruskan Kepadamuemail John.

3. Jika kita ingin menandai seseorang di salinan surat itu, kita menggunakan ungkapan:

(nama) di email ini

– Saya telah mencatat (nama) dalam salinan ini surel.

SAYA` ve cc` D Umar pada ini surel. – Saya menandai Umar dalam salinan email ini.

* Kami telah meniru Umar kemenyimpandiadi dalamitulingkaran. – Kami telah mencatat Umar dalam salinan suratnya agar dia selalu mendapat informasi.

Tolong terus beri tahu saya. –Silakan, memegang Saya V kursus.

4. Ungkapan berikut akan membantu mengakhiri surat ini:

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya. – Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Sungguh-sungguh,

Yohanes –

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya.

Sungguh-sungguh,

Yohanes

5. Untuk menyelesaikan surat ini, kami menggunakan ekspresi berikut:

Saya menantikannya

mendengaringdariAnda- Menunggu jawaban darimu. bertemuingAnda- Aku ingin bertemu denganmu. milikmumembalas- Menunggu jawabanmu.

Nantikan + kata kerja + ing- melihat ke depan)

Untuk mengakhiri email kami menggunakan ekspresi berikut:

BaikSalam (Salam) – Salam hangat, salam

HangatHarapan — Semoga sukses

MilikmuSungguh-sungguh– Hormat kami, dengan hormat.

lelucon bahasa inggris

Orang yang sarapan di restoran murah mencoba mengobrol orang itu di sampingnya di konter.

"Hujan yang sangat deras seperti banjir."

"Banjir?" Nadanya sopan, tapi penuh rasa ingin tahu.

"Banjir-Nuh, Bahtera, Gunung Ararat."

Yang lain menggigit setengah potong roti, menggelengkan kepalanya, dan bergumam keras:

“Belum baca koran hari ini, yi.”

Apa itu email? Dalam dunia bisnis modern ini adalah:

• Wajahmu. Dengan bantuan email Anda dapat menciptakan citra positif di mata rekanan atau merusak kesan pertama.
• Alat kerja Anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar terjadi melalui email. Oleh karena itu, jika Anda mahir dalam alat musik ini, Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.
• Gangguan yang kuat. Dunia luar sedang mencoba untuk menyerang Anda, mengalihkan perhatian Anda dan menyesatkan Anda melalui email.

Dari posisi ini kita akan melihat bekerja dengan melalui email. Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana.

Memformat surat

Saya menggunakan klien email Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari kita membuat surat baru dan menelusuri daftar bidang dari atas ke bawah.

Kepada siapa. Menyalin. Salinan tersembunyi

Mungkin ada yang belum tahu, tapi "To" di Mozilla bisa diubah menjadi "Cc" atau "Bcc".

• Kepada siapa: kita menulis penerima utama atau beberapa penerima yang dipisahkan dengan titik koma.
• Menyalin: kita menulis surat kepada seseorang yang seharusnya membaca surat itu, tetapi kita tidak mengharapkan reaksi darinya.
• Salinan tersembunyi: kami menulis kepada seseorang yang seharusnya membaca surat tersebut, namun tetap tidak diketahui oleh penerima surat lainnya. Sangat cocok digunakan untuk pengiriman surat bisnis secara massal, seperti pemberitahuan.

Salah V pengiriman massal tentukan penerima menggunakan kolom “Salin” atau “Kepada”. Beberapa kali dalam setahun saya menerima surat yang mencantumkan 50–90 penerima di kolom “Cc”. Ada pelanggaran privasi. Tidak semua penerima Anda perlu mengetahui dengan siapa lagi Anda bekerja pada topik serupa. Ada baiknya jika ini adalah orang-orang yang saling mengenal. Bagaimana jika ada perusahaan pesaing dalam daftar yang tidak mengetahui satu sama lain? Minimal, Anda harus bersiap untuk penjelasan yang tidak perlu, dan maksimal, mengakhiri kerja sama dengan salah satu dari mereka. Jangan lakukan dengan cara ini.

Subjek surat

Layanan pengiriman surat profesional sering kali menulis (terkadang dengan bijaksana) tentang pentingnya baris subjek email di blog perusahaan mereka. Namun paling sering kita berbicara tentang surat penjualan, di mana subjek suratnya memecahkan masalah “email harus dibuka”.

Kami sedang mendiskusikan korespondensi bisnis sehari-hari. Di sini tema memecahkan masalah “surat dan penulisnya harus mudah diidentifikasi dan kemudian ditemukan.” Selain itu, ketekunan Anda akan kembali kepada Anda dalam bentuk karma dari banyak surat tanggapan, hanya dengan awalan Ulang: atau FWD, di antaranya Anda harus mencari surat yang diinginkan tentang topik tersebut.

Dua puluh surat adalah volume korespondensi satu hari untuk seorang manajer menengah. Saya tidak berbicara tentang pengusaha dan pemilik bisnis sama sekali; jumlah surat mereka terkadang melebihi 200 atau lebih per hari. Oleh karena itu sekali lagi: jangan mengirim email dengan subjek kosong.

Lantas, bagaimana cara merumuskan subject email dengan benar?

Kesalahan #1 : Hanya nama perusahaan yang di subject. Misalnya, “Langit” dan hanya itu. Pertama, Anda mungkin bukan satu-satunya dari perusahaan Anda yang berkomunikasi dengan rekanan ini. Kedua, topik seperti itu tidak ada gunanya, karena nama perusahaan Anda sudah terlihat dari alamatnya. Ketiga, coba tebak seperti apa kotak surat Anda dengan pendekatan korespondensi ini? Sesuatu seperti ini.

Apakah nyaman untuk mencari topik seperti itu?

Kesalahan #2 : mencolok, judul yang menjual. Sangat bagus jika Anda tahu cara menulis berita utama seperti itu. Namun apakah pantas menggunakan keterampilan ini dalam korespondensi bisnis? Ingat tujuan baris subjek email bisnis: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan identifikasi dan pencarian.

Teks surat itu

Ada banyak panduan dalam menulis teks kasus yang berbeda kehidupan. Misalnya, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin, dan ahli kata lainnya memiliki banyak informasi berguna. Saya menyarankan Anda untuk membaca artikel mereka, setidaknya untuk meningkatkan literasi umum dan meningkatkan gaya pidato tertulis secara keseluruhan.

Dalam proses menulis surat, kita harus mengambil beberapa keputusan secara berurutan.

Masalah kesopanan . Di awal surat, Anda bisa melontarkan basa-basi atau bahkan kelembutan dalam semangat “Rodya sayangku, sudah lebih dari dua bulan sejak aku berbicara denganmu secara tertulis, yang membuatku sendiri menderita dan bahkan tidak bisa tidur. malam, sambil berpikir.” Sangat sopan dan sangat memakan biaya, baik dari segi waktu untuk menulis pendahuluan tersebut, maupun dari segi waktu lawan bicara untuk membacanya. Korespondensi adalah bisnis, ingat? Bukan esai bergenre epistolary untuk kompetisi atau surat kepada ibu Raskolnikov, melainkan korespondensi bisnis.

Kami menghargai waktu kami dan waktu penerima!

Masuk akal untuk memperkenalkan diri dan mengingat kembali keadaan kenalan Anda dalam surat pertama yang dikirim setelah pertemuan singkat di sebuah pameran. Jika ini merupakan kelanjutan kerjasama atau korespondensi yang sedang berlangsung, pada huruf pertama hari itu kita menulis: “Halo, Ivan”, pada huruf kedua dan selanjutnya: “Ivan,…”.

Menarik . Saya selalu prihatin dengan pertanyaan siapa yang harus dituju dalam surat jika ada beberapa penerima. Baru-baru ini saya menulis surat yang ditujukan kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa ragu, saya menulis “Halo, Anna” dan tidak khawatir. Namun keberuntungan seperti itu tidak selalu terjadi.

Bagaimana jika penerimanya ada tiga atau bahkan tujuh dan namanya tidak sama? Anda dapat mencantumkannya berdasarkan nama: “Selamat siang, Rodion, Pulcheria, Avdotya, dan Pyotr Petrovich.” Tapi itu panjang dan butuh waktu. Anda dapat menulis: “Halo, rekan-rekan!”

Bagi saya sendiri, saya menggunakan aturan menyapa dengan menyebutkan nama orang di kolom “Kepada”. Dan jangan menghubungi mereka yang ada di salinan itu sama sekali. Aturan ini juga memungkinkan Anda untuk lebih akurat menentukan (satu!) penerima surat dan tujuan surat ini.

Kutipan . Seringkali korespondensi adalah rangkaian surat dengan pertanyaan dan jawaban - singkatnya, dialog. Merupakan praktik yang baik untuk tidak menghapus riwayat korespondensi dan menulis tanggapan Anda di bagian atas teks yang dikutip, sehingga ketika Anda kembali ke korespondensi ini seminggu kemudian, Anda dapat dengan mudah membaca dialog dari atas ke bawah, berdasarkan tanggal.

Untuk beberapa alasan, pengaturan default di Mozilla adalah “Tempatkan kursor setelah teks yang dikutip.” Saya sarankan mengubahnya di menu “Alat” → “Opsi”. akun» → “Menyusun dan menangani”. Pasti begitu.

Tujuan surat itu . Ada dua jenis surat bisnis:

• ketika kita hanya memberi tahu lawan bicara (misalnya, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan selama sebulan);
• dan ketika kita menginginkan sesuatu dari lawan bicaranya. Misalnya agar dia menyetujui invoice pembayaran yang terlampir.

Biasanya, surat yang memberi semangat jauh lebih banyak daripada surat laporan. Jika kita ingin mencapai sesuatu dari lawan bicara, sangat penting untuk mengatakannya dalam surat dalam teks biasa. Ajakan bertindak harus disertai dengan nama dan menjadi kalimat terakhir dalam surat.

Salah : “Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang membacok wanita tua itu sampai mati.”

Benar : “Porfiry Petrovich, akulah yang membacok wanita tua itu sampai mati, tolong ambil tindakan untuk menangkapku, aku lelah menderita!”

Mengapa koresponden harus memikirkan apa yang harus Anda lakukan dengan surat ini? Bagaimanapun, dia mungkin membuat keputusan yang salah.

Tanda tangan dalam teks . Dia harusnya. Selain itu, semua klien email memungkinkan Anda mengonfigurasi substitusi tanda tangan otomatis, misalnya yang klasik “Hormat kami,…”. Di Mozilla, ini dilakukan di menu “Alat” → “Opsi Akun”.

Menulis kontak di tanda tangan atau tidak adalah masalah pribadi setiap orang. Tetapi jika Anda terhubung dengan penjualan, pastikan untuk menulis. Sekalipun kesepakatan tidak terjadi melalui komunikasi, di kemudian hari Anda akan mudah ditemukan menggunakan kontak dari tanda tangan.

Terakhir, satu lagi fitur badan surat untuk lawan bicara yang tidak suka (tidak bisa, tidak mau, tidak punya waktu) menjawab surat Anda. Harap tunjukkan default di badan surat. Misalnya, “Porfiry Petrovich, jika Anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum pukul 12:00 hari Jumat, maka saya menganggap diri saya diberi amnesti.” Tentu saja, tenggat waktunya harus nyata (Anda tidak boleh mengirim SMS dari contoh pada hari Jumat pukul 11:50). Penerima harus mampu secara fisik membaca dan menindaklanjuti surat Anda. “Keheningan” seperti itu membebaskan Anda dari tanggung jawab atas kegagalan lawan bicara dalam merespons. Seperti biasa, Anda perlu mendekati penggunaan fitur ini dengan bijak. Jika seseorang membalas surat Anda tepat waktu dan teratur, ultimatum seperti itu mungkin, jika tidak menyinggung perasaannya, akan membuatnya sedikit stres atau mengarah pada keputusan untuk tidak menjawab surat itu sekarang, tetapi memaksa Anda menunggu hingga hari Jumat.

Lampiran

Surat sering kali dilengkapi dengan lampiran: resume, proposal komersial, perkiraan, jadwal, pindaian dokumen - sangat banyak alat yang berguna dan pada saat yang sama menjadi sumber kesalahan umum.

Kesalahan : ukuran investasi yang besar. Saya sering menerima email dengan lampiran berukuran hingga 20 MB. Biasanya, ini adalah pindaian beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program surat koresponden hampir pasti akan terjebak selama beberapa menit dalam upaya sia-sia untuk memuat pratinjau lampiran ini. Dan amit-amit penerimanya mencoba membaca surat ini di smartphone...

Secara pribadi, saya langsung menghapus surat-surat tersebut. Tidak ingin email Anda berakhir di sampah sebelum terbaca? Periksa ukuran investasinya. Disarankan ukurannya tidak lebih dari 3 MB.

Apa yang harus dilakukan jika melebihi?

• Coba konfigurasi ulang pemindai Anda ke format dan resolusi lain. Misalnya, PDF dan 300dpi menghasilkan pindaian yang cukup mudah dibaca.
• Pikirkan tentang program seperti pengarsip WinRar atau 7zip. Beberapa file terkompres dengan sempurna.
• Apa yang harus dilakukan jika lampirannya sangat besar dan Anda tidak dapat mengompresnya? Misalnya, database akuntansi yang hampir kosong berbobot 900 MB. Layanan penyimpanan informasi cloud akan membantu: Dropbox, google Drive dan sejenisnya. Beberapa layanan, seperti Mail.ru, secara otomatis mengubah lampiran berukuran besar menjadi tautan penyimpanan awan. Namun saya lebih suka mengelola sendiri informasi yang disimpan di cloud, jadi saya tidak menerima otomatisasi dari Mail.ru.

Dan satu lagi rekomendasi yang tidak sepenuhnya jelas tentang investasi adalah mereka Nama . Itu harus dapat dimengerti dan diterima oleh penerimanya. Suatu ketika kami di perusahaan sedang mempersiapkan proposal komersial atas nama... biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat dari manajer dengan draft CP untuk persetujuan, dan lampirannya menyertakan file bernama “ForFedi.docx”. Manajer yang mengirimi saya ini melakukan dialog seperti ini:

Manajer yang terhormat, apakah Anda secara pribadi siap untuk mendekati pria terhormat ini dan memanggilnya Fedya secara langsung?

Entah bagaimana, tidak, dia adalah pria yang dihormati, semua orang memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya.

Mengapa Anda memberi nama lampiran tersebut “Untuk Fedi”? Jika saya mengirimkannya sekarang, apakah menurut Anda dia akan membeli kapak dari kami menggunakan CP ini?

Tadinya aku akan mengganti namanya...

Mengapa menyiapkan bom waktu - penolakan klien potensial - atau membuat pekerjaan ekstra untuk diri Anda sendiri dengan mengganti nama file? Mengapa tidak segera memberi nama lampiran dengan benar: “Untuk Fyodor Mikhailovich.docx” atau bahkan lebih baik lagi - “KP_Sky_Axes.docx”.

Jadi, kurang lebih kita telah memilah email sebagai “wajah”. Mari beralih ke melihat email sebagai sebuah alat. pekerjaan yang efisien dan mari kita bicara tentang komponennya yang mengganggu.

Bekerja dengan surat

Email adalah pengalih perhatian yang kuat. Seperti halnya gangguan apa pun, email perlu ditangani dengan memperketat peraturan dan memperkenalkan jadwal kerja.

Minimal, Anda harus mematikan SEMUA notifikasi tentang kedatangan email. Jika klien email dikonfigurasi secara default, Anda akan diberitahu dengan sinyal suara, ikon di sebelah jam akan berkedip, dan pratinjau surat akan ditampilkan. Singkatnya, mereka akan melakukan segalanya untuk pertama-tama menjauhkan Anda dari pekerjaan yang melelahkan, dan kemudian menjerumuskan Anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang belum dilihat - dikurangi satu atau dua jam dari hidup Anda.

Beberapa orang memiliki kemauan yang kuat yang memungkinkan mereka untuk tidak terganggu oleh pemberitahuan, tetapi orang biasa lebih baik tidak menggoda nasib dan mematikannya. Di Mozilla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Pengaturan" → "Umum" → "Saat pesan baru muncul."

Jika tidak ada pemberitahuan, bagaimana Anda bisa memahami bahwa surat telah sampai?

Sangat sederhana. Anda sendiri, secara sadar, menyisihkan waktu untuk memilah-milah email Anda, membuka klien email Anda dan melihat semua pesan yang belum dibaca. Hal ini dapat dilakukan dua kali sehari, misalnya saat makan siang dan malam hari, atau pada saat downtime yang terpaksa, misalnya saat kemacetan lalu lintas.

Orang sering bertanya, bagaimana dengan waktu respons dan surat mendesak? Saya menjawab: Anda tidak memiliki surat penting di surat Anda. Kecuali Anda bekerja di departemen dukungan pelanggan (departemen ini memiliki aturannya sendiri untuk menangani surat).

Jika ada surat mendesak, pengirim akan memberitahu Anda tentang hal ini melalui saluran lain - telepon, SMS, Skype. Kemudian Anda secara sadar akan masuk ke klien email Anda dan memproses email penting. Semua pakar manajemen waktu (misalnya, Gleb Arkhangelsky dengan “Time Drive”) menyatakan respons standar terhadap email dalam waktu 24 jam. Ini adalah aturan sopan santun yang normal - jangan mengharapkan balasan instan melalui email dari lawan bicara Anda. Jika ada surat yang mendesak, berikan pemberitahuan lebih lanjut saluran cepat komunikasi.

Jadi, kami mematikan notifikasi dan sekarang menghidupkan klien email sesuai jadwal kami.

Apa yang harus dilakukan ketika kita membuka surat dan terlibat dalam aktivitas yang disebut “memilah email”? Dimana awal dan akhir pekerjaan ini?

Saya sudah banyak mendengar tentang sistem zero inbox, tapi sayangnya, saya belum pernah bertemu satu orang pun yang menggunakannya. Saya harus menemukan kembali roda saya. Ada artikel tentang topik ini di Lifehacker. Misalnya, " ". Di bawah ini saya akan berbicara tentang sistem zero inbox menurut interpretasi saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD memberikan komentar dan menambah atau memperbaiki sistem yang dijelaskan.

Penting untuk dipahami dan diterima bahwa email bukanlah penjadwal tugas atau arsip untuk aktivitas Anda. Oleh karena itu, folder Kotak Masuk harus selalu kosong. Setelah Anda mulai memilah-milah kotak masuk Anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa pun sampai Anda mengosongkan folder ini.

Apa yang harus dilakukan dengan email di kotak masuk Anda? Anda harus membaca setiap huruf secara berurutan dan menghapusnya. Ya, sorot saja dan tekan Delete pada keyboard Anda. Jika Anda tidak sanggup menghapus surat itu, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya.

1. Bisakah Anda menjawabnya dalam tiga menit? Apakah saya perlu menjawabnya? Ya, perlu, dan jawabannya tidak lebih dari tiga menit, lalu segera jawab.
2. Anda harus menjawab, tetapi mempersiapkan jawaban akan memakan waktu lebih dari tiga menit. Jika Anda menggunakan penjadwal tugas yang memungkinkan Anda mengubah email menjadi tugas, ubah email menjadi tugas dan lupakan sejenak. Misalnya, saya menggunakan layanan Doit.im yang sangat bagus. Ini memungkinkan Anda membuat alamat email pribadi: Anda meneruskan surat itu ke sana, dan itu berubah menjadi tugas. Namun jika Anda tidak memiliki penjadwal tugas, pindahkan huruf tersebut ke subfolder “0_Run”.
3. Setelah membalas surat dengan cepat, mengubahnya menjadi tugas, atau sekadar membacanya, Anda perlu memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya dengan pesan ini: menghapusnya atau mengirimkannya ke salah satu folder untuk penyimpanan jangka panjang.

Berikut adalah folder penyimpanan jangka panjang yang saya miliki.

• 0_Jalankan. Saya tidak memiliki folder seperti itu, tetapi jika Anda tidak memiliki perencana, saya ulangi, Anda dapat meletakkan surat-surat yang memerlukan pengerjaan mendetail di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan secara teratur, tetapi dengan pendekatan yang bijaksana pada waktu yang khusus dialokasikan untuk ini.
• 1_Ref. Di sini saya menaruh surat dengan informasi latar belakang: surat selamat datang dengan login dari berbagai layanan web, tiket penerbangan yang akan datang, dan sebagainya.
• 2_Proyek. Arsip korespondensi tentang mitra dan proyek yang saat ini memiliki hubungan disimpan di sini. Tentu saja, untuk setiap proyek atau mitra ada a folder terpisah. Di folder partner saya menaruh surat tidak hanya dari karyawannya, tetapi juga surat dari karyawan Neb yang berhubungan dengan partner ini. Sangat nyaman: jika perlu, semua korespondensi mengenai proyek tersedia dalam beberapa klik.
• 3_Museum. Di sinilah saya meletakkan surat-surat yang sayang untuk dihapus, dan tidak terlihat manfaatnya. Selain itu, folder dengan proyek tertutup dari “2_Projects” bermigrasi ke sini. Singkatnya, “Museum” menyimpan kandidat pertama yang akan disingkirkan.
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat-surat dengan contoh dokumen elektronik yang mungkin berguna di kemudian hari untuk akuntansi, misalnya laporan rekonsiliasi dari klien, tiket perjalanan yang dilakukan. Folder tersebut memiliki banyak kesamaan dengan folder “2_Projects” dan “1_Reference”, hanya informasi akuntansi yang disimpan di dalamnya, dan informasi manajemen disimpan di folder “2_Projects”. Di “4_Documents” ada informasi mati, dan di “2_Projects” ada informasi aktif.
• 5_Pengetahuan. Di sini saya hanya memasang buletin yang sangat berguna yang ingin saya kembalikan setelah beberapa saat untuk mendapatkan inspirasi atau mencari solusi.

Ada pengaturan lain klien email, penting untuk pengoperasian sistem ini. Pertama, secara default di Thunderbird ada kotak centang “Tandai pesan sebagai telah dibaca”. Saya lebih suka melakukan ini secara sadar, jadi turunlah! Untuk melakukan ini, buka menu “Alat” → “Pengaturan” → “Lanjutan” → “Pembacaan dan Tampilan”.

Kedua, kami menggunakan filter . Sebelumnya, saya aktif menggunakan filter yang secara otomatis meneruskan surat ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Misalnya, surat dari seorang pengacara dipindahkan ke folder “Pengacara”. Saya meninggalkan pendekatan ini karena beberapa alasan. Pertama: surat dari pengacara dalam 99% kasus berkaitan dengan suatu proyek atau mitra, yang berarti harus dipindahkan ke folder mitra atau proyek tersebut. Kedua: Saya memutuskan untuk menambah kesadaran. Anda sendiri yang harus memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan akan lebih mudah untuk mencari pesan yang belum diproses hanya di satu tempat - di kotak masuk. Sekarang saya menggunakan filter hanya untuk mendistribusikan surat biasa otomatis dari berbagai sistem, yaitu surat-surat yang tidak mengharuskan saya mengambil keputusan. Filter di Mozilla Thunderbird dikonfigurasikan di menu “Alat” → “Filter Pesan”.

Jadi, dengan pendekatan yang tepat, email akan memakan waktu 10 hingga 60 menit sehari, tergantung pada volume korespondensi.

Ya, dan satu hal lagi. Apakah Anda sudah mematikan notifikasi kedatangan surat baru? ;)

ditemukan di Internet yang sama (lihat, misalnya, http://www.si>ber,com/sib/russify) atau di BBS. Namun, terkadang Anda mungkin menghadapi situasi di mana seseorang yang telah menggunakan email sepanjang hidupnya tidak memiliki dukungan MIME atau sarana untuk bekerja dengan uuencode. Tidak mungkin mengiriminya decoding utilitas melalui surat, karena untuk ini utilitas tersebut sendiri harus dikodekan terlebih dahulu. Lingkaran setan muncul.

Untuk mengatasi masalah ini, versi utilitas uudecode telah dibuat untuk MS DOS dan Windows, yang luar biasa karena tidak mengandung satu pun karakter yang tidak dapat dicetak. File yang dapat dieksekusi dari utilitas ini dapat dimasukkan ke dalam surat tanpa kode apa pun dan dikirim melalui surat. Penerima hanya perlu memotong bagian surat ini menjadi file terpisah dengan ekstensi .corn, dan dia akan menjadi pemilik utilitas decoding yang kompatibel dengan uudecode.

Untuk menerima utilitas hebat ini, kirim email kosong ke [dilindungi email], masukkan baris “send uudecode.coin” (tanpa tanda kutip) pada kolom Subject.

Konfirmasi Pengembalian dan Pengiriman

Cepat atau lambat Anda pasti akan menemukan sesuatu yang ketinggalan jaman atau salah alamat email. Jika Anda mengirim surat ke alamat tersebut, salah satu node jaringan perantara akan mengirimi Anda pesan kesalahan. Sayangnya, pesan-pesan ini selalu datang dari komputer, bukan dari seseorang, sehingga sering kali membingungkan pengguna yang belum berpengalaman. Mari kita lihat contoh pengembalian tersebut untuk mempelajari cara mengekstrak informasi sebanyak mungkin darinya.

Mari kita mulai dengan sesuatu yang sederhana. Katakanlah ada kesalahan pada nama pengguna. Maka Anda mungkin akan menerima email seperti ini:

Dari "UUPC/O Daemon"

[dilindungi email]>Kepada: [dilindungi email]

Perihal: Pengiriman Telur

Nama pengguna lokal tidak diketahui (a):

Pesan Anda diteruskan ke

[dilindungi email] su Tajuk pesan

berikut

Setelah baris “Header pesan mengikuti” muncul header surat Anda dengan no alamat yang benar. Surat itu sendiri tidak hilang, tetapi diteruskan ke administrator (postmaster) komputer ini - dalam contoh kita, tidak ada pengguna John di node polylog.spb.su, jadi surat itu diteruskan ke alamat pos

[dilindungi email]. Pesan kesalahan dalam hal ini dikirim secara otomatis melalui sistem email mesin polylog.spb.su.

Namun, tidak selalu semuanya berakhir seperti ini: secara pribadi. Menerima surat dan baru kemudian mulai memikirkan pengguna mana yang akan meneruskannya - perilaku ini umum terjadi terutama pada komputer yang hanya memiliki koneksi email ke jaringan (p. 203). Sebagian besar node jaringan berperilaku berbeda - setelah mengetahui secara online bahwa surat tersebut ditujukan kepada pengguna yang tidak ada, mereka segera mengembalikannya. Dalam hal ini, Anda akan menerima surat yang sepenuhnya tidak terkirim dengan diagnosis berikut:

Perihal: Email yang dikembalikan: Pengguna tidak diketahui

Ke: [dilindungi email] Versi MIME: 1.0

Tipe Konten: multibagian/campuran: batas="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Alamat berikut mengalami masalah pengiriman [dilindungi email](kesalahan yang tidak dapat dipulihkan)

Transkrip sesi berikut. ketika

berbicara dengan north.pole.org.:

"^ RCPT Kepada:

«< 550 ,..Pengguna tidak diketahui 550 [dilindungi email].,. Pengguna tidak diketahui

Pesan asli menyusul

Fragmen yang diawali dengan baris "Saat berbicara dengan..." adalah bagian dari "rekaman protokol" dari sesi komunikasi antara dua komputer, di mana ternyata pada komputer kedua (north.pole.org) terdapat tidak ada pengguna dengan pengidentifikasi ini ( elvis).

Jika kesalahan terdapat pada nama domain, maka semuanya menjadi lebih rumit. Surat seperti itu dapat mengambil rute yang tidak dapat diprediksi dan kembali setelah perjalanan yang cukup panjang. Misalnya, dengan mengirimkan surat dari St. Petersburg ke alamat yang salah (tetapi tetap St. Petersburg), Anda dapat menerima tanggapan yang marah dari Kyiv:

Kepada: reltec"dk% [dilindungi email]

Alamat berikut mengalami masalah pengiriman [dilindungi email](kesalahan yang tidak dapat dipulihkan)

Transkrip sesi berikut

501 [dilindungi email]... 550 Host tidak diketahui (Server nama: host tidak ditemukan)

Pesan asli menyusul

DI DALAM Dalam pesan kesalahan semacam ini, surat asli dikutip secara lengkap (karena tidak mungkin dilampirkan di mana pun).

Akhirnya, terkadang surat dengan alamat yang benar pun tidak dapat terkirim ke tujuannya karena masalah teknis pada jaringan. Dalam hal ini, setelah beberapa waktu Anda akan menerima kira-kira diagnosis berikut:

Dari: Subsistem Pengiriman Surat Perihal: Surat yang dikembalikan: peringatan: tidak dapat mengirim pesan selama 2 hari

Kepada: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Tipe Konten: multibagian/campuran:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Ini adalah pesan yang dienkapsulasi MIME

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

INI ADALAH PESAN PERINGATAN HANYA ANDA TIDAK

PERLU MENGIRIM ULANG PESAN ANDA

Alamat berikut mengalami masalah pengiriman

mailserveriaph.Irkutsk.su (kegagalan sementara)

Transkrip sesi berikut

[dilindungi email]... Tangguhan:

Server nama: riaph.Irkutsk.su: kegagalan pencarian nama host Peringatan: pesan masih belum terkirim setelah 2 hari Akan terus mencoba hingga pesan berumur 5 hari

Pesan asli menyusul

Terlihat besar dan berbingkai, Anda diminta untuk tidak mengirimkan surat itu lagi (belum), karena sistem belum menyerah untuk mengantarkannya ke tujuan. Jika dia masih gagal melakukan hal ini dalam tiga hari berikutnya, upaya tersebut akan dihentikan dan Anda akan diberi tahu tentang hal ini:

\ informasi tambahan. Waktu spesifiknya mungkin berbeda-beda; Jadi, beberapa node mulai membunyikan alarm, meskipun surat tersebut tidak dapat terkirim dalam waktu 4 jam, dan yang mereka miliki hanyalah kesabaran selama 3 hari (dan bukan 5 hari, seperti pada contoh di atas).

Tentu saja, pembatasan ini hanya berlaku untuk node jaringan “nyata” yang harus berhubungan 24 jam sehari. Setelah mencapai node penyedia, dari mana pengguna mengambil email hanya selama sesi komunikasi (baik melalui email atau koneksi langsung), surat tersebut akan menunggu penerima selama yang diinginkan.

Hal utama yang diperlukan dari pengguna dalam kasus seperti itu adalah untuk dapat memahami surat mana yang mendapat balasan. Lebih baik lagi jika Anda dapat mengetahui bagian alamat mana - sebelum atau sesudah simbol "@" - yang mengandung kesalahan. Jika hanya nama pengguna yang salah, maka Anda harus menulis surat kepada administrator node tujuan dan menanyakan apakah dia memiliki pengguna tersebut dan bagaimana cara menghubunginya.

Jenis surat otomatis lainnya, tetapi dikirim atas permintaan pengirim, adalah pemberitahuan pengiriman. Jika header surat Anda berisi kolom “Kembalikan Tanda Terima Ke:” (p. 229), maka sistem surat penerima, setelah menulis suratnya ke kotak suratnya, secara otomatis membuat dan mengirimkan pemberitahuan pengiriman ke alamat yang ditentukan dalam kolom ini, yang terlihat seperti itu:

Perihal : Kwitansi Pengembalian

Pesan Anda berhasil terkirim ke: dmitry Header pesan berikut

Pemberitahuan tersebut juga berisi header lengkap email yang dikirimkan dengan semua "cap pos" (bidang "Diterima:").

milis

Aturan pertama dan tampaknya jelas adalah - jangan mengirim surat kepada sembarang orang. Mengirim surat dengan daftar, secara umum, hanya dibenarkan jika masing-masing penerima sebelumnya telah menyatakan minatnya terhadap apa yang akan Anda kirimkan kepada mereka.

Sebagian besar klien email, termasuk Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, memungkinkan Anda memasukkan banyak penerima Menyalin(dalam bahasa Inggris singkatannya diterima SS), atau SM (CCB). DI DALAM Salinan penerima dapat melihat alamat orang lain. Dalam kasus kedua, identitas penerima tambahan disembunyikan.

Menambahkan alamat penerima

Untuk menentukan penerima email, masukkan alamat email mereka di kolom Kepada siapa (Itu):

Beberapa klien email memungkinkan Anda memasukkan nama pengguna Anda ke dalam kolom, yang kemudian secara otomatis diisi oleh program.

Jika Anda menggunakan bidang ini untuk mengirim email ke beberapa orang, masing-masing orang akan dapat melihat daftar lengkap penerima lainnya.

Cara membuat salinan email

Bidang CC atau Menyalin digunakan untuk bertukar pesan elektronik dengan cara yang lebih tidak langsung daripada melalui lapangan Kepada siapa. Jika Anda tidak secara langsung menyapa orang yang ada di email Anda, namun ingin orang tersebut mengikuti percakapan di rangkaian email atau sekadar mengetahui topiknya, bidang tersebut Menyalin akan menjadi pilihan bagus. Penerima, siapa yang masuk Salinan surat, menerima surat yang belum dibaca di kotak suratnya, sama seperti surat yang ditempatkan di dalam kotak Kepada siapa; satu-satunya perbedaan adalah kepada siapa Anda mengirim surat terlebih dahulu di badan email Anda. Di dunia profesional, mengirim surat ke Salinan digunakan secara luas dan berfungsi untuk memberi informasi kepada rekan kerja tentang berbagai peristiwa dan topik.

Anda dapat membuat daftar penerima email hanya dengan memasukkan daftar alamat di kolom tersebut Menyalin, yang biasanya terletak tepat di bawah bidang Kepada siapa. Semua orang dalam rangkaian penerima ini akan dapat melihat nama dan alamat email semua penerima lainnya:

Cara BCC Email

Setiap klien email (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, dll.) memungkinkan pengirim email menjangkau banyak orang tanpa memaparkan informasi mereka kepada pengguna lain dalam rantai email. Fungsi ini disebut SMK atau Salinan tersembunyi. Anda dapat menyembunyikan penerima dengan memasukkan alamat mereka di kolom Salinan tersembunyi daripada menggunakan bidang Kepada siapa Dan Menyalin:

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk email individu dan grup. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin menjaga kontak Anda tetap pribadi, melindunginya dari spam dan email yang tidak diinginkan, atau sekadar jika Anda tidak ingin penerima mengetahui siapa yang menerima pesan yang sama.

Bidang Salinan tersembunyi tidak selalu tersedia secara default untuk semua klien email. Misalnya, di Pandangan Anda harus pergi ke Pilihan untuk mengakses pengaturan; V burung petir Anda harus memilih fungsi ini dari menu drop-down; V Gmail perlu menekan tombol Menyalin Dan Salinan tersembunyi; V Windows Surat Langsung Anda harus menekan tombol secara bersamaan alternatif + B.

Gambar: © Web Hosting - Unsplash.com