Menggabungkan dokumen Microsoft Word. Sumber data yang bisa digunakan untuk penggabungan surat Buat sumber data di Word

Dari artikel di edisi sebelumnya, kita mengetahui bahwa metode penggabungan memungkinkan Anda membuat sumber data menggunakan Word. Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana informasi sumber data dapat diperoleh dari tabel Excel.

Sumber data dapat digunakan di versi Word 2000/2002/2003/2007, namun proses pembuatannya sama untuk versi Word mana pun. Jadi, mari kita jelaskan algoritma untuk membuat sumber data:

1. Buka Excel.
2. Pada tabel yang muncul, di sel A1, masukkan nama kolom pertama (misalnya, negara), dalam B1 – detik (misalnya, indeks) dll. (Gbr. 1).

Beras. 1. Tabel data

Menggunakan tabelKata 2000/2002

1. Buka atau buat dokumen utama di Word.
2. Penggabungan tombol ( Gabungkan kotak dialog).
3. Penggabungan pada langkah kedua pilih tombol Mendapatkan data, dan dari daftar - Sumber data terbuka(Gbr. 2).

Beras. 2. Daftar tarik-turun Sumber data terbuka

1. Di kotak dialog baru Membuka sumber data dari daftar tarik-turun Jenis berkas Pilih BukuMSUnggul.
2. Buka file yang dipilih dengan mengklik tombol Membuka.
3. Pada kotak dialog yang muncul MicrosoftUnggul(Gbr. 3) tentukan rentang atau nama.

Beras. 3. Jendela MicrosoftUnggul

File yang dihasilkan Unggul seolah-olah telah “terikat” sebagai sumber data, jadi sekarang Anda bisa menyisipkan kolom gabungan ke dalam dokumen utama, dan juga menggabungkan sumber data dengan dokumen utama seperti yang dijelaskan di artikel sebelumnya.

Aturan untuk memilih rekaman untuk dimasukkan dalam proses penggabungan dengan dokumen utama

Rekaman yang memenuhi kriteria tertentu dapat dimasukkan dalam proses penggabungan. Tautan digunakan untuk memilih catatan ATAU, DAN.

Untuk menetapkan kriteria pemilihan:

1. Buka dokumen utama.
2. Pilih dari bilah alat Penggabungan tombol ( Gabungkan kotak dialog).
3. Di kotak dialog Penggabungan pada langkah ketiga pilih tombol Pilihan catatan.

Hasilnya, kotak dialog akan muncul Pemilihan catatan.

1. Di tab Pemilihan catatan kotak dialog Pemilihan catatan di kolom Bidang Dari daftar drop-down, pilih nama bidang yang nilainya akan diterapkan kondisinya.
2. Di kolom Operator pilih operasi perbandingan.
3. Di kolom Arti Masukkan nilai yang akan dibandingkan.
4. Setelah menetapkan semua kriteria, tutup jendela Pemilihan catatan dengan menekan tombol OKE(Gbr. 4) .

Beras. 4. Jendela Pemilihan catatan

1. Di kotak dialog Penggabungan klik tombolnya Menggabungkan atau pada bilah alat Penggabungan tekan tombolnya ( Menggabungkan ke dalam dokumen baru).

Menggunakan tabelExcel sebagai sumber data diKata 2003

1. Di menu Melayani pilih tim Surat dan surat, dan kemudian perintah Penggabungan.
2. Di panel tugas yang terbuka Penggabungan, menggunakan tombol Lebih jauh, pergi ke tahap ketiga dari wizard Seleksi penerima, lalu klik pada perintah tersebut
3. Temukan file spreadsheet Excel yang diperlukan dan buka dengan mengklik dua kali di atasnya.
4. Konfirmasikan bahwa baris pertama data berisi judul kolom (ini adalah bidang gabungan) (Gambar 5).

Beras. 5. Jendela Pilih tabel

Catatan. Di jendela Gabungkan penerima Anda dapat mengedit entri.

1. Lanjut ke langkah keempat, pilih perintah
2. Pada kotak dialog yang muncul Tambahkan bidang gabungan(Gbr. 6) pilih bidang dari daftar, pertama-tama posisikan kursor mouse di dokumen utama di mana bidang gabungan harus ditempatkan.

Beras. 6. Kotak dialog Tambahkan bidang gabungan

Untuk berkomitmen Memilih catatan untuk disertakan dalam proses penggabungan dengan dokumen utama di Word 2003 diperlukan, pergi ke tahap ketiga, pilih perintah, dan di kotak dialog Gabungkan penerima(Gbr. 7) hapus centang pada kotak R untuk entri yang tidak boleh dikirimi teks dokumen utama.

Beras. 7. Kotak dialog Gabungkan penerima

Menggunakan tabelExcel sebagai sumber data diKata 2007

1. Di tab Buletin di Grup Penggabungan pilih tim Pilih penerima.
2. Pilih (Gbr. 8), temukan berkas yang diperlukan di kotak dialog Memilih sumber data dan membukanya.

Beras. 8. Pemilihan tim Gunakan daftar yang ada

Catatan. Setelah memilih file, perintah tab akan aktif

1. Klik Ubah daftar bidang ketika daftarnya berubah.
2. Klik Sisipkan bidang gabungan dan pilih bidang dari daftar, pertama-tama posisikan kursor mouse di dokumen utama di mana bidang gabungan seharusnya ditempatkan.

Memilih rekaman untuk disertakan dalam proses gabungan surat di Word 2007

1. Di tab Buletin di Grup Mulai bergabung Tekan Pilih penerima dan pilih dari daftar drop-down menu Gunakan daftar yang ada.
2. Temukan file spreadsheet Excel yang diperlukan dan buka dengan mengklik dua kali di atasnya.
3. Konfirmasikan bahwa baris pertama data berisi judul kolom (ini adalah bidang gabungan).
4. Di tab Buletin di Grup Mulai bergabung Pilih Ubah daftar penerima.

5.Dalam kotak dialog Gabungkan Penerima (Gbr. 9), hapus centang pada kotak R untuk entri yang tidak ingin Anda kirimi teks dokumen utama.

Beras. 9. Jendela Gabungkan penerima

Keuntungan utama menggunakan Excel sebagai sumber data untuk proses penggabungan

1. Menghemat waktu, karena tidak perlu melakukan pekerjaan yang sama berulang kali.

2. Otomatisasi alur kerja dengan membuat banyak salinan templat dokumen dengan berbagai detail.

3. Kenyamanan dan kemudahan dalam melakukan pekerjaan, yang hanya terdiri dari tiga tahap: pembuatan dokumen utama, pembuatan sumber data dan penggabungan langsung.

G.A. Serova, prof. RSUH

Sekarang Anda perlu membuat sumber data gabungan (alamat dan nama belakang penerima email).

1. Di bagian Memilih Penerima jendela Penggabungan panel tugas, pilih Membuat daftar(Gbr. 8.6).

Beras. 8.6. Jendela Memilih Penerima tuan Penggabungan

2. Klik pada perintah Membuat Dalam bab Membuat daftar. Sebuah kotak dialog akan terbuka, seperti ditunjukkan pada Gambar. 8.7.

Sumber data gabungan adalah database yang terdiri dari catatan-catatan, berdasarkan masing-masing catatan tersebut akan dibuat salinan surat tertentu menggunakan dokumen utama. Semua catatan memiliki bidang data yang sama.

Beberapa kolom yang paling umum telah dicantumkan sebelumnya di jendela pembuatan sumber data. Anda dapat menghapus bidang yang tidak perlu dari database dan menambahkan bidang Anda sendiri.

Beras. 8.7. Membuat Sumber Data

Item bagian lainnya Memilih Penerima memungkinkan Anda memilih database yang sudah ada, yang sebelumnya dibuat di Word atau di aplikasi seperti Access, atau buku alamat sebagai sumber data.

Catatan Kehadiran bidang tambahan di sumber data tidak mempengaruhi hasil penggabungan dengan cara apa pun, tetapi memperlambat program.

3. Klik tombol Pengaturan. Sebuah kotak dialog akan terbuka, seperti ditunjukkan pada Gambar. 8.8.

4. Sorot sebuah item Menarik.

5. Klik tombol Menghapus hapus bidang yang disorot.

Beras. 8.8. Menyiapkan bidang sumber data

Beras. 8.9. Jendela dialog Gabungkan penerima

6. Ulangi langkah 4 dan 5, hapus semua kolom kecuali Nama. Nama belakang, Organisasi, Alamat 1 Dan Indeks.

7. Klik tombol OKE.

8. Klik tombol Menutup jendela dialog.

9. Di kotak dialog untuk menyimpan dokumen yang terbuka, masukkan nama Tamu dan klik tombol Menyimpan. Gambar yang ditunjukkan pada Gambar. 8.9 kotak dialog Gabungkan penerima, yang saat ini tidak memiliki entri.

10. Anda pasti harus memasukkan informasi ke dalam sumber data pada suatu saat. Klik tombolnya Mengubah... untuk melakukannya sekarang. Formulir entri data akan terbuka. Mari tambahkan beberapa entri. Nantinya, penggabungan akan menghasilkan salinan dokumen master yang sama persis dengan jumlah rekaman di sumber data.

11. Isi kolom formulir.

12. Untuk menambahkan entri lain, klik tombol Buat entri.

13. Masukkan beberapa entri lagi, transfer ke dalamnya informasi yang disajikan dalam tabel. 8.1.

TABEL 8.1. Gabungkan sumber data

14. Klik pada tombol Menutup untuk menyimpan database dan kemudian pada tombol OKE jendela Penerima.

Catatan Untuk mengubah informasi sumber data, klik di toolbar Penggabungan pada tombol Penerima, dan kemudian di jendela dialog yang terbuka - pada tombol Mengubah. Formulir sumber data akan terbuka. Untuk menavigasi rekaman sumber, gunakan tombol Pertama, Kembali, Maju, Terakhir di bagian bawah formulir.

Beras. 8.10. Bilah Alat Penggabungan

Word dapat menarik data gabungan dari berbagai sumber. Sebagai bagian dari satu set Microsoft Office, Word dengan mudah menerima data dari Outlook, Excel, dan Access. Sumber lain dapat digunakan, termasuk halaman web, file teks OpenDocument dan file data yang dibatasi disimpan sebagai teks biasa. Jika Anda belum memiliki sumber data, Anda bisa membuatnya di Word.

Penting: Akses ke sumber data bernama di lokasi HTTP tidak didukung. Sebelum menggunakan file sebagai sumber data untuk penggabungan, simpan file tersebut ke hard drive lokal Anda.

Gabungkan Sumber Data

Berikut adalah beberapa sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan surat di Word.

File basis data lainnya

Anda juga dapat menggunakan sumber data lain untuk menggabungkan. Untuk mengakses sumber-sumber ini, jalankan Wizard Koneksi Data.

Setelah menyiapkan sumber data, Anda dapat membuat label, amplop, surat, dan email menggunakan gabungan surat.

informasi tambahan

Masih ada pertanyaan tentang penggabungan di Word?

Bantu kami meningkatkan Word

Apakah Anda mempunyai ide untuk meningkatkan gabungan surat atau fitur Word lainnya? Bagikan di halaman

7 Kuliah No.8

Menggabungkan dokumen.

Gabungan surat digunakan ketika Anda perlu membuat sekumpulan dokumen, seperti label alamat atau huruf pada kop surat, yang dikirim ke sejumlah besar pelanggan. Setiap surat atau stiker berisi informasi umum dan individual. Misalnya, surat itu harus ditujukan kepada pelanggan dengan nama belakang. Informasi individual untuk setiap huruf atau stiker berasal dari sumber data.

Proses penggabungan terdiri dari beberapa langkah umum.

Menyiapkan dokumen utama. Dokumen utama berisi teks dan grafik yang umum untuk semua versi dokumen master, seperti alamat pengirim atau salam pada kop surat.

Menghubungkan dokumen ke sumber data. Sumber data berupa file berisi informasi yang harus dimasukkan ke dalam dokumen, seperti nama dan alamat penerima surat.

Sempurnakan daftar penerima atau item. aplikasi Microsoft Kata Kantor membuat salinan dokumen master untuk setiap item atau catatan file data.

Menambahkan placeholder teks (gabungan bidang) ke dokumen Saat Anda menggabungkan, bidang gabungan diisi dengan data dari file data.

Melihat pratinjau dan menyelesaikan penggabungan Anda dapat melihat pratinjau setiap salinan sebelum mencetak seluruh kumpulan salinan dokumen.

Perintah tab digunakan untuk menggabungkan dengan email Buletin.

Anda juga dapat menggabungkan menggunakan panel tugas Penggabungan, yang memungkinkan Anda melakukan seluruh proses langkah demi langkah. Untuk menggunakan panel tugas, dalam grup Mulai bergabung di tab Buletin pilih barang Mulai bergabung, lalu tunjuk Panduan Penggabungan Langkah demi Langkah.

Menyiapkan dokumen utama

Luncurkan aplikasi Word.

Secara default, dokumen kosong terbuka. Biarkan tetap terbuka. Jika Anda menutupnya, perintah yang perlu Anda lakukan pada langkah berikutnya tidak akan tersedia lagi.

Di tab Surat di Grup Penggabungan pilih tim Mulai bergabung.

Klik jenis dokumen yang ingin Anda buat.

Misalnya, Anda bisa membuat tipe dokumen berikut.

Seperangkat amplop Alamat pengirim pada semua amplop adalah sama, namun alamat penerimanya unik pada setiap amplop. Pilih item Amplop dan di tab Opsi amplop kotak dialog Opsi amplop Harap tunjukkan preferensi Anda mengenai ukuran amplop dan format teks.

Kumpulan stiker alamat Setiap stiker berisi nama dan alamat yang unik. Pilih item stiker dan di kotak dialog Pilihan stiker tolong tunjukkan tipe yang diinginkan stiker.

Kumpulan dokumen pada kop surat atau pesan Surel Isi dasar semua surat atau pesan adalah sama, tetapi masing-masing berisi informasi yang ditujukan untuk penerima tertentu, misalnya nama, alamat, atau informasi lainnya. Untuk membuat jenis dokumen ini, pilih surat atau email.

Direktori atau folder Setiap item menampilkan jenis informasi yang sama, seperti nama atau deskripsi, namun unik untuk setiap item. Klik katalog untuk membuat dokumen jenis ini.

Dimulainya kembali merger

Jika Anda perlu menghentikan pekerjaan penggabungan, Anda dapat menyimpan dokumen utama dan melanjutkan penggabungan nanti. Microsoft Office Word menyimpan sumber data dan data lapangan. Jika Anda menggunakan panel tugas Penggabungan, Word akan kembali ke titik di mana Anda ingin melanjutkan penggabungan.

Saat Anda siap untuk melanjutkan penggabungan, buka dokumen.

Word akan meminta konfirmasi untuk membuka dokumen, yang akan menjalankan perintah SQL.

Karena dokumen ini tersambung ke sumber data, klik Ya. Teks dokumen muncul bersama dengan semua bidang yang disisipkan.

Menghubungkan dokumen ke sumber data

Untuk melakukan penggabungan data di dokumen utama, Anda harus menyambungkan dokumen ke sumber data atau file data.

Memilih file data

Di tab Surat di Grup Penggabungan pilih tim Pilih penerima.

Ikuti langkah ini:

Buka dokumen lamaran Microsoft Word. Dokumen ini harus berisi satu tabel. Baris pertama tabel harus berisi judul, dan baris sisanya harus berisi entri yang harus disertakan dalam dokumen gabungan. Anda juga dapat menggunakan sumber data header sebagai sumber data (Sumber data header. Dokumen yang berisi baris header (atau rekaman) yang digunakan untuk menggabungkan sumber data tertentu dengan dokumen penggabungan utama.).

Menyempurnakan daftar penerima atau item

Jika Anda menyambung ke file data tertentu, Anda mungkin tidak ingin mentransfer data dari semua rekaman file data ke dokumen utama.

Untuk membatasi daftar penerima atau menggunakan subkumpulan item file data, ikuti langkah-langkah berikut:

Di tab Surat di Grup Penggabungan pilih tim Sunting daftar.

Di kotak dialog Gabungkan tujuan

Memilih catatan individu Metode ini paling berguna jika daftarnya pendek. Pilih kotak centang di samping penerima yang harus disertakan dalam daftar, dan kosongkan kotak centang di samping penerima yang harus dikecualikan dari daftar.

Jika Anda tahu bahwa Anda hanya ingin menyertakan beberapa catatan dalam dokumen master, Anda dapat mengosongkan kotak centang di bilah judul dan kemudian memilih hanya catatan yang Anda inginkan. Demikian pula, jika Anda ingin menyertakan sebagian besar daftar dalam dokumen Anda, pilih kotak centang di bilah judul, lalu hapus centang pada entri yang tidak ingin Anda sertakan.

Menyortir entri Klik tajuk kolom item yang ingin Anda urutkan. Daftar ini diurutkan berdasarkan abjad dalam urutan menaik (A sampai Z).

Memfilter entri Fitur ini berguna jika daftar berisi entri yang tidak ingin Anda lihat atau sertakan dalam dokumen master.

Tambahkan placeholder teks (gabungan bidang) ke dokumen

Setelah Anda menghubungkan dokumen utama ke file data, Anda dapat memasukkan teks dokumen dan menambahkan placeholder teks untuk menunjukkan di mana data unik akan muncul di setiap salinan dokumen.

Placeholder teks, seperti alamat atau salam, disebut bidang gabungan. Bidang di Word sesuai dengan judul kolom yang disorot di file data.

Kolom file data mewakili kategori data. Bidang yang ditambahkan ke dokumen utama adalah pengganti teks untuk kategori ini.

Baris file data mewakili catatan data. Saat Anda melakukan gabungan surat, Word membuat salinan dokumen utama untuk setiap rekaman.

Saat menempatkan bidang di dokumen utama, tersirat bahwa kategori data tertentu, seperti nama belakang atau alamat, harus muncul di lokasinya.

Catatan. Saat Anda menyisipkan bidang gabungan ke dalam dokumen utama, nama bidang selalu diapit tanda kurung siku ganda (""). Dalam dokumen majemuk, tanda kurung ini tidak digunakan untuk penekanan. Mereka hanya memungkinkan Anda membedakan bidang di dokumen utama dari teks biasa.

Apa yang terjadi selama merger

Saat digabungkan, data di baris pertama file data menggantikan kolom di dokumen utama, sehingga membentuk dokumen gabungan pertama. Data pada baris kedua file data menggantikan field untuk membentuk dokumen gabungan kedua, dan seterusnya.

Contoh bekerja dengan ladang

Anda dapat menambahkan judul kolom apa pun dari file data ke dokumen utama sebagai bidang. Ini memberi Anda fleksibilitas saat mendesain kop surat, label, email, dan dokumen gabungan lainnya.

Anda dapat menggabungkan bidang dan memisahkannya menggunakan tanda baca. Misalnya, untuk menghasilkan alamat yang tepat, Anda perlu memasukkan bidang berikut ke dalam dokumen utama:

"Nama depan Nama Belakang"

"Rumah dan Jalan"

"Kota", "Wilayah", "Kode Pos"

Untuk kasus penggunaan umum, seperti blok alamat atau baris salam, Word menyediakan bidang yang kompleks—kombinasi beberapa bidang. Contohnya tercantum di bawah ini.

Bidang Blok Alamat merupakan gabungan dari beberapa bidang, antara lain nama depan, nama belakang, rumah dan jalan, kota dan kode pos.

Bidang Garis Ucapan dapat berisi satu atau lebih bidang nama, bergantung pada kata sapaan yang digunakan.

Isi dari masing-masing bidang kompleks dapat disesuaikan. Misalnya, Anda dapat memilih nama formal untuk alamat tersebut (Tuan Andrey Alfirovich Jr.), dan menggunakan “Untuk” alih-alih “Yang Terhormat” di alamat Anda.

Memetakan Bidang Gabungan ke File Data

Untuk memastikan bahwa Word akan menemukan kolom di file data yang sesuai dengan setiap alamat atau elemen salam, Anda harus memetakan bidang gabungan surat di Word ke kolom di file data.

Untuk mencocokkan bidang, pilih Pemilihan lapangan di Grup Buat dokumen dan sisipkan bidang di tab Buletin.

Sebuah kotak dialog akan terbuka Pemilihan lapangan.

Elemen alamat dan salam muncul di sebelah kiri. Judul kolom dari file data muncul di sebelah kanan.

Word mencari kolom yang sesuai untuk setiap elemen. Ilustrasi memperlihatkan bahwa Word secara otomatis menemukan kecocokan untuk kolom tersebut Nama belakang bidang file data Nama belakang. Tapi dia tidak bisa membedakan elemen lainnya satu sama lain. Khususnya, dari file data ini, Word tidak menemukan kecocokan untuk bidang tersebut Nama.

Dalam daftar di sebelah kanan, Anda dapat menyorot kolom file data yang sesuai dengan elemen di sebelah kiri. Sekarang ilustrasinya menunjukkan kolom itu Nama cocok dengan lapangan Nama. Tidak ada yang salah dengan ladangnya Menarik, Pengidentifikasi unik Dan Nama belakang tidak ditemukan kecocokan. Dokumen master tidak perlu menggunakan setiap bidang. Jika Anda menambahkan bidang yang tidak ada datanya dalam file data, bidang tersebut akan muncul di dokumen master sebagai tempat penampung teks kosong—biasanya berupa string kosong atau bidang tersembunyi.

Memasukkan konten dan menambahkan kolom

Di dokumen utama, klik di mana Anda ingin menyisipkan bidang.

Gunakan grup Buat dokumen dan sisipkan bidang di tab Buletin.

Tambahkan salah satu item berikut.

Blok alamat dengan nama, alamat pos dan informasi lainnya

Pilih item Blok alamat.

Di kotak dialog Memasukkan blok alamat pilih elemen alamat dan format tampilan yang Anda inginkan, lalu klik OKE.

Pemilihan lapangan, maka Word tidak dapat menemukan beberapa informasi yang diperlukan untuk blok alamat. Klik panah di sebelahnya (tidak cocok)

Garis selamat datang

Pilih item Garis selamat datang.

Pilih format baris salam yang menyertakan salam, nama, dan tanda baca setelah nama.

Pilih teks baris ucapan jika nama penerima tidak tersedia, misalnya, ketika sumber data tidak berisi nama depan atau belakang penerima namun hanya nama perusahaan.

Klik tombolnya OKE.

Jika muncul kotak dialog Pemilihan lapangan, maka Word tidak dapat menemukan beberapa informasi yang diperlukan untuk baris salam. Klik panah di sebelahnya (tidak cocok), lalu sorot bidang terkait di sumber data yang ingin Anda gabungkan.

Bidang individu

Informasi dapat dimasukkan dari kolom individual, seperti nama belakang, nomor telepon, atau jumlah kontribusi donor. Untuk menambahkan kolom dari file data ke dokumen utama dengan cepat, klik panah di samping daftar Memasukkan bidang data, lalu pilih nama bidang.

Untuk menggunakan lebih banyak opsi saat menyisipkan bidang individual ke dalam dokumen, ikuti langkah-langkah berikut:

Di tab Surat di Grup Merekam dan menambahkan bidang pilih tim Sisipkan bidang gabungan.

Di kotak dialog Memasukkan bidang data Lakukan salah satu tindakan berikut.

Untuk memilih bidang alamat yang secara otomatis cocok dengan bidang sumber data meskipun bidang sumber data memiliki nama berbeda, pilih Bidang alamat.

Untuk menyorot bidang yang selalu menggunakan data langsung dari kolom file data, pilih Bidang basis data.

Di daftar Bidang Klik bidang yang diperlukan.

Klik tombolnya Menyisipkan, kemudian Menutup.

Jika muncul kotak dialog Pemilihan lapangan, maka Word tidak dapat menemukan beberapa informasi yang diperlukan untuk menyisipkan bidang tersebut. Klik panah di sebelahnya (tidak cocok), lalu sorot bidang terkait di sumber data yang ingin Anda gabungkan.

• Bidang khusus dari daftar kontak Outlook

Satu-satunya cara untuk menyertakan bidang daftar kontak khusus di dokumen utama adalah dengan memulai gabungan surat dari Outlook. Pertama, Anda perlu mengonfigurasi tampilan daftar kontak menggunakan bidang yang seharusnya digunakan selama penggabungan. Setelah ini, Anda dapat mulai menggabungkan. Setelah semua pengaturan yang diperlukan telah dibuat, Word akan terbuka secara otomatis dan Anda dapat menyelesaikan gabungan surat.

Memformat Hasil Penggabungan

Untuk memformat data yang terdapat dalam dokumen, pilih bidang gabungan surat dan format dengan cara yang sama seperti Anda memformat teks lainnya. Pilihannya harus menyertakan tanda kutip ganda chevron ( « » ) mengelilingi lapangan.

Pratinjau dan selesaikan penggabungan

Setelah semua bidang ditambahkan ke dokumen utama, Anda dapat melihat pratinjau hasil penggabungan. Sebelum penggabungan benar-benar selesai, Anda dapat meninjau dokumen yang digabungkan dan membuat perubahan yang sesuai jika diperlukan.

Untuk melihatnya, lakukan salah satu hal berikut dalam grup Lihat hasil tab Buletin :

Klik Lihat hasil.

Jelajahi setiap halaman dokumen gabungan halaman demi halaman menggunakan tombol Entri selanjutnya Dan Posting sebelumnya di Grup Lihat hasil.

Lihat dokumen tertentu menggunakan perintah Temukan penerima.

Menyelesaikan merger

Beberapa dokumen dapat dicetak atau diedit satu per satu. Hal ini dapat dilakukan untuk semua dokumen atau untuk sebagian dokumen.

Pilih apakah akan mengedit seluruh kumpulan dokumen, hanya salinan yang sedang ditampilkan, atau subkumpulan dokumen yang diidentifikasi berdasarkan nomor rekaman tertentu. Word menyimpan salinan yang ingin Anda edit sebagai satu file, dipisahkan oleh hentian halaman.

Menyimpan dokumen utama

Ingatlah bahwa dokumen gabungan disimpan terpisah dari dokumen utama. Penting untuk memisahkan dokumen utama karena mungkin berguna saat melakukan penggabungan berikutnya.

Prosedur merger terdiri dari beberapa tahap.

Tahap 1. Mempersiapkan Data Spreadsheet

Tabel yang akan digabungkan harus memenuhi persyaratan tertentu:

• Seharusnya tidak ada sel yang digabungkan dalam tabel. Akan lebih akurat untuk mengatakan ini: JIKA ada sel yang digabungkan dalam tabel, maka Anda harus siap menghadapi kenyataan bahwa selama ekspor penggabungan akan dibatalkan, dan karenanya, baris dan/atau kolom kosong tambahan akan terbentuk, yang dapat mengganggu struktur tabel. Secara umum, sel yang digabungkan itu jahat :)
• semua kolom harus memiliki nama unik untuk digunakan saat menggabungkan. Jika tabel tersebut kehilangan baris pertama dengan nama kolomnya, maka akan digantikan dengan data baris pertama, yang berarti tidak akan ikut pendistribusian.

Sebagai contoh, mari kita ambil tabel dengan daftar klien dari klub kebugaran Excellent.

Tahap 2. Mempersiapkan templat Dokumen kata

Pada tahap ini editor teks Word, sebuah dokumen dihasilkan di mana data spreadsheet akan disematkan di masa depan. Teks dokumen ini adalah bagian yang umum untuk semua surat.

Misalkan kita berencana mengirimkan surat pemberitahuan kepada seluruh pelanggan yang kartu klubnya habis masa berlakunya bulan depan.

Teks suratnya akan sama kecuali alamat, nomor kartu klub, dan tanggal kedaluwarsa. Data ini akan diimpor dari spreadsheet Excel (disorot dengan warna biru)

Jadi, pada tahap ini, teks yang umum untuk semua huruf dicetak dalam dokumen Word.

Untuk pekerjaan lebih lanjut yang lebih nyaman selama penggabungan, disarankan untuk mengatur parameter Bayangan lapangan ke posisi Selalu untuk membedakan bidang gabungan yang disisipkan dari teks biasa. Saat diaktifkan, bidang muncul dengan latar belakang abu-abu. Tentu saja, latar belakang ini tidak dicetak.

Tahap 3. Wizard Penggabungan MS Word sedang bekerja

Buka file surat di MS Word.

Cara termudah untuk menggabungkan data adalah dengan mengikuti Panduan Penggabungan. Dalam versi setelah Word2003 Penggabungan Wisaya dimulaimelalui tombolMulai bergabung di tab Buletin

Dalam versi sebelum Word2007 Anda harus menjalankan perintah menuLayanan - Surat dan surat - Penggabungan.Selain itu, untuk pengoperasian yang lebih nyaman versi sebelum Word2007 Anda dapat menampilkan toolbar Mail Merge

Perlu diperhatikan sekali lagi bahwa formulir surat hanya berisi teks yang umum untuk semua surat, seperti inilah bentuk bandingnya Kami menghormati Anda!, dan nomor serta tanggal kartu tidak ada.

Merge Wizard bekerja dalam 6 langkah.

Langkah 1: pilih jenis dokumen yang akan dikirim, dalam kasus kami ini adalah Surat
	Langkah 2: pilih dokumen yang menjadi dasar pembuatan surat; itu bisa berupa dokumen terbuka saat ini, templat atau dokumen yang sudah ada. Saat memilih suatu pilihan Sampel atau Dokumen yang ada menjadi mungkin untuk menentukan file yang diinginkan di Explorer. Kami memilih Dokumen saat ini
Langkah 3: pilih penerima. Dalam kasus kami, sumber datanya adalah tabel Excel, jadi centang opsinya Menggunakan daftar. Kemudian menggunakan tombol Tinjauan... pilih file yang diinginkan di Explorer
		Setelah memilih file, kotak dialog terbuka dengan tabel yang dipilih. Jika kita membutuhkan semua recordnya, maka segera klik OK. Jika perlu, Anda dapat mengurutkan daftar, memfilter catatan yang diperlukan, atau menemukannya menggunakan perintah yang sesuai. Kemampuan pemfilteran dan pencarian di sini, tentu saja, jauh lebih buruk daripada di Excel, tetapi Anda bisa membuat pilihan sederhana menggunakan teks atau nilai numerik. Selain itu, dimungkinkan untuk memilih postingan untuk didistribusikan secara manual menggunakan kotak centang :) Dalam kasus kita, kita perlu menyetel filter berdasarkan bidang Buletin berdasarkan nilai "ya" (nilai "ya" muncul di tabel jika kartu klub habis masa berlakunya bulan depan). Filter dapat diatur dengan mengklik nama field dan memilih “yes”, atau menggunakan link Filter di kotak dialog yang sama
Langkah 4: masukkan bidang yang diperlukan ke dalam dokumen. Sebelum memilih salah satu opsi yang ditawarkan oleh Wizard, Anda harus menempatkan kursor di teks tempat Anda ingin memasukkan data. Jika Anda lupa melakukan ini, tidak apa-apa, kolom dapat disisipkan di mana saja dalam dokumen dan kemudian dipindahkan. Dalam kasus kami, kami menempatkan kursor setelah kata “Respect” sebelumnya tanda seru. Karena kami memerlukan bidang terpisah, kami memilih Elemen lainnya...
		Kotak dialog terbuka untuk memungkinkan Anda memilih bidang gabungan. Pilih bidang Nama, tekan Menyisipkan, sama untuk lapangan Nama belakang. Menutup jendela Memasukkan Bidang Gabungan dan menambahkan spasi di antara bidang yang disisipkan. Jika parameternya Bayangan lapangan diatur ke posisi Selalu, bidang yang disisipkan akan terlihat jelas dengan latar belakang abu-abu. Tempatkan kursor setelah nomor tersebut, klik lagi link tersebut Elemen lainnya..., Pilih Nomor kartu klub - Menyisipkan. Masukkan bidang dengan cara yang sama Tanggal kedaluwarsa kartu Selain kolom di atas, Anda harus memasukkan akhir permintaan th, yang bergantung pada nilai bidang Lantai. Untuk melakukan ini, kami akan menggunakan bidang khusus yang memungkinkan Anda memasukkan salah satu dari dua nilai tergantung pada datanya. Tempatkan kursor tepat setelah kata “Respect” dan tekan tombol Aturan di tab Buletin dan pilih opsi JIKA... MAKA... LAINNYA. Di versi sebelum Word2007, tombol serupa disebut Tambahkan bidang Word dan terletak di toolbar Penggabungan Di kotak dialog yang terbuka, atur parameternya Setelah mengklik OK, kami mendapatkan hasilnya
Langkah 5: Kami melihat huruf yang dihasilkan menggunakan tombol navigasi. Pada langkah ini, Anda juga dapat mengubah daftar penerima dengan menerapkan filter atau mengosongkan kotak centang. Karena kita menerapkan filter tadi, maka tersisa 3 penerima.
		Melihat lebih dekat hasil yang diperoleh, kami melihat bahwa hasil tersebut belum sesuai dengan harapan kami Nomor kartu klub sebagai gantinya 001768 ditampilkan sebagai 1768 , dan tanggalnya sama sekali tidak seperti tanggal kita: pertama bulannya, lalu hari, meskipun dalam Lembar kerja Excel semuanya baik-baik saja. Masalah yang sama dapat muncul ketika mengimpor sel dengan angka desimal, format mata uang, dll. Kesimpulannya mengecewakan: ketika digabungkan, format angka dan tanggal tidak dipertahankan. Tapi ada jalan keluarnya! Bidang dokumen Word tempat data kita dimasukkan adalah kode yang, pertama, dapat dilihat, dan kedua, diubah. Untuk melihat kode lapangan, misalnya dengan nomor kartu klub, Anda harus klik kanan padanya (RMB) dan pilih perintah Kode/Nilai Bidang. Kami mendapatkan yang berikut ini ( GABUNGAN "M__klub_kartu" } Kami tidak akan mengubah kode itu sendiri, tetapi kami akan menambahkan formatnya. Prinsip menambahkan format akan jelas bagi siapa saja yang bahkan sedikit familiar dengan membuat format kustom di Excel. Untuk memastikan suatu angka selalu berisi enam digit, formatnya harus terdiri dari enam angka nol: ( GABUNGAN "M__klub_kartu"\# "000000") . Sekarang klik kanan lagi pada bidang tersebut - Perbarui Bidang, dan kita melihat nomor dalam format yang diperlukan. Kami melakukan hal yang sama dengan tanggalnya.( MERGEFIELD "tanggal_kedaluwarsa_kartu" \@ " DD. MM. YYYY " ) Dan kami mendapatkan versi finalnya Informasi lebih lanjut tentang kode bidang Word dapat ditemukan di Bantuan Word atau di