Creare un'origine dati per la stampa unione in Word. Utilizzo di Excel come origine dati per il processo di unione Creare un'origine dati in Word

Recentemente ho visto un'immagine selvaggia in un'organizzazione :)

L'azienda si stava trasferendo in un nuovo edificio, dalla regione di Mosca a Mosca. Si tratta quindi di modificare i termini essenziali del contratto di lavoro per tutti i dipendenti. Secondo la procedura, i dipendenti devono essere avvisati della firma del trasloco imminente e poi devono essere conclusi con tutti accordi aggiuntivi ai loro contratti di lavoro. L'organizzazione impiega circa 1,5mila persone, il dipartimento Risorse umane deve preparare urgentemente i documenti.

Cosa succede dopo?
Il capo del dipartimento Risorse umane invia una richiesta al dipartimento Tecnologie informatiche sul miglioramento del sistema del personale: è necessario creare moduli stampati- notifica e accordo aggiuntivo. L'IT risponde che un tale miglioramento costerà molte migliaia di euro, che i costi non sono inclusi nel budget e, tra le altre cose, l'implementazione è possibile non prima di due mesi.

Inviando maledizioni al dipartimento IT, gli addetti alle risorse umane vanno a lavorare nei fine settimana, lasciando i bambini piccoli a casa. Un'impresa lavorativa immortale: in due giorni sono stati creati 3.000 documenti! Il nome e i dettagli del passaporto di ciascun dipendente sono stati aggiunti manualmente al modello e così via 3000 volte!

Riusciranno a perdonarsi per aver sprecato il loro tempo in modo così mediocre quando scopriranno di usarlo Stampa unione modello in Word con una tabella Excel contenente i dati personali, questo potrebbe essere fatto in una ventina di minuti :)

PASSO 1. Crea un modello di documento in Word.

I dati che cambieranno sono evidenziati in rosso: cognome, nome, patronimico, numero, data del contratto di lavoro, posizione, dipartimento e desinenze nelle parole rispettate e ricevute a seconda del genere.

PASSO 2. Crea un'origine dati in Excel.

Dopo aver impostato Unisci, il programma sostituirà i dati dall'origine nel modello. Ogni riga è un documento separato.

PASSO 3. Torna al modello di documento che abbiamo creato in Word. Dobbiamo lavorare con la scheda "Mailout", studiarla attentamente.

Fare clic sul pulsante "Seleziona destinatari", selezionare l'opzione "Utilizza elenco esistente" e aprire l'origine dati (un file Excel con informazioni sui dipendenti).

Nella finestra successiva, seleziona il foglio che contiene i dati necessari.

PASSO 4. Posiziona il cursore nel punto del testo del modello in cui desideri inserire i dati dalla sorgente, fai clic sul pulsante "Inserisci campo unione" e seleziona il campo desiderato.

Questo è l'aspetto del mio modello dopo aver inserito tutti i campi di unione:

PASSO 5. Crea regole che modifichino la fine delle parole "caro" e "ricevuto" a seconda del sesso del dipendente.

Posiziona il cursore dopo la fine della parola. Fare clic sul pulsante "Regole" e selezionare "IF...THEN...ELSE" nell'elenco a discesa.

Scriviamo la regola: se il genere è femminile - allora..., altrimenti...

PASSO 6. Formattare le date.

Se hai già utilizzato Invii postali (Unisci), probabilmente hai riscontrato il fatto che le date trasferite da Excel appaiono completamente diverse in Word. Ad esempio, invece di 19/06/2012 molto probabilmente vedrai 19/06/2012 questo risultato difficilmente ti si addice;

Mangiare diversi modi Per risolvere questo problema, utilizziamo quello più semplice e conveniente.

Premiamo la combinazione di tasti Alt+F9, ora possiamo vedere i codici dei campi di unione.

All'interno del codice del campo Contract_Date, inseriamo una barra rovesciata prima della parentesi graffa di chiusura e dopo di essa una chiave di formattazione:
(MERGEFIELD "Data_contratto" \@ "GG.MM.AAAA" }
@ - designazione della data, "GG.MM.AAAA" - chiave del formato della data del modulo 19.06.2012 .
Puoi utilizzare qualsiasi altro formato. Ad esempio, in modo che la data assomigli 19 giugno 2012, usa la chiave \@ "GG MMMM AAAA".

Per uscire dalla modalità di modifica del codice, premere nuovamente Alt+F9.

PASSO 7. Fare clic sul pulsante "Visualizza risultati" per verificare cosa è successo.

PASSO 8. Modifica dell'elenco dei dipendenti.

Cliccando sul pulsante "Modifica elenco destinatari" è possibile escludere singole voci dall'elenco, verificare la presenza di duplicati, impostare ordinamenti o filtri.

Dovresti prestare particolare attenzione all'ordinamento in modo da non dover perdere tempo a ordinare i documenti dopo che sono stati stampati. È più conveniente ordinare in base ai nomi dei dipendenti o ai nomi dei reparti.

PASSO 8. Completa la fusione.

Fare clic sul pulsante "Trova e unisci". Se selezioni l'opzione Stampa documenti, i documenti verranno inviati direttamente alla stampante. Se devi rivedere i documenti e apportare modifiche prima della stampa, seleziona "Modifica singoli documenti".

Un separato File di parole con i risultati della fusione.

Pronto! Goditi il ​​tempo che risparmi!

AGGIORNAMENTO in risposta al commento alexey_lao :
Utilizzando una semplice macro, puoi salvare ciascun documento come file separato.

Salviamo il nostro modello come file con estensione .docm (file Word con supporto macro).

Premere la combinazione di tasti Alt+F8 (richiamando la finestra Macro).

Nella finestra che si apre, impostiamo il “Nome” della macro (ad esempio, SaveFiles) e selezioniamo il nostro file con il modello nell'elenco a discesa “Macro da” (io preferisco creare le macro direttamente nel file in modo che siano funzionano anche quando il file è aperto su un altro computer). Fare clic sul pulsante "Crea".

Nel punto in cui il cursore lampeggia, scrivi il codice macro:

Dim DocNum come numero intero
Per DocNum = 1 A ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = DocNum
Con ActiveDocument.MailMerge
.Destinazione = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Vero
Con .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord
Termina con
.Esegui Pausa:=False
Termina con
Con ActiveDocument
.SaveAs NomeFile:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Vicino
Termina con

Invece di C://Test/, inserisci l'indirizzo della cartella in cui desideri salvare i documenti.
Chiudiamo la finestra dell'editor di Visial Basic e torniamo al nostro documento con il modello.

Premi nuovamente Alt+F8, seleziona la macro SaveFiles nell'elenco e fai clic sul pulsante "Esegui".

Mentre il computer crea e salva a turno ciascun documento, puoi prendere una tazza di caffè e un biscotto. Oppure vai a casa a dormire se ci sono più di duecento documenti :)

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Puoi scaricare file con esempi qui:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Sperimentare!

Ora esamineremo un esempio di implementazione di come puoi eseguire fusione Dati di parole con i dati Microsoft server SQL, in tal caso, tale processo sarà automatizzato mediante Accesso VBA 2003.

Molte persone probabilmente sanno già come unire i documenti Word, ad esempio, con una fonte Dati Excel o con lo stesso server SQL, ma non tutti sanno come automatizzare questo processo o implementarlo in qualche programma.

Un giorno mi sono trovato di fronte al compito di automatizzare l'unione di un determinato modello Word con i dati presenti su un server SQL, e tutto ciò doveva essere implementato in un programma sviluppato in Access 2003 (progetto ADP). E oggi mostrerò un esempio per risolvere questo problema.

Dati iniziali

E prima, diamo un'occhiata ai dati iniziali, vale a dire quello che abbiamo.

Quindi, come cliente, come ho già detto, avremo un progetto ADP di Access 2003. L'origine dati per l'esempio sarà SQL Server 2012 Express. Installato sul computer Microsoft Office 2013 (e Accesso 2003).

Creiamo una tabella di test sul server e riempiamola con i dati ( valido nel database dei test). Per fare ciò, è possibile eseguire la seguente istruzione SQL.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Computer", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(Nomeprodotto, Prezzo) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable(Nomeprodotto, Prezzo) VALUES ("Telefono", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable(NomeProdotto, Prezzo) VALUES ("Tablet", 300) VAI INSERISCI IN dbo.TestTable(NomeProdotto, Prezzo) VALUES ("Stampante", 250) VAI SELEZIONA * DA TestTable

Creare un file di connessione all'origine dati MS SQL Server

Ora creiamo un file di connessione (ODC) alla nostra origine dati. Questo file fungerà da sorta di “ modello di file di connessione", poiché successivamente potremo e ridefiniremo sia il database che la stessa query SQL.

Per creare un file di connessione al server SQL, apriamo Word e in modo standard creiamo questa vita, cioè. utilizzando la funzionalità " Newsletter». ( A proposito, abbiamo già visto un esempio di creazione di una connessione a un server SQL da Excel nel materiale - Excel - Connessione e ricezione di dati da un server SQL).

Quindi, nella finestra per la selezione di una fonte dati, fare clic sul pulsante “ Creare».

Quindi inserisci l'indirizzo del server e fai clic su " Ulteriore».

Quindi selezioniamo il database e la tabella da connettere, lascia che te lo ricordi ancora, questo è solo un modello, sovrascriveremo tutti questi parametri, fai clic su " Ulteriore».

Infine, inseriamo un nome chiaro per il file di connessione e possiamo anche salvarlo immediatamente nella directory di cui abbiamo bisogno facendo clic sul pulsante " Revisione", per impostazione predefinita viene salvato in « C:\Utenti\NomeUtente\Documenti\Le mie origini dati." Fare clic su " Pronto».

Questo è tutto, il file è stato creato, possiamo chiudere Word senza salvare.

Creazione di un modello di unione di parole

Ora prepariamo il modello Word, ad es. Questo è il documento in cui inseriremo i dati dal database del server SQL.

Tutta la preparazione si riduce al fatto che dobbiamo inserire i campi di unione dove ne abbiamo bisogno. Questo viene fatto come segue. Scheda " Inserisci -> Esprimi Blocchi -> Campo».

Alla ricerca di un campo CAMPO UNIONE e inserisci il nome del campo che corrisponderà al campo nell'origine dati ( nel mio caso è ProductName e Price). Fare clic su " OK».

Dato che ho questo modello di test, praticamente non ci sarà testo e visualizzerò solo due campi, molto probabilmente avrai molto testo e molti campi di unione.

Codice VBA Access 2003 per unire il documento Word all'origine dati MS SQL Server

Non resta che scrivere il codice VBA che eseguirà l'unione. Ad esempio, aggiungiamo un pulsante StartMerge e un campo Prezzo al modulo per filtrare i dati. Successivamente nell'editor di Visual Basic scriveremo una procedura per l'unione, ad esempio con il nome MergeWord, e nel gestore eventi del pulsante StartMerge ( pressione del pulsante) inserire il codice per richiamare questa procedura. L'intero codice sarà simile a questo ( L'ho commentato). Chiarisco subito che ho il template Word e il file ODC nella directory D:\Test\.

"Procedura per eseguire un'unione Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Primo parametro - Percorso a Modello di parole"Secondo parametro - Stringa di query del database On Error GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "Modello di file ODC per la connessione dati PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" If TemplateWord<>"" Quindi "Crea Documento di parole Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Crea una connessione all'origine dati (MS SQL Server) "Prendiamo alcuni dati dalla connessione ADP corrente del progetto ConnectString="Provider=SQLOLEDB .1; " & _ "Sicurezza integrata=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Catalogo iniziale=" & CurrentProject.Connection.Properties("Catalogo iniziale") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Origine dati ") & "; " & _ "Utilizza la procedura per la preparazione=1;" & _ "Traduzione automatica=Vero;" & _ "Dimensione pacchetto=4096;" & _ "Utilizza crittografia per dati=False;" "Imposta l'origine dati WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NOME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Rendi Word visibile WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Inizia l'unione con WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument . SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False End With "Chiudi il modello senza salvare WordDoc.close (wddonotsavechanges) Imposta WordDoc = Niente Imposta WordApp = Niente altro MsgBox "Nessun modello da unire", vbCritical, "Errore" End If Ex1: Esci Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Imposta WordDoc = Nothing Imposta WordApp = Nothing Resume Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz(Me.Price, " ")<>"" Then Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Chiama la procedura di unione Call MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) Fine sott

Salviamo e controlliamo il lavoro.

Dopo aver cliccato sul pulsante (StartMerge), verrà avviato Word, in cui tutti i dati sono già stati inseriti e ci saranno tanti documenti quante sono le righe nell'origine.

Come puoi vedere, funziona tutto. Per me è tutto, spero che il materiale sia stato utile. Ciao!

Dall'articolo del numero precedente abbiamo appreso che il metodo di unione consente di creare un'origine dati utilizzando Word. In questo articolo esamineremo come è possibile ottenere informazioni sull'origine dati Tabelle Excel.

L'origine dati può essere utilizzata nelle versioni di Word 2000/2002/2003/2007, ma il processo di creazione è lo stesso per tutte le versioni di Word. Quindi, descriviamo l'algoritmo per la creazione di un'origine dati:

1. Apri Excel.
2. Nella tabella che appare, nella cella A1, inserisci il nome del primo campo (ad esempio, un paese), in B1 – il secondo (ad esempio, indice) eccetera. (Fig. 1).

Riso. 1. Tabella dati

Utilizzando una tabellaParola 2000/2002

1. Apri o crea un documento principale in Word.
2. Fusione pulsante ( Finestra di dialogo Unisci).
3. Fusione nel secondo passaggio selezionare il pulsante Ottenere dati, e dalla lista - Apri origine dati(Fig. 2).

Riso. 2. Elenco a discesa Apri origine dati

1. In una nuova finestra di dialogo Apertura di un'origine dati dall'elenco a discesa Tipo di file Selezionare LibriSMEccellere.
2. Aprire il file selezionato facendo clic sul pulsante Aprire.
3. Nella finestra di dialogo che appare MicrosoftEccellere(Fig. 3) specificare un intervallo o un nome.

Riso. 3. Finestra MicrosoftEccellere

Il file risultante Eccellereè diventato, per così dire, "legato" come origine dati, quindi ora puoi inserire campi di unione nel documento principale e anche unire l'origine dati con il documento principale come spiegato nell'articolo precedente.

Regola per la selezione dei record da includere nel processo di unione con il documento principale

I record che soddisfano determinati criteri specificati possono essere inclusi nel processo di unione. I collegamenti vengono utilizzati per selezionare i record O, E.

Per impostare i criteri di selezione:

1. Apri il documento principale.
2. Seleziona dalla barra degli strumenti Fusione pulsante ( Finestra di dialogo Unisci).
3. Nella finestra di dialogo Fusione nel terzo passaggio selezionare il pulsante Selezione record.

Di conseguenza, verrà visualizzata una finestra di dialogo Selezione dei record.

1. Nella scheda Selezione dei record la finestra di dialogo Selezione dei record nella colonna Campo Dall'elenco a discesa selezionare il nome del campo sul cui valore verrà applicata la condizione.
2. In colonna Operatore selezionare l'operazione di confronto.
3. In colonna Senso Immettere il valore con cui confrontare.
4. Dopo aver impostato tutti i criteri, chiudi la finestra Selezione dei record premendo il pulsante OK(Fig.4) .

Riso. 4. Finestra Selezione dei record

1. Nella finestra di dialogo Fusione fare clic sul pulsante Unisci o sulla barra degli strumenti Fusione premi il bottone ( Unione in un nuovo documento).

Utilizzando una tabellaExcel come origine dati inParola 2003

1. Sul menu Servizio selezionare squadra Lettere e invii, e poi il comando Fusione.
2. Nel riquadro attività che si apre Fusione, utilizzando il pulsante Ulteriore, vai alla terza fase della procedura guidata Selezione del destinatario, quindi fare clic sul comando
3. Trova il file del foglio di calcolo Excel richiesto e aprilo facendo doppio clic su di esso.
4. Confermare che la prima riga di dati contenga le intestazioni di colonna (questi sono i campi di unione) (Figura 5).

Riso. 5. Finestra Seleziona tabella

Nota. Nella finestra Unisci i destinatariè possibile modificare le voci.

1. Passando al quarto passaggio, seleziona il comando
2. Nella finestra di dialogo che appare Aggiungi un campo di unione(Fig. 6) selezionare un campo dall'elenco, dopo aver posizionato il cursore del mouse nel punto del documento principale in cui dovrebbe trovarsi il campo di unione.

Riso. 6. Finestra di dialogo Aggiungi un campo di unione

Impegnarsi È necessario selezionare i record da includere nel processo di fusione con il documento principale in Word 2003, andando alla terza fase, seleziona il comando e nella finestra di dialogo Unisci i destinatari(Fig. 7) deselezionare la casella R relativa alla voce a cui non deve essere inviato il testo del documento principale.

Riso. 7. Finestra di dialogo Unisci i destinatari

Utilizzando una tabellaExcel come origine dati inParola 2007

1. Sulla scheda Notiziario in gruppo Fusione selezionare squadra Seleziona i destinatari.
2. Seleziona (Fig. 8), trova file richiesto nella finestra di dialogo Selezione di un'origine dati e aprirlo.

Riso. 8. Selezione della squadra Utilizza l'elenco esistente

Nota. Dopo aver selezionato un file, i comandi della scheda diventeranno attivi

1. Clicca su Modifica l'elenco dei campi quando l'elenco cambia.
2. Clicca su Inserisci campo unione e seleziona un campo dall'elenco, dopo aver posizionato il cursore del mouse nel punto del documento principale in cui dovrebbe trovarsi il campo di unione.

Selezione dei record da includere nel processo di stampa unione in Word 2007

1. Nella scheda Newsletter in gruppo Inizia l'unione Premere Seleziona i destinatari e seleziona dall'elenco a discesa del menu Utilizza l'elenco esistente.
2. Trova il file del foglio di calcolo Excel richiesto e aprilo facendo doppio clic su di esso.
3. Conferma che la prima riga di dati contenga le intestazioni di colonna (questi sono i campi di unione).
4. Nella scheda Newsletter in gruppo Inizia l'unione Selezionare Modificare l'elenco dei destinatari.

5.Nella finestra di dialogo Unisci destinatari (Fig. 9), deseleziona la casella R per la voce a cui non desideri inviare il testo del documento principale.

Riso. 9. Finestra Unisci i destinatari

Principali vantaggi dell'utilizzo di Excel come origine dati per il processo di unione

1. Risparmiare tempo, perché non è necessario eseguire ripetutamente lo stesso lavoro.

2. Automazione del flusso di lavoro creando più copie di un modello di documento con vari dettagli.

3. Comodità e facilità di esecuzione del lavoro, che consiste in sole tre fasi: creazione del documento principale, creazione di un'origine dati e fusione diretta.

G.A. Serova, prof. RSUH

7 Lezione n. 8

Unione di documenti.

La stampa unione viene utilizzata quando è necessario creare una serie di documenti, ad esempio etichette di indirizzi o lettere su carta intestata, da inviare a un numero elevato di clienti. Ogni lettera o adesivo contiene informazioni generali e individuali. Ad esempio, la lettera dovrebbe indirizzarsi al cliente per cognome. Le informazioni individuali per ogni lettera o adesivo provengono da una fonte di dati.

Il processo di unione è costituito da diversi passaggi generali.

Impostazione del documento principale. Il documento principale contiene testo e grafica comuni a tutte le versioni del documento master, ad esempio un indirizzo del mittente o un saluto su carta intestata.

Connessione di un documento a un'origine dati. La fonte dati è un file contenente le informazioni che devono essere inserite nel documento, come i nomi e gli indirizzi dei destinatari della lettera.

Perfezionare l'elenco di destinatari o elementi. Applicazione Microsoft Parola d'ufficio crea una copia del documento master per ciascun elemento o record del file di dati.

Aggiunta di segnaposto di testo (campi unione) a un documento Quando si unisce, i campi unione vengono popolati con i dati del file di dati.

Anteprima e completamento di un'unione È possibile visualizzare in anteprima ciascuna copia prima di stampare l'intera serie di copie di un documento.

I comandi Tab vengono utilizzati per unire i messaggi di posta Newsletter.

È inoltre possibile unire utilizzando il riquadro attività Fusione, che consente di eseguire l'intero processo passo dopo passo. Per utilizzare il riquadro attività, in un gruppo Inizia l'unione sulla scheda Newsletter scegliere oggetto Inizia l'unione, quindi puntare Procedura guidata di unione dettagliata.

Impostazione del documento principale

Avvia l'applicazione Word.

Per impostazione predefinita, si apre un documento vuoto. Lascialo aperto. Se lo chiudi, i comandi che devi eseguire nel passaggio successivo non saranno disponibili.

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Inizia l'unione.

Fai clic sul tipo di documento che desideri creare.

Ad esempio, puoi creare i seguenti tipi di documento.

Set di buste Gli indirizzi di ritorno su tutte le buste sono gli stessi, ma l'indirizzo del destinatario è unico in ogni caso. seleziona un oggetto Buste e sulla scheda Opzioni busta la finestra di dialogo Opzioni busta Indica le tue preferenze riguardo alle dimensioni della busta e alla formattazione del testo.

Set di adesivi per indirizzi Ogni adesivo contiene un nome e un indirizzo unici. seleziona un oggetto adesivi e nella finestra di dialogo Opzioni di adesivi per favore, indica tipo desiderato adesivi.

Insieme di documenti su carta intestata o messaggi E-mail Il contenuto di base di tutte le lettere o messaggi è lo stesso, ma ciascuno di essi contiene informazioni destinate a un destinatario specifico, ad esempio nome, indirizzo o altre informazioni. Per creare questi tipi di documenti, seleziona lettere O e-mail.

Directory o cartella Ciascun elemento visualizza lo stesso tipo di informazioni, ad esempio un nome o una descrizione, ma è univoco per ciascun elemento. Clic Catalogare per creare questo tipo di documento.

Ripresa della fusione

Se è necessario interrompere il lavoro di unione, è possibile salvare il documento principale e riprendere l'unione in un secondo momento. Microsoft Office Word salva l'origine dati e i dati del campo. Se hai utilizzato il riquadro attività Fusione, Word tornerà al punto in cui desideri riprendere l'unione.

Quando sei pronto per riprendere l'unione, apri il documento.

Word chiederà conferma per aprire il documento, che eseguirà il comando SQL.

Poiché questo documento è connesso a un'origine dati, fare clic su SÌ. Il testo del documento appare insieme a tutti i campi inseriti.

Connessione di un documento a un'origine dati

Per eseguire un'unione di dati in un documento principale, è necessario connettere il documento a un'origine dati o a un file di dati.

Selezione di un file di dati

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Seleziona i destinatari.

Segui questi passi:

Apri un documento applicazioni Microsoft Parola. Questo documento deve contenere una tabella. La prima riga della tabella dovrebbe contenere le intestazioni e le righe rimanenti dovrebbero contenere le voci che dovrebbero essere incluse nel documento composto. È inoltre possibile utilizzare un'origine dati di intestazione come origine dati (Origine dati di intestazione. Un documento contenente una riga (o record) di intestazione utilizzata per unire l'origine dati specificata con il documento di unione principale.).

Perfezionamento dell'elenco di destinatari o elementi

Se ci si connette a un file di dati specifico, potrebbe non essere necessario trasferire i dati di tutti i record del file di dati al documento principale.

Per limitare l'elenco dei destinatari o utilizzare un sottoinsieme di elementi del file di dati, attenersi alla seguente procedura:

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Modifica elenco.

Nella finestra di dialogo Unisci destinazioni

Selezione di singoli record Questo metodo è particolarmente utile se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da includere nell'elenco e deselezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da escludere dall'elenco.

Se sai di voler includere solo alcuni record nel documento master, puoi deselezionare la casella di controllo nella barra del titolo e quindi selezionare solo i record desiderati. Allo stesso modo, se desideri includere la maggior parte dell'elenco nel documento, seleziona la casella di controllo nella barra del titolo, quindi deseleziona le voci che non desideri includere.

Ordinamento delle voci Fai clic sull'intestazione della colonna dell'elemento in base al quale desideri ordinare. L'elenco è ordinato alfabeticamente in ordine crescente (dalla A alla Z).

Filtraggio delle voci Questa funzionalità è utile se l'elenco contiene voci che non desideri visualizzare o includere nel documento master.

Aggiungi segnaposto di testo (campi unisci) a un documento

Dopo aver collegato il documento principale al file di dati, è possibile inserire il testo del documento e aggiungere segnaposto di testo per indicare dove devono apparire i dati univoci in ciascuna copia del documento.

I segnaposto di testo, ad esempio un indirizzo o un saluto, sono chiamati campi di unione. I campi in Word corrispondono alle intestazioni di colonna evidenziate nel file di dati.

Le colonne del file di dati rappresentano categorie di dati. I campi aggiunti al documento principale sono segnaposto di testo per queste categorie.

Le righe del file di dati rappresentano i record di dati. Quando si esegue una stampa unione, Word crea una copia del documento principale per ciascun record.

Quando si inserisce un campo nel documento principale, è implicito che una determinata categoria di dati, come un cognome o un indirizzo, debba apparire nella sua posizione.

Nota. Quando inserisci un campo di unione nel documento principale, il nome del campo è sempre racchiuso tra doppie parentesi angolari (""). Nei documenti composti, queste parentesi non vengono utilizzate per enfatizzare. Permettono solo di distinguere i campi nel documento principale dal testo normale.

Cosa succede durante una fusione

Durante l'unione, i dati nella prima riga del file di dati sostituiscono i campi nel documento principale, formando così il primo documento composito. I dati nella seconda riga del file di dati sostituiscono i campi per formare un secondo documento composto e così via.

Esempi di lavoro con i campi

Puoi aggiungere qualsiasi intestazione di colonna dal file di dati al documento principale come campo. Ciò ti offre una certa flessibilità durante la progettazione di carta intestata, etichette, e-mail e altri documenti composti.

Puoi combinare i campi e separarli utilizzando i segni di punteggiatura. Ad esempio, per generare un indirizzo esatto, è necessario inserire nel documento principale i seguenti campi:

"Nome e cognome"

"Casa e strada"

"Città", "Regione", "Codice Postale"

Per i casi d'uso comuni, come blocchi di indirizzi o linee di saluto, Word fornisce campi complessi, una combinazione di più campi. Gli esempi sono elencati di seguito.

Il campo Blocco indirizzi è una combinazione di diversi campi, tra cui nome, cognome, casa e via, città e codice postale.

Il campo Linea di saluto può includere uno o più campi nome, a seconda delle parole di saluto utilizzate.

Il contenuto di ciascuno dei campi complessi può essere personalizzato di conseguenza. Ad esempio, puoi scegliere un nome formale per l'indirizzo (Sig. Andrey Alfirovich Jr.) e utilizzare "Per" anziché "Caro" nel tuo indirizzo.

Mappatura di campi unione a un file di dati

Per garantire che Word trovi una colonna nel file di dati che corrisponde a ciascun indirizzo o elemento di saluto, è necessario associare i campi di stampa unione in Word alle colonne nel file di dati.

Per abbinare i campi, seleziona Selezione del campo in gruppo Componi un documento e inserisci i campi sulla scheda Newsletter.

Si aprirà una finestra di dialogo Selezione del campo.

Gli elementi dell'indirizzo e del saluto vengono visualizzati a sinistra. Le intestazioni delle colonne del file di dati vengono visualizzate sulla destra.

Word cerca la colonna appropriata per ciascun elemento. L'illustrazione mostra che Word ha trovato automaticamente una corrispondenza per la colonna Cognome campo del file di dati Cognome. Ma non riusciva a contrapporre gli altri elementi tra loro. In particolare, da questo file di dati, Word non ha trovato una corrispondenza per il campo Nome.

Nell'elenco a destra è possibile evidenziare la colonna del file di dati corrispondente all'elemento a sinistra. Ora l'illustrazione mostra che la colonna Nome corrisponde al campo Nome. Non c'è niente di sbagliato nei campi Appello, Identificatore univoco E Cognome nessuna corrispondenza trovata. Non è necessario che un documento master utilizzi tutti i campi. Se aggiungi un campo per il quale non sono presenti dati nel file di dati, verrà visualizzato nel documento master come un segnaposto di testo vuoto, in genere una stringa vuota o un campo nascosto.

Immissione di contenuti e aggiunta di campi

Nel documento principale, fai clic nel punto in cui desideri inserire il campo.

Usa il gruppo Componi un documento e inserisci i campi sulla scheda Newsletter.

Aggiungi uno dei seguenti elementi.

Blocco indirizzi con nome, indirizzo postale e altre informazioni

seleziona un oggetto Blocco indirizzi.

Nella finestra di dialogo Inserimento di un blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo e i formati di visualizzazione desiderati, quindi fare clic su OK.

Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune delle informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)

Linea di benvenuto

seleziona un oggetto Linea di benvenuto.

Seleziona un formato di riga di saluto che includa il saluto, il nome e il segno di punteggiatura che segue il nome.

Selezionare il testo della riga di saluto nei casi in cui il nome del destinatario non è disponibile, ad esempio quando l'origine dati non contiene il nome o il cognome del destinatario ma solo il nome dell'azienda.

Fare clic sul pulsante OK.

Se viene visualizzata una finestra di dialogo Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune informazioni necessarie per la riga di saluto. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza), quindi evidenzia il campo corrispondente nell'origine dati che desideri unire.

Campi individuali

Le informazioni possono essere inserite da singoli campi, come cognome, numero di telefono o importo del contributo del donatore. Per aggiungere rapidamente un campo da un file di dati al documento principale, fare clic sulla freccia accanto all'elenco Inserimento di un campo dati, quindi seleziona un nome di campo.

Per utilizzare più opzioni quando si inseriscono singoli campi in un documento, attenersi alla seguente procedura:

Sulla scheda Posta in gruppo Registrazione e aggiunta di campi selezionare squadra Inserisci campo unione.

Nella finestra di dialogo Inserimento di un campo dati Eseguire una delle seguenti azioni.

Per selezionare i campi indirizzo che corrisponderanno automaticamente ai campi dell'origine dati anche se i campi dell'origine dati hanno nomi diversi, seleziona Campi indirizzo.

Per evidenziare i campi che utilizzano sempre i dati direttamente da una colonna del file di dati, seleziona Campi del database.

Sulla lista Campi Fare clic sul campo richiesto.

Fare clic sul pulsante Inserire, poi Vicino.

Se viene visualizzata una finestra di dialogo Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza), quindi evidenzia il campo corrispondente nell'origine dati che desideri unire.

• Campi personalizzati dall'elenco dei contatti di Outlook

L'unico modo per includere campi dell'elenco contatti personalizzati nel documento principale è avviare una stampa unione da Outlook. Per prima cosa devi configurare la visualizzazione dell'elenco dei contatti utilizzando esattamente quei campi che dovrebbero essere utilizzati durante l'unione. Dopodiché puoi iniziare a unire. Una volta effettuate tutte le impostazioni necessarie, Word si aprirà automaticamente e potrai completare la stampa unione.

Formattazione dei risultati dell'unione

Per formattare i dati contenuti in un documento, seleziona il campo di stampa unione e formattalo nello stesso modo in cui formatti qualsiasi altro testo. La selezione deve includere virgolette doppie ( « » ) che circonda il campo.

Visualizza l'anteprima e completa l'unione

Una volta aggiunti tutti i campi al documento principale, puoi visualizzare in anteprima i risultati dell'unione. Prima che l'unione venga effettivamente completata, è possibile rivedere i documenti uniti e apportare le modifiche appropriate, se necessario.

Per visualizzarlo, eseguire una delle seguenti operazioni in un gruppo Vedi i risultati schede Newsletter :

Clic Vedi i risultati.

Sfoglia ogni documento composto pagina per pagina utilizzando i pulsanti Voce successiva E Messaggio precedente in gruppo Vedi i risultati.

Visualizza un documento specifico utilizzando il comando Trova destinatario.

Completamento della fusione

È possibile stampare o modificare più documenti individualmente. Questa operazione può essere eseguita per tutti i documenti o per un sottoinsieme di documenti.

Selezionare se modificare l'intero set di documenti, solo la copia attualmente visualizzata o un sottoinsieme di documenti identificati da un numero di record specificato. Word salva le copie che desideri modificare come un unico file, separate da interruzioni di pagina.

Salvataggio del documento principale

Ricordare che i documenti composti vengono salvati separatamente dal documento principale. È utile mantenere separato il documento principale perché potrebbe essere utile quando si eseguono unioni successive.