Unione di documenti Microsoft Word. Origini dati che possono essere utilizzate per la stampa unione Creare un'origine dati in Word

Dall'articolo del numero precedente abbiamo appreso che il metodo di unione consente di creare un'origine dati utilizzando Word. In questo articolo esamineremo come ottenere informazioni sull'origine dati da una tabella Excel.

L'origine dati può essere utilizzata nelle versioni di Word 2000/2002/2003/2007, ma il processo di creazione è lo stesso per qualsiasi versione di Word. Quindi, descriviamo l'algoritmo per la creazione di un'origine dati:

1. Apri Excel.
2. Nella tabella che appare, nella cella A1, inserisci il nome del primo campo (ad esempio, un paese), in B1 – seconda (ad esempio, indice) eccetera. (Fig. 1).

Riso. 1. Tabella dati

Utilizzando una tabellaParola 2000/2002

1. Apri o crea un documento principale in Word.
2. Fusione pulsante ( Finestra di dialogo Unisci).
3. Fusione nel secondo passaggio selezionare il pulsante Ottenere dati, e dalla lista - Apri origine dati(Fig. 2).

Riso. 2. Elenco a discesa Apri origine dati

1. In una nuova finestra di dialogo Apertura di un'origine dati dall'elenco a discesa Tipo di file Selezionare LibriSMEccellere.
2. Aprire il file selezionato facendo clic sul pulsante Aprire.
3. Nella finestra di dialogo che appare MicrosoftEccellere(Fig. 3) specificare un intervallo o un nome.

Riso. 3. Finestra MicrosoftEccellere

Il file risultante Eccellereè diventato, per così dire, "legato" come origine dati, quindi ora puoi inserire campi di unione nel documento principale e anche unire l'origine dati con il documento principale come spiegato nell'articolo precedente.

Regola per la selezione dei record da includere nel processo di fusione con il documento principale

I record che soddisfano determinati criteri specificati possono essere inclusi nel processo di unione. I collegamenti vengono utilizzati per selezionare i record O, E.

Per impostare i criteri di selezione:

1. Apri il documento principale.
2. Seleziona dalla barra degli strumenti Fusione pulsante ( Finestra di dialogo Unisci).
3. Nella finestra di dialogo Fusione nel terzo passaggio selezionare il pulsante Selezione record.

Di conseguenza, verrà visualizzata una finestra di dialogo Selezione dei record.

1. Nella scheda Selezione dei record la finestra di dialogo Selezione dei record nella colonna Campo Dall'elenco a discesa selezionare il nome del campo sul cui valore verrà applicata la condizione.
2. In colonna Operatore selezionare l'operazione di confronto.
3. In colonna Senso Immettere il valore con cui confrontare.
4. Dopo aver impostato tutti i criteri, chiudi la finestra Selezione dei record premendo il pulsante OK(Fig. 4) .

Riso. 4. Finestra Selezione dei record

1. Nella finestra di dialogo Fusione fare clic sul pulsante Unisci o sulla barra degli strumenti Fusione premi il bottone ( Unione in un nuovo documento).

Utilizzando una tabellaExcel come origine dati inParola 2003

1. Sul menu Servizio selezionare squadra Lettere e mailing, e poi il comando Fusione.
2. Nel riquadro attività che si apre Fusione, utilizzando il pulsante Ulteriore, vai alla terza fase della procedura guidata Selezione del destinatario, quindi fare clic sul comando
3. Trova il file del foglio di calcolo Excel richiesto e aprilo facendo doppio clic su di esso.
4. Confermare che la prima riga di dati contenga le intestazioni di colonna (questi sono i campi di unione) (Figura 5).

Riso. 5. Finestra Seleziona tabella

Nota. Nella finestra Unisci i destinatariè possibile modificare le voci.

1. Passando al quarto passaggio, seleziona il comando
2. Nella finestra di dialogo che appare Aggiungi un campo di unione(Fig. 6) selezionare un campo dall'elenco, dopo aver posizionato il cursore del mouse nel punto del documento principale in cui dovrebbe trovarsi il campo di unione.

Riso. 6. Finestra di dialogo Aggiungi un campo di unione

Impegnarsi È necessario selezionare i record da includere nel processo di fusione con il documento principale in Word 2003, andando alla terza fase, seleziona il comando e nella finestra di dialogo Unisci i destinatari(Fig. 7) deselezionare la casella R relativa alla voce a cui non deve essere inviato il testo del documento principale.

Riso. 7. Finestra di dialogo Unisci i destinatari

Utilizzando una tabellaExcel come origine dati inParola 2007

1. Sulla scheda Notiziario in gruppo Fusione selezionare squadra Seleziona i destinatari.
2. Seleziona (Fig. 8), trova file richiesto nella finestra di dialogo Selezione di un'origine dati e aprirlo.

Riso. 8. Selezione della squadra Utilizza l'elenco esistente

Nota. Dopo aver selezionato un file, i comandi della scheda diventeranno attivi

1. Clicca su Modifica l'elenco dei campi quando l'elenco cambia.
2. Clicca su Inserisci campo unione e seleziona un campo dall'elenco, dopo aver posizionato il cursore del mouse nel punto del documento principale in cui dovrebbe trovarsi il campo di unione.

Selezione dei record da includere nel processo di stampa unione in Word 2007

1. Nella scheda Newsletter in gruppo Inizia l'unione Premere Seleziona i destinatari e seleziona dall'elenco a discesa del menu Utilizza l'elenco esistente.
2. Trova il file del foglio di calcolo Excel richiesto e aprilo facendo doppio clic su di esso.
3. Conferma che la prima riga di dati contenga le intestazioni di colonna (questi sono i campi di unione).
4. Nella scheda Newsletter in gruppo Inizia l'unione Selezionare Modificare l'elenco dei destinatari.

5.Nella finestra di dialogo Unisci destinatari (Fig. 9), deseleziona la casella R per la voce a cui non desideri inviare il testo del documento principale.

Riso. 9. Finestra Unisci i destinatari

Principali vantaggi dell'utilizzo di Excel come origine dati per il processo di unione

1. Risparmiare tempo, perché non è necessario eseguire ripetutamente lo stesso lavoro.

2. Automazione del flusso di lavoro creando più copie di un modello di documento con vari dettagli.

3. Comodità e facilità di esecuzione del lavoro, che consiste in sole tre fasi: creazione del documento principale, creazione di un'origine dati e fusione diretta.

G.A. Serova, prof. RSUH

Ora devi creare un'origine dati di unione (indirizzi e cognomi dei destinatari email).

1. Nella sezione Selezione dei destinatari finestra Fusione riquadro attività, selezionare Creazione di un elenco(Fig. 8.6).

Riso. 8.6. Finestra Selezione dei destinatari maestri Fusione

2. Fare clic sul comando Creare Nel capitolo Creazione di un elenco. Si aprirà una finestra di dialogo, mostrata in Fig. 8.7.

L'origine dati di fusione è un database costituito da record, in base a ciascuno dei quali verrà generata una copia specifica della lettera utilizzando il documento principale. Tutti i record hanno gli stessi campi dati.

Alcuni dei campi più comuni sono pre-elencati nella finestra di creazione dell'origine dati. Puoi rimuovere i campi non necessari dal database e aggiungerne di tuoi.

Riso. 8.7. Creazione di un'origine dati

Altri articoli della sezione Selezione dei destinatari consentono di selezionare un database esistente, precedentemente creato in Word o in un'applicazione come Access, oppure una rubrica come origine dati.

Nota La presenza di campi aggiuntivi nell'origine dati non influisce in alcun modo sul risultato dell'unione, ma rallenta il programma.

3. Fare clic sul pulsante Impostazioni. Si aprirà una finestra di dialogo, mostrata in Fig. 8.8.

4. Evidenziare un elemento Appello.

5. Fare clic sul pulsante Eliminare cancellare il campo evidenziato.

Riso. 8.8. Impostazione dei campi dell'origine dati

Riso. 8.9. Finestra di dialogo Unisci i destinatari

6. Ripetendo i passaggi 4 e 5, rimuovere tutti i campi tranne Nome. Cognome, Organizzazione, Indirizzo 1 E Indice.

7. Fare clic sul pulsante OK.

8. Fare clic sul pulsante Vicino finestre di dialogo.

9. Nella finestra di dialogo che si apre per salvare il documento, inserire il nome Ospiti e fare clic sul pulsante Salva. L'immagine mostrata in Fig. Finestra di dialogo 8.9 Unisci i destinatari, che attualmente non ha voci.

10. Ad un certo punto dovrai sicuramente inserire informazioni in una fonte dati. Fare clic sul pulsante Modifica... per farlo adesso. Si aprirà un modulo per l'inserimento dei dati. Aggiungiamo alcune voci. Successivamente, l'unione genererà esattamente tante copie del documento master quanti sono i record nell'origine dati.

11. Compila i campi del modulo.

12. Per aggiungere un'altra voce, fare clic sul pulsante Crea una voce.

13. Inserisci qualche altra voce, trasferendo in esse le informazioni presentate nella tabella. 8.1.

TABELLA 8.1. Unisci origine dati

14. Fare clic sul pulsante Vicino per salvare il database e poi sul pulsante OK finestra Destinatari.

Nota Per modificare le informazioni sull'origine dati, fare clic su nella barra degli strumenti Fusione sul pulsante Destinatari, e poi nella finestra di dialogo che si apre - sul pulsante Modifica. Si aprirà il modulo dell'origine dati. Per navigare tra i record di origine, utilizzare i pulsanti Primo, Indietro, Inoltrare, Scorso nella parte inferiore del modulo.

Riso. 8.10. Barra degli strumenti Fusione

Word può estrarre dati di unione da una varietà di origini. Come parte di un set Microsoft Office, Word accetta facilmente dati da Outlook, Excel e Access. Possono essere utilizzate altre fonti, incluse pagine web, file di testo OpenDocument e file di dati delimitati salvati come testo normale. Se non disponi già di un'origine dati, puoi crearne una in Word.

Importante: L'accesso alle origini dati denominate in una posizione HTTP non è supportato. Prima di utilizzare un file come origine dati per un'unione, salvalo sul disco rigido locale.

Unisci origini dati

Di seguito sono riportate alcune origini dati che è possibile utilizzare per la stampa unione in Word.

Altri file di database

Puoi anche utilizzare altre origini dati per l'unione. Per accedere a queste origini, eseguire la connessione guidata dati.

Dopo aver configurato l'origine dati, puoi creare etichette, buste, lettere ed e-mail utilizzando la stampa unione.

Informazioni aggiuntive

Hai ancora domande sull'unione in Word?

Aiutaci a migliorare Word

Hai idee per migliorare la stampa unione o altre funzionalità di Word? Condividili sulla pagina

7 Lezione n. 8

Unione di documenti.

La stampa unione viene utilizzata quando è necessario creare una serie di documenti, ad esempio etichette di indirizzi o lettere su carta intestata, da inviare a un numero elevato di clienti. Ogni lettera o adesivo contiene informazioni generali e individuali. Ad esempio, la lettera dovrebbe indirizzarsi al cliente per cognome. Le informazioni individuali per ogni lettera o adesivo provengono da una fonte di dati.

Il processo di unione è costituito da diversi passaggi generali.

Impostazione del documento principale. Il documento principale contiene testo e grafica comuni a tutte le versioni del documento master, ad esempio un indirizzo del mittente o un saluto su carta intestata.

Connessione di un documento a un'origine dati. La fonte dati è un file contenente le informazioni che devono essere inserite nel documento, come i nomi e gli indirizzi dei destinatari della lettera.

Perfezionare l'elenco di destinatari o elementi. Applicazione Microsoft Parola d'ufficio crea una copia del documento master per ciascun elemento o record del file di dati.

Aggiunta di segnaposto di testo (campi unione) a un documento Quando si unisce, i campi unione vengono popolati con i dati del file di dati.

Anteprima e completamento di un'unione È possibile visualizzare in anteprima ciascuna copia prima di stampare l'intera serie di copie di un documento.

I comandi Tab vengono utilizzati per unire la posta Newsletter.

È inoltre possibile unire utilizzando il riquadro attività Fusione, che consente di eseguire l'intero processo passo dopo passo. Per utilizzare il riquadro attività, in un gruppo Inizia l'unione sulla scheda Newsletter scegliere oggetto Inizia l'unione, quindi puntare Procedura guidata di unione dettagliata.

Impostazione del documento principale

Avvia l'applicazione Word.

Per impostazione predefinita, si apre un documento vuoto. Lascia che rimanga aperto. Se lo chiudi, i comandi che dovrai eseguire nel passaggio successivo non saranno più disponibili.

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Inizia l'unione.

Fai clic sul tipo di documento che desideri creare.

Ad esempio, puoi creare i seguenti tipi di documento.

Set di buste Gli indirizzi di ritorno su tutte le buste sono gli stessi, ma l'indirizzo del destinatario è unico in ogni caso. seleziona un oggetto Buste e sulla scheda Opzioni busta la finestra di dialogo Opzioni busta Indica le tue preferenze riguardo alle dimensioni della busta e alla formattazione del testo.

Set di adesivi per indirizzi Ogni adesivo contiene un nome e un indirizzo unici. seleziona un oggetto adesivi e nella finestra di dialogo Opzioni di adesivi per favore, indica tipo desiderato adesivi.

Insieme di documenti su carta intestata o messaggi E-mail Il contenuto di base di tutte le lettere o messaggi è lo stesso, ma ciascuno di essi contiene informazioni destinate a un destinatario specifico, ad esempio nome, indirizzo o altre informazioni. Per creare questi tipi di documenti, seleziona lettere O e-mail.

Directory o cartella Ciascun elemento visualizza lo stesso tipo di informazioni, ad esempio un nome o una descrizione, ma è univoco per ciascun elemento. Clic Catalogare per creare questo tipo di documento.

Ripresa della fusione

Se è necessario interrompere il lavoro di unione, è possibile salvare il documento principale e riprendere l'unione in un secondo momento. Microsoft Office Word salva l'origine dati e i dati del campo. Se hai utilizzato il riquadro attività Fusione, Word tornerà al punto in cui desideri riprendere l'unione.

Quando sei pronto per riprendere l'unione, apri il documento.

Word chiederà conferma per aprire il documento, che eseguirà il comando SQL.

Poiché questo documento è connesso a un'origine dati, fare clic su SÌ. Il testo del documento appare insieme a tutti i campi inseriti.

Connessione di un documento a un'origine dati

Per eseguire un'unione di dati in un documento principale, è necessario connettere il documento a un'origine dati o a un file di dati.

Selezione di un file di dati

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Seleziona i destinatari.

Segui questi passi:

Apri il documento di candidatura Microsoft Word. Questo documento deve contenere una tabella. La prima riga della tabella dovrebbe contenere le intestazioni e le righe rimanenti dovrebbero contenere le voci che dovrebbero essere incluse nel documento composto. È inoltre possibile utilizzare un'origine dati di intestazione come origine dati (Origine dati di intestazione. Un documento contenente una riga (o record) di intestazione utilizzata per unire l'origine dati specificata con il documento di unione principale.).

Perfezionamento dell'elenco di destinatari o elementi

Se ci si connette a un file di dati specifico, potrebbe non essere necessario trasferire i dati di tutti i record del file di dati al documento principale.

Per limitare l'elenco dei destinatari o utilizzare un sottoinsieme di elementi del file di dati, attenersi alla seguente procedura:

Sulla scheda Posta in gruppo Fusione selezionare squadra Modifica elenco.

Nella finestra di dialogo Destinazioni della fusione

Selezione dei singoli record Questo metodo è particolarmente utile se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da includere nell'elenco e deselezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari da escludere dall'elenco.

Se sai di voler includere solo alcuni record nel documento master, puoi deselezionare la casella di controllo nella barra del titolo e quindi selezionare solo i record desiderati. Allo stesso modo, se desideri includere la maggior parte dell'elenco nel documento, seleziona la casella di controllo nella barra del titolo, quindi deseleziona le voci che non desideri includere.

Ordinamento delle voci Fai clic sull'intestazione della colonna dell'elemento in base al quale desideri ordinare. L'elenco è ordinato alfabeticamente in ordine crescente (dalla A alla Z).

Filtraggio delle voci Questa funzionalità è utile se l'elenco contiene voci che non desideri visualizzare o includere nel documento master.

Aggiungi segnaposto di testo (campi unisci) a un documento

Dopo aver collegato il documento principale al file di dati, è possibile inserire il testo del documento e aggiungere segnaposto di testo per indicare dove devono apparire i dati univoci in ciascuna copia del documento.

I segnaposto di testo, ad esempio un indirizzo o un saluto, sono chiamati campi di unione. I campi in Word corrispondono alle intestazioni di colonna evidenziate nel file di dati.

Le colonne del file di dati rappresentano categorie di dati. I campi aggiunti al documento principale sono segnaposto di testo per queste categorie.

Le righe del file di dati rappresentano i record di dati. Quando si esegue una stampa unione, Word crea una copia del documento principale per ciascun record.

Quando si inserisce un campo nel documento principale, è implicito che una determinata categoria di dati, come un cognome o un indirizzo, debba apparire nella sua posizione.

Nota. Quando inserisci un campo di unione nel documento principale, il nome del campo è sempre racchiuso tra doppie parentesi angolari (""). Nei documenti composti, queste parentesi non vengono utilizzate per enfatizzare. Permettono solo di distinguere i campi nel documento principale dal testo normale.

Cosa succede durante una fusione

Durante l'unione, i dati nella prima riga del file di dati sostituiscono i campi nel documento principale, formando così il primo documento composito. I dati nella seconda riga del file di dati sostituiscono i campi per formare un secondo documento composto e così via.

Esempi di lavoro con i campi

Puoi aggiungere qualsiasi intestazione di colonna dal file di dati al documento principale come campo. Ciò ti offre una certa flessibilità durante la creazione di carta intestata, etichette, e-mail e altri documenti composti.

Puoi combinare i campi e separarli utilizzando i segni di punteggiatura. Ad esempio, per generare un indirizzo esatto, è necessario inserire nel documento principale i seguenti campi:

"Nome e cognome"

"Casa e strada"

"Città", "Regione", "Codice Postale"

Per i casi d'uso comuni, come blocchi di indirizzi o linee di saluto, Word fornisce campi complessi, una combinazione di più campi. Gli esempi sono elencati di seguito.

Il campo Blocco indirizzi è una combinazione di diversi campi, tra cui nome, cognome, casa e via, città e codice postale.

Il campo Linea di saluto può includere uno o più campi nome, a seconda delle parole di saluto utilizzate.

Il contenuto di ciascuno dei campi complessi può essere personalizzato di conseguenza. Ad esempio, puoi scegliere un nome formale per l'indirizzo (Sig. Andrey Alfirovich Jr.) e utilizzare "Per" anziché "Caro" nel tuo indirizzo.

Mappatura di campi unione a un file di dati

Per garantire che Word trovi una colonna nel file di dati che corrisponde a ciascun indirizzo o elemento di saluto, è necessario associare i campi di stampa unione in Word alle colonne nel file di dati.

Per abbinare i campi, seleziona Selezione del campo in gruppo Componi un documento e inserisci i campi sulla scheda Newsletter.

Si aprirà una finestra di dialogo Selezione del campo.

Gli elementi dell'indirizzo e del saluto vengono visualizzati a sinistra. Le intestazioni delle colonne del file di dati vengono visualizzate sulla destra.

Word cerca la colonna appropriata per ciascun elemento. L'illustrazione mostra che Word ha trovato automaticamente una corrispondenza per la colonna Cognome campo del file di dati Cognome. Ma non riusciva a contrapporre gli altri elementi tra loro. Specificamente da questo file Dati di parole non è stata trovata una corrispondenza per il campo Nome.

Nell'elenco a destra è possibile evidenziare la colonna del file di dati corrispondente all'elemento a sinistra. Ora l'illustrazione mostra che la colonna Nome corrisponde al campo Nome. Non c'è niente di sbagliato nei campi Appello, Identificatore univoco E Cognome nessuna corrispondenza trovata. Non è necessario che un documento master utilizzi tutti i campi. Se aggiungi un campo per il quale non sono presenti dati nel file di dati, verrà visualizzato nel documento master come un segnaposto di testo vuoto, in genere una stringa vuota o un campo nascosto.

Immissione di contenuti e aggiunta di campi

Nel documento principale, fai clic nel punto in cui desideri inserire il campo.

Usa il gruppo Componi un documento e inserisci i campi sulla scheda Newsletter.

Aggiungi uno dei seguenti elementi.

Blocco indirizzi con nome, indirizzo postale e altre informazioni

seleziona un oggetto Blocco indirizzi.

Nella finestra di dialogo Inserimento di un blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo e i formati di visualizzazione desiderati, quindi fare clic su OK.

Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)

Linea di benvenuto

seleziona un oggetto Linea di benvenuto.

Seleziona un formato di riga di saluto che includa il saluto, il nome e il segno di punteggiatura che segue il nome.

Selezionare il testo della riga di saluto nei casi in cui il nome del destinatario non è disponibile, ad esempio quando l'origine dati non contiene il nome o il cognome del destinatario ma solo il nome dell'azienda.

Fare clic sul pulsante OK.

Se viene visualizzata una finestra di dialogo Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune informazioni necessarie per la riga di saluto. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza), quindi evidenzia il campo corrispondente nell'origine dati che desideri unire.

Campi individuali

Le informazioni possono essere inserite da singoli campi, come cognome, numero di telefono o importo del contributo del donatore. Per aggiungere rapidamente un campo da un file di dati al documento principale, fare clic sulla freccia accanto all'elenco Inserimento di un campo dati, quindi seleziona un nome di campo.

Per utilizzare più opzioni quando si inseriscono singoli campi in un documento, attenersi alla seguente procedura:

Sulla scheda Posta in gruppo Registrazione e aggiunta di campi selezionare squadra Inserisci campo unione.

Nella finestra di dialogo Inserimento di un campo dati Eseguire una delle seguenti azioni.

Per selezionare i campi indirizzo che corrisponderanno automaticamente ai campi dell'origine dati anche se i campi dell'origine dati hanno nomi diversi, seleziona Campi indirizzo.

Per evidenziare i campi che utilizzano sempre i dati direttamente da una colonna del file di dati, seleziona Campi del database.

Sulla lista Campi Fare clic sul campo richiesto.

Fare clic sul pulsante Inserire, poi Vicino.

Se viene visualizzata una finestra di dialogo Selezione del campo, Word non è riuscito a trovare alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza), quindi evidenzia il campo corrispondente nell'origine dati che desideri unire.

• Campi personalizzati dall'elenco dei contatti di Outlook

L'unico modo per includere campi dell'elenco contatti personalizzati nel documento principale è avviare una stampa unione da Outlook. Per prima cosa devi configurare la visualizzazione dell'elenco dei contatti utilizzando esattamente quei campi che dovrebbero essere utilizzati durante l'unione. Dopodiché puoi iniziare a unire. Una volta effettuate tutte le impostazioni necessarie, Word si aprirà automaticamente e potrai completare la stampa unione.

Formattazione dei risultati dell'unione

Per formattare i dati contenuti in un documento, seleziona il campo di stampa unione e formattalo nello stesso modo in cui formatti qualsiasi altro testo. La selezione deve includere virgolette doppie ( « » ) che circonda il campo.

Visualizza l'anteprima e completa l'unione

Una volta aggiunti tutti i campi al documento principale, puoi visualizzare in anteprima i risultati dell'unione. Prima che l'unione venga effettivamente completata, è possibile rivedere i documenti uniti e apportare le modifiche appropriate, se necessario.

Per visualizzarlo, eseguire una delle seguenti operazioni in un gruppo Vedi i risultati schede Newsletter :

Clic Vedi i risultati.

Sfoglia ogni documento composto pagina per pagina utilizzando i pulsanti Voce successiva E Messaggio precedente in gruppo Vedi i risultati.

Visualizza un documento specifico utilizzando il comando Trova destinatario.

Completamento della fusione

È possibile stampare o modificare più documenti individualmente. Questa operazione può essere eseguita per tutti i documenti o per un sottoinsieme di documenti.

Selezionare se modificare l'intero set di documenti, solo la copia attualmente visualizzata o un sottoinsieme di documenti identificati da un numero di record specificato. Word salva le copie che desideri modificare come un unico file, separate da interruzioni di pagina.

Salvataggio del documento principale

Ricordare che i documenti composti vengono salvati separatamente dal documento principale. È utile mantenere separato il documento principale perché potrebbe essere utile quando si eseguono unioni successive.

La procedura di fusione si compone di diverse fasi.

Fase 1. Preparazione dei dati del foglio di calcolo

Una tabella da unire deve soddisfare determinati requisiti:

• Non dovrebbero esserci celle unite nella tabella. Sarebbe più accurato dire questo: SE nella tabella sono presenti celle unite, allora è necessario essere preparati al fatto che durante l'esportazione l'unione verrà annullata e, di conseguenza, si formeranno righe e/o colonne extra vuote, che possono disturbare la struttura del tavolo. In generale, le celle unite sono malvagie :)
• tutte le colonne devono avere nomi univoci da utilizzare durante l'unione. Se nella tabella manca la prima riga con i nomi delle colonne, verrà sostituita dalla prima riga di dati, il che significa che non parteciperà alla distribuzione.

Ad esempio, prendiamo una tabella con l'elenco dei clienti del fitness club Excellent.

Fase 2. Preparazione del modello Documento di parole

In questa fase editor di testo Word, viene generato un documento in cui i dati del foglio di calcolo verranno incorporati in futuro. Il testo di questo documento è parte comune a tutti gli invii.

Supponiamo di voler inviare lettere di notifica a tutti i clienti la cui tessera club scade il mese prossimo.

Il testo della lettera sarà lo stesso ad eccezione dell'indirizzo, del numero della tessera club e della data di scadenza. Questi dati verranno importati da un foglio di calcolo Excel (evidenziato in blu)

Pertanto, in questa fase, nel documento Word viene stampato il testo comune a tutte le lettere.

Per un ulteriore lavoro più conveniente durante la fusione, si consiglia di impostare il parametro Ombreggiatura del campo posizionare Sempre per distinguere i campi unione inseriti dal testo normale. Quando abilitati, i campi vengono visualizzati con uno sfondo grigio. Naturalmente questo sfondo non viene stampato.

Fase 3. Procedura guidata di fusione di MS Word al lavoro

Apri il file della lettera in MS Word.

Il modo più semplice per unire i dati è seguire la procedura guidata di unione. Nelle versioni dopo Word2003 Viene avviata la procedura guidata di unionetramite pulsanteInizia l'unione sulla scheda Newsletter

Nelle versioni prima di Word2007 dovresti eseguire il comando di menuServizi - Lettere e invii - Fusione.Inoltre, per un funzionamento più conveniente versioni prima di Word2007 è possibile visualizzare la barra degli strumenti Stampa unione

Ancora una volta, tieni presente che il modulo della lettera contiene solo il testo comune a tutte le lettere, quindi appare l'appello Ti rispettiamo! e mancano il numero e la data della carta.

La procedura guidata di unione funziona in 6 passaggi.

Passo 1: seleziona la tipologia di documento da inviare, nel nostro caso lo è Lettere
	Passo 2: selezionare il documento in base al quale verranno creati gli invii; può essere un documento corrente aperto, un template o un documento esistente. Quando si sceglie un'opzione Campione O Documento esistente diventa possibile specificare il file desiderato in Explorer. Noi scegliamo Documento attuale
Passaggio 3: selezionare i destinatari. Nel nostro caso, l'origine dati sarà una tabella Excel, quindi seleziona l'opzione Utilizzando un elenco. Quindi utilizzando il pulsante Revisione... selezionare il file desiderato in Explorer
		Dopo aver selezionato un file, si apre una finestra di dialogo con la tabella selezionata. Se abbiamo bisogno di tutti i record, fai immediatamente clic su OK. Se necessario, puoi ordinare l'elenco, filtrare i record richiesti o trovarli utilizzando gli appositi comandi. Le funzionalità di filtro e ricerca qui sono, ovviamente, molto più scarse rispetto a quelle di Excel, ma puoi effettuare una semplice selezione basata su testo o valori numerici. Inoltre, è possibile selezionare manualmente i post per la distribuzione utilizzando le caselle di controllo :) Nel nostro caso, dobbiamo impostare un filtro per campo Notiziario per valore "sì" (il valore "sì" compare nella tabella se la tessera club scade il mese prossimo). Il filtro può essere impostato facendo clic sul nome del campo e selezionando "sì" oppure utilizzando il collegamento Filtro nella stessa finestra di dialogo
Passaggio 4: inserire i campi richiesti nel documento. Prima di scegliere una delle opzioni offerte dalla procedura guidata è necessario posizionare il cursore nel testo in cui si desidera inserire i dati. Se ti sei dimenticato di farlo, va bene, i campi possono essere inseriti ovunque nel documento e poi spostati. Nel nostro caso, posizioniamo il cursore prima della parola “Rispetto”. punto esclamativo. Poiché abbiamo bisogno di campi separati, selezioniamo Altri elementi...
		Si apre una finestra di dialogo che consente di selezionare i campi di unione. Seleziona un campo Nome, premere Inserire, lo stesso per il campo Cognome. Chiusura della finestra Inserimento di campi unione e aggiungi spazi tra i campi inseriti. Se il parametro Ombreggiatura del campo impostato in posizione Sempre, i campi inseriti saranno chiaramente visibili sullo sfondo grigio. Posiziona il cursore dopo il numero, fai nuovamente clic sul collegamento Altri elementi..., Selezionare Numero della tessera club - Inserire. Inserisci il campo allo stesso modo Data di scadenza della carta Oltre ai campi sopra indicati è necessario inserire la fine della richiesta th, che dipende dal valore del campo Pavimento. Per fare ciò utilizzeremo un campo apposito che permette di inserire uno dei due valori a seconda dei dati. Posiziona il cursore immediatamente dopo la parola “Rispetto” e premi il pulsante Regole sulla scheda Newsletter e seleziona l'opzione SE... ALLORA... ALTRO. Nelle versioni precedenti a Word2007 viene richiamato un pulsante simile Aggiungi un campo Word e si trova sulla barra degli strumenti Fusione Nella finestra di dialogo che si apre, imposta i parametri Dopo aver fatto clic su OK, otteniamo il risultato
Passaggio 5: Visualizziamo le lettere risultanti utilizzando i pulsanti di navigazione. In questa fase puoi anche modificare l'elenco dei destinatari applicando un filtro o deselezionando le caselle di controllo. Poiché abbiamo applicato il filtro in precedenza, sono rimasti 3 destinatari.
		Osservando più da vicino il risultato ottenuto, vediamo che non soddisfa del tutto le nostre aspettative Invece il numero della tessera club 001768 visualizzato come 1768 , e la data non è affatto come la nostra: prima il mese e poi il giorno, anche se in Foglio di calcolo Excel era tutto ok. Gli stessi problemi possono sorgere quando si importano celle con numeri decimali, formato valuta, ecc. La conclusione è deludente: durante la fusione, la formattazione di numeri e date non viene preservata. Ma c'è una via d'uscita! I campi del documento Word in cui vengono inseriti i nostri dati sono codici che, in primo luogo, possono essere visualizzati e, in secondo luogo, modificati. Per vedere il codice del campo, ad esempio, con il numero della tessera club, è necessario fare clic destro su di esso (RMB) e selezionare il comando Codici/Valori campo. Otteniamo quanto segue (MERGEFIELD "M__carta_club" } Non modificheremo il codice in sé, ma lo aggiungeremo al formato. Il principio di aggiunta di un formato sarà chiaro a chiunque abbia anche solo una minima familiarità con la creazione di un formato personalizzato in Excel. Per garantire che un numero contenga sempre sei cifre, il formato deve essere composto da sei zeri: (MERGEFIELD "M__carta_club"\# "000000" ). Ora fai nuovamente clic con il pulsante destro del mouse sul campo - Aggiorna campo e vediamo il numero nel formato richiesto. Facciamo lo stesso con la data.(MERGEFIELD "data_scadenza_carta" \@ " DD MM. AAAA " ) E otteniamo la versione finale Ulteriori informazioni sui codici di campo di Word sono disponibili nella Guida di Word o all'indirizzo