Krijoni një burim të dhënash për bashkimin e postës në Word. Përdorimi i Excel si burim të dhënash për procesin e bashkimit Krijoni një burim të dhënash në Word

Kohët e fundit pashë një foto të egër në një organizatë :)

Kompania po zhvendosej në një ndërtesë të re - nga Rajoni i Moskës në Moskë. Ne po flasim, në përputhje me rrethanat, për ndryshimin e kushteve thelbësore të kontratës së punës për të gjithë punonjësit. Sipas procedurës, punonjësit duhet të njoftohen për nënshkrimin e lëvizjes së ardhshme dhe më pas duhet të lidhin marrëveshje shtesë për kontratat e tyre të punës me të gjithë. Organizata punëson rreth 1.5 mijë njerëz, departamenti i burimeve njerëzore duhet të përgatisë urgjentisht dokumente.

Çfarë ndodh më pas?
Shefi i departamentit të burimeve njerëzore i dërgon një kërkesë departamentit teknologjitë e informacionit mbi përmirësimin e sistemit të personelit: është e nevojshme të krijohet formularët e shtypur- njoftim dhe marrëveshje shtesë. IT përgjigjet se një përmirësim i tillë do të kushtojë kaq mijëra euro dhe kostot nuk janë të përfshira në buxhet dhe, ndër të tjera, zbatimi është i mundur jo më herët se në dy muaj.

Duke dërguar mallkime në departamentin e IT, oficerët e burimeve njerëzore shkojnë në punë gjatë fundjavave, duke lënë fëmijët e vegjël në shtëpi. Një arritje e pavdekshme e punës: 3000 dokumente u krijuan në dy ditë! Emri dhe detajet e pasaportës së secilit punonjës u shtuan manualisht në shabllon, dhe kështu me radhë 3000 herë!

A do të jenë në gjendje ta falin veten për humbjen e kohës së tyre në mënyrë kaq mediokre kur të zbulojnë se duke përdorur Shkrirja e postës shabllon në Word me një tabelë Excel që përmban të dhëna personale, kjo mund të bëhet në rreth njëzet minuta :)

HAPI 1. Krijoni një shabllon dokumenti në Word.

Të dhënat që do të ndryshojnë theksohen me të kuqe: mbiemri, emri, patronimika, numri, data e kontratës së punës, pozicioni, departamenti dhe mbaresat me fjalët e respektuara dhe të marra në varësi të gjinisë.

HAPI 2. Krijoni një burim të dhënash në Excel.

Pasi të konfigurojmë Merge, programi do të zëvendësojë të dhënat nga burimi në shabllon. Çdo rresht është një dokument i veçantë.

HAPI 3. Kthehuni te shablloni i dokumentit që krijuam në Word. Duhet të punojmë me skedën "Mailouts", ta studiojmë me kujdes.

Klikoni butonin "Zgjidhni marrësit", zgjidhni opsionin "Përdor listën ekzistuese" dhe hapni burimin e të dhënave (një skedar Excel me informacione për punonjësit).

Në dritaren tjetër, zgjidhni fletën e skedarit që përmban të dhënat e nevojshme.

HAPI 4. Vendoseni kursorin në vendin në tekstin e shabllonit ku dëshironi të futni të dhëna nga burimi, klikoni butonin "Fut fushën e bashkimit" dhe zgjidhni fushën e dëshiruar.

Kështu duket shablloni im pasi të jenë futur të gjitha fushat e bashkimit:

HAPI 5. Krijoni rregulla që ndryshojnë mbaresat e fjalëve "e dashur" dhe "marrë" në varësi të gjinisë së punonjësit.

Vendosni kursorin pas fundit të fjalës. Klikoni butonin "Rregullat" dhe zgjidhni "IF...THEN... TJETER" në listën rënëse.

Ne shkruajmë rregullin: nëse gjinia është femër - atëherë..., përndryshe...

HAPI 6. Formatoni datat.

Nëse keni përdorur më parë Mailings (Merge), ndoshta keni hasur në faktin që datat e transferuara nga Excel duken krejtësisht të ndryshme në Word. Për shembull, në vend të 19.06.2012, me shumë mundësi do të shihni 19.6.2012; ky rezultat nuk ka gjasa t'ju përshtatet.

Hani menyra te ndryshme Për të zgjidhur këtë problem, le të përdorim atë më të thjeshtë dhe më të përshtatshëm.

Le të shtypim kombinimin e tastit Alt+F9, tani mund të shohim kodet e fushave të bashkimit.

Brenda kodit të fushës Contract_Date, vendosim një vijë të prapme përpara mbajtësit kaçurrel mbyllës dhe pas tij një çelës formatimi:
( MERGEFIELD "Data_Contract" \@ "DD.MM.VVVV" }
@ - përcaktimi i datës, "DD.MM.VVVV" - çelësi i formatit të datës së formularit 19.06.2012 .
Ju mund të përdorni çdo format tjetër. Për shembull, në mënyrë që data të duket si 19 qershor 2012, përdorni çelësin \@ "DD MMMM YYYY".

Për të dalë nga modaliteti i redaktimit të kodit, shtypni përsëri Alt+F9.

HAPI 7. Klikoni butonin "Shiko rezultatet" për të parë se çfarë ka ndodhur.

HAPI 8. Redaktimi i listës së punonjësve.

Duke klikuar në butonin "Ndrysho listën e marrësve", mund të përjashtoni hyrjet individuale nga lista, të kontrolloni për dublikatë, të vendosni renditje ose filtra.

Duhet t'i kushtoni vëmendje të veçantë renditjes në mënyrë që të mos humbni kohë duke renditur dokumentet pasi ato të jenë printuar. Është më e përshtatshme për të renditur sipas emrave të punonjësve ose emrave të departamenteve.

HAPI 8. Plotësoni bashkimin.

Klikoni në butonin "Gjej dhe bashko". Nëse zgjidhni opsionin Printo Documents, dokumentet do të dërgohen direkt në printer. Nëse keni nevojë të rishikoni dokumentet dhe të bëni modifikime përpara printimit, zgjidhni "Ndrysho dokumentet individuale".

Një i veçantë Skedari Word me rezultatet e bashkimit.

Gati! Shijojeni kohën që kurseni!

PËRDITËSOJE në përgjigje të komentit alexey_lao :
Duke përdorur një makro të thjeshtë, mund ta ruani çdo dokument si një skedar të veçantë.

Ne e ruajmë shabllonin tonë si skedar me shtesën .docm (skedar Word me mbështetje makro).

Shtypni kombinimin e tastit Alt+F8 (duke thirrur dritaren Macro).

Në dritaren që hapet, vendosni "Emrin" e makros (për shembull, SaveFiles) dhe zgjidhni skedarin tonë me shabllonin në listën rënëse "Macros from" (preferoj të krijoj makro direkt në skedar në mënyrë që ato funksionon edhe kur skedari është i hapur në një kompjuter tjetër). Klikoni butonin "Krijo".

Në vendin ku kursori pulson, shkruani kodin makro:

Dim DocNum si numër i plotë
Për DocNum = 1 në ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Me ActiveDocument.MailMerge
Destinacioni = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = E vërtetë
Me .Burimin e të Dhënave
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Fundi me
.Ekzekutoni Pause:=E gabuar
Fundi me
Me ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Mbylle
Fundi me

Në vend të C://Test/, futni adresën e dosjes ku dëshironi të ruani dokumentet.
Ne mbyllim dritaren e redaktorit të Visial Basic dhe kthehemi në dokumentin tonë me shabllonin.

Shtypni përsëri Alt+F8, zgjidhni makro SaveFiles në listë dhe klikoni butonin "Run".

Ndërsa kompjuteri krijon dhe ruan çdo dokument me radhë, ju mund të pini një filxhan kafe dhe një cookie. Ose shkoni në shtëpi për të fjetur nëse ka më shumë se njëqind dokumente :)

______________

Ju mund të shkarkoni skedarë me shembuj këtu:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Eksperimento!

Tani do të shikojmë një shembull të zbatimit se si mund të performoni bashkim Të dhënat e fjalës me të dhëna Microsoft SQL Server, në këtë rast, ky proces do të automatizohet me mjete VBA Access 2003.

Shumë njerëz ndoshta tashmë e dinë se si të bashkojnë dokumentet Word, për shembull, me një burim Të dhënat e Excel ose me të njëjtin server SQL, por jo të gjithë e dinë se si ta automatizojnë këtë proces ose ta zbatojnë atë në ndonjë program.

Një ditë u përballa me detyrën e automatizimit të bashkimit të një modeli të caktuar Word me të dhënat e vendosura në një server SQL, dhe e gjithë kjo duhej të zbatohej në një program të zhvilluar në Access 2003 (projekti ADP). Dhe sot do të tregoj një shembull të zgjidhjes së këtij problemi.

Të dhënat fillestare

Dhe së pari, le të shohim të dhënat fillestare, d.m.th. atë që kemi.

Pra, si klient, siç e thashë tashmë, do të kemi një projekt ADP Access 2003. Burimi i të dhënave për shembullin do të jetë SQL Server 2012 Express. Instaluar në kompjuter Microsoft Office 2013 (dhe Access 2003).

Le të krijojmë një tabelë testimi në server dhe ta mbushim atë me të dhëna ( të vlefshme në bazën e të dhënave të Testit). Për ta bërë këtë, mund të ekzekutoni deklaratën e mëposhtme SQL.

KRIJO TABELE dbo.TestTable(ID INT INTENTITETI (1,1) JO NULL, Emri i produktit VARCHAR(50) JO NULL, Çmimi PARA NULL, ÇELËSI KRYESOR I KUFIZUAR TË KUFIZUAR (ID ASC)) SHKO INSERT INTO dbo.Tests ("Kompjuter", 500) SHKO INSERT NË dbo.Tabela e testit(Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Monitor", 400) SHKO INSERT NË dbo.Tabela e testit(Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Telefoni", 200) SHKO NË SERT. TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) SHKO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VLERAT ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Krijoni një skedar lidhjeje me burimin e të dhënave MS SQL Server

Tani le të krijojmë një skedar lidhjeje (ODC) me burimin tonë të të dhënave. Ky skedar do të veprojë si një lloj " shablloni i skedarit të lidhjes", pasi më pas ne mund dhe do të ripërcaktojmë si bazën e të dhënave ashtu edhe vetë pyetjen SQL.

Për të krijuar një skedar lidhjeje me serverin SQL, le të hapim Word dhe në mënyrë standarde le të krijojmë këtë skedar, d.m.th. duke përdorur funksionalitetin " Buletinet». ( Nga rruga, ne kemi parë tashmë një shembull të krijimit të një lidhjeje me një server SQL nga Excel në material - Excel - Lidhja dhe marrja e të dhënave nga një server SQL).

Pastaj në dritaren për zgjedhjen e një burimi të të dhënave, klikoni butonin " Krijo».

Pastaj shkruani adresën e serverit dhe klikoni " Me tutje».

Pastaj zgjedhim bazën e të dhënave dhe tabelën për t'u lidhur, më lejoni t'ju kujtoj përsëri, ky është vetëm një shabllon, ne do t'i anashkalojmë të gjitha këto parametra, klikoni " Me tutje».

Dhe së fundi, ne futim një emër të qartë për skedarin e lidhjes, dhe gjithashtu mund ta ruajmë menjëherë në drejtorinë që na nevojitet duke klikuar " Rishikimi", si parazgjedhje ruhet në « C:\Përdoruesit\Emri i përdoruesit\Dokumentet\Burimet e mia të të dhënave." Kliko " Gati».

Kjo është e gjitha, skedari është krijuar, ne mund ta mbyllim Word-in pa e ruajtur.

Krijimi i një modeli për bashkimin e fjalëve

Tani le të përgatisim shabllonin Word d.m.th. Ky është dokumenti në të cilin ne do të fusim të dhëna nga baza e të dhënave të serverit SQL.

E gjithë përgatitja vjen në faktin se ne duhet të fusim fushat e bashkimit aty ku na duhen. Kjo bëhet si më poshtë. Skeda " Insert -> Express Blocks -> Fusha».

Duke kërkuar për një fushë MERGEFIELD dhe shkruani emrin e fushës që do të korrespondojë me fushën në burimin e të dhënave ( në rastin tim është Emri i produktit dhe Çmimi). Kliko " Ne rregull».

Meqenëse e kam këtë shabllon testimi, praktikisht nuk do të ketë tekst në të dhe do të shfaq vetëm dy fusha, me shumë mundësi do të keni shumë tekst dhe shumë fusha të bashkimit.

Kodi VBA Access 2003 për të bashkuar dokumentin Word me Burimin e të Dhënave të Serverit MS SQL

Gjithçka që mbetet është të shkruani kodin VBA që do të kryejë bashkimin. Për shembull, le të shtojmë një buton StartMerge dhe një fushë Çmimi në formular për të filtruar të dhënat. Pastaj në redaktorin e Visual Basic do të shkruajmë një procedurë për bashkim, për shembull me emrin MergeWord, dhe në mbajtësin e ngjarjeve të butonit StartMerge ( shtypja e butonit) vendosni kodin për thirrjen e kësaj procedure. I gjithë kodi do të duket kështu ( Unë e komentova atë). Më lejoni të sqaroj menjëherë se kam shabllonin Word dhe skedarin ODC në drejtorinë D:\Test\.

"Procedura për ekzekutimin e një bashkimi Private Sub MergeWord (TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Parametri i parë - Rruga për Modeli i fjalës"Parametri i dytë - Vargu i pyetjes së bazës së të dhënave Në gabim Shkoni në Err1 Dim ConnectString si varg, PathOdc si varg Dim WordApp si objekt Dim WordDoc si objekt "Skedari i skedarit ODC për lidhjen e të dhënave PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" Nëse TemplateWord<>"" Pastaj "Krijo Dokument Word Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Krijo një lidhje me burimin e të dhënave (MS SQL Server) "Ne marrim disa të dhëna nga lidhja aktuale ADP e projektit ConnectString="Ofruesi=SQLOLEDB .1; " & _ "Siguria e integruar=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Burimi i të dhënave ") & "; " & _ "Përdor Procedurën për Përgatitje=1;" & _ "Përkthim automatik=E vërtetë;" & _ "Madhësia e paketës=4096;" & _ "Përdor enkriptimin për të dhënat=false;" "Cakto burimin e të dhënave WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Bëni fjalën të dukshme WordApp.Visible = True WordApp.Aktivizo "Filloni bashkimin me M WordergeDoc.SQL. SuppressBlankLines = E vërtetë .Ekzekutoni Pauzë:=False Fund me "Mbyll shabllonin pa ruajtur WordDoc.close (wddonotsavechanges) Vendos WordDoc = Asgjë Set WordApp = Asgjë tjetër MsgBox "Nuk ka shabllon për t'u bashkuar", vbCritical, "Ex11: Përfundo nëse" Nën Err1: MsgBox Err.Përshkrim WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Set WordDoc = Asgjë Set WordApp = Asgjë Resume Ex1 Fund Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Me kusht nëse. "")<>"" Pastaj Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price Fund If "Thirrni procedurën e bashkimit Call MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) Fundi Nën

Ne ruajmë dhe kontrollojmë punën.

Pas klikimit në butonin (StartMerge), do të fillojë Word, në të cilin tashmë janë plotësuar të gjitha të dhënat dhe do të ketë aq dokumente sa rreshta në burim.

Siç mund ta shihni, gjithçka funksionon. Kjo është e gjitha për mua, shpresoj se materiali ishte i dobishëm. Mirupafshim!

Nga artikulli në numrin e mëparshëm, mësuam se metoda e bashkimit ju lejon të krijoni një burim të dhënash duke përdorur Word. Në këtë artikull, ne do të shikojmë se si mund të merret informacioni i burimit të të dhënave Tabelat Excel.

Burimi i të dhënave mund të përdoret në versionet e Word 2000/2002/2003/2007, por procesi i krijimit të tij është i njëjtë për çdo version të Word. Pra, le të përshkruajmë algoritmin për krijimin e një burimi të dhënash:

1. Hapni Excel.
2. Në tabelën që shfaqet, në qelizën A1, shkruani emrin e fushës së parë (për shembull, nje vend), në B1 - e dyta (për shembull, indeks) etj. (Fig. 1).

Oriz. 1. Tabela e të dhënave

Duke përdorur një tabelëFjala 2000/2002

1. Hapni ose krijoni një dokument kryesor në Word.
2. Bashkimi butoni ( Kutia e dialogut të bashkimit).
3. Bashkimi në hapin e dytë zgjidhni butonin Marr të dhëna, dhe nga lista - Burimi i hapur i të dhënave(Fig. 2).

Oriz. 2. Lista rënëse Burimi i hapur i të dhënave

1. Në një kuti të re dialogu Hapja e një burimi të dhënash nga lista rënëse Lloji i skedarit zgjidhni libraZNJExcel.
2. Hapni skedarin e zgjedhur duke klikuar butonin Hapur.
3. Në kutinë e dialogut që shfaqet MicrosoftExcel(Fig. 3) specifikoni një gamë ose emër.

Oriz. 3. Dritare MicrosoftExcel

Skedari që rezulton Excelështë bërë, si të thuash, "i lidhur" si burim i të dhënave, kështu që tani mund të futni fushat e bashkimit në dokumentin kryesor dhe gjithashtu të bashkoni burimin e të dhënave me dokumentin kryesor siç shpjegohet në artikullin e mëparshëm.

Rregulla për zgjedhjen e regjistrimeve për përfshirje në procesin e bashkimit me dokumentin kryesor

Regjistrimet që plotësojnë disa kritere të specifikuara mund të përfshihen në procesin e bashkimit. Lidhjet përdoren për të zgjedhur regjistrimet OSE, DHE.

Për të vendosur kriteret e përzgjedhjes:

1. Hapni dokumentin kryesor.
2. Zgjidhni nga shiriti i veglave Bashkimi butoni ( Kutia e dialogut të bashkimit).
3. Në kutinë e dialogut Bashkimi në hapin e tretë zgjidhni butonin Përzgjedhja rekorde.

Si rezultat, do të shfaqet një kuti dialogu Përzgjedhja e të dhënave.

1. Në skedën Përzgjedhja e të dhënave kuti dialogu Përzgjedhja e të dhënave në kolonë Fusha Nga lista rënëse, zgjidhni emrin e fushës në vlerën e së cilës do të zbatohet kushti.
2. Në kolonë Operatori zgjidhni operacionin e krahasimit.
3. Në kolonë Kuptimi Futni vlerën me të cilën do të krahasoni.
4. Pasi të keni vendosur të gjitha kriteret, mbyllni dritaren Përzgjedhja e të dhënave duke shtypur butonin Ne rregull(Fig. 4) .

Oriz. 4. Dritare Përzgjedhja e të dhënave

1. Në kutinë e dialogut Bashkimi klikoni butonin Shkrihet ose në shiritin e veglave Bashkimi Shtyp butonin ( Bashkimi në një dokument të ri).

Duke përdorur një tabelëExcel si një burim të dhënash nëWord 2003

1. Në meny Shërbimi zgjidhni ekipin Letrat dhe postimet, dhe më pas komanda Bashkimi.
2. Në panelin e detyrave që hapet Bashkimi, duke përdorur butonin Me tutje, shkoni në fazën e tretë të magjistarit Zgjedhja e marrësit, pastaj klikoni në komandën
3. Gjeni skedarin e kërkuar të spreadsheet Excel dhe hapeni duke klikuar dy herë mbi të.
4. Konfirmoni që rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave (këto janë fushat e bashkimit) (Figura 5).

Oriz. 5. Dritare Zgjidhni tabelën

Shënim. Në dritare Bashkoni marrësit ju mund të modifikoni hyrjet.

1. Duke kaluar në hapin e katërt, zgjidhni komandën
2. Në kutinë e dialogut që shfaqet Shto një fushë bashkimi(Fig. 6) zgjidhni një fushë nga lista, duke vendosur fillimisht kursorin e miut në vendin e dokumentit kryesor ku duhet të vendoset fusha e bashkimit.

Oriz. 6. Kutia e dialogut Shto një fushë bashkimi

Për t'u angazhuar për Përzgjedhja e regjistrimeve për t'u përfshirë në procesin e bashkimit me dokumentin kryesor në Word 2003 është e nevojshme, duke shkuar në fazën e tretë, zgjidhni komandën dhe në kutinë e dialogut Bashkoni marrësit(Fig. 7) zgjidhni kutinë R për hyrjen në të cilën nuk duhet të dërgohet teksti i dokumentit kryesor.

Oriz. 7. Kutia e dialogut Bashkoni marrësit

Duke përdorur një tabelëExcel si një burim të dhënash nëWord 2007

1. Në skedën Gazete në grup Bashkimi zgjidhni ekipin Zgjidhni marrësit.
2. Zgjidhni (Fig. 8), gjeni skedari i kërkuar në kutinë e dialogut Zgjedhja e një burimi të dhënash dhe hapeni atë.

Oriz. 8. Zgjedhja e ekipit Përdorni listën ekzistuese

Shënim. Pas zgjedhjes së një skedari, komandat e skedës do të bëhen aktive

1. Klikoni mbi Ndryshoni listën e fushave kur lista ndryshon.
2. Klikoni mbi Fut fushën e bashkimit dhe zgjidhni një fushë nga lista, duke vendosur fillimisht kursorin e miut në vendin e dokumentit kryesor ku duhet të vendoset fusha e bashkimit.

Zgjedhja e regjistrimeve për t'u përfshirë në procesin e bashkimit të postës në Word 2007

1. Në skedën Buletinet në grup Filloni bashkimin Shtypni Zgjidhni marrësit dhe zgjidhni nga lista rënëse e menysë Përdorni listën ekzistuese.
2. Gjeni skedarin e kërkuar të spreadsheet Excel dhe hapeni duke klikuar dy herë mbi të.
3. Konfirmoni që rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave (këto janë fushat e bashkimit).
4. Në skedën Buletinet në grup Filloni bashkimin zgjidhni Ndryshoni listën e marrësve.

5.Në kutinë e dialogut Merge Recipients (Fig. 9), zgjidhni kutinë R për hyrjen në të cilën nuk dëshironi të dërgoni tekstin e dokumentit kryesor.

Oriz. 9. Dritare Bashkoni marrësit

Përfitimet kryesore të përdorimit të Excel si një burim të dhënash për procesin e bashkimit

1. Kursimi i kohës, sepse nuk ka nevojë të kryeni të njëjtën punë në mënyrë të përsëritur.

2. Automatizimi i rrjedhës së punës duke krijuar kopje të shumta të një shablloni dokumenti me detaje të ndryshme.

3. Komoditeti dhe lehtësia e kryerjes së punës, e cila përbëhet vetëm nga tre faza: krijimi i dokumentit kryesor, krijimi i një burimi të dhënash dhe bashkimi i drejtpërdrejtë i tyre.

G.A. Serova, prof. RSUH

7 Leksioni nr.8

Bashkimi i dokumenteve.

Bashkimi i postës përdoret kur ju duhet të krijoni një grup dokumentesh, të tilla si etiketat e adresave ose letrat në kokë, që i dërgohen një numri të madh klientësh. Çdo letër ose afishe përmban informacione të përgjithshme dhe individuale. Për shembull, letra duhet t'i drejtohet klientit me mbiemër. Informacioni individual për secilën shkronjë ose ngjitëse vjen nga një burim i të dhënave.

Procesi i bashkimit përbëhet nga disa hapa të përgjithshëm.

Vendosja e dokumentit kryesor. Dokumenti kryesor përmban tekst dhe grafikë që janë të përbashkëta për të gjitha versionet e dokumentit kryesor, të tilla si një adresë kthimi ose një përshëndetje në kokë.

Lidhja e një dokumenti me një burim të dhënash. Burimi i të dhënave është një skedar që përmban informacione që duhet të futen në dokument, të tilla si emrat dhe adresat e marrësve të letrës.

Përsosni listën e marrësve ose artikujve. Aplikacioni i Microsoft Office Word krijon një kopje të dokumentit kryesor për çdo artikull ose regjistrim të skedarit të të dhënave.

Shtimi i mbajtësve të tekstit (fushat e bashkimit) në një dokument Kur bashkoni, fushat e bashkimit mbushen me të dhëna nga skedari i të dhënave.

Parashikimi dhe përfundimi i një bashkimi Mund të shikoni paraprakisht çdo kopje përpara se të printoni të gjithë grupin e kopjeve të një dokumenti.

Komandat e skedave përdoren për t'u bashkuar me postën Buletinet.

Ju gjithashtu mund të bashkoni duke përdorur panelin e detyrave Bashkimi, i cili ju lejon të kryeni të gjithë procesin hap pas hapi. Për të përdorur panelin e detyrave, në një grup Filloni bashkimin në skedën Buletinet zgjidhni artikullin Filloni bashkimin, dhe më pas tregoni Magjistari i bashkimit hap pas hapi.

Vendosja e dokumentit kryesor

Hapni aplikacionin Word.

Si parazgjedhje, hapet një dokument bosh. Lëreni të mbetet e hapur. Nëse e mbyllni, komandat që duhet të kryeni në hapin tjetër nuk do të jenë të disponueshme.

Në skedën Postë në grup Bashkimi zgjidhni ekipin Filloni bashkimin.

Klikoni llojin e dokumentit që dëshironi të krijoni.

Për shembull, mund të krijoni llojet e mëposhtme të dokumenteve.

Set zarfesh Adresat e kthimit në të gjitha zarfet janë të njëjta, por adresa e marrësit është unike në secilin rast. Zgjidhni një artikull Zarfet dhe në skedën Opsionet e zarfit kuti dialogu Opsionet e zarfit Ju lutemi tregoni preferencat tuaja në lidhje me madhësinë e zarfit dhe formatimin e tekstit.

Set ngjitësash adresashÇdo ngjitës përmban një emër dhe adresë që janë unike. Zgjidhni një artikull ngjitëse dhe në kutinë e dialogut Opsionet e ngjitëses ju lutem tregoni lloji i dëshiruar ngjitëse.

Komplet dokumentesh në kokë ose mesazhe Email Përmbajtja bazë e të gjitha letrave ose mesazheve është e njëjtë, por secila prej tyre përmban informacione të destinuara për një marrës specifik, për shembull, emrin, adresën ose ndonjë informacion tjetër. Për të krijuar këto lloj dokumentesh, zgjidhni letra ose emailet.

Drejtori ose dosjeÇdo artikull shfaq të njëjtin lloj informacioni, si një emër ose përshkrim, por ai është unik për secilin artikull. Klikoni katalogu për të krijuar këtë lloj dokumenti.

Rifillimi i bashkimit

Nëse ju duhet të ndërprisni punën tuaj të bashkimit, mund ta ruani dokumentin kryesor dhe të rifilloni bashkimin më vonë. Microsoft Office Word ruan burimin e të dhënave dhe të dhënat në terren. Nëse keni përdorur panelin e detyrave Bashkimi, Word do të kthehet në pikën ku dëshironi të rifilloni bashkimin.

Kur të jeni gati për të rifilluar bashkimin, hapni dokumentin.

Word do të kërkojë konfirmim për të hapur dokumentin, i cili do të ekzekutojë komandën SQL.

Meqenëse ky dokument është i lidhur me një burim të dhënash, klikoni po. Teksti i dokumentit shfaqet së bashku me të gjitha fushat e futura.

Lidhja e një dokumenti me një burim të dhënash

Për të kryer një bashkim të të dhënave në një dokument kryesor, duhet ta lidhni dokumentin me një burim të dhënash ose skedar të dhënash.

Zgjedhja e një skedari të dhënash

Në skedën Postë në grup Bashkimi zgjidhni ekipin Zgjidhni marrësit.

Ndiqni këto hapa:

Hapni dokumentin e aplikimit Microsoft Word. Ky dokument duhet të përmbajë një tabelë. Rreshti i parë i tabelës duhet të përmbajë titujt, dhe rreshtat e mbetur duhet të përmbajnë shënimet që duhet të përfshihen në dokumentin e përbërë. Mund të përdorni gjithashtu një burim të dhënash të kokës si burim të dhënash (Burimi i të dhënave të kokës. Një dokument që përmban një rresht (ose regjistrim) titulli që përdoret për të bashkuar burimin e specifikuar të të dhënave me dokumentin kryesor të bashkimit.).

Përsosja e listës së marrësve ose artikujve

Nëse jeni duke u lidhur me një skedar specifik të dhënash, mund të mos dëshironi të transferoni të dhënat e të gjitha regjistrimeve të skedarëve të të dhënave në dokumentin kryesor.

Për të kufizuar listën e marrësve ose për të përdorur një nëngrup të artikujve të skedarëve të të dhënave, ndiqni këto hapa:

Në skedën Postë në grup Bashkimi zgjidhni ekipin Redakto listën.

Në kutinë e dialogut Destinacionet e bashkimit

Përzgjedhja e të dhënave individuale Kjo metodë është më e dobishme nëse lista është e shkurtër. Zgjidhni kutitë e kontrollit pranë atyre marrësve që duhet të përfshihen në listë dhe pastroni kutitë e kontrollit pranë atyre marrësve që duhet të përjashtohen nga lista.

Nëse e dini se dëshironi të përfshini vetëm disa regjistrime në dokumentin kryesor, mund të pastroni kutinë e zgjedhjes në shiritin e titullit dhe më pas të zgjidhni vetëm regjistrimet që dëshironi. Po kështu, nëse dëshironi të përfshini pjesën më të madhe të listës në dokumentin tuaj, zgjidhni kutinë e kontrollit në shiritin e titullit dhe më pas zgjidhni shënimet që nuk dëshironi të përfshini.

Renditja e hyrjeve Klikoni kokën e kolonës së artikullit sipas të cilit dëshironi të renditni. Lista është renditur sipas rendit alfabetik në rritje (A deri në Z).

Filtrimi i hyrjeve Ky funksion është i dobishëm nëse lista përmban shënime që nuk dëshironi t'i shihni ose t'i përfshini në dokumentin kryesor.

Shtoni mbajtëset e tekstit (bashkoni fushat) në një dokument

Pasi të lidhni dokumentin kryesor me skedarin e të dhënave, mund të futni tekstin e dokumentit dhe të shtoni mbajtëse teksti për të treguar se ku duhet të shfaqen të dhënat unike në secilën kopje të dokumentit.

Vendmbajtësit e tekstit, të tilla si një adresë ose përshëndetje, quhen fusha të bashkimit. Fushat në Word korrespondojnë me titujt e theksuar të kolonave në skedarin e të dhënave.

Kolonat e skedarit të të dhënave përfaqësojnë kategori të dhënash. Fushat e shtuara në dokumentin kryesor janë mbajtëse të tekstit për këto kategori.

Linjat e skedarëve të të dhënave përfaqësojnë regjistrimet e të dhënave. Kur kryeni një shkrirje postare, Word krijon një kopje të dokumentit kryesor për çdo regjistrim.

Kur vendosni një fushë në dokumentin kryesor, nënkuptohet se një kategori e caktuar e të dhënave, si mbiemri ose adresa, duhet të shfaqet në vendndodhjen e saj.

Shënim. Kur futni një fushë bashkimi në dokumentin kryesor, emri i fushës mbyllet gjithmonë në kllapa të dyfishta këndore (""). Në dokumentet e përbëra, këto kllapa nuk përdoren për theksim. Ato ju lejojnë vetëm të dalloni fushat në dokumentin kryesor nga teksti normal.

Çfarë ndodh gjatë një bashkimi

Kur bashkohen, të dhënat në rreshtin e parë të skedarit të të dhënave zëvendësojnë fushat në dokumentin kryesor, duke formuar kështu dokumentin e parë të përbërë. Të dhënat në rreshtin e dytë të skedarit të të dhënave zëvendësojnë fushat për të formuar një dokument të dytë të përbërë, e kështu me radhë.

Shembuj të punës me fusha

Ju mund të shtoni çdo titull kolone nga skedari i të dhënave në dokumentin kryesor si fushë. Kjo ju jep njëfarë fleksibiliteti kur krijoni letra, etiketa, emaile dhe dokumente të tjera të përbëra.

Ju mund të kombinoni fushat dhe t'i ndani ato duke përdorur shenjat e pikësimit. Për shembull, për të gjeneruar një adresë të saktë, duhet të futni fushat e mëposhtme në dokumentin kryesor:

"Emri Mbiemri"

"Shtëpia dhe Rruga"

"Qyteti", "Rajoni", "Kodi Postar"

Për rastet e përdorimit të zakonshëm, të tilla si blloqet e adresave ose linjat e përshëndetjes, Word ofron fusha komplekse - një kombinim fushash të shumta. Shembujt janë renditur më poshtë.

Fusha e bllokut të adresës është një kombinim i disa fushave, duke përfshirë emrin, mbiemrin, shtëpinë dhe rrugën, qytetin dhe kodin postar.

Fusha Greeting Line mund të përfshijë një ose më shumë fusha emri, në varësi të fjalëve përshëndetëse të përdorura.

Përmbajtja e secilës prej fushave komplekse mund të personalizohet në përputhje me rrethanat. Për shembull, mund të zgjidhni një emër zyrtar për adresën (Z. Andrey Alfirovich Jr.) dhe të përdorni "Për" në vend të "I dashur" në adresën tuaj.

Harta e bashkimit të fushave në një skedar të dhënash

Për t'u siguruar që Word do të gjejë një kolonë në skedarin e të dhënave që korrespondon me secilën adresë ose element përshëndetjeje, duhet të hartoni fushat e bashkimit të postës në Word me kolonat në skedarin e të dhënave.

Për të përputhur fushat, zgjidhni Zgjedhja e terrenit në grup Hartoni një dokument dhe futni fushat në skedën Buletinet.

Do të hapet një kuti dialogu Zgjedhja e terrenit.

Elementet e adresës dhe përshëndetjes shfaqen në të majtë. Titujt e kolonave nga skedari i të dhënave shfaqen në të djathtë.

Word kërkon kolonën e duhur për çdo element. Ilustrimi tregon se Word automatikisht gjeti një përputhje për kolonën Mbiemri fushën e skedarit të të dhënave Mbiemri. Por ai nuk ishte në gjendje të krahasonte elementët e tjerë me njëri-tjetrin. Konkretisht, nga ky skedar i të dhënave, Word nuk gjeti një përputhje për këtë fushë Emri.

Në listën në të djathtë, mund të nënvizoni kolonën e skedarit të të dhënave që korrespondon me elementin në të majtë. Tani ilustrimi tregon se kolona Emri përputhet me fushën Emri. Nuk ka asgjë të keqe me fushat Apelim, Identifikues unik Dhe Mbiemri nuk u gjet asnjë përputhje. Një dokument kryesor nuk ka nevojë të përdorë çdo fushë. Nëse shtoni një fushë për të cilën nuk ka të dhëna në skedarin e të dhënave, ajo do të shfaqet në dokumentin kryesor si një mbajtës teksti bosh - zakonisht një varg bosh ose një fushë e fshehur.

Futja e përmbajtjes dhe shtimi i fushave

Në dokumentin kryesor, klikoni ku dëshironi të futni fushën.

Përdorni grupin Hartoni një dokument dhe futni fushat në skedën Buletinet.

Shtoni ndonjë nga artikujt e mëposhtëm.

Blloku i adresave me emrin, adresën postare dhe informacione të tjera

Zgjidhni një artikull Blloku i adresave.

Në kutinë e dialogut Futja e një blloku adresash zgjidhni elementet e adresës dhe formatet e shfaqjes që dëshironi dhe më pas klikoni Ne rregull.

Zgjedhja e terrenit, atëherë Word nuk mundi të gjente disa informacione të nevojshme për bllokun e adresave. Klikoni shigjetën pranë (pa ndeshje)

Linja e mirëseardhjes

Zgjidhni një artikull Linja e mirëseardhjes.

Zgjidhni një format rreshti përshëndetjeje që përfshin përshëndetjen, emrin dhe shenjën e pikësimit që pason emrin.

Zgjidhni tekstin e rreshtit të përshëndetjes për rastet kur emri i marrësit nuk është i disponueshëm, për shembull, kur burimi i të dhënave nuk përmban emrin ose mbiemrin e marrësit, por vetëm emrin e kompanisë.

Klikoni butonin Ne rregull.

Nëse shfaqet një kuti dialogu Zgjedhja e terrenit, atëherë Word nuk mundi të gjente disa informacione të nevojshme për rreshtin e përshëndetjes. Klikoni shigjetën pranë (pa ndeshje), dhe më pas theksoni fushën përkatëse në burimin e të dhënave që dëshironi të bashkoni.

Fushat individuale

Informacioni mund të futet nga fusha individuale, si mbiemri, numri i telefonit ose shuma e kontributit të donatorëve. Për të shtuar shpejt një fushë nga një skedar të dhënash në dokumentin kryesor, klikoni shigjetën pranë listës Futja e një fushe të dhënash, dhe më pas zgjidhni një emër fushe.

Për të përdorur më shumë opsione kur futni fusha individuale në një dokument, ndiqni këto hapa:

Në skedën Postë në grup Regjistrimi dhe shtimi i fushave zgjidhni ekipin Fut fushën e bashkimit.

Në kutinë e dialogut Futja e një fushe të dhënash Kryeni një nga veprimet e mëposhtme.

Për të zgjedhur fushat e adresës që do të përputhen automatikisht me fushat e burimit të të dhënave edhe nëse fushat e burimit të të dhënave kanë emra të ndryshëm, zgjidhni Fushat e adresës.

Për të theksuar fushat që përdorin gjithmonë të dhëna direkt nga një kolonë skedari të dhënash, zgjidhni Fushat e bazës së të dhënave.

Në listë Fushat Klikoni në fushën e kërkuar.

Klikoni butonin Fut, dhe pastaj Mbylle.

Nëse shfaqet një kuti dialogu Zgjedhja e terrenit, atëherë Word nuk mundi të gjente disa nga informacionet që i nevojiteshin për të futur fushën. Klikoni shigjetën pranë (pa ndeshje), dhe më pas theksoni fushën përkatëse në burimin e të dhënave që dëshironi të bashkoni.

• Fushat e personalizuara nga lista e kontakteve të Outlook

Mënyra e vetme për të përfshirë fushat e personalizuara të listës së kontakteve në dokumentin kryesor është të filloni një shkrirje të postës nga Outlook. Së pari ju duhet të konfiguroni shfaqjen e listës së kontakteve duke përdorur pikërisht ato fusha që duhet të përdoren gjatë bashkimit. Pas kësaj mund të filloni të bashkoheni. Pasi të jenë bërë të gjitha cilësimet e nevojshme, Word do të hapet automatikisht dhe ju mund të përfundoni bashkimin e postës.

Formatimi i rezultateve të bashkimit

Për të formatuar të dhënat që përmban një dokument, zgjidhni fushën e bashkimit të postës dhe formatoni atë në të njëjtën mënyrë që formatoni çdo tekst tjetër. Zgjedhja duhet të përfshijë kuotat e dyfishta të shevronit ( « » ) që rrethon fushën.

Shikoni paraprakisht dhe përfundoni bashkimin

Pasi të jenë shtuar të gjitha fushat në dokumentin kryesor, mund të shikoni paraprakisht rezultatet e bashkimit. Përpara se të përfundojë bashkimi, mund të rishikoni dokumentet e bashkuara dhe të bëni ndryshimet e duhura nëse është e nevojshme.

Për të parë, bëni një nga sa vijon në një grup Shiko rezultatet skedat Buletinet :

Klikoni Shiko rezultatet.

Shfletoni çdo dokument të përbërë faqe për faqe duke përdorur butonat Hyrja e radhës Dhe Postimi i mëparshëm në grup Shiko rezultatet.

Shikoni një dokument specifik duke përdorur komandën Gjeni marrësin.

Përfundimi i bashkimit

Dokumentet e shumta mund të printohen ose modifikohen individualisht. Kjo mund të bëhet për të gjitha dokumentet ose për një nëngrup dokumentesh.

Zgjidhni nëse do të redaktoni të gjithë grupin e dokumenteve, vetëm kopjen e shfaqur aktualisht ose një nëngrup dokumentesh të identifikuara nga një numër i caktuar regjistrimi. Word ruan kopjet që dëshironi të redaktoni si një skedar të vetëm, të ndarë me ndërprerje të faqeve.

Ruajtja e dokumentit kryesor

Mos harroni se dokumentet e përbëra ruhen veçmas nga dokumenti kryesor. Është e dobishme që dokumenti kryesor të mbahet i ndarë sepse mund të jetë i dobishëm kur kryeni bashkime të mëvonshme.