Välj frågor i Access. Hur ställer man in villkor för att välja poster i en fråga? Urvalsvillkor i åtkomstförfrågningar är alla utom

De flesta moderna DBMS har sin egen version av QBE, som skiljer sig något från den första beskrivningen av QBE, som föreslogs i slutet av 70-talet av 1900-talet. Låt oss titta på några av funktionerna i QBE DBMS MS Access.

Låt oss som exempel använda en databastabell som relaterar till handel (Fig. 3.10). Tabellnamn TYP (typer av produkter). Den har kolumner: produkt - produktnamn; färg – dess färg; kostnad – kostnaden för produkten.

Datasampling kan utföras enligt följande alternativ:

1. Ett enkelt urval, till exempel: "Få gröna produkter från TYPE-bordet."

2. Enkel provtagning med beställning.

3. Sampling med kval (villkor). Valet av poster från källtabellen kan baseras på: a) exakt matchning; b) partiell slump; jämfört.

Frågor låter dig erhålla resulterande tabeller vars fält uppfyller vissa villkor (kriterier). Dessa villkor anges i förfrågningsformuläret i raden Urvalsvillkor. Urvalsvillkoren är logiska uttryck som består av operatorer och operander. Jämförelseoperatorer =,< , >, <>(inte lika), Between, In, Like och logiska operatorer And, Or, Not. Det är tillåtet att använda jokertecken.

Ris. 3.10. Exempel databastabell

Om det exakta värdet inte är känt eller om det är nödvändigt att ange värdet ofullständigt, är det bekvämt att använda mall (exempel) med jokertecken (tecken). Exempel på jokertecken:

* - matchar valfritt antal tecken. Exempel: 77* - för att hitta alla telefoner med nummer som börjar med 77.

? - matchar ett texttecken. Exempel: 77-4?-0? - för att hitta alla telefoner med nummer som innehåller de fyra angivna siffrorna.

Mallar används tillsammans med operatören Tycka om . Denna operator låter dig skapa mönster som använder jokertecken när du söker i textfält. Till exempel är den anställdes efternamn inte känt exakt. Detta kan vara Petrov, Petrovsky, Peotrovsky, etc. Då bör användas för att välja i rad Skick spela in som "Pe*".

Det är känt att namnet består av 4 bokstäver. Då kommer posten Gilla "????" att fungera.

Operatör Mellan anger värdeintervallet. Till exempel, mellan 1 och 5

(de angivna kanterna på intervallen ingår i provet).

Operatör I kontrollerar lika med valfritt värde från listan som anges inom parentes. Till exempel In("penna","parfym").

Logiska operationer AND, OR kan specificeras explicit i ett villkorsuttryck med hjälp av operatorerna OCH Och ELLER . Till exempel "parfym" ELLER "penna".

Som operander Frågor kan använda bokstaver, konstanter och identifierare (länkar).

Bokstäverär specifika värden som uppfattas av systemet när de skrivs. En bokstavlig kan vara ett tal, ett datum eller en sträng. Till exempel, 1146, #31.01.02 #, "Lipetsk".

Konstanterär konstanta värden som definieras i Access. Till exempel Sant, Falskt, Null, Ja, Nej.

Identifierare gör en referens till ett fält, kontroll eller egenskap. Identifierare kan vara namn på fält, tabeller, formulär och så vidare. De omges av hakparenteser. En referens till ett specifikt värde måste ange dess plats i hierarkin av objekt i databasen. En länk till ett fält i en tabell ser ut som [Tabellnamn]![Fältnamn]. Till exempel, [Anställda]![Efternamn].

Det är tillrådligt att skapa urvalsvillkoret med hjälp av uttrycksbyggaren. För att göra detta, öppna ett fönster Uttrycksbyggare, genom att klicka på knappen Bygga i verktygsfältet eller genom att välja kommandot Bygga i snabbmenyn. Du måste först placera muspekaren i villkorsinmatningscellen.

Villkoret för en exakt avvikelse mellan värdena i ett av fälten. Om du behöver hitta poster i en tabell vars fältvärden inte uppfyller ett visst villkor, använd sedan operatorn Inte . Inte operatör eller<>anges innan värdet som jämförs. Exempel. Välj alla poster i TYPE-tabellen, förutom "penna"-posterna i fältet Produkt. För att göra detta, i förfrågningsformuläret i fältkolumnen Produkt i kö Urvalsvillkor Inte "penna" anges.

Oexakt matchskick. Välja poster baserat på felaktiga förhållanden

värdematchningar kan uppnås med Like-operatorn. Den här operatören låter dig hitta de nödvändiga posterna, bara känna till den ungefärliga stavningen av textvärdet. Lika-operatorn kan använda jokerteckenmönster, vilket utökar möjligheten att söka efter poster när villkoren inte specificeras exakt. Exempel på ett urvalsvillkor: Som "[d-k]*". Här matchar (minus) valfritt tecken från intervallet. Området måste anges i stigande ordning (d-k, inte k-d).

Välj poster efter värdeintervall. För att ange ett värdeintervall i frågedesignerfönstret, använd operatorerna >,<, Between, Like. Их можно применять с текстовыми, числовыми полями и полями типа даты. Примеры: в строке Urvalsvillkor möjligt att ange: >100,00 OCH< 500.00; Between # 01.01.97 # AND #31.03.97#; Like “*”. Напомним, что символ # применяется для данных типа «дата/время».

Exempel 1. En fråga med en exakt oöverensstämmelse i ett fält och ett jämförelsevillkor i ett annat fält. En begäran om att välja från TYP-tabellen alla icke-röda varor vars pris är mer än 5 visas i Fig. 3.11 (förfrågan skapad i läge Designer).

Det finns fyra typer av ändringsförfrågningar: att ta bort, att uppdatera och lägga till poster och att skapa en tabell.

Begäran om borttagning tar bort en grupp poster från en eller flera tabeller. En raderingsförfrågan låter dig till exempel radera register över produkter som inte längre finns i lager eller för vilka det inte finns några beställningar. Med en raderingsförfrågan kan du bara ta bort hela posten, inte enskilda fält inom den.

Begäran om att uppdatera poster gör allmänna ändringar i en grupp poster i en eller flera tabeller. Till exempel stiger priserna på alla mejeriprodukter med 10 procent eller lönerna för anställda i en viss kategori ökar med 5 procent. En postuppdateringsfråga låter dig ändra data i befintliga tabeller.

Begäran om att lägga till lägger till en grupp poster från en eller flera tabeller i slutet av en eller flera tabeller. Tilläggsbegäran är också användbar när du gör följande:

Lägga till fält baserat på urvalsvillkor;

Lägger till poster om vissa fält från en tabell inte finns i en annan. Den tilläggsfråga lägger till data i de matchande fälten och hoppar över resten.

Fråga för att skapa en tabellMed Skapar en ny tabell baserat på alla eller delar av data från en eller flera tabeller. En skapa tabellfråga är användbar för att göra följande:

Skapa en tabell för export till en annan Microsoft Access-databas;

Skapa rapporter som innehåller data från flera tabeller;

Skapa en säkerhetskopia av tabellen.

Skapa en arkivtabell som innehåller gamla poster;

Förbättrad prestanda för formulär och rapporter baserat på flertabellsfrågor eller SQL-uttryck.

Välja data från en tabell

I tabellläge kan du utföra olika operationer med data från denna tabell: visning, sortering, filtrering, etc. En av fördelarna med frågor är att de låter dig snabbt välja nödvändig data från flera relaterade tabeller. Dessutom är alla tekniker som används när man arbetar med en tabell också lämpliga för komplexa flertabellsfrågor.

Efter att ha kört en urvalsfråga skapar Microsoft Access en postuppsättning som innehåller de valda data, som du kan arbeta med på samma sätt som en tabell.

Det enklaste sättet att skapa en fråga baserad på en tabell är detta: öppna databasfönstret, välj fliken i databasfönstret Förfrågningar, tryck på knappen Skapa, välj läge i ett nytt fönster Konstruktör Och Ok. I nästa "Lägg till tabell"-fönster väljer du önskad tabell och klicka sedan på knapparna Lägg till Och Stänga.

Frågedesignerfönstret (Fig. 10.1) är uppdelat i två delar. Överst finns listor med tabell- eller frågefält baserat på vilka en ny fråga skapas. Längst ner finns ett QBE-formulär (query by sample), där arbetet med att skapa en förfrågan utförs. Varje formulärkolumn representerar ett fält som används i begäran.

Första linjen Frågeformuläret används för att välja fält som kan ges namn som används vid visning av frågeposter. I andra raden Frågeformuläret visar namnet på tabellen från vilken fältet valdes. I tredje raden form kan du ange vilka kolumner du vill sortera. Kryssrutor i formulärraden Utgång på display ansvarar för att visa fälten i en postuppsättning. Som standard visas alla fält som ingår i förfrågningsformuläret. Använd raden för att ange ett villkor för val av poster Urvalsvillkor.

Fig. 10.1. Fönstret Builder för frågor

Inkluderar fält i en begäran. För att inkludera ett fält i förfrågningsformuläret måste du markera det i tabellen och dra det med musen till motsvarande fält i förfrågningsformuläret.

Ställa in fältegenskaper. I allmänhet har fält i en fråga samma egenskaper som i tabellen som de överförs från. Du kan dock ställa in andra egenskapsvärden. För att göra detta, klicka på valfri cell i motsvarande kolumn i begärandeformuläret och tryck på knappen Egenskaper på verktygsfältet. Därefter anges fältegenskaperna.

Ange urvalsvillkor. Om du behöver välja poster med ett specifikt fältvärde måste du ange det i cellen Skick urval detta fält. Textvärdet som villkor är omgivet av citattecken. När du anger ett urvalsvillkor kan du använda relationstecken < , >, >=, <=, =,< > och logiska operationer eller, och.

Dessutom tillhandahåller Access speciella operatörer för att välja datautgång i en fråga:

mellan- definierar värdeintervallet. Mellan 10 och 20 betyder detsamma som uttrycket >=10 och <=20 ;

i- anger listan över värden som används för jämförelse. Uttryck i(“ wa”,” ca”,” id”) betyder detsamma som uttrycket “ wa ” eller “ ca ” eller “ id ” ;

tycka om- Med den här operatorn kan du använda följande symboler när du väljer textfält: ?, *,# . Symbol # indikerar att en given position måste innehålla ett nummer, symboler ? Och * har samma syfte som i OC MS DOS-filnamn.

Till exempel, tycka om “ B*” - betyder att du måste välja fält som börjar med en bokstav I.

Access bearbetar urvalsvillkor för datum och tider i valfritt format. När du går in måste datumet eller tiden omges av # symboler. Till exempel, #15 april 1998#, #15/04/98# definierar samma datum.

Access tillhandahåller flera funktioner som du kan använda när du ställer in filterkriterier för datum och tider:

dag(datum för)- returnerar värdet för dagen i månaden i intervallet 1 till 31. Om du behöver välja poster med specifika dagar i månaden, ställ in ett beräknat fält, till exempel day([Order_date]) och ange ett urvalsvillkor t.ex. >10. I detta fall väljs alla fältposter vars beräknade fält är >10;

månad(datum för)- returnerar värdet för månaden på året i intervallet från 1 till 12;

år(datum för)- returnerar årsvärdet i intervallet från 100 till 9999;

veckodag(datum för)- returnerar ett heltal från 1(söndag) till 7(lördag), motsvarande veckodagen;

datum() - returnerar det aktuella systemdatumet.

Beräknade fält. Du kan utföra beräkningar på alla tabellfält och göra det beräknade uttrycket till ett nytt fält i postuppsättningen. I det här fallet kan du använda alla funktioner som är inbyggda i Access och utföra aritmetiska operationer på tabellfält med hjälp av operatorerna: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Låt oss till exempel säga att det finns ett fältnamn som heter " Kvantitet”, där antalet produktenheter och fältet ” Pris” , där kostnaden för en varuenhet bokförs. Sedan, för att beräkna kostnaden för varorna, måste du ange uttrycket i det tomma fältet i förfrågningsformuläret Kvantitet*Pris och värdena för dessa fält kommer att multipliceras.

Ange beräknade fältnamn. När du skapar ett uttryck i ett frågeformulär placerar Access standardfältnamnet "Uttryck 1:". Du kan ändra eller tilldela fältnamn, vilket är viktigt om du behöver använda dem i en rapport eller andra frågor. Detta görs med hjälp av egenskapsfönstret. För att göra detta, klicka på valfri cell i motsvarande kolumn och tryck på knappen Egenskaper i verktygsfältet och välj Signatur.

Parametriska frågor. Förfrågningsvillkor kan inkluderas direkt i förfrågningsformuläret, men för att göra det mer universellt kan du istället för ett specifikt urvalsvärde inkludera en parameter i förfrågan, d.v.s. skapa en parametrisk fråga.

För att göra detta, skriv in en fras inom hakparenteser på raden "Valvillkor", som kommer att visas som ett "tips" under dialogen, till exempel [Ange efternamn]. Det kan finnas flera sådana parametrar, var och en för sitt eget fält, och namnet på varje parameter måste vara unikt.

Sortering av data. Access visar vanligtvis poster i den ordning som de hämtas från databasen. Du kan ändra sekvensen för utdata genom att ställa in sorteringsordningen Stigande eller Nedåtgående.

Slutliga frågor. Ibland är vi inte intresserade av individuella tabellposter, utan av de totala värdena för grupper av data. Till exempel måste du ta reda på den genomsnittliga försäljningsvolymen för varje månad separat. Detta kan göras med hjälp av en sammanfattningsfråga. För att göra detta måste du klicka på knappen Koncernens verksamhet En ny rad med detta namn kommer att visas i verktygsfältet och i formuläret. I det här fallet utförs gruppering enligt alla fält som anges i formuläret, men resultatet summeras inte. För att få resultat måste du byta ut Gruppering i kö Gruppverksamhet till specifika slutfunktioner.

Access tillhandahåller flera funktioner för att aktivera gruppoperationer. De viktigaste:

belopp- beräknar summan av alla värden i ett givet fält i varje grupp. Används endast för numeriska och valutafält;

snitt- Beräknar det aritmetiska medelvärdet av alla värden i ett givet fält i varje grupp;

min, max- beräknar det minsta (största) värdet av ett fält inom en grupp;

räkna- beräknar antalet poster där värdena i detta fält skiljer sig från Null.

Välja poster för att bilda grupper. Du kanske inte inkluderar vissa poster i de sista frågegrupperna. För att göra detta måste du lägga till ett eller flera filterfält i förfrågningsformuläret. För att skapa ett filter på gruppoperationsraden, välj inställningen Skick, avmarkera rutan Utgång på display För detta fält införs ett urvalsvillkor.

Urvalsvillkor för frågefält anges på raden med samma namn. Om villkoren i denna rad är definierade för flera fält, är de sammankopplade med den logiska funktionen "OCH". Om urvalsvillkoren för olika fält är definierade på olika rader: Urvalsvillkor Och Eller, då är sådana villkor kopplade av den logiska funktionen "ELLER". En fråga kan ha komplexa kriterier, enligt vilka fält har filtervillkor definierade på båda raderna.

Ett postvalsvillkor är en uppsättning regler fördefinierade i Access och satta i frågan av användaren. När man konstruerar ett urvalskriterium (villkor) kan frågor använda uttryck, operatorer och Access-funktioner.

Operatör Mellan låter dig ställa in ett intervall för ett numeriskt värde, till exempel: Mellan 300 och 500

Operatör I låter dig kontrollera om det är lika med valfritt värde från listan, som anges inom parentes, till exempel: IN(3181,3185) eller IN("Moskva", "St. Petersburg", "Kazan")

Operatör Tycka om låter dig använda mönster och mallsymboler när du söker efter data, till exempel: Som "Mikhailov" eller Gilla "M*"

Det är tillåtet att använda jokertecken *, ?, #, [lista], [!lista] i bokstavliga ord.

? – mönsterpositionen kan innehålla vilken symbol som helst: (0 – 9), (Aa – Zz), (Aa – Zaya);

* - valfritt antal tecken;

# - position kan innehålla vilket nummer som helst;

[lista] – positionen kan innehålla vilket tecken som helst från listan;

[!lista] – positionen kan innehålla vilket tecken som helst förutom tecken från listan.

Vid skrivning är mallen omgiven av dubbla citattecken.

Som "A*" – i fältet Efternamn alla efternamn som börjar med A.

Som "*/1/99" – i fältet datum– alla rekord för januari 1999.

Som "*" – i fältet namn– alla namn som börjar med de angivna bokstäverna.

Förfrågningar - åtgärder

Att köra en fråga - åtgärd ändrar innehållet i databasen. Du bör vara försiktig när du utför sådana frågor, eftersom vårdslös användning av dessa frågor kan leda till oåterkallelig förlust av information i databasen. Därför markerar Access automatiskt förfrågningar-åtgärder i databasfönstret med symbolen "!".

När du skapar en fråga skapar Access en urvalsfråga som standard. Om det behövs kan du använda frågedesignerkommandon för att ange en annan frågetyp.

Det finns fyra typer av ändringsförfrågningar:

Begäran att lägga till;

Begäran om uppdatering;

Begäran om borttagning;

Begäran om att skapa en tabell.

Begäran om att lägga till låter dig lägga till poster i den angivna tabellen, inte bara den aktuella databasen, utan även vilken annan databas som helst. Strukturen för frågetabellposten behöver inte nödvändigtvis matcha strukturen i tabellen som poster kommer att läggas till. Till exempel kan en frågepost ha färre fält om fälten i mottagningstabellen inte behöver fyllas i. Feltypsfelmatchning är tillåten om det är möjligt att konvertera datatypen för ett fält till datatypen för ett annat fält.

För att skapa en begäran måste du utföra följande steg:

Skapa en urvalsfråga och felsök den (lägg till tabeller vars fältvärden kommer att användas för att lägga till poster);

Avbryt egenskapen Visa för frågefält;

Utför kommandot REQUEST/ADD för att konvertera till en tilläggsbegäran. I detta fall visas raden Tillägg i förfrågningsformuläret. Därefter måste du inkludera i begärandeformuläret de fält vars data kommer att läggas till i mottagningstabellen. Du kan också ange villkor för val av poster att lägga till.

Ange namnet på tabellen där poster ska läggas till;

Utför kommandot REQUEST/Run.

Om den mottagande tabellen innehåller ett nyckelfält, måste de tillagda posterna ha samma nyckelfält (enligt databasintegritetsvillkoren).

Tekniken för att skapa andra typer av förfrågningar - åtgärder är liknande.

Begäran om uppdatering låter dig ändra gruppen av valda poster baserat på urvalskriterierna. I uppdateringsbegäran kan du ange ett eller flera fält genom att göra nödvändiga inställningar i raden Uppdatering. För ett uppdaterat fält till en rad Uppdatering du måste ange ett värde eller uttryck som definierar ett nytt värde. När det är klart öppnas en dialogruta som anger antalet uppdaterade poster.

Begäran om borttagning låter dig radera poster från en eller flera tabeller samtidigt. En raderingsförfrågan tar bort hela tabellposter som uppfyller urvalskriterierna, så om du vill ta bort värdena för enskilda fält i en post måste du skapa en uppdateringsbegäran. När den här frågan körs visar Access de data som kommer att raderas. För att kunna se alla fält för de poster som ska raderas, ska du dra "*"-symbolen från den första raden i listan över fält i tabellen vars poster du vill radera med musen till den första raden i begärandeformuläret, i den första fria kolumnen. I det här fallet kommer namnet på tabellen att visas i den här kolumnen på fältraden, och värdet Från kommer att visas på raden med namnet Ta bort.

Fråga för att skapa en tabell skapar en ny tabell baserad på en dynamisk datamängd. Den nya tabellen behåller namn, datatyper och fältstorlekar som de var i de underliggande frågetabellerna. Andra fältegenskaper ärvs inte.

Blanketter

Formuläret är ett praktiskt verktyg för att visa databasen, samt för att mata in data och rätta dem. Ett formulär visar vanligtvis fälten i en enda rad i en tabell eller fråga. Ett formulär kan dock visa data från flera relaterade tabeller eller frågor. Användningen av formulär gör det möjligt att förenkla datainmatningen i databasen och minska antalet inmatningsfel. För detta ändamål levereras blanketten med:

Inmatningsformat;

Villkor för kontroll av inmatade data;

Inmatningsmasker för inmatning av standardiserad information;

Förklarande text;

Gruppering av data, vilket för dess utseende närmare en pappersform.

När du designar ett formulär kan du använda textsträngar, bilder och linjer, knappar, listrutor etc. Formuläret utformas med hjälp av elementpanelen.

Formuläret kan placeras på en skärm eller flera skärmsidor.

Formuläret kan eller kanske inte tillåter dig att justera vissa uppgifter eller ange nya poster helt och hållet.

Du kan arbeta med formuläret i tre lägen:

I designläge;

I formulärläge;

I tabellläge.

Blanketten kan skrivas ut. Former har många egenskaper som kan anpassas för att göra dem lättare att arbeta med och ge en design som passar alla smaker.

Vid design av ett formulär bestäms det utifrån vilka tabeller och frågeuppgifter som ska visas, vilka fält som ska presenteras i formuläret, om det behövs beräknade fält, vilka grafiska element som ska användas för att utforma det - linjer, bilder, förklarande text.

Du kan skapa ett formulär antingen med hjälp av en guide eller i designläge.

Typer av formulär

Du kan skapa följande typer av formulär i Access:

Kolumnformulär eller helskärmsformulär;

Tejp form;

Tabellform;

Huvud/underformulär;

Pivottabell;

Form - diagram.

Formulär till kolumnär en uppsättning inmatningsfält ordnade på ett visst sätt med motsvarande etiketter och kontroller. Formuläret låter dig visa fälten för endast en post på skärmen.

Tejp form används för att visa fält från flera poster. Fälten är inte nödvändigtvis ordnade i en tabell, men en kolumn tilldelas ett fält, och fältetiketterna är ordnade som kolumnrubriker.

Tabellformen visas data i tabellläge.

Huvud-/underformulärär en kombination av kolumn- och tabellformer. Det är vettigt att skapa det när du arbetar med relaterade tabeller som har en en-till-många-relation.

Pivottabellform utförs av Excel PivotTable Wizard, baserat på Access-tabeller och frågor (pivottabellsguiden är ett objekt inbäddat i Access; Excel måste vara installerat för att använda det i Access). En pivottabell är en korstabell av data där sammanfattningsdata finns i skärningspunkten mellan rader och kolumner med de aktuella parametervärdena.

Form med diagram. I Access kan du infoga ett diagram skapat av Microsoft Graph i ett formulär. Graph är ett OLE-inbäddningsbart program och kan startas från Access. Du kan arbeta med ett inbäddat diagram på samma sätt som du skulle göra med vilket OLE-objekt som helst.

Designa formulär

När du skapar ett nytt formulär visas en dialogruta Ny form, där du bör välja:

Metod för att skapa ett formulär;

Datakälla (från listan).

Access erbjuder följande sätt att skapa ett formulär:

1. Med ansökan Autoformer. AutoForm låter dig skapa tre standardtyper av formulär: kolumn, band, tabell. I det här fallet infogas alla fält i datakällan i formuläret.

2. Använda formulärguiden. Under dialogen med användaren skapar guiden en form av en av tre standardtyper. I det här fallet infogas användarvalda fält från datakällan i formuläret.

3. Använd formulärdesignern. Formuläret designas av användaren i formulärdesignerfönstret.

Följande teknik är praktiskt när du skapar ett nytt formulär: formuläret skapas med ett autoformulär eller formulärguiden och ändras sedan i designläge.

Källan till formulärdata är en eller flera relaterade tabeller och/eller frågor.

Formstruktur

Formuläret består av fem huvudavdelningar:

1. Formulärtitel. Innehållet i formulärrubrikområdet visas överst i formulärfönstret.

2. Rubrik. Innehållet i rubrikområdet visas efter rubriken högst upp på skärmen på varje sida i formuläret (om formuläret är flersidigt). Vanligtvis innehåller rubrikområdet tabellhuvudet (kolumnrubriker).

3. Dataområde. Dataområdet innehåller fält där data visas.

4. Sidfot. Innehållet i sidfotsområdet (datum, sidnummer etc.) visas på varje skärmsida längst ner i formuläret.

5. Formuläranteckning. Innehållet i detta område visas längst ner på den sista skärmsidan i formuläret.

Formuläret kan innehålla alla avsnitt eller bara några av dem.

Formegenskaper

Som alla Access-objekt har ett formulär egenskaper. Värdena för dessa egenskaper bestämmer formens utseende. Fönstret "Egenskaper" i formuläret kan anropas till exempel genom att högerklicka på den svarta fyrkanten i skärningspunkten mellan linjalerna och välja kommandot från snabbmenyn EGENSKAPER.

Egenskapsfönstret för det valda objektet innehåller följande flikar:

Layout – egenskaper som anger formulärets layout;

Data – egenskaper som definierar datakällan, datatypen, formatet etc.;

Händelser – en lista över händelser associerade med objektet;

Alla – en lista över alla fastigheter.

Grundläggande egenskaper hos formuläret:

Signatur(den här egenskapen finns på fliken LAYOUT) – anger namnet på formuläret, som visas i namnlisten i formulärfönstret.

Standardläge yu – bestämmer sättet att öppna formuläret (enkel form, band, tabell).

Acceptabla lägen– egenskapen anger om det är möjligt att byta från tabellläge till formulärläge och tillbaka med hjälp av menykommandon VISA. Egenskapen kan ha följande värden:

allt är möjligt;

tabell – inte möjligt, endast visning i tabellläge är möjligt;

formulär – inte möjligt, endast visning i formulärläge är möjligt.

Tillåt ändring avgör om uppgifter kan ändras genom formuläret, d.v.s. ställer in skrivskyddad status.

Tillåt radering avgör om användaren kan radera data via formuläret.

Tillåt tillägg avgör om användaren kan lägga till poster via formuläret.

Dataingång definierar formuläröppningsläget. Kan ta värdena "Ja" (formuläret öppnas endast för att lägga till nya poster) och "Nej" (befintliga poster visas i formuläret).

Blockera poster definierar hur man blockerar en post och hur man implementerar den när två användare försöker ändra samma post.

Följande egenskaper avgör om följande element visas i formulärfönstret:

Rullningslister;

Fönstermenyknapp;

Knapp för fönsterstorlek;

Knapp för stängning av fönster;

Typ av fönsterkant;

Kontextuell hjälpknapp.

Fält för postnummer bestämmer om knappar för att flytta genom poster kommer att visas i formulärfönstret.

Formulärkontroller

Kontrollelement referera till alla formulär- eller rapportobjekt som används för att visa data på skärmen, designa eller utföra makrokommandon. Kontroller kan vara bundna, beräknade eller fria.

Associerad (bifogad)) kontrollen är kopplad till ett fält i den underliggande tabellen eller frågan. När du anger ett värde i den tillhörande kontrollen uppdateras tabellfältet för den aktuella posten automatiskt. Tabellfältet är datakällan för den associerade kontrollen.

Beräknarbar kontrollen skapas utifrån uttryck. Uttryck kan använda tabell- eller frågefältdata, data från ett annat formulär eller rapportkontroll och funktioner.

Tillgängliga kontrollerna är utformade för att visa data, linjer, rektanglar och bilder på skärmen. Fria kontroller kallas också variabler eller minnesvariabler.

Alla kontroller kan läggas till i ett formulär eller en rapport med hjälp av kontrollverktygsfältet, som visas när du arbetar med formuläret eller rapporten.

Huvudkontrollerna är:

Inskrift– ett element utformat för att visa text. Inskriften kan bestå av en eller flera rader. Är ett gratis element. Det finns inskriptioner som är fria och kopplade till ett annat element (signaturer).

Fritext används för att sätta rubriker och kommentarer. Skapat av knappen "Inskription" i verktygsfältet.

Signaturen skapas samtidigt med skapandet av elementet som den är fäst vid. Signaturen används tillsammans med fält, kryssrutor, alternativknappar och listor.

Fält– dessa är element avsedda för att visa data eller för att mata in data. Fält kan bifogas eller gratis. Innehållet i fria fält sparas inte någonstans.

Ett fält är huvudkontrollelementet när du arbetar med databaser, eftersom det låter dig visa och redigera data från databastabeller.

Att lägga till ett ledigt fält i formuläret görs med knappen "Fält" i verktygsfältet. Att lägga till ett bifogat fält (länkat till ett tabellfält) görs i designläge enligt följande:

I panelen "Formutformare" väljer du knappen "Fältlista";

Från den visade listan med bastabellfält, välj önskat fält och dra det till formulärdataområdet. Du kan dra ett eller en vald grupp av fält.

Du kan ange beräknade fält i formuläret. Det beräknade fältet är ett fritt fält. För att skapa den måste du välja knappen Fält i elementpanelen och klistra in den där du vill ha formen, och skriv sedan in uttrycket direkt i elementet Golv" eller som ett fastighetsvärde Data. I ett beräknat fält måste uttrycket börja med ett "="-tecken. Uttryck kan skrivas manuellt eller genereras med hjälp av uttrycksbyggaren.

Kontrollelement Switchar, Switchar, Checkboxes. Funktionsprincipen för dessa kontroller är exakt densamma, de skiljer sig endast i utseende.

Element används för att visa boolesk data och returnera ett värde (-1) till det tillhörande tabellfältet om knappen är sann, och 0 annars.

Du kan ange ett standardvärde för att visa ett angivet tillstånd. om detta värde inte är inställt kommer elementet att vara i noll-tillståndet, vilket motsvarar värdet False.

Grupp– ett kontrollelement utformat för att rymma flera omkopplare, radioknappar eller kryssrutor. Element i en grupp fungerar i harmoni. Det maximala antalet element är 4, och ett element kan väljas åt gången. Gruppen returnerar ett tal som motsvarar numret på det valda elementet.

Kontrollerna Checkbox och Switch kan användas inte bara i en grupp utan även individuellt.

Kryssruta kan associeras med ett logiskt fält i den underliggande tabellen eller frågan. Om en kryssruta är associerad med ett logiskt fält i bastabellen, så motsvarar tillståndet Markerad/Omarkerad fältvärdena.

Kryssrutan kan vara ett gratis element. I det här fallet används den i speciella dialogrutor för att acceptera användarinmatning.

Switch-kontrollelementet kan användas på liknande sätt.

Listor(List och Combo Box) är kontroller som låter dig välja önskat värde från flera (listor). En lista är en samling rader som innehåller data. Rader kan innehålla en eller flera kolumner med rubriker.

Kontrollelement Lista kan vara fäst (bunden) eller fri. Den sammanfogade listan skickar det valda värdet till bastabellen/frågefältet. En ledig lista returnerar ett värde som används i ett annat element eller för att slå upp en post i den underliggande tabellen/frågan.

Listor skapas med hjälp av en guide. De flesta kontrollegenskaper Lista genereras automatiskt medan guiden körs. De kan sedan ändras.

Grundläggande egenskaper för listor:

1. Typ av datakälla: tabell/fråga; lista över värden; lista över fält; VBA-funktion.

2. Datakälla – indikerar den faktiska datakällan: för en tabell/fråga – namnet på tabellen/frågan; för en lista med värden – värdena för listelementen separerade med ";" (till exempel Kön – m;f).

3. Bifogad kolumn – ett fält i bastabellen som listan är kopplad till.

4. Antal kolumner – antalet kolumner i listan. Om datakällan är en lista med värden, fördelas elementen från listan i rader och kolumner.

5. Kolumnbredd – specificeras som ett numeriskt värde med “;”. Du kan dölja en bifogad listkolumn om den innehåller flera kolumner. För att göra detta måste du ställa in kolumnbredden till 0. Värdet visas inte när listan visas, men när du väljer en rad visas värdet från den bifogade kolumnen i bastabellfältet.

6. Antal rader – Definierar det maximala antalet rader som visas i kombinationsrutan.

Knappar– ett kontrollelement som används för att utföra en åtgärd. För att utföra en åtgärd, knappens egenskap Knapptryckning måste kopplas till något makro- eller händelsebearbetningsförfarande.

Knappen skapas av en guide. Guiden låter dig skapa 30 olika typer av knappar och associerar dem med händelseprocedurer. Fast egendom Signatur definierar texten på knappen. Fast egendom Teckning definierar designen på knappen.

Sidbrytning, flikuppsättning- låter dig skapa flersidiga formulär. Den mest bekväma användningen av elementet Uppsättning av flikar. Med dess hjälp skapas ett formulär vars sidor kombineras till en kontroll. Växling mellan sidor görs genom att välja en flik.

När du lägger till en kontroll Uppsättning av flikar i formuläret skapas två flikar i det. Du kan lägga till alla kontroller på en flik förutom Uppsättning av flikar. Du kan inte flytta andra kontroller från andra delar eller sidor i formuläret till fliken, du kan bara kopiera dem.

Du kan ändra storlek på ett element Uppsättning av flikar, ordning och namn på flikar.

Kontrollelement Sidbrytning används för att ange horisontella brytningar mellan kontroller på ett formulär. Nycklar används för att navigera genom sidor PgUp Och PgDn. Ett element infogat i ett formulär Sidbrytningär markerad med en liten prickad linje på formulärets vänstra kant.

När du skapar ett flersidigt formulär är det lämpligt att lägga till sidhuvuden och sidfötter i formuläret.

Underformulärär utformade för att visa en form i en annan. Den primära formen kallas huvudformen. En underordnad form är en som finns inuti huvudformen.

Underformuläret är mest praktiskt för att visa tabeller eller frågor som har en en-till-många-relation. I det här fallet kan huvudformuläret endast visas som ett enkelt formulär, och underformuläret visas vanligtvis i tabellform. Huvudformuläret kan innehålla valfritt antal underformulär, så länge varje underformulär ryms i huvudformuläret. Det är möjligt att skapa en underform av två häckningsnivåer

Du kan skapa ett underformulär:

Genom att lägga till ett element Underformulär i formuläret;

Genom att dra ett formulär från databasfönstret till ett annat öppet formulär;

Mästare i underordnade former.

Rapporter

Rapporttyper

Rapporter byggs utifrån data från tabeller och frågor. Huvudtyper av rapporter:

- en kolumnrapport ku (till kolumn) – är en lång kolumn med text som innehåller etiketterna för fälten och deras värden från alla poster i tabellen eller frågan;

- rapport med flera kolumner– skapad från en rapport i en kolumn och låter dig visa rapportdata i flera kolumner (kolumner av tidningstyp);

- bandrapport– data är ordnade i form av rader och kolumner (som i en tabell);

- grupp/slutrapport– skapad från en bandrapport genom att kombinera data i grupper och beräkna totalsummorna;

- postklistermärken– En speciell typ av flerkolumnrapport utformad för att skriva ut namn och adresser i grupper.

- delrapport rapport.

Rapportstruktur

Huvuddelar av rapporten:

- rapportens titel– tryckt i början av rapporten på titelsidan, innehållande rapportens titel;

- sidhuvud– tryckt överst på varje sida; innehåller vanligtvis kolumnrubriker;

- grupphuvud– skrivs ut före bearbetning av den första posten i gruppen; rubriken kan innehålla fältet med vilket grupperingen utförs;

- dataområde– varje post från datakällan skrivs ut;

- gruppanteckning– skrivs ut efter bearbetning av den sista gruppposten; kan innehålla sammanfattande data för poster som ingår i gruppen;

- sidfot– tryckt längst ner på varje sida, kan innehålla till exempel datumet då rapporten skrevs ut, rapportens sidnummer;

- anmälanteckning– skrivs ut i slutet av rapporten efter bearbetning av alla poster; den kan innehålla sammanfattande data för alla poster.

Utforma en rapport

Du kan skapa en rapport med hjälp av en guide eller i designläge. Båda metoderna kan användas. Med guider kan du snabba på processen att skapa en rapport, sedan kan du förfina den i designläge. Med rapportguider kan du skapa tre typer av rapporter: kolumnrapport (enkel), grupp/sammanfattning och postklistermärken.

Teknik för att skapa en enkel rapport i en kolumn:

1). På en flik RAPPORTER tryck på knappen SKAPA.

2). I fönstret Ny rapport:

Välj Verktyg Rapportera automatiskt till kolumn;

Klicka på OK.

Teknik för att skapa en rapport med flera kolumner:

1). Skapa en enkel kolumnrapport.

2). Välj från menyn FIL team Sidinställningar. I dialogrutan Sidinställningar välj flik Kolumner och ställ in:

I grupp Rutnätsalternativ antal kolumner som ska visas på varje sida (fält Antal kolumner), linjeavståndets bredd (fält Intervall), avstånd mellan kolumner (fält Stolbtsov);

I grupp Kolumnstorlek kolumnbredd (fält Bredd) och linjehöjd (marginal Höjd);

I grupp Kolumnlayout parametrar som bestämmer i vilken ordning poster skrivs ut: Uppifrån och ner eller Från vänster till höger.

3). På fliken Sida välj orientering: bok eller Landskap.

När du skriver ut en rapport med flera kolumner visas rapporttiteln, rapportens sidfot, sidhuvud och sidfot i hela rapportens bredd, så att du kan placera kontroller i dessa sektioner på godtyckliga platser i designläge. Grupptitlar och anteckningar, såväl som gruppdataområdet, visas en kolumn bred.

Teknik för att skapa en grupp/sammanfattningsrapport med hjälp av rapportguiden

1). På en flik RAPPORTER knappen nedtryckt SKAPA.

2). I fönstret Ny rapport:

Välj Verktyg Rapportguiden;

Välj en datakälla i form av en tabell eller fråga;

Klick OK.

3). I fönstret Genererar rapporter(första steget) bör du skapa en lista med rapportfält ( Valda fält) från listan Tillgängliga fält. Fält ska väljas i den ordning de ska visas i rapporten. Om rapporten är baserad på data från flera tabeller/frågor bör du välja från listan Tabell/Fråga namnet på nästa källa och välj fält för den.

4). Om rapportdatakällan är länkade tabeller, sedan i det andra steget i fönstret Genererar rapporter Det är nödvändigt att bestämma hur uppgifterna ska grupperas.

5). I nästa steg kan du ställa in din egen metod för att gruppera data. För att göra detta, från den vänstra listan, välj namnet på fältet som du vill gruppera data. När du har ställt in datagrupperingen kan du använda knappen Gruppering ställ in grupperingsintervall.

För numeriska fält kan du ställa in gruppering efter tiotal, femtio, hundra, etc. För textfält kan du gruppera efter första bokstaven, efter två första, efter tre första, efter fyra första och efter fem första bokstäverna. Om inget speciellt grupperingsintervall krävs, från listan Grupperingsintervall värde ska väljas Vanlig.

6). I det tredje steget kan du ställa in sorteringsordningen för poster inom gruppen och genom att klicka på knappen Resultat, öppna ett fönster där du kan ange vilka slutoperationer som måste utföras med de numeriska fälten för de poster som ingår i gruppen; bestämma vad som ska visas i rapporten: data och totaler eller bara totaler (dataavsnittet är dolt).

7). I det fjärde steget kan du välja en av standardrapportlayouterna.

8). Det femte steget är en av standardstilarna. Vilken standardstil som helst kan anpassas, eller så kan du skapa din egen stil. Detta är vad kommandot är till för FORMAT / Autoformatera.

9). I det sista steget i guiden bör du ge rapporten ett eget namn eller komma överens med namnet som genereras av Access, och använda växlarna för att bestämma ytterligare åtgärder - arbeta med rapporten i designläge eller visa rapporten.

Teknik för att skapa en grupp/slutrapport i designläge

1). Skapa en ny rapport med kommandot med samma namn – knappen Skapa på fliken Rapporter i databasfönstret. Välj Verktyg - Konstruktör, välj datakällan (tabell/fråga), klicka på OK. En tom rapportlayout visas i designerfönstret.

2). Skapa en rapportlayout:

2.1). I kapitel Rubrik rapportera platskontroll Inskrift. Texten på inskriptionen kommer att vara titeln på den genererade rapporten. Om rubriken inte finns i rapportlayouten bör du välja kommandot SE/Titel| Rapportanmärkning.

2.2). I kapitel Sidhuvud platskontroll Signaturer till de fält som kommer att placeras i dataområdet. Om du inte har en rubrik i din layout bör du välja SE/Sidhuvud och sidfötter.

Sidhuvuden och sidfötter kan placeras i en tabell på en mängd olika sätt. Placeringsmetoden bestämmer värdet på rapportegenskapen Sidhuvud Och sidfot:

Alla sidor– visas på alla sidor i rapporten;

Ingen titel– visas på alla sidor i rapporten utom den första, där rubriken finns;

Ingen anteckning– visas på alla rapportsidor utom den sista;

Ingen titel/anteckning– visas på alla rapportsidor utom den första och sista.

Du måste använda dra-och-släpp-metoden för att placera fält i dataområdet och deras etiketter i rubriksektionen. För att placera kontroller i en rapport måste du:

Utöka listan över datakällans fält genom att klicka på knappen Lista över fält verktygsfält;

Dra önskat fält till rapportdesignerfönstret. Flytta fältetiketten till rubriken och själva fältet till dataområdet.

Kapitel Dataområde kan innehålla både bifogade och beräknade fält. Att lägga till beräknade fält är detsamma som att lägga till ett formulär

Om fältet för datakälla (tabell/fråga) som läggs till i rapporten har en kontroll vald Fält, sedan läggs två element till i rapporten: Inskription (signatur) Och Fält, sammankopplade. När du väljer en av dem väljs den andra automatiskt. När du flyttar ett element, flyttar det andra också. För att bara dra ett element från ett par (till exempel en signatur), måste du markera fältelementet, placera muspekaren på markören i det övre vänstra hörnet (visa - en knuten hand med ett förlängt pekfinger) och dra elementet till önskad plats.

Att flytta ett element från en sektion till en annan (till exempel från dataområdet till rubrikområdet) bör göras via urklipp (med kommandona Skära Och Föra in).

Utöver länkade fält kan du även lägga till fria fält (beräknade fält) i rapporten.

2.3). Justera element och ändra storlek på element.

Så här ändrar du storleken på element:

Markera alla element med kommandot REDIGERA/Välj alla;

Kör kommando FORMATERA/Storlek/Efter datastorlek.

Access kommer att ändra storleken på kontrollen så att den passar innehållet.

Access låter dig även ändra storlek:

- genom rutnätsnoder– i detta fall flyttas varje hörn av kontrollelementet till det närmaste hörnet av rutnätet;

- som högst– ökar höjden på alla element till höjden av det högsta;

- som lägst;

- på det bredaste;

- enligt den smalaste.

Justering utförs på en grupp utvalda kommandokontroller FORMATERA/Justera. För rapporter som innehåller data i tabellform är det bäst att anpassa dataområdeselement till toppen eller botten.

För att ändra radavståndet i sidhuvuds- och sidfotsområdena måste du flytta sektionens nedre kant. För att minska radavståndet – så högt som möjligt. Däremot fastigheten Höjd Dataområdet måste ha ett värde som är större än värdet för den här egenskapen för den högsta kontrollen.

2.4). Bestäm i vilken ordning data sorteras och grupperas i rapporten. Detta görs i fönstret Sortering och gruppering, som öppnas när kommandot körs SE/MED sortering och gruppering eller knappar Sortering och gruppering verktygsfält Rapportdesigner.

För att bestämma ordningen för gruppering och sortering av poster måste du:

Från listan Fält/Uttryck välj fältet efter vars värden du vill gruppera poster. Detta fält kommer att definiera en grupp av poster;

Ange sorteringsordningen för gruppen: stigande, fallande;

Ställ in värden för gruppegenskaper.

En grupp kan ha följande egenskaper:

1. grupphuvud– avgör om avsnittet ska finnas med i rapporten Grupphuvud. Egenskapen kan ha två värden: Ja / Nej. Till avsnitt Grupphuvud värdet av fältet som grupperingen utförs kan placeras;

2. gruppanteckning– avgör om avsnittet ska finnas med i rapporten Gruppanmärkning (Inte riktigt). Kapitel Gruppanmärkning används vanligtvis för att visa sammanfattningar av data från gruppposter;

3. Fastighet Gruppering bestämmer hur data grupperas. Listan med värden för den här egenskapen beror på vilken datatyp du grupperar efter. För textdata har den här egenskapen följande betydelser:

- med fullt värde– gruppering utförs efter fältvärde;

- av de första tecknen– gruppering utförs av de första n tecknen i fältvärdet. Fast egendom Intervall anger värdet av detta n.

För numerisk data, egenskapen Gruppering materia:

- med fullt värde;

Intervall – gruppera poster efter värden som faller inom det angivna intervallet.

Fast egendom Intervall anger ett värdeintervall i intervallet, till exempel om en egenskap har ett värde på 10, kommer gruppering att utföras för poster vars värden faller i intervallet 0 - 9, 10 - 19, etc.

För datum-/tidstypfält, egenskapen Gruppering kan ha följande betydelser:

Med fullt värde;

Efter kvartal;

Månadsvis;

Efter vecka;

Efter dagar;

Per timme;

Varje minut.

4. Fastighet Riv inte ställer in eller avbryter den obligatoriska utskriften av en grupp på en sida, d.v.s. om olika element i samma grupp (grupphuvud, dataområde, gruppanteckning) ska skrivas ut på samma sida. Egenskapen kan ha följande värden:

- Nej– avbryter det obligatoriska arrangemanget av gruppelement på sidan;

- hela gruppen– gruppelement måste skrivas ut på en sida;

- första dataområdet– grupphuvudet skrivs ut på en sida om minst en dataområdespost faller på den sidan.

För att upprepa grupptiteln på en ny sida måste du välja värdet JA för egendom Upprepa ett avsnitt i egenskapsfönstret för grupprubrik.

2,5). För en flersidig rapport, bestäm layouten för rapportavsnitten. Alla avsnitt utom sidhuvuden och sidfötter har egenskapen Slut på sidan, med de värden som du kan tvinga en ny sida att starta. Fastighetsvärde Riv inte:

- frånvarande– utskrift av det aktuella avsnittet börjar på den aktuella sidan;

- före avsnitt– utskrift av det aktuella avsnittet börjar på en ny sida;

- före och efter avsnitt– utskrift av det aktuella avsnittet och avsnittet efter det aktuella börjar på en ny sida.

Dataåtkomstsidor

Dataåtkomstsidorär en speciell typ av webbsida utformad för att visa och arbeta över Internet eller intranät med data lagrade i Microsoft Access-databaser eller Microsoft SQL Server-databaser, samt att använda data från andra källor som Microsoft Excel.

Till skillnad från andra Access-objekt som ingår i en databas, dvs. finns i en fil med filtillägget .mdb, sparas åtkomstsidor separat, som HTML-filer. När du öppnar en dataåtkomstsida i Internet Explorer hämtar Office 2000-verktygen data och Access-databasen och visar dem sedan på sidan.

Genom att lägga till ett urvalsvillkor i en fråga kan du inte välja alla poster från tabellen, utan bara de som uppfyller vissa kriterier. Du kanske till exempel är intresserad av kontakter som går tillbaka till december 1999. Låt oss ändra frågan genom att lägga till ett lämpligt urvalsvillkor.

1. Välj ikonen för begäran om kontaktlista i databasfönstret (Fig. 17.4).

Ris. 17.4. Access Database-fönstret

2. Klicka på knappen Konstruktör.

3. Klicka på cellen i begärandeformuläret Urvalsvillkor första kolumnen med höger musknapp och välj kommandot från snabbmenyn Bygga. Fönstret Expression Builder öppnas.

4. Klicka på mappen i byggarens vänstra lista Operatörer.

5. Välj en kategori i mittenlistan Jämförelser.

6. I den högra listan dubbelklickar du på Between för att lägga till denna operator längst ned i formeln.

7. Klicka för att markera den första uttrycksplatshållaren i formelfältet.

8. I den vänstra listan i uttrycksbyggaren dubbelklickar du för att öppna mappen Funktioner.

9. Klicka på mappen Built-in Functions, som innehåller standard Access-funktioner.

10. Klicka på objektet i mittlistan i uttrycksbyggaren Datum Tid.

11. I listan till höger dubbelklickar du på funktionen DateValue för att ersätta uttrycksplatshållaren med den.

12. Tryck på knappen två gånger -> , och markerar platshållaren "stringexpr".

13. Skriv in texten "1.12.99".

14. Upprepa steg 7-13 och ersätt den andra uttrycksplatshållaren med uttrycket DateValue ("12/31/99").

Du bör sluta med formeln Between DateValue ("12/1/99") Och DateValue ("12/31/99"). Den kontrollerar villkoret för att datumet ska vara i intervallet från 1 december till 31 december 1999, det vill säga den väljer de poster vars datumfältsvärde hänvisar till december 1999.

Notera Om du redan behärskar reglerna för att konstruera Access-uttryck kan du inte använda byggaren, utan direkt ange uttryck i förfrågningsformuläret.

15. Klicka på knappen OK. Den konstruerade formeln visas i cellen Urvalsvillkor i den första kolumnen i förfrågningsformuläret. Om du väljer poster från samma månad kanske det exakta kontaktdatumet inte är relevant. Du kan inte ta bort det här fältet helt från förfrågningsformuläret, eftersom det är nödvändigt att implementera urvalsvillkoret. Alla fält kan dock döljas, det vill säga inte inkluderas i frågeresultatet.

16. Avmarkera Utgång på display den första kolumnen i frågan (Figur 17.5).

Ris. 17.5. Döljer ett fält i Access

17. Klicka på en knapp Lansera verktygsfältet, slutför begäran.

När du skapar frågor är det viktigt att korrekt formulera villkoren för att välja poster från databasen. Följande funktioner är tillgängliga i MS Access:

· enkelt urvalskriterium;

· exakt avvikelse mellan värdena för ett fält;

· felaktig matchning av fältvärden;

· urval efter värdeintervall;

· kombinera kriterier för flera områden;

· urvalsvillkor för resultaten av slutliga beräkningar.

Enkelt urvalskriterium . Poster väljs baserat på matchande fältvärden. Till exempel från fältet Stad du måste välja värdena Minsk. För att göra detta, i förfrågningsformuläret i raden Urvalsvillkor i kolumnen Stad värdet skrivs in från tangentbordet "Minsk".

Exakt avvikelse mellan värdena i ett fält. Alla poster väljs från databasen, förutom de för vilka ett villkor anges. Till exempel måste du markera alla poster med fältet Stad, förutom de som har ett värde i det här fältet Minsk. För att göra detta, i raden Urvalsvillkor i kolumnen Stad uttrycket matas in Inte "Minsk" eller <>"Minsk". Logisk operatör Inte exkluderar poster med värde Minsk, jämförelseoperatör<>betyder "inte lika".

Inexakt fältvärdesmatchning. Detta villkor kan ställas in om fältvärdena inte är kända. Jämförelseoperatorn används för provtagning Tycka om(tycka om). Bredvid operatorn skrivs ett mönster som innehåller eller det exakta värdet, t.ex. Som "Petrov", eller inklusive jokertecken, t.ex. Som "Pet*".

Access tillåter följande jokertecken:

? - vilket som helst tecken;

* - noll eller fler tecken;

#- valfri siffra;

[lista med tecken] - vilket som helst tecken i teckenlistan;

[!lista med tecken] - ett tecken som inte ingår i listan.

Förutom listan med tecken kan hakparenteser omsluta ett antal tecken, till exempel [B-R]. Villkoret [b-rB-R] låter dig välja både versaler och versaler.

Givet att Som "[BR]*" Alla efternamn som börjar med B eller R väljs.

Välj efter värdeintervall. För att ställa in ett värdeintervall används följande operatorer:

> (mer),

>= (inte mindre än, större än eller lika med),

< (mindre ),

<= (inte mer än, mindre än eller lika med) (till exempel >= 10).

Mellan ... och ... (tjänar för att kontrollera om det tillhör ett område vars övre och nedre gränser är kopplade av den logiska AND-operatorn (till exempel mellan 1990 och 1995).

Operatörer kan användas med text-, siffer- och datumfält.

Kombinera kriterier för ett fält. Om mer än ett villkor läggs på ett fält, kan villkorliga uttryck kopplas ihop med operatorer Eller (ELLER) Och Och(OCH).

Kombinera kriterier från flera fält. En begäran kan innehålla flera urvalsvillkor. I det här fallet finns det två alternativ för att välja poster:

en post väljs endast om alla villkor är uppfyllda, vilket motsvarar en logisk operation OCH. Begäran kallas Och-fråga;

en post väljs när minst ett villkor är uppfyllt, vilket motsvarar en logisk operation ELLER. Begäran kallas ELLER-fråga.

När man bygger ELLER-fråga Varje villkor som ingår i kriteriet bör placeras på en separat rad. När man bygger Jag frågar Varje villkor som ingår i kriteriet måste placeras på en rad.

I slutliga frågor Det finns två typer av urvalskriterier för post.

Den första typen eliminerar poster som inte uppfyller kriterierna innan de slutliga beräkningarna utförs. Den andra typen av kriterier tillämpas på resultatet av de slutliga beräkningarna.